РЕФЕРАТ

На тему:

Access. Реляційні таблиці, запити, форми. Оформлення звітів

План

1. Реляційний запит.

2. Автозвіт.

3. Майстер звітів.

4. Конструктор звітів.

Теоретичні відомості

При проектуванні баз даних вирішуються дві основні проблеми:

- проблема логічного проектування бази даних;

- проблема фізичного проектування бази даних.

Відомо три основних типи моделей даних: ієрархічна, сіткова і реляційна.

Ієрархічна модель даних організовує дані в виді деревовидної структури і являється реалізацією логічних зв’язків: відношень “рід-вид” або “ціле-частина”.

Дерево представляє собою ієрархію елементів, які називаються вузлами. Між одним вузлом і породженими вузлами існує відношення один-до-багатьох (багато-до-одного). Таким чином, ієрархічну структуру можна змінити до виду, який відображає ієрархічну БД. До основних недостатків такого виду моделі можна віднести наступне: складність відображення зв’язків багато-до-багатьох; ієрархія в значній мірі ускладнює операції включення інформації про нові об’єкти БД і знищення старої: доступ до любого вузла можливий тільки через кореневий.

В основу сіткової моделі даних покладені сіткові структури. Відмінна риса сіткової структури від ієрархічної заключається в тому, що любий елемент в сітковій структурі може бути зв’язаний з будь-яким іншим елементом. Прикладом являється сіткова структура, в якій між об’єктами існують два види взаємозв’язку: один-до-багатьох, багато-до-одного. Великою різницею між сітковою і ієрархічною моделями є те, що в сітковій моделі кожен запис може брати участь в будь-якому числі набору. Основний недостаток сіткової моделі заключається в її складності, а також в можливості втрати незалежності даних при реорганізації БД.

Якби інформація зберігалася тільки в таблицях, то для роботи з нею можна було б обійтися без спеціальних систем управління базами даних . На практиці доводиться мати справу з більш складними структурами, що утворені з багатьох зв'язаних таблиць .

Бази даних, що мають зв'язані таблиці, називають також реляційними базами даних .

Створення бази даних завжди починається з розробки структури її таблиць. Структура повинна бути такою, щоб при роботі з базою було потрібно вводити в неї якнайменше даних. Якщо введення якихось даних доводиться повторювати неодноразово, базу роблять з декількох зв'язаних таблиць. Структуру кожної таблиці розробляють окремо.

Для того щоб зв'язки між таблицями працювали надійно і по записові з однієї таблиці можна було однозначно знайти записи в іншій таблиці, треба передбачити в таблиці унікальні поля.

Унікальне поле – це поле, значення в якому не можуть повторюватися.

З ключовими полями комп'ютер працює особливо. Він перевіряє їхню унікальність і швидше виконує сортування по таких полях. Ключове поле – очевидний кандидат для створення зв'язків. Іноді ключове поле називають первинним ключем .

Як первинний ключ у таблицях часто використовують поле, що має тип Лічильник. Ввести два однакових значення в таке поле не можна по визначенню, оскільки приріст значення поля виробляється автоматично.

При створенні таблиць в Access можна задавати не лише первинні, а й вторинні ключі. Вторинні ключі відрізняються від первинних тим, що дозволяється дублювання їх значень.

Структура зв'язків між таблицями називається схемою даних .

Для створення зв'язків між таблицями СУБД Access 9х має спеціальне діалогове вікно, що називається Схема даних (Сервіс - Схема даних ).

У вікно Схема даних вставляють потрібні таблиці, а зв'язок між полями встановлюють шляхом перетягування імені поля з однієї таблиці в іншу на відповідне йому зв'язане поле.

Після перетягування відкривається діалогове вікно Зв'язку, у якому можна задати властивості зв'язку, що утвориться. Включення прапорця Забезпечення умови цілісності даних дозволяє захиститься від випадків видалення записів з однієї таблиці, при яких зв'язані з ними дані інших таблиць залишаться без зв'язку. Щоб умова цілісності могла існувати, поле основної таблиці повинне обов'язково бути ключовим і обоє полів повинні мати однаковий тип. Прапорець Каскадне відновлення зв'язаних полів і Каскадне видалення зв'язаних записів забезпечують одночасне відновлення чи видалення даних у всіх підлеглих таблицях при їхній зміні в головній таблиці.

