Реферат: Автоматизація бухгалтерії на підприємстві

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ УКРАЇНИ

КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ЕКОНОМІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Реферат

на тему:

Автоматизація бухгалтерії на підприємстві

Виконала студентка

4 курсу 2 групи

Факультету ІСіТ

Верещакова Тетяна

Перевірила Антонюк В.А

Київ 2002

Як почати автоматизацію бухгалтерії та торговельної діяльності

На порозі XXI століття середньостатистичний український бухгалтер, як і раніше, рахує на калькуляторі і пише ручкою у "пустографці". Що з цим вдіяти?

Відчутне здешевлення комп'ютерів та наявність на ринку достатньої кількості пропозицій цілком прийнятного за ціною програмного забезпечення (ПЗ) дає непогану нагоду почати автоматизацію обліку, в т.ч. бухгалтерського, багатьом середнім і навіть дрібним фірмам із порівняно невеликими оборотами, які поки що віддають перевагу "старій добрій" ручці і паперу у комплекті з бухгалтером, касиром і комірником в одній особі на ставці $100 на місяць, а іноді й менше.

Важко не придбати, а впровадити

Бухгалтеру і керівнику підприємства, які зважилися на комп'ютеризацію, потрібно пам'ятати: придбання устаткування - найпростіший крок на шляху до автоматизації. Вибір ПЗ, хоча і відповідальне завдання, проте не найскладніше.

Найважче - впровадити (іншими словами - пристосувати) вибране ПЗ у діяльність підприємства. Це - найскладніший для більшості підприємств етап, який може зайняти досить тривалий час, а також передбачає витрати, які в підсумку можуть перевищити вартість самого ПЗ (а іноді з обладнанням включно).

Проблема, з якою найчастіше стикаються у таких випадках потенційні користувачі, - це брак навичок роботи не лише безпосередньо з конкретним ПЗ, але й з ПК у принципі . Перед керівництвом підприємства постає питання: чи витрачати кошти на навчання бухгалтера, чи, може, запросити вже готового спеціаліста, а колишнього - звільнити? Чимало керівників, які високо цінують своїх працівників, дають їм шанс або самостійно освоїти ПК і ПЗ за допомогою консультацій розробників (чи їх представників), або отримати необхідні навички в спеціальних навчальних центрах, що, зрозуміло, передбачає додаткові витрати.

Інший момент, який необхідно взяти до уваги - ще дуже часто програми потребують різного ступеня адаптації до умов кожного окремого підприємства , що включає такі складові: сфера діяльності підприємства, наскільки воно велике, індивідуальна специфіка ведення обліку на підприємстві. Є декілька варіантів вирішення цього завдання: представника розробника ПЗ для допомоги з впровадження системи або залучення власних спеціалістів, які у подальшому будуть займатися адмініструванням системи, що знову-таки передбачали витрати. Для середніх і дрібних фірм ідеально, коли бухгалтер - водночас спеціаліст з інформаційних технологій (ІТ).

Страховим полісом від непередбачуваних витрат може бути заздалегідь складена калькуляція витрат відповідно до інформації, отриманої під час консультації з питань автоматизації у розробників або їх дилерів.

Критерії вибору ПЗ

Головний критерій, котрим слід керуватися, - чи може пропоноване ПЗ автоматизувати ті чи інші процеси , і вже потім - яке ПЗ найякісніше дозволить виконувати поставлені завдання. Іншими словами, до такого критерію, як більша/менша відомість торгової марки, треба ставитися спокійно: досить часто менш відоме ПЗ виконує поставлені завдання не гірше, ніж їх "розкручені" аналоги.

Інші загальні критерії, котрі також необхідно врахувати: галузь вашої діяльності, обсяг документообігу організації на день, необхідність і наявність можливості зміни конфігурації ПЗ силами користувача, і, якщо є така потреба, то чи є у штаті підприємства програміст (спеціаліст з ІТ) , а також дуже багато інших нюансів, про котрі повинен подбати сумлінний розробник або його дилер.

Також дуже важливим є місцезнаходження розробника (дилера). Бажано, щоб дилер, а ще краще - розробник, був безпосередньо у вашому місті, оскільки проблеми, які ви захочете вирішити з ПЗ, не можна розв'язати тільки по телефону.

