ТЕМА 1. Информационное обеспечение управленческой деятельности

1.1. Информационные технологии и средства обеспечения управленческой деятельности

Информация - это сведения о ком-либо или о чем-либо, получаемые из внешнего мира с помощью различных средств. В системах управления информация характеризует состояние управляемого объекта и является основой для принятия управленческих решений.

Информационная технология (ИТ) объединяет процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов (Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ.-Ст. 2).

«Технология» обозначает процессы изготовления и обеспечения качества. Технология информационная отличается тем, что это созидательный информационный процесс, состоящий из эффективно организованных операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации. Она реализуется с помощью компьютера.

Любая ИТ основывается на следующих составляющих:

4. Техническое обеспечение (ТО) – компьютеры, вычислительная сеть и другая электронная техника, комплекс технических средств, реализующих информационный процесс;

5. Программное обеспечение (ПО) - совокупность программ, позволяющая организовать управление техническим комплексом и решение задач на компьютере. Важнейшими классами ПО являются системное (операционная система), прикладное (представленное пакетами прикладных программ, ППП) и специальное (программы автоматизации деятельности организаций);

6. Организационно-методическое обеспечение (ОО) – методические и нормативные документы, согласовывающие использование технических средств, программного обеспечения и деятельности персонала.

Управленческая деятельность – это предметная область, в которой реализуется целенаправленное воздействие субъекта на объект для достижения результата. Управленческая деятельность имеет информационную основу, и исторически реализуются в рамках кибернетического, системного и процессного подхода к управлению.

Кибернетический подход к управленческой деятельности рассматривает совокупность объекта управления – организации (предприятия) и субъекта управления - управленческого аппарата. Процесс управления делится на несколько этапов: сбор и обработка информации; анализ, систематизация, синтез; постановка на этой основе целей; выбор метода управления, прогноз; внедрение выбранного метода управления; оценка эффективности выбранного метода управления (обратная связь). Кибернетика - наука об общих законах управления и связи в природе и обществе, а также получении, передаче и преобразовании информации в кибернетических системах.

Системный подход помогает создать информационную систему (ИС), определяемую как совокупность технических средств, людей и бизнес-процессов, совместное использование которых способствует достижению целей (ГОСТ 34). По правилам системного подхода проводится системный анализ, создается информационное и программное обеспечение.

Системный анализ (systems analysis) — всесторонний детальный анализ состава, организации, технологии функционирования объекта автоматизации (организации, службы, производства, производственного процесса, управляющих воздействий и т. д.), т.е. определение функций предметной области и способов их реализации с применением компьютера (включая звенья, операции, процедуры, их взаимные внутренние и внешние связи), планирование событийной модели деятельности (деловых процессов).

Создание информационного обеспечения предусматривает: классификацию и кодирование экономической информации (выделение реквизитов, показателей, записей, массивов, баз данных и др. для придания информации формы, удобной к восприятию другими людьми и ЭВМ), формализацию и оптимизацию управляющих воздействий (информационных потоков), организацию хранения информации в ЭВМ и на машинных носителях.

Разработка программного обеспечения (ПО) преобразования, анализа и оценки необходимой для принятия решений информации – цель системного подхода, которая достигается применением методологии рационального унифицированного процесса (Rational unified process, RUP) разработки ПО.

Различают предметные (область применения), обеспечивающие (инструментарий решения задач) и функциональные (реализация четко формализованных функций) ИТ. В управленческой деятельности, как правило, применяются обеспечивающие и функциональные ИТ.

Обеспечивающие ИТ могут быть классифицированы по видам обеспечения, на которые они ориентированы: техническое, математическое, информационное, лингвистическое, программное, организационное, правовое и другие виды. Наиболее используемыми среди обеспечивающих информационных технологий являются системы управления базами данных (СУБД), Workflow-системы (процессного подхода к управлению), Интранет.

Единая информационная база является современной формой организации хранения и доступа к информации и служит для надежного, эффективного и продолжительного во времени хранения данных организации (предприятия). Она создается и функционирует под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами данных (СУБД) . СУБД должны осуществлять обновление, хранение, поиск и извлечение данных; иметь описание элементов данных; гарантировать надежность выполнения операций с данными; предоставлять средства резервирования и восстановления на случай повреждения или разрушения данных; осуществлять ограничение и контроль доступа и правильность использования данных, поддержку целостности данных; вести журнал действий пользователей.

По масштабу можно выделить СУБД настольные (используют модель вычислений, в которой данные извлекаются из базы и обрабатываются средствами настольного компьютера - архитектура «файл-сервер»), серверные (хранение и обработка данных централизованы на одном выделенном компьютере - архитектура «клиент/сервер»).

Объектно-ориентированные СУБД более функциональны, обладают возможностями объектного моделирования данных и позволяют определить поведение реальных сущностей предметной области.

Развитием технологии управления данными являются специализированные технологические платформы (framework), в которых пользователь работает не с табличной, а с объектной моделью данных.

Процессный подход к управлению, который преобладает в настоящее время, реализует цель управленческой деятельности с помощью ряда деловых процессов, состоящих из отдельных компонентов, взаимодействие которых задается определенным регламентом их исполнения - усовершенствованная более тесной интеграцией с предметной областью специализированная версия системного подхода.

Деловые (или бизнес-) процессы по определению одного из родоначальников процессного подхода к управлению Вильяма Шера - регламентируют порядок работ, направленных на достижение определенной бизнес - цели. Чтобы описать порядок работ требуется выделить организационную структуру, выполняемые функции, формализовать их в виде документов.

Компоненты бизнес-процессов - это круг исполнителей, выполняемые ими функции и отчетные документы. Бизнес-процессы деятельности разбивают на этапы (фазы - отрезки времени) и декомпозируют вплоть до элементарных событий.

Регламент исполнения бизнес-процесса может быть нарисован в виде схемы, его характеристики могут быть измерены и он может быть улучшен путем выявления соотношений между его компонентами и последующего изменения этих компонентов и их взаимосвязей.

Интранет представляет собой технологию управления корпоративными коммуникациями в отличии от Интернета, являющегося технологией глобальных коммуникаций. Это результат применения технологии открытых (сетевых, интернет-систем) в области автоматизации документооборота и делопроизводства организации (предприятия).

1.2. Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

В том случае, когда объектом управления являются деловые процессы (выполняемые на предприятии для достижения поставленной цели) и подразделения предприятия, где они протекают, для решения управленческих задач достаточно документирования деятельности организации (предприятия), обеспечения мгновенного поиска и выдачи нужной информации.

Основным носителем информации является документ - материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Документирование деятельности организации ведется с помощью автоматизированных систем делопроизводства и «безбумажного» информационного портала организации. Процесс документирования заключается во вводе, классификации, сортировке, преобразовании, размещении (хранении) информации с целью поиска и выдачи пользователям в нужном формате. Наиболее современно применение методов и средств организации безбумажной технологии управления, которое основывается на использовании трех основных концепций (стадий перехода): переходе к электронным документам, создании систем управления документами и систем автоматизации деловых процессов.

Электронные документы документируют события, происходящие на предприятии, а так же изменения материальных, денежных, трудовых или других ресурсов, используемых при выполнении деловых процессов. Их применение может увеличить функциональность приложений, используемых в бизнесе, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения документов. Они могут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. Доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при использовании документов на бумажных носителях.

Управление документами реализуется в рамках системы управления документами (Electronic Document Management Systems, EDMS или docflow) планирования документопотоков и управления ими. Она работает с образами документов и маршрутизацией движения документов. Управление и контроль операций и работ, инициируемых документами - основополагающая задача увеличения производительности и снижения затрат на управление.

При автоматизации деловых процессов цель функционирования предприятия реализуется с помощью ряда деловых процессов, состоящих из отдельных компонентов, взаимодействие которых задается определенным регламентом их исполнения. "workflow" - система автоматизации деловых процессов предназначена для управления деловыми процессами и процедурами, при выполнении которых используются и создаются документы.

Документирования не достаточно для полноценного сбора информации в экономической системе управления. Объектами управления на предприятии являются ресурсы: материальные, денежные, трудовые, информационные и прочие, используемые при выполнении деловых процессов, которые отличаются количественным измерением. В экономической системе необходим учет - регистрация изменений количества ресурсов во времени.

Процесс учета с применением ЭВМ выполняется следующим образом:

1. В информационную систему предприятия вводится информация об аналитических объектах предприятия, используемых и изменяемых в процессе его хозяйственной деятельности. Аналитический объект – это реальный предмет предприятия, который можно назвать, показать, пронумеровать, выполнить с ним какие-либо действия. Примеры аналитических объектов – сотрудники, мебель, товары, средства производства и так далее.

2. Документально регистрируются события, происходящие на предприятии и изменяющие его состояние, отражаются в информационной базе в определенном заранее виде. Например, в процессе регистрации торговой деятельности аналитическими объектами товарами (например, утюгами и чайниками) происходят следующие виды событий: поступление товаров на склад, складское перемещение товаров, списание с учета (реализация товаров покупателям или утилизация негодных товаров на убытки предприятия).

3. Актуализируется (поддерживается в актуальном состоянии с помощью своевременного отражения изменений, связанных с зарегистрированными хозяйственными событиями) сводная таблица (журнал или регистр) распределения количества ресурсов предприятия по их видам во времени. Причем по каждой операции хранится не только количество ресурса текущей операции, но и промежуточное значение итога регистра. На основании промежуточного значения итога регистра впоследствии легко может быть восстановлено количественное значение любого ресурса в любой момент времени. Итоги хранить в таблице нужно обязательно, так как их расчет заново по каждому требованию анализа ведет к снижению эффективности.

4. Для того чтобы принять управленческое решение, прежде необходимо провести анализ распределения ресурсов предприятия. В общем виде он проводится следующим образом:

а) извлекается из информационной базы предприятия данные, относящиеся к заданному виду деятельности, ограниченные заданными условиями - параметрами отбора, например, периодом и видом аналитического объекта.

б) представляется рекомендация к принятию решения в виде, наиболее удобном для использования информации, для этого прежде информация обрабатывается – ограничивается условиями, группируется, сортируется (упорядочивается), подытоживается.

Оперативный учет – это пополнение информационной базы предприятия в процессе регистрации хозяйственных операций одного узкого вида деятельности, причем содержание базы данных включает записи об аналитических объектах, которые будут использоваться и изменяться в деятельности предприятия (например, товары и склады в процессе торгового учета). Виды аналитических объектов являются измерениями оперативного учета, то есть качественной характеристикой ресурсов, величина которых изменяется в его процессе. При организации оперативного учета необходимо определить и оценить меру данных видов ресурса. Как правило, в качестве меры выступают количественная и стоимостная (денежная) характеристики. В процессе оперативного учета возможно поступление, перемещение и выбытие определенного количества ресурса на определенную сумму. Эти операции должны быть зарегистрированы в сводной таблице (журнала, регистра) с указанием вида и оценки ресурса на дату операции.

В отличие от оперативного учета, записи в бухгалтерском учете могут быть сделаны только на основании внешних документов, за которые отвечает руководитель организации, либо внутренних документов, за достоверность которых отвечают руководители подразделений. Бухгалтерский учет может быть управленческий (всеобъемлющий) и регламентированный государством (финансовый и налоговый).

Особенность ведения бухгалтерского учета на ЭВМ заключается в том, что полная непрерывная регистрация всех хозяйственных операций (движений ресурсов), произошедших в деятельности организации выполняется в одной таблице синтетического учета с указанием корреспонденций счетов бухгалтерского учета, и для каждого счета бухгалтерского учета создается отдельная таблица аналитического учета.

Синтетический бухгалтерский учет – укрупненный суммовой учет по видам ресурсов (счетам), оценка каждого вида ресурса и преобразований одних видов ресурсов в другие. В основе синтетического учета лежит план счетов. Это совокупность синтетических счетов (видов ресурсов) предназначенных для группировки сводных данных.

Аналитический бухгалтерский учет оперирует понятиями «субконто» (объект аналитического учета) и «вид субконто» (аналитический разрез, совокупность однородных объектов аналитического учета) и ведется по каждому счету отдельно. Для каждого счета (субсчета) может быть назначено несколько разных видов субконто для ведения параллельного (многомерного) учета в различных разрезах.

В том случае, когда значение ресурса не указано явно, величина изменения ресурсов обусловлена многими сложными факторами, а меру преобразования ресурсов всё равно требуется оценить количественно (например, зарплату сотрудников или амортизацию оборудования), тогда в процессе сбора информации может оказаться недостаточно только учета, вводится понятие «расчета» и «вида расчета».

Расчет значений ресурсов в автоматизированной системе выполняется по заданному алгоритму. Алгоритм каждого вида расчета опирается в общем случае на две категории параметров: период, за который нужно получить конечные данные и набор исходных данных, используемых при расчете. Как правило, в реальной жизни различные виды расчета существуют не сами по себе, а оказывают влияние на другие виды расчета в качестве базовых, ведущих и вытесняющих.

ТЕМА 2. Инструментальные средства обслуживания управленческой деятельности,

основы их построения

2.1. Инструменты информационного обслуживания

В широком смысле инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности охватывают все универсальные программно-технические инструменты компьютерной технологии, которые могут пригодиться в управлении - один или несколько взаимосвязанных технических и программных продуктов (для компьютера) обслуживания процессов: сбора информации (субъект получает сведения об интересующем его объекте); обмена информацией (передачи и приема информации); хранения информации (поддержания исходной информации в виде, обеспечивающем выдачу данных по запросам конечных пользователей в установленные сроки); обработки информации (преобразования в соответствии с заданным алгоритмом, реализующим, например анализ, прогноз, принятие решений). А так же языки, системы и среды программирования.

