ПЛАН

Аудиторські робочі документи

1. Поняття та класифікація робочої документації

2. Зміст і форма робочих документів

3. Конфіденційність та володіння робочими документами, порядок їх зберігання

4. Додаткова підсумкова документація

АУДИТОРСЬКІ РОБОЧІ ДОКУМЕНТИ

1. Поняття та класифікація робочої документації

У Законі України "Про аудиторську діяльність" навіть не згадуєть­ся про порядок складання робочих документів аудитора і ведення аудиторського досьє. Цю прогалину заповнив національний норматив аудиту № 6 "Документальне оформлення аудиторської перевірки". У міжнародних аудиторських стандартах також немає положення щодо ведення аудиторських робочих документів і методика їх складан­ня зарубіжними аудиторськими фірмами має конфіденційний характер.

Робочі документи аудитора — це записи аудитора, здійснені ним під час планування, підготовки та проведення перевірок, узагальнен­ня їх даних, а також документально зафіксована інформація, отри­мана у процесі аудиту від підприємства-клієнта, третіх осіб або усні повідомлення, задокументовані аудитором за допомогою тестування.

Документальне оформлення аудиторської перевірки складається з двох видів документації — робочої та підсумкової.

У вищезгаданому нормативі № 6 дається приблизний зміст та порядок оформлення і зберігання робочої документації аудитора.

Завдання аудитора — вести документацію зі справ, що стосують­ся прийнятих рішень за результатами здійсненої аудиторської пере­вірки, яка буде покладена в основу аудиторського висновку.

До робочої документації включається інформація, яка на погляд аудитора є важливою для того, щоб правильно виконати аудиторську перевірку і яка має підтвердити висновки та пропозиції в аудиторському висновку. Робоча аудиторська документація може бути оформ­лена у вигляді стандартних форм і таблиць на папері або зафіксова­на на електронних носіях інформації або на відеоплівці. Під час планування та проведення аудиту робоча документація допомагає краще здійснювати аудиторську перевірку та контроль за процесом її здійснення. У робочій документації реєструються результати ауди­торських експертиз, виконаних для підтвердження прийнятих ауди­торських рішень.

Підсумкова документація складається з аудиторського висновку та документації, яка передається замовникові перевірки. Аудиторський висновок є обов'язковим компонентом підсумкової документації.

2. Зміст і форма робочих документів

Робочі документи виконують такі функції:

• обґрунтовують твердження в аудиторському висновку та свідчать про відповідність зроблених процедур аудиту затвердженим норма­тивам;

• полегшують процес управління та контролю за якістю проведення аудиту;

• сприяють виробленню методологічного підходу до процесу ауди­торської перевірки;

• допомагають у роботі аудитора.

Робочі документи покликані відображати інформацію з питань, що підлягають перевірці:

• методики проведеного аудиту;

• проведених під час перевірки тестів;

• зроблених аудитором висновків та прийнятих рішень і реко­мендацій.

Зміст робочих документів розкриває професійні міркування ауди­тора, оскільки немає можливості та необхідності документування кожного обстеження чи спостереження.

Визначаючи майбутній зміст документації, аудитору доцільно взяти за орієнтир ту обставину, що робочими документами користуватиметь­ся, наприклад, інший аудитор із незначним досвідом аудиторської діяльності. Переглянувши цю робочу документацію, інший аудитор мав би зрозуміти сутність проведеної перевірки і зміст прийнятих рішень щодо її результатів без визначення окремих деталей проце­дур перевірки. Окремі деталі процедур перевірки інший аудитор може зрозуміти тільки тоді, коли він обговорить їх з аудитором, котрий підготував робочу документацію.

Перед аудитором стоїть завдання: робочі документи необхідно грамотно, професійно оформляти. Причому оформлення документів слід здійснювати так, щоб забезпечити зрозумілість змісту, його до­ступність.

Конкретні форми робочих документів аудитори (аудиторські фір­ми) визначають з урахуванням специфіки окремих питань аудиту. Оскільки використання стандартних форм робочих документів (на­приклад, стандартних бланків) позитивно впливає на ефективність і якість аудиторської роботи, то необхідно впроваджувати в аудитор­ських фірмах єдину форму ведення робочої документації.

Доцільно використовувати матеріали робочих документів, під­готовлені клієнтом, що прискорює процес оформлення робочих доку­ментів. Ці матеріали мають відповідати дійсному стану справ. Ба­жано до початку перевірки звернутися до клієнта з проханням підго­тувати необхідні матеріали для використання їх як аудиторську до­кументацію.

З огляду на це, робочі документи слід поділити на:

• постійні: клієнта постійно перевірятиме аудитор, робочі доку­менти мають містити інформацію, що стосується, насамперед, пере­вірки окремих питань, що виникають із року в рік (копії статутних та реєстраційних документів);

• поточні, тобто такі, які містять інформацію, що стосується, на­самперед, аудиторської перевірки поточних періодів фінансово-гос­подарської діяльності клієнта (каса, банк, реалізація та ін.).

