Реферат: Разработка автоматизации рабочего места менеджера оптовой торговли

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1 Методические основы автоматизации деятельности планово-финансового отдела туристической фирмы

1.1 Основные задачи, методы оптовой торговли

1.2 Общая характеристика деятельности оптовой торговли ООО «Риал-плюс»

1.3 Сравнительнвй анализ баз данных как инструмент автоматизации оптовой торговли

2 Разработка базы данных как инструмента автоматизации деятельности менеджера по учету товара в оптовой торговле

2.1 Задачи и требования к системе

2.2 Пользователи системы и их описание

2.3 Обследование предметной области

2.4 Запросы и регламент задач

2.5 Описание алгоритма рабочей системы

2.6 Выбор СУБД

2.7 Даталогическая модель

2.8 Схема базы данных

2.9 Запросы и отчеты базы данных

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Одной из самых сложных задач для фирмы, занимающейся торговой деятельностью, является точный и упорядоченный учет материальных средств. При очень большом обороте первичных документов становится очень сложным их упорядочивание. Как правило, многие фирмы до сих пор, при таком стремительном развитии компьютерной техники и программного обеспечения, не имеют четко отлаженного компьютерного учета.

Одной из проблем несовершенства методов ведения учета – является недальновидность руководства фирм.

Мною рассмотрены программы MicrosoftAccess и возможных ее аналогов, автоматизирующей складской учет на малых и средних предприятиях. Наибольшее внимание мною направлено на анализ построения правильных структур баз данных, т.е. на даталогическое проектирование.

Целью курсового проекта является разработка автоматизации рабочего места менеджера оптовой торговли.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи :

- изучение и анализ программных обеспечений различных баз данных для работы в сфере оптовой торговли на предприятии;

- изучение и анализ методики поступления товаров на предприятие;

- разработка методики базы данных;

- создание макета (прототипа) информационного обеспечения по средствам MicrosoftOfficeAccess;

- разработка таблиц;

- разработка форм;

- разработка запросов для составления отчетов;

- разработка самих отчетов для удобного просмотра отчетов в печатном варианте.

Предмет исследования: процесс автоматизации рабочего места менеджера предприятия ООО «Реал-плюс» оптовой торговли.

1 Методические основы автоматизации деятельности оптовой торговли

1.1 Основные задачи, методы и инструменты оптовой торговли

Контроль за ценами законодательных органов власти закон устанавливает контроль за ценами на всей 'территории страны. Законодательные органы власти разрабатывают правила справедливой торговли, которые подлежат обязательному выполнению.

Рассмотрим некоторые из них. В практике нередки случаи, когда дистрибьюторы устанавливают для розничных потребителей более высокие продажные цены, чем для промышленных товарополучателей. Закон позволяет снижать цену на товары розничным потребителям, если предусматривается дальнейшее использование приобретённой продукции в промышленности. Продукция, предназначенная для перепродажи, должна отпускаться по более высоким ценам. Закон не позволяет розничному потребителю приобретать товар по цене производителя и затем продавать его в розницу по более высоким ценам. Такое положение было бы несправедливым по отношению к другим розничным потребителям и создало бы условия несправедливой конкуренции.

Установление скидок считается противозаконным, если отсутствует разница в стоимости производства и распределения продукции. Этим законом запрещается ценовая дискриминация, уменьшающая или наносящая ущерб справедливой конкуренции.

Формы и методы оптовой продажи товаров разнообразны и зависят от конкретных условий работы оптовых предприятий. Однако во всех случаях деятельность оптового предприятия должна быть направлена на максимальное удовлетворение потребностей товарополучателей.

Оптовая продажа должна базироваться на активных формах продаж, гибкости и оперативности аппарата оптового предприятия.

Организация оптовой продажи должна отвечать требованиям минимизации затрат оптового предприятия на выполнение операций, связанных с обслуживанием потребителей.

Формы и методы оптовой продажи зависят от состава потребителей, размеров продаж, сложности техники оформления акта продажи и применения специальной документации, разнообразия форм денежных расчётов за продаваемые товары.

Оптовая продажа со склада дистрибьютора может осуществляться на основе личной отборки товара потребителем; по письменным заказам и телефону или через торгового представителя (агента) оптового предприятия.

Для организации продажи товаров потребителям при участии торговых агентов на крупных и средних оптовых предприятиях организуются отделы внешних продаж.

Сущность внешних продаж состоит в регулярном посещении торговым представителем потребителей с целью ознакомления их с ассортиментом товаров, предлагаемых оптовой фирмой, и формирования заявок на поставку товаров.

Внешняя продажа осуществляется торговыми представителями оптовой фирмы на территории потребителя.

При оптовом складском обороте применяются следующие методы оптовой продажи товаров со складов: по личной отборке товаров покупателями; по письменным, телефонным, телеграфным, телетайпным, телефаксным заявкам (заказам); через разъездных товароведов (коммивояжеров) и передвижные комнаты товарных образцов; через автосклады; почтовыми посылками.

