Реферат: Анализ организации контроля исполнения документов 2

Содержание

Введение

Все документы организации представляют собой единый документопоток, который «рождается, живет и умирает» по своим законам. Все

группы документов в нем подчиняются определенным правилам, которые закреплены инструкциями по делопроизводству, и сложившимися в организации традициями. Соблюдение их обеспечивает бесперебойную работу предприятия.

Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.

В общем массиве документов организации прослеживаются обособленно три группы: внутренние, предназначенные для решения внутренних проблем и задач предприятия, исходящие, создаваемые для передачи информации, и входящие, получаемые от сторонних организаций и частных лиц. Для каждой группы документов характерны определенные виды работ (операции), исполнение которых обязательно. Последовательность выполнения операций обеспечивает всестороннее рассмотрение, согласование, утверждение, подписание документа. Нарушение этого процесса может не только лишить документ юридической силы, но и привести к сбою производства, нанести экономический ущерб и т.д.

От четкой организации документационного процесса зависит оперативность работы. Задержка исполнения документов может сделать информацию неактуальной, а значит бесполезной.

Выбранная мной для рассмотрения тема работы актуальна, так как хорошая организация документооборота дисциплинирует не только работника, но и руководителей, потому как исполнение документа напрямую связано с исполнительской дисциплиной как непосредственного исполнителя – конкретного работника, – так и руководителя. Необоснованная задержка документа руководителем ставит в сложное зависимое положение исполнителя и задерживает окончание работы.

Целью данной курсовой работы является изучение основных понятий документооборота, сроков и контроля за исполнением документов, проведение анализа организации контроля исполнения документов на примере Витебского областного онкологического диспансера, а также изучение путей совершенствования документооборота.

Для решения поставленных целей изучены нормативные документы Республики Беларусь, учебная литература, периодическая печать, локальные нормативные документы предприятия, а также использованы Интернет ресурсы.

1. Документооборот

1.1. Основные понятия документооборота

Организация работы с документами или управление документацией – это, прежде всего, создание условий, обеспечивающих сохранение необходимой информации, своевременное снабжение ею потребителей с наименьшими временными и материальными затратами.

В общем массиве документов организации прослеживаются обособленно три группы: внутренние, предназначенные для решения внутренних проблем и задач предприятия, исходящие, создаваемые для передачи информации, и входящие, получаемые от сторонних организаций и частных лиц.

Основные виды работ можно представить в виде таблицы (таблица № 1.1.1) (1, с. 50):

Таблица № 1.1.1

Основные виды работ с документами

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение (3).

Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, отрасли и даже целого государства. Нормативные акты и методические пособия, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рассматривают в качестве объекта документооборот организации в целом.

Документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции.

Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. При формировании аппарата управления происходит разделение обязанностей между руководителями и исполнителями, определяется последовательность подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения (резолюции) основных документов.

Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения: от создания до исполнения «путешествуют» они по организации, подобно движению поездов в метрополитене. При правильно поставленном документообороте они не должны без необходимости «перескакивать» с одного пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого-либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т. д.) работа должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирующие) маршруты движения документов, т. к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции.

Согласно ГСДОУ маршруты движения документов внутри организаций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатываются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организаций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Если сроки прохождения и обработки документов поддаются нормированию, то они также отражаются в схемах. Рекомендуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности, финансовые документы и т. д. Утвержденные руководством, эти схемы приобретают нормативную силу.

К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.

Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации. Их необходимо учитывать при планировании документооборота.

Организация рационального документооборота учреждения или предприятия прежде всего преследует цель: исключение возвратности движения документов. Пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения различные операции, по возможности, должны выполняться одновременно. Необходимо исключить дублирование подписей. Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию которого входит его решение. Порочна практика согласования, подписания по принципу «на всякий случай». Это говорит о несовершенстве аппарата управления, об отсутствии профессионализма и доверия к коллегам.

ГСДОУ предусматривается ряд общих правил обработки документов и организации документооборота.

В следующей главе рассмотрим более подробно сроки и контроль исполнения документов.

1.2. Сроки и контроль исполнения документов

В системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.

Выделяют два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.

Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.

Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ).

