Реферат: Изучение программ MS Office

Содержание

1. Аннотация ….………………………………………………………………… 2

2. Пример набора и редактирования текста (Лабораторная работа) ……….. 3

3. Примеры использования электронных таблиц для математических

расчетов и графических преобразований (Лабораторная работа) …….…….13

4. Примеры использования редактора формул MS Equation 3.0

(Лабораторная работа)…………………………………………… ….…………14

5. Комментарии к вычислительным процессам …………………………....16

6. Пример записи алгоритма в виде блок-схемы (Лабораторная работа)…….18

7. Библиографический список…………………………..……………………...20

1. Аннотация.

Приведенные ниже работы выполнены при помощи приложений пакета программ MS Office в рамках изучения данного пакета. Для выполнения работ использовались:

- текстовый редактор MS Word 2000,

- редактор электронных таблиц MS Excel 2000,

- редактор формул MS Equation 3.0.

С помощью указанных программ были выполнены работы в следующих направлениях:

- набор и форматирование текста,

- построение графиков функций и простые математические расчеты,

- графическое изображение сложных математических вычислений с

использованием специальной символики.

- построение алгоритмических блок-схем.

Результаты всех работ в виде графической информации собраны в данном отчёте с помощью того же редактора MS Word 2000. Отчёт представляет собой заключительную фазу изучения пакета программ MS Office и иллюстрирует навыки полученные в ходе освоения учебного курса информатики за первый семестр первого года обучения.

2.Пример набора и редактирования текста в текстовом редакторе MS Word 2000.

Текстовый редактор MS Word 2000 позволяет производить набор и редактирование любого печатного текста. Ниже приведён фрагмент книги оформленный с помощью данного редактора в ходе выполнения лабораторной работы.

Основные понятия

Активное окно. Окно документа или программы, в котором в данный момент идёт работа. В активном окне документа находится точка вставки. Полоса заголовка активного окна подсвечивается.

Архивирование. Процесс сжатия файлов с целью хранения их в более компактном виде. С технической точки зрения архивирование представляет собой анализ значений и частоты появления байт в файле, выполняемый специальной программой-архиватором.

Архивирование производится (в упрощённом изложении) примерно следующим образом. Например, для хранения строки «sssss» (длинной 5 байт, как вы понимаете) после архивирования потребуется всего лишь 2 байта: один - для запоминания символа «s» и второй - для запоминания количества его повторений. В результате такого анализа создаётся архивный вариант файла, гораздо более компактный по размеру.

ASCII текстовый файл. Файл, в котором применяются только символы кода ASCII(American Standard Code for Information Interchange- Американский Стандартный Код для Обмена Информацией).

Буфер обмена. Понятие MS Windows. Область памяти, в которую временно помещается вырезанный или скопированный фрагмент документа или графическое изображение при выполнении команд Копировать(Copy) или Вырезать(Cut). Содержимое Буфера обмена (Clipboard) можно вставить в тот же самый документ, либо в документ другой Windows-программы. Буфер обмена хранит информацию до следующей операции помещения в него данных, в течение одного сеанса работы с Windows, а также копировании.

В Windows существует возможность просмотра содержимого Буфера Обмена. Для этого достаточно дважды щелкнуть мышью по пиктограмме Окно Буфера Обмена (Clipboard), которая находится в группе Главная (Main), либо подсветить ее название курсором и нажать клавишу <Enter>. Откроется окно Буфера Обмена. В этом окне можно просматривать как текст, так и графику. Если содержимое Буфера Обмена стало ненужным, его можно удалить, выполнив команду Удалить(Delete) из меню Редактирование (Edit) Окна Буфера Обмена (Clipboard). Это сэкономит оперативную память, которую занимало содержимое Буфера.

Выделение фрагмента. Операция пометки определенной части документа (например, фрагмента текста MS Word или определенного количества смежных ячеек – интервала MS Excel и т. д.) либо всего документа для последующего проведения действия именно с этой частью документа или выполнения команды, относящейся только к этой части документа (например, удаления, копирования и пр.). Выделенная часть документа помечается реверсивным способом – белым текстом на черном фоне.

