Реферат: Отчет по ознакомительной практике в салоне офисной мебели

Содержание

Введение. 3

1. Краткая характеристика фирмы.. 4

1.1 Описание деятельности. 4

1.2 Штатная структура фирмы и должностные обязанности ее сотрудников. 7

2. Характеристика процесса прохождения практики. 10

2.1 Описание должности и должностных обязанностей. 10

2.2 Выполненные работы.. 11

Заключение. 13

Список использованных источников. 14

Приложение А.. 15

Приложение Б. 16

Приложение В.. 17

Приложение Г. 20

Введение

Ознакомительную практику я проходила в компании «Ф-Мебель» в должности помощника директора в период с 06.07. по 19.07.2009 года. Продолжительность практики составила 2 недели.

Целью моей практики было знакомство с должностными функциями руководителя предприятия.

Передо мной были поставлены следующие задачи:

· изучить организационную структуру предприятия и его подразделений;

· изучить нормативные документы (постановления, распоряжения, приказы и др.), касающиеся деятельности предприятия и выполняемой работы;

· познакомиться со спецификой работы специалистов различных подразделений и, прежде всего, со спецификой работы руководителя предприятия;

· осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

1. Краткая характеристика фирмы

1.1 Описание деятельности

Компания «Ф-Мебель» представляет собой салон офисной мебели высокого уровня. Салон был открыт в марте 2007 года. Он располагается по адресу: г. Екатеринбург, ул. Техническая, 32 (3-й этаж).

Салон работает с понедельника по пятницу с 9.00 до 18.00. Суббота и воскресенье – выходные дни.

Торговая площадь салона составляет 250 м² .

Предметом деятельности компании «Ф-Мебель» является осуществление торгово-закупочной деятельности, оказание посреднических и коммерческих услуг и другие виды деятельности, не противоречащие законодательству.

Цель деятельности компании – розничная продажа потребительских непродовольственных товаров, наиболее полное удовлетворение спроса в данном виде продукции и, соответственно, получение прибыли.

Компания «Ф-Мебель» функционирует в сегменте «middle-up» и «premium». Целью работы предприятия является комплексное конструирование офисного пространства самых престижных площадок в городе Екатеринбурге – офисов класса «А» и «В».

Ассортимент компании «Ф-Мебель» представляет широкий спектр качественной мебели лучших европейских и отечественных производителей, отвечающей высоким требованиям современной мебельной моды.

Структура товарооборота компании по странам-производителям представлена в нижеследующей таблице.

Таблица 1 – Структура товарооборота компании по странам-производителям

Основными категориями товаров являются президент-комплекты, кабинеты руководителей, офисная мебель для персонала, домашние кабинеты, офисные кресла и стулья, мобильные перегородки, офисная мягкая мебель, зоны переговоров, ресепшн, банковские стойки и пр.

Вся мебель, представленная в салоне, соответствует государственным стандартам, обладает высоким качеством, эргономичностью, функциональностью и широкими комбинаторными возможностями. Качество и экологическая безопасность мебели подтверждены сертификатами соответствия и санитарно-эпидемиологическими заключениями. Вся мебель маркирована голографическими наклейками производителя, что исключает возможность подделки.

Компания «Ф-Мебель» является официальным дистрибьютером производственной компании «Программа Техно» (Москва) и компании «Контекс» (Москва). Также компания «Ф-Мебель» является дилером ЗАО ТПК «Феликс» (Москва) и компании «Камбио» (Москва).

Помимо продажи мебели компания «Ф-Мебель» также оказывает ряд услуг. В их числе:

· вызов менеджера по телефону;

· доставка в офис клиента каталогов, образцов покрытий;

· замеры помещения;

· разработка дизайн-проекта;

· консультация дизайнера по стилевому решению офиса;

· доставка, сборка и установка мебели;

· гарантийное и постгарантийное обслуживание мебели;

· замена вышедших из строя деталей;

· услуги профессионального реставратора.

