Контрольная работа: Контрольная работа по Организации делопроизводства и персональный менеджмент

Всероссийский заочный финансово-экономический институт

Контрольная работа

по дисциплине «Организация делопроизводства и персональный менеджмент»

на тему: «Вариант № 20»

Уфа 2010

Содержание

1. Реклама. Способы распространение рекламы 3

2. Согласование документа. Реквизиты: «Гриф согласования документа», «Визы согласования документа» 17

3. Образец заполнения титульного листа трудовой книжки 28

Список литературы 29

1. Реклама. Способы распространение рекламы

Реклама (от лат. гесlато — выкрикиваю) — это инфор­мация о товаре, его производителе и продавце, которая рас­пространяется в любой форме и оплачивается заказчиком (рекламодателем)[17, с.11].

Основная задача рекламы — дать информацию о товаре или услуге и стимулировать мысли и действия покупателя на их приобретение [17, с.15]. Процесс восприятия рекламного сообщения потребите­лем можно представить в виде схемы, представленной на рисунке 1.1 [15, с.23].

Рис.1.1. Схема восприятия рекламы

Как видно, на пути восприятия покупателем рекламного сообщения стоит информационный щит. Задача рекламной кампании этот щит пробить, вызвать интерес покупателя к товару.

К рекламе предъявляются следующие основные требо­вания [10, с.201]:

1. Правдивость. Реклама должна носить деловой характер, соответствовать объективной реальности, обладать единством формы и содержания, нести информацию, соответствую­щую действительности.

2. Конкретность. Она заключается в простом, доходчивом и убедительном языке текста, продуманных аргументах и цифровых данных, логически завершенном художествен­ном решении.

3. Адресность. Она заключается в том, что реклама обра­щена к конкретным группам населения, возрастным, соци­альным или профессиональным, объединенных теми или иными интересами.

4. Плановость. Реклама является составной частью плана маркетинговой деятельности любого предприятия.

В системе коммуникаций реклама занимает особое место. Ее основные цели — формирование спроса, стимулирование сбыта и продажи товаров. Реклама является самым главным инструментом в попытках компании регулировать поведение покупателя, привлечь внимание к своим товарам (услугам), создать себе положительный имидж.

Инструменты рекламы. Для передачи рекламных посланий выбранным потенциальным покупателям существуют разнообразные инструменты [15, с.52].

Первый из них — это закупленное время (или место ) в информационном средстве для обращения к той группе людей, для которой нужно будет установить контакт. Здесь требуется проявить максимум внимания, чтобы выбранные время и меси» полностью соответствовали рекламным целям, и использован, для этого минимум денежных средств и людских ресурсов.

Второй инструмент, который считается наиболее эффективным из всех — персональные продажи . В данном случае сотрудник компании посещает офис клиента, показывает и обстоятельно рассказывает, как продукт может удовлетворить его потребности. Усилия агента по персональной продаже не всегда могут завершиться успехом, но все же его непосредственное присутствие и процесс общения с потребителем благоприятно сказываются на рекламе.

Третий инструмент — паблисити и паблик рилейшнз . По своей сути это свободная реклама деятельности компании, некоего события или мероприятия, проводимого ею и представляющей общественный интерес. Здесь даже не требуются затраты, по­скольку средства массовой информации включают упоминание и репортажи о таких событиях в сводки новостей. Паблисити и паблик рилейшнз занимают особое место в системе коммуникативной связи с общественностью, поскольку потребитель в данном случае воспринимает рекламу как объективную, а не оплаченную компанией хвалебную информацию. Однако нельзя забывать, что негативная информация может оказать негативное влияние на имидж компании.

Четвертый инструмент — продвижение товара, или стимулирование продаж . Он используется в рамках общей рекламной и реализационной деятельности с конкретной целью — снижение запасов товаров и материальных ценностей, захват дополни тельной доли рынка и т.д.

Пятый инструмент — устная реклама . Здесь имеются в виду одобрительные отзывы тех, кто купил продукт и удовлетворен им (т.е. рекламирование происходит на бытовой почве). Известно, что некоторые люди, получив одобрительный отзыв о товаре или услуге от кого-то, кому доверяют, склонны сами приобрести его (получить услугу). К сожалению, такие контакты между людьми трудно проконтролировать. Единственное, что можно сделать, — это продать хороший продукт высокого качества по приемлемой цене и обеспечить прекрасное обслуживание клиента.