В Республике Беларусь действует «Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь», утверждённая Постановлением Министерства Юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. Организации разрабатывают свои локальные инструкции по ДОУ. В инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы:

· кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

· какие документы ставятся на контроль;

· этапы контроля исполнения документов;

· сроки исполнения документов;

· формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

· отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

· ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);

· основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

· обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

· информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения или ответа. На контроль могут быть поставлены так же устные поручения руководства.

Контроль осуществляют руководитель организации, служба ДОУ и ответственные исполнители. На контролируемых документах проставляется отметка о контроле.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших документов – с даты поступления, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя.

Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

Если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее предыдущего рабочего дня. В случае, когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога «до» или «к», указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа.

Допускается изменение сроков исполнения документов (поручений). Изменение срока исполнения производится лицом, установившим его. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему срок, не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения или сразу же после получения задания. Изменение документируется, проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы.

Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.

Система контроля исполнения включает:

· учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;

· контроль за сроками исполнения;

· проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;

· учет и отчетность о результатах исполнения;

· оценку состояния исполнительской дисциплины.

Учет контролируемых документов (поручений) и контроль исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в регистрационно-контрольной карточке (РКК).

Примерная форма РКК и правила заполнения основных реквизитов РКК приведены в таблицах № 1.2.1, № 1.2.2 (3).

Таблица № 1.2.1

Примерная форма регистрационно-контрольной карточки

Таблица № 1.2.2

Правила заполнения основных реквизитов РКК

Экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов, используются при формировании контрольной картотеки.

На один контролируемый документ может быть заполнено несколько РКК в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения. При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, РКК заполняется только для передачи исполнителю, назначенному ответственным.

Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, так же фиксируется в РКК, заполняемой в необходимом количестве экземпляров.

Один экземпляр РКК остается в службе контроля и помещается в контрольную картотеку, второй передается исполнителю вместе с документом.

РКК группируются в контрольных картотеках по разделам, соответствующим числу дней месяца, согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по исходящим документам - согласно ожидаемым датам получения ответов.

РКК с перспективными и просроченными сроками исполнения документов (поручений) группируются в самостоятельные разделы контрольной картотеки.

В контрольной картотеке могут выделяться дополнительные разделы и рубрики для систематизации РКК по исполнителям и группам документов (приказы, решения и др.).

Картотека ежедневно просматривается контрольной службой с целью информирования руководителя и исполнителей о приближении (истечении) сроков исполнения документов. Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за 2-3 дня до истечения установленного срока.

Документ (поручение) снимается с контроля после его исполнения, подтвержденного документально.

Свидетельством исполнения документа (поручения) является подготовленный исполнителем и подписанный руководителем или иным уполномоченным лицом исходящий или внутренний документ. В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, краткие сведения об исполнении фиксируются исполнителем в РКК.

На исполненном документе оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Карточка с информацией, характеризующей исполнение, представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и снятия документа (поручения) с контроля.

При некачественном исполнении документ (поручение) с контроля не снимается и переходит в разряд не исполненных в срок.

Информация о результатах исполнения документов (поручений) периодически обобщается и доводится до сведения руководства.

Контрольные действия могут осуществляться в контрольных службах и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

В следующей главе проведём анализ документооборота и рассмотрим сроки и контроль исполнения документов на примере Витебского областного онкологического диспансера.

2. Анализ документооборота

на примере Витебского областного онкологического диспансера

2.1. Структура Витебского областного онкологического

диспансера

«Витебский областной онкологический диспансер» переименован
в соответствии с приказ ом Управления здравоохранения Витебского облисполкома № 59 от 07.03.2001 года в «Учреждение здравоохранения «Витебский областной клинический онкологический диспансер» (далее - Областной онкодиспансер).

Юридический адрес: Республика Беларусь, 210605 г. Витебск, Никрополье. Учреждение здравоохранения «Витебский областной клинический онкологический диспансер» структурное подразделение областного онкодиспансера - радиологический корпус расположен по адресу: г. Витебск, ул. Фрунзе, 71.

Областной онкодиспансер является составной частью системы
здравоохранения Республики Беларусь, относится к коммунальной
собственности. Учредитель областного онкодиспансера - Витебский
областной исполнительный комитет. Уполномоченный орган - Управление
здравоохранения Витебского областного исполнительного комитета (далее
- Уполномоченный орган).

