Реферат: Теория организации

ИНСТИТУТ РЕКЛАМЫ, ТУРИЗМА И ШОУ-БИЗНЕСА

КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ

По курсу : «Теория организации».

Выполнила : студентка 3-го курса

Зорько А.А.

Проверил : __________________

__________________

Москва, 1999

C одержание :

Лекция 1. Организация как процесс и явление, формы организации, классификация организаций.

Организация (процесс) Организация (явление)

- проектирование орг. процессов - правовые нормы

- закономерности орг. процессов - соц. структура орг-ий

- орг. культура, традиции орг. процессов - субъекты орг. деятельности,

т е. элементы орг-ий

В результате изучения теории организации менеджер должен получать следующие знания и навыки:

· Применение методов научной организации труда и организации проектирования, практическое использование навыков рационализации управленческого труда.

· Владение методами прогнозирования развития социально-экономических процессов в орг-ии и оценка их состояния в текущий момент времени.

4 формы организаций :

1. Юридическое лицо – зарегистрировано, имеет печать, расчетный счет в банке.

2. Неюридическое лицо – подразделения организаций.

(не зарегистрировано)

3. Неюридическое лицо – предприниматель без орг-ии юридического лица.

(зарегистрировано)

4. Неформальная организация граждан.

Общие черты для всех форм организаций :

1. Наличие по крайней мере одного человека.

2. Наличие хотя бы одной общей цели, направленной на удовлетворение потребностей и интересов человека или общества.

3. Получение прибавочного продукта в разных формах (материалы, духовная форма, информация).

4. Преобразование ресурсов в ходе деятельности (финансы, потенциал работников, оборудование, знания, информация).

Классификация организаций.

Цели классификации организаций :

1. Выявление сходных организаций по каким-то параметрам для выработки общих методик их анализа и совершенствования.

2. Количественная классификация, количественный анализ (распределение организаций разных типов). Необходима для создания инфраструктуры (например, подготовка кадров).

3. Определение государственной, в том числе налоговой, политики по отношению к организациям различных типов.

Основные признаки по которым классифицируются организации :

1. Правительственные и неправительственные.

2. Коммерческие и некоммерческие.

3. Бюджетные и внебюджетные.

4. Общественные и хозяйственные.

5. Формальные и неформальные.

6. По отраслевой принадлежности (промышленные, транспортные, сельскохозяйственные, торговые и т. д.).

7. По самостоятельности принятия решения (головные, дочерние и зависимые).

8. По величине (по численности членов организации).

Правительственная орг-ия – статус ПО дается официальными формами власти. (Например, властью федерального или местного уровня). На эти организации распространяются различные привилегии, но и предъявляются жестокие требования. (Привилегии – финансирование. Требования – гос. чиновники не имеют права возглавлять коммерческие структуры, не имеют права использовать привилегии в целях собственной выгоды либо личной выгоды сотрудников.)

Неправительственные орг-ии – орг-ии, которые не имеют статуса правительственных.

Коммерческие орг-ии – организации, ставящие своей целью получение прибыли в интересах учредителей или акционеров.

Некоммерческие орг-ии – ставят целью удовлетворение общественных потребностей. Полученная прибыль идет на учредителям, а используется на развитие орг-ии (прибыль не облагается налогами).

Бюджетные орг-ии – источником их финансирования является государственный бюджет или бюджет государственного органа (освобождаются от многих налогов, в том числе от НДС).

Небюджетные орг-ии – сами изыскивают источники финансирования.

Общественные орг-ии – удовлетворяют потребности своих членов. Отличаются от некоммерческих тем, что менее масштабны (например, любая партия).

Хозяйственные орг-ии – удовлетворяют потребности отдельных индивидуумов и общества путем хозяйственно-производительной деятельности.

Формальные орг-ии – это зарегистрированные в установленном порядке общественные и хозяйственные организации.

Неформальные орг-ии – организации незарегистрированные в государственных органах власти по каким-либо причинам.

Лекция 2. Общее понятие системы. Признаки, типы и свойства.

Общее понятие системы.

Система – это целое, собранное из частей и элементов для целенаправленной деятельности.

Признаки системы :

1. Множество элементов.

2. Единство главной цели для всех элементов.

3. Наличие связи между элементами.

4. Целостность и единство элементов.

5. Структура и иерархичность.

6. Относительная самостоятельность.

7. Наличие функции управления.

Закрытая и открытая системы .

Закрытая система – система, которая минимально реагирует на воздействие внешней среды и не обменивается с внешней средой продуктами своей жизнедеятельности.

