Реферат: «Word. Автоматизация решения задач. Макросы»

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

РЕФЕРАТ

ПО ТЕМЕ:

«Word. Автоматизация решения задач. Макросы»

Подготовила:

Студентка экономического факультета

Отделения Финансы и кредит

Гуреева Ирина

Минск – 2008 г.

ОГЛАВЛЕНИЕ

Оглавление.. 2

Введение.. 3

1. Макросы как средство автоматизации.. 4

1.1. Понятие макроса.. 4

1.2. Технология создания макроса.. 5

1.3. Выполнение макроса.. 8

1.4. Изменение макросов. 13

1. Приложение.. 15

Список литературы... 21

ВВЕДЕНИЕ

Невзирая на современное мощное программное обеспечение, пользователь порой встречается с необходимостью доработки некоторых его элементов с учетом конкретной ситуации. Хорошую услугу в решении этой проблемы могут оказать макросы. Современные приложения Microsoft Office имеют для этого соответствующий инструментарий, ориентированный на неподготовленного пользователя. Макросы обычно используются для автоматизации повторяющейся последовательности действий.

В реферате я изложила эту тему, начиная с азов: раскрыла понятие макроса, технологию его создания, выполнение, а также изменения. Реферат содержит несколько примеров создания макросов в среде Microsoft Word.

1. макросы как средство автоматизации

1.1. Понятие макроса

Работая с приложениями Microsoft Office, например, с Word или Excel, можно заметить, что часто одни и те же последовательности действий повторяются, и, естественно, возникает желание автоматизировать этот процесс, сделав так, чтобы часто выполняемую последовательность действий заменит каким-либо одним действием. В приложениях Microsoft Office (Word, Excel и др.) это реализовано под названием макрос – возможность воспроизведения последовательности нажатий клавиш, выбора команд и выполнения других элементарных действий. После записи эта последовательность может быть многократно повторена.

Макросредства упрощают работу с соответствующими приложениями Microsoft Office и позволяют настраивать его согласно нуждам конкретного пользователя.

Некоторые задачи достаточно легко автоматизировать с помощью макросов, например:

- открытие, выделение и обновление документа, содержащего коды полей;

- сохранение параметров настройки и быстрое переключение между ними;

- открытие документа и немедленное переключение в режим просмотра;

- добавление дополнительных кнопок масштабирования и редактирования на панели инструментов.

Но главное достоинство макросов в том, что они совершенно равноправны с другими командами. Это значит, что когда мы создаем макрос, то мы его можем конструировать как из набора команд, так и включать в него другие макросы.

Сфера применения макросов достаточно широка, но обычно макросы используют для редактирования; объединения сложных команд; упрощения доступа к параметрам (данным) в диалоговых окнах; автоматизации обработки больших последовательностей сложных действий; ускорения часто выполняемых операций форматирования и взаимодействия между приложениями Windows и пользовательскими программами.

Созданные макросы сохраняются либо как глобальные, либо как макросы шаблонов или документов. Глобальные макросы хранятся в шаблоне Normal.dot и доступны из любого документа или шаблона. Макросы, сохраненные в шаблоне, доступны только в документах, основанных в этом шаблоне. А, макросы, сохраненные в документе, доступны только в самом документе.

1.2. Технология создания макроса

Существует два способа создания макроса: протоколирование и программирование (написание программы) на языке Visual Basic for Application (VBA).

Протоколирование – это способ создания макроса, когда происходит протокольная запись всех действий пользователя, включая выбор команд меню и нажатие комбинаций клавиш, которые преобразуются в операторы языка VBA и сохраняются в отдельном файле. В этом случае при создании макроса регистрируются все действия пользователя и переводятся в команды языка VBA.

Написание программы на языке VBA – более сложный способ, однако он позволяет создавать очень мощные макросы, которые не могут быть созданы при протоколировании.

При создании макроса в режиме протоколирования следует помнить, какие действия пользователя записываются в процессе записи макроса, а именно:

- ввод текста;

- переключение раскладки клавиатуры;

- перемещение по документу;

- выделение объектов;

- переключение между документами;

- выбор команд и нажатие кнопок на панели инструментов.

Во время записи макроса функции мыши ограничены. С помощью мыши можно работать только с элементами управления, но нельзя перемещаться по документу, а также что-либо выделять. Для этих целей используется клавиатура.

При записи макроса имеется возможность временно приостановить процесс записи, а затем продолжить запись макроса, начиная с того момента, где была остановка.

Перед тем как создать макрос, необходимо принять решение о том, к какому объекту он будет применяться: к определенной части документа, к выделенному фрагменту документа или ко всему документу в целом. Если макрос должен применяться к выделенной части документа, то следует пометить ее закладкой, чтобы макрос без труда нашел нужное место. Если же нужно, чтобы макрос применялся к выделенным объектам, то выделите их перед тем, как записать макрос.

