Реферат: Правила составления, оформления и регистрации документов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Санкт-Петербургский государственный инженерно-экономический университет

Филиал Санкт-Петербургского государственного

инженерно- экономического университета

в г. Апатиты

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

Вариант: № 4

Апатиты

2010 г.

СОДЕРЖАНИЕ

Ведение 3

I. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ. 4

II. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. 5

III. ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ, УЧЕТУ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ БЛАНКОВ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ГЕРБОВ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. 8

IV. ПРИКАЗ.13

V. ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО. 15

VI. РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ И ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ .16

VII. ЖУРНАЛЬНАЯ РЕГИСТРАЦИЯ.17

VIII. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ.20

ВВЕДЕНИЕ:

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ). Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документацией. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии. Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов".

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации

02 — герб субъекта Российской федерации

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

04 — код организации

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

07 — код формы документа

08 — наименование организации

09 — справочные данные об организации

10 — наименование вида документа

11 — дата документа

12 — регистрационный номер документа

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа

14 — место составления или издания документа

15 — адресат

16 — гриф утверждения документа

17 — резолюция

18 — заголовок к тексту

19 — отметка о контроле

20 — текст документа

21 — отметка о наличии приложения

22 — подпись

23 — гриф согласования документа

24 — визы согласования документа

25 — оттиск печати

26 — отметка о заверении копии

27 — отметка об исполнителе

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 — отметка о поступлении документа в организацию

30 — идентификатор электронной копии документа

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Документы изготавливают на бланках.

Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

- 20 - левое;

- 10 - правое;

- 20 - верхнее;

- 10 - нижнее.

2.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

2.3.Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

2.4. Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2.5 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

-общий бланк;

-бланк письма;

-бланк конкретного вида документа, кроме письма.

-Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

2.6. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18.

2.7. На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

2.8. Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

2.9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

2.10. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа

ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ, УЧЕТУ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ БЛАНКОВ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ГЕРБОВ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

3.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

3.2. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности, выданные Роскомпечатью и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

3.3. Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее - организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.4 Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

-наименование вида гербового бланка;

-дата поступления;

-номер сопроводительного документа;

-наименование организации-поставщика гербовых бланков;

-количество экземпляров;

-серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

-наименование вида гербового бланка;

-количество экземпляров;

-серия и номера гербовых бланков;

-наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

-расписка в получении;

-примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

3.5. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

3.6. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

3.7. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

3.8. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

3.9. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

3.10. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

Изображение герба в многоцветном варианте размещается на бланках следующих документов:

-федеральных конституционных законов и федеральных законов;

-указов и распоряжений Президента РФ;

-постановлений Совета Федерации Федерального Собрания РФ;

-постановлений Государственной Думы Федерального Собрания РФ;

-постановлений и распоряжений Правительства РФ;

-решений Конституционного Суда РФ;

-решений Верховного Суда РФ;

-решений Высшего Арбитражного Суда РФ;

-Президента РФ;

-Совета Федерации Федерального Собрания РФ;

-Государственной Думы Федерального Собрания РФ;

-Правительства РФ;

-Конституционного Суда РФ;

-Верховного Суда РФ;

-Высшего Арбитражного Суда РФ.

Изображение Государственного герба РФ в одноцветном варианте помещается на бланках:

-Администрации Президента РФ;

-полномочных представителей Президента РФ в федеральных округах;

-федеральных органов исполнительной власти;

-Генеральной прокуратуры РФ;

-Уполномоченного по правам человека в РФ;

-Счетной палаты РФ;

-Центральной избирательной комиссии РФ;

-Центрального банка РФ.

Одноцветный вариант Государственного герба РФ без геральдического щита помещается на бланках:

-Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

-органов, организаций и учреждений при Президенте РФ;

-органов, организаций и учреждений при Правительстве РФ;

-федеральных судов;

-органов прокуратуры РФ;

-дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за пределами РФ.

Государственный герб РФ воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина РФ, а также на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти (паспорт, трудовая книжка, диплом, военный билет, загранпаспорт и т. д.).

Статьей 8 Закона о Государственном гербе РФ установлено, что гербы (геральдические знаки) субъектов РФ, муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности не могут быть идентичны Государственному гербу РФ.

