Реферат: Документоведение

Реферат

Документоведение.

Организация служб документационного менеджмента

Содержание:

1. Современные организационные формы службы делопроизводства. Регламентация основных задач и функции службы ДОУ. 2

2. Разделение труда между подразделениями и исполнителями. Типовые структуры ДОУ в организациях различных уровней управления. Типовые положения о службах ДОУ. 5

3. Должностной и численный состав работников службы ДОУ, функции, должностные инструкции как основной нормативный документ. 7

4. Нормирование труда работников службы ДОУ. Размещение структурных подразделений службы ДОУ, условия труда, организация и оборудование рабочих мест. 9

Литература: 11

1. Современные организационные формы службы делопроизводства. Регламентация основных задач и функции службы ДОУ.

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников — секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате — централизованную, децентрализованную и смешанную.[1]

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их создания до сдача в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационные работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Децентрализованная форма организации документационного оборота представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение данной организации создает свою собственную службу работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности.

Смешанная форма организации работы с документами — самая распространенная. При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Основными функциями документационной службы организации являются:

- осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и информационно-справочной работы по ним;

организация своевременного рассмотрения поступающих на

предприятие документов;

- осуществление контроля за правильностью оформления

поставляемых на подпись руководителю документов; внедрение и ведение унифицированных форм документов организации;

- организация контроля за составом применяемых видов и

форм документов;

- регулирование хода исполнения документов, обобщение сведений и регулярное информирование руководства о результатах контроля за состоянием исполнительской дисциплины;

- организация изготовления, копирования и оперативного размножения документов;

- разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

- организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях организации;

- разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами;

- осуществление контроля за правильностью оформления и

формирования дел в структурных подразделениях организации;

- организация работы архива;

- повышение квалификации работников службы ДОУ, секретарей руководителей организации и структурных подразделений, архива;

- организация рабочих мест, в том числе автоматизированных,

и условий труда работников службы ДОУ.

2. Разделение труда между подразделениями и исполнителями. Типовые структуры ДОУ в организациях различных уровней управления. Типовые положения о службах ДОУ.

Под структурой службы ДОУ следует понимать оптимальный. состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, отношения между этими подразделениями.

В существующей практике имеет место значительный разнобой в названиях и внутренней организации служб ДОУ. Например, в качестве такой службы может выступать секретариат, общий отдел, служба документации, отдел делопроизводства, канцелярия и т п.[2]

Попытка упорядочить названия и структуры делопроизводственных служб дана в Государственной системе документационного обеспечения управления, согласно которым служба ДОУ может включать в свой состав следующий типовой набор подразделении:

- экспертная — ведет прием поступающих документов, сортирует их на регистрируемые и нерегистрируемые, распределяет по слепням; ведет количественный учет поступающих и отправляемых документов; доставляет документы в подразделения; обрабатывает и отправляет исходящие документы;

- подразделение по учету и регистрации документов — регистрирует входящие, исходящие и внутренние документы; формирует и ведет справочно-информационный фонд; проверяет правильность составления и оформления исходящих и внутренних документов;

- секретариат — осуществляет предварительное рассмотрение и подготовку к докладу руководителю поступающей корреспонденции по принципиально важным для организации вопросам деятельности;

- протокольное бюро, или протокольная группа, — осуществляет подготовку совещаний и оформление принятых нормативно-распорядительных документов, их согласование, организует официальные встречи и другие коллективные мероприятия;

- группа контроля — осуществляет контроль за своевременностью исполнения документов, контролирует сроки выполнения структурными подразделениями устных поручений руководства, осуществляет анализ исполнительской дисциплины; информирует руководство о ходе выполнения документов и поручении;

- архив — отвечает за учет, прием и организацию использования дел, оказывает методическую помощь структурным подразделениям в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив; осуществляет контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в подразделениях; готовит дела к передаче на постоянное хранение;

- копировально-множительное бюро — осуществляет копирование и тиражирование документов и их учет;

- группа совершенствования работы с документами и внедрения технических средств — осуществляет разработку и внедрение мероприятий по совершенствованию службы ДОУ, разрабатывает организационно-методические документы, инструкции и т. п.; разрабатывает типовые трафаретные письма; разрабатывает классификационные справочники (номенклатура дел, перечни документов со сроками хранения); организует повышение квалификации работников службы ДОУ;

- группа автоматизации документооборота — разрабатывает общую политику компьютеризации процессов документационного обеспечения; формулирует задачи перед разработчиками сетевых технологий компьютеризации документооборота, контролирует использование в компьютерной сети организации однотипного программного обеспечения, для сопряжения форматов сохранения и характеристик форматирования документов; разрабатывает рекомендации по унификации структуры документальных файлов и их наименованию на пользовательских дисках и общих серверах.