В своей деятельности предприятие руководствуется Конституцией РФ, Гражданским Кодексом РФ, Налоговым Кодексом РФ, Законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» и другими законодательными и нормативными актами РФ и местных органов государственной власти.

Организационно-правовая форма предприятия – общество с ограниченной ответственностью «Ф-Мебель».

В соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации общество с ограниченной ответственностью представляет собой объединение нескольких физических и (или) юридических лиц для совместной хозяйственной деятельности. Уставный капитал образуется только за счет вкладов учредителей. Общество с ограниченной ответственностью является юридическим лицом и имеет собственное название. Все участники общества с ограниченной ответственностью отвечают по своим обязательствам в пределах своих вкладов. Это отличает данную организационно-правовую форму от индивидуального предпринимателя, поскольку предприниматель отвечает по своим обязательствам всем своим имуществом [1] .

Организационно-правовая форма общества с ограниченной ответственностью имеет несколько достоинств. Главное заключается в том, что платежеспособность каждого участника по обязательствам общества ограничена суммой, внесенной им в уставный капитал в соответствии с договором. Кроме того, ООО может существовать даже в том случае, если некоторые участники решили выйти из него, индивидуально обанкротились или умерли. Это не влияет на состояние общества в целом. Еще одно преимущество состоит в том, что участие в ООО может переходить в порядке наследования.

Основные недостатки ООО:

· более высокий уровень налоговых платежей по сравнению, например, с организационно-правовой формой индивидуального предпринимателя;

· повышенные требования к организации бухгалтерского учета;

· необходимость подготовки бухгалтерской отчетности и специализированных отчетов о деятельности предприятия к ежегодному собранию учредителей;

· риск потери целостности компании или части имущества и капитала в случае разрыва партнерских связей между учредителями, а также при выходе учредителей из ООО.

В то же время, несмотря на существующие недостатки в организационно-правовой форме ООО, компания «Ф-Мебель» успешно существует в этом правовом статусе более двух лет. По данным ТОП-листа, опубликованном в журнале «Деловой Квартал» в 2008 году, компания «Ф-Мебель», по совокупному мнению независимых экспертов, входит в пятерку лидирующих предприятий Екатеринбурга, осуществляющих поставки офисной мебели (См. Приложение А)[2] .

1.2 Штатная структура фирмы и должностные обязанности ее сотрудников

В штате предприятия по данным на 1 августа 2009 г. состояло 17 сотрудников, в т.ч.:

Организационная структура компании «Ф-Мебель» - линейно-функциональная (См. Приложение Б).

Руководство компанией осуществляет директор Колясников Сергей Владимирович, являющийся исполнительным органом ООО «Ф-Мебель», в компетенцию которого входят вопросы разработки и реализации целей предприятия, стратегии и тактики их достижения, а также организация и руководство текущей деятельностью, распоряжение имуществом, найм и увольнение персонала. В подчинении у директора находятся: бухгалтер, юрист, товаровед и руководитель торгового отдела.

Бухгалтер предприятия выполняет следующие функции:

· осуществляет бухгалтерский учет и отчетность, контроль за сохранностью и правильным расходованием средств, находящихся в его распоряжении;

· учитывает издержки обращения;

· начисляет заработную плату персоналу;

· определяет и анализирует результаты хозяйственной деятельности предприятия;

· составляет сводный бухгалтерский баланс;

· ведет расчеты с поставщиками и покупателями;

· решает оперативные вопросы, связанные с кассовыми операциями, а также платежами предприятия в федеральный и местный бюджеты и т.д.

Юрист компании «Ф-Мебель» оказывает помощь отделам в подготовке договоров, контрактов, соглашений, приказов и других важных документов служебного характера; обращается с исками в суды, где представляет интересы предприятия; консультирует сотрудников по правовым вопросам и т.д. Кроме того, он осуществляет кадровое делопроизводство, т.е. ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной документации; оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия; формирует и ведет личные дела работников и т.п.