Звичайно, вибирати ПЗ слід передусім виходячи з необхідності та доцільності автоматизації тих чи інших процесів (приміром, немає сенсу витрачати гроші на комплексну автоматизацію торгівлі підприємства, котре не має своїх торговельних точок), а також беручи до уваги свої фінансові можливості.

Маловідомі конкурують з іменитими

Український ринок ПЗ, якщо порівнювати його, скажімо, з російським, поки що не має великого асортименту вітчизняних розробок у сфері автоматизації бухгалтерського обліку і торговельної діяльності. В Україні - близько 10 виробників, які серйозно займаються розробленням серійних програмних продуктів такого типу, сотні інших фірм є дилерами і представниками українських та зарубіжних розробників (переважно російських), що займаються продажем ПЗ, після продажним обслуговуванням і навчанням користувачів. Попит на такі системи повільно, але впевнено зростає.

Більшість представлених на ринку програм дійсно відповідають таким критеріям, як якість, надійність, висока швидкість роботи, багатофункціональність, можливість легкого конфігурування програм тощо.

Серед розробників уже сьогодні спостерігаємо тенденцію до стандартизації у підході до розв'язання тих чи інших завдань і, очевидно, в міру насичення ринку конкуренція дедалі більше переміщуватиметься у сферу після продажної технічної підтримки користувачів (на жаль, зараз, за словами опитаних користувачів, сервіс деяких регіональних дилерів залишає бажати кращого ).

Деякі системи мають "історичне коріння" своєї популярності - завдяки добре поставленому й оперативному ринку піратського ПЗ на всьому пострадянському просторі. Такі системи набували своїх прихильників та противників, можна сказати в природний спосіб: були надані майже безплатно користувачам, котрі після досить нетривалої роботи або купували ліцензійні програми (оскільки "палені" версії працювали некоректно), або ставили хрест на цьому бренді чи автоматизації загалом.

Отже, в Україні можна виділити чотири основні підходи до розв'язання проблеми автоматизації бухгалтерії, котрі умовно розділимо на: універсальний, спеціалізований, компонентний (який часто використовується разом з іншими підходами) та індивідуальний.

Універсальний підхід: "все в одному"

До універсальних рішень належать програмні продукти, призначені для автоматизації найтиповіших процесів, як-от: формування й обробка первинних документів, облік господарських операцій підприємства, формування звітів , ведення довідників щодо працівників, товарів, контрагентів тощо, хоча багато програм цього типу можуть мати і інші досить різноманітні функції, в яких відбивається індивідуальне розуміння розробником пріоритетів в автоматизації ділових процесів.

Переваги впровадження таких систем цілком очевидні: електронний документообіг (позбавлення від великої кількості паперів), швидкий пошук будь-якої довідкової інформації про діяльність підприємства (за допомогою пошукового апарата, та сортування за різними критеріями: датою, видами операцій, контрагентами тощо), отримання звітів як для податкових органів, так і для власного аналізу стану і діяльності підприємства.

На українському ринку на цьому сегменті ПЗ представлено розробки таких фірм, як російські "1С", ("1С: Бухгалтерія") і "Парус" ("Парус-Підприємство"), вітчизняні розробки фірм "СофтТАКСІ" (X-DOOR), "АБ-Система" ("Офіс-2000"), "Імпакт" ("Акцент-Бухгалтерія"), "Баланс-Клуб" (SoNet), "Глобал Аудит" ("Quasi+Бухгалтерія"), GMS (Office Tools) та деякі інші; у сфері автоматизації торгівлі - фірма "ТРАСКОсофт" (Trade Manager) тощо (табл.1.23tab.html).

Ці програми застосовують, як правило, вже традиційний підхід у веденні бухгалтерії на ПК: бухгалтер працює з журналом операцій, до якого вводяться проводки (вручну або автоматично на підставі первинних документів). При цьому може провадитися кількісний, валютний і аналітичний облік.

На підставі інформації з журналу операцій програма формує оперативні і статистичні звіти з різним ступенем деталізації та за різними розрізами (за контрагентами, товарами, рахунками, субрахунками тощо) для внутрішнього аналізу стану і діяльності підприємства, а також звіти для контролюючих органів. Спрощена і типова модель таких систем (за винятком програми Trade Manager) наведена на схемі.