Открытая система – система, которая в процессе своей жизнедеятельности обменивается с окружающей средой энергией, информацией и материей. Биологические и социальные системы чаще всего открыты. Среди технических преобладают закрытые.

открытая, но без закрытая

обратной связи

система

одностороннее влияние

Большинство систем включают в себя подсистемы.

Подсистема – это набор элементов, выполняющих определенную функцию и имеющих автономию в рамках систем.

Свойства систем :

1. Система стремится сохранить структуру и целостность (гомеостаз).

2. Система имеет потребность в управлении для обеспечения взаимодействия с внешней средой. Управление решает задачу поддержки гомеостаза в изменяющейся внешней среде.

3. Эмержентность. Система имеет свойства отсутствующих или отличных в ней элементов.

Лекция 3. Виды управленческих структур.

Линейная структура . Обеспечивает высокий уровень управляемости.

Лекция 4. Функции управления и их связь со структурой.

Функции управления – совокупность действий однородных по некоторому признаку, обеспечивающих достижение частной цели и направленных на достижение общей цели управления.

Выделяют 3 группы функций :

1. Производственные.

2. Управление производством.

3. Управление управлением.

Производственные функции осуществляет производственный персонал (специалисты): рабочие, техники, инженеры, конструкторы, технологи, инспекторы, секретари, бухгалтеры, продавцы. Функции осуществляющиеся по созданию и продаже товаров и услуг.

Управление производством осуществляют мастера участков, бригадиры, руководители групп и проектов, т. е. Те, у которых в подчинении специалисты (менеджеры).

Управление управлением осуществляют руководители, у которых в подчинении находятся менеджеры, руководители, занимающиеся стратегическим управлением, внешним представительством и консультационной деятельностью. Они направляют деятельность менеджеров в соответствии с целью и миссией организации.

Распределение функций управления .

Каждая функция управления отличается 3-мя параметрами :

1. Трудоемкостью, которая измеряется в часах.

2. Сложностью:

- низкая сложность – технические операции;

- средняя сложность - логические операции;

- высокая сложность – творческие операции.

3. Самостоятельностью – определяется через калькуляцию всех видов операций и составляющих конкретную функцию управления (КФУ).

Лекция 5. Конкретные функции управления (КФУ).

КФУ – важнейший элемент при построении структуры организации, т. к. от их набора (набора КФУ) зависит объем и структура системы управления.

Малые предприятия имеют близкие по трудоемкости и сложности КФУ. Их можно поделить на 4 группы.

1. Базовый.

2. Отраслевой.

3. Групповой.

4. Специальный.

Базовый набор :

- управление производством

- управление бухгалтерским учетом

- управление техническим и социальным развитием

- управление техническим и социальным обеспечением

- управление техникой безопасности

- управление трудом и заработной платой

- управление персоналом

- управление маркетингом

- управление финансами

- управление охранной безопасностью

- стратегическое управление

- управление представительской деятельностью.

Отраслевой набор :

- связан с отраслевой спецификой.

Групповой набор :

- зависит от правовых форм (АОО, ЗАО, ООО) и от вида организации.

Специальный набор :

- связан с реализацией специальных функций (внешнеэкономическая деятельность, благотворительность).

Лекция 6. Процедуры и операции.

Функции управления можно представить как набор типовых процедур (формулировка задания, сбор информации, разработка вариантов решений, утверждение решений, организация выполнения работы и сдачи работы заказчику).

Процедура – это любая часть деятельности и объекты, связанные с ней, повторяющиеся при одинаковых внешних условиях.

Процедура делится на операции.

Операции – это деятельность по выполнению функций, которые можно рассматривать как элементы при построении алгоритма.

Классификация операций по объекту деятельности с убывающей сложностью.

Лекция 7. Организационная система. Система управления. Стратегическое управление. Распределение функций.

Организационная система – система, в составе которой находятся организации + система управления управленческой деятельностью.

Система управления – совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации.

Система управления строится на базе типового функционального звена, которое проектируется на основе следующих принципов:

1. Принцип однозначности , то есть отражение единичной самостоятельной функции.

2. Принцип детерминированности, то есть принятие решения основано на 1 входе и 1 выходе.

3. Принцип стабильности , то есть изменение трудоемкости функции, в нормативных пределах, не должна отражаться на структуре связи типового звена с другими звеньями.

4. Принцип ограниченности , то есть сфера принятия решения в типовом функциональном звене имеет четкие границы.