Открытое акционерное общество

«Ковдорский ГОК»

ПРИКАЗ

________ №_________

г.Апатиты

В целях совершенствования организации работы по отпуску и учету товара и во изменение нарушенного порядка документационного обеспечения предприятия.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Начальнику отдела кадров Толстой А.А. исправить недочет, замеченный в ходе проверки «В отделе кадров предприятия в личных делах работников отсутствуют некоторые необходимые документы»

Срок исполнения - до 07.02.2010 г.

2. Главному бухгалтеру Ивановой В.Н. исправить недочет замеченный в ходе проверки «В канцелярии не ведется книга регистрации приказов по
основной деятельности» и «В подразделениях предприятия отсутствуют журналы регистрации внутренних документов»

Срок исполнения – до 01.02.2010 г.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Смирнову Н.Н.

Генеральный директор И.Ю. Захаров

Заместитель генерального директора

_________________ Н.Н. Смирнова

Начальник информационно-технического управления

_________________ А.А. Титов

Начальник службы управления документацией

_________________ А.Ю. Николаев

ОАО «Промстарт» Генеральному директору

Ул. Гагарина 56 г.Петровск, Россия, 135777 ОАО «Североникель»

Тел. (000) 782-63-53

ИНН 36748392767 КПП 771761131 В.В.Стржалковскому

E-mail6: www.petrovsk.ru

№ 0101/13 от 1 .01.2010 г

На № от 20__ г

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Гарантируем обеспечение работы по оказании помощи в установке и наладке оборудования для плавильного цеха включенного в «план по созданию плавильного цеха на территории ОАО «Североникель» в 2010 году». В случае невыполнения обязательств в установленные сроки, данное гарантийное письмо следует рассматривать как подтверждение факта получения нашей организацией, выплаты на сумму 14160 руб. 00 коп. (семьдесят тысяч рублей 00 копеек) и в т.ч. НДС 2160 руб. 00 коп. (две тысячи сто шестьдесят рублей 00 копеек).

Юридические адреса и банковские реквизиты:

Открытое акционерное общество «Североникель»

109012 г. Никель ул. Ильина д.6/1 , стр. 1

Телефон: (478) 986-34-45

ИНН 36748392767 КПП 771001001

р/с 407 087 737 000 000 00 294

в ОАО Банк ВТБ г.Никель

к/с 374 674 823 000 000 00 344

ОГРН 4637284746738

ОКПО 00047332

Главный бухгалтер

РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ И ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.

В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализованно – в местах их создания и исполнения. Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.

Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года.

Секретарь должен знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.

К организационным документам, как известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.

Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно.

Если организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.

ЖУРНАЛЬНАЯ РЕГИСТРАЦИЯ

Журнальная регистрация. Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.

Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним. 1

Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.

Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.

Журнал регистрации входящей корреспонденции

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизиту 28 поступившего документа.

Сведения в графу 2 переносятся из бланка (06, 09,10 реквизиты корреспондента).

В графу 3 переносится заголовок 17 поступившего документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).

В графу 4 последовательно вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя 16. Записи графы 4 датируются.

В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и без документных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа.

Сведения в графу 2 переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации.

В графу 3 переносится заголовок (17) отправленного документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).

В графе 4 указывается номер дела, куда помещается копия отправленного документа и, если необходимо, делается отметка об ответе корреспондента. Записи графы 4 датируются.

Журнал регистрации внутренних документов (примерная форма)

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа.

В графу 2 переносится заголовок (17) документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).

В графе 3 указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа).

В графу 4 вносится срок (сроки) исполнения. (Информация из текста документа).

В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и без документных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.

Заголовки граф иначе называются реквизитами регистрационной формы или поисковыми признаками. При журнальной форме регистрации активными поисковыми признаками являются только порядковый регистрационный номер и дата (сведения графы 1), что серьезно затрудняет справочно-информационную работу. Журналы целесообразно использовать, если в течение года в каждом из них делается не более двухсот записей.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Галахов ВВ. Корнеев В. К. и др. Делопроизводство: Образцы. Документы. Организацияи технология работы. М., Из-во «Проспект», 2005. - 455 с.

2. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – М.: ТК Велби, 2003. – 448 с.

3. Ларин М. В., Сокова А. Н. Оформление служебных документов. Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003. М., Из-во МЦФЭР, 2003, - 111 с .

4. Рогожин М. Ю. Деловые документы в примерах и образцах.

5. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству, 368 стр.

7. ГОСТ Р 6.30 –2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

8. ГОСТ Р 51141 – 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.