Курсовая работа: Работа с письменными обращениями граждан на примере администрации г. Муравленко, отдел по раб

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Институт истории и политических наук

Кафедра документоведения ДОУ

КУРСОВАЯ РАБОТА

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Работа с письменными обращениями граждан

на примере администрации г. Муравленко, отдел по работе с письменными обращениями граждан управления делами

Выполнил: студент ОЗО

Специальности Д и ДОУ

Группа 09451

5 курс

Фаттахова А. А.

Проверила: Кондратьева Т.Н.

доцент кафедры

документоведения, историографии

и источниковедения, кандидат

исторических наук

Муравленко, 2008 г.

СОДЕРЖАНИЕ

ГЛАВА 1 АНАЛИЗ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И НОРМАТИВНЫХ АКТОВ РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИХ ВОПРОСЫ РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

1.1 Законодательные акты, регламентирующие работу с письменными обращениями граждан

Обращения граждан является важной составляющей частью делопроизводства любого государственного учреждения.

Работа с обращениями граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства по двум направлениям: работа с письменными обращениями граждан и личный прием.

В Федеральном законе, утвержденном от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» как и в большинстве крупных законодательных актов, для целей Федерального закона используются в статье 9 следующие основные термины:

- обращение гражданина (далее - обращение) - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

- предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

- заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

- жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

- должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления. [1]

Настоящим Федеральным законом регулируются правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации (далее также - гражданин) закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.

Установленный настоящим Федеральным законом порядок рассмотрения обращений граждан распространяется на все обращения граждан, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами.

Установленный настоящим Федеральным законом порядок рассмотрения обращений граждан распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.

Право на обращения граждан закреплено в высшем законе Конституции РФ, принята всенародным голосованием от 12.11.1993г. (с изменением, внесенным Указам Президента РФ от 21.07.2007г. № 5 – ФКЗ) в статье 33 говорится о том, что Граждане Российской Федерации имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления. [2]

Закон Ямало-Ненецкого автономного округа «Об обращениях граждан» утвержденный Губернатором Ямало-Ненецкого автономного округа от 05.03.2007г. №24-ЗАО, в соответствии с Конституцией РФ, федеральным законодательством, Уставом (основным законом) ЯНАО, иными законами и нормативными правовыми актами автономного округа устанавливают положения, направленные на защиту прав граждан, на обращения в органы государственной власти автономного округа, органы местного самоуправления в автономном округе и к их должностным лицам.

Для целей Закона Ямало-Ненецкого автономного округа используются в статье 2 следующие понятия:

- коллективные обращения – письменные обращения, подписанные двумя или более гражданами.

- повторные обращения – обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный федеральным законодательством и законодательством автономного округа срок рассмотрения или гражданин, подавший его, не удовлетворен данным ему ответом.

- остальные понятия, связанные с гарантиями прав граждан на обращения в органы государственной власти автономного округа, органы местного самоуправления в автономный округ и к их должностным лицам, применяются в значениях, используемых в федеральных нормативных правовых актах и нормативных правовых актах автономного округа. [3]

1.2 Нормативные акты, устанавливающие правила работы с письменными обращениями граждан

В настоящее время существует Положение, утвержденный постановлением главы города от 26.03.2007г. №45 «О порядке рассмотрении обращений граждан в администрации города Муравленко», разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, принятым всенародным голосованием от 12.11.1993г. (с изменением, внесенным Указам Президента РФ от 21.07.2007г. № 5 – ФКЗ); Федеральным законом утвержденный от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; Законом Ямало-Ненецкого автономного округа «Об обращениях граждан» утвержденный Губернатором Ямало-Ненецкого автономного округа от 05.03.2007г. №24-ЗАО, Уставом муниципального образования город Муравленко, утвержденный от 25.05.2007г. №224, Инструкцией по делопроизводству в администрации города, утвержденной Постановлением главы города от 20.08.2007г. №125 и устанавливает единые требования к учёту, регистрации, рассмотрению и разрешению обращений граждан, иностранных граждан и лиц без гражданства, а также организации приема граждан в администрации муниципального образования город Муравленко.

Согласно Положению, утвержденный постановлением главы города от 26.03.2007г. №45 «О порядке рассмотрении обращений граждан в администрации города Муравленко», в администрации города рассматриваются обращения граждан, поступающие в письменной и устной форме по вопросам, входящим в компетенцию исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления муниципального образования.

Рассмотрение обращений граждан проводится главой города, заместителями главы администрации города или другими должностными лицами в пределах своей компетенции.

Учёт, работу по рассмотрению письменных и устных обращений граждан, адресованных на имя главы города, заместителей главы администрации города; делопроизводство и справочную работу по обращениям граждан осуществляет отдел по работе с обращениями граждан управления делами администрации города.[4]

Отдел по работе с обращениями граждан, согласно Должностной инструкции, утвержденный Распоряжением главы города от 01.10.2007г. №1184 «Об утверждении должностных инструкций работников управления делами администрации города», руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, законами Ямало-Ненецкого автономного округа, постановлениями, распоряжениями Губернатора Ямало-Ненецкого округа, решениями городской Думы, главы города Муравленко, Положением об управлении делами, настоящей должностной Инструкцией применительно к исполнению соответствующих должностных обязанностей.[5]

В инструкции по делопроизводству в администрации города Муравленко, утвержденный Постановлением главы города от 20.08.2007г. №125 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Муравленко» существует специальный раздел, касающейся делопроизводство.