Товаровед осуществляет руководство закупками товара по всему торговому ассортименту предприятия; формирует ассортимент салона, определяет объемы закупки и участвует в ценообразовании; контролирует состояние складских запасов по всем ассортиментным группам. Товаровед также проводит прием товара по качеству и количеству, идентифицирует товар по товарно-сопроводительной документации и производственной маркировке, обеспечивает надлежащие условия хранения товара.

Основные функции руководителя торгового отдела:

· организация торгового процесса в отделе;

· обеспечение выполнения плановых показателей отдела;

· организация приема и размещения товара в торговом зале;

· контроль товарных остатков;

· организация и контроль ведения документооборота отдела;

· контроль кассовой дисциплины;

· осуществление взаимодействия с ключевыми клиентами предприятия;

· разрешение конфликтных ситуаций с покупателями;

· управление персоналом подразделения и пр.

2. Характеристика процесса прохождения практики

2.1 Описание должности и должностных обязанностей

Помощник директора относится к категории технических исполнителей. На данную должность в компании «Ф-Мебель» назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Помощник директора подчиняется непосредственно руководителю ООО «Ф-Мебель». Его должностные обязанности, права и ответственность определены должностной инструкцией (См. Приложение В).

Основные требования, предъявляемые к помощнику руководителя в компании «Ф-Мебель», - это знание основ делопроизводства, методов оформления и обработки документов, архивного дела, машинописи, правил пользования приемно-переговорными устройствами, основ этики и эстетики, правил делового общения, основных положений административного права и законодательства о труде и т.п.

На помощника директора возлагаются следующие функции:

· осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

· ведение делопроизводства, учета поручений, требующих контроля за их исполнением;

· участие в разработке мероприятий по рационализации документооборота;

· организация приема посетителей.

Основные обязанности помощника директора компании «Ф-Мебель»:

· принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

· вести делопроизводство;

· принимать документы и личные заявления на подпись руководителю предприятия;

· готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

· организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

· по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;

· выполнять работу по подготовке и проведению заседаний и совещаний, проводимых руководителем;

· обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе и т.п.

Помощник директора компании «Ф-Мебель» играет роль своеобразного фильтра, через который к руководителю поступает информация из внешней и внутренней среды организации. Для руководителя же помощник является своеобразным «рупором», посредством которого он доносит значимую информацию до сотрудников предприятия, а также до представителей внешнего окружения компании. Место помощника директора в деятельности компании «Ф-Мебель» схематически представлено в Приложении Г.

2.2 Выполненные работы

Перечень ежедневных обязанностей, которые я выполняла в должности помощника руководителя, включал в себя:

· утренний протокол (разбор корреспонденции, регистрация и переадресация факсов, проверка и первичная обработка электронной почты и т.п.);

· прием телефонных звонков;

· составление расписания деловых встреч;

· прием посетителей;

· организация совещаний;

· подготовка документов;

· сбор и анализ информации;

· организация деловых поездок;

· ведение файлинга;

· выполнение личных поручений руководителя.

Основной задачей моей работы было обеспечение административной поддержки всех направлений и бизнес-процессов, в которых участвует руководитель.

В процессе прохождения практики мною были организованы два совещания, в которых принимали участие директор компании, товаровед и руководитель торгового отдела по вопросам разработки гибкой системы скидок и поддержания выполнения плана продаж.

Мною были размещены объявления в печатных и электронных СМИ о вакансии продавца-консультанта; проведены предварительные телефонные переговоры и организованы собеседования соискателей с руководителем торгового отдела и директором предприятия.

В период прохождения практики я принимала участие в деловой встрече директора компании «Ф-Мебель» с руководителем компании-поставщика. Для этой цели мною был сформирован пакет документов, необходимый для проведения встречи.

Заключение

Моя ознакомительная практика проходила в торговой компании – салоне «Ф-Мебель». Фирма работает на мебельном рынке Екатеринбург недавно (2 года) и специализируется на продаже офисной мебели premium-класса. Помимо продажи мебели компания также оказывает ряд услуг, в числе которых: консультация дизайнера и разработка дизайн-проекта; замеры помещения; доставка, сборка и установка мебели; гарантийное и постгарантийное обслуживание мебели и пр.

