Реферат: Упражнения по базам данных MS ACCESS методичка

Упражнения по базам данных MS ACCESS .

Упражнение 1 Система управления базами данных MS Access

Тема :Создание таблиц

· Структура таблиц

· Поля

· Типы данных

· Свойства данных

Задание 1

Создать на своей дискете пустую базу данных. Для этого выполнить следующие действия:

1. Запустить программу MS Access

2. Создать новую базу данных ( Файл/создать базу данных )

3. Из раскрывающегося списка ПАПКА выбрать диск 3.5.

4. В поле имя файла ввести имя базы данных “фамилия_группа_БАЗА ДАННЫХ ”, нажать кнопку создать .

5. Окно базы данных состоит из шести вкладок , выбрать вкладку «таблица » и нажать кнопку создать

6. В окне «новая таблица» выбрать пункт «конструктор »

7. Создать структуру таблицы, для этого надо заполнить столбцы «имя поля » и «тип данных» следующим образом:

8. Завершив ввод структуры таблицы, сохраните ее с именем «фамилия_группа_база_таблица_анкета », выполнив команду Файл/Сохранить . В ответ на вопрос “Создать ключевое поле сейчас ” нажмите кнопку да .

В вашей таблице появится поле с именем “код ”. Это поле называется первичным ключом и однозначно идентифицирует каждую запись в таблице. Тип данных у этого поля обозначен как “Счетчик ”. Это означает, что каждый раз при создании новой записи значение счетчика будет увеличиваться на 1 . В результате у каждой записи формируется свой номер, который и является первичным ключом.

Поля обладают свойствами . От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.

Например маска ввода для поля типа “дата” облегчает ввод дат, позволяет Вам не заботиться о разделителях дня, месяца, года.

Задание 2

1. Определить свойства полей на вкладке “Общие” следующим образом:

Задание 3

1. Открыть таблицу “Вид/ режим таблицы”.

2. Заполнить строки .

Будьте внимательны при заполнении столбца “дата рождения ” - разделители проставляются автоматически.

На предложение системы дать имя созданной таблице ввести имя «анкета » СОХРАНИТЬ!!!! (файл.сохранить)

Задание 4

1. На основе созданной таблицы создайте список фамилий студентов Вашей группы, для этого в режиме конструктора для поля “фамилия” откройте вкладку “подстановка ”и установите следующие свойства для поля “фамилия”

4. В результате выполнения Задания 4 в таблице “Анкета ” в поле “фамилия ” при щелчке мышью должна появиться кнопка, обеспечивающая выбор из списка. Проверьте это. ФАЙЛ/СОХРАНИТЬ!!!!!!!!

Упражнение 2 Система управления базами данных MS Access

Тема : Использование форм для ввода и редактирования данных

· Способы задания форм

· Кнопки перемещения по записям

· Переход из формы в режим таблицы

· Работа со списками

Задание 1

Создать форму для заполнения таблицы «Анкета»

· Откройте окно базы данных

· Перейдите на вкладку «формы»

· Нажмите кнопку создать .

· Выбрать Автоформа: ленточная , в качестве «источника данных » выберете таблицу «анкета ».

Задание 2

Разберитесь с кнопками перемещения по записям

Задание 3

1. Создайте таблицу для ввода групп, имеющихся на третьем курсе:

· выбрать вкладку «таблицы»,

· нажать кнопку создать .

· в окне «новая таблица» выбрать пункт «конструктор »

· создать структуру таблицы, для этого надо заполнить столбцы «имя поля » и «тип данных » следующим образом:

· В ответ на вопрос “Создать ключевое поле сейчас ” нажмите кнопку нет .

· Таблицу назвать «группы »

Задание 4

Создать форму для заполнения таблицы «группы», заполнить эту форму, выполнив следующие действия:

· Выбрать вкладку «формы »

· Нажать кнопку создать.

· Выбрать «автоформу : в столбец », в качестве источника данных выбрать таблицу «группы»

· Введите данные в форму «группы»

Задание 5

Обратите внимание на то, что если вы в поле «фамилии» введете новую фамилию, то она не появится в раскрывающемся списке фамилий. Убедитесь в этом!!

Задание 6 .