Приём и регистрация личных и коллективных писем граждан, адресованных на имя главы города, заместителей главы администрации города или в администрацию города осуществляется уполномоченным структурным подразделением администрации города – отдел работы с обращениями граждан управления делами.

Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с правовыми актами Российской Федерации, автономного округа, муниципального образования о работе с обращениями граждан.

Руководители структурных подразделений администрации муниципального образования определяют ответственных исполнителей, которые организуют согласование и подготовку материалов по проекту документа. Согласованный документ предоставляется в организационный отдел управления делами администрации муниципального образования.

Подготовка документов организуется:

- в исполнении или в соответствии с распорядительными документами вышестоящих органов государственной власти;

- по инициативе главы города, его заместителей, руководителей структурных подразделений;

- в порядке оперативного руководства, по конкретным финансовым, хозяйственным, организационным вопросам, требующим немедленного решения.

Постановления главы города – это документы нормативного характера, предписания, рассчитанные на длительное и многократное действие, носящие общий характер.

В форме распоряжения главы города и его заместителей принимаются решения по оперативным, организационным и кадровым вопросам.

Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений главы города и его заместителей на всех стадиях работы с ними, их согласование, содержание несут руководители структурных подразделений.

Заголовок к тексту нормативно правового акта должен быть точным, четким и максимально информационно насыщенным, правильно отражать предмет правового регулирования и отвечать на вопрос: «О чем издан правовой акт?».

Согласование проектов нормативных правовых актов главы города и администрации города осуществляется исполнителем.

Лист согласования располагается на оборотной стороне последнего листа проекта документа, (приложение №1).

Срок рассмотрения проекта правового акта, предоставленного на согласование, не должно превышать одного рабочего дня с даты регистрации проекта правового акта в каждом согласующем органе, если не установлен срок.

Доработка проекта правового акта осуществляется после согласования всеми согласующими органами и включает в себя внесение в единый экземпляр проекта всех замечаний и дополнений, внесенных согласующими органами и принятых автором.

Правила организации деятельности администрации муниципального образования устанавливает Регламент, утвержденный Постановлением главы города от 22.06.2006г. №107 «Об утверждении Регламента администрации г. Муравленко». Глава города является высшим должностным лицом города, возглавляет исполнительный орган местного самоуправления и несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации. Заместители главы города выполняют свои функции в соответствии с распределением обязанностей, утвержденных распоряжением главы города.

Порядок издания постановлений и распоряжений главы города устанавливается Регламентом и Инструкцией по делопроизводству. Нормативные правовые акты подписываются главой города, в его отсутствие заместителем главы города.

Положения Регламента распространяется на информационные ресурсы, сети и технологии, создаваемые, приобретаемые и накапливаемые за счет средств местного бюджета.

Требования Регламента распространяются на все документы администрации города несекретного характера, обязательны для всех должностных лиц, муниципальных служащих и других работников.

Несоблюдение или ненадлежащее исполнение требований Регламента должностными лицами, муниципальными служащими и другими сотрудниками администрации муниципального образования влечет ответственность, установленную действующим законодательством. [6]

1.3 Характеристика положения отдела управления делами администрации города Муравленко ответственного за работу с письменными обращениями граждан

Решением городской Думы города Муравленко от 06.09.2007 г. № 264 утверждены структура администрации муниципального образования и схема взаимодействия и координации главы города и его заместителей с бюджетными организациями, учреждениями, муниципальными предприятиями и структурными подразделениями администрации муниципального образования город Муравленко (далее – администрация муниципального образования). [7]

Администрация муниципального образования является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления муниципального образования, наделенным полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий. Руководство администрацией города осуществляет глава города.

Структура администрации города включает в себя структурные подразделения, (приложение №2).

У каждого структурного подразделения, в свою очередь, существует своя структура.

В структуру управления делами администрации муниципального образования, утвержденная Постановлением главы города от 18.09.2007г. № 152 входят:

- организационный отдел;

- юридический отдел;

- отдел обеспечения деятельности администрации

- отдел по работе с обращениями граждан (далее – отдел), (приложение №3)[8]

В отделе ведется работа с письменными обращениями граждан, и личный прием.

Основными задачами отдела являются:

- создание условий для реализации главой города полномочий, возложенных на него Конституцией РФ, Федеральными законами и законами Ямало-Ненецкого автономного округа, уставом муниципального образования город Муравленко;

- обеспечение своевременного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, создание условий для непосредственного общения населения города с главой города и его заместителями;

- оформление наград, учет, регистрация граждан, награжденных государственными наградами, наградами Ямало-Ненецкого автономного округа и муниципального образования город Муравленко, в связи с профессиональными праздниками и юбилейными датами.

