Реферат: Разработка экономической информационной системы ТЗФ Книжный магазин

Использованная литература

Грекул, В.И. Проектирование информационных систем: учебное пособие / В.И. Грекул, Г.Н. Денищенко, Н.Л. Коровкина. – М.: Интернет-Ун-т Информ. технологий, 2005. – 304 с.

Рагулин, П.Г. Проектирование автоматизированных информационных технологий и систем в экономических приложениях: учебное пособие / П.Г. Рагулин. – Изд-во Дальневост. ун-та, 2005. – 164 с.

Робинсон, С. Microsoft Access 2000: учебный курс / С. Робинсон. – СПб.: Питер, 2000. – 512 с.

Смирнова, Г.Н. Проектирование экономических информационных систем: учебник / Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; под ред. Ю.Ф. Тельнова. – М.: Финансы и статистика, 2001. – 512 с.

Титоренко, Г.А. Информационные системы в экономике: учебник / Г.А. Титоренко. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – 463 с.

48

Заключение

На первом этапе была изучена и описана теория ЭИС, на втором непосредственно представлена ЭИС для данной фирмы, ее структура. Для этого была изучена предметная область фирмы, выделены задачи, выполняемые сотрудниками фирмы, составлена организационная диаграмма, диаграмма бизнес-процессов и потоков данных, на их основании составлена логическая схема. Далее была рассмотрена структура информационной системы для данной фирмы. Она состоит из функциональных и обеспечивающих подсистем. Эти подсистемы были подробно описаны. Также на основе логической схемы была составлена схема базы данных и была проведена ее нормализация. Затем были представлены экранные формы и главная кнопочная форма базы данных. В заключении была составлена инструкция пользователю данной системы.

В результате всех проведенных действий была разработана экономическая информационная система для торгово-закупочной фирмы книгопечатной продукции «Книжный магазин».

47

Глава 2. Разработка проекта ЭИС для заданной предметной области

2.1 Назначение и цели создания ЭИС

Информационная система необходима для автоматизации учета и продажи товара на данном предприятии.

2.2 Описание предметной области

Требуется разработать экономическую информационную систему для торгово-закупочной фирмы "Книжный магазин", которая осуществляет продажу книгопечатной продукции. На фирме существует некоторое количество отделов, в которых работают сотрудники. Сотрудники занимают разные должности и выполняют соответствующие им функции. В ее состав входят генеральный директор, отдел маркетинга, отдел бухгалтерии, отдел кадров, отдел продаж, отдел поставок и склад, которым управляет заведующий складом. Также на фирме работают продавец и кассир.

Фирма заказывает товар у поставщика и доставляет товар на склад. Также фирма продает товар клиентам, которые могут сделать определенный вид заказа на выбранный ими товар.

Директор фирмы:

1) Руководит в соответствии с действующим законодательством хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия;

2) Обеспечивает выполнение предприятием всех обязательства перед федеральным, региональным и местным бюджетами, поставщиками и заказчиками;

3) Решает вопросы, касающиеся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности предприятия, поручает ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам – заместителям директора и др.;

4) Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и осуществлении его хозяйственно экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений;

5) Соблюдает требования охраны труда, установленные законами и иными нормативными правовыми актами, а также правилами и инструкциями по охране труда и защищает имущественные интересы в арбитражном суде.

Функции отдела бухгалтерии торгово-закупочной фирмы:

1) Выполняет работу на порученном участке работы по бухгалтерскому учету;

2) Отражает в первичных документах бухгалтерского учета движение денежных средств;

3) Контролирует движение денежных средств на банковских счетах предприятия;

4) Оформляет платежные поручения и своевременно предоставляет их в банк;

5) Осуществляет контроль за своевременностью и правильностью оприходования и списания денежных средств, за составлением кассовых и иных денежных отчетов;

6) Производит платежи в федеральный и местные бюджеты;

7) Производит расчеты платежей по договорам аренды, контролирует правильность и своевременность платежей;

8) Обеспечивает сохранность документов бухгалтерского учета;

9) Контролирует правильность и своевременность оприходования поступления товаров на склад;

10) Отражает в документах бухгалтерского учета операции по поступлению и выбытию товаров, по учету расчетов с поставщиками, составляет реестр дебиторской и кредиторской задолженности;

11) Производит выверку расчетов с поставщиками.