Выделение может производиться с помощью мыши или клавиатуры. Для выделения с помощью мыши необходимо установить курсор мыши в начало помещаемого фрагмента, нажать и удерживать ее левую клавишу, затем передвинуть мышь к концу выделения и отпустить клавишу. Для выделения с помощью клавиатуры необходимо установить курсор в начало помечаемого фрагмента, нажать и удерживать клавишу <Shift>, затем обозначить фрагмент с помощью клавиш управления курсором (со стрелками) и отпустить <Shift>.

Группа. Понятие MS Windows. В Диспетчере Программ (Program Manager) набор программ или документов, объединенных по какому-либо общему признаку и представленных в виде пиктограмм программных элементов. Группа может отображаться как в развернутом, так и в свернутом в пиктограмму виде.

Чтобы развернуть окно группы достаточно дважды щёлкнуть мышью по пиктограмме группы. Чтобы свернуть окно группы, необходимо выполнить команду Свернуть (Minimize) системного меню группы.

Дерево каталогов. Структура каталогов и подкаталогов на диске. Каталоги представляются в виде структуры, имеющей ответвления. Каталог самого верхнего уровня является корневым.

Диалоговое окно. Окно, появляющееся на экране при выборе команды меню, содержащей после своего имени многоточие. Служит для указания дополнительных параметров, необходимых для выполнения данной команды.

Диспетчер Программ. Диспетчер Программ (Program Manager) - приложение MS Windows. Инструмент, с помощью которого можно осуществлять запуск программ, организовать приложения и файлы в группы.

Диспетчер файлов. Диспетчер файлов (File Manager) - приложение MS Windows. Инструмент для работы с файлами и каталогами и организации их структуры.

С его помощью можно копировать, перемещать и удалять файлы и каталоги, запускать приложения, печатать документы и управлять работой дисков.

Драйвер. Программа, управляющая каким-либо модулем компьютера

или периферийным устройством (мышью, принтером, памятью и т. д.).

Жесткий диск (Винчестер). Устройство компьютера, представляющее собой магнитный диск со считывающей головкой и другими механическими компонентами, помещенное в металлический защитный корпус.

На жестком диске хранится постоянная информация: программы, файлы данных и т.д. Емкость жесткого диска, как правило, весьма велика, но не безгранична. Как правило, емкость жестких дисков современных персональных компьютеров составляет от 240 Мбайт до 2 и более Гбайт (гигабайт).

Имя файла. Служит для обозначения и идентификации файла (документа, программы и пр.). Присваивается при первом сохранении нового документа. Имя файла не может содержать пробелы и превышать 8 знаков. За основным именем файла, как правило, после разделительной точки следует расширение, которое указывает на тип файла и программу, в которой он был создан (см. также Файл).

Как в MS Windows, так и в MS-DOS действуют единые правила присвоение имен файла и каталогам (Windows 95 являются особым случаем). Если быть совсем точным, то MS Windows следует принятым еще до ее появления правила об именах, существующим в MS-DOS.

Поскольку пользователь сам присваивает имена созданным файлам, необходимо сразу же запомнить некоторые правила (в основном это ограничения) для имен файлов и каталогов.

1. Имя файла состоит из собственно имени и расширения. Как правило, при сохранении файла с помощью команды Сохранить как… (Save As…) достаточно набрать только собственно имя, расширение будет автоматически присвоено по умолчанию в зависимости от типа документа и программы (если, конечно не требуется специальное вмешательство для изменения формата документа).

2. Имя файла не может состоять более чем из 8 символов. В случае набора большего количества символов при попытке сохранить документ будет выдано сообщение о неправильном имени, либо последние символы будут автоматически усечены.

3. Имя файла не может содержать пробелы. Вместо них можно задействовать знак подчёркивания “ _ ”.

4. В имени файла могут содержаться любые буквы, цифры и символы, кроме следующих знаков:

“.” – точка,

“,” – запятая,

“:” – двоеточие,

“;” – точка с запятой,

“”” – кавычка,

“=” – равенство.

“|” – вертикальная черта,

“/” – косая черта,

“\” – обратная черта,

“[“ – квадратная скобка,

“]” – квадратная скобка.

5. Хотя нет категорических запретов на использование в имени файла букв русского алфавита, весьма желательно все-таки применять исключительно латинские буквы.