Создатели и исполнители рекламы. Реклама любого продукта или услуги — это очень сложное дело, требующее обширных знаний в области психологии, эсте­тики, дизайна, технологии производства и т.д. Не всякая фирма (предприятие) может самостоятельно обесценить рекламу сво­его продукта.

Основные особенности планирования, организации, контроля рекламной деятельности.

Приступая к планированию рекламной деятельности, необ­ходимо принимать во внимание множество факторов как субъ­ективного, так и объективного характера [8, с.24].

Первый из них — демография (опрос населения). Специа­лист по маркетингу непременно должен собрать информацию о людях, которые могли бы быть заинтересованы в приобретении продукта компании, а именно: местожительство, уровень обра­зования, возрастные характеристики, структура семей, уровень доходов, социальное положение. Это объясняется тем, что принятие решения о покупке в значительной мере определяет­ся социальной принадлежностью, уровнем жизни, обществен­ным статусом потенциального покупателя.

Второй фактор — экономика. При разработке плана рекла­мирования необходимо учитывать экономическое положение тех, кто определен как потенциальный покупатель. Но это не сводится только к установлению уровня имеющегося дохода. Люди с различным уровнем образования, социальной принад­лежностью по-разному распоряжаются одинаковыми суммами денег. Для определенных слоев населения характерна модель бережливого и преимущественно «базового» потребления.

Следующий фактор — технология. В наш технократический век она меняется настолько часто и порой кардинально, что компания может легко отстать от общего уровня. Технология развивается по множеству различных направлений — от добы­вания огня простейшими способами в первобытные времена до использования атомной энергии, компьютеров и сети Интер­нет.

Окружающая среда — тоже очень важный фактор. В послед­ние годы организовались разные группы активистов, сосредо­точивших свое внимание на различных аспектах охраны окру­жающей среды. Любая компания, особенно связанная с хими­ческим производством, с тяжелой промышленностью и т.д., может стать мишенью различных групп «зеленых», пытающихся оказать на нее давление и заставить принимать меры по сохра­нению окружающей среды. [8, с.27].

Социокультурная среда — это следующий фактор. Каждому обществу присущи свои фетиши, система моральных и этиче­ских норм, поэтому при рекламировании товара надо следить за тем, чтобы не нарушить эти нормы. Например, манера пода­чи рекламы может быть несколько агрессивной для слушате­лей, а ведь задача состоит в том, чтобы завоевать их располо­жение. Злоупотребление сексуальными мотивами и другими проблемными аспектами жизни общества могут быть плохо восприняты аудиторией.

Организация или разработка рекламы состоит, обычно из девяти этапов, перечисленных ниже [17, с.139].

Установление целей. Цели рекламы, как было указано ранее, могут быть подразделены на связанные со спросом и связанные с образом.

Установление ответственности. Ус­танавливая, кто будет отвечать за рекла­му, фирма может использовать или соб­ственное рекламное подразделение, или внешнее рекламное агентство. Крупные агентства предлагают комплекс операций по изучению рынка, планированию продукта, исследованию потребителей, отношениям с общественностью, а также другие услуги. Решение фирмы об использовании внешнего рекламного агентства зави­сит от собственного опыта, ресурсов и значения рекламы для фирмы. На этом этапе фирма опреде­ляет детальный бюджет рекламы.

В процессе разработки бюджета следует учитывать ряд моментов. Како­вы издержки (например, цена 30-секундной рекламы по национальному каналу)? Сколько раз нужно повторять рекламу для того, чтобы она была эффективной? (Если необходим четырехкратный показ одного рекламного объявления по телеви­дению для того, чтобы это возымело действие, то бюджет должен предусмотреть эту возможность). Какова стоимость создания рекламного объявления? Затем фирма-разработчик разрабатывает рекламные темы , общие для всей кампании. [3, с.79].

Стоимость рекламы следует оценивать двояко. Во-первых, определяют­ся общие расходы, во-вто­рых, стоимость на одного зрителя (как правило, на тысячу человек).