Схема

Типова модель "комп'ютерної" бухгалтерії

Такі системи можуть варіюватися за кількістю у них функцій, як-от: можливість роботи з ЕККА, зі сканерами штрихкодів, електронними вагами. Крім власне бухгалтерії і торгівлі, вони також містять додаткові інструменти для маркетингу і комплексного аналізу поточного стану підприємства і прогнозування діяльності (побудова графіків тощо).

Приміром, система "Офіс-2000", крім бухгалтерії і стандартного набору довідників про товари, кадри підприємства, контрагентів тощо, включає в себе щоденник для аналізу інформації про розклади і плани, довідник для обліку контактів працівників підприємства, дозволяє створити базу даних усіх документів підприємства, що прискорює їх пошук і роботу з документами на підприємстві загалом.

Майже всі системи мають можливість зміни стандартної конфігурації, що, як стверджують багато розробників, дозволяє навіть бухгалтеру-непрограмісту гнучкіше пристосувати їх ПЗ до діяльності свого підприємства. Однак, як свідчить практика, на початкових етапах роботи з програмою бухгалтери досить рідко намагаються адаптувати ПЗ самостійно (просто не мають часу, щоб навчитися цього), - як правило, звертаються до спеціалістів.

У процесі роботи і при дедалі більшому освоєнні ПЗ бухгалтери вже намагаються змінювати конфігурації відповідно до своїх запитів. Проте алгоритмічні мови програмування, що їх застосовують майже у всіх сучасних бухгалтерських ПЗ, та навіть малювання нових форм документів освоює далеко не кожен . У такому випадку нормальне функціонування підприємства багато в чому буде залежати від рівня після продажного сервісу, який може запропонувати вибраний користувачем розробник (дилер).

Майже все представлене в Україні бухгалтерським ПЗ має можливість роботи у мережі, за яку, ясна річ, користувачеві доведеться заплатити більше, ніж за одно користувальницькі версії, хоча на додаткові ліцензії на ПЗ багато розробників надають прогресивні знижки (табл.1.23tab.html). Мережна версія продукту дозволяє кільком користувачам (приміром бухгалтеру, комірнику, касиру, директору, менеджеру тощо) працювати з єдиною базою даних одночасно і пов'язувати територіально віддалені одне від одного відділи та філії підприємства.

Універсальні системи використовуються для розв'язання найбільш загальних і поширених завдань бухгалтерії. У цьому їх перевага і недолік . З одного боку, будучи масовими, більшість таких програм порівняно недорогі, з іншого - часто потребують доопрацювання, "прилаштування" до кожного конкретного підприємства, а також - хоча б елементарного рівня обізнаності потенційного користувача з програмуванням. Інакше доводиться часто запрошувати спеціаліста для настроювання та зміни конфігурації, особливо беручи до уваги швидкість зміни "правил гри" для бухгалтерів українських підприємств (останній приклад - впровадження бланків суворої звітності).

Спеціалізований підхід: кожному своє

Універсальний підхід до автоматизації бухгалтерії і торгівлі хоч і популярний, проте на сьогодні все-таки неспроможний повністю задовольнити попит. Є контингент потенційних користувачів, які прагнуть отримати конкретний програмний продукт відповідно до характеру діяльності підприємства.

Розуміючи, що спеціалізований підхід - не менш перспективна частка ринку, багато розробників, крім свого масового продукту, розробляють і продають ПЗ за певними напрямами діяльності . Це можуть бути рішення як більш широкої спеціалізації, але за конкретними ділянками діяльності підприємства (наприклад магазин, склад, кадри тощо), так і вужчої, за родом діяльності (наприклад фармацевтика, страхування, громадське харчування, готель, торгівля нафтопродуктами тощо) (табл.1.23tab.html). Часто такий підхід дозволяє користувачам уникнути необхідності "підганяти" ПЗ під свою сферу діяльності.

"Усе в одному", але не відразу

Багато розробників, таких як російські "1С" та "Парус", вітчизняні "СофтТАКСІ", "Імпакт" та інші застосовують компонентний (модульний) підхід у створенні ПЗ. Це означає, що користувач, навіть якщо він хоче повністю автоматизувати діяльність, не мусить купувати все одразу - можна автоматизувати діяльність підприємства поетапно. Наприклад у такій послідовності: спочатку склад, потім облік кадрів, відтак нарахування зарплати, бухгалтерський облік, додатки для роботи з ЕККА, друку і зчитування штрих кодів тощо.