На практике информационное обслуживание рассматривается с позиции сервисной деятельности, направленной на удовлетворение информационных потребностей. Задачи информационного обслуживания связаны с централизованным хранением и обработкой информации и неотъемлемой составляющей системы информационного обслуживания является телекоммуникационная сеть организации.

Централизованное хранение и обработка информации и использования технических средств базируется на сосредоточении вычислительных ресурсов информационных систем в едином центре (чаще всего это большие ЭВМ и вычислительные комплексы), которые обрабатывают в нем информацию, а затем передают результат пользователям.

Достоинства централизации: возможен сильный контроль за информационной системой, ее обслуживанием; информационные ресурсы располагаются централизованно, данные и затраты на их создание не дублируются; имеется возможность обращения пользователя к большим массивам информации; используются очень опытные специалисты для работы с информационной системой в центральном вычислительном центре; имеется возможность управления большими и сложными проектами; хорошие возможности для объединения и стандартизации; легкость внедрения методологических решений по развитию (совершенствованию) информационной технологии.

Недостатки централизованной организации информационной системы: функции информационной системы должны появляться из реальных потребностей бизнеса, а не из задач саморазвития информационной системы; информационные услуги не нацелены на персональное обслуживание, пользователи рассматриваются как покупатели услуг, отсюда - ограничение возможностей пользователя в процессе получения и использования информации; большие трудности в планировании предоставления ИТ- услуг и использования информационных ресурсов; могут возрасти затраты на содержание информационной системы, по сравнению с децентрализованным случаем; ограничение ответственности и мотивации персонала информационной системы не способствует оперативному получению информации пользователем.

Условия применения централизованного подхода к организации информационной системы: существует необходимость полного контроля; в информационной системе используются дорогие ресурсы либо использование ресурсов ограничено; различные подразделения организации имеют похожие или одинаковые потребности, используются похожие операции; имеет место монолитная организация с централизованным автократическим подходом к управлению; централизация является жизненной необходимостью.

К инструментам информационного обслуживания относятся универсальные (не предназначенные специально для управления) инструменты автоматизации библиотечной деятельности (библиотечные информационные системы), справочно-правовые базы данных (Консультант Плюс, Гарант, Кодекс), другие средства доступа к информационным ресурсам.

Автоматизированные библиотечные информационные системы (АБИС) - системы планирования ресурсов для библиотеки, которые используются для отслеживания библиотечных фондов, от их заказа и приобретения до выдачи посетителям библиотек. АБИС обычно состоит из реляционной базы данных, программного обеспечения, которое взаимодействует с базой данных, и двух графических пользовательских интерфейсов (один для читателей, второй для персонала).

Библиотечная технология применяется в процессе реинжениринга собственной организации и исследований, направленных во вне, например, на исследование технологий. В результате неё деловая информация, полученная в процессе информационного обслуживания преобразуется человеком на базе подготовленных данных, знаний, их моделей, правил работы со знаниями и моделями в отчеты, доклады с предложениями для выработки и принятия соответствующих управленческих решений в различных формах представления – в виде текста, графики, табличных данных, изображений. Процессы библиотечной деятельности - это работа с фондом (комплектование новыми поступлениями), работы с пользователями информации (выдачи и возврата), функции каталогизатора (библиографа - работы с библиографическими описаниями изданий и статей), функции подготовки отчетности (отчетов о деятельности библиотеки).

Примеры автоматизированных библиотечных систем – Ирбис, Руслан, 1С: Библиотека ВУЗа.

Справочно-правовые базы данных используются чаще всего специалистами юридических подразделений, обладают развитой поисковой системой и позволяют вести правовое обеспечение деятельности организации.

Информационное обслуживание связано с использованием электронных информационных ресурсов. Информационные ресурсы — информация (сведения, знания, программы, методики и т.п.), зафиксированная на материальном носителе, предназначенная для автоматизированной обработки и предоставляемая другим людям на коммерческой или некоммерческой основе. Внешняя информация в едином мировом экономическом пространстве образует мировые информационные ресурсы. Мировые информационные ресурсы формируются и поддерживаются информационными агентствами, информационными центрами, информационными корпорациями. Это открытые информационные ресурсы интернета и платные профессиональные базы данных, такие как Lexis-Nexis и Questel-Orbit.

Приведем наиболее яркие примеры открытых информационных баз, ориентированные на массового пользователя.

Http://ru.wikipedia.org – свободная интернет-энциклопедия.

Http://forum.ru-board.com – архив комментариев экспертов и дискуссий по всем отраслям компьютерных знаний.

Http://natahouse.ru – обширнейшая электронная библиотека.

Http://Ixbt.com – информационная база со статьями - описанием компьютерного оборудования и современных технических стандартов.

Http://www.viruslist.ru - обширная вирусная энциклопедия, новости, обзоры и статьи об угрозах и информационной безопасности, а также заметки ведущих вирусных аналитиков Лаборатории Касперского.

Средства доступа к информационным ресурсам в телекоммуникационных сетях (в том числе и мировых) тоже являются универсальными, это многочисленные и разнообразные коммуникационные технические и программные средства.

2.2. Прикладные программные средства информационного обслуживания управленческой деятельности

Управление организацией в целом и создание корпоративных информационных систем в настоящее время опираются на различные специализированные информационные технологии, специфичные для сферы приложения управления. В отличие от прикладного программного обеспечения вычислительной техники специальное программное обеспечение менеджера это Business Intelligence (BI) - инструменты, используемые для преобразования, хранения, анализа, моделирования, доставки и трассировки информации в ходе работы над задачами, связанными с принятием решений на основе фактических данных. BI-технологии позволяют анализировать большие объёмы информации, заостряя внимание пользователей лишь на ключевых факторах эффективности, моделируя исход различных вариантов действий, отслеживая результаты принятия тех или иных решений. Выделяют следующие группы программного обеспечения, созданного для помощи менеджеру в анализе информации о своей компании и её окружении: управления ресурсами, документооборотом, корпоративными знаниями, деловыми процессами.

Средства управления ресурсами реализованы в рамках интегрированных программных пакетов и бизнес-приложений технологических платформ управления предприятием, главная задача которых – планирование и учет. Для личного планирования и учета используются организаторы работ.

Организаторы работ – это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или её подразделений. К пакетам данного типа относятся: Time Line, MS Project, SuperProject, Lotus Organizer.

Бизнес-приложения имеют то же назначение, но ориентированы на коллективное использование и основываются на технологической платформе. Технологические платформы – специализированный framework - фундамент построения и среда исполнения, в котором функционирует бизнес-приложение. Совершенствование данного класса технологий направлено на обеспечение автоматизированного формирования модели предметной области и погружения ее в стандартную инструментальную среду. Бизнес-приложения являются самостоятельными сущностями и могут выступать в качестве отдельных программных продуктов, но полностью опираются на технологии платформы. Платформа содержит инструментарий, необходимый для разработки, администрирования и поддержки бизнес-приложений. Примеры технологических платформ – SAP R/3, Oracle Applications, MS Business solutions Axapta и Navision, 1С:Предприятие, Альфа и др.

Средства электронного документооборота автоматизируют процессы создания, преобразования и передачи документов. Категории технологий (с примерами наиболее известных поставщиков продуктов в каждом классе):

· электронные системы управления документооборотом (ЭСУД), ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM): Documentum, Hummingbird PC DOCS;

· корпоративные ЭСУД (Enterprise-centric EDM): Lotus Domino, Opent Text LiveLink;

· системы управления информацией или порталы (Information Management): Excalibur, Oracle Context, Lotus Notes и K-station;

· системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus Domino Workflow, StaffWare.

В крупных организациях в целях быстрого и адекватного реагирования на различные воздействия необходимо поддерживать на высоком уровне корпоративные знания (знания организации) - многообразную информацию об основных бизнес-процессах организации.

Средства управления корпоративными знаниями позволяют создать автоматизированную справочную систему с единым информационным пространством - телекоммуникационную среду, в которой знания одного работника становятся достоянием всех сотрудников благодаря функциям «представления информации», «публикации информации», «потребления информации». В телекоммуникациях выделяют три уровня реализации: аппаратный, программный и информационный. На информационном уровне системы управления корпоративными знаниями выделяют три подуровня: язык представления, модели представления, фактические знания.

Язык представления корпоративных знаний зависит от конкретной предметной области и решает задачу унификации представления знаний, однозначного их толкования, разбиения процессов обработки знаний на процедуры, допускающие автоматизацию. Это графический язык, состоящий из условных обозначений элементов для моделей в виде сетевых графиков, цепочек создания добавленной стоимости, событийных цепочек (eEPC), диаграмм структурного анализа (IDEF0, IDEF3), объектов универсального языка моделирования (UML) или дружелюбного русского алгоритмического языка (ДРАКОН). В настоящее время достаточно программных инструментальных средств, с помощью которых можно строить функциональные, информационные, стоимостные и имитационные модели бизнес-процессов, системы управления и системы качества предприятия. MS Visio - для создания диаграмм и наглядного представления данных; BPwin, Designer/2000 – для структурного анализа и проектирования; ARIS, ReThink - моделирования и проектирования бизнес-процессов.

Модели представления знаний определяют специфику деятельности организации. Знания этого уровня являются метаданными, описывающими первичные данные.

Фактические знания отображают конкретные предметные области и являются первичными данными.

Средства автоматизации деловых процессов близки к классу систем управления потоками работ, но ориентированы на бизнес-процессы: позволяют поддерживать на высоком уровне многообразную информацию об основных бизнес-процессах организации, объединяют в своем составе встроенные средства моделирования (инструменты графического языка создания моделей корпоративных знаний в одной из известных методологий, примеры рассмотрены в лекции 6) и механизмы исполнения бизнес-процессов. Они применяются в целях быстрого и адекватного реагирования на множество всевозможных событий и ситуаций, возникающих в деятельности компании (бесплатные, например - Runa WFE и платные, например Unify NXJ).

Тема 3. Автоматизированные рабочие места и программное обеспечение

3.1. Современная концепция автоматизированных рабочих мест (APM), классификация и принципы построения

Под автоматизацией рабочего места понимается реализация функциональных обязанностей сотрудников на основе совокупности аппаратных технических устройств и программных средств и методов.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) менеджера - это человеко-машинная малая вычислительная система, профессионально ориентированная, предназначенная для сбора, передачи, хранения и обработки информации на рабочем месте пользователя; программно-технический комплекс, позволяющий вести обработку информации и получать выходные данные в виде экранных или печатных форм, состоящий из персональной ЭВМ настольного (desktop) или переносного (laptop) типа и оснащенный инструментальными средствами, ориентированными на пользователя-непрограммиста.

К основным причинам необходимости создания автоматизированных рабочих мест относят:

- увеличение объемов информации и необходимость сократить сроки ее разработки;

- повышение производительности труда за счет интенсификации;

- усложняющиеся требования к деятельности аппарата управления и необходимость сокращения его численности;

- совершенствование форм и методов управления.

Программное обеспечение АРМ включает: обучающей системы, программных продуктов обработки информации и сервисных средств.

Обучающая система включает в себя: интегрированную строку подсказок, систему закладок, указателей и справок, встроенную систему примеров, гипертекстовую систему документации и решения проблем.

Комплекс программных продуктов обработки информации включает в себя специальные средства: ведения справочников и классификаторов, выписки документов с регистрацией операций в базе данных, обработки информации в реальном времени, генерации отчетных форм, организации диалога с пользователем; ввода информации на внешних носителях – с дискет, сканера, по каналам связи, формирования архивов за отчетный период; вывода данных по запросу на экран, в файл, на принтер; настройки алгоритмов расчета, значений по умолчанию, экранных и печатных форм.

Средства обслуживания АРМ включают: инструментарий технического обслуживания и устранения последствий аварий, приема и передачи данных по каналам связи, обеспечения копирования и сохранности информации, настройки цвета и звука, доступа к данным, устройств (принтера, модема, сканера), а также часы, календарь и калькулятор и др.

Виды АРМ:

· АРМ руководителя - оперируют обобщенной информацией, позволяющей принимать решения. Они содержат экономико-математические и статистические средства анализа, моделирования, планирования и прогнозирования сферы деятельности, обеспечивающие технологии - табличные, графические и текстовые процессоры, электронную почту и т.д.

· АРМ специалиста-исполнителя необходим инструментарий обеспечения профессиональной деятельности, что определяется предметными технологиями регулирования (оперативного управления) и учета. АРМ данного уровня характеризуется жестким включением в программный продукт функциональных технологий.

При управлении персоналом могут использоваться АРМ расчетчика, АРМ отдела кадров, АРМ табельщика, АРМ нормировщика.

АРМ могут быть организованы в комплексы взаимосвязанных АРМ с помощью средств сетевых технологий.

Использование автоматизированных рабочих мест позволяет четче регламентировать и стандартизировать как организационные структуры, так и технологии; дает возможность приблизить информацию непосредственно к пользователю системы; позволяет конкретизировать профессиональные требования, предъявляемые к управленческим работникам; определять предметную область функциональных обязанностей пользователей и их информационные потребности.

3.2. Характеристика и классификация современных программных средств

Для выполнения пользователем его задач должны быть реализованы функциональные требования к программному средству. Поэтому большое значение имеют их характеристики. Характеристика (feature) программного продукта — это набор логически связанных функциональных требований, которые удовлетворяют бизнес-цели, обеспечивают возможности пользователя и качество программных средств. В области коммерческого ПО это группа требований, которые важны при принятии решения о покупке — элемент маркированного списка в описании продукта.

К таким характеристикам относятся легкость и простота использования, легкость развертывания, целостность, эффективность и устойчивость к сбоям. Другие нефункциональные характеристики описывают внешние взаимодействия между системой и внешним миром, а также ограничения дизайна и реализации.