В Windows действуют новые, гораздо более удобные и демократичные правила присвоения имен файлам и папкам. Теперь ограничения на длину имени файла составляет 225 символов (вместо 8). В имени можно использовать пробелы. Тем не менее, сохранился запрет на использование следующих символов:

“|” – вертикальная черта,

“\” – обратная черта,

“:” – двоеточие,

“?” – знак вопроса,

“*” – звездочка,

“”” – кавычка,

“<” – треугольная скобка,

“>” – треугольная скобка.

При использовании файла с длинным именем в программе, не являющейся приложением Windows 95, имя файла будет усечено – до первых шести символов длинного имени без пробелов.

Каталог. Структурный элемент организации файлов на диске. Каталог может содержать файлы и другие каталоги, которые называются подкаталогами. Структура каталогов и подкаталогов на диске называется деревом каталогов.

Клавиши управления курсором. Клавиши со стрелками на клавиатуре, используемые для перемещения курсора и передвижения по документу, выделения его частей (при одновременно нажатой клавише <Shift>), обозначая точки вставки, а также работы с меню и указания команд.

Кнопка. Элемент экрана, как правило, диалогового окна или панели инструментов. Является графическим изображением команды и в большинстве случаев дублирует ее. Нажатие кнопки приводит к выполнению соответствующей команды. Например, кнопка ОК любого диалогового окна приводит к выполнению команды при заданных в окне установках и равнозначна нажатию клавиши <Enter>; а кнопка Копировать (Copy) стандартной панели инструментов равнозначна (дублирует) команде Копировать (Copy) меню Правка (Edit).

Кнопки панелей инструментов содержат характерные графические образы, например, на кнопке Вырезать (Cut) изображены ножницы. Нажатие на кнопку осуществляется путем установки на нее стрелки мыши и затем щелчком левой ее клавишей.

Корневой каталог. Каталог самого верхнего уровня, который создается при форматировании диска. В нем можно хранить файлы и создавать другие каталоги и подкаталоги. В отношении корневого все другие каталоги являются подкаталогами. Корневой каталог нельзя удалить.

Мегабайт. Единица измерения объема информации (емкости памяти) в компьютерных системах. Сокращению – Мбайт. 1 Мбайт равен 1 048 576 байт. Байт – одна их низовых специальных единиц измерения. 1 байт может содержать объема информации, равный одной букве или цифре.

Неактивное окно. Любое открытое окно, в котором в данный момент не ведется работа. Заголовок неактивного окна не подсвечивается.

Окно. Прямоугольная область на экране, в которой отображается прикладная программа или документ. Окна программы или документа в MS Windows можно перемещать, изменять в размере, открывать, закрывать.

Память. Под памятью компьютера обычно понимают Оперативную память – ОЗУ (Оперативное Запоминающее Устройство), в которой хранится текущая необходимая для работы компьютера информация.

Панель управления. Панель управления ( Control Panel) – встроенное приложение MS Windows 3.x и Windows 95, предназначенное для изменения конфигурации аппаратных средств и настройки системы при работе Windows. Все параметры, которые вы можете изменить, находятся в окне Панели Управления и представлены в виде пиктограмм.

Чтобы открыть окно Панели управления в Windows 95, сделайте следующее:

1. Нажмите кнопку Start. Откроется меню Start.

2. Откройте папку Параметры, переведя курсор мыши на строку с ее именем. Откроется окно папки.

3. Откройте папку Панель Управления. Откроется окно Панели Управления.

Папка. Понятие, используемое в MS Windows 95 и являющиеся аналогом каталога. Подобно каталогу, папка может содержать другие папки (подкаталоги).

Параллельный интерфейс. Интерфейс между компьютером и периферийным устройством, через который компьютер одновременно посылает несколько бит информации на устройство.

Параллельный порт называется портом LPT и используется для подключения параллельного устройства (например, принтера). MS Windows поддерживает порты LPT1, LPT2, LPT3.

Переключатель. Элемент окна Windows-приложения, как правило, диалогового, служащий для выключения или включения режима, напротив которого находится переключатель.

Пиктограмма. Условное графическое изображение программного продукта или свернутого группового окна программ. Пиктограмма конкретного приложения служит для его запуска.

Подстановочный символ. Символ для представления (замещения) одного или нескольких других символов в шаблонах имен файлов. Например, в имени файла (при поиске, замене и т. д.) используется подстановочный символ ? - вопросительный знак – для замещения одного любого символа, находящегося на той же позиции в именах других файлов. Подстановочный символ * - звездочка – используется для представления группы символов, расположенных на тех же позициях. Например, запись *.DOC представляет все файлы с расширением DOC.