На данном предприятии я проходила практику в должности помощника директора.

В ходе практики мне удалось:

· изучить организационную структуру предприятия и его подразделений;

· изучить нормативные документы (постановления, распоряжения, приказы и др.), касающиеся деятельности предприятия и выполняемой работы;

· познакомиться со спецификой работы специалистов различных подразделений и, прежде всего, со спецификой работы руководителя предприятия.

Практика обогатила меня практическими знаниями в сфере ведения деловой переписки, организации и проведения совещаний, приема посетителей и пр. Она также позволила изучить процесс управления предприятием «изнутри».

Практика показала, что работа руководителя предприятия многогранна и сложна. Она включает стратегическое планирование, организацию и руководство текущей деятельностью предприятия, управление персоналом, ведение переговоров, распоряжение имуществом и многое другое. Соответственно, основной задачей помощника директора является обеспечение административной поддержки всех направлений и бизнес-процессов, в которых участвует руководитель. Это требует от человека, занимающего данную должность сосредоточенности, внимательности, пунктуальности, собранности и ответственности.

Список использованных источников

1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая (с изм. и доп.) // Справочно-правовая система «Гарант».

2. Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 г. №14-ФЗ (с изм. и доп.) // Справочно-правовая система «Гарант».

3. Официальный сайт компании «Ф-Мебель» - http://www.f-mebel.ru/.

4. ТОП-лист ДК: Мебельный ритейл // Деловой квартал, № 19 (639) от 26 мая 2008 г.

Приложение А

ТОП-лист журнала «Деловой квартал»[3]

Приложение Б

Рисунок – Организационная структура компании «Ф-Мебель»

Приложение В

Утверждаю

Директор ООО «Ф-Мебель»

Колясников С.В.

_____________________________

«____» ________________ 200_ г.

Должностная инструкция помощника директора

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с менеджером по рекламе и связям с общественностью и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.

I. Общие положения

1.1. Помощник директора относится к категории технических исполнителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия.

1.2. На должность помощника директора назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.3. Помощник директора непосредственно подчиняется руководителю ООО «Ф-Мебель».

1.4. В своей деятельности помощник директора руководствуется:

- нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

- методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

- уставом предприятия;

- правилами трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями директора предприятия (непосредственного руководителя);

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. Помощник директора должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

- организацию делопроизводства;

- методы оформления и обработки документов;

- архивное дело;

- машинопись;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения;

- основы организации труда и управления;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- основные положения административного права и законодательства о труде;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

II. Функции

На помощника директора возлагаются следующие функции:

2.1. Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

2.2. Ведение делопроизводства, учета поручений, требующих контроля за их исполнением.

2.3. Участие в разработке мероприятий по рационализации документооборота.

2.4. Организация приема посетителей.

III. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций помощник директора предприятия обязан:

3.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

3.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

3.4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителю предприятия.

3.5. Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

3.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

3.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

3.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

3.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

3.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.

3.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

3.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных.

3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.15. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

3.16. Копировать документы на персональном ксероксе.

IV. Права

Помощник директора имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

V. Ответственность

Помощник директора несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

С инструкцией ознакомлен(а):

__________________________________ ( _________________________________________ )

«___» __________________ 200_ г.

Приложение Г

Рисунок – Место помощника директора в деятельности компании «Ф-Мебель»

[1] Гл.4 Гражданского кодекса Российской Федерации. Часть первая (с изм. и доп.); Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 г. №14-ФЗ (с изм. и доп.) // Справочно-правовая система «Гарант».

[2] ТОП-лист ДК: Мебельный ритейл // Деловой квартал, № 19 (639) от 26 мая 2008 г.

Источник: Деловой квартал, № 19 (639) от 26 мая 2008г.