Такий підхід привабливий для дрібних і середніх підприємств, котрі мають намір розвивати діяльність у найближчому майбутньому, а також для тих, хто не наважується відразу витратитися на комплексну систему, або, можливо, на даний момент немає в цьому потреби . Цей підхід цікавий ще й тим, що накопичені дані під час роботи з одним модулем можуть використовуватися іншими новими модулями програми, тобто зберігається сумісність.

Водночас поетапне впровадження й освоєння ПЗ користувачем - менш болісне, ніж комплексної програми. Також зменшується можливість невиправданих витрат: купують той модуль, котрий актуальний на даний момент, - нічого зайвого. Таким чином система поступово нарощується разом із розширенням діяльності підприємства і враховує при цьому напрям його розвитку.

Індивідуальний підхід: дорого і сердито

Як і всюди, індивідуальний підхід розрахований на заможного покупця . Переваги такого підходу очевидні: розробник готує програму (тобто, як правило, переробляє свій базовий продукт) для клієнта саме в такому вигляді, в якому той хоче її бачити. Вада - це завжди дорожче, ніж серійний продукт, тож він, як уже відзначалось, в основному залишається прерогативою для великих і багатих підприємств. Реалізація проекту автоматизації "під ключ" - завжди ласий шматок для розробників. Приклад - здійснений у грудні минулого року фірмою "ТРАСКОсофт" у співпраці з київським НВО "Електронмаш" проект автоматизації торговельної діяльності у зоні безмитної торгівлі аеропорту "Бориспіль".

Програмно-апаратний комплекс для автоматизації торговельних операцій реалізовано на базі комп'ютерних касових апаратів Master. 04 виробництва НВО "Електронмаш" і програмного забезпечення Trade Duty Free, розробленого АТ "ТРАСКОсофт", і, за словами розробників, поки що не має аналогів в Україні.

Приміром, як розповідають розробники ПЗ, програмний модуль, реалізований у системі, дозволяє швидко обслуговувати найнетерплячішого клієнта, котрий оплатив чарку коньяку в канадських доларах, а здачу попросив у фунтах.

Висновки

На щастя багатьох українських розробників бухгалтерського ПЗ і, можливо, на жаль для декотрих користувачів, піратство стосовно систем автоматизації бухгалтерії і торговельної діяльності не надто поширене. ПЗ, котре поки що поширюється на неліцензійних компакт-дисках, - переважно продукція російських розробників, в більшості випадків - фірми "1С". Зломщики програм давно розв'язали проблему нейтралізації захисту бухгалтерських пакетів.

Піратські версії програм цього розробника та деяких інших, як правило, використовуються користувачем не з фаховою метою, а радше для ознайомлення, оскільки, по-перше, програми, зорієнтовані на російське законодавство, потребують переробки, по-друге, можуть працювати некоректно (у результаті невдалого злому), що підвищує ймовірність втрати цінної інформації про діяльність підприємства.

Водночас треба пам'ятати, що придбання ліцензійного ПЗ, крім купівлі, передбачає, як правило, допомогу, консультації розробника (дилера) при виборі і впровадженні ПЗ, супроводження протягом подальшого користування програмою (консультація, оновлення), знижки при купівлі нових версій. Як свідчить практика, економити на ПЗ, вдаючись до неліцензійного ПЗ, небезпечно для здорової роботи підприємства.

Таблиця 1

Останні та найпопулярніші розробки програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку, ціна, у.о.*

Примітки:

* Орієнтовна ціна одного робочого місця (ціни на однакові версії програм та їх аналогічні конфігурації можуть варіюватися у розробника та дилерів).

** У даному разі для кожного з наведених програмних продуктів вказано тільки деякі його особливості та характеристики, котрі, на думку автора, можуть дати загальне уявлення про ПЗ, що розглядається, і тому жодним чином не мають розглядатися категорично і розцінюватися як абсолютні або взаємовиключні характеристики (тобто характерні тільки для якоїсь конкретної системи).

*** Тут під поняттям "зареєстровані користувачі" розуміють клієнтів, котрі вже мають хоча б одну ліцензійну версію ПЗ, придбану у конкретного розробника або його дилера.

**** Вказано інформаційні джерела в українській частині Інтернету (адресу російських розробників не вказано - наведені адреси Веб-сторінок їх дилерів в Україні).

Для розробки реферату були використані ресурси Інтернет.