5. Принцип согласованности , то есть типовое функциональное звено должно отвечать требованиям среды функционирования.

6. Принцип детализации , то есть типовое звено должно реализовывать одну функцию и иметь все процедуры, необходимые для ее реализации.

7. Принципы совершенствования, то есть должна быть заложена возможность снижения трудоемкости и повышения качества.

Для малого предприятия функциональная схема управления на базе типового функционального звена имеет следующий вид:

СТРАТЕГИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ

УТ УТ УТ

ПР ПР ПР

СО СО СО

УПРАВЛЕНИЕ УПРАВЛЕНИЕ УПРАВЛЕНИЕ

ПРОИЗВОДСТВОМ ПЕРСОНАЛОМ МАРКЕТИНГОМ

УТ

УТ УТ

Σ ПО

ОР

Каждая общая функция управления составляет КФУ, включающая набор процедур:

· подготовка решений (ПО);

· согласование (СО);

· принятие решений (ПР);

· утверждение (УТ);

· организация выполнения решений (ОР).

Приоритет процедур определяет ответственность исполнителя.

Возможны другие, отличные от табличного распределения функций,

распределения функций и операций среди работников:

1. Работник выполняет 1 функцию. Количество и профессионализм работников определяется сложностью и трудоемкостью функции с одной стороны и номами рабочего времени с другой.

2. Работник выполняет несколько функций в течение периода. Количество труда определяется н только сложностью и трудоемкостью, но и совместимостью. По параметру совмести мости функции бывают:

· Одинаковые , то есть реализуемые по одним и тем же правилам.

· Однотипные , которые выполняются по разным правилам в одной сфере.

· Разнотипные , по разным правилам и в разных сферах.

Количество функций на одного работника :

K 1Фi – уровень сложности (1-3);

K2Фi – коэффициент совместимости;

Kip – уровень сложности (max);

Ti – трудоемкость функции;

Tn – нормативное время;

n – число функций.

Норма выполнения функции :

Лекция 8. Хозяйственные организации. Их эволюция.

Хозяйственные организации могут иметь следующие формы собственности :

- государственную

- муниципальную

- общественную

- арендную

- частную

- групповую

- смешанные формы собственности.

Хозяйственные организации разделяются на 4 группы :

1. Микро.

2. Малые.

3. Средние.

4. Крупные.

К малому предприятию могут быть отнесены хозяйственные организации, удовлетворяющие следующим критериям:

1. Доля уставного капитала, принадлежащая его учредителям, не являющимся субъектами малого предприятия, не должна превышать 25% от уставного капитала. (Этот критерий позволяет отличить малые от дочерних.)

2. Предельное значение среднесписочной численности работников не должно превышать (среднесписочные – штатные сотрудники без совместителей и договорников):

промышленность

строительство

транспорт 100 человек

сельское хозяйство

инновационная деятельность

(научно-технические разработки) 60 человек

наука

научное обслуживание

розничная торговля

общественное питание

бытовое обслуживание 30 человек

оптовая торговля

другие виды деятельности 50 человек.

Эволюция хозяйственных организаций .

Лекция 9. Классификационные характеристики, формы хозяйственных организаций . Отношение к собственности.

Характеристика хозяйственных организаций по пунктам, отличным от величины:

1. По времени действия:

- срочные (в регистрационных документах указывается, на какой срок создана организация);

- бессрочные.

2. По сезону:

- такой вид организации дает возможность набирать персонал на определенный период.

3. По масштабу производства:

- единичные;

- серийные;

- массовые.

4. По специализации производства:

- специализированные;

- универсальные.

5. По номенклатуре:

- монономенклатурная;

- многономенклатурная.

Формы хозяйственных организаций.

1. ООО – Общество с Ограниченной Ответственностью.

2. Общество с дополнительной ответственностью.

3. АО – Акционерное Общество.

4. Полное товарищество.

5. Товарищество на вере.

6. Производственный кооператив.

7. Унитарные предприятия.

8. Потребительский кооператив.

9. Учреждение.

10. Ассоциации и союзы.

Хозяйственные организации располагают собственностью, необходимой для производства основного продукта.

Отношение к собственности :

1. Владение (право потребления вещи и получение от него дохода) может быть законным и незаконным. Законным владельцем может быть несобственник (арендатор или залогодержатель).

2. Пользование (эксплуатация вещи с правом получения дохода).

3. Распоряжение (право определять юридическую судьбу вещи). Может существовать отдельно от владения.