Программные средства - средства управления техническим комплексом, программное обеспечение (ПО) ИС. В программном обеспечении выделяют общие и специализированные средства.

Общее программное обеспечение - операционная система, программы технического обслуживания и вспомогательные программы (коммуникационные, антивирусные, пользовательские оболочки и архиваторы). В общем ПО выделяют системное и прикладное.

Системное программное обеспечение вычислительной техники – средства обеспечения работы компьютерных систем.

Операционная система это программа, управляющая основными действиями ЭВМ, ее периферийными устройствами и обеспечивающая запуск всех остальных программ, а также взаимодействие с оператором. Наиболее распространены: коммерческие операционные системы Microsoft Windows (применяются в коммерческой деятельности) и некоммерческие (GNU) Linux с открытыми текстами исходных кодов. Так же пользуются популярностью Mac OS X x86, BSD.

Обслуживающие программы помогают проводить техническое обслуживание в процессе эксплуатации компьютера – тестирование и диагностику (Everest), проверку или сканирование жесткого диска на наличие ошибок и компьютерных вирусов с помощью сервисных (Scandisk) и антивирусных (Eset Nod32, Kasperskiy antivirus, DrWeb, Symantec Antivirus) программ, дефрагментацию диска (DiskKeeper).

Архиваторы помогают предупредить потерю информации и оптимизировать ресурсы, необходимые для её хранения (WinRar, WinZip).

Пользовательские оболочки выполняют функции интерфейса между пользователем и операционной системой. Они создают более удобный способ общения с ЭВМ, нежели тот, который предоставляется средствами ОС – MS DOS (Norton Commander, Volkov Commander, Dos Navigator), Windows (Far - File and archive manager, Windows Commander) и Linux (Gnome).

Прикладные программные средства - отдельные программы и пакеты прикладных программ, предназначенные для решения различных задач пользователей ЭВМ и созданных на их основе автоматизированных систем. Например систем подготовки текстовых документов; распознавания текста; программ-переводчиков; систем управления базами данных; систем управления контактами; систем подготовки презентаций; интегрированных пакетов (офисных).

Специализированные программные средства допускают формулировку, постановку и реализацию поставленных задач в терминах предметной области пользователя. Они используются для решения узкого круга задач или реализации строго определенной группы функций. Это системы обработки финансово-экономической информации; системы управления проектами; экспертные системы и системы поддержки принятия решений; системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления; учетные, управленческие системы.

Программные средства различаются по масштабу. Приложения масштаба предприятия отличаются размером: это большие бизнес-приложения. Как правило, они сложны, масштабируемы, распределены, часто разделены на компоненты и жизненно важны для работы всей организации. Их можно развернуть на различных платформах, представленных в корпоративных сетях, интрасетях и в Интернете. Главное для них — данные, поэтому такие приложения должны удовлетворять самым строгим требованиям к безопасности, администрированию и сопровождению. Как и все современные программы, производственные приложения должны быть достаточно надежными и производительными, а также обладать интуитивно понятным и хорошо организованным пользовательским интерфейсом. Однако, помимо перечисленного, приложениям масштаба предприятия присущи особенности:

– Сложность — это многопользовательские многокомпонентные приложения, разработанные большим коллективом программистов и предназначенные для обработки огромного количества данных, параллельного выполнения множества процессов и интенсивного использования распределенных ресурсов. Естественно, что ис- пользуемые в них алгоритмы очень сложны. Такие приложения, как правило, развертываются на различных платформах, взаимодействуют с другими приложениями и эксплуатируются в течение продолжительного времени.

– Ориентация на бизнес — цель таких приложений — решение конкретных задач бизнеса; они реализуют правила, процессы и объекты, присущие производственным процессам конкретной организации. Именно для этого их разрабатывают, развертывают и эксплуатируют.

– Важность — производственные приложения должны быть достаточно надежными, чтобы выдерживать непрерывную эксплуатацию. От них требуется исключительная гибкость в вопросах, касающихся масштабирования и развертывания, а также наличие средств обслуживания, мониторинга и администрирования.

3.3. Средства мультимедиа

Мультимедиа средства – это программные средства комплексного представления данных любого типа. Подразумевается совместное использование символов, текста, таблиц, графиков, изображений, видео, звука, речи, что создает мультисреду, в которой изображение выдается на экран с текстовым и звуковым сопровождением. Они поставляются на CD и DVD-ROM и содержат аудиовизуальную информацию по определенной тематике (например, для обучения или презентации продукции, услуг компании). К ним относятся Director for Windows, Multimedia ViewKit, NEC MultiSpin.

К мультимедиа можно отнести и гипертекстовую технологию. Гипертекстовые средства предназначены для представления текста в программах-обозревателях (навигаторах) как ассоциативно-связанных блоков информации (ассоциативная связь – это соединение, сближение представлений смежных, противоположных, аналогичных). Гипертекст реализован в современных компьютерных системах, ориентированных на обмен информацией. Гипертекст с нетекстовыми компонентами (звук, видео) называется гипермедиа.

Браузер (обозреватель, навигатор) – компьютерная программа, предназначенная для просмотра гипертекстовой информации и переходов по ссылкам между страницами. Например, Internet Explorer или Mozilla FireFox.

Системы управления контентом (content management systems, CMS) или системы менеджмента сайта, форума, интернет-портала представляют собой как правило бесплатные программы, которые используются в интернет и интранет сетях и предназначены для организации веб-интерфейса СУБД. Их принцип действия заключается в динамическом формировании веб-страниц на основе команд управления, поступающих от пользователей.

WWW (World Wide Web – Всемирная паутина) основана на применении гипертекстового представления информации и позволяет читать такой текст, отслеживать ссылки, отображать картинки и проигрывать звуковые и видеовставки.

На практике мультимедиа и гипертекстовые технологии используются для информационного обслуживания - сервисной деятельности, направленной на удовлетворение информационных потребностей пользователей. Более высокой формой организации инструментов информационного обслуживания относятся универсальные (не предназначенные специально для управления персоналом) инструменты автоматизации библиотечной деятельности (библиотечные информационные системы Ирбис, Руслан), справочно-правовые базы данных (Консультант Плюс, Гарант, Кодекс), поисковые системы и информационные порталы.

Видеотехнология - применяется для создания видеосюжетов, фильмов, деловой графики и др. К ней относятся средства просмотра и использования движущихся изображений. В связи с разнообразием методов кодирования видеофайлов может понадобиться использование видеокодеков (Codec Pack) в процессе просмотра, например K-Lite. Видеоизображения редактируются в программах Pinnacle Studio, Adobe Premier, Canopus.Организация видеоконференций (совещания между удаленными пользователями с использованием их движущихся изображений) связана с технологией обмена информацией (Skype).

Флеш ( Flash ) – современная компактная анимация, встраиваемая в том числе в интернет-страницы и воспроизводимая особым «плеером» (проигрывателем Adobe или Macromedia Flash).

Виртуальная реальность – специфическая технология, используемая в конструкторской, рекламной деятельности, мультипликации (3D Studio Max).

ТЕМА 4. Технические средства информационных технологий

4.1. Средства компьютерной организационной и коммуникационной техники

В широком смысле инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности охватывают все универсальные программно-технические инструменты компьютерной технологии, которые могут пригодиться в управлении – это один или несколько взаимосвязанных технических и программных продуктов (для компьютера): сбора информации (субъект получает сведения об интересующем его объекте); обмена информацией (передачи и приема информации); хранения информации (и выдачи данных по запросам конечных пользователей в установленные сроки); обработки информации (преобразования в соответствии с заданным алгоритмом, реализующим, например анализ, прогноз, принятие решений).

Средства организационной техники - средства механизации и автоматизации, которые применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда. По современной классификации к ним можно отнести персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, многофункциональные устройства, телефакс и т. д.

Средства хранения информации – специальным образом организованные хранилища информации, записанные на носитель – магнитный или оптический диск, флешь - накопитель, магнитную ленту.

Средства защиты информации - резервирования, антивирусной профилактики, ограничения доступа.

Средства обработки информации позволяют выполнять преобразование текстовой, табличной информации, сигналов, речи, изображений, топографической информации, создавать электронные презентации, видео, виртуальную реальность.

Программное обеспечение (ПО) - средства управления техническим комплексом, общим ПО называют системное и прикладное. Системное программное обеспечение вычислительной техники – средства обеспечения работы компьютерных систем (Windows, Linux). Прикладное предназначено для решения конкретных задач.

Средства коммуникационной техники – предназначены для информационного взаимодействия различных компонентов системы управления друг с другом и с внешней средой. Это сетевое оборудование (адаптеры и переключатели), коммуникационные устройства (проводные и беспроводные модемы, факсы), устройства связи. Наиболее часто при работе компьютеров офиса (организации, предприятия) в составе локальной сети используется недорогое сетевое оборудование – коммутирующий переключатель ( switch ) , к которому проводами подключаются все сетевые устройства, например, компьютеры, принтеры, точки беспроводного радио доступа ноутбуков. Каждый компьютер в сети имеет адрес, подобный телефонному номеру, на основании которого коммутатор физически соединяет вызывающий и вызываемый компьютер таким образом, что на время сеанса связи между ними образуется канал передачи информации. Выход из строя сетевого оборудования приводит к остановке всей сети, что недопустимо для региональных и глобальных сетей, использующих очень мощное и дорогостоящее сетевое оборудование.

Компьютерная (вычислительная) сеть – совокупность компьютеров, соединенных с помощью каналов связи в единую систему, удовлетворяющую требованиям распределенной обработки данных. Одноранговая сеть представляет собой совместное хранилище информации, в котором, получив доступ к компьютеру, пользователь зачастую получает доступ ко всем общим сетевым ресурсам. Иерархическая сеть (или сеть с доменами) имеет в своем составе выделенный сервер, решающий вопросы сетевого взаимодействия, авторизации и ограничения доступа к ресурсам сети. Доступ к ресурсам сети могут получить только те пользователи, которые имеют учетные записи на сервере и могут быть узнаны сервером в процессе авторизации (ввода пароля). Сервер иерархической сети используется в системе управления в качестве средства хранения, обмена и обработки информации. Простейшие возможности распределить обработку информации между пользователями предоставляет коммуникационное программное обеспечение. Рабочие станции (PC) – это, как правило, персональные ЭВМ, которые являются рабочими местами пользователей сети. Требования, предъявляемые к PC, определяются характеристиками решаемых в сети задач, принципами организации вычислительного процесса, используемой ОС и некоторыми другими факторами.

Серверы в сети выполняют функции распределения сетевых ресурсов. Обычно функции сервера возлагают на достаточно мощную специальную ЭВМ. В одной сети может быть один или несколько серверов. Каждый из серверов может быть отдельным или совмещенным с PC. В последнем случае не все, а только часть ресурсов сервера оказывается общедоступной. По режиму функционирования сервера в сети различают следующие сетевые технологии:

Файл-сервер обеспечивает лишь хранение данных, а все операции по управлению данными выполняются на рабочей станции;

Клиент-сервер – обеспечивает как хранение, так и обработку данных по запросу клиента, что является преимуществом в деловых системах.

Так же в компьютерной сети могут быть интернет-серверы (для предоставления доступа к интернет по локальной сети), серверы печати (с принтером, на который можно напечатать документ по сети) и серверы терминалов (вычислительные серверы).

4.2. Вычислительные сети

Работа сотрудников управления организации (предприятия) совместная всегда. Неотъемлемой спецификой совместной работы с применением компьютерной техники является использование сетевых технологий с целью организации совместной работы пользователей общей информации.

Сетевые технологии объединяют вычислительную технику, широкий спектр аппаратных и программных коммуникационных средств, общие ресурсы (разделяемое дисковое пространство и принтеры), коммуникационное программное обеспечение (гипертекстовые средства, системы управления контентом, электронную почту, телеконференции, обозреватели/навигаторы, интернет-пейджер, интернет-чат). Актуальными задачами сетевых технологий являются совместное использование ресурсов, организация деловых коммуникаций.

Компьютерная локальная сеть (ЛВС) – совокупность компьютеров, соединенных с помощью каналов связи. Она позволяет легко и относительно дешево соединять ПК в ЛВС в целях обеспечения потребности пользователей ПК одной организации обмениваться между собой информацией, совместно использовать общие сетевые программные, аппаратные и информационные ресурсы, а также получать доступ к ресурсам вычислительных сетей других организаций или учреждений.

Виртуальная (защищенная) частная сеть (VPN) отличается к тем, что компьютер к ней подключить можно только посредством установки специального сетевого программного обеспечения, которое предназначено для шифрования передаваемой на другой компьютер информации и расшифровки информации, поступающей с другого компьютера.

Региональная вычислительная сеть (РВС) охватывает один или несколько городов с применением маршрутизаторов (межсетевое техническое обеспечение) и модемов (удаленный доступ). Управление крупномасштабными проектами требует участия в этом процессе достаточно крупных коллективов. Пользователи компьютерной сети могут располагаться в различных районах города, регионах страны и даже странах. Помимо обмена данными и голосового обмена, могут передавать видео- и аудиоинформацию.

Глобальная вычислительная сеть (ГВС) – это когда сеть имеет широчайшее распространение, не в одной организации и не в одном государстве. В качестве линий связи ГВС широко используются телефонные линии, спутниковая связь. ГВС, зачастую, создаются путем объединения ЛВС и РВС. Глобальная сеть может включать другие глобальные сети, локальные сети, а также отдельно подключаемые к ней компьютеры (удаленные компьютеры).