Имущество Областного онкодиспансера принадлежит на праве собственности Витебской области и закреплено за областным онкодиспансером на праве оперативного управления.

Областной онкодиспансер осуществляет свою деятельность в со­ответствии с законодательством Республики Беларусь, международными соглашениями, к которым присоединилась Республика Беларусь, Указами и Декретами Президента Республики Беларусь, Министерства здравоохра­нения Республики Беларусь, Управления здравоохранения Витебского облисполкома, «Положением о клиническом лечебно-профилактическом учреждении здравоохранения Республики Беларусь» и Уста­вом.

Областной онкодиспансер является юридическим лицом, имеет на праве оперативного управления обособленное имущество, несет само­стоятельную ответственность по своим обязательствам, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущест­венные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, иметь самостоятельный баланс, расчетный и текущие счета в учреждениях бан­ков, печать, штампы, бланки со своим наименованием.

Областной онкодиспансер приобретает права юридического лица со дня его государственной регистрации.

Наименование учреждения на русском языке полное - Учреждение здравоохранения «Витебский областной кли­нический онкологический диспансер»; сокращенное - УЗ "ВОКОД".

Граница обслуживания - в пределах Витебской области и города Витебска. В состав Областного онкодислансера входят:

I. Лечебные отделения:

- отделение общей онкологии;

- онкогинекологическое отделение;

- онкоурологическое отделение;

- онкоторакальное отделение;

- онкоабдоминалъное отделение;

- отделение опухолей головы, шеи;

- онкологическое химиотерапевтическое отделение;

- 1-е радиологическое отделение;

- 2-е радиологическое отделение;

II . Диагностические отделения и вспомогательные службы:

- поликлиническое отделение;

- отделение ультразвуковой диагностики;

- лаборатория радионуклидной диагностики;

- клинико-диагностическая лаборатория;

- цитологическая лаборатория;

- рентгенологическое отделение;

- кабинет функциональной диагностики;

- оргметодкабинет;

- пищеблок;

- хозяйственная служба;

- операционный блок;

- эндоскопическое отделение;

- центральное стерилизационное отделение;

- аптека;

- кабинет трансфузиологической помощи;

- служба радиационной безопасности.

Главной целью деятельности Областного онкодиспансера являет­ся более полное удовлетворение потребности населения Витебской облас­ти и г. Витебска в квалифицированной и специализированной, консульта­тивной, лечебно-профилактической, организационно-методической меди­цинской помощи.

Основными задачами Областного онкодиспансера являются:

- организация онкологической помощи в районе деятельности дис­пансера;

- оказание квалифицированной консультативно-диагностической и специализированной лечебной помощи (амбулаторной и стационарной) больным со злокачественными новообразованиями, родом доброкачест­венных опухолей и некоторыми предопухолевыми заболеваниями;

- диспансеризация больных со злокачественными и предопухолевыми заболеваниями, организация своевременной диагностики, диспансери­зации в онкокабинетах и лечебно-профилактических учреждениях (ЛПУ) общей лечебной сети;

- методическое руководство организации онкологической помощи в территориальных больницах и поликлиниках, женских консультациях и ведомственных ЛПУ;

- осуществление полного учета больных злокачественными новообразованиями на закрепленной территории и составление отчетов об онкозаболеваемости;

- проведение систематического анализа состояния онкологической заболеваемости и смертности, причин позднего выявления злокачествен­ных новообразований на закрепленной территории;

- разработка планов и мероприятий по улучшению организации он­кологической помощи в районе и снижению уровня запущенности и смертности;

- организация и проведение учебы врачей общей лечебной сети и среднего медперсонала по повышению онкологической грамотности и организации онкопомощи на местах;

- проведение анализа эффективности и качества лечебной помощи онкологическим больным в неспециализированных ЛПУ и оказание им консультативной помощи;

- осуществление проверки обоснованности установления диагноза злокачественного новообразования в свидетельствах о смерти, выдаваемых медработниками в учреждениях ЗАГС;

- организация и проведение санитарно-просветительной работы и противораковой пропаганды среди населения совместно с центрами здоро­вья, включающая в себя устную пропаганду, наглядную агитацию по про­паганде медицинских и гигиенических знаний среди населения;

- диагностическая деятельность (своевременное выявление и установление патологического процесса обратившегося населения в отделениях областного онкодиспансера);

- разработка, освоение и внедрение в практику современных методов и средств организация, диагностики и лечения онкологических больных;

- составление отчетов о своей деятельности и состоянии онкологиче­ской заболеваемости и смертности на закрепленной территории по утвер­жденным формам и в установленные законом сроки;

- организация работы в экстремальных условиях.