Продажа товаров с личной отборкой практикуется, как правило, по изделиям сложного ассортимента (ткани, швейные изделия, трикотаж, галантерея и др.), когда выбор фасонов, рисунков, расцветок требует участия (ознакомления) представителя кооператива или магазина.

Для создания удобств покупателям в отборе товаров оптовые базы потребительской кооперации организуют оптовую продажу товаров через залы товарных образцов или торгово-коммерческие павильоны.

Зал товарных образцов - это коммерческий центр современной базы. В нем сосредоточена основная работа, связанная с организацией продажи товаров: ознакомление покупателей с образцами товаров, имеющихся на складах, а также с новыми товарами, оформление соответствующей документации на продажу в оперативный учет товаров. Здесь выделены рабочие места товароведов с необходимой организационно-технологической оснасткой.

В залах товарных образцов размещаются также рабочие места товароведов-реализаторов и фактуристов, которые в зависимости от специализации складов формируются в соответствующие отделы и группы. Товаровед-реализатор вместе с представителем покупателя на основе ознакомления с товарными образцами и отбора покупателем товаров оформляет в трех экземплярах заказ (отборочный лист) на отборку товаров на складе, который они оба и подписывают. Один экземпляр заказа передается покупателю для контроля, другой - для выписки счета-фактуры, третий - на склад для индивидуальной отборки и подготовки товаров к отпуску. Для учета движения товаров товароведы-реализаторы заполняют карточки количественно-суммового учета, которые сводятся в картотеки для каждой товарной группы.

Продажа товаров по письменным, телеграфным и телефонным заявкам без предварительной личной отборки осуществляется по товарам простого ассортимента или хорошо известным товарам сложного ассортимента.

Заявки, поступающие на базу по почте или телефону, регистрируют в специальном журнале, проверяют с точки зрения соответствия заключенному договору и передают на исполнение. Рекомендуется составлять заявки на бланках установленной формы, изготовленных типографским способом и разосланных покупателям.

К прогрессивным формам оптовой продажи относится торговля через передвижные комнаты товарных образцов и разъездных товароведов, а также через автосклады. Передвижные комнаты товарных образцов оборудуются в кузовах автомашин, оснащаются выдвижными ящиками, витринами с образцами различных товаров, а также списками, альбомами и каталогами, на основе которых разъездной товаровед оформляет в магазинах заявки (заказы) на доставку товаров.

В отличие от передвижных комнат товарных образцов автосклады загружаются на базе товарами и, выезжая по графику, отпускают товары магазинам. С помощью автоскладов можно наладить эффективное снабжение мелких и отдаленных магазинов с одним продавцом, не закрывая их на время выезда продавца за товаром.

Отдельные оптовые базы организуют через почтовые отделения связи отправку населению или магазинам посылок с различными непродовольственными товарами. Эта форма торговли осуществляется по специальным каталогам, в которых дается характеристика (описание) отправляемых посылками товаров, а также условия их оплаты и порядок заказа. Отправка посылок с товарами непосредственно населению называется индивидуальной или розничной посылочной торговлей, магазинам - мелкооптовой посылочной торговлей. Индивидуальная посылочная торговля имеет большие перспективы для своего развития, особенно для обслуживания жителей малых сел и отдаленных населенных пунктов, где отсутствует стационарная розничная торговая сеть.

Оптовые базы могут применять и другие формы и методы оптовой продажи. В условиях рыночных отношений отдельные оптовые предприятия организуют и розничную продажу товаров населению через собственные магазины (палатки) или используя автомагазины. В этих случаях оптовые базы фактически трансформируются в оптово-розничные предприятия (фирмы) или в торговые дома.

1.2 Общая характеристика деятельности оптовой торговли ООО «Риал-плюс»

Объектом исследования данной работы является коммерческая деятельность малого предприятия «Риал – плюс».

Полное официальное наименование предприятия – Общество с Ограниченной ответственностью «Риал – плюс».

Правовое положение предприятия определяется Гражданским Кодексом РФ, принятым Государственной Думой РФ 21. 10. 94 г. и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08. 02. 98 г.

ООО «Риал – плюс» является юридическим лицом. Права и обязанности юридического лица Общество приобретает с даты его регистрации, которая состоялась в 1996 году. Общество имеет самостоятельный баланс, печать со своими наименованиями, расчетный счет в рублях, а также иные реквизиты.

Учредительными документами ООО «Риал – плюс» являются Учредительный договор и Устав. В соответствии с Уставом, целями Общества являются: получение прибыли путем насыщения потребительского рынка товарами и услугами.