Создадть самозаполняющийся список фамилий, чтобы при вводе новой фамилии эта фамилия автоматически попадала в список .и впоследствии эту фамилию можно было бы выбрать из списка, а не набирать заново. Для этого выполните следующие дейчтвия:

1. Создайте форму , основанную на таблице «анкета» с именем «форма для добавления записей». Эта форма будет использоваться для добавления в список новых пунктов.

2. Создайте группу макросов. Будьте очень внимательны при выполнении этого пункта!!!

· Выбрать вкладку «макросы », нажать кнопку создать.

· Ввести макрокоманду «открыть форму »

- Имя формы: « форма для добавления записей »

- Режим: Форма

- Режим данных: Добавление

- Режим окна: Обычное

· Закрыть окно и сохранить макрос с именем «Добавление»

· Создать следующий макрос:

· Ввести макрокоманду «Выполнить команду »

- Команда «Сохранить запись (Save Record )»

· Ввести макрокоманду «Выделить обьект »

- Тип обьекта: Форма

- Имя обьекта: Анкета

- В окне базы данных: Нет

· Ввести макрокоманду «Обновление»

- Имя элемента: Фамилия

· Закрыть окно и сохранить макрос с именем «Закрытие »

3. Переключитесь в форму «Форма для добавления записей » в режиме конструктора.

4. Выбрать режим «вид/свойства »

5. Открыть вкладку «События »

6. Добавить макрос «Закрытие » в свойство «Закрытие формы »

7. Закрыть форму

8. Откройте в режиме конструктора форму «Анкета »

9. Щелкните «правой мышкой» по полю «фамилия » выберете пункт «свойства »

· Открыть вкладку «События »

· Указать имя макроса «Добавление » в поле ввода свойства «Двойное нажатие кнопки »

Задание 7.

1. Проверьте работу созданных Вами макросов по созданию самозаполняющегося списка.

· Переключитесь в режим формы « анкета »

· Дважды щелкните мышкой по полю «фамилия », введите фамилию «Клинтон »,

· Заполните остальные обязательные поля для записи с фамилией «Клинтон »

· закройте форму. Вы опять в главной форме «Анкета »

· Попробуйте раскрыть список фамилий, щелкнув мышкой по кнопке t .

Если Вы аккуратно выполнили Задание 6, то в списке Вы обнаружите фамилию «Клинтон»

2. Закройте форму, сохранив внесенные изменения. ФАЙЛ/СОХРАНИТЬ!!!!!!!!

Упражнение 3 Система управления базами данных MS Access

Тема : Проектирование многотабличных баз данных

· Мастер таблиц.

· Мастер форм.

· Модификация структуры таблицы

Задание 1

1. Создать таблицу «Преподаватели »: Используйте Мастер таблиц .

· Выбрать для создания таблицы образец «Сотрудники » и выбрать из предложенного перечня полей следующие:

- Фамилия

- Имя

- Отчество

- Должность

- Название отдела (переименовать, как “кафедра”)

· Назвать созданную таблицу “Преподаватели ” Связи не определять , т.е. нажать кнопку Далее.

· Выбрать режим “непосредственный ввод данных в таблицу ”

· В режиме конструктора определить тип данных для каждого поля

· Определить свойства полей на вкладке “Общие” в режиме конструктора следующим образом:

· Для поля «кафедра » изменить элемент управления следующим образом:

- Откройте вкладку «Подстановка» и установите следующие свойства для поля «кафедра»

Задание 2

1. Создайте форму для заполнения таблицы «Преподаватели».

· Выбрать вкладку «Формы », и создать форму, используя Мастер форм , определив в качестве источника таблицу «Преподаватели »

· Отметить мышкой все поля для создания формы

· Выбрать вид формы «ленточная »

· Стиль выбрать на свое усмотрение

· Имя формы «Преподаватели »

· Дальнейшие действия «Открыть форму для просмотра »

2. Заполните форму. Обратите внимание на то, столбец «кафедра » заполняется путем подстановки из сформированного Вами списка.

ФАЙЛ/СОХРАНИТЬ!!!!!!!!