Управление Областным онкодиспансером осуществляется главным врачом (далее - Руководитель), который назначается на должность, освобождается от должности Уполномоченным органом. Уполномоченный орган в соответствии с законодательством заключает с Руководителем контракт. Оплата труда Руководителя устанавливается в соответствии с дейст­вующим законодательством.

Руководитель Областного онкодиспансера:

- действует без доверенности от имени Областного онкодиспансера в соответствии с законодательством и Уставом Областного онкодиспансера, добросовестно и разумно представляет его интересы в отношениях с юри­дическими и физическими лицами;

- организует работу Областного онкодиспансера;

- утверждает штатное расписание Областного онкодиспансера;

- может изменять мощность, структуру, штатную численность и нормы нагрузки персонала Областного онкодиспансера;

- по согласованию с Уполномоченным органом назначает на долж­ность и освобождает от должности своих заместителей;

- нанимает и увольняет работников в соответствии с законодательст­вом о труде Республики Беларусь;

- заключает договора от имени Областного онкодиспансера;

- выдает доверенности, открывает в банках расчетные и другие сче­та;

- издает приказы и дает распоряжения, обязательные к исполнению всеми сотрудниками Областного онкодиспансера;

- в соответствии с действующим законодательством, коллективным договором и правилами внутреннего трудового распорядка применяет ме­ры поощрения и дисциплинарного воздействия к работникам;

- определяет формы, системы и размеры оплаты труда работников Областного онкодиспансера, в соответствии с действующим законодатель­ством Республики Беларусь, Постановлением Совета Министров Респуб­лики Беларусь № 1225 от 10.08.2000 г. «О совершенствовании механизма финансирования здравоохранения», Решением Витебского областного ис­полнительного комитета № 643 от 13.11.2000г. «О проведении экспери­мента по совершенствованию механизма хозяйствования организаций здравоохранения Витебской области»;

- в пределах установленных Законодательством и настоящим Уста­вом, распоряжается имуществом, в том числе средствами Областного онкодиспансера.

Руководитель Областного онкодиспансера назначает ответственного исполнителя за ведение делопроизводства в учреждении и утверждает его должностную инструкцию.

2.2. Анализ организации контроля исполнения документов

В Областном онкодиспансере делопроизводитель относится к категории других служащих. Должность делопроизводителя занимает лицо, имеющее общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе. Он непосредственно подчиняется главному врачу диспансера.

В своей деятельности делопроизводитель руководствуется нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы, Уставом диспансера, правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями главного врача диспансера (непосредственного руководителя), утвержденной должностной инструкцией.

Делопроизводитель должен знать:

- положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в диспансере;

- основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

- структуру диспансера и его подразделений;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- порядок контроля прохождения служебных документов и материалов.

Делопроизводитель исполняет следующие должностные обязанности:

- принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения;

- в соответствии с резолюцией главного врача, его заместителей передает документы на исполнение;

- оформляет регистрационные карточки или создает банк данных;

- ведет картотеку учета прохождения документальных материалов;

- осуществляет контроль исполнения документальных материалов;

- выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;

- отправляет исполненную документацию по адресатам;

- ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;

- ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

- подготавливает и сдает в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или банки данных;

- составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив;

- обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;

- составляет акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

- осуществляет подготовку материалов для составления номенклатуры дел.

В своей работе по организации документооборота делопроизводитель руководствуется Постановлением Министерства Юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь», а также утвержденной вышестоящей организацией локальной «Инструкцией по ведению делопроизводства». Данной Инструкцией предусмотрен перечень типовых сроков исполнения документов:

1. постановления, решения, распоряжения, приказы, указания, инструкции вышестоящих органов исполняются согласно указанному в них сроку;

2. запросы, предложения и заявления депутатов Национального Собрания и местных Советов, предложения, заявления и жалобы граждан - в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь;

3. письма учреждений, организаций, предприятий - согласно указанному в них сроку или в течение 10 дней (при отсутствии указанного срока);

4. письма-запросы и письма-поручения вышестоящих учреждений и организаций - к указанному в них сроку не позднее 15 дней или в течение 10 дней (при отсутствии указанного срока);

5. телеграммы, требующие срочного решения - от 2 до 5 дней; остальные - в течение 10 дней;

6. внутренние распорядительные документы (приказы, указания, решения, инструкции) - к указанному в них сроку;

7. протоколы совещаний - к указанному в них сроку;

8. планы-графики к указанному в них сроку.

