Реферат: Оперативное хранение документов

Содержание

1. Оперативное хранение документов…………………………………………...2

2. Работа с входящими документами(составить схему). Укажите используемые реквизиты…………………………………………………………9

3.Список литературы…………………………………………………………….11

1. Оперативное хранение документов

Все документы, образующиеся в деятельности организации, подлежат сохранности в течение установленных сроков. Сроки хранения определяются перечнями типовых документов с указанием сроков хранения, а также ведомственными перечнями, разрабатываемыми министерствами и другими органами управления для организаций своей системы.

Формирование дела заканчивается после того, как в него подшиты последние документы за прошедший год. По окончании календарного года исполненные документы в делах должны быть подготовлены к передаче на хранение в архив, либо уничтожены.

В процессе хранения документов в организации выделяется два этапа: оперативный и архивный. Под оперативным понимается хранение документов до передачи в архив организации. Архивному хранению подлежат документы, срок хранения которых превышает 10 лет. Существует два вида оперативного хранения документов: хранение в процессе их использования и хранение исполненных документов. Документы во время их исполнения находятся у исполнителей в специальных папках с надписями: «Срочно», «На исполнение», «На подпись»,»На отправку» и т.д. На папках также указывается фамилия, инициалы и телефон исполнителя.

Работники организаций несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов и дел. В случае их утраты работник обязан немедленно доложить непосредственному руководителю и сообщить в службу документационного обеспечения управления (ДОУ).

На этапе оперативного хранения исполненные документы формируются в дела, которые заводятся в соответствии с номенклатурой дел организации. Дело представляет собой совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку (обычно папку-скоросшиватель). Оформления обложки дела, находящегося на оперативном хранении в Приложении 1.

На этапе оперативного хранения дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, где к внутренней дверце прикрепляется номенклатура дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Порядок размещения дел на полках шкафа должен соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

Для дел, содержащих особо ценные документы, а также документы ограниченного доступа, составляется внутренняя опись. Она постоянно дополняется, в нее вписывается каждый подшиваемый в дело документ. Внутренняя опись составляется в соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов».

При возникновении потребности в каких-либо документах, уже подшитых в дело, они могут быть извлечены из него лицом, ответственным за формирование и хранение дел. В таких случаях на место отсутствующего документа в дело помещается лист-заместитель. При заверении делопроизводственного года выдача сотрудник отдельных документов из дела не допускается, но может быть выдано дело целиком во временное пользование. В этом случает заполняется карта-заместитель по образцу:

Карта-заместитель помещается на место выданного дела. Выдача дел сотрудникам разрешается на срок не более одного месяца, после истечения которого дело должно быть возвращено. Выдачу дел в другие организации может разрешить лишь руководитель на основании письменного запроса, по акту.