Функции отдела по работе с обращениями граждан:

- осуществление контроля за исполнением Федеральных законов, законов автономного округа, правовых актов и решений Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа, постановлений, распоряжений и поручений главы города по рассмотрению письменных и устных обращений граждан;

- осуществление подготовки информации о выполнении Федеральных законов, законов автономного округа, правовых актов и решений Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа, постановлений, распоряжений и поручений главы города по работе с обращениями граждан;

- обеспечение единого порядка работы с документами, соблюдение Регламента работы администрации города;

- организация учета письменных и устных обращений граждан, поступающих в адрес администрации города на имя главы и заместителей главы администрации города;

- осуществление контроля за своевременным и полным рассмотрением письменных и устных обращений граждан, направленных в структурные подразделения администрации города для рассмотрения.

В отделе работают три сотрудника: начальник отдела, ведущий специалист отдела, и специалист 1 категории отдела.

Непосредственно сотрудники отдела руководствуются в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, законами Ямало-Ненецкого автономного округа, постановлениями, распоряжениями Губернатора Ямало-Ненецкого округа, решениями городской Думы, главы города Муравленко, Положением об управлении делами, Инструкцией по делопроизводству, утвержденную Постановлением главы города от 20.08.2007г. №125 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Муравленко» применительно к исполнению соответствующих должностных обязанностей.[9]

Ведущий специалист и специалист 1 категории непосредственно подчиняются начальнику отдела, а начальник подчиняется начальнику управления делами.

Начальник отдела:

- Осуществляет руководство деятельностью отдела и несет ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций.

- Анализирует и обобщает вопросы, поступившие от граждан.

- В соответствии с резолюцией главы города направляет обращения граждан в соответствующие структурные подразделения, предприятия для решения поставленных в них вопросов.

- Изучает и анализирует вопросы, которые ставят граждане в письмах и на личном приеме, систематически в установленном порядке информирует главу города о количестве и характере обращений граждан, поступивших в адрес администрации города на имя главы города.

- Участвует в работе комиссий, в состав которых входит, в соответствии с нормативным актом главы города.

- Принимает участие в разработке проектов нормативных правовых актов администрации города.

- Информирует начальника управления делами о результатах исполнения служебных обязанностей.

- Организует работу по личному приему граждан главы города и заместителями главы администрации муниципального образования и осуществляет контроль за исполнением решений по результатам приема граждан.

- Выполняет поручения главы города и заместителей главы администрации муниципального образования, начальника управления делами, отнесенных к его компетенции.

Ведущий специалист отдела:

- Ведет учет письменных и устных обращений, поступивших в адрес администрации города на имя главы города.

- Обеспечивает своевременное рассмотрение письменных и устных обращений граждан, поступивших в администрацию города на имя главы города.

- Извещает граждан о том, кто рассматривает их обращение и о результатах рассмотрения.

- Готовит предложения по устранению причин, порождающих обоснованные жалобы.

- Осуществляет контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений граждан, направленных в структурные подразделения, предприятия.

- Готовит материалы для снятия письменных и устных обращений граждан с контроля.

- Организует работу по приему граждан заместителями главы администрации муниципального образования.

- Соблюдает установленный в администрации города служебный распорядок муниципального служащего, служебной этики, должностную инструкцию и порядок обращения со служебной информацией.

- Выполняет иные поручения начальника отдела, входящие в компетенцию отдела по работе с обращениями граждан управления делами.

Специалист 1 категории отдела:

- Осуществляет делопроизводство отдела по работе с обращениями граждан управления делами.

- Ведет учёт документов по награждению, осуществляет их систематизацию, обеспечивает их хранение и подготовку к сдаче в архив.

- Готовит проекты распоряжений по награждению наградами главы города.

- Оформляет награды главы города.

- Принимает участие в мероприятиях по вручению наград главой города.

- Соблюдает установленные в администрации города правила внутреннего распорядка, служебной этики, должностную инструкцию и порядок обращения со служебной информацией.

- Выполняет иные поручения начальника отдела, входящие в компетенцию отдела по работе с обращениями граждан управления делами.[10]

ГЛАВА 2 ВИДЫ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН И АНАЛИЗ ПРАВИЛ СОСТАВЛЕНИЯ, ОФОРМЛЕНИЯ РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

2.1 Понятияи содержание права граждан на обращение

Обращения граждан — важное средство охраны и осуществления, прав человека и гражданина, укрепления связи органов государственной власти и местного самоуправления с населением. [11]

Понятие «обращения» неоднозначно. В общем, виде, право граждан на обращение можно определить, как право гражданина обратить внимание органов власти, органов местного самоуправления и должностных лиц на свои личные и общественные потребности, проблемы либо просить у указанных лиц защиты.

Обращение - это всегда юридический акт, то есть действие, сознательно направленное на создание юридических последствий.

В соответствии со ст. 4 Федерального закона от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления . Таким образом, определение «обращения» дано лишь опосредованно, через его отдельные виды.