Возможны следующие, наиболее часто встречающиеся способы перемещения по документу и выделения объектов во время записи:

- перед началом записи создать закладку для части документа или выделенного объекта с помощью команды Вставка - Закладка. Во время записи можно вернуться к фрагменту, помеченному закладкой при помощи команды Правка - Перейти;

- для перехода в документе можно воспользоваться командой Правка - Перейти и выбрать объект (страницу, раздел и т.д.), на который необходимо перейти;

- для перехода к точке последней правки используется комбинация клавиш [Shift + F5];

- переместиться к началу документа можно с помощью комбинации клавиш [Ctrl + Home];

- переместиться к концу документа можно с помощью комбинации клавиш [Ctrl + End].

Технология создания макроса методом протоколирования состоит из трех этапов, которые разбиваются на шаги.

1. Подготовительный этап:

- начать запись макроса, выполнив команду Сервис -Макрос - Начать - запись;

- указать имя создаваемого макроса (рис.1), на которое накладываются следующие требования: должно начинаться с буквы и не может включать пробел, количество символов не должно превышать 80;

Рис. 1. Диалоговое окно Запись макроса в Microsoft Word

- в раскрывающемся списке Макрос доступен для выбрать шаблон, в котором нужно сохранить макрос;

- при необходимости снабдить макрос сопровождающим текстом, дав краткое описание макроса, акцентировав в нем назначение и функции;

- подтвердить, что далее пойдет процесс записи макроса, нажав кнопку [ОК].

2. Основной этап:

- протоколирование всех последующих действий пользователя, поэтому следует быть очень внимательным и рекомендуется все действия, которые войдут в макрос, хорошо продумать. Если все же было выполнено ошибочное действие, и пользователь его заметил, то на этом этапе он может отменить его, а также прервать запись макроса. Для этого используется плавающая панель инструментов Остановить запись.

3. Заключительный этап:

- завершение создания макроса осуществляется командой Сервис - Макрос - Остановить запись, после чего работа с макросом будет закончена, и он будет сохранен.

1.3. Выполнение макроса

Созданный макрос следует выполнить. Существует несколько способов запуска макросов:

1) посредством команды Сервис - Макрос - Макросы;

2) с помощью комбинации клавиш, назначенных макросу;

3) посредством команды меню, назначенной для данного макроса;

4) посредством кнопки, назначенной данному макросу на панели инструментов.

Выбор способа запуска макроса определяется самим пользователем исходя из собственных потребностей и предпочтений. Второй способов целесообразно использовать для запуска наиболее часто выполняемых макросов. Третий – иллюстрирует возможность вводить в основное меню собственные команды и тем самым совершенствовать меню. Последний способ отличает наглядность запуска.

Рассмотрим более подробно каждый из указанных способов запуска макросов.

1. Команда Сервис - Макрос - Макросы – стандартный вариант вызова макроса на выполнение. В диалоговом окне Макрос выбрать созданный макрос и нажать кнопку [Выполнить]. Данный способ пригоден также для редактирования и удаления макрокоманды – кнопки [Правка], [Удалить].

2. С помощью комбинации клавиш (рис. 2):

Рис. 2. Диалоговое окно Настройка клавиатуры для назначения макросу

сочетания клавиш в Microsoft Word

- для вызова макроса в диалоговом окне Настройка клавиатуры на вкладке Новое сочетание клавиш указывается комбинация управляющих клавиш. Например, [Ctrl] совместно с комбинацией цифровых или алфавитных клавиш (на латинице);

- затем нажимается кнопка [Назначить], которая производит назначение.

3. Вызов командой в меню – осуществляется стандартная настройка меню: добавление пункта меню, связанного с вызовом макрокоманды:

- в появившемся диалоговом окне Настройка, на вкладке Команды из поля со списком Категории выбирается команда Макросы, а затем имя макроса;

- после нажатия левой кнопкой мыши на имени макрокоманды появляется пунктирное изображение кнопки, которую следует отбуксировать в меню для добавления пункта меню. После этого левая кнопка мыши отпускается.

4. Посредством кнопки, назначенной данному макросу на панели инструментов (рис. 3):

- в Word при нажатии кнопки [Панели] (см. рис. 1) в диалоговом окне Запись макроса появляется диалоговое окно Настройка, в котором на вкладке Команды из поля со списком Категории выбирается Макросы, а затем имя макроса;

- после нажатия левой кнопки мыши на имени макроса появляется пунктирное изображение кнопки, которую следует отбуксировать на панель инструментов. После этого левая кнопка мыши отпускается;

- щелкнув по кнопке [Изменить выделенный объект], можно выбрать понравившийся значок для кнопки, запустив команду Выбрать значок для кнопки (рис. 4). Можно также редактировать значок с помощью команды Изменить значок для кнопки (окно Редактор кнопок) (рис. 5).