Предметом деятельности Общества является:

– производство и реализация товаров народного потребления и продукции производственно-технического назначения, в том числе через собственную торговую сеть;

– выполнение товарно-закупочных, торговых, посреднических, бартерных и иных операций, открытие коммерческо-комиссионных магазинов других торговых предприятий;

– товарно-посреднические услуги по продвижению товаров на экспорт и проведение импортных закупок, инновационная деятельность;

– оказание посреднических торговых, информационных и бытовых услуг;

– строительно-монтажные, эксплуатационные, проектные, наладочные работы, изготовление столярных изделий, мебели;

– проведение работ в сфере маркетинга, рекламы, организации внешнеэкономической деятельности, экспортно-импортных операций;

– создание самостоятельных торговых предприятий, пунктов общественного питания;

– рекламная деятельность, в том числе изготовление и распространение рекламы;

– организация и проведение оптовой и розничной торговли;

– осуществление комплекса мер по переработке, хранению и повышению качества реализуемой сельскохозяйственной продукции, сырья, продовольствия;

– другие виды деятельности в соответствии с Уставом.

В настоящее время предприятие осуществляет продажу продовольственных товаров оптовым покупателям. Предприятие функционирует на рынке сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия практически два года. ООО «Риал – плюс» занимается оптовыми поставками продовольственной продукции в северные регионы Хабаровского края и другие районы Дальневосточного региона.

Предприятие планирует участие в организации и проведении конкурсов по поставкам продовольствия для государственных нужд.

ООО «Риал – плюс» предлагает достаточно широкий ассортимент продовольственной продукции, преимущественно отечественных производителей, поскольку предприятие создано в целях развития и регулирования рынка сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия в интересах товаропроизводителей, эффективного удовлетворения спроса населения на продовольствие и промышленности на сельскохозяйственное сырье.

Основными товарными группами, предлагаемые крупными предприятиями являются:

– крупа,

– мука,

– сахар, кондитерские изделия,

– масло животное, маргариновая продукция,

– масло растительное,

– плодово-овощная продукция,

– рыбопродукция,

– мясные изделия,

– прочая продукция.

Видно, что высшим органом управления предприятия является Собрание участников, к исключительной компетенции которого относится:

– определение основных направлений деятельности предприятия;

– изменение устава, в том числе изменение уставного капитала Общества;

– внесение изменений в учредительный договор, другое.

Исполнительным органом ООО «Риал – плюс» является генеральный директор. Генеральный директор решает все вопросы деятельности, в том числе без доверенности действует от имени Общества, издает приказы на назначение на должности работников предприятия.

Работу отдела закупок товаров координирует менеджер по закупкам. Менеджер по закупкам отвечает за эффективность процесса закупок, намечает основные источники материального обеспечения, координирует деятельность сотрудников отдела.

Специалистами отдела закупок являются коммерческие агенты по закупкам, товаровед, заведующий товарным складом. Коммерческая деятельность агентов по закупке включает следующие направления:

– анализ и оценка рынка продовольственных товаров;

– организация хозяйственных связей с поставщиками;

– оценка расчетов с поставщиками.

Товаровед определяет требования к товарам, закупаемым агентами, их соответствие стандартам, ТУ и договорным обязательствам.

Заведующий товарным складом организует приемку поступающих товаров от коммерческих агентов. Следит за наличием товаров на складе, ведет оперативный учет поступления товаров; осуществляет контроль за соблюдением правил хранения товаров.

Сбытовая деятельность ООО «Риал – плюс» направлена на развитие существующего рынка и поиск новых рынков, повышение конкурентоспособности предприятия.

Коммерческий директор координирует работу отдела сбыта. Он осуществляет организацию продаж товаров в соответствии с договорными обязательствами. Обеспечивает участие отдела в выполнении работ по изучению спроса на предлагаемые товары, получении заказов, согласовании условий и заключении договоров на поставку, расчетных нормативов запасов товаров.

В структуру отдела сбыта входят:

– коммерческие агенты, которые занимаются поиском потребителей, заключением с ними договоров, осуществляют работы по организации сервиса послепродажного обслуживания,

– главный специалист отдела сбыта – выполняет обязанности юриста отдела сбыта, в обязанности которого входит подготовка и отработка нормативно-правовой документации, рассмотрение поступающих на предприятие претензий потребителя и подготовка ответа на заявленные иски,

– экономист по сбыту – выполняет работу по обеспечению заказами на продукцию; разрабатывает нормативы товарных запасов и контролирует их фактический уровень установленным нормам.

Финансовая служба предприятия включает финансовый отдел и бухгалтерию. Специалист финансового отдела осуществляет финансовое планирование, разрабатывает и обеспечивает процессы анализа финансового положения предприятия, оценки потенциала важнейших проектов по инвестированию; выполняет другие функции в рамках своей компетенции.

В обязанности главного бухгалтера входит: ведение бухгалтерского учета, составление отчетов, участие в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия с целью выявления внутрифирменных резервов, предоставления необходимой информации руководству для принятия управленческих решений.