4. Ответственность гражданская или бремя собственности – обязанность возмещения убытков, уплаты неустойки за причиненный собственнику ущерб (долевая, солидарная, субсидиарная).

(Субсидиарная – дополнительная ответственность третьих лиц, если они гаранты по договору.)

Лекция 10. Субъекты и объекты организационной деятельности.

Организационная деятельность – создание или усовершенствование механизма управления в соответствии с целями и задачами системы.

Данная функция осуществляется объектами и субъектами, относится к управлению управлением. Объекты и субъекты определяются по их отношению к управленческим воздействиям.

Субъект – источник управленческого воздействия.

Объект – приемник и исполнитель управленческого воздействия.

Субъекты организационной деятельности выполняют в рамках КФУ следующие процедуры :

1. Принятие решений.

2. Утверждение решений.

3. Организация выполнения.

Объекты выполняют процедуры :

1. Подготовка решения.

2. Согласование решения.

3. Информационная работа.

4. Сдача работ заказчику.

Понятия «субъект» и «объект» являются относительными и зависят от места в иерархической структуре.

Необходимо разделять и осознавать различие своих прав как объекта так и субъекта. Это позволяет менеджеру правильно строить свою работу, распределяя время между двумя видами организаторской деятельности Организационная деятельность основных субъектов хозяйственных и общественных организаций включает общие и конкретные виды деятельности.

Общие, то есть независящие от предметной области, виды деятельности, изложены в виде положений об отделах и службах и должностных инструкциях.

К объектам организационной деятельности на уровне страны относятся: президент, члены совета федерации, депутаты Государственной Думы, председатель правительства, федеральный министр.

Их организационная деятельность регламентируется конституцией.

К субъектам организационной деятельности хозяйственных организаций относятся: директор, его заместители, коллективные органы компании, внешние органы надзора (пожарные, налоговые инспекции и т. п.).

Организационная деятельность субъектов разделяется на специфическую и общую.

И те и другие виды деятельности отражаются в таких документах как положения и инструкции деятельности субъектов управления организации.

Лекция 11. Виды организационных работ, выполняемые различными субъектами управления (примеры).

Директор организации обязан выполнять следующие функции:

1. Организовывать соблюдение законов (РФ). За нарушение законов директор несет персональную, административную и уголовную ответственность.

2. Обеспечивать слаженную работу подразделений и заместителей.

3. Организовывать выполнение решений вышестоящих органов или собственников организации.

4. Организовывать выполнение производственного плана, заключенных договоров и иных соглашений.

5. Выполнять представительские функции организации во внешней среде.

6. Создавать благоприятные условия для производительного и безопасного труда.

7. Организовывать учет результатов работы организации и предоставлять его результаты определенным в законодательстве или уставных документах органам.

8. Обеспечивать коммуникации, необходимые для эффективной работы персонала. (Директор утверждает номенклатуру дел в организации.)

Заместитель директора по экономическим вопросам (он же главный экономист, он же финансовый директор) выполняет следующие виды организационных работ:

1. Совершенствует деятельность организации, направленную на достижение наилучших результатов при наименьших затратах.

2. Координирует деятельность всех подразделений по разработке перспективных и текущих планов экономического развития.

3. Создает и улучшает нормативы трудозатрат, расходования материалов и использование производственных мощностей (вводит и изменяет внутрифирменные нормативы по трудозатратам и т. д., может пользоваться стандартными нормативами, но может разрабатывать и утверждать).

4. Организовывает разработку плановой и учетной документации (по вопросам экономики).

5. Проводит технико-экономический анализ и планирование, внедрение новой техники, изобретений, рационализаторских предложений и разделов бизнес-планов.

6. Проводит комплексный экономический анализ.

7. Организовывает качественное заполнение статистической и бухгалтерской отчетности и осуществляет контроль над ней. (Бухгалтерия относится к сфере деятельности заместителя директора по экономике.)

Заместитель директора по маркетингу должен:

1. Проводить или управлять исследованиями конъюнктуры рынка и потребительского спроса.

2. Обеспечивать рекламу и стимулирование сбыта продукции.

3. Организовывать сервисные центры по ремонту, эксплуатации и техническому обслуживанию.

4. Разрабатывать и реализовывать долгосрочные, среднесрочные, оперативные программы маркетинга.

5. Сбор и систематизация коммерческой информации по конъюнктуре рынков сбыта продукта.

6. Создавать базы данных по маркетингу, включающих заявки на поставку, характеристики рынка, данные о его сегментах.

7. Организовывать сеть сбыта.