Говоря о содержании права на обращение, необходимо отметить, что единой классификации обращений граждан не существует. Вместе с тем, законодатель проводит четкое разграничение между различными видами обращений, что, безусловно, играет положительную роль в упорядочении рассмотрения этих категорий дел. Каждый из видов обращений имеет свою специфику, и, следовательно, свой статус, который должен быть нормативно определен.

Целесообразно отметить, что целью обращения, как правило, является частный интерес гражданина. Вместе с тем, последствия обращения, в большинстве случаев, имеют публично-правовое значение.

Поддерживая позицию Ю.Н. Алистратова, В.В.Мосягина О.В, в работе отмечается, что термин «обращение» - родовое понятие .[12] В действующем законодательстве перечисляются виды обращений и дается их определение.

Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» выделяет следующие виды обращений: предложения, заявление, жалоба, а также обращения, содержащие сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем.

Анализ нормативно-правовых актов субъектов Российской Федерации показал, что законы об обращениях граждан регулируют отношения в указанной сфере, в том числе и на уровне органов местного самоуправления. Но обновленное региональное законодательство оставляет за своими рамками деятельность федеральных структур и не может подменить общенационального закона.

Естественно, организационно-правовые основы и порядок реализации конституционного права граждан на обращения в органы государственной власти и местного самоуправления должны были быть закреплены в специальном федеральном законе.

Автором анализируется несколько проектов Федерального закона «Об обращениях» и Федеральный закон РФ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», принятый 02.05.2006г., регулирующий правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.

Обращения - средство защиты прав граждан. Наряду с судебной защитой, защита административная, проявляющаяся в реакции органов исполнительной власти на обращение гражданина и принятии ими соответствующих мер, есть важнейшее средство охраны человека, его прав и свобод.

Рассматриваются две формы подачи обращений: устная и письменная. Отмечается, что правильный подход к устному обращению обеспечивает максимальную быстроту и законность его разрешения. Особой формой устных обращений можно признать и обращения, поданные в ходе телемостов высших руководителей государства и граждан.

Виды обращений требуют и различной процедуры их рассмотрения. Необходима четкая система рассмотрения обращений граждан, с разработанной процедурой и полной классификацией обращений.

Предложение не связано с нарушением прав, оно не связано и с реализацией каких-либо прав заявителя, оно направлено на внесение каких-либо изменений в существующий порядок. Предложение является одной из важнейших форм реализации права граждан на участие в управлении делами государства, зафиксированного в п.1 ст.32 Конституции РФ.[13]

Заявления - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

Заявление не сопряжено с привлечением кого-либо к ответственности, следовательно, процедура его рассмотрения должна быть отличной от процедуры рассмотрения жалоб, предложений.

Заявления граждан не связаны с имевшими место нарушениями конкретных субъективных прав и интересов. Отказ же в удовлетворении этих прав и интересов, как правило, и порождает жалобу.

Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

Жалоба имеет двойную цель: во-первых, восстановление нарушенного права и, во-вторых, привлечение к ответственности нарушителя.

В Конституции РФ и в Федеральном законе «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» нет термина «петиция», он заменен общим понятием «коллективное обращение». Отметим, что коллективные обращения, по содержанию, существуют в тех же формах, что и обращения индивидуальные.

2.2 Порядок работы с письменными обращениями граждан.

Приём и регистрация личных и коллективных писем граждан, адресованных на имя главы города, заместителей главы администрации города или в администрацию города осуществляется уполномоченным структурным подразделением администрации города – сектором наград и работы с обращениями граждан организационного отдела.

Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с правовыми актами Российской Федерации, автономного округа, муниципального образования о работе с обращениями граждан.

Личные обращения, заявления работников к представителю работодателя обращениями граждан не являются.

При приёме и первичной обработке поступающих документов в администрацию города производится проверка правильности их адресования и доставки, целостность упаковки и комплектности.

В первую очередь обрабатываются документы с отметками, характеризующими степень срочности его исполнения или доставки.

Конверты с пометкой "лично" не вскрываются и передаются адресату.

Ошибочно полученные документы возвращаются отправителю либо направляются по назначению с приложением сопроводительного письма за подписью начальника организационного отдела.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документов.

Поступившие документы разделяют на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

- материалы информационно-справочного характера, присланные для сведения;

- статистические сборники, дайджест прессы (информационный экспресс-бюллетень), обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды, счета, квитанции и иная корреспонденция подобного рода;

- поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты;

- пакеты с пометкой "Лично";

- документы без подписи;

- сообщения электронной почты из массовых рассылок

Документ регистрируется в журнале регистрации корреспонденции. Регистрационные данные включают в себя все реквизиты поступившего документа, необходимые для его однозначной идентификации и определяющие этапы движения документа в процессе его исполнения.

После регистрации на поступивших документах проставляется регистрационный штамп в правом нижнем углу первого листа (приложения отдельно не регистрируются) с указанием присвоенного регистрационного номера и даты регистрации.

На внутренних документах штамп может не ставиться или содержать только дату (и время) получения документа, а также подпись лица его принявшего.

Зарегистрированные документы, а также документы, не подлежащие регистрации, передаются на рассмотрение главе города, заместителям главы администрации города в соответствии с их полномочиями.