Представляет интерес проанализировать квалификационный состав персонала предприятия. В таблице 1 представлена классификация персонала по должностям. Данные таблицы 1 показывают, что в 2006 г. наибольший удельный вес в общей численности персонала предприятия занимают специалисты, коммерческие агенты отдела закупок и сбыта (23, 5%).

В 2007 г. удельный вес специалистов уменьшился на 1, 3% при сохранении их абсолютной численности (4 человека). Отделом сбыта было увеличено число коммерческих агентов до 5 человек, в результате чего, их доля в общей численности персонала составила 27, 8%. Уменьшается доля менеджеров предприятия с 17, 6% (в 2006 г.) до 16, 7% (в 2007 г.).

Общее количество работников предприятия увеличилось на 5, 9% и составило 18 человек. Данные таблицы 2. 3 показывают, что персонал предприятия достаточно опытный; наибольший удельный вес в общей численности персонала занимают работники со стажем работы от 1 года до 3 лет (35, 3% - 2006 г.; 38, 9% - 2007 г.). Однако работники с большим стажем работы в сфере торговли (до 10 лет и выше) также занимают достаточно большую долю в общей численности персонала предприятия (53% - 2006 г. и 50% - 2007 г.). Тем не менее руководству предприятия следует уделить внимание повышению квалификации своих работников. В таблице 2. 3 представлены данные для анализа показателей по труду.

Таблица 1 - Классификация персонала предприятия по должностям в динамике (численность – человек, удельный вес - %)

Общее количество работников предприятия увеличилось на 5, 9% и составило 18 человек. Данные таблицы 3 показывают, что персонал предприятия достаточно опытный; наибольший удельный вес в общей численности персонала занимают работники со стажем работы от 1 года до 3 лет (35, 3% - 2006 г.; 38, 9% - 2007 г.). Однако работники с большим стажем работы в сфере торговли (до 10 лет и выше) также занимают достаточно большую долю в общей численности персонала предприятия (53% - 2006 г. и 50% - 2007 г.). Тем не менее руководству предприятия следует уделить внимание повышению квалификации своих работников. В таблице 3 представлены данные для анализа показателей по труду.

Таблица 2 - Классификация персонала предприятия по стажу работы в торговле в динамике (численность – человек, удельный вес - %)

Таблица 3 - Характеристика показателей по труду и заработной плате

Данные таблицы 2.3. свидетельствуют, что трудовые ресурсы предприятия используются не достаточно эффективно. Снижается выработка работников предприятия, на 16, 6 %, в том числе на 29, 4 % - выработка наилучших агентов отдела сбыта. Это негативная тенденция вызвана рядом внешних факторов, таких как ухудшение экономической ситуации в стране, инфляционные процессы, снижение платежеспособности покупателей, и как следствие уменьшение спроса на товары.

Фонд оплаты труда в отчетном году практически не изменился и составил 676, 1 тыс. руб. В связи с ростом численности персонала предприятия на 5, 9 %, средняя заработная плата работника сокращается на 5, 5 % и составляет в 2007 г. – 38, 1 тыс. руб.

О неэффективном использовании трудовых резервов свидетельствует также повышение уровня расходов по заработной плате. По сравнению с 2006 г. он увеличился на 13, 3 % и составил 1, 7 %, что, конечно, является негативной тенденцией, при условии снижения выработки на 16, 6 % в отчетном году.

Необходимо провести анализ основных экономических показателей деятельности предприятия, представленных в таблице 2.4. Основными финансово-экономическими показателями оптового предприятия являются: товарооборот, валовой доход, издержки обращения, балансовая прибыль. Данные таблицы 4 свидетельствуют о негативной тенденции изменения показателей деятельности ООО «Риал-плюс».

На 11, 8 % в отчетном (2007 г.) снижается величина товарооборота, что в абсолютном измерении составляет 5 374, 0 тыс. руб. Это снижение вызвано уменьшением спроса со стороны предприятий – покупателей, в следствии ухудшения их финансового положения. Аналогичная ситуация наблюдается по валовому доходу. В 2006 г. его величина составила 7 911, 8 тыс. руб., в 2007 г. – 6 618, 9 тыс. руб., что на 16, 3 % меньше, чем в прошлом году. Валовой доход снижается как в абсолютном, так и в относительном выражении. Это снижение вызвано уменьшением уровня торговой наценки на реализуемые товары. Наблюдается негативная динамика изменения уровня издержек обращения, в связи с ростом цен на услуги транспортных организаций. В 2007 г. уровень издержек обращения увеличился на 0, 4 пункта по сравнению с прошлым годом и составил 14, 6 %.