Діалогове вікно Схема даних наочно відображає зв'язки між таблицями. Щоб видалити зв'язок, треба виконати команду Delete або клацнути на лінії зв'язку правою кнопкою миші і скористатися командою Видалити контекстного меню. Вікно схеми даних закривають зі збереженням зв'язків.

Для створення реляційних запитів, звітів і форм спочатку відкривають їхні конструктори. У вікно конструктора вводять потрібні таблиці і лише тоді формують зв'язки.

Після цього у конструктор таблиці заносять назви полів з різних таблиць (методом перетягування чи іншим).

Дві або більше таблиці, які мають хоча б одне спільне поле i між якими є зв'язок по спільному полю, називаються реляційними .

Реляційними також є форми, запити i звіти, побудовані по кількох реляційних таблицях.

Для реляційного зв'язку використовують поля, в яких значення не повторюються , наприклад, числове поле типу лічильник, поле з персональними номерами співробітників тощо (поле з прізвищами не підходить, бо в БД можуть бути однофамільці). У конструкторі таблиці такому полю присвоюють ключ (командою з головного меню Виправляти * Ключове поле або командою з контекстного меню поля). Записи з таблиці, що мають ключове поле, подаються на екран, відразу впорядковані за зростанням значень ключового поля.

Є такі терміни реляційних БД:

·ВІДНОШЕННЯ (Relation) – інформація про об’єкти одного типу ( наприклад клієнти, замовлення )

·АТРИБУТ (Attribute) – визначена частина інформації про деякий об’єкт (наприклад адрес клієнта ). Атрибут звичайно зберігається у формі таблиці

·ЗВ’ЯЗОК (Relatioship) – спосіб, яким зв’язана інформація в одній таблиці з інформацію в іншій таблиці (наприклад у клієнтів із замовленнями тип зв’язку “один до багатьох”, так як клієнт може розмістити багато замовлень, але будь-яке замовлення відбудеться тільки з одним клієнтом)

·ОБ’ЄДНАННЯ (Join) – процес об’єднання таблиць, або запитів на основі співпадаючих значень визначених атрибутів (наприклад інформація про клієнтів може бути об’єднана із інформацією про замовлення по коду даного клієнта )

При редагуванні в головній таблиці можна вилучати записи лише тоді, коли певний запис не зв’язаний із записами підпорядкованих таблиць.

Звіти – це форми «навпаки». З їхньою допомогою дані видають на принтер у зручному і наочному виді.

Звіти, які формуються в Access, дуже подібні до форм. Вони мають ті самі області, що і форми: область заголовку і приміток, області нижнього і верхнього колонтитулів. Відмінність звітів і форм полягає в тому, що вони створюються лише для видачі на друк і не мають управляючих елементів для введення даних. Тому в звітах неможливо використовувати прапорці, списки та поля зі списком. Для звітів не можна встановити режим таблиці чи форми, для них доступний режим конструктора і попереднього перегляду за допомогою опції Предварительный просмотр команди Файл.

Розглянемо принципи формування звітів. 3вiти призначені для оформлення потрібних даних з БД згідно з вимогами стандартів чи замовника і виведення їx на папір (рис. 7).

Є такі засоби створення звітів: 1) конструктор (не для початківців); 2) майстер звiтiв; 3) автозвіти.

Як і у випадку форм оптимальним є комбінований спосіб : звіт створюють за допомогою майстра звіту, а пізніше дооформляють його вручну за допомогою конструктора.

Режим конструктора дуже подібний до аналогічного режиму для форм. Є лише одна відмінність: на панелі елементів управління для звітів є піктограма Конец страницы. Як правило, розбивку на сторінки Access виконує автоматично, але якщо використати цю піктограму, то можна це робити вручну відповідно до вимог користувача.

Верхній та нижній колонтитули сторінки виводяться відповідно зверху та знизу на кожній віддрукованій сторінці. Обидві ці області можна включати та виключати за допомогою команди Вид → Колонтитули.