Полоса задач. Горизонтальная полоса в нижней части экрана Windows 95. каждой загруженной программе присевается определенная кнопка в полосе задач с именем этой программы. Кнопка используется для переключения в данную программу.

Последовательный интерфейс. Интерфейс между компьютером и периферийным устройством, через который компьютер посылает биты информации на устройство по одному – последовательно.

Последовательный порт называется портом COM и используется для подключения последовательного устройства (например, принтера, мыши или модема). Если вы работаете в MS Windows, то полезно знать, что в общем случае эта система поддерживает порты от СОМ1 до СОМ4. Однако, например, при работе с мышью в MS Windows следует использовать только СОМ1или СОМ2. порты СОМ1 и СОМ2, как минимум, имеются на большинстве современных компьютеров.

По умолчанию. Определение, обозначающее, что при открытии документа или выполнении какой-либо команды будут автоматически применены кем-то (либо разработчиком, любо пользователем) установленные ранее параметры при отсутствии дополнительных указаний (действий) пользователя. Установки «по умолчанию» можно изменить в зависимости от коренных потребностей.

Пункт. Единица измерения размера шрифта (в том числе в компьютерных системах, например, в MS Word). Размер шрифта называется кеглем. 1 пункт приблизительно равен 0,354 мм.

Разрешение. Показатель качества графического изображения. Измеряется в точках на дюйм – dpi (dots per inch). Количество dpi – показатель разрешения, с которым печатает принтер или выводит изображение сканер. С увеличением разрешения качество изображения возрастает.

Раскрывающийся список. Элемент экрана, как правило, диалогового окна или панели инструментов. Открывается путем нажатия кнопки.

Системный файл. Файл, содержащий определенную информацию, необходимую для работы операционной системы и оболочки.

Стиль. Существующий как единое целое и имеющий собственное имя набор форматов, например, определенного шрифта, размера шрифта и его стиля, отступов и т.д. При применении стиля к абзацу (или выделенному тексту) все особенности форматирования, которые придает данный стиль, выполняются одновременно. Различаются стили абзаца и стили символов. Стиль абзаца определяет его внешний вид (выравнивание, межстрочные интервалы, рамки и т.д.). Стиль для символов применяется к выделенному тексту и определяет шрифт, его размер начертание.

Текущий каталог. Каталог, в котором вы в данный момент работаете.

Точка вставки. Определяемое курсором место, в котором будет набираться текст (например, команды) или вставлено содержимое из Буфера Обмена при выполнении команды Вставить (Paste). Например, в MS Word точка вставки находится непосредственно перед курсором текста, слева от него.

Файл. С технической точки зрения – последовательность байтов. С практической – документ, созданный в какой-либо из программ и сохраненный с определенным именем (см. также Имя Файла).

Информация в компьютере представлена в виде файлов. Файл – это в простейшем случае какой-либо документ либо программа, существующий на диске и имеющий собственное имя.

Разные программы создают файлы разных типов. На тип файла указывает его расширение. Расширение – это часть имени файла, следующая за основным именем после разделительной точки и указывающая на тип файла, а также на тип программы, для которой он предназначен. Например, у файла с именем win386.exe основное имя: win386, расширение - .exe. Имя файла вместе с расширением называется расширенным именем файла.

Приведенная ниже таблица поможет вам познакомиться с основными типами расширений файлов.

Файлы определенного назначения, например, одной программы могут храниться в соответствующем каталоге и подкаталогах.

Шаблон. Специальный вид документа, например, MS Word, предоставляющий ряд готовых средств для формирования окончательного документа. Это предварительно отформатированный определенным образом документ, содержащий характерные элементы оформления: определенные типы шрифтов, полей, наборы рамок, других графических образов и т.д.

Отдача команд

Под командой понимается слово или словосочетание, которое необходимо набрать с клавиатуры в командной строке MS-DOS либо выбрать из меню какой-либо оболочки, чтобы указать компьютеру выполнить определенное действие.

Независимо от системы общение (точнее - управление) человека с компьютером происходит по следующей схеме:

Отдача команды (Возможно, указание дополнительной информации) выполнение команды программой и компьютером получение результата.