Упражнение 4 Система управления базами данных MS Access

Тема : Проектирование многотабличных баз данных

· Элемент управления типа – «поле со списком »

Задание 1

1. Создать таблицу «Дисциплины» в режиме конструктора с параметрами

2. Определить свойства полей таблицы “Дисциплины ” на вкладке “Общие ” следующим образом:

3. Создайте форму для заполнения таблицы «Дисциплины ». Для этого:

· Перейдите на вкладку «формы »

· Нажмите кнопку создать .

· Выбрать Автоформа: ленточная , в качестве «источника данных » выберете таблицу «Дисциплины ».

4. Введите названия дисциплин, которые читаются на третьем курсе в форму

Задание 2

1. Создайте таблицу «Экзамен» в режиме конструктора таблиц с параметрами

2. Определить свойства полей на вкладке “Общие ” следующим образом:

Так как у Вас в базе уже имеется таблица с перечнем групп , таблица с перечнем дисциплин , а также таблица «Анкета » с перечнем студентов этим надо воспользоваться для автоматического заполнения полей «группа », «дисциплина » и «Студент » в создаваемой Вами таблице «Экзамен » Это можно сделать с помощью элемента управления полем

Задание 3

1. Для поля «группа » изменить элемент управления:

· Откройте вкладку «Подстановка» и установите следующие свойства для поля «группа »

2. Аналогично изменить элемент управления для полей «дисциплина» и «студент», используя в качестве строк соответственно таблицы «дисциплины» и «анкета».

3. Для поля «результат контроля » изменить элемент управления следующим образом:

· Откройте вкладку «Подстановка» и установите следующие свойства для поля «результат контроля»

Задание 4

1. Создайте форму для заполнения таблицы «Экзамен »

· Перейдите на вкладку «формы»

· Нажмите кнопку создать .

· Выбрать Автоформа: ленточная , в качестве «источника данных » выберете таблицу «Экзамен ».

Задание 5

1. Пользуясь созданной в Задании 4 формой «Экзамен » введите данные по двум дисциплинам на Ваш выбор по всем студентам своей группы в таблицу «Экзамен », . Оценки проставлять произвольно (желательно разнообразные ).

Упражнение 5 Система управления базами данных MS Access

Тема : Проектирование многотабличных баз данных

· Элемент управления типа поле со списком

· Элемент управления типа - флажок

Задание 1

1. Создайте таблицу «Зачет » в режиме конструктора таблиц с параметрами

2. Определить свойства полей на вкладке “Общие ” следующим образом:

Так как у Вас в базе уже имеется таблица с перечнем групп , таблица с перечнем дисциплин , а также таблица «Анкета » с перечнем студентов этим надо воспользоваться для автоматического заполнения полей «группа », «дисциплина » и «Студент » в создаваемой Вами таблице «Зачет »

Это можно сделать с помощью элемента управления полем

3. Для поля «группа » изменить элемент управления:

- Откройте вкладку «Подстановка» и установите следующие свойства для поля «группа»

4. Аналогично изменить элемент управления для полей «дисциплина» и «студент», используя в качестве строк соответственно таблицы «дисциплины» и «анкета».

Задание 2

1. Создайте форму для заполнения таблицы «Зачет»

· Перейдите на вкладку «формы »

· Нажмите кнопку создать .

· Выбрать Автоформа: ленточная , в качестве «источника данных » выберете таблицу «Зачет ».

2. Пользуясь созданной формой «Зачет » введите данные по всем студентам своей группы по двум дисциплинам на свой выбор .

Зачет отмечайте флажком 4.

У такой формы контроля, как «зачет » может быть два состояния: «зачет » или «незачет ». Для индикации состояния, которое может иметь одно из двух допустимых значений, используется элемент управления типа флажок, в чем Вы и убедились

Теперь сделаем так, чтобы рядом с флажком появлялась надпись « зачет», а если флажка нет ( то есть Вы не отметили его галочкой ), то пусть появляется надпись «незачет »

Задание 3

Для того, чтобы посредством флажка ввести поле одно из двух значений надо воспользоваться функцией управления Iif , а для этого следует выполнить следующие действия:

1. Откройте форму «Зачет » в режиме конструктора

2. Справа от поля типа флажок ( 4 .) добавить элемент типа «поле »:

·Щелкните мышкой по значку аб на панели инструментов и справа от флажка еще раз щелкните мышкой, появится поле с произвольной надписью ( поле…..).