Срок рассмотрения поступивших на резолюцию должностного лица документов не должен быть более одного рабочего дня. По истечении данного срока документ должен быть возвращен в организационный отдел вне зависимости от наличия резолюции должностного лица.

Документы после рассмотрения и наложения резолюции главой города, заместителями главы администрации города возвращаются в организационный отдел для внесения в журнал регистрации названия учреждения, структурного подразделения администрации города или фамилий их руководителей, указанных в резолюции.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Сведения о документах, занесенные в журналы регистрации или электронную базу данных структурного подразделения, хранятся в подразделении 5 лет.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или выдачи поручения, а поступивших из других организаций – с даты их поступления.

Конечная дата исполнения, указанная в тексте документа может быть изменена только должностным лицом, её установившим (далее – автором контрольного документа).

Контрольные документы исполняются в сроки (календарные даты), указанные в них. Если срок исполнения специально не определён, то продолжительность исполнения устанавливается в один календарный месяц (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до первого рабочего дня следующего за ним месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего этому нерабочему дню.

Контрольные документы с грифом "Весьма срочно", "Срочно" исполняются в трёхдневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов или содержащие в тексте указание "Оперативно" – в течение десяти дней.

Документы вышестоящих органов, по которым предусмотрено представление отчётов в течение нескольких лет, находятся на контроле до представления отчёта к последнему сроку.

Если срок исполнения документа превышает один месяц, то в поручении указывается срок представления информации о ходе его исполнения.

В случае неисполнения контрольного документа или его отдельных пунктов (положений) в информации должны быть указаны причины неисполнения, предложения о продлении сроков исполнения и ответственности исполнителей, по вине которых документ не был исполнен в срок.

При неисполнении и отсутствии аргументированных объяснений причин неисполнения и принимаемых мерах организационный отдел рассматривает вопрос о целесообразности проведения контрольной проверки хода выполнения данного контрольного документа.

Предложения об ответственности исполнителей за срыв исполнения контрольного документа оформляется соответствующим проектом распоряжения главы города.[14]

2.3 Требования к оформлению ответов по обращениям граждан и контроль за рассмотрением

Ответы на обращения граждан (далее – ответ) подписывают глава города, заместители главы администрации города, должностные лица, в пределах своей компетенции.

Текст ответа должен быть изложен четко, последовательно, кратко, иметь исчерпывающую информацию на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указать, какие меры юридической ответственности приняты к виновным должностным лицам.

В случае если по результатам рассмотрения обращения принят правовой акт, копия такого акта направляется заявителю.

Если по обращению дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопросов.

После завершения рассмотрения обращения специалист отдела работы с обращениями граждан, ведущий работу по данному обращению, формирует дело (приложение№4) согласно Положению, утвержденную Постановлением от 26.03.2007г. №45 «Об утверждении Положения о порядке рассмотрения обращений граждан в администрации города Муравленко», в которое входят все материалы о проделанной работе по данному обращению, предоставляет его на рассмотрение главе города, заместителям главы администрации города, давшему поручение по обращению, который либо снимает обращение с контроля, либо дает дополнительное поручение. Обращения, по которому поручения дал глава города, с контроля снимает глава города, в его отсутствие – заместитель главы администрации города.[15]

Оформление дел для передачи в архив осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству администрации города.

На контроль ставятся:

-обращения, поступившие в администрацию города,

-обращения граждан, направленные должностным лицам администрации города.

Контроль за соблюдением сроков рассмотрения письменных обращений граждан осуществляет отдел работы с обращениями граждан, который направляет исполнителям напоминания по обращениям, срок рассмотрения которых истек.

По всем фактам, связанным с нарушением сроков рассмотрения обращения, исполнитель предоставляет главе города объяснительную записку.

ГЛАВА 3 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД МУРАВЛЕНКО

3.1 Организация работы с письменными обращениями граждан

Поступившие письменные обращения граждан (далее – обращение) регистрируются в отделе работы с обращениями граждан.

В правом нижнем углу первой страницы обращения проставляется регистрационный штамп. В случае если место для проставления штампа отсутствует, он может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение. Обращению присваивается регистрационный номер.

Заполняется электронная карточка обращения согласно (приложению №5) согласно Положению, №45 от 26.03.2007г. В ней указываются фамилия и инициалы заявителя и его адрес. Если обращение подписано двумя и более заявителями, то регистрируются первые два (три), в том числе заявитель, в адрес которого предложено направить ответ. Общее число заявителей указывается в аннотации обращения. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации, резолюции собраний и митингов, и обращения, поступившие от членов одной семьи.

Обращение проверяется на повторность (при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка). При необходимости повторные обращения ставятся на контроль. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со временем подачи первого обращения истек срок рассмотрения, установленный настоящим Порядком, или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. При работе с повторными обращениями подбираются имеющиеся в архиве сектора документы по обращению данного заявителя. Повторные обращения регистрируются под одним номером (с литерами).

Обращения, поступившие от одного и того же автора и по одному и тому же вопросу, а также обращения-дубли, считаются первичными и регистрируются под одним номером с числовым индексом.