Бесполезная аудитория — это та ее часть, которая не является целевым рынком фирмы. В силу того, что средства информации ориентируются на массовые аудитории, это существенный фактор в рекламе.

Охват характеризует число зрителей/слушателей в целевой аудитории. Для телевидения это общее число людей, которые сталкиваются с рекламным объявлением.

Частота определяет, как часто может быть использовано то или иное средство рекламы. Она является наибольшей для телевидения, где рекламные объявления могут появляться ежедневно и стратегию рекла­мы можно легко изменить. Наименьшую частоту имеют телефонные справочники, наружная реклама и журналы.

Степень воздействия представляет собой способность средства стиму­лировать потребителей. Часто она наиболее высока у телевидения, которое способно сочетать звук, изображение, цвет, движение и другие факторы.

Заполненность характеризует число рекламных объявлений, содержащих­ся в одной программе. Она невелика, когда представля­ется небольшое число объявлений, как, например, делает фирма «Халлмарк», помещая несколько разбросанных объявлений в своих специальных телевизионных программах. Заполненность велика, если дается много рекламных объявлений.

Срок представления — это период, который требуется информационномуисточнику для размещения рекламы. Его длительность означает, что фирма должна планировать свою рекламную компанию на шесть или более месяцев вперед и сталкиваться с опасностью помещения неправильных посланий в меняющихся условиях.

Должен быть определен график работы . Он должен учитывать время на подготовку текста и изображений исходя из сроков представления в выбранном информационном источнике (канале).

Определение срока выхода рекламы требует двух основных решений: сколько раз данное объявление будет показано и в какое время года это делать. При первом решении фирма должна увязывать информированность и знание аудитории с раздраженностью, которая возникнет, если демонстрировать рекламу много раз в течение короткого интервала времени. Например, фирма «Макдональдс» повторяет свои объявления, но и очень часто их ме­няет. Во втором случае фирма определяет, осуществлять ли рекламу на протя­жении всего года или в течение концентрированных периодов времени. [10, с.78].

Анализ совместных усилий . В рамках совместного плана рекламы участники каналов сбыта распределяют расхо­ды на те или иные стороны рекламы. При совместном соглашении о рекламе по вертикали участники каналов сбыта делят расходы по этапам (например, производитель и розничная торговля). При соглашении о сотрудничестве в рекламе по горизонтали два или более независимых участника сбыта делят расходы на одном этапе (например, две розничные организации). Удачные соглашения о сотрудничестве определяют долю расходов, кото­рую платит каждая сторона, задачи и ответственность каждой стороны, на какую рекламу они распространяются и основу для их прекращения. Они также приносят пользу каждому из участников[10, с.79].

Контроль рекламы . Одной из наиболее важных областей, контролируемых регламентирующими органами стран Запада, является фальшивая (ложная, недобросовестная) реклама. Честная, придерживаю­щаяся этических норм компания никогда сознательно не введет публику в заблуждение относительно своего продукта. Однако передача ложной информации может побудить людей купить продукт плохого качества или не существующий вообще. Заяв­ления, содержащиеся в рекламе, должны быть конкретными и соответствующими истинному положению дел. Поэтому крайне необходимо тщательно проверять содержание рекламных мате­риалов на предмет точности и корректности информации [7, с.33].

Наиболее часто фальшивая и недобросовестная реклама касается описания продукта и его цены. Некоторая неточность может также возникнуть, когда продукт предложен к реализа­ции, но запасы его ограничены, о чем потребителю не сообща­лся. Когда это происходит, рекламный агент должен пригла­сить клиента на склад компании и сообщить ему, что запас разрекламированного продукта уже распродан, и предложить ему другой. Фальшивая реклама, если она практикуется, очень губительна для имиджа компании. В результате публика очень ско­ро поймет, что компания имеет обыкновение обманывать кли­ентов и выработает стойкую антипатию к ней. Следовательно, крайне важно, чтобы реклама содержала только точные и кор­ректные данные [7, с.58].