В операционной системе MS-DOS отдача команд осуществляется путем их набора в командной строке.

1. В командной строке (см. “Основные понятия”) наберите с клавиатуры текст команды. Например:

help

С необходимыми в повседневной жизни командами вы познакомитесь по мере прочтения книги. Регистр – прописные и строчные символы _ в данном случае значения не имеет.

2. Нажмите клавишу <Enter>. Команда будет выполнена.

В данном примере откроется окно Справка MS-Dos (MS-DOS Help) со справочными данными по использованию команд MS-DOS. В дальнейшем используйте эту команду, чтобы оперативно получать информацию по той или иной возможности MS-DOS. Если команда не выполнена, и появилось сообщение:

Неверная команда или имя файла (Bad command or file name)

Значит, вы набрали команду неправильно, например, допустили опечатку.

В Norton Commander команды можно отдавать как с помощью клавиатуры, так и с помощью мыши.

1. Откройте необходимое меню ( например, Файлы(Files)).

2. Выберите необходимое команду, подсветив её курсором, (например, копировать(Copy)) и щелкните левой кнопкой мыши либо нажмите клавишу на <Enter> клавиатуре.

Ряд команд имеют назначение для них клавиши или комбинации клавиш (например, <F5> для выполнения копирования).

Для выполнения многих команд требуется указать дополнительные параметры. В этих случаях на экране появляется диалоговое окно, в котором их необходимо установить. Можно отменить выполнение команды, нажав кнопку отмена (Cancel) диалогового окна либо клавишу <Esc>.

В любом случае отдача команд производится путем указания на соответствующую команду (параметр) и затем нажатия клавиши <Enter> либо щелчком левой мыши. Таким образом можно открывать каталоги, запускать исполнительные файлы программ и т. д.

Наиболее часто используемые команды в Norton Commander вместе с номером соответствующих им функциональных клавиш клавиатуры (от <F1> до <F10> включительно) представлены в самой нижней строке экрана. Другим вариантом их вызова является щелчок левой клавишей мыши по названию команды. Показать или спрятать эту строку можно с помощью комбинации клавиши <Ctrl + B>.

В MS Windows существует следующие способы отдачи команд: с помощью мыши, с помощью клавиатуры.

Отдача команд с помощью мыши осуществляется путем указания курсором мыши на определенный элемент экрана, который должен быть задействован, и последующим нажатием ее клавиши – одинарным или двойным щелчком. Курсор мыши, как правило, представлен на экране в виде стрелки, которая перемещается одновременно с передвижением мыши. Однако в некоторых режимах работы в различных программах он может применить иную форму.

Можно перечислить следующие основные режимы использования клавиш мыши:

Нажатие и удерживание левой клавиши . Используется, как правило, для фиксации определенного режима работы в данный момент. Например, при указании на меню и последующем нажатии и удерживании левой клавиши с одновременным перемещением мыши будет происходить движение по содержанию меню. Таким образом, можно выбирать команды меню. Отпускание нажатой клавиши мыши на выбранной команде приведет к ее выполнению.

С помощью нажатия и удерживания левой клавиши мыши также можно производить выделение фрагмента текста в текстовых редакторах (например, MS Word, Write и т.д.), издательских системах, выделение интервалов ячеек в системах электронных таблиц и т. д.

3.Пример использования редактора электронных таблиц MS Excel 2000 для математических вычислений и графических построений.

Редактор электронных таблиц MS Excel 2000 позволяет производить различные математические вычисления и отображать их результаты в графической форме. Ниже приведёны примеры расчета значений функции на заданном интервале и построения её графика по полученным данным. Расчеты и построения произведены с помощью данного редактора в ходе выполнения лабораторной работы.

Пример №1

Пример №2

Пример №3

4.Примеры использования редактора формул MS Equation 3.0

Редактор формул и математических выражений MS Equation 3.0 позволяет производить графическое изображение сложных математических вычислений с использованием специальной символики. Ниже приведёны примеры записи с его помощью в текстовом редакторе MS Word 2000 сложных математических выражений и функций. Записи произведены с помощью данного редактора в ходе выполнения лабораторной работы.

Пример №1

Пример №2

Приводим фрагмент рабочего документа MathCad с символьными вычислениями, оформленный с помощью MS Equation 3.0.