8. Определять требования к ассортименту, объему, номенклатуре выпускаемой продукции.

9. Планировать продуктовый портфель организации.

10. Участвовать в работе ярмарок, выставок, презентаций.

11. Планирование отгрузки готовой продукции. Контроль мсполнения контрактов.

Начальник отдела материально-технического снабжения (он же заместитель директора по логистике, начальник отдела логистики):

1. Осуществляет контроль за заключением договоров поставки по материально-техническому обеспечению.

2. Организовывает своевременное приобретение материальных ресурсов, их хранение и доставку в соответствии с производственной программой и нормами расхода.

3. Организовывает работу складских подразделений. Обеспечивает условия сохранности и безопасности материальных ресурсов.

4. Организовывает инвентаризацию материальных ценностей на складах.

Заместитель директора по производству :

1. Организовывает своевременный выпуск качественной продукции.

2. Обеспечивает применение стандартов, технических условий, нормативных документов, необходимых для производства продукции.

3. Обеспечивает руководство и контроль за деятельностью производственных подразделений.

4. Обеспечивает соблюдение норм охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии.

5. Организовывает реализацию производственных планов предприятия.

Лекция 12. Малое предпринимательство.

Предпринимательская деятельность – самостоятельная деятельность, осуществляющаяся на собственный риск, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ и пр., субъекты которой зарегистрированы в этом качестве в установленном законом порядке.

Крупные предприятия – определяют экономическую и техническую мощь страны. В целях сомосохранения тяготеют к интеграции в международном масштабе. В результате чего теряют национальную привязку и могут действовать в ущерб национальным экономическим интересам.

Средний бизнес – зависит от внутренней экономической конъюнктуры, которая определяется воздействием со стороны импортных товаров. Его задача – удержать свою долю национального рынка.

Малый бизнес – быстрая адаптация к жестким внешним условиям происходит на уровне малых предприятий, которые используют свои объективные преимущества в гибкости, мобильности и быстроте приспособления к запросам рынка.

К 1998 году было около 127 000 предприятий. Государственные предприятия составляют сейчас 16% от общей численности юридических лиц, в том числе 13 000 унитарных предприятий. И всего 5 000 пакетов акций, закрепленных в собственность государством.

По отраслям приватизировано :

В цветной металлургии - 92%

В нефтехимической промышленности - 95%

В черной металлургии - 99%

В легкой промышленности - 100%

В сельском хозяйстве - 60-70%

После приватизации прошел процесс разукрупнения предприятий, и на базе бывших государственных предприятий созданы малые и средние. Но большинство предприятий, созданных в процессе приватизации, сохранили устаревшую технику и технологию, а также архаичные структуры и методы управления. Слабый инновационный потенциал, то есть невостребованность достижений ТНП при разработке и производстве продукции.

Другими проблемами приватизированных предприятий являются недостатки мотивации персонала, авторитарные способы принятия решений, неэффективность использования ресурсов, большие материальные издержки, слабая контрактная и технологическая дисциплина, финансовые трудности, связанные с неэффективной налоговой политикой, долгами.

Общесистемные проблемы в управлении малыми предприятиями.

1. Ориентация на краткосрочные результаты, отсутствие стратегического подхода.

2. Снижение уровня компетентности управления. Реактивное управление.

3. Недостаток информированности о состоянии рынка.

4. Усиление противоречий между руководителем и работниками.

СОБСТВЕННИК

МЕНЕДЖЕР РАБОТНИК

Связи элементов классического управленческого треугольника должны быть такими, чтобы обеспечивать равновесие системы, необходимое для ее развития. В современных условиях в России этот треугольник несформирован или не обладает устойчивостью, так как совет директоров не отражает интересы внешних акционеров, профсоюзы слабы, коллективные договоры не заключаются. Представительство коллективов в системе принятия решения отсутствует, правление отражает интересы директора.

В итоге, управление предприятием представляет равнодействие сил директора и стратегического инвестора, что приводит к конфликту, чаще в пользу инсайдеров.

Факторы внешней среды неблагоприятные для малых предприятий.

1. Взаиморасчеты с предприятиями.

2. Доминанта ценообразования (влияние фактора ценообразования).

3. Свободный выбор контрагентов (смежников, покупателей и так далее).

4. Фактор интеграции между предприятиями мало развит (в связи с низким уровнем выполнения контрактов).

5. Система налогообложения (70% обанкротившихся малых предприятий - должники бюджета – доведены до банкротства штрафами за неуплату налогов).

Лекция 13. Документационное обеспечение организационной системы.