Интернет – глобальная международная ассоциация информационных сетей, которая имеет информационные центры, обслуживающие пользователей: они предоставляют документацию, распространяют программы, тексты книг, иллюстрации, коммуникационный сервис, электронную почту, новости, файлы и т.д.

WWW (World Wide Web – Всемирная паутина) представляет собой самое современное средство организации сетевых ресурсов. Она строится на основе гипертекстового представления информации и позволяет читать такой текст, отслеживать ссылки, отображать картинки и проигрывать звуковые и видеовставки.

В системах управления пользователям не достаточно просто общаться и обмениваться файлами между собой. Должны решаться задачи организации пропорционального распределения нагрузки на вычислительные системы и каналы связи, обеспечения высоких скоростей обработки информации, удобных форм ее хранения и передачи, динамичных способов обращения к информации, поиска данных.

Рост объема базы данных и числа пользователей, получающих к ней доступ, территориальное развитие организации (и связанная с ней необходимость распределенной обработки данных) приводят к возникновению ряда проблем, свойственных централизованной архитектуре: большой объем обмена данными (высокий трафик); снижение надежности обмена данными; снижение общей производительности; рост затрат на разработку БД.

Возможным решением перечисленных проблем является организация децентрализованного хранения данных. При децентрализации достигается: параллельная обработка данных и распределение нагрузки; повышение эффективности обработки данных при выполнении удаленных запросов; уменьшение затрат на обработку данных; упрощение процедуры управления ИС. Выделились несколько самостоятельных технологий распределенной обработки данных:

Технология клиент-сервер – общие данные располагаются на одном или нескольких серверах, а множество пользователей посылают на сервер запросы на обработку данных, которая выполняется в соответствии с хранимыми на сервере процедурами. Преимуществом технологии является хранение бизнес-логики на сервере и отсутствие избыточной нагрузки на каналы передачи данных. Централизованное хранение данных физически и логически на одном компьютере позволяет облегчить обеспечение ее безопасности, целостности и непротиворечивости данных.

Технология реплицирования - размещение на другом компьютере сети базы данных для автономной работы пользователей. Основная идея репликации заключается в том, что пользователи работают автономно с общими данными, растиражированными по локальным базам данных. Непрерывное размножение обновлений инициируется специальным сигналом или ситуацией. Производительность работы системы повышается из-за отсутствия необходимости обмена данными по сети.

Технология объектного связывания данных основана на протоколе ODBC (Open Database Connectivity), который является стандартом доступа к данным клиент-серверных систем (посредством SQL-запросов), а также к любым данным, находящимся под управлением реляционных СУБД.

Реальные распределенные информационные системы, как правило, построены на основе сочетания этих технологий. Рассуждая о рациональной комбинации этих технологий уместно привести ещё несколько определений, касающихся специфики клиентского программного обеспечения.

Клиентское программное обеспечение, предназначенное для ведения документооборота или учета не требует значительных сетевых ресурсов и реализуется с помощью средств так называемого тонкого клиента , которые позволяют ограничить (сузить) канал передачи данных.

Аналитические задачи и поиск решения, напротив, требуют привлечения существенных вычислительных ресурсов и передачи по сети больших объемов информации, поэтому именуются толстым клиентом . В этом случае уместно прибегнуть к реплицированию или использованию терминального режима.

Терминал - это не полноценный компьютер, а устройство ввода-вывода информации, на котором данные не хранятся и обработка информации не производится (бездисковая рабочая станция), а информация для обработки передается по сети на сервер терминалов. Терминалы применяются в том случае, когда важным критерием в сети является защита информации или стоимость рабочих мест. Технически в роли терминала может выступать любой компьютер сети, в этом случае говорят о терминальном режиме работы этого компьютера.

ТЕМА 5. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

5.1. Понятие информационной технологии

Технология при переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, а это не что иное, как процессы. Под процессом следует понимать определенную совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализоваться с помощью совокупности различных средств и методов.

Под технологией материального производства понимают процесс, определяемый совокупностью средств и методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья или материала. Технология изменяет качество или первоначальное состояние материи в целях получения материального продукта (рис. 1).

Рис. 1. Информационная технология как аналог технологии переработки материальных ресурсов

Информация является одним из ценнейших ресурсов общества наряду с такими традиционными материальными видами ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и др., а значит, процесс ее переработки по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов можно воспринимать как технологию. Тогда справедливо следующее определение.

Информационная технология - процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Цель технологии материального производства - выпуск продукции, удовлетворяющей потребности человека или системы.

Цель информационной технологии - производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Известно, что, применяя разные технологии к одному и тому же материальному ресурсу, можно получить разные изделия, продукты. То же самое будет справедливо и для технологии переработки информации.

Пример 1 . Для выполнения контрольной работы по математике каждый студент применяет свою технологию переработки первоначальной информации (исходных данных задач). Информационный продукт (результаты решения задач) будет зависеть от технологии решения, которую выберет студент. Обычно используется ручная информационная технология. Если же воспользоваться компьютерной информационное технологией, способной решать подобные задачи, то информационный продукт будет иметь уже иное качество.

Для сравнения в табл. 1 приведены основные компоненты обоих видов технологий.

Таблица 1. Сопоставление основных компонентов технологий

5.2. Новая информационная технология

Информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов общества. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, смена которых определялась главным образом развитием научно-технического прогресса, появлением новых технических средств переработки информации. В современном обществе основным техническим средством технологии переработки информации служит персональный компьютер, который существенно повлиял как на концепцию построения и использования технологических процессов, так и на качество результатной информации. Внедрение персонального компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап развития информационной технологии и, как следствие, изменение ее названия за счет присоединения одного из синонимов: "новая", "компьютерная" или "современная".

Прилагательное "новая" подчеркивает новаторский, а не эволюционный характер этой технологии. Ее внедрение является новаторским актом в том смысле, что она существенно изменяет содержание различных видов деятельности в организациях. В понятие новой информационной технологии включены также коммуникационные технологии, которые обеспечивают передачу информации разными средствами, а именно - телефон, телеграф, телекоммуникации, факс и др. В табл. 2 приведены основные характерные черты новой информационной технологии.

Таблица 2. Основные характеристики новой

информационной технологии

Новая информационная технология - информационная технология с "дружественным" интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства.

Прилагательное "компьютерная" подчеркивает, что основным техническим средством ее реализации является компьютер.

Три основных принципа новой (компьютерной) информационной технологии:

· интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером;

· интегрированность (стыковка, взаимосвязь) с другими программными продуктами;

· гибкость процесса изменения как данных, так и постановок задач.

По-видимому, более точным следует считать все же термин новая, а не компьютерная информационная технология, поскольку он отражает в ее структуре не только технологии, основанные на использовании компьютеров, но и технологии, основанные на других технических средствах, особенно на средствах, обеспечивающих телекоммуникацию.

5.3. Инструментарий информационной технологии

Реализация технологического процесса материального производства осуществляется с помощью различных технических средств, к которым относятся: оборудование, станки, инструменты, конвейерные линии и т.п.

По аналогии и для информационной технологии должно быть нечто подобное. Такими техническими средствами производства информации будет являться аппаратное, программное и математическое обеспечение этого процесса. С их помощью производится переработка первичной информации в информацию нового качества. Выделим отдельно из этих средств программные продукты и назовем их инструментарием, а для большей четкости можно его конкретизировать, назвав программным инструментарием информационной технологии. Определим это понятие.

Инструментарий информационной технологии - один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.

В качестве инструментария можно использовать следующие распространенные виды программных продуктов для персонального компьютера: текстовый процессор (редактор), настольные издательские системы, электронные таблицы, системы управления базами данных, электронные записные книжки, электронные календари, информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, для маркетинга и пр.), экспертные системы и т.д.

Как соотносятся информационная технология и информационная система

Информационная технология тесно связана с информационными системами, которые являются для нее основной средой. На первый взгляд может показаться, что введенные в учебнике определения информационной технологии и системы очень похожи между собой. Однако это не так.

Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах. Основная цель информационной технологии - в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить необходимую для пользователя информацию.

Информационная система является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические и программные средства связи и т.д. Основная цель информационной системы - организация хранения и передачи информации. Информационная система представляет собой человеко-компьютерную систему обработки информации.

Реализация функций информационной системы невозможна без знания ориентированной на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы.

Пример 2 . Информационная технология работы в среде текстового процессора Word 6.0, который не является информационной системой. Информационная технология мультимедиа, где с помощью телекоммуникационной связи осуществляются передача и обработка на компьютере изображения и звука.

Таким образом, информационная технология является более емким понятием, отражающим современное представление о процессах преобразования информации в информационном обществе. В умелом сочетании двух информационных технологий - управленческой и компьютерной - залог успешной работы информационной системы.

Ниже представлены более узкие, нежели введенные ранее, определения информационной системы и технологии, реализованных средствами компьютерной техники.

Информационная технология – совокупность четко определенных целенаправленных действий персонала по переработке информации на компьютере.

Информационная система – человеко-компьютерная система для поддержки принятия решений и производства информационных продуктов, использующая компьютерную информационную технологию.

5.4. Составляющие информационной технологии

Используемые в производственной сфере такие технологические понятия, как норма, норматив, технологический процесс, технологическая операция и т.п., могут применяться и в информационной технологии. Прежде чем разрабатывать эти понятия в любой технологии, в том числе и в информационной, всегда следует начинать с определения цели. Затем следует попытаться провести структурирование всех предполагаемых действий, приводящих к намеченной цели, и выбрать необходимый программный инструментарий.

На рис . 2 технологический процесс переработки информации представлен в виде иерархической структуры по уровням:

Рис. 2. Представление информационной технологии в виде иерархической структуры, состоящей из этапов, действий, операций

· 1-й уровень – этапы, где реализуются сравнительно длительные технологические процессы, состоящие из операций и действий последующих уровней.

Пример 3 . Как следует понимать этап информационной технологии. Технология создания шаблона формы документа и среде текстового процессора Word 6.0 состоит из следующих этапов:

этап 1 - создание постоянной части формы в виде текстов и таблиц;

этап 2 - создание постоянной части формы в виде кадра, куда затем помещается рисунок;

этап 3 - создание переменной части формы;

этап 4 - защита и сохранение формы.

· 2-й уровень – операции, в результате выполнения которых будет создан конкретный объект в выбранной на 1-м уровне программной среде.

Пример.4 . Как следует понимать операцию информационной технологии. Рассмотрим этап 2 (см. пример 4) технологии создания постоянной части формы документа в виде кадра в среде текстового процессора Word 6.0, который состоит из следующих операций:

операция I - создание кадра;

операция 2 - настройка кадра;

операция 3 - внедрение в кадр рисунка.

· 3-й уровень – действия - совокупность стандартных для каждой программной среды приемов работы, приводящих к выполнению поставленной в соответствующей операции цели. Каждое действие изменяет содержание экрана.

Пример 5 . Как следует понимать действие информационной технологии. Рассмотрим операцию 3 (см. пример 4) - внедрение в кадр рисунка в среде текстового процессора Word 6.0, которая состоит из следующих действий:

действие 1 - установка курсора в кадре;

действие 2 - выполнение команды ВСТАВКА, Рисунок;

действие 3 - установка значений параметров в диалоговом окне.

· 4-й уровень - элементарные операции по управлению мышью и клавиатурой.

Пример 6 . Как следует понимать элементарную операцию информационной технологии. Ею может быть: ввод команды, нажатие правой кнопки мыши, выбор пункта меню и т.п.

Необходимо понимать, что освоение информационной технологии и дальнейшее её использование должны свестись к тому, что вы должны сначала хорошо овладеть набором элементарных операций, число которых ограничено. Из этого ограниченного числа элементарных операций в разных комбинациях составляется действие, а из действий, также в разных комбинациях, составляются операции, которые определяют тот или иной технологический этап. Совокупность технологических этапов образует технологический процесс (технологию).

Информационная технология, как и любая другая, должна отвечать следующим требованиям:

· обеспечивать высокую степень расчленения всего процесса обработки информации на этапы (фазы), операции, действия;

· включать весь набор элементов, необходимых для достижения поставленной цели;

· иметь регулярный характер. Этапы, действия, операции технологического процесса могут быть стандартизированы и унифицированы, что позволит более эффективно осуществлять целенаправленное управление информационными процессами.

ТЕМА 6. ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

6.1. Компьютерные технологии интеллектуальной поддержки управленческих решений в автоматизированных системах управления

Говоря о проблемах управления в научной среде, обычно вводят терминологию «Лицо, принимающее решения, или ЛПР» и рассматривают информационную систему как инструмент интеллектуальной поддержки управленческих решений ЛПР, которые должны опираться на объективную оценку объекта управления. Предметной областью интеллектуальной информационной технологии является процедура анализа, прогноза, принятия решений - наиболее сложная, интеллектуальная процедура выполняется человеком на базе подготовленных данных, знаний, их моделей, правил работы со знаниями и моделями, альтернативных решений.

Говоря об автоматизированной системе управления (АСУ), имеют в виду компьютерную систему предприятия, в которой заложены определенные правила его работы. В основе интеллектуальной поддержки хозяйственной деятельности предприятия лежат методы анализа хозяйственной деятельности, бюджетирования, планирования, контроля, которые позволяют строить процессы деятельности с опорой на автоматизированные знания, то есть на заложенные в компьютерную систему причинно-следственные связи, а не просто на выборку информации из базы учетных данных.

Интеллектуальную поддержку предоставляют компьютерные программы, заключающие внутри себя механизмы логического вывода или дающие рекомендацию к практическим действиям на основе заложенного в них опыта экспертов, и правильная организация труда менеджера сегодня обязательно связана с применением таких систем. Она часто бывает реализована внутри автоматизированных систем управления и всегда - внутри систем поддержки принятия решений и экспертных систем.