3. Нажмите «правую мышку» на этом поле, раскройте пункт «свойства », Введите в свойство «данные » следующее выражение

= Iif ([Результат];”Зачет”;”Незачет”) .

4. Установить для свойства “Вывод на экран ” для надписи ( надпись находится слева от поля ) поля значение “нет ”

Задание 4

1. Просмотрите форму «Зачет» в режиме формы. Теперь установленный флажок будет соответствовать значению «зачет», а снятый флажок – значению «незачет».

2. Пользуясь новым элементом управления «флажок» проставьте результаты по зачету заново СОХРАНИТЬ!!!!

Упражнение 6 Система управления базами данных MS Access

Тема : Проектирование многотабличных баз данных

· Связи между таблицами

Таблица состоит из строк и столбцов и имеет уникальное имя в базе данных. База данных содержит множество таблиц, связь между которыми устанавливается с помощью совпадающих полей. MS Access поддерживает четыре типа отношений между таблицами:

Один-к-одному (каждая запись в одной таблице соответствует только одной записи в другой таблице

Один-ко-многим (каждая запись в одной таблице соответствует многим записям в другой таблице)

Много-к-одному (аналогична записи «один-ко-многим)

Много-ко-многим ( одна запись из первой таблицы может быть связана более чем с одной записью из второй таблицы либо одна запись из второй таблицы может быть связана более чем с одной записью из первой таблицы )

Тип отношения «один-ко-многим» является наиболее общим

Рассмотрим на конкретном примере, для чего может понадобиться связь между таблицами.

Допустим Вы уже по всем группам заполнили таблицы «Экзамен», и «Зачет» полностью и выяснилось, что одна из дисциплин в таблице «дисциплины» названа неверно, что в свою очередь отразилось на заполнении таблиц «Зачет», либо «Экзамен». Аналогичная ситуация может случиться с фамилией студента и.т.д…..

Как сделать, чтобы исправив название дисциплины в таблице «Дисциплины», либо, изменив фамилию студента в таблице «Анкета», таблицы « Зачет» и «Экзамен» были бы исправлены автоматически. Для этого надо установить связи между таблицами:

Задание 1

Установите связь между таблицами «Зачет » –[ «Дисциплины », «Анкета » ]

Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда поле , по которому устанавливается связь ( со стороны отношения «один») должно иметь свойство:

Индексированное поле - Да, совпадения не допускаются»

Это относится к полю «фамилия » в таблице «анкета »

и полю «дисциплина » - в таблице «дисциплины »

Проверьте наличие этих свойств в ваших таблицах, прежде, чем приступить к выполнению задания

1. Для этого выполните следующие действия:

· Перейти в режим «Таблицы »

· Если у вас есть открытые таблицы, или формы - закройте их.

· Нажмите кнопку «Схема данных » на панели управления.

· Пользуясь «правой мышкой» добавьте в схему все таблицы «Зачет » ,«Анкета », «Дисциплины »

· Закройте окно «Добавление таблицы » В схеме данных должны появиться три схемы выше указанных таблиц.

· Поместите указатель мыши на поле «Дисциплины » таблицы «Зачет » и, нажмите левую кнопку и, не отпуская ее, перетащите появившийся значок поля на поле «Дисциплина » таблицы «Дисциплины». Появится диалоговое окно «Связи »

· Поставьте флажок «Обеспечение целостности данных »

· Поставьте флажок «Каскадное обновление связанных полей »

· Нажмите кнопку Обьединение .

· Выберете опцию 3, OK .

· Нажмите кнопку Создать . , чтобы подтвердить создание связи.