Способ ведения контроля за исполнением документов в Областном онкодиспансере - ручная сроковая картотека (контрольно-справочная картотека).

Делопроизводителем используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными пластмассовыми разделителями. Тридцать один разделитель обозначают числа месяца, т.е. 31 день. В них расставляются регистрационно-контрольные карточки в соответствии со сроками исполнения, то есть каждую карточку делопроизводитель кладёт в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставит карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца за 2-3 дня эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем делопроизводитель помещает карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке делопроизводитель легко может узнать, что на какой день должно быть исполнено.

При осуществлении контроля за исполнением документов делопроизводитель вынимает из картотеки карточки на задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 5 дней, а также 10 и 15 дней текущего месяца (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. При этом им осуществляется личный опрос, опрос по телефону либо направляется письменное сообщение. Пример письменного сообщения, направляемого делопроизводителем, приведен ниже.

Полученную информацию о ходе исполнения задания делопроизводитель заносит на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.

После исполнения документа делопроизводитель в регистрационно-контрольную карточку вносит сведения об исполнении, просит проставить подпись ответственное лицо, подтверждающее исполнение, дату. После снятия документа с контроля делопроизводитель регистрационно-контрольную карточку вынимает из сроковой картотеки и переставляет в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе, ход и характер исполнения документа.

Делопроизводитель Областного онкодиспансера, как правило, раз в месяц обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов. Данные о результатах контроля представляет руководителю - главному врачу.

Для обобщения данных о контроле он использует сводку об исполнении документов. Пример формы такой сводки приведен ниже.

Сводка

об исполнении документов по состоянию на (указывает дату)

Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами делопроизводитель представляет руководству сводки, в которых указывает:

· общее количество документов на исполнении;

· количество исполненных документов в срок (%);

· количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);

· причины задержек исполнения документов.

На основе сводок, предоставленных делопроизводителем главному врачу за последние три месяца 2009 года, можно сделать вывод, что процент не исполненных в срок документов, а также с продленным сроком исполнения, превышает процент исполненных в срок документов почти в два раза. В большей степени это связано с тем, что делопроизводство в Областном онкодиспансере на сегодняшний день ведется без использования автоматизированных систем, то есть ведётся в ручную, что приводит к более длительному прохождению документов по всем этапам обработки и к задержке исполнения документов.

3. Пути совершенствования документооборота

Автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах проблем в задержке исполнения документов принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала.

Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации.

Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовывать перемещение по сети и работу с электронными документами.

Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.

Рассмотрим возможности использования системы электронного документооборота «Дело» (СЭД «Дело»).

Прежде чем приступать к работе с документом, его необходимо ввести в систему, т.е. зарегистрировать. Регистрируются как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, договоры, обращения граждан и прочее.

При регистрации формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. РК содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами белорусского делопроизводства. К карточке могут быть прикреплены файлы, содержащие тексты или графические образы самих документов.

Система позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для документов, которые готовятся с помощью MS Word и Excel, также реализована упрощенная процедура регистрации прямо из привычной для пользователя среды редактора.

Для облегчения и ускорения процедуры регистрации используются следующие инструменты:

· задание автоматически заполняемых значений реквизитов (по умолчанию);

· заполнение реквизитов путем выбора нужного значения из заранее настроенного справочника;

· перечень наиболее часто используемых стандартных текстов;

· установление ссылок на другие документы;

· отнесение документа к тематическим рубрикам и др.

К регистрационной карточке могут прикрепляться файлы любых форматов, содержащие текст или графические образы документов. Файлы записываются в базу данных системы «ДЕЛО», гарантирующую их сохранность, после чего они могут быть удалены с локального компьютера пользователя. При этом система обеспечивает полноценную работу с файлами: просмотр, редактирование, удаление, подписание электронной цифровой подписью, разграничение прав доступа (как на уровне РК, так и самого электронного документа).