Автоматизация управления необходима в тех случаях, когда физиологических и психологических возможностей персонала недостаточно для управления данным процессом, система управления находится в среде, опасной для жизни и здоровья человека, участие человека в управлении процессом требует от него слишком специализированной квалификации.

Автоматизированная система управления (АСУ) – комплекс аппаратных и программных средств, предназначенный для реализации функций управления процессами предприятия. Традиционный подход к построению автоматизированной системы управления заключается в применении целевых функций математического анализа к системе управляемого объекта и управляющих устройств, в которых часть функций управления выполняет человек. Цель применения АСУ - анализ данных предметной области на основе заложенных внутри АСУ знаний (семантики информации).

Если автоматизированное управление применяется для организации производства, тогда в нем реализуются принципы MIS (Management Information System, управляющих информационных систем), MES (Manufacturing Execution System, производственных исполнительных систем) и LIMS (Laboratory Information Management System, систем управления лабораторными потоками работ). Для реализации управления технологическим процессом применяются системы и принципы SCADA (Supervisory Control And Data Acquisition, диспетчерского управления и сбора данных). Для управления ресурсами предприятия методологии – MRP, MRP2, ERP.

6.2. Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе табличных процессоров

При решении различных аналитических задач в управленческой практике часто приходится обрабатывать информацию в табличной форме с помощью офисного табличного процессора Microsoft Excel. Он позиционируется как программа для анализа данных и обладает современными аналитическими возможностями, расширяя возможности бизнеса современным математическим аппаратом, деловые процедуры мировыми международными правилами, единое информационное поле организации мировым экономическим и образовательным опытом. Табличный процессор является обязательной составляющей любого интегрированного пакета или офисной системы. Диапазон возможных применений табличных процессоров весьма широк: от учета ресурсов до сложного операционного и финансово-экономического планирования, анализа и прогнозирования.

Справочная система описывает функции современного табличного процессора MS Excel 2007. К ним относится настройка, специальные возможности использования сочетаний клавиш, преобразование файлов и решение вопросов совместимости, управление книгой, ввод и изменение данных, выделения и переходы, копирование и перемещение данных, форматирование данных и чисел, управление листами, использование структурированных ссылок, создание и удаление таблиц (в прошлых версиях Excel - списков), преобразование таблиц в диапазоны данных, создание итогов в таблице, создание, изменение и удаление вычисляемого столбца в таблице, добавление и удаление строк и столбцов, включение и отключение заголовков, печать таблицы, экспорт данных в SharePoint, проверка орфографии, работа с формулами и именами, использование функций, фильтрация, сортировка и условное форматирование данных, суммирование, объединение и структурирование данных, проверка данных, импорт данных, создание сводных таблиц и сводных диаграмм, анализ и прогнозирование, работа с XML, использование диаграмм, управление безопасностью и конфиденциальностью, использование макросов, использование Веб-гиперссылок, программирование объектов, использование другого языка, использование надстроек, работа с графическими объектами, публикация с помощью служб Excel на сервере SharePoint Server, функции совместной работы.

Табличный процессор Excel позиционируется как программа для анализа данных, поэтому функции анализа данных и прогнозирования необходимо рассмотреть более подробно.

Встроенные средства анализа позволяют получить несколько значений результата, обусловленные изменением отдельных исходных данных. Это формулы, переменные и массивы в формулах, ссылки на ячейки, именованные объекты, функции и операторы, таблицы данных. Таблицы данных предоставляют способ создания сценариев «что-если» для анализа быстрого расчета нескольких вариантов в рамках одной операции и способ просмотра и сравнения результатов различных вариантов расчета на одном листе.

При проведении сложного статистического или инженерного анализа можно упростить процесс и сэкономить время, используя надстройку «Пакет анализа». Для анализа данных с помощью этого пакета следует указать входные данные и выбрать параметры; расчет будет выполнен с помощью подходящей статистической или инженерной макрофункции, а результат будет помещен в выходной диапазон. Надстройка «Пакет анализа» позволяет провести дисперсионный анализ, рассчитать корреляцию, ковариацию, описательную статистику, провести экспоненциальное сглаживание, F-тест для выявления равенства или различия дисперсий, анализ Фурье, рассчитать скользящее среднее, сгенерировать случайные числа, создать выборку из генеральной совокупности, проранжировать набор данных, провести регрессию, проверить равенство средних значений генеральной совокупности по выборке (T-тест) и проверить гипотезы о неразличии между средними двух генеральных совокупностей (Z-тест).

Если известен результат, который требуется вычислить при помощи формулы, но неизвестны значения, которые необходимо ввести для получения этого результата, можно воспользоваться средством «Подбор параметра». С его помощью можно, например, изменять процентную ставку в ячейке до тех пор, пока размер платежа в результатной ячейке не станет нужным.

Некоторые инструменты позволяют представить результаты анализа в графическом виде.

6.3. Информационная технология обработки данных

Характеристика и назначение

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности (см. рис. 3.3) персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

· обработка данных об операциях, производимых фирмой;

· создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;

· получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

Пример 7. Примеры рутинных операций:

· операция проверки на соответствие нормативу уровня запасов указанных товаров на складе. При уменьшении уровня запаса выдастся заказ поставщику с указанием потребного количества товара и сроков поставки;

· операция продажи товаров фирмой, в результате которой формируется выходной документ для покупателя в виде чека или квитанции.

Пример контрольного отчета: ежедневный отчет о поступлениях и выдачах наличных средств банком, формируемый в целях контроля баланса наличных средств.

Пример запроса: запрос к базе данных по кадрам, который позволит получить данные о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определенной должности.

Существует несколько особенностей, связанных с обработкой данных, отличающих данную технологию от всех прочих:

· выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;

· решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;

· выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;

· выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;

· использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;

· акцент на хронологию событий;

· требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.

Основные компоненты

Представим основные компоненты информационной технологии обработки данных (рис. 3) и приведем их характеристики.

Сбор данных. По мере того как фирма производит продукцию или услуги, каждое ее действие сопровождается соответствующими записями данных. Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо как операции, производимые фирмой.

Рис. 3. Основные компоненты информационной технологии обработки данных

Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции:

· классификация или группировка. Первичные данные обычно имеют вид кодов, состоящих из одного или нескольких символов. Эти коды, выражающие определенные признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей.

· сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;

· вычисления, включающие арифметические и логические операции. Эти операции, выполняемые над данными, дают возможность получать новые данные;

· укрупнение или агрегирование, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.

Хранение данных. Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы данных.

Создание отчетов (документов). В информационной технологии обработки данных необходимо создавать документы для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнеров. При этом документы или в связи с проведенной фирмой операцией так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года.

6.4. Информационная технология управления

Характеристика и назначение

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

ИС управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном: будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

· оценка планируемого состояния объекта управления;

· оценка отклонений от планируемого состояния;

· выявление причин отклонений;

· анализ возможных решений и действий.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов.

Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям.

Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования:

· отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;

· сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;

· все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;

· в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.

Основные компоненты

Основные компоненты информационной технологии управления показаны на рис. 4.

Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.

Рис. 4. Основные компоненты информационной технологии управления

Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

1) данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

2) планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

6.5. Автоматизация офиса

Характеристика и назначение

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса (рис. 5) призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Рис. 5. Основные компоненты автоматизации офиса

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса; текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Основные компоненты

База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Пример 8. В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья.

Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и др. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты, по сравнению с электронной, является то, что она проще и при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор . Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

· ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;

· обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);

· вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;

· качественное оформление табличных форм представления данных;

· многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

· проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

· проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.

Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

· создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

· заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;

· заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видео текста.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображении может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

Следует напомнить, что идея хранения изображений не нова и реализовывалась раньше на основе микрофильмов и микрофиш. Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения - оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.

Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:

· работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;

· количество участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;

· программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи;

· перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;

· должны быть организованы запись конференции и ее хранение;

· запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.

Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение. Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:

· односторонняя видео- и аудиосвязь. Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям;

· односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться даться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;

· двухсторонняя видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используются двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

6.6. Информационная технология поддержки принятия решений

Характеристика и назначение

Системы поддержки принятия решений и соответствующая им информационная технология появились усилиями в основном американских ученых в конце 70-х - начале 80-х гг., чему способствовали широкое распространение персональных компьютеров, стандартных пакетов прикладных программ, а также успехи в создании систем искусственного интеллекта.

Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии, происходит в результате итерационного процесса (рис. 5), в котором участвуют:

· система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления;

· человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.

Рис. 5. Информационная технология поддержки принятия решений

как итерационный процесс

Окончание итерационного процесса происходит по воле человека. В этом случае можно говорить о способности информационной системы совместно с пользователем создавать новую информацию для принятия решений.

Дополнительно к этой особенности информационной технологии поддержки принятия решений можно указать еще ряд ее отличительных характеристик:

· ориентация на решение плохо структурированных (формализованных) задач;

· сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей и методами решения задач на их основе;

· направленность на непрофессионального пользователя компьютера;

· высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя.

Информационная технология поддержки принятия решений может использоваться на любом уровне управления. Кроме того, решения, принимаемые на различных уровнях управления, часто должны координироваться. Поэтому важной функцией и систем, и технологий является координация лиц, принимающих решения как на разных уровнях управления, так и на одном уровне.

Основные компоненты

Рассмотрим структуру системы поддержки принятия решений (рис. 6), а также функции составляющих ее блоков, которые определяют основные технологические операции.

Рис. 6. Основные компоненты информационной технологии поддержки принятия решений

В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента: база данных, база моделей и программная подсистема, которая состоит из системы управления базой данных (СУБД), системы управления базой моделей (СУБМ) и системы управления интерфейсом между пользователем и компьютером.

База данных. Она играет в информационной технологии поддержки принятия решений важную роль. Данные могут использоваться непосредственно пользователем для расчетов при помощи математических моделей. Рассмотрим источники данных и их особенности.

1. Часть данных поступает от информационной системы операционного уровня. Чтобы использовать их эффективно, эти данные должны быть предварительно обработаны. Для этого имеются две возможности:

· использовать для обработки данных об операциях фирмы систему управления базой данных, входящую в состав системы поддержки принятия решений;

· сделать обработку за пределами системы поддержки принятия решений, создав для этого специальную базу данных. Этот вариант более предпочтителен для фирм, производящих большое количество коммерческих операций. Обработанные данные об операциях фирмы образуют файлы, которые для повышения надежности и быстроты доступа хранятся за пределами системы поддержки принятия решений.

2. Помимо данных об операциях фирмы для функционирования системы поддержки принятия решений требуются и другие внутренние данные, например данные о движении персонала, инженерные данные и т.п., которые должны быть своевременно собраны, введены и поддержаны.

3. Важное значение, особенно для поддержки принятия решений на верхних уровнях управления, имеют данные из внешних источников. В числе необходимых внешних данных следует указать данные о конкурентах, национальной и мировой экономике. В отличие от внутренних данных, внешние данные обычно приобретаются у специализирующихся на их сборе организаций.

4. В настоящее время широко исследуется вопрос о включении в базу данных еще одного источника данных - документов, включающих в себя записи, письма, контракты, приказы и т.п. Если содержание этих документов будет записано в памяти и затем обработано по некоторым ключевым характеристикам (поставщикам, потребителям, датам, видам услуг и др.), то система получит новый мощный источник информации.

Система управления данными должна обладать следующими возможностями:

· составление комбинаций данных, получаемых из различных источников, посредством использования процедур агрегирования и фильтрации;

· быстрое прибавление или исключение того или иного источника данных;

· построение логической структуры данных в терминах пользователя;

· использование и манипулирование неофициальными данными для экспериментальной проверки рабочих альтернатив пользователя;

· обеспечение полной логической независимости этой базы данных от других операционных баз данных, функционирующих в рамках фирмы.

База моделей. Целью создания моделей являются описание и оптимизация некоторого объекта или процесса. Использование моделей обеспечивает проведение анализа в системах поддержки принятия решений. Модели, базируясь на математической интерпретации проблемы, при помощи определенных алгоритмов способствуют нахождению информации, полезной для принятия правильных решений.

Пример 9. Модель линейного программирования дает возможность определить наиболее выгодную производственную программу выпуска нескольких видов продукции при заданных ограничениях на ресурсы.

Использование моделей в составе информационных систем началось с применения статистических методов и методов финансового анализа, которые реализовывались командами обычных алгоритмических языков. Позже были созданы специальные языки, позволяющие моделировать ситуации типа "что будет, если ?" или "как сделать, чтобы?". Такие языки, созданные специально для построения моделей, дают возможность построения моделей определенного типа, обеспечивающих нахождение решения при гибком изменении переменных.

Существует множество типов моделей и способов их классификации, например, по цели использования, области возможных приложений, способу оценки переменных и т. п.

По цели использования модели подразделяются на оптимизационные, связанные с нахождением точек минимума или максимума некоторых показателей (например, управляющие часто хотят знать, какие их действия ведут к максимизации прибыли или минимизации затрат), и описательные, описывающие поведение некоторой системы и не предназначенные для целей управления (оптимизации).

По способу оценки модели классифицируются на детерминистские, использующие оценку переменных одним числом при конкретных значениях исходных данных, и стохастические, оценивающие переменные несколькими параметрами, так как исходные данные заданы вероятностными характеристиками.

Детерминистские модели более популярны, чем стохастические, потому что они менее дорогие, их легче строить и использовать. К тому же часто с их помощью получается вполне достаточная информация для принятия решения.

По области возможных приложений модели разбираются на специализированные, предназначенные для использования только одной системой, и универсальные – для использования несколькими системами.