При оформленні робочої документації слід дотримуватися таких вимог:

• на першій сторінці кожного робочого документа вказуються на­зва аудиторської фірми, назва підприємства, період перевірки та дата перевірки документації клієнта;

• кожному робочому документу дається назва, наприклад: "Аудит основних засобів", "Аудит порядку і проведення інвентаризації";

• для прискорення пошуку необхідної робочої документації кож­ному документові присвоюється код (шифр) (див. Дод. 1 до ННА 6).

• на кожному документі проставляється прізвище аудитора, який фактично підготував його.

Робочі документи включають:

• інформацію про юридичну та інформаційну структуру підприємства;

• необхідні витяги або копії юридичних документів, угод і протоколів;

• інформацію про галузь діяльності підприємства та нормативну документацію, яка регулює діяльність підприємства;

• документацію про вивчення та оцінку систем обліку та внутріш­нього контролю підприємства;

• документацію про порядок планування аудиту;

• аналіз важливих показників та тенденцій;

• документацію, яка відображає час проведення аудиторських опе­рацій та отриманий результат за кожною з них;

• список фахівців, які виконували аудиторські процедури, та час їхньої роботи;

• висновки сторонніх аудиторів або експертів, яких залучали до перевірки окремих питань діяльності підприємства;

• листування з клієнтом з окремих питань або нотатки про про­ведені бесіди та обговорення;

• копії листів, надісланих (чи отриманих) до третіх осіб, які ма­ють відношення до перевірки;

• копії фінансових звітів клієнта;

• опис змісту відповідей аудитора на запитання клієнта;

• висновки, зроблені аудитором щодо різних аспектів перевірки. Необхідно забезпечити достатній рівень розкриття та деталізації

процедур аудиту в робочих документах із тим, щоб:

• забезпечити можливість контролю будь-яким аудитором про­цесу проведення аудиторської перевірки поточного року;

• підтверджувати відповідність проведеної перевірки прийнятим аудиторським нормативам;

• забезпечувати ефективну допомогу будь-яким аудиторам у пла­нуванні та проведенні наступних перевірок підприємства;

• служити аудитору довідковим матеріалом, щоб у разі необхідності він міг надати будь-кому пояснення щодо змісту проведеної перевірки.

3. Конфіденційність та володіння робочими документами, порядок їх зберігання

Після закінчення аудиту робочі документи залишаються в ауди­тора. На підставі робочих матеріалів аудитор може складати різні довідки, таблиці, розрахунки. Але його право власності на ці матері­али обмежується етичними нормами та зобов'язанням конфіден­ційності перед клієнтом. Робочі документи аудитора не можуть вико­ристовуватись як частина фінансової документації клієнта або як її заміна. Робочі документи не можна вимагати або вилучати в ауди­тора, за винятком випадку, коли органами міліції на аудиторську фірму заведено кримінальну справу.

Аудитор повинен організувати надійне зберігання робочих доку­ментів, щоб забезпечити конфіденційність. Термін зберігання доку­ментації визначається як практикою аудиторської діяльності, так і строком позовної давності у разі, якщо клієнт порушить справу проти аудитора. Мінімальний термін зберігання документації має бути не меншим ніж три роки з моменту надання аудиторського висновку клієнтові.

4. Додаткова підсумкова документація

Додаткова підсумкова документація не є обов'язковою і видаєть­ся замовникові тільки в тому випадку, коли аудитор вважає це необ­хідним, або у випадку, коли це обумовлено в договорі чи додатковій угоді між аудитором та клієнтом. Додаткова документація оформ­люється як додаток до аудиторського висновку або як самостійний документ.

Як додаток до аудиторського висновку додаткова підсумкова до­кументація оформлюється, якщо аудитор у висновку посилається на неї. В іншому випадку додаткова підсумкова документація є само­стійним документом. Аудитор може не посилатися у висновку на додаткову документацію в тому разі, якщо викладене в ній не є на­стільки істотним, щоб вплинути на зміст аудиторського висновку. Зміст та форми додаткової підсумкової документації аудиту визна­чає сам аудитор.

Додаткова підсумкова документація аудиту оформлюється під одною з таких назв: "Аудиторський звіт", "Звіт про проведення ауди­ту", "Звіт про результати проведення аудиту", "Звіт про експрес-огляд", "Експертний огляд", "Зауваження та рекомендації за резуль­татами аудиторської перевірки", "Лист-інформування клієнта" тощо.

Після завершення аудиту один примірник підсумкової докумен­тації (аудиторського висновку та додаткової документації) залишаєть­ся в аудитора (аудиторської фірми). З урахуванням забезпечення зберігання та конфіденційності аудиторська фірма (аудитор) встанов­лює порядок зберігання підсумкової документації. Заборонено її вимагати або вилучати в аудитора (аудиторської фірми), за винят­ком випадків, передбачених законодавством.

Додаток 1 до ННА 6

Приклад організації документального оформлення аудиту та присвоєння кодів (шифрів)

Види документації мають відповідати галузевим ознакам клієнта і змісту прийнятих аудитором рішень.

Розділ І. Фінансова звітність

Розділ II. Керівництво для документального оформлення аудиторських робіт

Розділ III. Оцінка ризику і планування аудиту

Продовження Додатка 1

Розділ IV. Керівництво виконанням аудиторських послуг

Розділ V. Контроль роботи інших осіб, які брали участь в аудиті

Нижченаведені коди можуть бути використані як для окремих операцій, так і для операційних циклів