Система предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной карточки и автоматически прикрепляет полученные файлы к РК.

Система обеспечивает работу с несколькими видами поручений:

· резолюция – поручение, выдаваемое уполномоченным должностным лицом на основании документа;

· пункт – поручение, содержащееся в тексте самого документа и не имеющее конкретного автора;

· подчиненная резолюция – относится не к документу в целом, а к его отдельному пункту или резолюции; система позволяет отследить иерархию резолюций любой сложности независимо от их количества;

· проект резолюции – предварительный вариант резолюции, требующий утверждения руководством.

Руководители могут вводить поручения и автоматически рассылать их исполнителям, делегируя полномочия по контролю специально выделенным должностным лицам или отделам контроля. Система поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.

После ввода поручений документы автоматически пересылаются исполнителям в их рабочие кабинеты в системе «ДЕЛО». Получившее документ должностное лицо может либо само исполнить его и ввести в систему соответствующий отчет, либо своей резолюцией направить документ далее – исполнителям более низкого уровня.

Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система автоматически информирует пользователя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов и позволяет получать сводки об исполнении контрольных документов. Контроль также может осуществляться путем поиска документов по реквизитам контрольных поручений.

Снятие с контроля происходит после получения итогового отчета от исполнителя. Когда поручение снято с контроля, сведения о нем автоматически удаляются из всех рабочих кабинетов системы.

Система предоставляет пользователю «виртуальное рабочее место» – его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами: выдачи, контроля и исполнения поручений, визирования и подписания проектов и др.

Кабинет представляет собой набор папок, в которые группируются документы, поступившие на имя должностного лица: присланные на визирование или подписание, ожидающие вынесения резолюции, подлежащие контролю, принятые к исполнению и т.д. Распределение по папкам кабинета позволяет упорядочить большое количество документов, находящихся в текущей работе.

Папки кабинета:

· «Поступившие»

· «На исполнении»

· «На контроле»

· «У руководства»

· «На рассмотрении»

· «В дело»

· «Управление проектами документов»

· «На визировании»

· «На подписи».

В системе предусмотрены развитые средства информирования владельца кабинета о поступлении в папки новых документов или изменении их статуса.

Благодаря понятному и максимально приближенному к реальным задачам пользователя интерфейсу можно предельно просто определить, с какими документами работает должностное лицо и на какой стадии исполнения они находятся. Как интерфейс, так и набор доступных функций могут настраиваться индивидуально для каждого пользователя системы.

Наличие собственных «рабочих мест» сотрудников позволяет удобно организовать совместную работу с документами большого числа должностных лиц. Кроме того, кабинет является также одним из эффективных средств обеспечения безопасности конфиденциальной информации, благодаря возможности ограничения прав пользователей на доступ к нему.

Инструментарий кабинета и принципы работы в нем полностью учитывают принятые делопроизводственные технологии, а также традиционное распределение обязанностей и «ролей» участников документооборота. В частности, у руководителей и других ответственных должностных лиц есть возможность передать часть своих полномочий помощникам или секретариату – например, функций выдачи поручений, контроля за их исполнением и др. (также, как это зачастую имеет место в действительности).

Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта.

Для работы с проектами используется особый тип регистрационной карточки, содержащий набор специальных реквизитов.

Исполнитель, создающий проект документа, указывает визирующих и подписывающих должностных лиц, а также маршрут движения проекта между ними (последовательное или параллельное).

Должностные лица, которым направлен документ, могут ознакомиться с его содержанием и внести коррективы. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта. Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции.

В случае, если должностное лицо удовлетворено содержанием проекта, оно может его завизировать или подписать в электронной форме, в том числе с применением персональной электронной цифровой подписи (ЭЦП). Статус проекта, отражающий ход визирования и подписания, автоматически обновляется и отображается на рабочем месте исполнителя.

Пройдя все этапы процедуры согласования, утвержденный проект становится исходящим или внутренним документом, который должен быть зарегистрирован в системе. Его регистрационная карточка автоматически создается на основе РК проекта.

Современный уровень развития управленческих связей и средств коммуникации ведет к постоянному увеличению объема служебной переписки. В крупных организациях со значительным документооборотом для ее обработки специально создаются отдельные подразделения – экспедиции. В связи с этим важным условием создания эффективной системы документооборота является автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, причем как в электронной, так и в бумажной форме.