Первое в рейтинге рекламных средств в настоящее время средств — телевидение. Бесспорное его преимущества — массовая аудитория, экономичность и относительно невысокие затраты на представление продукта расчете на одного потребителя. Оно также имеет хорошие конструктивные возможности для демонстрации товара, поскольку в полной мере можно использовать движение, цвет и зрительный ряд для точного выражения идей. Телевидение более комплексно воздействует на органы чувств человека, т.е. на слух и зрение, тогда как газетное объявление — только на зрение [1, с.77].

Однако здесь существует одна проблема, связанная с общими затратами. Поскольку это средство именно массовой ин­формации, то сообщение попадает по большей части к тем, на кого оно не рассчитано. И хотя затраты на удельное представление продукта (т.е. одному потребителю) действительно минимальны, совокупная стоимость достаточно высока, поскольку нельзя настроиться конкретно на потенциального покупателя.

Типичное телевизионное рекламное сообщение имеет продолжительность 30 секунд, и для закрепления его в сознании надо, чтобы потенциальный клиент смотрел в это время телевизор, а сообщение было повторено. Только тогда он успеет записать номер теле­фона или другую информацию, которая позволила бы ему ку­пить продукт или узнать о нем побольше.

Следующая проблема телевидения— слишком большой поток рекламных сообщений. Им посвящено около 25% эфирного времени, а иногда даже больше. Если человек подолгу смотрит телевизор, то он получает множество таких сообщений и, привыкнув к ним, отвергает их все, как бы отгораживается от них. Поэтому надо разрабатывать такие сообщения, чтобы они привлекали внимание телезрителя и удерживали его, пока сообщается информация[15, с.78].

Еще одна проблема телевидения заключается в дороговизне создания некоторых типов рекламных роликов. Если сообщение простое, то больших затрат оно не потребует. Однако в телерекламе, которая привлечёт внимание потребителя, можно использовать известного всей стране актера или другую личность национального масштаба для придания большей убедительности, а также профессиональных актеров для исполнения ролей в рекламном клипе. Такие телевизионные рекламные ролики стоят очень дорого, поэтому следует сопоставить затраты и ожидаемую от­дачу.

Преимущества радиовещания заключаются в экономичности и эффективности. Состав аудитории определя­ется временем вещания и профилем радиостанции. В зарубеж­ных странах радиостанции имеют локальную с географической точки зрения аудиторию, следовательно, можно сосредоточить усилия на определенной: демографической группе населения на небольшой территории. Более того, при необходимости с ра­диостанцией можно связаться по телефону и передать нужное для эфира рекламное сообщение. Используя только звук, можно создать эффективный ментальный образ. В некотором роде в этом заключается одно из преимуществ радиовещания перед телевидением, где движение на экране отвлекает от создания образа в сознании зрителя. Он может обратить внимание на рекламный ролик, увидевший или поразивший его, но вряд ли вспомнит, о каком продукте шла речь[15, с.82].

Другим преимуществом радиовещания является его геогра­фическая направленность. Однако номинальная стоимость рекламных объявлений по радио делает его хорошим экспериментальным средством для определения эффективности вашего рекламирования. Радиовещание располагает только одним средством для достижения своих целей — звуком, поэтому при составлении рекламного объявления требуется значительное мастерство.

В каждой местности найдется несколько радиостанций, передающих современную музыку, которые жестко конкурируют между собой, борьбе за лишние рекламные деньги. Часто весьма затруднительно решить, какой же из них отдать предпочтение. К сожалению, обычные рейтинги радиостанций, отражающие число слушателей и их основные демографические черты, часто являются бесполезными для целей рекламодателя — сбора ин­формации[15, с.83].

У журналов имеется ряд преимуществ с точки зрения раз­мещения рекламы. Во-первых, эффективность: они чаще всего рассылаются по адресам, поэтому имеется возможность опре­делить количество и основные характеристики подписчиков. Читателей журнала, как правило, объединяет некое общее ув­лечение. Можно утверждать, что журналы определенных профилей адресованы людям с общими интересами. Во-вторых, публикуемым в них объявлениям можно придать привлекатель­ный вид. Можно так подобрать выразительные средства, что они будут удерживать внимание читателей. В-третьих, журна­лы, как правило, находятся у читателей (дома или на работе) по нескольку месяцев, поэтому реклама часто попадается им на глаза. Более того, рекламное объявление прочтет не только подписчик, но и множество других людей. Таким образом, ти­раж журнала отражает только минимальное количество людей, увидевших рекламу[15, с.85].