Таблица 4 - Экономические показатели торгово-хозяйственной деятельности предприятия в динамике (сумма – тыс. руб., уровень – в % к обороту)

Одновременное снижение товарооборота и повышение уровня издержек обращения отрицательно повлияло на финансовые показатели деятельности предприятия и привело к снижению прибыли от реализации по итогам отчетного года. Величина прибыли в 2006 г. составила 1 417, 7 тыс. руб., в 2007 г. она уменьшилась на 48, 8 %. В рассматриваемом периоде сложилась негативная динамика показателей деятельности.

Увеличение внереализационных доходов в 2007 г. оказало позитивное влияние на формирование балансовой прибыли. Рост расходов, связанных с уплатой штрафных санкций по актам проверок, с возмещением потерь от чрезвычайных ситуаций, уплатой налогов по результатам деятельности, снизил положительное влияние роста доходов. Данные таблице 4 доказывают, что в отчетном периоде предприятие работало не эффективно.

Величина балансовой прибыли, снизилась на 24, 4 % и составила 1 175, 9 тыс. руб. Негативным фактором повлиявшим на ухудшение финансового показателя деятельности предприятия явилось снижение прибыли от реализации товаров, в следствии роста уровня затрат и снижения объема продаж.

Особый интерес для анализа представляет сложившаяся динамика показателя рентабельности продаж. На каждый рубль реализованных товаров предприятие в отчетном году получило прибыли на 0, 5 коп. меньше, чем в предыдущем. Рентабельность продаж составила в 2007 г. – 2, 9 %.

Рентабельность полученного дохода также имеет тенденцию к снижению. Если в 2006 г. данный показатель составлял 0, 18 , то в 2007 г. – 0, 11, то есть величина прибыли от реализации, приходящаяся на рубль валового дохода уменьшается на 7 %.

Проведенная оценка организационно-экономического положения предприятия позволяет сделать следующие выводы и замечания:

– В организационной структуре управления ООО «Риал – плюс» отсутствует отдел маркетинга, нет специалиста, выполняющего данные функции;

– Не проводится работа по изучению рынка сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия.

– Трудовые ресурсы предприятия используются не эффективно, о чем свидетельствует снижение выработки работников предприятия, в том числе коммерческих агентов по сбыту продовольственных товаров, и рост уровня затрат на оплату труда.

– Объем товарооборота в рассматриваемом периоде имеет тенденцию к снижению. В 2007 г. абсолютное снижение объема продаж составило 5 374, 0 тыс. руб.. Это снижение происходит в результате снижения спроса потребителей на отдельные виды товаров; наличие сильных конкурентов на рынке продовольствия, отсутствие свободных денежных средств.

– Одновременное сокращение товарооборота и повышение уровня затрат негативно повлияло на финансовые результаты деятельности ООО «Риал – плюс».

В 2007 г. балансовая прибыль уменьшилась на 245,0 % по сравнению с прошлым годом. Это в свою очередь отразилось на рентабельности продаж и привело к снижению данного показателя в отчетном периоде на 0, 5 %.

Из числа показателей, характеризующих деятельность оптового предприятия, показатель оптового товарооборота имеет особое значение и специфику. В связи с этим анализ оптового товарооборота ООО «Риал – плюс» представляет интерес в экономическом и аналитическом плане.

1.3 Сравнительнвй анализ баз данных как инструмент автоматизации оптовой торговли

На сегодняшний день существуют ряд баз данных для автоматизации рабочего мест менеджера работающего в оптовой торговле. Рассмотрим базы данных более подробно.

КИС AVACCO Корпоративное управление является комплексной системой, поддерживающей эффективное функционирование торгового предприятия, и удовлетворяет всем требованиям, предъявляемым сегодня к системам подобного класса. Предлагаемое решение может быть использовано для:

– Автоматизации офиса (АРМ для директора, менеджера по продажам, менеджера по закупкам, бухгалтера, сотрудника планово-экономического отдела, маркетолога).

– Автоматизации склада торговой фирмы (АРМ складских служащих)

– Автоматизации территориально-удаленных подразделений (филиалов, складов)

– Создания INTERNET-магазина.

КИС AVACCO Корпоративное управление позволяет решать следующие задачи:

1. Ведение необходимых справочников (номенклатурных справочников товаров, справочников партнеров, клиентов, поставщиков, сотрудников и т.д.). Справочник товаров содержит как традиционную информацию о товаре (Наименование, Код, Страна происхождения, Код вендора и т.д.), так и динамически обновляемую информацию: о товарных остатках (запас, остаток, резерв, выписано, доступно и т.д.) и динамике продаж товара (объемы продаж за три последних месяца, объем продаж за последний месяц с разбивкой по неделям). Предусмотрена возможность выделять наиболее популярные товары в общем списке, назначать произвольные характеристики товарам, вести списки комплектующих.