· Перейдите в окно « Схема данных », Вы должны увидеть появившуюся связь «один-ко-многим»

2. Аналогично создайте связь между полем «фамилия» таблицы «анкета» и полем «студент» таблицы «Зачет». (последовательность действий та же, что и при установлении связи между таблицами «Дисциплины» – «Зачет», только связываются другие поля)

Задание 2

Если Вы правильно выполнили задание 1, то:

После установления связи изменение полей «фамилия» и «дисциплина » соответственно в таблицах «анкета» «дисциплины» автоматически повлечет связанных с этими полями полей «дисциплина » и «студент »в таблице «Зачет ». В свою очередь Вы не сможете ввести в таблицу « Зачет » новые фамилии, или дисциплины , если они отсутствуют в таблицах «Анкета » и «Дисциплины »

Проверьте это!!!!!…

Задание 3

1. Установите связь между таблицами «Экзамен » - [«Анкета », «Дисциплины »] Проверьте, как работают связи!!! СОХРАНИТЬ!!!!!!

Упражнение 7 Система управления базами данных MS Access

Тема : Подчиненные формы.

· Просмотр данных, имеющих отношение один-ко-многим

Допустим, Вам требуется посмотреть данные результатов экзамена по каждому студенту в отдельности , либо по каждой дисциплине в отдельности, используя уже готовую таблицу, где у Вас занесены общие результаты по всем студентам и по всем дисциплинам.

Для этого используется механизм создания подчиненных форм.

Задание 1.

Создать подчиненную форму по результатам сдачи экзаменов с выборкой по каждому студенту в отдельности.

Выполнить последовательно действия:

1. Откройте Вашу базу данных

2. Выберете вкладку «формы »

3. Нажмите кнопку создать и выберете опцию «Мастер форм », не выбирая источник данных, нажмите кнопку ОК

4. В окне «Создание форм » выберете из списка Таблицы/запросы таблицу «Экзамен » (это будет подчиненная форма »). Поместите в «выбранные поля » поля «дисциплина», «студент», «результат контроля »

5. Не выходя из окна «Создание форм », выберете из списка «Таблицы/запросы » таблицу «Анкета » (это будет главная форма ) и поместите в список «Выбранные поля » поле «Фамилия » .

6. Нажмите кнопку далее , в результате откроется следующее окно диалога «Создание форм ». В этом окне Вам предстоит определить главную и подчиненную таблицы.

7. Щелкните мышкой по таблице «Анкета ».

8. Обратите внимание на правую часть окна : в верхней части отображаются поля главной («Анкета »), а в нижней части – подчиненной («Экзамен ») таблицы.

9. Выбрать опцию «подчиненные формы »

10. Определив главную и подчиненную таблицы, нажмите кнопку далее .

11. Выберете внешний вид – табличный

12. Выберете стиль на Ваше усмотрение

13. Форму назвать « Анкета для экзамена », название подчиненной формы не изменять.

14. Нажать готово .

Созданная форма вполне приемлема для использования.

Попробуйте менять фамилию студента ( используйте кнопки перемещения по записям внизу окна) , и Вы увидите как меняется содержимое таблицы «Экзамен». Причем информация, появляющаяся в таблице относится только к выбранному Вами студенту.

Убедитесь в этом!!! В этой форме явно лишняя информация в подчиненной таблице «Экзамен», ведь вполне достаточно фамилии студента, которая появляется вверху над результатами контроля. Это можно исправить в конструкторе форм в следующем упражнении.

Упражнение 8 Система управления базами данных MS Access

Тема : Форматирование форм.

Внешний вид формы можно изменить:

· Изменить стиль

· Изменить шрифт

· Добавить надписи

· Удалить ненужные поля

· Вставить рисунок, диаграмму и.т.д.

Задание 1

Измените стиль формы « Анкета » по своему усмотрению, для этого:

· Откройте форму в режиме конструктора

· Нажмите на панели инструментов кнопку «Автоформат »

· Выберете нужный стиль

Задание 2

1. Измените цвет фона и цвет шрифта для каждого поля по своему усмотрению

2. Вставьте на место поля «код » рисунок :

· Нажмите кнопку «рисунок » на панели инструментов, щелкните мышкой по тому месту , где должен быть рисунок (поле «код») и выберете любой из файлов в папке « Programm Files \ Microsoft Office \ Clipart ».

Задание 3

1. Попробуйте изменить размер поля для ввода фамилии по высоте , для этого надо щелкнуть мышкой по этому полю и изменить появившиеся границы поля.