Еще одно преимущество заключается в том, что тот или иной журнал связан с определенным престижем в обществе, и чем он более престижен, тем дольше его будут хранить и чи­тать. В этом случае журналы становятся средством повторения рекламных посланий на несколько лет. Их читатели склонны уплетаться определенной тематикой, особенно если это спе­циализированные издания. Если кто-то интересуется футболом, теннисом или другим видом спорта, к его услугам целый набор журналов, которые предложат ему максимум информации по данному вопросу, а производители спортивного инвентаря, форменной одежды, а также владельцы спорт-клубов будут размещать в них свою рекламу.

Многие журналы помещают почтовые карточки, которые облегчают процедуру заказа различных продуктов по почте, а также обеспечивают обратную связь с читателем, что позволяет быстро оценить действенность какого-либо реклам­ного начинания. На таких карточках уже указан адрес, и читателю остается только ответить на предложенный вопрос или дать свой отзыв и опустить ее в почтовый ящик, причем пере­сылка, как правило, бывает оплачена журналом.

Недостатки использования журнала в качестве места размещения рекламы заключается в их дороговизне, периодичности (раз в месяц, в квартал или даже реже), долгой процедуре подготовки к размещению рекламного объявления. Кроме того, конкуренты могут напечатать свою рекламу в том же номере журнала, хотя существует негласное правило: не размещать ря­дом объявления конкурирующих компаний.

Следующее средство массовой информации, которым мож­но воспользоваться для размещения рекламы, — газеты . В крупных городах и мегаполисах издаются ежедневные газеты, причем некоторые из них ориентированы на профессиональ­ные интересы или на развлечения. Существуют еженедельные и ежедневные национальные газеты, которые во многом подобны национальным телевещательнным системам и имеют в качестве своей аудитории все население страны, а также региональные, предназначенные для значительной части населения[15, с.87].

Газеты всех типов имеют приложения, делающие их пред­метом интереса рекламодателей. Это приложения, которые пе­чатают либо компании, связанные с газетой контрактом, либо сами газеты. Они издаются исключительно для нужд потреби­телей. В приложениях, которые выходят преимущественно по выходным дням, когда у читателя есть свободное время для бо­лее внимательного изучения прессы, рекламодатель может продемонстрировать внешний вид своего продукта, привести его описание, указать цену, обсудить качество. В этом смысле приложения к газете представляют собой мини-каталоги. В ряде случаев это очень эффективный инструмент рекламирования.

Газеты предоставляют еще одну возможность для размещения рекламы. Это так называемые классифицированные объявления, где предлагаемые на продажу продукты распределенные по разделам (например, «Автомобили», «Мебель», «Стройматериалы» и т.д.), и люди, желающие продать что-либо, могут поместить свое объявление в соответствующий раздел.

Преимуществом рекламирования в газете является прежде всего возможность выбора между демонстрационным объявлением и классификационным. Обычно это обеспечивает широкое проникновение на рынок и дает отличную возможность проявления гибкости с точки зрения времени и места по­мещения рекламного объявления. Кроме того, читатели в ос­новном позитивно относятся к рекламным объявлениям, по­мещенным в газете, поскольку в них предлагается ряд услуг, например почтовые ящики для анонимных объявлений, на которые люди могут отвечать, не зная имени рекламодателя. Газеты также предлагают почтовые карточки, при помощи кото­рых потребитель может разместить заказ на какой-либо про­дукт.

Особенность газет как средства рекламы заключается в том, что их аудитория очень разнообразна. Читательская аудитория меняется в зависимости от дней недели. Обычно наиболее удачным временем размещений рекламы в газете является воскресенье. Воскресная газета имеет несколько приложений и почтовых карточек, приводит обзор событий за неделю. В воскресенье у людей больше времени на чтение газет, и поэтому больше людей увидит рекламу, причем их восприимчивость будет выше в спокойной домашней обста­новке[15, с.88].