Кроме названных подразделений в состав службы ДОУ могут быть также включены отдел защиты информации (особый или первый отдел), группа приказов и многие другие.

3. Должностной и численный состав работников службы ДОУ, функции, должностные инструкции как основной нормативный документ.

Конкретный состав службы, ее задача, обязанности и права определяются в Положении о службе ДОУ, утверждаемом руководителем организации, наряду с положениями о других управленческих службах: финансовой, кадровой, юридической и т. д.

Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления осуществляется при помощи нормативных, организационных и распорядительных документов, к которым относятся положения, инструкции, правила, должностные инструкции, и др.

Инструкция по делопроизводству — основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами на предприятии, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция составляется для организации с учетом специфики его деятельности. Основой для разработки индивидуальной инструкции являются:

- Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документации и службам документационного обеспечения (1991);

- типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2000);

- типовые и примерные инструкции, выпускаемые министерствами и ведомствами для подведомственных организаций, - инструкции по делопроизводству, как в аппарате Президента, Государственной Думе, так и успешно применяемые в министерствах и ведомствах.

Инструкции по делопроизводству строятся по единой схеме и

включают в себя общие положения, тематические разделы и принципы. Раздел «Общие положения» содержит информацию о сфере распространения инструкции, ответственности за ее соблюдение и методическом обеспечении этой деятельности. В разделе устанавливаются должности сотрудников, отвечающих за работу с документами.

Раздел «Документирование» определяет вопросы деятельности организации, подлежащие документированию, перечисляет виды и разновидности документов, используемых для распорядительной, организационной, информационной и других видов деятельности, определяет общие правила подготовки, визирования, согласования и утверждения документов; указывает порядок изготовления и размножения документов, правила использования и хранения бланков, печатей, штампов. В этом же разделе дается описание работы исполнителей с документами:

В следующем разделе «Организация документооборота» определяются порядок приема, обработки, распределения входящих, исходящих и внутренних документов, организация их транспортировки, приема и передачи от одного подразделения другому; основные инстанции движения различных групп документов; правила учета объема документооборота.

Раздел «Регистрация документов» определяет организацию и особенности регистрации отдельных групп документов, методику заполнения регистрационных форм, порядок индексации документов

В разделе «Организация справочной рабаты» рассматриваются принципы построения информационных баз документных данных и картотек, порядок систематизации справочных массивов и обеспечение их доступности.

В разделе «Оперативное хранение документов» определяются правила хранения дел в структурных подразделениях, правила формирования документов в дела, правила разработки номенклатуры дел, порядок ее утверждения и использования, система индексации дел.

Раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» устанавливает порядок и организацию проведения экспертной ценности документов, правила подготовки дел к архивному хранению, требования к описанных к применению форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, образцы регистрационных форм, и т. п.

В составлении инструкции по делопроизводству участвуют работники службы ДОУ и архива, она согласовывается с юридической службой, утверждается приказом руководителя организации и является внутренним нормативным документом, обязательным для исполнения всеми сотрудниками организации.

4. Нормирование труда работников службы ДОУ. Размещение структурных подразделений службы ДОУ, условия труда, организация и оборудование рабочих мест.

Условия труда работников службы делопроизводства – это совокупность трудовых, санитарно –гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.

Трудовые факторы – регламентация режима работы: чередование периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня, характер труда, нервно – эмоциональное напряжение, санитарно – гигиеническую обстановку. Исходя из этого устанавливают перерывы на обед, начало и конец рабочего дня. Режим труда и отдыха должен строиться с учетом физиологических закономерностей приспосабливаемости организма человека к условиям трудовой деятельности, особенностям конкретного производственного процесса и условий труда.

В оборудование рабочих мест входит мебель, оргтехника, основные и вспомогательные материалы, канцелярские принадлежности, организация ремонта и наладка оборудования.

Размещение службы делопроизводства в здании, которое занимает организация, должно отвечать следующим условиям. Рабочие комнаты и кабинеты основного назначения должны располагаться на одинаковом расстоянии от других структурных подразделений. Вспомогательные службы можно располагать в цокольных этажах зданий, подвалах. Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и оборудование, создать условия для уменьшения напряженности и утомляемости.

Печати и бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Литература:

1. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. М., 1999

2. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство. –М., 2002

3. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. –М., 2000

4. Делопроизводство./под ред. Т.В. Кузнецовой.

5. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Учебное пособие.- Ростов-на-Дону, 2001

[1] Делопроизводство./под ред. Т.В. Кузнецовой. С. 94 С. 48

[2] Делопроизводство./под ред. Т.В. Кузнецовой.