Специализированные модели более дорогие, они обычно применяются для описания уникальных систем и обладают большей точностью.

В системах поддержки принятия решения база моделей состоит из стратегических, тактических и оперативных моделей, а также математических моделей в виде совокупности модельных блоков, модулей и процедур, используемых как элементы для их построения (см. рис. 4.5).

Стратегические модели используются на высших уровнях управления для установления целей организации, объемов ресурсов, необходимых для их достижения, а также политики приобретения и использования этих ресурсов. Они могут быть также полезны при выборе вариантов размещения предприятий, прогнозировании политики конкурентов и т.п. Для стратегических моделей характерны: значительная широта охвата, множество переменных, представление данных в сжатой агрегированной форме. Часто эти данные базируются на внешних источниках и могут иметь субъективный характер. Горизонт планирования в стратегических моделях, как правило, измеряется в годах. Эти модели обычно детерминистские, описательные, специализированные для использования на одной определенной фирме.

Тактические модели применяются управляющими среднего уровня для распределения и контроля использования имеющихся ресурсов. Среди возможных сфер их использования следует указать: финансовое планирование, планирование требований к работникам, планирование увеличения продаж, построение схем компоновки предприятий. Эти модели применимы обычно лишь к отдельным частям фирмы (например, к системе производства и сбыта) и могут также включать в себя агрегированные показатели. Временной горизонт, охватываемый тактическими моделями, может составлять от одного месяца до двух лет. Здесь также могут потребоваться данные из внешних источников, но основное внимание при реализации данных моделей должно быть уделено внутренним данным фирмы. Обычно тактические модели реализуются как детерминистские, оптимизационные и универсальные.

Оперативные модели используются на низших уровнях управления для поддержки принятия оперативных решений с горизонтом, измеряемым днями и неделями. Возможные применения этих моделей включают в себя ведение дебиторских счетов и кредитных расчетов, календарное производственное планирование, управление запасами и т.д. Оперативные модели обычно используют для расчетов внутрифирменные данные. Они, как правило, детерминистские, оптимизационные и универсальные (т.е. могут быть использованы в различных организациях).

Математические модели состоят из совокупности модельных блоков, модулей и процедур, реализующих математические методы. Сюда могут входить процедуры линейного программирования, статистического анализа временных рядов, регрессионного анализа и т.п.

Система управления базой моделей должна обладать следующими возможностями: создавать новые модели или изменять существующие, поддерживать и обновлять параметры моделей, манипулировать моделями.

Система управления интерфейсом. Эффективность и гибкость информационной технологии во многом зависят от характеристик интерфейса системы поддержки принятия решений. Интерфейс определяет: язык пользователя; язык сообщений компьютера, организующий диалог на экране дисплея; знания пользователя.

Язык пользователя – это те действия, которые пользователь производит в отношении системы путем использования возможностей клавиатуры; электронных карандашей, пишущих на экране; джойстика; "мыши"; команд, подаваемых голосом, и т.п. Наиболее простой формой языка пользователя является создание форм входных и выходных документов. Получив входную форму (документ), пользователь заполняет его необходимыми данными и вводит в компьютер. Система поддержки принятия решений производит необходимый анализ и выдает результаты в виде выходного документа установленной формы.

Значительно возросла за последнее время популярность визуального интерфейса. С помощью манипулятора "мышь" пользователь выбирает представленные ему на экране в форме картинок объекты и команды, реализуя таким образом свои действия.

Управление компьютером при помощи человеческого голоса - самая простая и поэтому самая желанная форма языка пользователя. Она еще недостаточно разработана и поэтому малопопулярна. Существующие разработки требуют от пользователя серьезных ограничений: определенного набора слов и выражений; специальной надстройки, учитывающей особенности голоса пользователя; управления в виде дискретных команд, а не в виде обычной гладкой речи. Технология этого подхода интенсивно совершенствуется, и в ближайшем будущем можно ожидать появления систем поддержки принятия решений, использующих речевой ввод информации.

Язык сообщений – это то, что пользователь видит на экране дисплея (символы, графика, цвет), данные, полученные на принтере, звуковые выходные сигналы и т.п. Важным измерителем эффективности используемого интерфейса является выбранная форма диалога между пользователем и системой. В настоящее время наиболее распространены следующие формы диалога: запросно-ответный режим, командный режим, режим меню, режим заполнения пропусков в выражениях, предлагаемых компьютером.

Каждая форма в зависимости от типа задачи, особенностей пользователя и принимаемого решения может иметь свои достоинства и недостатки.

Долгое время единственной реализацией языка сообщений был отпечатанный или выведенный на экран дисплея отчет или сообщение. Теперь появилась новая возможность представления выходных данных - машинная графика. Она дает возможность создавать на экране и бумаге цветные графические изображения в трехмерном виде. Использование машинной графики, значительно повышающее наглядность и интерпретируемость выходных данных, становится все более популярным в информационной технологии поддержки принятия решений.

За последние несколько лет наметилось новое направление, развивающее машинную графику, – мультипликация. Мультипликация оказывается особенно эффективной для интерпретации выходных данных систем поддержки принятия решений, связанных с моделированием физических систем и объектов.

Пример 10. Система поддержки принятия решений, предназначенная для обслуживания клиентов в банке, с помощью мультипликационных моделей может реально просмотреть различные варианты организации обслуживания в зависимости от потока посетителей, допустимой длины очереди, количества пунктов обслуживания и т.п.

В ближайшие годы следует ожидать использования в качестве языка сообщений человеческого голоса. Сейчас эта форма применяется в системе поддержки принятия решений сферы финансов, где в процессе генерации чрезвычайных отчетов голосом поясняются причины исключительности той или иной позиции.

Знания пользователя – это то, что пользователь должен знать, работая с системой. К ним относятся не только план действий, находящийся в голове у пользователя, но и учебники, инструкции, справочные данные, выдаваемые компьютером.

Совершенствование интерфейса системы поддержки принятия решений определяется успехами в развитии каждого из трех указанных компонентов. Интерфейс должен обладать следующими возможностями:

· манипулировать различными формами диалога, изменяя их в процессе принятия решения по выбору пользователя;

· передавать данные системе различными способами;

· получать данные от различных устройств системы в различном формате;

· гибко поддерживать (оказывать помощь по запросу, подсказывать) знания пользователя.

Пример постановки задачи системы поддержки принятия решения

Примером СППР может служить задача бюджетирования коммерческой деятельности, которая содержит последовательность составления операционных бюджетов, бюджетов движения денежных средств и итоговых бюджетов. К операционным бюджетам, совокупность которых позволяет выявить ожидаемый объем спроса, относятся:

· Бюджет (план) продаж - прогноз спроса в объемно-календарном выражении, прогноз продажных цен с учетом динамики торгов и расчет финансового плана продаж и финансового результата, необходимого для оценки себестоимости продукции и эффективности производственной деятельности.

· Производственный план строится с использованием объемных показателей бюджета продаж, прогноза страхового и переходящего запаса для минимизации всевозможных рисков, связанных с непредвиденными ситуациями в продажах и производстве.

· План потребности в материалах и закупки материалов рассчитывается на основе данных производственного плана с учетом данных прогноза калькуляции, на основании которого определяются финансовые потребности производства в оплате материалов.

· План по рабочей силе предусматривает проверку выполнимости производственного плана на доступных мощностях, а так же учитывает прогнозы затрат и издержек на производственную программу, связанные с обеспечением технологического процесса с учетом норм затрат труда и обеспечивающего производства.

· Бюджет вспомогательных (постоянных) расходов прогнозирует будущие совокупно-цеховые и заводские постоянные расходы (например энергии, аренды, страховки, вспомогательного труда и материалов) и расходы непроизводственного характера.

· Бюджет коммерческих расходов затрат на обслуживание продаж состоит из прогнозов постоянной ежемесячной и переменной на единицу продукции частей и необходим для оценки эффективности продаж.

После составления операционных бюджетов составляются бюджеты движения денежных средств с целью выявить способность предприятия своевременно оплачивать счета:

· Бюджет поступлений , учитывающий закрывающий баланс счетов клиентов, а так же прогнозирует динамику поступлений.

· Бюджет платежей прогнозирует динамику оплаты закупок, например, когда одни заказы оплачиваются в месяце покупки, а другие – в следующем месяце.

· Бюджет движения средств учитывает динамику сбора поступлений, расхода платежей и другие денежные расходы и поступления, связанные с обеспечением деятельности компании (издержек производства и коммерческих расходов).

· Бюджет финансирования и погашения кредитов – прогнозирует объемы возможных кредитов в случае дефицита средств.

· Итоговыми бюджетами, раскрывающими финансовую ситуацию, являются отчет о полной производственной себестоимости и отчет о плановых прибылях и убытках, плановый баланс.

· Примеры информационных технологий поддержки принятия решения: Biz Planner, Project Expert Holding (бизнес – планирование), Management Marketing (управление маркетингом).

6.7. Информационная технология экспертных систем

Характеристика и назначение

Экспертная система - это компьютерная программа, формализующая процесс принятия решений человеком. Назначение экспертных систем - формирование и вывод рекомендаций в зависимости от текущей ситуации, которая описывается совокупностью сведений, данных, вводимых пользователем в диалоговом режиме. Выдаваемые компьютером рекомендации должны соответствовать рекомендациям специалиста высокой квалификации.

Экспертная система предназначена для предоставления менеджеру или специалисту консультаций экспертов по любым проблемам, о которых этими системами накоплены знания. Экспертная система является моделью лица, принимающего решения, ЛПР.

Решение специальных задач требует специальных знаний. Однако не каждая компания может себе позволить держать в штате экспертов по всем связанным с ее работой проблемам или приглашать каждый раз, когда проблема возникла. Экспертные (советующие) системы позволяют получить от эксперта знания и, загрузив их в память компьютера в виде причинно-следственных зависимостей, использовать всякий раз, когда возникнет необходимость. Экспертная система позволяет ЛПР принять решение, превосходящее его возможности и в процессе решения поясняет выводы, что оказывается более важным для пользователя, чем само решение.

Сходство информационных технологий, используемых в экспертных системах и системах поддержки принятия решений, состоит в том, что обе они обеспечивают высокий уровень поддержки принятия решений. Однако имеются три существенных различия . Первое связано с тем, что решение проблемы в рамках систем поддержки принятия решений отражает уровень ее понимания пользователем и его возможности получить и осмыслить решение. Технология экспертных систем, наоборот, предлагает пользователю принять решение, превосходящее его возможности. Второе отличие указанных технологий выражается в способности экспертных систем пояснять свои рассуждения в процессе получения решения. Очень часто эти пояснения оказываются более важными для пользователя, чем само решение. Третье отличие связано с использованием нового компонента информационной технологии - знаний.

Основные компоненты

Основными компонентами информационной технологии, используемой в экспертной системе, являются (рис. 7):

· интерфейс пользователя,

· база знаний,

· интерпретатор,

· модуль создания системы.

·

Рис. 7. Основные компоненты информационной технологии экспертных систем

Интерфейс пользователя. Менеджер (специалист) использует интерфейс для ввода информации и команд в экспертную систему и получения выходной информации из нее. Команды включают в себя параметры, направляющие процесс обработки знаний. Информация обычно выдается в форме значений, присваиваемых определенным переменным.

Менеджер может использовать четыре метода ввода информации: меню, команды, естественный язык и собственный интерфейс.

Технология экспертных систем предусматривает возможность получать в качестве выходной информации не только решение, но и необходимые объяснения. Различают два вида объяснений:

· объяснения, выдаваемые по запросам. Пользователь в любой момент может потребовать от экспертной системы объяснения своих действий;

· объяснения полученного решения проблемы. После получения решения пользователь может потребовать объяснений того, как оно было получено. Система должна пояснить каждый шаг своих рассуждении, ведущих к решению задачи.

Хотя технология работы с экспертной системой не является простой, пользовательский интерфейс этих систем является дружественным и обычно не вызывает трудностей при ведении диалога.

База знаний. Она содержит факты, описывающие проблемную область, а также логическую взаимосвязь этих фактов. Центральное место в базе знаний принадлежит правилам. Правило определяет, что следует делать в данной конкретной ситуации, и состоит из двух частей: условия, которое может выполняться или нет, и действия, которое следует произвести, если условие выполняется.

Все используемые в экспертной системе правила образуют систему правил, которая даже для сравнительно простой системы может содержать несколько тысяч правил.

Все виды знаний в зависимости от специфики предметной области и квалификации проектировщика (инженера по знаниям) с той или иной степенью адекватности могут быть представлены с помощью одной либо нескольких семантических моделей.

Интерпретатор. Это часть экспертной системы, производящая в определенном порядке обработку знаний (мышление), находящихся в базе знаний. Технология работы интерпретатора сводится к последовательному рассмотрению совокупности правил (правило за правилом). Если условие, содержащееся в правиле, соблюдается, выполняется определенное действие, и пользователю предоставляется вариант решения его проблемы.

Кроме того, во многих экспертных системах вводятся дополнительные блоки: база данных, блок расчета, блок ввода и корректировки данных. Блок расчета необходим в ситуациях, связанных с принятием управленческих решений. При этом важную роль играет база данных, где содержатся плановые, физические, расчетные, отчетные и другие постоянные или оперативные показатели. Блок ввода и корректировки данных используется для оперативного и своевременного отражения текущих изменений в базе данных.

Модуль создания системы. Он служит для создания набора (иерархии) правил. Существуют два подхода, которые могут быть положены в основу модуля создания системы: использование алгоритмических языков программирования и использование оболочек экспертных систем.

Для представления базы знаний специально разработаны языки Лисп и Пролог, хотя можно использовать и любой известный алгоритмический язык.