Рис. 3. Диалоговое окно Настройка для назначения макросу

кнопки на панели инструментов в Microsoft Word

Рис. 4. Диалоговое окно выбора значка для кнопки

Рис. 5. Диалоговое окно Редактор кнопок

В Excel дополнительно имеется возможность запуска макроса посредством назначенного ему графического образа.

После выбора способа вызова появляется небольшая панель инструментов Остановить запись, содержащая кнопку:

- [Остановить запись] – завершает запись макрокоманды; [Пауза] – приостанавливает запись макрокоманды (рис. 6).

Рис.6. Панель записи макроса в Microsoft Word

Все действия пользователя – выбор пунктов меню, параметров в диалоговых окнах – протоколируются системой и записываются средствами языка VBA.

1.4. Изменение макросов

Макросы сохраняются в шаблоне в виде текстов программ. Каждый шаблон может содержать произвольное количество макросов. Поскольку dot-файлы (dot – расширение файлов шаблонов) нельзя читать как документы, в Word существуют специальные средства, позволяющие просмотреть и отредактировать макрос как последовательность операторов на языке VBA (рис.10). В процессе редактирования любой макрос представлен в виде последовательности операторов языка VBA. Суть редактирования макроса состоит в удалении, добавлении и замене операторов, как при программировании на любом другом языке.

Рис.10. Диалоговое окно редактора VBA

Редактирование макроса выполняется посредствам команды Макросы. В диалоговом окне Макрос, в поле Имя выбирается имя макроса, подлежащего редактированию. Процесс начинается при нажатии кнопки [Отладка]. Можно указать имя несуществующего макроса. Если после этого нажать кнопку [Создать], будет создан новый макрос, а пользователь получит возможность получит возможность записать его на языке VBA.

Кнопка [Отладка] служит для открытия окна редактирования макроса, в котором отображается содержимое макроса на языке VBA. Окно редактирования макроса подобно обычному окну документа, но отличается отсутствием координатной линейки и наличием специальной панели инструментов. Можно открыть несколько окон обработки макросов. Текст макроса редактируется так же, как обычный текст программы VBA. При этом доступно большинство команд редактирования текста, например команды Копировать и Вырезать.

С помощью кнопки [Удалить] указанный макрос удаляется.

Чтобы закрыть окно редактирования макроса, можно использовать системное меню окна редактирования или команду Закрыть в меню Файл. Специфические команды, предназначенные для редактирования и отладки макроса, выполняются путем нажатия кнопок в строке удаления.

Приложение

Задание1. Создать макрос для оформления заголовков, который изменяет цвет и размер шрифта в выделенном фрагменте текста:

- цвет шрифта - Синий;

- размер и тип шрифта – 16, Arial Black;

- выравнивание – По центру.

Назначить созданному макросу комбинацию клавиш.

Порядок выполнения:

1. Создать несколько пустых строк в документе.

2. Выделить заголовок или любой фрагмент текста в документе.

3. начать запись макроса, выполнив команду Сервис- Макрос- Начать запись.

4. В появившемся диалоговом окне Запись макроса, в поле Имя ввести имя макроса, например, Заголовок.

5. В этом диалоговом окне Запись макроса в разделе Описание введите краткое того, что будет делать данный макрос, например, Оформляет заголовки.

6. В разделе Назначить макрос нажать кнопку [клавишам].

7. В появившемся окне Настройка активизировать поле Новое сочетание клавиш, затем нажмите любое сочетание управляющих клавиш [Ctrl] (или [Alt]) и какую-нибудь алфавитно-цифровую клавишу, например, [Alt+Z].

8. Под этим полем появятся слова Текущее назначение. Если далее в квадратных скобках стоит слово [нет], то это значит, что данная комбинация клавиш нигде ранее не назначалась, и ее можно использовать, нажав кнопку [Назначить]. Назначенная комбинация клавиш перейдет в поле Текущее сочетание клавиш, что означает: выбранная комбинация назначена данному макросу.

9. Нажать кнопку [Закрыть] и затем [ОК].

10. Выполнить последовательность действий, непосредственно входящих в макрос, которые изменяют цвет и размер шрифта:

- выполнить команду Формат-Шрифт;

- в поле Цвет установить требуемый цвет;

- в поле Размер выберите нужный размер и тип шрифта;

- выравнивание- По центру;

- завершить запись макроса, нажав кнопку [Остановить запись] на панели инструментов для создания макроса, или выполнить команду Сервис- Макрос- Остановить запись. Будет создан макрос с именем Заголовок, оформляющий заголовки в разработанном стиле.

