Реферат: Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота

Российский государственный университет инновационных технологий и предпринимательства

Кафедра прикладной информатики в экономике

Реферат

Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота

Особенности документооборота в сферах промышленности, ТЭК и нефтегазовой сфере

Выполнила: студентка

5 курса группы ПИ-51

Алехина Евгения

Проверил: преподаватель

Михайловский В.В.

Москва, 2009 г.

Содержание

Содержание. 2

Введение. 3

1.Особенности задач, решаемых предприятиями в данных сферах. 4

2. Особенности документооборота на производстве. 5

3. Основные задачи, решаемые системами документооборота. 6

4. Системы ЭДО, используемые в данных сферах. 7

5. Описание системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM 8

Введение

Несмотря на существующие трудности внедрения на нефтегазовых предприятиях и предприятиях ТЭК современных информационных технологий, сегодня именно такие предприятия одни из самых успешных в России по уровню автоматизации. Данный факт обусловлен не только финансовыми возможностями нефтяников и газовиков. В силу специфических особенностей бизнеса в нефтяной и газовой отраслях промышленности отдача от средств, инвестированных в ИТ, проявляется через очень короткое время.

В нефтегазовой промышленности России сегодня активно работает большое количество как российских, так и зарубежных ИТ-компаний, предлагающих широкий спектр новейших информационных решений высокого качества. Однако, несмотря на существующее реальное финансирование проектов по автоматизации практически во всех нефтегазовых компаниях, текущий уровень использования информационных технологий на конкретных нефтяных и газовых предприятиях существенно различается и в целом остается невысоким. Основные проблемы, связанные с данным обстоятельством, кроются как в недостатках, присущих всем промышленным предприятиям страны, так и в специфических проблемах, затрагивающих только (или преимущественно) нефтегазовую отрасль.

К “общегосударственным” проблемам в первую очередь можно отнести общее состояние российской экономики и практически полное отсутствие в нашей стране специализированных учебных заведений, готовящих будущих ИТ-менеджеров. Кроме того, серьезным препятствием на пути масштабной автоматизации промышленных предприятий является недопонимание современными руководителями возможностей использования и, главное, высокой финансовой отдачи от внедрения тех или иных технологий.

Естественно, что уровень развития инфраструктуры и применяемое конкретное оборудование, степень использования прикладных систем и сами прикладные системы сильно варьируются от компании к компании. Но суть от этого не меняется. С большой степенью точности можно утверждать, что в любой нефтяной компании функционируют некоторые системообразующие информационные решения, обеспечивающие поддержку как основной деятельности (от развития производства и добычи до переработки, транспортировки и сбыта), так и, условно, “вспомогательных” процессов, к которым можно отнести управление персоналом и финансами, делопроизводство и, естественно, поддержку принятия решений на всех уровнях управления.

В условиях обострения конкуренции на мировом и внутреннем рынке углеводородного сырья ценность для бизнеса начинает играть уже не сама по себе та или иная информация, доведенная до принимающего решения лица, а сроки, за которые эта информация будет доставлена.

1.Особенности задач, решаемых предприятиями в данных сферах

ТЭК (топливно-энергетический комплекс) – одна из наиболее быстро развивающихся отраслей. И именно благодаря динамике роста им особенно нужны информационные технологии.

Характерные особенности предприятий ТЭК : территориально распределенная структура с непрерывным производственным циклом и формирование вертикально ориентированных холдингов. В этой связи крайне важно обеспечить эффективное управление всеми деловыми и производственными процессами как в управляющей компании, так и на предприятиях.

В качестве примера можно привести один из наиболее значимых проектов в ТЭК – систему электронного документооборота «Татнефти». Сегодня все структуры «Татнефти», а также ее дочерние компании работают в единой документационной системе.

Эффект от внедрения СЭД определяется несколькими факторами. Во-первых, сокращаются затраты времени и ресурсов на работу с документами. Например, при использовании процедур электронного согласования документов время на согласование сокращается в несколько раз. С другой стороны, продвинутая СЭД содержит множество технологических знаний о процессах работы с документами: об их регистрации, направлении исполнителям, контроле, архивном хранении и т.п. Таким образом, внедряя систему, вы фактически упорядочиваете бизнес-процессы, связанные с обработкой документов, они становятся регламентированными и контролируемыми, появляется возможность оптимизации управленческой деятельности.

В одной из компаний при внедрении СЭД выяснилось, что из различных управлений центрального офиса в одни и те же территориальные подразделения направлялись противоречащие друг другу указания по одним и тем же вопросам. Отсутствие единого документационного пространства не позволяло ни работникам этих управлений, ни руководителям компании как-то координировать эту деятельность. И только после внедрения единой СЭД и появления возможности контролировать переписку проблемы противоречивости и дублирования были и выявлены, и устранены.