Оболочка экспертных систем представляет собой готовую программную среду, которая может быть приспособлена к решению определенной проблемы путем создания соответствующей базы знаний. В большинстве случаев использование оболочек позволяет создавать экспертные системы быстрее и легче в сравнении с программированием.

Экспертная система мониторинга состояния корпоративной информационной сети - OMEGAMON фирмы Candle (IBM с 2004 г.). Оболочки экспертных систем – это CLIPS, G2.

ТЕМА 7. Интегрированные программные пакеты

7.1. Организация интегрированных программных пакетов

Интегрированной системой называется: автоматизированная система (в широком значении), обеспечивающая различные потребности (в том числе информационные, вычислительные, коммуникационные и/или другие) пользователей и поддерживающая единый порядок взаимодействия с пользователями, включая и способы представления данных; автоматизированная система, в которой данные перерабатываются по единой схеме на основе единых исходных правил для различных прикладных задач.

Интегрированные технологии представляют собой взаимосвязанную совокупность отдельных технологий, то есть объединение частей интегрированной системы с развитым информационным взаимодействием между ними.

Интегрированные программные пакеты предназначены для формирования информационной и аналитической среды отдельного пользователя или группы пользователей в пределах офиса или организации при децентрализованном подходе к обеспечению функций управления предприятием. С помощью интегрированных офисных пакетов ведется делопроизводство, контроль исполнения документов, составление отчетов, поиск информации, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами предприятия. Выполняются с помощью интегрированных офисных пакетов и экономические, бухгалтерские расчеты, решаются задачи анализа финансового состояния фирм.

Среди интегрированных систем программного обеспечения можно выделить: пакеты программных средств индивидуального использования (и интегрированные с операционной системой), в которых используется децентрализованная обработка информации, и пакеты программных средств централизованной обработки информации, интегрированные для работы в пределах распределенной сети офиса (предприятия).

Децентрализация хранения и обработки информации и использования технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем непосредственно на рабочих местах. В большинстве случаев технической основой децентрализованной обработки информации являются персональный компьютер и средства телекоммуникаций, а программной – интегрированные программные пакеты.

Достоинства децентрализованной информационной системы: информационные системы лучше отвечают деловым потребностям, пользователи хорошо понимают информацию; гибкость структуры обеспечивает простор инициативам пользователя; у пользователей гораздо больше автономии; уменьшаются телекоммуникационные затраты; цели использования ресурсов и усилий могут быть тщательно продуманы; усиление ответственности низшего звена сотрудников; системы меньше и проще, поэтому ими проще управлять, создавать и поддерживать.

Недостатки децентрализованной организации информационной системы: потенциальное дублирование ресурсов и возможность их неэффективного использования; проблемы с совместимостью и стандартизацией ресурсов из-за применения уникальных разработок; трудности с созданием и использованием сложных систем групповой разработки и реализации проектов; проблемы организации взаимодействия между подразделениями; неравномерность развития уровня информационной культуры и уровня автоматизации в разных подразделениях, нет места для специалистов с большим опытом по причине низкого общего уровня знаний и навыков; психологическое неприятие рекомендуемых централизованно стандартов и готовых программных продуктов.

Условия применения децентрализованного подхода к организации информационной системы: организация незначительна по размерам; существует потребность в скорости и гибкости информационного обслуживания; применяются различные операции, каждое подразделение выполняет специфическую работу, требует уникальный сервис; активно используют мотивацию сотрудников и делегирование полномочий; если имеется связь между производительностью и децентрализацией.

Централизованный (клиент-серверные системы) и децентрализованный (программные пакеты) подходы применяются одновременно имеется и мощный вычислительный центр (общая стратегия, обучение, помощь, стандарты и политика применения программных и технических средств), и локальные вычислительные ресурсы, объединенные в единую сеть.

7.2. Пакеты программных средств индивидуального использования

Для обозначения традиционной технологии решения экономических и управленческих задач используется термин предметная технология , которая представляет собой последовательность технологических этапов по модификации первичной информации в результатную. В этой связи пакетами программных средств индивидуального использования могут быть наборы универсальных средств решения специфических предметных задач управления.

Программный пакет, интегрированный с операционной системой Microsoft Windows включает в себя стандартные приложения, такие как браузер (Internet Explorer), почтовый клиент (Outlook Express), проигрыватель (Windows Media Player). С помощью технологий COM (ранее использовались OLE и DDE) компоненты могут встраиваться в другие приложения, в том числе и сторонних производителей. Эти продукты позиционируются как бесплатные и могут быть свободно скачаны с официального сайта Microsoft, однако для установки некоторых из них необходимо иметь действующую лицензию Microsoft Windows. Запуск этих программ под другими операционными системами возможен с помощью эмуляторов среды Windows. Существуют также версии некоторых из них, специально разработанные для других операционных систем. Эти версии уступают оригинальным версиям набором функций и возможностей, а также частотой обновления.

Вокруг факта включения таких стандартных продуктов в ОС Windows разгорается много споров и дискуссий, поскольку это создает серьёзное препятствие для распространения конкурирующих продуктов. Так, часто оспаривают лидерство и ставят под сомнение качество браузера Internet Explorer, объясняя его популярность вхождением в пакет Windows и плохой осведомленностью пользователей о наличии альтернатив. А в марте 2004 года Европейская Комиссия оштрафовала Майкрософт и обязала создать для продажи в Европе версию Windows без Windows Media Player. Сама компания Майкрософт продолжает отстаивать своё право включать свои продукты в пакет Windows и разрабатывает новые интегрированные продукты.

Пакет Microsoft Office «Для дома и учебы» предназначен для выполнения заданий дома и в школе. Будь то пользователь, создающий на домашнем компьютере цифровой альбом вырезок, или студент, носящий с собой переносной компьютер по студенческому городку, набор приложений поможет и тому и другому выполнить задание быстрее и легче. Новые функции расширяют возможности обработки текста, электронных таблиц и презентаций. Office для дома и учебы содержит: Excel -программу для анализа данных, OneNote - программу для создания заметок и управления ими, PowerPoint - программу для создания презентаций, Word -программа для создания документов.

7.3. Пакеты программных средств, интегрированные для работы в пределах офиса

В этих пакетах функциональная ИТ представляет собой системную интеграцию обеспечивающих ИТ, при которой реализуется какая-либо из предметных технологий. Проблема системной интеграции заключается в необходимости приведения различных ИТ к единому стандартному интерфейсу, обмену данными и др. Поэтому при выборе таких пакетов необходимо серьезное обоснование по той причине, что в различных предметных областях обеспечивающие технологии базируются на совершенно разных платформах. Например, работа сотрудника кредитного отдела банка с использованием ЭВМ обязательно предполагает применение совокупности банковских технологий оценки кредитоспособности ссудозаемщика, формирования кредитного договора и срочных обязательств, расчета графика платежей и других технологий, реализованных в какой-либо информационной технологии: СУБД, табличном процессоре. Степень интеграции офисных пакетов в функциональную технологию может оказаться не достаточным, временным решением.

Примером пакетов программных средств, интегрированных для офисов , является Microsoft Office 2007 - набор приложений, серверов и служб, обеспечивающих гибкость при выборе технологий и решений, в наибольшей степени отвечающих индивидуальным и корпоративным требованиям. Интернет-сайт Майкрософт представляет несколько вариантов этого набора:

· «Корпоративный» - для повышения эффективности работы предприятия. Организации, желающие преуспеть в глобальной экономике, основанной на информации, должны решать сложные задачи взаимодействия, автоматизации делопроизводства, управления сведениями предприятия и информацией о сотрудниках. Набор приложений Microsoft Office Корпоративный предоставляет организациям и их сотрудникам расширенные возможности, которые помогают облегчить совместную работу сотрудников и групп, позволяют оптимизировать рабочие процессы и управление информацией, способствуют глубокому пониманию стоящих перед организацией задач. Он содержит следующие продукты: Microsoft Office Access, Communicator, Excel, Groove, InfoPath, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word.

· «Профессиональный плюс» - для повышения производительности труда сотрудников. Для успешной конкуренции современные организации должны предоставлять своим сотрудникам и группам средства достижения новых уровней производительности и эффективности. С помощью набора приложений Microsoft Office Профессиональный плюс организации могут расширить возможности пользователей по оптимизации рабочих процессов — созданию бизнес-данных, управлению и обмену деловой информацией, а также по управлению сведениями предприятия для обеспечения более высоких уровней безопасности и соответствия системе качества. Office Профессиональный плюс содержит следующие продукты: Access, Communicator, Excel, InfoPath, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word.

· Пакет «Профессиональный» предназначен для управления информацией и плотным графиком. Постоянно занятому специалисту обычно приходится работать одновременно над несколькими задачами, управляя большими объемами информации и стараться уложиться в отведенные сроки. Набор приложений Профессиональный помогает работать с большей отдачей, лучше управлять важными деловыми данными и оперативно обмениваться ими с другими пользователями. Office Профессиональный содержит: Access, Excel, Outlook с Диспетчером контактов, PowerPoint, Publisher, Word. Outlook с Диспетчером контактов помогает сотрудникам совместно достигать цели, поставленные перед предприятием. Outlook 2007 с Диспетчером контактов - программа для управления данными о контактах и клиентах.

· Пакет для малого бизнеса ориентирован на то, чтобы в максимальной мере использовать труд каждого работника, все доступные ресурсы и возможности. Он способствует повышению индивидуальной производительности сотрудников и позволяет создавать документы профессионального вида, которые укрепляют положительную репутацию компании. Office для малого бизнеса содержит: Accounting Express, Excel, Outlook с Диспетчером контактов, PowerPoint, Publisher, Word.

· «Стандартный» – включает в себя наиболее часто используемые программные продукты (Excel, Outlook, PowerPoint, Word).

По сравнению со «Стандартным» набором программ, другие редакции имеют расширенных состав компонент. Например, они могут включать:

· Communicator - клиент объединенных коммуникаций;

· Groove - программа для организации совместной работы групп;

· InfoPath - программа для сбора данных;

· Publisher - программа для издательской бизнес-системы и создания маркетинговых материалов и др.

Опционально в любые офисные пакеты Microsoft могут быть интегрированы отдельные офисные приложения Microsoft, например Visio - решение для создания диаграмм и наглядного представления данных и Project - программа для управления проектами.

Кроме офисного пакета компании Microsoft, существуют также следующие пакеты:

· Lotus Smart Suite (компания IBM, http://www.lotus.com);

· WordPerfect Office (корпорация Corel, http://www.corel.com);

· StarOffice (компания Sun Microsystems, http://www.sun.com);

· EasyOffice (http://www.e-press.com);

· OpenOffice (http://www.openoffice.org).

7.4. Пакеты программных средств, интегрированные для распределенной работы в составе корпоративной сети

В таких пактах имеет место трансформация обеспечивающей информационной технологии в функциональную (модификация некоторого общеупотребительного инструментария в специальный) с помощью средств интеграции приложений (специальных надстроек) для работы в составе вычислительной сети. Примеры пакетов программных средств организации, интегрированных для работы в сети, включают:

Microsoft SharePoint Enterprise — всеохватывающий набор инструментов для рабочих групп и организаций, позволяющий собирать и объединять все типы информации, обеспечивающий быстрый поиск и дающий возможность совместно использовать важную информацию с сотрудниками, находящимися в других фирмах и регионах. SharePoint Server — это интегрированный пакет корпоративных приложений, который поможет увеличить производительность организации, удовлетворяя множество важных для бизнеса потребностей, таких как потребности в эффективной организации информации, принятии взвешенных решений и управлении бизнес-процессами, в необходимости снятия ограничений, мешающих коллективной работе. Лицензия на сервер необходима для каждого сервера. Для каждого пользователя требуется дополнительная CAL — лицензия, которая дает пользователю право на доступ к услугам сервера. В состав пакета входит SharePoint Designer - построитель веб-приложений SharePoint.

Microsoft Visual Studio Team System 2008 представляет собой систему для управления жизненным циклом приложений с соответствующими инструментами, процессами и пособиями. Она поддерживает управление сборками приложения.

Duet для Microsoft Office 2007 и SAP 1.5 предназначен для пользователей, которые строят свой бизнес на базе продуктов Microsoft и Business One. Duet - это совместный интегрированный пакет, позволяющий продуктам Мicrosoft взаимодействовать с SAP.

Performance Point Server – это интегрированное приложение, предназначенное для повышения эксплуатационной и финансовой производительности во всех отделах и на всех уровнях организации. С помощью Performance Point Server можно отслеживать текущие результаты, анализировать причины расхождений, а также полностью планировать бизнес, начиная от бюджета и кончая созданием управленческих отчетов.

В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных предприятия в домашних условиях, в гостинице, в транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов.

Тема 8. Организация информационных систем управления как процесс деятельности менеджера

8.1. Роль менеджера при организации системы управления

Специфика деятельности менеджера с использованием деловой системы заключается в том, что он организует сбор, хранение, обработку, предоставление и распространение экономической информации.

Экономическая информация - это совокупность сведений о социально-экономических процессах управления социально-экономической системой и коллективом людей. Она специфична большими объемами, многократным повторением циклов её обработки во времени, многообразием источников и потребителей, значительным удельным весом рутинных процедур обработки. Характеристики экономической информации – периодичность, понятность, уместность, надежность (достоверность), сопоставимость (во времени) и сравнимость с информацией других участников деловых отношений. В составе деловой информации выделяются макроэкономическая, финансовая, биржевая, коммерческая, статистическая информация и деловые новости.