Гражданин в своем письменном обращении указывает либо наименование органа государственной власти автономного округа, органа местного самоуправления в автономном округе, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество, (последнее – при наличии) почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

В случае если в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

В случае необходимости подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы, либо их копии.

Орган государственной власти автономного округа, орган местного самоуправления в автономном округе или их должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся оскорбительные, нецензурные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

Выступления и опубликованные в печати материалы, связанные с предложениями, заявлениями, жалобами, рассматривается органами государственной власти автономного округа, органами местного самоуправления в автономном округе и их должностными лицами в рамках полномочий в соответствии с требованиями, установленными настоящим Законом. [16]

Граждане вправе направить обращение в органы государственной власти автономного округа, органы местного самоуправления в автономном округе и их должностным лицом электронной почтой. Информация об электронном адресе органов государственной власти автономного округа, органов местного самоуправления в автономном округе и их должностных лиц должна быть доступна для граждан. Обращения, поступившие электронной почтой, рассматриваются в порядке установленном Законом, для рассмотрения письменных обращений граждан, согласно Федеральному закону установленном от 02.05.2006г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации» [17] и

3.2 Организация работы по личному приему и регистрация письменного обращения граждан

Прием граждан по личным вопросам в администрации города ведется в установленные дни недели согласно графика, утвержденного на год распоряжением главы города. Запись на прием и организация приема граждан обеспечиваются отделом работы с обращениями граждан организационного отдела, организация исполнения решений по результатам приема граждан возлагается на лица, в компетенцию которых входит рассмотрение данных вопросов.

Регистрация приема граждан по личным вопросам производится в специальном журнале по форме (приложению №6) согласно Положению №45, от26.03.2007г. После регистрации заполняется карточка регистрации приема граждан по личным вопросам (приложению № 7).

Специалист, осуществляющий регистрацию, передает карточку регистрации приема граждан по личным вопросам, оригинал письменного обращения (при наличии) с приложенными к обращению документами, материалы по предыдущим обращениям на ознакомление главе города, заместителям главы администрации города, ведущим прием.

При необходимости для рассмотрения поставленных заявителем вопросов на личный прием могут быть приглашены сотрудники соответствующих структурных подразделений администрации города.

После завершения личного приема материалы в соответствии с поручением должностного лица, ведущего прием посетителей, направляются на рассмотрение в соответствующие структурные подразделения администрации города.

Поступившие ответы о приятых мерах по реализации поручений по обращениям граждан, предоставленным на личном приеме, направляются руководителю, осуществляющему прием.

Если по представленным материалам не поступает дополнительных поручений, рассмотрение обращения считается исполненным, оно направляется в дело для снятия с контроля.[18]

Согласно Федеральному Закону установленный от 02.05.2006г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения граждан Российской Федерации», личный прием граждан в государственных органах, органах местного самоуправления проводится их руководителями и уполномоченными на то лицами. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Федеральным законом.

В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов. [19]

Все обращения граждан, поступающие в адрес главы города, заместителей главы администрации города и администрации города регистрируются в отделе работы с обращениями граждан организационного отдела администрации города (далее – отдел работы с обращениями граждан).

При приеме письменных обращений производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений к письму, прилагается конверт.

По просьбе обратившегося гражданина на предоставленном им втором экземпляре или копии обращения делается отметка с указанием даты приема обращения, сообщается телефон для справок. [20]

3.3. Организация работы информационно – справочной работы

За Iквартал 2008г. в администрацию муниципального образования г. Муравленко поступило 131 обращение, в том числе 53 письменных обращений, из них 4 – коллективных по вопросам:

- о предоставлении земельного участка для эксплуатации индивидуальных жилых построек на промышленной зоне – 1;

- благодарность за работу руководителя танцевальной студии «Ритм» - 1;

- о предоставлении 5% ипотечного кредитования – 1;

- о повышении тарифа на перевозку пассажиров в маршрутном такси – 1.

По сравнению с I кварталом 2007г. (87 обращений) общее количество увеличилось на 44 обращения, количества коллективных обращений граждан в сравнении с 2007 годом (9 обращений) уменьшилось на 5.

Наиболее острые вопросы, с которыми граждане города обращались в администрацию города, это:

- жилищный вопрос;

- оказание единовременной материальной помощи;

- трудоустройства в городе;

- о работе жилищно-коммунального хозяйства.

По вопросу об улучшении жилищных условий в городе от общего количества обращений граждан в I квартале 2008г. поступило 43 обращения (33%), в Iквартале 2007г. – 55 – обращений (63%)

Причины, по которым получены обращения, так же остались прежними:

- нет ввода новых жилищных площадей;

- старение жилого фонда;

- увеличение количества жилых домов, признанных аварийными и ветхими;

- высокий уровень цен на жилье;

- низкая заработная плата.

По вопросу оказания единовременной материальной помощи от общего количества обращений граждан в Iквартале 2008г. поступило – 53 обращения (40%), в Iквартале 2007г. – 13 обращений (15%)

Обратившиеся по данному вопросу сообщают тяжелом материальном положении:

- в связи с ростом цен на товары и услуги;

- низкая заработная плата;

- маленькая пенсия;

- затраты по поводу похорон близких и родных.