2. Ведение прайс-листов. Системой поддерживается формирование различных типов прайс-листов (ассортиментный, корпоративный, мелкооптовый, оптовый, специальный), реализована функция выгрузки прайс-листа клиенту в формате XLS и автоматическая рассылка прайс-листов постоянным клиентам по электронной почте.

3. Задание механизма ценообразования, в результате чего пользователи получают возможность контролировать и быстро менять цены на отдельные товары и группы товаров.

4. Интерфейс системы обеспечивает удобную работу с большим номенклатурным рядом товаров.

5. Ведется учет всех торговых операций.

6. Системой поддерживается мультивалютный учет.

7. Контроль движения товарно-материальных ценностей. В частности в режиме реального времени ведется мониторинг товарных остатков.

8. Контроль состояния взаиморасчетов с клиентами и поставщиками. Обеспечивается возможность наличной и безналичной форм оплаты.

9. Формирование необходимых документов (заказов на закупку, счетов, накладных, банковских документов). Автоматическое предзаполнение документов и анализ вводимой информации практически исключает ошибки персонала. Электронный документооборот организован так, что имеется возможность получать бумажные копии всего комплекта документов.

10. Автоматизация процесса закупки. Автоматизированы как внешние (на внешнем рынке), так и внутренние (на внутреннем рынке) закупки. Товар, закупаемый на внутреннем рынке, проходит в системе следующие этапы бизнес-процесса Закупка:

1. Создание заказа на закупку

2. Отправить на утверждение руководством

3. Разрешение руководителя

4. Формирование приходной накладной или отказ от прихода товара

5. Подтвердить приход товара

Товар, закупаемый на внешнем рынке, проходит следующие дополнительные стадии обработки в Системе (между этапами «Разрешение руководителя» и «Формирование приходной накладной"):

6. Задание предварительной закупочной цены

7. Утверждение предварительной закупочной цены

8. Регистрация отгрузки товара Поставщиком (Регистрация отказа в отгрузке)

9. Регистрация перемещения товара от Поставщика на Транзитный склад

10. Регистрация перемещения товара с одного Транзитного склада на другой

11. Регистрация отправки товара с Транзитного склада на Конечный склад

12. Каждый товар должен пройти как минимум через один Транзитный склад.

11. Автоматизация процесса продажи. В ходе выполнения бизнес-процесса сохраняется возможность отказаться от продажи части товаров, указанных в счете (или отказаться от всего заказа). Реализована процедура приема заказов через INTERNET. (По материалам <a style="text-decoration:none;color:black;cursor:default" href=http://w%77w%2E%61v%61cco%2Eru>www.avacco.ru</a>)

12. Автоматизация складского учета и решение задач складской логистики.

13. Получение разнообразной оперативной и сводной аналитической информации.

14. Формирование отчетных документов. Отчетные документы экспортируются в MS EXCEL.

15. Интеграция с различным торговым оборудованием (кассовыми аппаратами, сканерами штрих-кодов, принтерами этикеток и др.)

В последнее время автоматизация становится все более важным фактором успеха любой оптовой торговой компании. Один из самых действенных способов снижения издержек и повышения доходов – полноценная и эффективная система автоматизации торговли. Для этих целей идеально подходит программа 1С Управление торговлей 8.0

Данное утверждение основано на тенденциях торгового бизнеса, наметившихся в последние годы. Речь, в частности, идет о том, что большинство торговых компаний, не обладающих эксклюзивными правами на товары, постепенно превращаются в логистических операторов, к тому же зачастую кредитующих розничный бизнес (отсрочкой платежа и т. д.) и как следствие имеющих небольшую и постоянно уменьшающуюся норму прибыли.

Проекты автоматизации торговли отличаются от проектов автоматизации иных видов деятельности и видов учета по следующим причинам:

– системы автоматизации торговли достаточно часто требуют интеграции с разнообразным компьютеризированным торговым оборудованием: сканерами штрих-кодов, принтерами этикеток (штрих-кодов), терминалами сбора данных и т. д.;

– при автоматизации торговли возрастает значимость факторов производительности и надежности системы автоматизации вследствие больших объемов данных, которыми оперирует торговая компания, а также высокого уровня оперативности ввода данных в систему и их анализа;

– при автоматизации торговли акцент всегда делается на автоматизации незначительного количества формализованных бизнес-процессов (закупки, хранение, обработка заказов и т.д.), в то время как, например, бухгалтерский учет в торговой компании достаточно простой;

– практически всегда при внедрении новой системы автоматизации торговли или сложных функций существующих систем автоматизации вопрос о «ручном» вводе данных в новую систему не стоит – большой объем данных требует максимального использования автоматических средств;

– непрерывный цикл работы торговой компании существенно усложняет планомерное внедрение системы автоматизации.

Данные базы данных очень дорогостоящие, и не каждая фирма может себе позволить такие программы, для них также надо соответствующие программные обеспечения и более мощные ресурсы для их содержания и ведения. В нашем работе была выбрана база данных Microsoft Access, в силу того, что для неё необходимо только владение компьютера персонального и навыков с работой в данной программе.

