Контрольная работа: Документоведение, его роль в системе управления

РОСЖЕЛДОР

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования.

«Ростовский Государственный университет путей сообщения»

(РГУПС)

Кафедра «Документоведение и информационное обеспечение управления»

Контрольная работа

По дисциплине: «Документоведение»

Выполнила: студент гр. ГЗД-001

Е.В. Горьковая

Руководитель: кандидат

эк. наук, доцент М.В. Ватолина

Ростов-на-Дону

2010

СОДЕРЖАНИЕ

ТЕМА 1. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, ЕЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

1.1 РОЛЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЕГО ВЛИЯНИЕ НА УПРАВЛЕНИЕ

Роль документной информации в управлении

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов. Они подразделяются по:

· содержанию информации (отражают основные функции управления)

· происхождению (служебные и личные)

· месту составления (внешние и внутренние)

· способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские)

· форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные)

· количеству вопросов (простые – один вопрос; сложные – несколько вопросов)

Процесс управления включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

Значение организационно-распорядительной документации. Ее состав

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации.

Организационно-распорядительные документы (ОРД) условно подразделяются на три группы:

· Организационные документы;

· Распорядительные документы;

· Справочно-информационные документы.

Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее.

Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего – это организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие.

В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядительные документы.

Третья группа – справочно-информационные документы – включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.

1.2 ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТОВ

Состав реквизитов, придающих документам юридическую силу

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

· юридическую силу документов;

· оперативное и качественное составление и исполнение документов;

· организацию быстрого поиска документов;

· более активное использование компьютера при составлении документов;

Любой документ состоит из ряда составляющих его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит “1 - государственный герб”. Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставляется такое право. Реквизит “3 - изображение наград” также не используется при разработке бланка фирмы.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:

2 - эмблема организации;

7 - наименование организации;

9 - индекс предприятия связи, почтовый индекс, телефон, факс, номер расчетного счета в банке;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - индекс (номер) документа;

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;

15 - гриф ограничения доступа к документу;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложений;

23 - подпись;

25 - визы;

26 - печать;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 - отметка о поступлении [1] .

Особенно важным является правильное оформление таких реквизи­тов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

· заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

· основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);

· оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Удостоверение документов. Правила оформления реквизитов,

входящих в его состав.

На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица (подписи, если документ разрабатывался и издавался несколькими должностными лицами).

Наличие необходимых подписей напрямую связано с тем вопросом, имеет или не имеет документ юридическую силу.

Лицо, поставившее подпись на документе, несет ответственность за его содержание.

Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними актами предприятия (например, уставами, положениями, приказами и т. п.). Так, от имени предприятия документы подписывает его руководитель. Приказы и положения, регламентирующие деятельность структурных подразделений предприятия, могут быть подписаны руководителями этих подразделений. По ряду отдельных специфических вопросов право подписи могут иметь и другие сотрудники предприятия. Исчерпывающий круг таких вопросов необходимо отразить в инструкции по делопроизводству или в иных подобных документах.

В зависимости от вида документов на них может стоять одна подпись или две и более.

Гриф «Утверждено» («Утверждаю») это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа, а также своеобразная санкция на действие этого документа в отношении определенного круга работников, должностных лиц, подразделений предприятия.

Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов.

Обязательному утверждению подлежат:

· уставы;

· положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия;

· структура, штатная численность и штатное расписание;

· акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей;

· должностные инструкции;

· правила внутреннего трудового распорядка;

· сметы;

· расценки на проведение работ и оказание услуг и др.

Исходя из специфики своей деятельности, предприятие должно разработать перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих право утверждать эти документы.

На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:

· отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);

· удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);

· фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.

Руководителям предприятия рекомендуется разработать и утвердить перечень документов, на которых обязательно должен быть оттиск печати.

Если в документе отсутствует какой-либо юридически значимый реквизит, то он не имеет юридической силы и работники предприятия вправе отказаться выполнять предписания этого документа.

Юридическая сила копий документов

Достаточно часто предприятиям приходится делать копии документов, например, когда велика вероятность утраты подлинника или необходимо представить один документ в разные учреждения.

В каких случаях копия имеет юридическую силу оригинала?

Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.

Заверить копию документа, изданного самим предприятием, может руководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом.

Пока нет однозначного ответа на вопрос о том, имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсу. Некоторые отечественные и зарубежные предприятия признают законность телефаксной копии и принимают ее к исполнению. Однако, на наш взгляд, достоверность таких копий далеко не всегда можно считать очевидной и полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа, равноценная копии, изготовленной на ксероксе.