Для облегчения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система «ДЕЛО» поддерживает работу с MAPI-совместимыми почтовыми программами, в т.ч. с MS Outlook. Пользователю предоставляются следующие возможности:

· прием и отправка документов по электронной почте из интерфейса системы;

· автоматизированная регистрация поступивших документов;

· подписание отправляемого сообщения ЭЦП;

· шифрование сообщений с применением средств криптозащиты;

· контроль за уведомлениями о регистрации документов (в системе «ДЕЛО», установленной в организации-адресате).

Бумажные документы могут отправляться по почте, курьером или фельдъегерской связью. Для организации отправки большого количества исходящих документов необходимо вести их учет путем внесения в специальные реестры, в соответствии с которыми осуществляется передача документов на отправку (под роспись). При традиционной технологии для этого используются установленные формы реестров. По ним документы распределяются в зависимости от вида и стоимости отправления, категории адресата и т. п.

Система «ДЕЛО» позволяет значительно облегчить и автоматизировать трудоемкий процесс составления реестров. Все подлежащие отправке исходящие документы, имеющие внешнего адресата, автоматически помещаются в отдельную папку. Система настраивается на любое количество видов отправки и категорий адресатов, а также предназначенных для них типов реестров. Сотрудник экспедиции или секретарь может в электронной форме подготовить рассылку, используя удобные инструменты сортировки документов по реестрам, сформировать содержимое пакетов и распечатать готовые реестры и конверты.

Система предоставляет также удобный механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет, при необходимости, быстро обращаться к отправленному ранее документу.

Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами (подразделениями). Автоматическая передача документов по локальной сети значительно упрощает и ускоряет обмен информацией и взаимодействие между сотрудниками. Система позволяет пересылать регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами в кабинет любого сотрудника. При этом сама РК хранится на сервере, а в папке кабинета отображается ссылка в форме записи о документе. Таким образом, можно разослать документ во все подразделения без его физического копирования. При этом удаление записи из кабинета не приводит к полному удалению РК.

При традиционной технологии делопроизводства документ обычно передается между ответственными исполнителями под роспись в специальном журнале. Для этого в системе предусмотрено ведение журнала передачи, где отмечается, кем и когда получен оригинал или копия документа. Там же указывается номер дела, в которое направлен документ или факт его уничтожения.

На основании записей журнала передачи секретарь может автоматически сформировать и распечатать реестры передачи документа внутри организации (в т ч. по подразделениям). Кроме того, существует возможность отразить в электронной форме массовое ознакомление должностных лиц с документом.

Факт пересылки РК и передачи бумажного оригинала (копии) автоматически фиксируется системой в соответствующих журналах, что позволяет оперативно отслеживать все перемещения документа внутри организации.

В течение текущего года исполненные документы «списываются в дело», и, таким образом, формируется архивный фонд организации. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов (прикрепленных к РК файлов).

Функция «опись дел» обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов и дел:

· поддержка принятой в организации номенклатуры дел;

· механизм списания документа в дело;

· просмотр перечня документов, списанных в дело;

· поддержка работы с многотомными делами;

· автоматический пересчет страниц в деле;

· возможность открыть и закрыть дело для поступления в него новых документов.

Для облегчения работы исполнителей и сотрудников служб ДОУ по правильному формированию дел существует возможность предварительного списания документа в дело уже на стадии регистрации или работы с ним путем помещения в специальную папку («В дело»). Впоследствии, когда документ исполнен и работа с ним завершена, его не требуется специально искать в базе данных для направления в дело – достаточно воспользоваться удобным инструментом для группового списания в дело заранее подготовленных для этого документов. Система «ДЕЛО» обеспечивает основные функции работы с архивом.

Система предоставляет широкие поисковые возможности для быстрого и удобного получения любой информации, накопленной и сохраненной в базе данных. Она позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых реквизитов и их произвольному сочетанию. Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам. Пользователям доступно создание поисковых запросов любой сложности и их сохранение для последующего многократного использования. Поисковый запрос может быть сформирован как «с нуля», так и на основе ранее созданного шаблона. В одном запросе могут сочетаться различные виды поиска: на точное совпадение, по различным диапазонам значений и др.