2 Разработка базы данных как инструмент автоматизации деятельности менеджера по учету товара в оптовой торговле

2.1 Задачи и требования к системе

Выделим предметную область. Это учет товарооборота на фирме занимающейся торговой деятельностью. Сюда входит и учет товаров на складе (на нескольких складах), оформление документов по отгрузке и при оприходованию товара на склад, ведение реестра поставщиков и покупателей, учет взаиморасчетов с юридическими и частными лицами и получение отчетной информации о продажах.

Основной задачей ставится правильная организации структуры хранения информации (т.е. структуры баз данных.), алгоритмов ввода, чтения, корректировки информации. А сама программа представляет собой справочную систем.

Требования к разрабатываемой системе:

– Четкая и логичная структура баз данных;

– Наличие минимум третьей нормальной формы для всех создаваемых структур данных;

– Наличие логически грамотных связей между компонентами структуры данных;

– Способы получения информации из системы.

Что касается требований к аппаратным ресурсам, то здесь все зависит от размеров автоматизируемого учета, хотя бывает достаточным платформа на основе 386 процессора и операционной системы DOS.

2.2 Пользователи системы и их описание

Система предназначена для очень широкого круга пользователей.

Первыми пользователями этой системы будут кладовщик и/или менеджер, т.к. они будут вводить первичные документы. По мере надобности они могут удалять документы, изменять уже существующие документы, добавлять информацию о новых покупателях, формировать отчеты для отслеживания неточностей в учете. Но этими людьми круг пользователей не заканчивается.

Система может быть использована бухгалтером для получении информации о суммах приходных и расходных накладных, долгах поставщикам, и долгов клиентов нам. Кроме того, они могут участвовать в этой системе, например, вводить выписки из банка, которые будут погашать задолженности.

Для главного менеджера фирмы система тоже может представлять интерес. Например, он может посмотреть объемы продаж, товарооборота за определенный период, определить товар пользующийся, который приносит наибольший доход (самый продаваемый товар) и получить другую статистическую информацию.

Для рассматриваемой системы может существовать большое множество категорий пользователей, но предлагаемая программа предполагает пользователя, которому необходима справочная информация.

Для каждой хорошей системы всегда должен существовать администратор, который будет сопровождать систему, устранять ошибки, а при расширении предметной области дорабатывать программные модули.

Что касается конечных пользователей, то тут могут быть почти все сотрудники фирмы, причем для каждого сотрудника может быть запрограммирован тип доступа (чтение, изменение, добавление, удаление и др.) к документам, справочникам, регистрам и другой информации в системе.

2.3 Обследование предметной области

Необходимо проанализировать предметную область, т.к. обычно системы складского учета разрабатываются под конкретного заказчика.

Для анализа предметной области выбрана конкретная фирма, и на её примере исследовались информационные потребности менеджера, кладовщика, бухгалтера и других пользователей системы.

При более подробном рассмотрении работы менеджера был выявлен перечень документов и типовых операций, необходимых для ведения учета. Для оприходования товара использовались документы либо приходная накладная, либо возврат от покупателя. Расход товара оформлялся либо расходной накладной, либо возврат поставщику.

После выявления полного перечня необходимых документов и выполняемых типовых операций была разработана сложная структура баз данных (приведена ниже) основным требованием к которой - были универсальность, логичность, наглядность.

Для проектирования структур баз данных были формализованы первичные документы (выделен реквизитный минимум, проанализированы связи между ними) и сформированы структуры записей БД. Затем путем нормализации структур данных они были сведены к структурам данных, удовлетворяющим требованиям третьей нормальной формы.

2.4 Запросы и регламентные задачи

Для системы основным запросом является запрос на получение движения по определенному товару за конкретный промежуток времени. Этот запрос выполняется на основании данных хранящихся в базах данных, которые можно условно отнести к «Ожидаемый товар».

Также в системе могут реализованы следующие запросы:

– информация о долге клиента (или нашем долге клиенту)

– любая информация, которая может быть получена на основании документов (например, сумма отгрузок клиенту за определенный период, и др.)

Регламентной задачей для проектируемой системы является расчет объемов продаж (например, за наличный или безналичный расчет).

Регламентным запросом является получение информации об остатках товаров и движении товара по документам и вывод полученной информации в наглядном виде (бумажный отчет).

2.5 Описание алгоритма работы системы

В данном разделе, описывается: каким образом должна функционировать проектируемая система на основании выбранной предметной области.

Рассмотрим цепочку документов, которые необходимо оформить для отпуска товара при расчете за безналичный расчет.