Недостатки газет как средства рекламы — короткая жизнь и сравнительно низкое качество оттисков. Несмотря на то, что некоторые газеты печатаются в четыре краски, качество изо­бражения в них не такое высокое, как в журналах. Если рек­ламное объявление выделяется художественным оформлением, целесообразнее поместить его в журнале.

Уличная реклама включает использование рекламных щитов, общественного транспорта и других аналогичных средств. Эф­фективность рекламного щита может быть измерена только количеством людей, проходящих мимо него в дневное время. Любая компания, предлагающая к продаже рекламное пространство на улице, может указать примерное количество транспорта пни пешеходов, минующих это место в данный промежуток времени. Часто в зависимости от этого и определяется цена рекламного пространства[15, с.89].

Плакаты, помещенные в метрополитене и наземном транс­порте, несколько отличаются от рекламы на уличных щитах. Обычно человек, который видит такой плакат, может в течение нескольких минут праздно смотреть на него, поэтому сообще­ние как бы записывается в его сознании.

Уличная реклама хороша тем, что является массовой. Одна­ко она не селективна, а поэтому особенно подходит для тех компаний, которые хотят в целом представить свой продукт на рынке. Еще одним достоинством уличной рекламы является то, что можно выбрать наиболее интересный для вас географиче­ский район.

К недостаткам этого вида рекламы можно отнести ограни­ченные возможности в передаче сообщения и большое количе­ство тех людей, кто этой рекламы вообще не видит или не хо­чет замечать. Это связано с неспособностью прохожего сосре­доточить свое внимание на вашей рекламе. Минимум средств, используемых для передачи сообщений на рекламном щите, требует от составителя большего мастерства, чтобы все-таки донести до прохожего основную идею, поскольку в его распо­ряжении всего несколько секунд (пока автомобиль проносится мимо рекламного щита или прохожий минует его), чтобы при­влечь внимание. Некоторым реклама может так примелькаться, что они начинают негативно воспринимать рекламируемый продукт. Это явление называется износ (истощение).

Реклама на отдельных предметах предполагает продажу таких предметов, как ручки, карандаши, календари или какие-то мелкие сувениры, а иногда одежду, на которых указано назва­ние компании (логотип). Трудно, даже практически невозможно определить эффективность такого типа рекламы, поэтому бюджета компании на нее выделяются минимальные средства[15, с.91].

Имеются еще два дополнительных средства прямого такта с потребителем — прямые коммуникации: по почте и телефону. Если вы сумели определить свою целевую аудиторию рынка и выяснить номера телефонов и (или) адреса входящих, в нее людей, вы можете послать им специальное сообщение.

Прямое почтовое обращение — это процесс составления, изготовления и рассылки рекламного сообщения конкретным лицам, которые представляют интерес как по­тенциальные потребители. Это, как правило, довольно дорогостоящий метод в перерасчете на одно представление продукта. И то же время высокая избирательность обращения вследствие предварительной работы делает его весьма эффективным[15, с.92].

Использование телефона для информирования потенциаль­ных покупателей о продукте при возможности его продажи называется телемаркетингом. Это достаточно дорогостоящее средство, но оно дает возможность сосредоточить внимание только на тех, кому нужно передать рекламное сообщение. У того средства имеется ряд недостатков. Во-первых, многие люди не желают, чтобы их беспокоили по телефону, и поэтому, обнаружив, что кто-то пытается им что-то продать по телефо­ну, они могут отнестись к этому отрицательно. Во-вторых, те­мемаркетинг можно проводить только в ограниченные часы, да и состав предлагаемых продуктов также ограничен. В-третьих, здесь в распоряжении имеются только вербальные средства убеждения. Однако, несмотря на недостатки, присущие теле­маркетингу и прямым почтовым контактам с потенциальными клиентами, эти виды рекламы являются специализацией мно­жества компаний[4, с.113].

2. Согласование документа. Реквизиты: «Гриф согласования документа», «Визы согласования документа»

Единые правила оформления документов необходимы для придания юридической силы документации, качественного и оперативного составления и исполнения документов, удобного и быстрого поиска документов.

Единые требования и правила оформления документов существуют независимо от того, государственное это предприятие или коммерческое; каким видом деятельности занимается предприятие; как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Любой документ состоит из ряда элементов, которые называются реквизитами. Реквизиты бывают постоянные (присутствующие обязательно на бланке документа) и переменные (наносимые на бланк непосредственно при подготовке конкретного вида документа).