2. Особенности документооборота на производстве

Система автоматизации для каждого производственного предприятия в своем роде уникальна, поскольку зависит от его специфики. Базовые комплексы СЭД здесь чаще всего приходится адаптировать с учетом особенностей работы компании. При разработке модели автоматизации предприятия следует учитывать не только бизнес–процессы, но и взаимосвязь между ними, а также последовательность производственных процессов. Можно выделить ряд факторов, которые делают СЭД каждого предприятия уникальной, а именно:

•вид деятельности;

•ограничения, влияющие на деятельность компании (объем сбыта, производственные мощности и т. д.);

•размер предприятия и система управления;

•стратегические цели;

•информационные потребности менеджмента компании.

Для большинства производственных компаний существенным ограничением потребления СЭД является доступный объем платежеспособности, а планирование проекта внедрения СЭД часто осуществляется исходя из имеющихся в распоряжении компании ресурсов.

3. Основные задачи, решаемые системами документооборота

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

1. обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
2. поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
3. поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям.
4. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
5. протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).
6. оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
7. исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
8. Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

4. Системы ЭДО, используемые в данных сферах

1. Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства «ЕВФРАТ-Документооборот».
2. Технологическая платформа LanDocs.
3. Автоматизированная система управленческого документооборота на платформе EMC Documentum.
4. Система электронного документооборота PayDox.
5. DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием.
6. Система автоматизации делопроизводства «Дело» компании «Электронные офисные системы».

Также могут быть использованы такие системы как Docs Fusion и Docs Open компании Hummingbird, система электронного документооборота, автоматизации делопроизводства и бизнес-процессов CompanyMedia, платформа Microsoft SharePoint – инструмент для автоматизации процессов документооборота.

ИРЦ ГАЗПРОМ для реализации задачи автоматизации растущего документооборота выбрал систему ЭДО PayDox компании PayBot LLC, возможности которой превосходят возможности обычных систем документооборота, а эксплуатация и поддержка систем проще и удобнее.

При исследовании успешных внедрений в 2005 году был рассмотрен и ценовой фактор, позволивший разделить системы по нескольким ценовым группам и выявить следующих лидеров:

1) NauDoc (менее 100 у.е. из расчета на 50 пользователей);

2) Directum (менее 300 у.е. из расчета на 50 пользователей);(нефтегазовая сфера и PayDox)

3) Hummingbird Enterprise (более 300 у.е. из расчета на 50 пользователей).

5. Описание системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM

DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот.

DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

1. Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
2. Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).
3. Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).
4. Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.
5. Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов.
6. Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Архитектура и технические возможности системы DIRECTUM:

Архитектура системы DIRECTUM позволяет создавать масштабируемые, надежные и безопасные корпоративные решения для управления документами, бизнес-процессами, совещаниями, договорами и взаимодействием с клиентами.

DIRECTUM – предметно-ориентированного инструмента быстрой разработки корпоративных информационных систем IS-Builder.

Территориально-распределенная работа крупных организаций поддерживается сервером репликации, который обеспечивает прозрачный для пользователей и разработчика обмен данными – документами, задачами, заданиями, справочниками – между подразделениями организации.

Взаимодействие сотрудников через Интернет и в Интранет реализовано в DIRECTUM по нескольким направлениям. Сервер веб-доступа обеспечивает работу пользователей с документами и задачами DIRECTUM через интерфейс браузера, а Расширения DIRECTUM для SharePoint предлагают специализированный интерфейс доступа к данным системы DIRECTUM через веб-интерфейс портала.

Обмен документами возможен и для независимых организаций, а не только в рамках одной организации. Специальные механизмы DIRECTUM позволяют передавать и контролировать доставку официальной корреспонденции в электронном виде на основе отраслевого формата обмена электронными документами. Обмен электронными документами между организациями-партнерами даже в случае отсутствия системы электронного документооборота у любой из сторон возможен с помощью бесплатной программы DIRECTUM OverDoc на основе специально разработанного формата структурированного электронного документа.

Инструменты администрирования DIRECTUM позволяют управлять всеми задачами администрирования – от регистрации пользователей до создания политик миграции документов между файловыми хранилищами.

Гибкие технические требования к серверам, оборудованию рабочих станций и системному программному обеспечению позволяют эффективно использовать оборудование для работы DIRECTUM.

Преимущества системы DIRECTUM

1. повышение эффективности работы всех сотрудников и организации в целом, а не только служб делопроизводства.
2. Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.
3. Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов.
4. Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-процессы на основе расширяемого набора готовых блоков.
5. Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.
6. Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.
7. Расширенная реализация механизма электроной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документоборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.
8. Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.
9. Возможность организации территориально распределенной работы в режиме «off-line» с поддержкой иерархической структуры серверов.
10. Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиента (полноценный Windows-интерфейс) и через веб-клиента (с помощью веб-браузера).
11. Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.
12. Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.
13. Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.
14. Соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).
15. невысокие цены при богатой функциональности и высоком качестве программных продуктов