Для удобства доступа отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.

Механизмы рубрикации документов (отнесения к определенной теме) и их связывания между собой позволяют быстро, точно и без дополнительных усилий находить все документы по определенной тематике или вопросу и при необходимости легко разбираться в истории проблемы.

Следует отметить, что возможности поиска документов для каждого пользователя определяются в соответствии с настроенными для него правами доступа к информации. Например, можно ограничить доступ к документам какой-либо картотеки, группы или грифа секретности.

В системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму). Эта функция позволяет мгновенно получать интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора.

Пользователям доступно получение следующих отчетных форм:

· Сведения о документообороте.

· Сводка об исполнении.

· Справка-напоминание об исполнении поручений.

· Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам.

· Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами.

Полученная таким образом информация служит для оценки эффективности работы как всего управленческого аппарата, так и конкретных должностных лиц (исполнителей) и дальнейшего принятия мер совершенствования исполнительской дисциплины.

Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска и удобство работы с системой.

Эффект от внедрения и использования электронного документооборота можно представить в следующем виде:

Среди преимуществ автоматизации документооборота и перехода к полномасштабному применению электронных документов в управлении можно выделить следующие:

Для анализа экономической целесообразности внедрения электронного документооборота обобщим эти параметры и рассмотрим сокращение затрат на бумажные документы и повышение производительности труда.

Высвобождение площадей, отведенных под хранение бумажных документов, может дать более существенный эффект. Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными.

Определим финансовые потери из-за рутинной работы. Рассмотрим модель «Рабочее время»:

N – число сотрудников в организации;

T – доля времени затрачиваемого на «рутинные» операции с документами;

Z – средняя зарплата в месяц.

Итого, потери = N*T*Z

При штате в 200 сотрудников, 20% времени, средняя заработная плата 300 $ потери составляют=200*0,2*300 = 12 000$ в месяц.

Очевидно, что для повышения производительности труда необходимо увеличивать время на творческую часть работы и сокращать рутинную. С этой задачей и позволяет справиться внедрение и использование электронного документооборота.

Согласно оценкам западных консалтинговых компаний, доля рутинных операций, большую часть из которых можно переложить на автоматизированные системы, может составлять 20-30 % рабочего времени. Предположим, что производительность каждого сотрудника увеличится в среднем на 5%. При зарплате в 300 долларов в месяц каждый сотрудник будет дополнительно выполнять работы примерно на 15 долларов. В год это составит 180 долларов, а для 200 сотрудников – 36 тыс. долларов!

Внедрив электронный документооборот организация увеличит свою прибыль: сокращение затрат по сравнению с бумажным делопроизводством составляет около 60%.

Из чего же складывается эта цифра? Сокращение затрат:

· на копирование и печать документов;

· на доставку информации в бумажном виде;

· на ресурсы – люди и оборудование (например, расходные материалы, обновление копировально-множительного оборудования; ответственные за данные материалы);

· на бумагу;

· на хранение информации в бумажном виде;

· на времени (более быстрое выполнение работ за счет сокращение сроков согласования и поиска документов)

· уменьшается объем рутинной, неинтересной составляющей работы и открываются возможности творческого подхода и проявления инициативы.

Как следствие вышеперечисленного – повышение общей продуктивности труда и количества выполняемых работ.

Экономия времени на различные операции:

· 20 % – поиск и ожидание поступления документов;

· 20 % – согласование и утверждение документов;

· 10% – передача документов между подразделениями;

· 10% – подготовка стандартных отчетов о движении документов.

В результате при внедрении и использовании электронного документооборота организация получает:

· экономию времени – на поиск документов тратятся не часы, а секунды;

· ожидания документов не требуется – документы одновременно доступны всем сотрудникам, имеющим к ним право доступа;

· процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в онлайновом режиме;

· время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа;

· подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки.

Заключение

Контроль исполнения задания — одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Литература:

1. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие / Т.В. Сиганова. – Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. – 71 с.;

2. Контроль исполнения документов / В.Ф. Янковая. – Секретарь-референт, № 11. – 2007. – с. 10-14;

3. Постановление Министерства Юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь»;

4. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии / Делопроизводитель – 2003 - №2.

5. Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота / http://www.eos.ru.