При подготовке управленческих документов используется следующий максимальный состав реквизитов:

01 - Государственный герб Российской Федерации (помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О гербе Российской Федерации»);

02 - герб субъекта Российской Федерации (помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации);

03 - эмблема организации или товарный знак ((знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации));

04 - код организации (проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО));

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами);

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами);

07 - код формы документа (проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД));

08 - наименование организации (должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов РФ, печатаются на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации;

09 - справочные данные организации (почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.));

10 - наименование вида документа (должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000);

11 - дата документа (датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 1 марта 2004 г. следует оформлять: 01. 03. 2004.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 09 сентября 2004 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.09.05.

12 - регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителе и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа (регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ);

14 - место составления или издания документа (указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения);

15 - адресат указывается в письмах в правой верхней части листа документа в пределах ограничительных знаков - уголков. В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Названия организации и структурные подразделения указывают в именительном падеже, например: Мост-банк

Отдел кредитования

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

ЗАО «Вист»

Отдел маркетинга

Ведущему специалисту

А.Т. Ивановой;

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Структурным подразделениям

университета

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

16 - гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом (должностными лицами) или специально утверждаемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит: из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек); наименования должности лица, утверждающего документ; личной подписи, ее расшифровки; даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Гранд»

Подпись А.В. Дашков

02. 09. 2004

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения включает: слово УТВЕРЖДЕН (без кавычек); наименование утверждающего документа в творительном падеже; дату и номер утверждающего документа, например: УТВЕРЖДЕН

Протоколом Совета директоров

от 21. 09. 2004 № 4;

17 - резолюция (надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение) Резолюция включает в себя: фамилии, инициалы исполнителей; содержание поручения (при необходимости); срок исполнения; подпись; дату. Например:

Петровой С.М.

Прошу подготовить

ответ на запрос

к 01.10.2005

Личная подпись

Дата

Резолюция располагается под реквизитом «Адресат». Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 - заголовок к тексту раскрывает краткое содержание документа; отвечает на вопрос о чем? (о ком?), например:

в письме: о сроках поставки продукции;

в приказе: об увольнении И.И. Иванова;

в положении: об отделе маркетинга

чего? (кого?), например:

акт списания продукции

протокол общего собрания акционеров

должностная инструкция секретаря-референта

правила техники безопасности

К тексту документов, оформленных на бланках формата А 5 (например, справки, подтверждающей период работы), заголовок допускается не указывать.

19 - отметка о контроле ставится на поле документа рядом с заголовком буквой «К»; словом или штампом «Контроль». Этот реквизит может проставляться руководителем, поставившим резолюцию на документе; должностным лицом, осуществляющим контроль исполнения документов; структурным подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов;

20 - текст документа является основным элементом документа. Тексты документов оформляются в виде анкеты; таблицы; соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух основных частей. В первой излагаются причины, основания, цели составления документа, информация по рассматриваемому вопросу, ссылки на основополагающие документы. Во второй части (заключительной) излагаются выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации. Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

Текст должен излагаться четко, последовательно, кратко.

21 - отметка о контроле ставится после текста. Если в тексте документа упоминается наименование приложения, то в реквизите «приложение» оно не указывается. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, или их несколько, то указывается их наименование, например;

Приложение: 1. Контракт от 20. 07. 2004 № 21/3 на 5л. в 2 экз.

2. Акт приема работ от 15 09. 2004 № 17 на 1 л. в 4 экз.;

22 - подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия), например:

Генеральный директор

ОАО «Луч» Подпись О.А. Градов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов. Фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности и фамилией. Реквизит «подпись» проставляется после приложения.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

по учебной работе по научной работе

Личная подпись С.В. Петров Личная подпись М.Р. Сидоров

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись А.И. Иванов

Члены комиссии Личная подпись Б.А. Петров

Личная подпись С.М. Кузнецов

Личная подпись К.В. Сидоров

23 - гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подписи, расшифровки подписи, даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Департамента образования