Задачами отдела маркетинга является:

1) Изучение книготоргового рынка, оценка его конъюнктуры, общих и специфических тенденций и возможностей; мониторинг конкурентной среды и позиций фирмы на рынке; изучение факторов, определяющих интерес либо отсутствие заинтересованности потребителей к книгопечатной продукции;

2) Организация и проведение мероприятий по изучению и анализу общего состояния рынка и его участников, состояния спроса и предложений;

3) Сегментирование рынка, определение потребительских потребностей, оценка емкости и потенциала целевого рынка, а также прогнозирование тенденций его развития;

4) Изучение, анализ и прогнозирование деловой активности конкурентов, их долей и позиций на рынке.

В состав фирмы входит отдел кадров, функции которого следующие:

1) Возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении;

2) Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.

Фирма имеет отдел продаж, включающий управляющего продажами и продавцов.

Главной обязанностью управляющего отделом продаж является руководство, контроль и координация работ по продаже товаров. На управляющего продажами возложены обязанности, связанные с составлением плана продаж и проведением мероприятий по расширению рынков сбыта и увеличению объёмов продаж.

Продавцы отдела продаж оформляют заказы потребителей, осуществляют контроль за их выполнением, консультируют покупателей по вопросам, связанным с ассортиментом и качеством товаров, ведут систематическое наблюдение за состоянием товарных запасов на складе.

Функции отдела поставок (логистики) торговой компании:

1) в области закупок товарных ресурсов:

Анализ рынка поставщиков (в части транспортировки, упаковки, сроков, графиков поставок), участие в выборе поставщиков, участие в осуществлении закупок, контроль поставок, подготовка бюджета закупок.

2) в области транспортировки:

Задачи логистического менеджмента компании по организации транспортировки торговых грузов, принятие решения по организации собственного парка транспортных средств (пример расчета целесообразности создания собственного АТП), выбор вида транспорта, выбор перевозчика, разработка кольцевых маршрутов (практические приемы), расчет стоимости перевозки грузов, учет издержек транспортного средства, оценка показателей работы транспорта отдела торговой компании.

3) в области управления запасами:

Определение параметров заказа, расчет норм запасов: текущего, страхового, сезонного; работа с неликвидами, выбор системы контроля состояния запасов, стандартизация систем управления запасами, оценка показателей, характеризующих работу с запасами в торговом предприятии.

4) в области продаж:

Выбор логистического канала и логистической цепи; управление сервисом продаж; организация централизованного товароснабжения.

5) в области складирования:

Принятие решений по развитию и размещению складов торговой компании; проектирование и стандартизация технологического процесса на складе; принятие решений по способу выполнения отдельных операций технологического процесса на складе; организация труда на складе; расчет потребности в площади, технических и трудовых ресурсах склада; рационализация планировки склада; оценка показателей работы склада; контроль логистических процессов в торговле.

Заведующий складом:

1) Руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п.;

2) Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов;

3) Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда;

4) Контролирует ведение учета складских операций, установленной отчетности;

5) Организовывает приемку-сдачу товаров на склад, контролирует своевременную подачу товаров в торговую секцию, проверяет качество, сроки годности товаров, проверяет наличие маркировок, ценников на товарах;

Продажу клиентам закупаемой продукции осуществляет продавец, который:

1) Производит полную предпродажную подготовку товаров (проверку наименования, количества, цены, распаковку, осмотр внешнего вида, прочее);

2) Размещает и выкладывает товары по группам, видам с учетом товарного соседства, частоты спроса, удобства работы;

3) Осуществляет обслуживание покупателей.