Из содержания поступивших обращений следует, что вопрос социальной защиты населения остается одним из основных.

По вопросу трудоустройства в городе от общего количества обращений граждан за Iквартал 2008г. поступило - 7 обращений (5%) за I квартал 2007г. – 5 обращений (6%).

Основной причиной обращения граждан является проблема трудоустройства женщин и молодежи без опыта работы. С одной стороны работодатели отказывают в работе, ссылаясь на отсутствие необходимого опыта работы, наличие маленьких детей, достижение работников определенного возраста. С другой стороны у некоторой части обращающихся граждан стоящих на учете в государственном учреждении «Центр занятости населения» города Муравленко зафиксированы отказы от предлагаемой работы, т.к. их не устраивает график работы, низкая оплата труда, отсутствие социальных гарантий.

О работе жилищно-коммунального хозяйства от общего количества обращений граждан поступило – 5 обращений (4%), за I квартал 2007г. обращений не поступило.

Большая часть обращений по вопросам работы жилищно-коммунального хозяйства связаны с просьбами в проведении капитального ремонта жилой площади, по вопросам оплаты за коммунальные услуги, о ремонте квартиры по вопросам благоустройства прилегающей территории.

Из общего количества 53 письменных обращений рассмотрено:

Положительно: - 41 (77%)

- оказание единовременной денежной помощи – 37

- предоставление жилья – 1

- благодарность – 2

- другие вопросы – 1

Рассмотрено в срок:

- до 10 дней – 14 (34%)

- до 20 дней – 17 (42%)

- до 30 дней – 9 (22%)

более 30 дней – 1 (2%)

Отрицательно: 2 (4%)

- улучшение жилищных условий – 1

- предоставление земельного участка под индивидуальное строительства – 1

Рассмотрено в срок до 20 дней – 1 (100%)

- до 20 дней – 1 (50%)

- до 30 дней – 1 (50%)

Разъяснено: - 6 (11%)

- предоставление жилья – 1

- улучшение жилищных условий – 1

- переселение из аварийного жилище – 1

- предоставление земельного участка под индивидуальное строительство – 1

- вопросы жилищно-коммунального хозяйства – 1

- другие вопросы – 1

Рассмотрено в срок

- до 10 дней – 1 (17%)

- до 20 дней 5 (83%)

Находятся на рассмотрении: 4 (8%)

- оказание единовременной денежной помощи – 1

- предоставление жилья – 1

- улучшение жилищных условий – 1

- вопросы жилищно-коммунального хозяйства – 1

Из общего количества приема граждан по личным вопросам принято 78 человек:

Положительно: 23 (29%)

- предоставления жилья – 1

- переселения из аварийного жилья – 1

- оказание единовременной денежной помощи – 15

- вопросы жилищно-коммунального хозяйства – 3

- благодарность – 1

- другие вопросы – 2

Рассмотрено в срок:

до 10 дней – 7 (30%)

до 20 дней – 7 (30%)

до 30 дней – 8 (35%)

более 30 дней – 1 (5%)

Отрицательно: 6 (8%)

- предоставление жилья – 4

улучшение жилищных условий – 2

Рассмотрено в срок:

до 10 дней – 1 (7%)

до 20 дней – 5 (83%)

Разъяснено – 46 (59%)

- предоставление жилья – 10

- улучшение жилищных условий – 9

- переселение из аварийного жилья – 3

- предоставление земельного участка под индивидуальное строительство – 1

- трудоустройства – 7

- другие вопросы – 16

Рассмотрено в срок:

- до 10 дней – 34 (74%)

- до 20 дней – 11 (24%)

- до 30 дней – 1 (2%)

Находятся на рассмотрении – 3 (4%)

- улучшение жилищных условий – 3

Всего обращений – 131 (100%)

По результатам рассмотрения:

Положительно: - 64 (49%)

- предоставление жилья – 3

- оказание единовременной денежной помощи – 52

- вопросы жилищно-коммунального хозяйства – 3

- благодарность – 3

- другие вопросы – 3

Рассмотрено в срок:

- до 10 дней – 20 (31%)

- до 20 дней – 25 (39%)

- до 30 дней – 17 (27%)

более 30 дней – 2 (3%)

Отрицательно: - 9 (7%)

- предоставление жилья – 9

Рассмотрено в срок:

- до 10 дней – 2 (22%)

- до 20 дней – 6 (67%)

- до 30 дней – 1 (11%)

Разъяснено: - 51 (39%)

- предоставление жилья – 26

- о работе ЖКХ – 1

- трудоустройства – 7

- другие вопросы – 17

Рассмотрено в срок:

- до 10 дней – 34 (67%)

- до 20 дней – 16 (37%)

- до 30 дней – 1 (2%)

Находится на рассмотрении: - 7 (5%)

- предоставление жилья – 5

- оказание денежной помощи – 1

- о работе ЖКХ – 1

Более 30 дней рассматривалось 2 обращения, продление сроков связано:

- с не поступлением информации в предусмотрительные сроки.