Личная подпись О.И. Трофимова

03.04.2004

Гриф согласования является реквизитом официального документа, выражающим согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

24 - визы согласования документа включает должность визирующего, подпись визирующего, ее расшифровку (инициалы, фамилию), дату подписания (визирования), например:

Юрисконсульт

Личная подпись Н.И. Власов

06.04.2004

Виза необходима для подтверждения специалистами целесообразности составления документа.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа; на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита «Подпись») копии отправляемого документа.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются

Юрисконсульт Личная подпись Н.И. Власов

06.04.2004

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25 - печать. Оттиском печати заверяется подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренными соответствующими нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, а также иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации. Если печатей несколько, перечень документов, заверяемых каждой из них, устанавливается Инструкцией по делопроизводству конкретной организации.

26 - отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии подлиннику. Она располагается ниже реквизита «Подпись». Отметка содержит заверительную подпись «Верно», должность лица, заверившего копию, подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать (при необходимости), например:

Верно

Референт Подпись Л.И. Градова

23. 05. 2004

27 - отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона.

Отметку располагают на лицевой стороне или (при отсутствии места) на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

И.С. Кириллова

246 25 56

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает ссылку на документ, свидетельствующий об исполнении, его дату и номер; краткие сведения об исполнении; подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ; дату направления в дело, например:

В дело 1-5. Отправлен факс от 01. 04. 2004 № 1276

Рыкова 06. 04. 2002.

29 - отметка о поступлении документа в организацию, которую проставляют в виде штампа, автоматическим или электронным нумератором, иным способом в середине нижнего поля первого листа документа. Этот реквизит содержит порядковый номер; дату поступления документа, например:

Вх. № 00001

08.09.2004 11:30.

30 - идентификатор электронной копии документа проставляется на нижнем поле каждого листа и содержит наименование файла; дату или другие поисковые данные, устанавливаемые в организации, например:

LETTER 27 OP. DOC

(Letter - вид документа, 27 - порядковый номер, ОР - отдел рекламы).

Такая отметка необходима для исключения повторного ввода документа в ПК; быстрого поиска документа по имени файла; установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.

3. Образец заполнения титульного листа трудовой книжки

Список литературы

1. Академия рынка. Маркетинг/ Пер. с фр. Дайн А., Буркель Ф., М Экономика, 1998;

2. Багиев Г.Л., Маркетинг. Словарь-справочник, Л ВнТо Эт ЭЛ, 1991;

3. Базел Р., кокс Д, Информация и риск в маркетинге/Пер. с англ, под ред. М.В. Ефимовой, М Финсатаинформ, 1993;

4. Блейк Р., Мутон Дж. С. Научные методы управления: Пер. с англ. — К.: Довбра, 1992. — 232 с.;

5. Бовэ Кортленд, Современная реклама, М ИД Довгань, 1995;

6. Капустина Е.П., Маркетинг, Мэкономика, 1994;

7. Котлер Ф. Основы маркетинга: Пер. с англ. — М.:Прогресс, 1990.-736 с.;

8. Берман Б., Эванс Дж. Маркетинг: Пер. с англ. — М.: Эконо­мика, 1990. — 336 с;.

9. Маркетинг/Сост. АИ. Кредисов. — К/. Украина, 1994. — 399 с.;

10. Маркетинг/Под ред. А.Н. Романова, М Юнити, 1998;

11. Маркетинг и реклама № 7, 1998 год;

12. Ромат Е.В., Реклама в системе маркетинга, Харьков 1995;

13. Хромов Л. Рекламная деятельность: искусство, теория, практика: Настольная книга делового человека — менеджера и бизнесмена. — Петрозаводск: Фолиум, 1994. — 326 с.;

14. Доти Д. Паблисити и паблик рилейшенз. — М.: Филинъ, 1996.-288 с.;

15. Картер Г. Эффективная реклама: Пер. с англ. — К.: Сирии, Либра, 1998. - 208 с.

16. Микаберидзе Г., Прогноз развития российского рынка рекламы//Индустрия рекламы №12, 2006.

17. Прогноз развития рекламного рынка Украины, автор Антон Онуфриенко, /"КоммерсантЪ" №1, 2007.