На фирме также работает кассир, который:

1) Осуществляет операции по отражению в ККМ всех полученных от покупателей денежных сумм в соответствии с руководством по эксплуатации для соответствующего типа контрольно-кассовых машин;

2) Определяет для каждого покупателя общую сумму покупки по показанию индикатора контрольно-кассовой машины или с помощью счетного устройства и сообщает ее покупателю;

3) Получает от покупателя денежные средства за приобретаемые товары согласно сумме, называемой покупателем или указанной в ценниках;

2.3 Диаграммы бизнес-процессов, потоков данных "сущность-связь", организационная структура

На основе предметной области были построены диаграммы бизнес-процессов фирмы (рис. 4,5,6,7,8) и ER-диаграмма «сущность-связь» (рис. 9).

Рис. 4 Бизнес-процесс торговли

Рис. 5 Расширенная диаграмма бизнес-процесса торговли

Рис. 6 Диаграмма бизнес-процесса поставки товара

Рис. 7 Диаграмма бизнес-процесса хранения товара на складе

Рис. 8 Диаграмма бизнес-процесса продажи товара

На основе диаграмм бизнес-процессов фирмы была разработана ER-диаграмма потоков данных «сущность-связь» (рис. 9), в которой указаны таблицы базы данных, связи между ними, первичные и вторичный ключи.

Рис. 9 ER-диаграмма потоков данных «сущность-связь»

Для ER-диаграммы необходимо составить подробную таблицу типов данных, в ней указаны таблицы, атрибуты таблиц, типы и размеры данных и описание атрибутов.

Таблица 1. Даталогическая модель данных. Спецификации

Организационная структура предприятия представлена ниже:

Рис. 7 Организационная структура торгово-закупочной фирмы «Книжный магазин»

2.4. Описание проектирования ЭИС

2.4.1 Структура ЭИС

Структура ЭИС для данной фирмы состоит из функциональных и обеспечивающих подсистем. Обеспечивающая подсистема состоит из технического, программного и информационного обеспечения.

2.4.2 Обеспечивающие подсистемы ЭИС

Обеспечивающие подсистемы ЭИС для данной фирмы состоят из технического, программного и информационного обеспечения.

1. Техническое обеспечение:

Для данной фирмы требуется 19 компьютеров, в том числе 1 компьютер, обслуживающий локальную сеть. Все компьютеры фирмы имеют следующую конфигурацию USN BUSINESS 508 Intel Dual Core E2200 2,20/ 2048Mb/ 250 GB/ FDD/ DVD-RW/ ATX 350W. Каждый компьютер одного отдела подключен к главному принтеру и имеет в своем составе клавиатуру Mitsumi Сlassic black PS/2 и мышь Logitech M-SBF96 Black Optical Wheel OEM, PS/2 (953688-0600/1600). Компьютеры фирмы также имеют в своем составе монитор 19" TFT Acer V193wbm black (1440*900, 160°/160°, 300кд/м, 2000:1, 5ms, spk) TCO03. Каждый компьютер одного отдела необходимо подключить к принтеру, который будет обслуживать отдел. Для нормального обслуживания одного крупного отдела, такого как отдел бухгалтерии, отдел продаж, склад, требуется монохромный лазерный принтер HP LaserJet P3005, предназначенный для больших офисов. Для малых отделов, таких как отдел кадров, отдел маркетинга и отдел поставок, достаточно одного МФУ Samsung SCX-4100, который включает в себя монохромный лазерный принтер, сканер и ксерокс. Итого требуется: 3 принтера HP LaserJet P3005 и 3 МФУ Samsung SCX-4100. Соответственно для работы отделов бухгалтерии, продаж и склада требуется 3 сканера HP Scanjet 7650n. Этот сканер позволит оперативно оцифровать любые офисные документы и сохранить их на сетевом диске или отправить по электронной почте. На товар, поступающий на склад, наклеиваются штрих-коды, которые затем, при считывании их ручным сканером, заносятся в БД, чтобы в дальнейшем автоматизировать процесс продажи товара. Для этого фирме необходимо иметь 4 ручных сканера QuickScan QS6000 Plus. Для проектирования локально-вычислительной сети потребуется коммутатор NX-3408 - коммутатор офиса и дома Nateks NetXpert3408 - управляемый L2 коммутатор 8x10/100BT+ 1 Gigabit SFP Combo, а также 19 витых пар RJ45 и обжимной инструмент (кримпер) для них.