· Определение корней системы второго порядка.

Given

a*x1 + b*x2 = q1

b*x1 + c*x2 = q2

-solve-tmp

Find(x1, x2)

· Определение корней системы третьего порядка.

Given

-slove-tmp

Фрагмент рабочего стола MatCad с символьными вычислениями при решении соответствующих систем уравнений методом Крамера имеет вид:

· Определение корней системы второго порядка

· Определение корней системы третьего порядка

5.Вычислительные процессы

Процесс, в котором операции выполняются последовательно в порядке их записи принято называть линейными .

Вычислительный процесс называют разветвляющимся, если для его реализации предусмотрено несколько направлений (ветвей).

При разработке алгоритма разветвляющегося вычислительного процесса используется базовая управляющая структура ветвления (развилка).

Ветвление называют также структурой ЕСЛИ-ТО-ИНАЧЕ. Она состоит из логического элемента с проверкой некоторого условия Р и функциональных блоков S1 и S2, в которых отражаются задачи ветвей соответственно “да” и “нет”. Ветвление может быть двух видов. Полная условная конструкция (рис.1) и неполная условная конструкция (неполное ветвление) (рис.2).

Неполное ветвление также называют структурой ЕСЛИ-ТО.

Структура разветвления

Полное Неполное

Да Нет Да Нет

Рис 1 Рис 2

Если в процессе выполнения программы отдельные участки вычислений повторяются многократно, при этом каждый раз используются новые значения переменных, то такой процесс называют циклическим .

Циклами называются повторяемые участки вычислений в конкретной программе.

Базовая структура ЦИКЛ имеет два вида см. рис.

Параметр цикла – переменная, принимающая при каждом следующем заходе в цикл новое значение.

Тело цикла – последовательность действий, которая выполняется многократно.

Начальные присваивания – присваивание начальных значений тем переменным, которые используются в теле цикла.

В состав цикла входит логический элемент с проверкой условия Р и функциональный блок S, называемый телом цикла. В первом случае блок S расположен после проверки логического условия Р. При определенных значениях условия Р блок S может не выполнятся ни разу. Эту структуру называют Цикл – Пока .

Структура Пока

Да Нет

Во втором случае блок S расположен до проверки условия Р и поэтому выполняется по крайней мере один раз. Эту структуру называют Цикл – До .

Структура До

Да Нет

Расстановка значений истинности “да” и ”нет” в изображении структур циклов, может быть произвольной. Однако способ их расстановки, принятый на рисунках не случаен, а является выражением определенного стандарта, объединяющего в том числе и сами названия структур (Цикл – Пока, Цикл – До ). В первом случае (рис.) тело цикла исполняется, пока – условие истинно. Условие Р в этой структуре называют условием продолжения цикла. Во втором случае (рис.) тело цикла исполняется до истинности . Условие в этой структуре называют условием окончания цикла.

6.Пример реализации записи алгоритма в виде блок-схемы

с помощью текстового редактора MS Word 2000.

В процессе создания компьютерных программ часто возникает необходимость в записи алгоритма в виде блок-схемы. Эта задача легко решается с помощью графических компонентов текстового редактора MS Word 2000. Ниже приведён примеры изображения записи блок-схемы алгоритма программы для вычисления значений функции. Разработка блок-схемы произведена в ходе выполнения лабораторной работы.

Да Нет

Да Нет

Да Нет

6. Библиографический список.

Ниже приведён список литературы, использовавшейся как для более глубокого ознакомления с приложениями пакета прикладных программ

MS Office, так и в качестве источника заданий, реализованных в приведённых выше примерах.

1. Б.П.Демидович, И.А.Марон . Основы вычислительной математики. М: Государственное издательство физико-математической литературы.

2. Информатика : Учебник / Под ред. Н.В.Макаровой. М: Финансы и статистика, 1997.

3. Информатика : Практикум по технологии работы на компьютере / Под ред. Проф. Н.В.Макаровой. М: Финансы и статистика, 1997.

4. В. Б. Комягин . Программирование в Excel 5 и Excel 7 на языке Visual Basic. М: Радио и связь, 1996.

5. Н. Николь, Р. Альбрехт . Excel 5.0. Электронные таблицы. М: Изд. «ЭКОМ», 1996.