Кожна з областей має певні властивості. Для перегляду властивостей області необхідно вибрати піктограму Властивості , а потім одну із смужок з назвою області звіту. За допомогою властивостей можна управляти формою звіту, який буде друкуватись, щоб у ньому не було розривів, порожніх рядків чи обрізаних даних.

Звіт складається з декількох частин (елементів, не всі вони є обов'язковими), які створює конструктор, а саме:

· заголовок звіту;

· верхній колонтитул (повторюється на усіх сторінках);

· заголовок групи (якщо записи групуються);

· область даних;

· нижній колонтитул;

· примітки.

Заголовок і примітка до звіту друкуються один раз на початку та в кінці звіту. Ці дві області можна включати та виключати за допомогою команди Вид → Заголовок/примітка звіту .

За допомогою елементів керування у звіт можна додавати рисунки, діаграми, інші об'єкти. Дані редагувати у звіті не можна.

Рис. 7. Зразок звіту.

Хід роботи

1. Запустіть програму Access i відкрийте БД, що містить таблиці Рейтинг та Адреси .

2. Відкрийте по черзі конструктори цих таблиць i зробіть поле Номер у них ключовим .

3. Створіть реляційний запит.

У запиті повинні бути такі поля з двох таблиць: Номер, Група, Прізвище, ім'я, Вулиця з таблиці Адреси i поле Сума з таблиці Рейтинг . Задайте режим впорядкування за спаданням рейтингу (поле Сума).

4. Запустіть запит на виконання i перегляньте результати.

5. Змініть тип запиту на утворення нової таблиці, утворіть її з назвою Облік .

6. Додайте в упорядковану за полем Сума таблицю Облік поле з назвою Місце (тип лічильник).

7. Перегляньте таблицю.

У кого зі студентів 5-й рейтинг?

8. Утворіть рядковий автозвіт на базі таблиці Облік .

Вікно БД * Закладка Звіти → Створити * Автозвіт рядковий * Облік → ОК.

9. Розгляньте звіт.

Виконайте команду Попередній огляд .

10. Розгляньте структуру звіту.

Перейдіть у режим конструктора.

11. Закрийте конструктор i збережіть звіт з назвою Звіт1 .

12. Почніть створювати Звіт2 за допомогою майстра звітів.

Вікно БД → Закладка Звіти * Створити → Майстер звітів * Облік → ОК. Виконайте всі вимоги майстра (див. пункти 13-18).

13. Сформуйте структуру звіту з таких полів i в такому порядку: Група, Прізвище, ім'я, Сума, Місце.

Вибирайте по черзі поля у вікні Доступні поля i натискайте на кнопку з позначкою > → Далі.

14. Задайте групування записів у звіт по полю Група i натисніть на кнопку Далі.

15. Упорядкування можете не задавати (Далі).

16. Задайте вигляд макета звіту.

Макет задайте ступінчастий, орієнтацію книжкову, увімкніть режим налаштовування ширини полів для розміщення звіту на одній сторінці (за замовчуванням усе це вже повинно бути задано) → Далі.

17. Виберіть стиль, який вам більше до вподоби (Далі).

Який стиль Ви вибрали?

18. Звіту дайте ім'я Звіт2 , перемкніть звіт у режим перегляду i натисніть на кнопку Готово.

19. Розгляньте звіт i його структуру.

20. Змініть структуру звіту у режимі конструктора так, щоб покращити вигляд звіту:

а) клацніть один раз у вікні заголовка групи (виберіть назву групи Група ) i зменшіть заголовок методом зменшення об'єкта;

б) зменшіть i вигідніше розташуйте (перетягніть) інші об'єкти на свій розсуд;

в) перемістіть через буфер обміну об’єкт Група з верхнього колонтитулу в заголовок групи;

г) розмалюйте різними кольорами різні структурні частини звіту;

д) задайте прізвища товстим шрифтом 16 пунктів;

е) зробіть інші зміни на свій розсуд.

Постійно перемикайте режими Конструктор на Взірець i навпаки, щоб оглянути результати кожного кроку.

21. Перепишіть у зошит останній рядок звіту.

22. Покажіть викладачеві i збережіть звіт.

23. Закінчіть роботу. Здайте звіти.