2. Программное обеспечение:

2.1 Общесистемные программы. На всех компьютерах фирмы установлена операционная система Microsoft Windows XP Professional с обновлением Service Pack 2. На главном компьютере, обслуживающем локальную сеть, установлена серверная операционная система Windows Server 2003. В качестве программного обеспечения, защищающего компьютеры фирмы от вирусных и хакерских атак, мы выбираем Panda Antivirus+Firewall.

2.2 Пакет прикладных программ общего назначения. На каждом компьютере каждого отдела установлен пакет Microsoft Office 2003 с следующими программами: Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook, InfoPath.

2.3 Программы, обеспечивающие функциональные задачи:

1) Директор фирмы использует программу "1C: Управляющий" и "1C: Предприниматель" фирмы 1С.

2) Отдел бухгалтерии использует в своей деятельности программу "1С: Бухгалтерия 8" фирмы 1С и "ИП: Бухгалтерия" фирмы ООО "Рилл-Софт".

3) Отдел поставок (логистики) использует в своей деятельности программу "1С: Управление Торговлей 8.0". Также отдел поставок использует в своей работе конфигурацию "1С: Транспортная логистика".

4) Заведующий складом и кладовщики пользуются программой "ИП: Торговый Склад" компании ООО "Рилл-Софт".

5) Отдел кадров пользуется программой "Отдел кадров" фирмы ООО "К-софт", а также использует в качестве справочной системы программу "Помощник Кадровика: Эксперт" компании "СофтАрт".

6) Отдел продаж использует в своей деятельности программу "1С: Торговля и склад 8".

7) Отдел маркетинга пользуется программой БЭСТ-Маркетинг.

3. Информационное обеспечение

3.1. Внешнее информационное обеспечение

3.1.1 Входные и выходные документы фирмы

Входными документами фирмы являются: товарная накладная, транспортная накладная, акт о приемке товаров.

Выходными документами фирмы являются: счет-фактура, журнал учета движения товаров на складе, журнал учета выполнения заказов покупателей, товарный отчет, акт о списании товаров, налоговая расходная накладная, расходная накладная.

3.1.2 Кодификатор товара

Система кодирования для данной фирмы представлена ниже:

[X + X + X + K]

Контрольное число

Код жанра издания

Код издательства

Код региона

Пример применения системы кодирования для данной фирмы представлен в ниже приведенных таблицах:

Пример закодированного товара: 16815 – Самоучитель Microsoft Office 2007, где 1 обозначает регион СНГ, 6 – издательство НТ Пресс, где издана книга, 8 – жанр издания, т.е. компьютерная литература, 15 – контрольное число, которое рассчитывается путем сложения чисел, обозначающих регион, издательство и жанр издания.

3.2 Внутреннее информационное обеспечение:

Внутренним информационным обеспечением данной фирмы является база данных и экранная форма выходного документа фирмы – счет-фактуры.

Схема базы данных (рис. 8) разработана на основе ER-диаграммы потоков данных «сущность-связь». Нормализация проведена, все таблицы находятся в 3НФ.

Рис. 8 Схема базы данных «Книжный магазин»

Также для данной фирмы была создана главная кнопочная форма и экранная форма счет-фактуры (рис. 9 и 10).