Сначала клиент выбирает нужный ему товар в необходимом количестве. На основании этой заявки (возможно устной) менеджер выписывает этому клиенту счет для оплаты. В случае если клиент еще не существует в системе, то его необходимо добавить. Когда клиенту выписан счет, это не говорит о том, что товар клиенту отдан, но документ в систему введен. Для этого этот вид документов не учитывается в базах учитывающих движение товаров (назовем их регистрами). Позже, когда клиент оплатил, выписанный ему счет, и деньги попали на наш расчетный счет, бухгалтер вводит выписку из банка, соответствующим документом, например, «приход денег на счет». Соответственно в системе появляется наш долг клиенту на сумму, которую он оплатил. Через некоторое время клиент приходит, чтобы получить свой товар и тогда менеджер выписывает ему расходную накладную и налоговую накладную по безналичному расчету (можно ввести на основании ранее выписанного счета). При выписывании накладной система автоматически заносит информацию о том, что клиенту был отдан товар на сумму указанную в накладной, и таким образом погашает наш долг клиенту. Кроме этого документ проходит по регистрам движений и остатков товаров, т.е. информация о количестве проданного товара заносится в соответствующие базы данных.

На основании выданной клиенту накладной, кладовщик отдает товар. Таким образом, мы получили четкую систему отгрузки товара.

Процедура отгрузки товара за наличный расчет происходит аналогичным образом, только счет при этом не выписывается, деньги оформляются документом «приходный кассовый ордер» или другим подобным и при оформлении накладных указывается что продажа произведена за наличный расчет.

Поступление товара на склад может возникать в двух случаях. Во-первых, при поступлении товара от поставщика, а во-вторых, при возврате товара от покупателя.

В первом случае оформляется приходная накладная от поставщика за наличный или безналичный расчет, а деньги поставщику (подразумевается в системе) отдаем документом «платежное поручение» или «расходный кассовый ордер» или другим документом.

Если оформляется возврат от покупателя, то процедура идентична, только в накладной указывается соответствующий признак накладной.

2.6 Выбор СУБД

Для реализации спроектированной системы могла бы подойти любая СУБД среднего уровня (например, MicrosoftAccess), может быть реализована в среде FoxPro. Эта система вполне подходит для составления программы, обслуживающей проектируемую систему, а именно:

–СУБД является специализированной программой для работы с реляционными БД, что значительно упрощает процесс даталогического проектирования;

–У нее довольно мощный язык, удобный для программирования приложений средней сложности;

–Наличие большого количества мастеров позволяет быстро создавать удобный для конечных пользователей интерфейс, формировать красивые отчеты

–Эта система очень нетребовательна к аппаратным ресурсам и может выполняться на любом компьютере на котором установлена система Windows (и сама СУБД)

–Отдельные утилиты позволяют создавать конечный исполняемый файл, и тогда это очень значительно упрощает распространение программы.

2.7 Даталогическая модель

После подробного анализа предметной области на этапе инфологического проектирования были получены реквизиты баз данных. После этого было произведено распределение этих реквизитов по записям БД, затем базы были декомпозированы до тех пор, пока не получились структуры, удовлетворяющие требованиям третьей нормальной формы и обладающие минимальной избыточностью (хотя избыточность должна присутствовать для ускорения процессов обработки информации).

2.8 Схема базы данных

Рисунок – Схема базы данных торгового предприятия

2.9 Запросы и отчеты базы данных

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа, данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Запросы бывают двух видов – сложные и простые.

1. Запрос «Итого к уплате». Отображает цену заказа со стоимостью доставки. Это сложный запрос, он содержит в себе следующую формулу – Итого к уплате: [Сумма заказа]+[Стоимость доставки];

2. Запрос «Надбавка к зарплате от продаж». Он сложный и отображает сумму, которую стоит доплатить к зарплате работникам. Формула: Надбавка к З/П: [Процент от продажи]*[Сумма заказа]

3. Запрос «Общая цена товаров на складе». Представляет данные о полной стоимости товара, который находится сейчас на складе. Является простым и создается с помощью функции Sum.

4. Запрос «Общая сумма товаров на складе». Он сложный и отображает ценовую стоимость каждого товара, который находится на складе. Формула: Общая цена товаров на складе: [Наличие на складе]*[Цена с НДС];

5. Запрос «Стоимость заказа». Сложный запрос. Формула: Стоимость заказа: [Количество]*[Цена с НДС].

В нашей базе данных создано всего 12 запросов, из которых 4 простых и 8 сложных.

Отчет служит для предоставления информации в более удобном виде. Отчёты также могут быть простыми и сложными. Сложные отчеты, как правило, базируются на сложных запросах или сложных формах, но могут быть созданы и отдельно, например, на основании нескольких запросов либо форм и (или) таблиц. Их также можно создать с помощью конструктора или с помощью мастера. В нашем случае мы рассматривали создание отчетов с помощью мастера.

В базе данных было создано 10 отчетов. (см. Приложение)