Документ – это информация, записанная на материальном носителе любым способом, изданная или полученная юридическим или физическим лицом для использовании в своей деятельности.

Делопроизводство – совокупность работ по документированию управленческой деятельности и организации документооборота.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки.

Движение документов – это движение управленческой информации для выполнения функций управления, принятия решений и их претворения в жизнь.

При создании документов необходимо соблюдать принцип достаточности и неизбыточности.

Культура работы с документами определяет уровень организационной культуры на предприятии и обеспечивает повышение эффективности управления.

В малых предприятиях более простая схема управления Þ более простая схема документооборота Þ эта система более рациональна.

Документооборот – регламентированная схема движения документов по пунктам обработки для выполнения необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами.

Требования к документообороту :

1. Прямоточность движения (либо сверху вниз – нисходящее, либо снизу вверх – восходящее, без создания петель).

2. Избирательность в распределении документов в соответствии с функциональными обязанностями.

3. Необходимость и достаточность маршрута.

4. Единообразие маршрута.

Основными нормативными документами в организации, которые регламентируют документооборот, являются инструкция по делопроизводству и номенклатура дел .

Документооборот – одна из функций организации.

Документооборот состоит из следующих документопотоков :

1. Входного , состоящего из документов вышестоящих организаций, органов власти и управления, подведомственных организаций, неподчиненных организаций (организаций, существующих во внешней среде параллельно), контролируемых организаций, граждан.

2. Выходного , состоящего из информации, направляемой из организации во внешнюю среду (см. п.1, но в обратную сторону).

3. Внутреннего , состоящего из документов, циркулирующих между подразделениями и отдельными исполнителями внутри организации.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функцией организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

Единство правил документирования управленческой деятельности обеспечивает применение государственной системы документационного управления, утвержденной правительством РФ 24.06.1992 №118-р и ГОСТ638-90 и называющейся «Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению.»

Эта система определяет требования к оформлению документов и вводит понятие «бланк документа» и «реквизиты документа».

Бланк документа – набор элементов обязательных для этого вида документа, расположенных в определенной последовательности. Основными элементами бланка является реквизит .

ГОСТ предусматривает наличие тридцати обязательных реквизитов на бланке документа, но они существуют не одновременно, и для разных видов документа возможен различный состав

Перечислим некоторые из них. Номер реквизита отражает последовательность их нанесения на бланк.

6. Министерство.

7. Название учереждения, организации (см. Гражданский кодекс).

8. Структурное подразделение.

9. Почтовый адрес (юридический), телефон, банковские реквизиты, возможно включение e-mail.

10. Вид документа.

11. Дата составления документа в формате ДД.ММ.ГГ.

12. Регистрационный индекс.

13. Ссылка на входящий (связь с другими документами).

14. Место создания (может отличаться от юридического адреса).

16. Адресат.

(Все вышеперечисленные реквизиты относятся к бланку документа.)

17. Гриф утверждения (характерен для внешнего потока).

18. Резолюция (например на исполнение документов, характерна для внутреннего потока).

19. Заголовок (краткое содержание документа, отвечает на вопрос «О чем?» и оформляется в формате [О …] ).

21 Текст документа.

22. Отметка о приложениях.

23. Подпись (наименование должности, сама подпись, Фамилия И. О.).

24.Согласование (с кем согласован этот документ, с указанием должности, Фамилии И. О. лица, с которым согласован документ).

25. Визы (свидетельство о знакомстве с документом, указывается Фамилия И. О.)

26. Печать (печать на подпись первого лица – у нас , в западной системе – подпись или печать).

28. Ф.И.О. исполнителя документа.

29. Отметка об исполнении и направлении в дело.

Лекция 14. Контроль исполнения документов.

Функция контроля исполнения возлагается на ответственного за делопроизводство, а также на линейных руководителей, которые несут ответственность за своевременное выполнение решений, относящихся к сфере их компетенции.

Формальный контроль делится на:

- Предварительный , который имеет активное управленческое влияние на ход исполнения документов и регулирует процесс подготовки и принятия решения. Предварительный контроль отслеживает те процедуры, которые предшествуют принятию решения.

- Итоговый , проводится службой делопроизводства периодически и обеспечивает сбор и обработку аналитической информации об исполнительной дисциплине предприятия.

Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения, составления ответов, внесения изменений в нормативные и инструктивные документы.

Предметом контроля в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и сроки.