Рис. 9 Главная кнопочная форма базы данных «Книжный магазин»

Рис. 10 Экранная форма счет-фактуры в базе данных «Книжный магазин»

Запросы на языке SQL

Требуется выяснить дату последней поставки товара на склад и сумму этой поставки. Для этого надо выбрать поля: № товарной накладной, Дата поставки, ID товара ISBN, Цена, Количество из таблицы Склад; ФИО из таблицы Поставщики; Наименование из таблицы Книги и добавить к запросу вычисляемое поле Сумма, значения которого будут рассчитываться путем перемножения значений полей Цена и Количество из таблицы Склад. Данный запрос на языке SQL представлен ниже:

SELECT СКЛАД.[№ товарной накладной], СКЛАД.[ID поставщика], ПОСТАВЩИКИ.ФИО, СКЛАД.[Дата поставки], СКЛАД.[ID товара ISBN], КНИГИ.Наименование, СКЛАД.Цена, СКЛАД.Количество, [Сумма] AS Выражение1

FROM КНИГИ INNER JOIN (ПОСТАВЩИКИ INNER JOIN СКЛАД ON ПОСТАВЩИКИ.[ID поставщика] = СКЛАД.[ID поставщика]) ON (ПОСТАВЩИКИ.[ID поставщика] = КНИГИ.[ID поставщика]) AND (КНИГИ.[ID товара ISBN] = СКЛАД.[ID товара ISBN])

GROUP BY СКЛАД.[№ товарной накладной], СКЛАД.[ID поставщика], ПОСТАВЩИКИ.ФИО, СКЛАД.[Дата поставки], СКЛАД.[ID товара ISBN], КНИГИ.Наименование, СКЛАД.Цена, СКЛАД.Количество, [Сумма]

HAVING (((СКЛАД.[Дата поставки])=Max([СКЛАД]![Дата поставки])) AND (([Сумма])=[СКЛАД]![Цена]*[СКЛАД]![Количество]));

Требуется выяснить количество товаров на складе и их цену. Для выполнения данного запроса необходимо выбрать поля ID товара ISBN, Цена, Остаток из таблицы Склад и поле Наименование из таблицы Книги. SQL-запрос представлен ниже:

SELECT СКЛАД.[ID товара ISBN], КНИГИ.Наименование, СКЛАД.Цена, СКЛАД.Остаток

FROM КНИГИ INNER JOIN СКЛАД ON КНИГИ.[ID товара ISBN] = СКЛАД.[ID товара ISBN];

Требуется узнать фамилию клиента, товар и сумму купленного им товара 12.11.2007г. Для выполнения данного запроса необходимо выбрать поля ID клиента, ID товара ISBN, НаименТовара, Дата покупки из таблицы Покупки; поле Фамилия из таблицы Клиенты, а также создать вычисляемое поле Сумма, значения которого будут рассчитываться путем перемножения значений полей Цена и Количество из таблицы Покупки с учетом НДС 18%. Данный запрос на языке SQL представлен ниже:

SELECT ПОКУПКИ.[ID клиента], КЛИЕНТЫ.Фамилия, ПОКУПКИ.[ID товара ISBN], ПОКУПКИ.НаименТовара, ПОКУПКИ.[Дата покупки], ПОКУПКИ.Сумма

FROM КНИГИ INNER JOIN (КЛИЕНТЫ INNER JOIN ПОКУПКИ ON КЛИЕНТЫ.[ID клиента] = ПОКУПКИ.[ID клиента]) ON КНИГИ.[ID товара ISBN] = ПОКУПКИ.[ID товара ISBN]

GROUP BY ПОКУПКИ.[ID клиента], КЛИЕНТЫ.Фамилия, ПОКУПКИ.[ID товара ISBN], ПОКУПКИ.НаименТовара, ПОКУПКИ.[Дата покупки], ПОКУПКИ.Сумма

HAVING (((ПОКУПКИ.[Дата покупки]) Like "12.11.2007") AND ((ПОКУПКИ.Сумма)=[ПОКУПКИ]![Цена]*[ПОКУПКИ]![Количество]*0.82));

Отчеты

Отчет о работающих на фирме сотрудниках и отчет о продаваемых фирмой товарах представлены ниже.