В области применения информационных технологий управления на вопрос, какой должна быть система управления и как её разработать, отвечают технические стандарты. В настоящее время наиболее популярными стандартами для систем управления с применением ИТ являются стандарты: ISO 9000, TickIT, SEI SW-CMM.

Стандарты серии ISO 9000 - система качества международной организации по стандартизации разрабатывались для машиностроения, но являются наиболее известными и распространенными во всем мире. Они универсальны, признаны на мировом уровне независимо от отрасли, в которой функционирует компания (основное преимущество модели ISO). Для того, чтобы доказать соответствие требованиям ISO 9000, необходимо продемонстрировать 100%-ное соответствие модели ISO и получить сертификат. Вследствие универсальности необходимо использовать большое количество вспомогательных отраслевых и ISO стандартов.

Стандарт TickIT – широко известный национальный (британский) отраслевой стандарт, который регламентирует требования при разработке программного обеспечения, является вспомогательным к ISO 900Х в области применения информационных технологий, и базируется на модели ISO 9001:94. В отличие от модели ISO 9001, которая регламентирует "что необходимо сделать", разработчики данного стандарта попытались ответить на вопрос "как" можно выполнить требования, определенные в ISO 9001. TickIT объединяет в себе модель ISO 9001 с набором рекомендательных стандартов ISO 12207 и ISO 9000-3.

SEI SW-CMM ( Capability Maturity Model ) - модель зрелости процессов создания ПО) содержит подход к улучшению IT процессов за счет множества небольших внедряемых в компании улучшений. В модели SEI SW-CMM предусмотрен многоуровневый поэтапный подход к построению системы совершенствования процессов в отличии от модели ISO.

PM (Project Management) - управление проектами - приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта. Чаще всего работы проекта это планирование разработки (заказа), составление сметы, графика выполнения работ, управления требованиями, тестирование, внедрение, приемка выполненных работ. Чтобы удовлетворить требования и ожидания участников проекта, необходимо найти оптимальное сочетание между целями, сроками, затратами, качеством и другими характеристиками проекта.

Рекомендательный стандарт ISO 10006 «Менеджмент качества. Руководство качеством при управлении проектами» определяет подходы к управлению проектами и место управления проектами в обеспечении качества.

Экономические стандарты для IT отражают видение информационных процессов и объектов с точки зрения управления бизнесом. В стандарте ISO 15288 описано управление инвестициями в информационные технологии. Определение критериев потребностей бизнеса с учетом вышеперечисленных в мировой практике выполняется на основании инструкций ITSEC, TCSEC, SPICE и других производственных и промышленных форумов описано в стандарте COBIT (лат.). ITIL/ITSM определяет модель ИТ - подразделения как совокупности служб, решающих конкретные задачи бизнеса.

8.2. Особенности проектирования, разработки и внедрения компьютерной системы управления

Формирование информационного процесса управления (менеджмента) любой организацией должно начинаться с формирования ее бизнес – (или информационной) модели, которая предусматривает своевременность предоставления, достоверность, полноту и достаточность деловой информации для реализации функций управления; соответствие уровню принятия решений и адаптивность к изменяющимся информационным потребностям пользователей. С точки зрения учета временного фактора выделяют статичные, имитационные и динамические модели.

Бизнес-модель - это описание организации как сложной системы. В рамках бизнес - модели отображаются все объекты (сущности), процессы, правила выполнения операций, стратегия развития, критерии оценки эффективности функционирования системы. Для её создания необходимы предпроектные исследования - инжиниринг и реинжиниринг деятельности. Предпроектные исследования предусматривают выявление всех характеристик объекта и управленческой деятельности в нем, потоков внутренних и внешних информационных связей, состава задач и специалистов, которые будут работать в новых технологических условиях, уровень их компьютерной и профессиональной подготовки как будущих пользователей системы.

Бизнес-инжиниринг проводится, когда цели деятельности в результате внедрения автоматизированной системы не изменяются, изменяется только способ их достижения. То, что раньше делалось «просто так», теперь делается в рамках автоматизированной системы. Инжиниринг располагает для проектирования бизнеса рядом методик:

· выделение пошаговых процедур проектируемого бизнеса;

· внедрение описывающих процедуры систем обозначений;

· использование эвристик и прагматических решений, позволяющих описывать степень соответствия спроектированного варианта бизнеса заданным целям.

Реинжиниринг бизнеса проводится, когда целью внедрения информационной системы может быть качественное изменение текущей деятельности. То есть улучшения, возможные с внедрением АИС, не только количественные, но и качественные. Реинжиниринг включает следующие этапы:

· разработку образа будущей организации;

· анализ существующего бизнеса;

· разработку нового бизнеса;

· внедрение нового бизнеса.

При проектировании ИС выполняется создание информационной модели и информационной системы.

Информационная модель - подмножество бизнес - модели, описывающее все существующие (в том числе не формализованные в документальном виде) информационные потоки организации, правила обработки и алгоритмы маршрутизации составляющих её элементов. В информационной модели должно быть предусмотрено, чтобы затраты на обработку деловой информации не превышали получаемый эффект. ИМ нужна для того, чтобы на её основании разработать информационная система.

Информационная система - это вся инфраструктура организации, задействованная в процессе управления информационно-документальными потоками. Содержание информационной системы организации отражает организационную модель управления (менеджмента) этой организацией.

Компоненты информационной системы:

· Информация – основной ресурс системы;

· Программно-технические средства – применяются для работы с информацией;

· Персонал – организует информационные процессы;

· Методы и способы сбора, передачи, обработки и накопления информации.

При создании деловой компьютерной системы широко применяется принцип типизации проектных решений , потому что при внедрении типовой системы снижаются затраты на проектирование, поскольку управление предприятиями осуществляется на основе единых положений, структура системы управления сходна для похожих видов деятельности, часто выдвигаются требования по стандартизации, при индивидуальном проектировании трудно обеспечить должный научно-технический уровень разработки.

Реализация принципа типизации проектных решений накладывает требования: каждый уровень иерархии системы управления должен быть обозрим и понятен без детального знания нижних уровней; минимизируются связи между элементами на одном уровне; исключаются связи между элементами через уровень; элемент более высокого уровня использует элемент следующего уровня как единое целое, передавая ему входную информацию; после окончания работы вызывающему элементу возвращается управление и результаты работы.

8.3. Специфика разработки информационной модели системы управления

Информационные технологии являются не только объектом исследований и разработки, но и средством создания ИС в различных предметных областях (CASE- Computer Aided Software Engineering, технологии создания программного обеспечения). CASE - это инструментарий для системных аналитиков, разработчиков и программистов, позволяющий автоматизировать процесс проектирования и разработки ИС, прочно вошедший в практику создания и сопровождения ИС и ИТ. Это технологии структурного анализа организации и выделения функций IDEF0, описание цепочек событий бизнес-процессов IDEF3, Aris eEPC, представление знаний c применением универсального языка моделирования UML, заполнение опросников на примере 1С: Профкейс.

Методология структурного анализа и функционального моделирования (SADT) – четкое определение функций системы управления и декомпозиция деятельности, направленной на выполнение функций, построение функциональной модели системы. Структурный анализ является методологической разновидностью системного анализа. Функциональное моделирование методом структурного анализа используется для визуализации деловых процессов в стандарте ISO 9001:2000.

Методология Aris eEPC определяет содержание референтной модели процессов, принятых в SAP R/3 и позволяет её создать. Референтная модель - это модель организации бизнеса, разработанная для конкретной отрасли экономики. Она представляет собой взгляд отдельных консалтинговых компаний и является обобщением реального опыта ведения бизнеса в различных организациях по всему миру. Диаграмма eEPC – это «Событийная цепочка», которая определяет последовательность выполнения задач бизнес-процесса и разрабатывается в двух вариантах: «Как есть» и «Как должно быть».

UML ( Universal Markup Language ) - универсальный язык моделирования представляет собой нотацию (систему условных обозначений) выражения идей и решений объектно-ориентированного анализа и проектирования в ходе рационального унифицированного процесса разработки сложных программных систем. В описании предметной области организации могут использоваться диаграммы сценариев, последовательностей, состояний и взаимодействия UML.

Диаграммы сценариев показывают желаемое поведение системы с точки зрения взаимодействия с ней внешних объектов (актеров), как видится внешнее взаимодействие с ней и какие наиболее важные требования к взаимодействию существуют.

Диаграммы последовательностей используются для точного определения логики сценария (как работают объекты).

Диаграммы взаимодействия - подразумевают основные ассоциации между объектами, поток сообщений информационного обмена в объектно-ориентированном приложении.

Диаграммы состояний описывают изменения атрибутов объектов в терминах состояний и правил перехода от одного состояния к другому.

Методология 1С:Профкейс описания информационной системы на платформе 1С:Предприятие позволяет описать факты, необходимые для проектирования бизнес-процесса, выявить проблемы и подводные камни, выработать единую точку зрения между ИТ-специалистом и заказчиком. Опросник состоит из разделов: Бизнес-процесс - графическая модель обследования предприятия "Как есть", цели и содержание автоматизируемого процесса. Правила и факты - стандарты и методики на которые опирается и которые должна учитывать логика бизнес-приложения. Причины, цели и риски автоматизации. Карточки действий и карточки объектов, конкретизирующие состав компонентов информационной базы. Условия и объекты маршрутизации. Отчетность о ходе выполнения, как отдельных экземпляров, так и всех бизнес-процессов данного вида. Нерешенные на момент проектирования вопросы, которые могут повлиять на автоматизацию. Глоссарий - термины, сокращения и аббревиатуры, используемые при заполнении опросника.

8.4. Планирование стратегии применения информационных технологий

План развития применения информационных технологий должен учитывать потребности фирмы. Выбор стратегии применения автоматизированной информационной технологии определяется прежде всего предметной областью деятельности (производственно-хозяйственной или иной); затем задачами в управлении, инфраструктурой и моделью управления фирмы.

Выгода от применения информационных технологий достигается: за счет автоматизации функций управления, когда часть рутинных операций выполняет не человек, а компьютер; за счет эффекта самоконтроля, дающего возможность пользователю ЭВМ взглянуть на свои действия со стороны; более качественной обработки информации в ЭВМ, более сложных и точных моделей; абстрагирования от внутреннего устройства объектов и процессов технологии; повышения пропускной способности деловых процессов.

На малых предприятиях различных сфер деятельности информационные технологии, как правило, связаны с решением задач бухгалтерского учета, накоплением информации по отдельным видам бизнес-процессов, созданием информационных баз данных по направленности деятельности фирмы и организации телекоммуникационной среды для связи пользователей между собой и с другими предприятиями и организациями.

В средних организациях (предприятиях) большое значение для управленческого звена играют функционирование электронного документооборота и привязка его к конкретным бизнес-процессам и характерны организация автоматизированных хранилищ и архивов информации, защита информации от несанкционированного доступа, автоматизация деловых процессов и т.д.

В крупных организациях (предприятиях) как правило, существует ИТ-подразделение, которое решает задачи разработки современного программно-аппаратного комплекса, включающего применение многомашинных комплексов на основе высокоскоростных корпоративных вычислительных сетей, развитую архитектуру «клиент-сервер и специализированное или уникальное программное обеспечение.

План развития информационных технологий помогают реализовать: стандартный метод инвестиционного анализа (CBA, Cost Benefit Analysis), метод сбалансированных счетных карт (BSC, Balance Score Card), оценки совокупной ценности (TVO, Total Value of Opportunity) и совокупной стоимости владения (TCO, Total Coast of Owership).

Стратегия это формализованная система подходов, принципов и методов. Дж. Парсонс в 1983 г предложил 6 основных стратегий:

· Центральное планирование. В этом случае имеется центральный отдел, координирующий ИТ-стратегию и бизнес-стратегию, а начальник ИТ - отдела должен быть частью управленческого аппарата, занятого принятием решений.

· Первенство. Фирмы с такой стратегией обычно пытаются связать потребности фирмы с развитием ИТ и вкладывают в исследования крупные суммы. Необходима сильная поддержка высшего руководства.

· Свободный рынок - менеджеры-пользователи решают, какие у них потребности в ИТ и как их удовлетворить не вовлекается в этот процесс высшее руководство.

· Монополия. ИТ-отдел является монопольным распространителем ИТ.

· Скудные ресурсы - менеджмент пытается ограничить использование ИТ, решая вопрос сколько ресурсов займет проект и когда он окупится.

· Необходимое зло. - ИТ нужно для достижения целей, и затраты будут произведены лишь в случае, когда станут абсолютно необходими для достижения деловой цели.

В любое время фирма может применять одну из шести стратегий или смешивать их, при смене обстоятельств менять их.

Стратегическая матрица Мак Фарлан и Мак Кени полезна для выбора стратегии фирмы. Выделяются 4 класса фирм, на которые ИТ будет иметь различное влияние: стратегический класс, оборотни, фабричный класс, класс поддержки.

Стратегический класс - фирмы, настоящее и будущее которых зависит от использования ИТ для ежедневной деятельности: банки, страховые компании и т.д. Они должны придерживаться стратегии центрального планирования или первенства ввиду высокой корреляции между успешным использованием ИТ и успехом фирмы.

Оборотни не сильно зависят от ИТ, но могут в будущем планировать ее широкое применение, чтобы увеличить свое конкурентное преимущество. Они должны придерживаться стратегии центрального планирования, первенства или свободного рынка.

Фабричный класс - фирмы, в которых хотя и может существовать зависимость повседневных операций от ИТ, однако ИС не может стать источником конкурентного преимущества. Здесь рекомендуется стратегии монополии и скудности ресурсов.

Класс поддержки - обычно используют ИТ для поддержки, например для обеспечения безопасности информации, но не влияют на выполнение основных функций. Таким фирмам рекомендуется стратегия скудности ресурсов.