Состав наиболее массовых категорий контролируемых документов с указанием типовых сроков их исполнения указывается в инструкции по делопроизводству и содержит наиболее важные с точки зрения целей организации виды документов.

В технологии контроля исполнения выделяются 4 этапа:

1. Постановка на контроль.

2. Ведение контроля.

3. Снятие с контроля.

4. Анализ исполнительской дисциплины.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе и резолюциях и в случаях сообщения результатов заинтересованным учереждением или наличием документального подтверждения исполнения документа.

При организации делопроизводства в системе управления следует исходить из того, что документооборот – одна из важнейших обслуживающих функций, которая должна выполняться специальной службой или специально выделенными сотрудниками.

Функцией такой служит документационное обеспечение деятельности учереждения, куда входят прием, учет, распределение, печать и размножение, а также отправка документов, контроль за их исполнением, формирование дел, текущее хранение, подготовка дел к сдаче в архив.

Следующая функция – это организационно-методическое руководство делопроизводством подразделения, техническое и программное обеспечение системы делопроизводства и обучение и подготовка сотрудников по ведению документов.

Лекция 15. Служебные письма.

Служебное письмо – средство обмена информацией между учреждениями и гражданами, между структурами организации.

Письма составляют порядка 80% документооборота в организации. Это определяет повышенные требования к оформлению письма.

Ввиду больших объемов документов в форме писем, к содержанию письма и к его оформлению предъявляются жесткие требования:

1. Объем письма не должен превышать одной страницы (желательно).

2. Текст письма не должен допускать разных толкований («казнить нельзя помиловать»).

3. Текст письма должен быть посвящен одному вопросу. Для обеспечения восприятия и понимания текста целесообразно начинать изложение с существа вопроса, поместив доказательства и выводы во второй части письма.

4. Существует давняя традиция унификации текста писем, которая затрагивает словарный состав, синтаксис, графику письма, пунктуацию и стиль. Поэтому возможно использование стандартных текстов писем. При этом необходимо учитывать, что стандартный текст может не соответствовать реальным ситуациям. Практика показывает, что стандартные письма можно использовать в половине случаев.

Письма бывают :

1. Сопроводительные – направляются одновременно с другими документами и содержат дополнительные сведения о документах (о содержании, о дате поступления и т.п.)

2. Информационные – часто носят рекламный характер, служат целью сообщить адресату о чем-либо.

3. Приглашения.

4. Разрешения – обычно отражают факт согласования какого-либо вопроса с другой организацией.

5. Письмо-мандат – удостоверяющее правомочность человека.

6. Псьмо-подтверждение .

7. Письмо-предложение .

и другие.

Приложение. Примеры оформления документов (см. ниже).

Отдел бронирования Докладная записка 17.04.1999 №27 г. Москва

Начальнику отдела автоматизации Козареву И. И.

[

[Об автоматизации бронирования отелей]

Довожу до Вашего сведения, что в связи с увеличение объема продаж отдел бронирования нуждается в компьютерной программе, которая будет автоматически заполнять формы бронирования отелей и составлять окончательные списки вылетающих групп туристов.

Прошу рассмотреть вопрос о выделении группы программистов для написания данной программы.

Начальник отдела бронирования А. А Зорько.

Исполнительному директору ООО «Светал» Ламзину Д. В.

Объяснительная записка 14.04.1999 №132

[О переносе выездного семинара]

Выездной ознакомительного семинар по Турции, проведение которого было намечено на период с 23.04.99 по 30.04.99 переносится на период 15.05.99 – 22.05.99 в связи с недостаточным количеством желающих принять участие туристических агентств.

Начальник отдела по работе

с региональными представителями Н. И. Ротмистрова

ООО «Светал»

Москва, 125422, Дмитровский пер., 5

Тел.: (095) 956-17-33 факс: (095) 956-1734

Производственный отдел

Положение

13.05.99 П-3 «Утверждаю»

Директор ООО «Светал»

А. В. Никандров

13.05.99

Положение о производственном отделе.

1. Общие положения.

1.1 Производственный отдел осуществляет производство туристических путевок.

1.2. Производственный отдел возглавляет заместитель директора по производству, подчиненный непосредственно директору фирмы.

1.3. Заместитель директора по производству назначается и освобождается от занимаемой должности директором.

1.4. Промзводственный отдел в своей деятельности руководствуется:

· законодательными и иными нормативно-правовыми актами государственной власти и управления РФ:

· правилами и инструкциями по производству, утвержденными директором фирмы;

· положением о фирме;

· настоящим положением.

1.5. Производственный отдел имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2. Основные цели и задачи.