Рис. 11 Отчет о сотрудниках

Рис. 12 Отчет по товарам

2.4.3 Функциональные подсистемы и их задачи

Здесь выделяем следующие подсистемы:

Управления закупками

Управления запасами

Управление продажами

Подсистема «Управление закупками» предназначена для управления поставками товара на склады в соответствии с экономическим планом, определенным портфелем договоров и заказов. Целью создания подсистемы «Управление закупками» является комплексная автоматизация задач планирования, учета, контроля и регулирования процесса поставок товара.

В подсистеме «Управление запасами» решаются задачи регулирования количества товара на складе, учета складских операций, резервного запаса, складских остатков.

Подсистема «Управление продажами» предназначена для оперативного управления сбытом товара в соответствии с технико-экономическим планом. Целью создания этой системы является автоматизация задач планирования, учета, контроля, анализа и регулирования процесса реализации товара.

4.4. Инструкция пользователям системы

Требования к пользователю данной системы: пользователь должен хотя бы на начальном этапе уметь работать на компьютере и немного разбираться в программе Microsoft Office Access 2003.

Для начала необходимо открыть папку, в которой храниться данная система. Открыв ее, на экране появится главная кнопочная форма. Она состоит из нескольких форм:

Сотрудники – вся необходимая информация о сотрудниках данной фирмы: ФИО, дата рождения, адрес проживания, дата приема на работу, должность и т.д.;

Поставщики – здесь храниться вся информация о поставщиках: наименование фирмы, юридический адрес, ИНН и телефон;

Клиенты – данные о постоянных клиентах фирмы: ФИО, адрес, телефон, номер счета;

Издательство – здесь хранятся данные о издательствах: наименование, адрес, телефон и др.;

Книги – здесь можно просмотреть всю необходимую информацию о товаре: код книги, издательство, название, автор, год издания, количество страниц, цена и др.;

Заказы – сведения о сделанных заказах поставщику: дата заказа, количество, цена, способ доставки и т.д.;

Покупки – данные о сделанных покупках клиентами фирмы: ФИО клиента, дата покупки, наименование товара, цена и количество купленного товара;

Склад – информация о поставленных товарах, хранящихся на складе: номер товарной накладной, дата поставки, цена, количество поставленного товара и др.;

Кнопка «Счет-фактура» открывает экранную форму счет-фактуры;

Кнопка «Выход» предназначена для выхода из приложения.

Для оперативной работы с базой данных на каждой форме есть набор кнопок:

- Восстановить запись

- Добавить запись

- Печать записи

- Сохранить запись

- Удалить запись

- Закрыть форму

46

Введение

В городе Партизанск существует торгово-закупочная фирма книгопечатной продукции «Книжный магазин». В данной фирме нет информационной системы. ЭИС представляют собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то объекта. ЭИС предназначены для решения задач обработки данных, автоматизации конторских работ, выполнения поиска информации и отдельных задач, основанных на методах искусственного интеллекта.

Целью данного проекта является проектирование экономической информационной системы. Для достижения этой цели необходимо:

Изучить теорию;

Выявить цели и назначение будущей ЭИС;

Описать предметную область фирмы;

Построить диаграммы бизнес-процессов фирмы, потоков данных «сущность-связь», схему организационной структуры предприятия;

Описать структуру ЭИС, ее подсистемы технического, информационного и программного обеспечения, построить схему базы данных;

Описать функциональные подсистемы фирмы и их задачи;

Сделать инструкцию пользователям системы.

3