Все рассмотрения по утвержденному постановлению главы муниципального образования №45 от 26. 03. 2007г. «Об утверждении Положения о порядке рассмотрения обращений граждан в администрации города Муравленко» были зарегистрированы и переданы на рассмотрение главе муниципального образования, далее на исполнение в соответствии с его резолюцией.[21]

Письменные обращения были направлены на исполнение

- юридический отдел

- отдел систем жизнеобеспечения города

- управление муниципального имущества

- заместителям главы администрации города, а также направлялись на рассмотрение и исполнение в муниципальные учреждения и предприятия.

Наибольшее количества обращений в администрации города рассмотрено в управлении муниципального имущества, в ведении которого находятся жилищный фонд города. Большинство заявителей получили на свои обращения своевременные полные и обоснованные ответы.

Работа по обращениям граждан в администрации города ведется в отделе по работе с обращениями граждан управления делами.

Прием граждан, регистрируя письменных обращений, предоставления гражданам разъяснения по интересующим вопросам, в том числе по телефону, осуществлялось в соответствии с утвержденным постановлением главы города муниципального образования №152 от 18.09.2007г. «Об управлении делами администрации города»[22]

Информация по количеству обращений и по результатам рассмотрения за Iквартал 2008г. проводится согласно распоряжению Губернатора Ямало-ненецкого автономного округа от 25.01.2008г. № 24-РА «О мерах по совершению работы с обращениями граждан в ЯНАО»[23]

Румянцев А.В. Понятие, содержание и этапы развития права граждан на обращении // Современное право. — 2006. — № 12(2). — 1 п.л.

2. Румянцев А.В. Место конституционного права на обращения в системе основных прав и свобод человека и гражданина // Право и жизнь. — 2006. — № 105(15). — 0,9 п.л.

3. Румянцев А.В. Классификация субъектов права граждан на обращения // Право и жизнь. — 2007. — № 106(1). — 0,8 п.л.

[1] «Собрание законодательство РФ», от 08.05.2006г. №19, 2060

[2] «Российская газета» №237, 25.12.1993

[3] Закон Ямало-Ненецкого автономного округа, утвержденный Губернатором ЯНАО от 05.03.2007г. №24 «Об обращениях граждан»

[4] Положение, утвержденным постановлением главы города от 26.03.2007г. №45 «О порядке рассмотрении обращений граждан в администрации города Муравленко»

[5] Должностная инструкция, утвержденная Распоряжением главы города от 01.10.2007г. №1184 «Об утверждении должностных инструкций работников управления делами администрации города»

[6] Постановление главы города от 22.06.2006г. №107 «Об утверждении Регламента администрации г. Муравленко»

[7] Городская Дума, от 06.09.2007г. № 264 «О структуре администрации муниципального образования г. Муравленко»

[8] Постановление главы города, от 18.09.2007г. №152 «О структуре управления делами администрации муниципального образования г. Муравленко»

[9] Инструкция по делопроизводству, утвержденная Постановлением главы города от 20.08.2007г. № 125 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Муравленко»

[10] Должностная инструкция, утвержденная Распоряжением главы города от 01.10.2007г. №1184 «Об утверждении должностных инструкций работников управления делами администрации города»

[11] Румянцев А.В. Понятие, содержание и этапы развития права граждан на обращении / А.В. Румянцев. // Современное право. - 2006. - № 12(2). - 1 п.л.

[12] Мосягин О.В. Советское законодательство о жалобах и заявлениях / О.В. Мосягин, - МГУ,- 1967. - С. 7;

Алистратов Ю.Н. Право граждан на обращения в государственные органы и органы местного самоуправления в условиях становления демократического правового государства в России / Ю.Н. Алистратов, // Дисс. … к.ю.н., - М.: 1995. - С. 57.

[13] «Российская газета» №237, 25.12.1993

[14] Инструкция по делопроизводству, утвержденная Постановлением главы города от 20.08.2007г. № 125 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Муравленко»

[15] Положение, утвержденным Постановлением «Об утверждении Положения о порядке рассмотрения

обращений граждан в администрации города Муравленко»

[16] Положение, утвержденным постановлением главы города от 26.03.2007г. №45 «О порядке рассмотрении обращений граждан в администрации города Муравленко»

[17] «Собрание законодательство РФ», от 08.05.2006г. №19, 2060

[18] Положение, утвержденным постановлением главы города от 26.03.2007г. №45 «О порядке рассмотрении обращений граждан в администрации города Муравленко»

[19] «Собрание законодательство РФ», от 08.05.2006г. №19, 2060

[20] Положение, утвержденный постановлением главы города от 26.03.2007г. №45 «О порядке рассмотрении обращений граждан в администрации города Муравленко»

[21] Положение, утвержденный постановлением от 26.03.2007г. №45 «Об утверждении положения о порядке рассмотрения обращений граждан в администрации г. Муравленко»

[22] Постановление, утвержденной главой города от 18.09.2007г. №152 «Об управлении делами администрации города»

[23] Распоряжение Губернатора ЯНАО утвержденным от 25.01.2008г. «О мерах по совершению работы с обращениями граждан в ЯНАО»