2.1. Основными целями производственного отдела являются организация, руководство, координация, контроль и реализация производственного процесса.

2.2. Производственный отдел решает следующие задачи:

· совершенствование форм и методов производства;

· организация производства и контроль за выполнением работ;

· участие в разработке и внедрение прогрессивных технологий в производство;

· организация подготовки и повышения квалификации работников отдела.

3. Функции производственного отдела:

3.1 Функции между структурными подразделениями производственного отдела распределяются следующим образом:

3.2

ООО «Светал»

Москва, 125422, Дмитровский пер., 5

Тел. : (095) 956-17-33 факс: (095) 956-1734

Должностная инструкция «Утверждаю»

13.05.99 Д-5 Директор ООО «Светал»

г. Москва А. В. Никандров

13.05.99

Должностная инструкция заместителя директора по производству.

1. Общая часть

1.1. Заместитель директора по производству организовывает своевременный выпуск качественной продукции.

1.2. Заместитель директора по производству непосредственно подчинен директору фирмы.

1.3. Заместитель директора по производству назначается и освобождается от должности директором фирмы.

1.4. На должность заместителя директора по производству назначаются лица, имеющие высшее оброзование, опыт работы на руководящих должностях.

1.5. Заместитель директора по производству руководствуется в своей работе:

· положением о производственном отделе,

· положением о фирме,

· настоящей должностной инструкцией.

2. Основные задачи и обязанности.

2.1. Основной задачей заместителя директора по производству является организация и контроль за деятельностью производственных подразделений.

2.2. Для выполнения указанной работы заместитель директора по производству обязан:

· организовывать реализацию производственных планов фирмы,

· обеспечивать применение стандартов, технических условий, нормативных документов, необходимых для производства,

· обеспечивать соблюдение норм охраны труда, техники безопасности.

3. Право.

3.1. Заместитель директора по производству имеет право:

· требовать от работников производственных подразделений своевременного выполнения работ;

· докладывать руководству фирмы о случаях нарушения установленного порядка работы.

4. Ответственность.

4.1 Заместитель директора по производству несет ответственность за неисполнение обязанностей и не использование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и настоящей инструкцией.

Общество с ограниченной ответственностью «Светал»

Москва, 125422, Дмитровский пер., 5

Тел. : (095) 956-17-33 факс: (095) 956-1734

ПРИКАЗ

от 0.04.99 №276

г. Москва

«Об изменении режима работы в предпраздничные и праздничные дни»

Приказываю:

1. Сократить продолжительность рабочего дня 30.04.99 до 15:00.

2. Работники отдела продаж и службы безопасности работают в утановленном ранее порядке приказом №7 от 03.01.99.

3. Объявить 01.05.99, 02.05.99, 03.05.99 выходными днями.

4. Довести до сведения всех сотрудников фирмы данный приказ.

5. Ответственный за исполнение приказа начальник отдела кадров Сергеева А. А.

Генеральный директор ООО «Светал» Д. С. Зубринович

ООО «Светал»

Москва, 125422, Дмитровский пер., 5

Тел. : (095) 956-17-33 факс: (095) 956-1734

ПРОТОКОЛ

24.05.99 №123

г. Москва

Заседание начальников отделов.

Председатель: Никандров А. В.

Секретарь: Радищева С.С.

Присутсвовали: Зорько А. А., Козырев В.В., Половникова Е. Е., Ротмистрова Н. В. , Старовойтов Е.Е.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О подготовке к выставке "Туризм и отдых - 99". (Доклад начальника отдела маркетинга Старовойтова Е. Е.)

2. О необходимости разработки новой компьютерной программы бронирования отелей. (Доклад начальника отдела бронирования Зорько А. А.)

1. СЛУШАЛИ:

Старовойтова Е.Е. - текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Ротмистрова Н.В.- к 30.05.99 материалы для выставки «Туризм и отдых – 99 » будут подготовлены, пожелания уполномоченных агентств учтены.

ПОСТАНОВИЛИ:

Одобрить и принять предложение Старовойтова Е.Е по подготовке к выставке.

2. СЛУШАЛИ:

Зорько А.А. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Козырев В.В. – Разработка нового программного обеспечения.

ПОСТАНОВИЛИ:

Одобрить предложение Зорько А.А. об автоматизации бронирования отелей. Разработать техническое задание до 05.06.99, подготовить программу к тестированию до 30.06.99. Ответственный Половникова Е. Е.

Председатель А. В. Никандров

Секретарь С.С. Радищева