С момента создания (получения) и до передачи в архив организации или уничтожения документы хранятся в структурных подразделениях. Наиболее распространенным является структурирование организации на следующие подразделения:
1) управления . Это подразделения, образованные по отраслевому и функциональному признаку, и обеспечивающие реализацию отдельных направлений деятельности организации и осуществляющие управление организацией. Обычно они создаются в крупных компаниях, органах государственной власти и местного самоуправления и объединяют более мелкие функциональные подразделения (например: департаменты, отделы);
2) отделения . На отделения чаще всего структурируются лечебно-профилактические, медицинские учреждения и организации. Это обычно отраслевые или функциональные подразделения, так же как и управления, объединяющие в себе более мелкие функциональные подразделения.
На отделения также структурируются органы государственной власти (например, отделения создаются в региональных таможенных управлениях). Что касается банков и иных кредитных учреждений, то, как правило, отделения в них создаются по территориальному признаку и представляют собой обособленные структурные подразделения, регистрируемые в качестве филиалов;
3) департаменты . Они также представляют собой подразделения, структурированные по отраслевому и функциональному признаку, которые, так же как и управления обеспечивают реализацию отдельных направлений деятельности организации. Обычно, они создаются в органах государственной власти и органах местного самоуправления; объединяют в своем составе более мелкие структурные единицы (чаще всего — отделы). Департаменты также создаются в представительствах иностранных компаний и в компаниях, в которых управление организуется по западным моделям;
4) отделы . Под отделами понимаются функциональные структурные подразделения, отвечающие за конкретное направление деятельности организации или за организационно-техническое обеспечение реализации одного или нескольких направлений деятельности организации;
5) службы . «Службой» чаще всего называют группу объединенных по функциональному признаку структурных единиц, имеющих родственные цели, задачи и функции. При этом управление или руководство этой группой осуществляется централизованно одним должностным лицом. Например, служба заместителя директора по персоналу, может объединять отдел кадров, отдел развития персонала, отдел организации и оплаты труда, другие структурные единицы, выполняющие функции, связанные с управлением персоналом. Она возглавляется заместителем директора по персоналу и создается для реализации единой кадровой политики в организации.
Служба также может быть создана как отдельное структурное подразделение, образованное по функциональному признаку и предназначенное для обеспечения деятельности всех структурных подразделений организации в рамках реализации одного направления. Так, служба безопасности является структурным подразделением, которое обеспечивает физическую, техническую и информационную безопасность всех структурных подразделений организации.
6) бюро . Эта структурная единица создается либо в составе более крупного подразделения (например, отдела), либо как самостоятельное подразделение. В качестве самостоятельной структурной единицы бюро - для ведения исполнительной деятельности и обслуживания деятельности иных структурных подразделений организации. В основном «бюро» традиционно называют структурные единицы, связанные с «бумажной» (от франц. bureau — письменный стол) и справочной работой.
Помимо вышеперечисленных в качестве самостоятельных структурных подразделений создаются производственные единицы (например: цеха) или единицы, обслуживающие производство (например: мастерские,лаборатории).
Как уже отмечалось, самостоятельные подразделения, в свою очередь, могут быть разделены на более мелкие структурные подразделения. К таковым относятся:
а) секторы . Секторы (от лат. seco — разрезаю, разделяю) создаются в результате временного или постоянного деления более крупного структурного подразделения. Например, в финансовом отделе в качестве постоянных могут создаваться сектор финансирования операционных расходов, сектор финансирования инвестиций и кредитования; в качестве временного может быть создан сектор по реализации конкретного инвестиционного проекта;
б) участки . Эти структурные подразделения создаются по тому же принципу, что и постоянные секторы. Обычно они строго ограничены «зонами» ответственности — каждый участок отвечает за конкретное направление работы. Деление структурного подразделения на участки — условное и не закрепляется в структуре организации);
в) группы . Группы представляют собой структурные единицы, создаваемые по тем же принципам, что и секторы, участки — они объединяют специалистов для выполнения конкретной задачи или реализации конкретного проекта. Чаще всего группы носят временный характер, и их создание не отражается в общей структуре организации.

2. Работа с входящими документами. Укажите используемые реквизиты

Входящие документы (т.е. вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом и т.д.) должны пройти экспедиционную обработку (Приложение 2). Сотрудник экспедиции прежде все проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность. Вскрываются все конверты, кроме лично корреспонденции (с пометкой «лично»). Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Обработка документов должна осуществляться в день их поступления. Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов (поздравительные письма, каталоги и т.д.).

На регистрируемых документах проставляется регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления документов, его номер. Эти сведения оформляются арабским цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Если корреспонденция не вскрыта, то регистрационный штамп ставится на конверте. Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Для регистрации применяются журналы или карточки, которые включают следующие графы: индекс(номер документа); дата документа; автор; краткое содержание (заголовок); исполнитель; подпись исполнителя; срок исполнения; отметка об исполнении; номер дела.

Затем письмо передается руководителю, который в свою очередь рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал. Руководству направляются документы из администрации президента, правительственных органов, вышестоящих управленческих организаций и т.д. Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, используемый при подготовке ответа). Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа. Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования.

Среди реквизитов можно выделить те, которые служат для отражения этапов обработки документа или хода его исполнения. К этим реквизитам относятся:Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера контактного телефона и факса, номер счета в банке резолюция; отметка о контроле; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; дата; индекс(№) документа; ссылка на индекс и дату входящего документа; подпись; печать.

Список литературы

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» № 1490ФЗ от 27.07.2006 г.

2. Постановление Правительства РФ «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи» № 221 от 15.04.2005 г.

3.«Перечень управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (в ред.решения Росархива от 27.10.2003 г.).

4.Васильева И.Н., Желнинский Г.С.Организация делопроизводства и персональный менеджмент: учебное пособие. 20е изд.– М.: Вузовский учебник, 2004.

5.Васильева И.Н., Галкина Л.А., Григорович Д.Б., Юртаев И.Ю. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: применение компьютерного тренинга. – М.: Вузовский учебник, 2009.

6.Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. - М., 1997.

Приложении 1

Оформления обложки дела, находящегося на оперативном хранении

ДЕЛО № ____ Том _____
Приказы директора архива
по личному составу
(прием, перевод, увольнение работников)

___________________

дата (крайние даты)

На _________ листах

Хранить _________

Приложение 2

Схема работы с входящими документами