11. Запустить макрос, предварительно набрав и выделив заголовок, например, «Годовой отчет предприятия», а затем нажав назначенные вами клавиши (в данном случае [Alt+Z]). Теперь по нажатию комбинации клавиш [Alt+Z] любой выделенный фрагмент текста будет оформляться как заголовок по заданному в макросе образцу.

Задание 2. Создать макрос, который форматирует таблицы, и назначить кнопку на пенели инструментов.

Порядок выполнения:

1. Создать произвольную таблицу, выполнив команду Таблица- Добавить- Таблица, указав нужное количество строк и столбцов, например, 2 (два) и 4 (четыре) строки; нажмите [ОК].

2. Вызвать диалоговое окно Запись макроса, выполнив команду Сервис- Макрос- Начать запись.

3. Наберите имя и описание макроса, например, Таблица и Форматирует таблицу.

4. В поле Назначить макрос нажать кнопку [Панели].

5. В диалоговом окне Настройка выберите вкладку Команды. Нажать на имя нужного макроса левой кнопкой мыши и, не отпуская, отбуксировать в то место на панели инструментов, куда следует вставить кнопку с именем макроса.

6. Щелкнуть по кнопке [Изменить выделенный объект], выбрать любой значок для кнопки и нажать [Закрыть]. Теперь начинается запись макроса:

- выделить созданную таблицу, выполнив команду Таблица- Выделить- Таблица;

- выполнить команду Формат- Границы и заливка. Сделать рамку, например, двойной линией, выбрать цвет рамки, например, Синий; нажать кнопку [ОК];

- снять выделение, нажав один раз клавишу управления курсором (-) (стрелка влево). После чего курсор окажется в первой ячейке таблицы;

- выполнить команду Таблица- Выделить- Строка. Для выделенной строки установить шрифт 16, полужирный; поставить выравнивание – По центру, выполнив команду Формат- Абзац;

- нажать кнопку [Остановить запись].

7. Подготовить любую таблицу, заполнив в ней название столбцов, и применить макрос Таблица для ее форматирования, нажав назначенную макросу кнопку на панели инструментов. На экране появится следующее:

Теперь любую подготовленную таблицу можно оформлять в данном формате, нажав назначенную макросу кнопку на панели инструментов.

Задание 3. Создать макрос, проектирующий макет титульного листа. Назначить созданному макросу комбинацию клавиш.

Порядок выполнения:

1. Набрать произвольный заголовок (название работы) в том месте страницы, где он должен стоять на титульном листе, сделать выравнивание – По центру.

2. Начать запись макроса, выполнив команду Сервис- Макрос- Макросы. Введите его имя, например, Титульный_лист. Указать его назначение в поле Описание, например, Создает макет титульного листа.

3. В разделе Назначить макрос нажать кнопку [клавишам].

4. В появившемся окне Настройка активизировать поле Новое сочетание клавиш, затем нажать любое сочетание управляющих клавиш [Ctrl] (или [Alt]) и какую-нибудь алфавитно-цифровую клавишу, например, [Alt+7].

5. Нажать кнопку [Закрыть] и затем [ОК].

6. Выполнить последовательность действий, непосредственно входящих в макрос:

- поместить курсор над набранным текстом (клавиши [Ctrl]+(-)). Установить параметра: выравнивание – По центру, шрифт – 15, Times New Roman, все прописные и ввести текст «МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ». Нажать [Enter] и выравнивание – По центру, шрифт - Times New Roman, 13, все прописные, ввести текст «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»;

- отступив пару строк, установить выравнивание – По правому краю, шрифт - 15, ввести текст «Кафедра информационных технологий»;

- отступив 5-6 строк, установить выравнивание - По центру, шрифт- 18, малые прописные, набрать текст «Реферат», ниже перед строкой заголовка реферата ввести текст «на тему»: шрифт – 14;

- перейти в конец набранного ранее заголовка с помощью клавиш [Ctrl]+(-);

- отступив 5-6 строк установить выравнивание – По левому краю, шрифт – 15, набрать текст «Выполнил студент»;

- отступив еще 5-6 строк, установить выравнивание – По центру, шрифт – 13, набрать текст «Минск 2008»;

- перейти в конец набранных ранее слов «на тему» с помощью клавиш [Ctrl]+(-) и (-);

- остановить запись макроса, нажав кнопку [Остановить запись] на панели инструментов.

7. Набрать и выделить заголовок (название курсовой работы), к которому будет применяться макрос.

8. Запустить макрос, нажав назначенные клавиши (в данном случае [Alt+7]). На экране появится титульный лист реферата.

Список литературы

1. Мусин К.А «Техническое приложение к Microsoft Word»

2. Бородина А.И «Макропрограммирование»