Факс целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия правовых последствий (информационных, рекламных и т.п.).

Оформление следующих реквизитов:

2.1. Гриф утверждения

· Акт утвержден генеральным директором ЗАО "Луч" И.П. Лужиным;

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Луч»

___________________ И.П. Лужин

«__»________________

· Инструкция по делопроизводству утверждена приказом ди­ректора ООО "Альфа" 12.04.2006 № 38;

УТВЕРЖДЕНА

Приказом директора ООО «Альфа»

От 12.04.2006 №38

· Положение о совете директоров ЗАО "Регана" утверждено на общем собрании акционеров 25 мая 2006 г.

УТВЕРЖДЕНО

Решением общего собрания акционеров

От 25.05.2006

2.2. Подпись на следующих документах:

· Приказ;

Директор ____________ И.П. Сергеев

· Гарантийное письмо (подписано генеральным директором и главным бухгалтером);

Генеральный директор ______________ О.Г. Шведов

Главный бухгалтер ______________ З.Д. Иванова

· Протокол (протокол собрания);

Председатель собрания _____________ И.Т. Федотов

Секретарь собрания _____________ В.П. Андреева

· Акт.

Председатель комиссии ____________ Ю.Г. Демидов

Члены комиссии ____________ А.Д. Соколова

____________ Р.Т. Смирнов

____________ А.С. Сергеев

Эмблема

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«РОСТВЕРТОЛ»

(ОАО «Роствертол»)

УКАЗАНИЕ

03.12.2001 № 95

г. Ростов-на-Дону

О составлении графика

отпусков на 2002 год

В целях составления графика отпусков на 2002 год

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Руководителей структурных подразделений представить в отдел кадров списки работников с указанием предполагаемых сроков трудовых отпусков в 2002 году.

Срок представления - 10.12.2001.

2. Отдел кадров составить сводный график отпусков работников ОАО «Роствертол» на 2002 год и представить его на утверждение дирекции.

Срок представления - 22.12.2001.

3. Контроль за исполнением указания возложить на заместителя директора В.П.Петров.

Директор ОАО Подпись А.Е. Иванов

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ УКАЗАНИЙ

Указание - правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов.

В отличие от приказов, распоряжений, постановлений и решений указание не может использоваться в качестве утверждающего акта.

Так как указание является распорядительным документом, издаваемым единолично руководителем организации, к его составлению и оформлению предъявляются требования, аналогичные тем, которые установлены для приказов и распоряжений.

Указания оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для указаний.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении указания используются следующие реквизиты:

- заголовок к тексту;

- текст;

- визы;

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

Заголовок указания формулируется с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного в предложном падеже, например:

«Об организации работы копировально-множительного бюро»;

«О подготовке материалов к заседанию методической комиссии архива».

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания. Она обычно начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения.

Распорядительная часть указания начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности по занимаемой должности), которые пишутся прописными буквами с новой строки.

В случае необходимости текст указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ, винительном - после слова ОБЯЗЫВАЮ) - действие (используется глагол в неопределенной форме) - срок исполнения.

В последнем пункте указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица или наименование структурного подразделения, на которое возлагается контроль за исполнением указания: «Контроль за исполнением указания возложить на…». Структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, пишутся в винительном падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, это означает, что контроль за исполнением указания будет осуществляться руководителем, его издавшим.

В указаниях, как и в других распорядительных документах, отметка о наличии приложения как самостоятельный реквизит не используется. Правила визирования и подписания указаний аналогичны тем, которые установлены для приказов и распоряжений.

Датой указания является дата его подписания. Дата проставляется руководителем, издавшим указание.

Регистрируется указание отдельно от других распорядительных документов (приказов, распоряжений). Его регистрационным индексом является порядковый номер, присвоенный в пределах делопроизводственного года, который может быть дополнен иными (буквенными, цифровыми) обозначениями.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева В.И. Делопроизводство. М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1995.

2. Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства. М.: Технолюкс, 1999

3. Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие М.: Дело ЛТД. 2001.

4. Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебных документов. М.: Дело ЛТД. 2001

5. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: каталоги и другие информационно-поисковые справочники в архиве организации // Секретарское дело 2002.

6. Басаков.М.И. Современное делопроизводство. Ростов-на-Дону: Феникс, 2007г.

7. Теплицкая.Т.Ю. Все виды деловой корреспонденции. Ростов-на-Дону: Феникс, 2007г.

[1] Номера реквизитов даны по ГОСТ 6.38-90