2. Измените шрифт (размер,вид,цвет …) для поля «Фамилия»

Задание 4

1. Убрать в подчиненной форме «Экзамен » поле «Студент »:

· Открыть форму «Анкета для экзамена » .(В подчиненной форме «Экзамен » желательно убрать поле «Студент », так как фамилия уже присутствует в верхней части формы)

· уберите поле «студент »:

- Открыть форму в режиме конструктора

- Выделить поле «студент » и «вырезать » это поле.

2. Выйдите из режима конструктора и посмотрите, как теперь выглядит форма

Упражнение 9 Система управления базами данных MS Access

Тема : Выбор данных из таблиц с помощью запросов

Вы уже познакомились с конструктором запросов, когда использовали их для подстановки в качестве источника строк при построении таблиц.

Задание 1

1. Добавьте в таблицу “Экзамен ” поле “Преподаватель ” со следующими характеристиками:

· Тип данных – текстовый

· Подпись – преподаватель

· Подстановка – используйте поле со списком (источник строк – таблица “преподаватели ”

Задание 2

У Вас в таблице «Экзамен» должно быть не менее 20 записей и эти записи должны содержать информацию:

· Не менее, чем по трем дисциплинам

· Оценки должны быть разные ( от отлично до неудовлетворительно )

· Студенты должны быть из разных групп ( хотя бы из двух )

Убедитесь в том, что записей в таблице достаточное количество, в противном случае добавьте новые записи.

Задание 3

2. Создайте запрос по выбору записей, содержащих студентов, сдавших все экзамены на «отлично ». Для этого надо выполнить следующие действия:

· Выбрать в окне базы данных вкладку «Запрос », нажать кнопку Создать .

· В окне диалога «Новый запрос » выберете опцию «Конструктор »

· Access предложит Вам выбрать таблицу, выберете таблицу «Экзамен », нажмите кнопку добавить и закройте окно диалога.

· Из таблицы последовательно выберете поля «Студент », «дисциплина », «результат » и перетащите выбранные поля по очереди в бланк запроса.

( можно просто дважды щелкнуть мышкой по каждому полю).

· В строке « условие отбора» введите условие:

- Щелкните по кнопке «построить » на панели управления

- В появившемся построителе щелкните по кнопке «Like »

- Напечатайте Like “отлично ”, ОК .

· Закройте окно конструктора запросов.

3. Сохраните запрос с именем “Запрос по отличникам ”

4. Откройте созданный запрос и убедитесь в том, что выборка была сделана правильно

Задание 4

1. Создайте аналогичный запрос по двоечникам и сохраните с именем «Запрос по двоечникам»

2. Откройте созданный запрос и убедитесь в том, что выборка была сделана правильно

Задание 5

1. Создайте запрос на выборку записей по результатам контроля по дисциплине , которую преподает Быковская ( можно выбрать другого преподавателя).

Запрос сохраните с именем «Запрос по дисциплине »

2. Откройте созданный запрос и убедитесь в том, что выборка была сделана правильно

Задание 6

1. Создайте на базе таблица «Анкета » запрос для формирования списка студентов, которые родились

с 1 мая 1979 года по 31 декабря 1979года.

Для формирования запроса Вам следует вызвать построитель выражений ( кнопка «построить ») и выбрать в списке операторов - оператор сравнения Beetween , нажать кнопку «Вставить », ОК

Теперь откорректируйте появившееся выражение следующим образом:

Between #01.05.79# And #31.12.79# .

Если вдруг оказалось, что таких студентов в Вашей группе нет , измените условия запроса.

Запрос сохранить с именем «Запрос по дате рождения »

2. Откройте созданный запрос и убедитесь в том, что выборка была сделана правильно

Задание 7

Создайте формы для всех запросов ( автоформа ленточная )

Желательно, чтобы режим запросов должен быть организован только для просмотра нужной информации, а не для ее корректировки.

Задание 8

Закрыть доступ к корректировке базы данных в режиме запросов.

Чтобы в режиме запросов нельзя было бы изменить информацию в базе данных надо выполнить следующие действия:

1. Открыть форму для запроса в режиме конструктора

2. Пометить поле и правой кнопкой вызвать свойства помеченного поля, затем на вкладке «данные » установить свойство «Блокировка » – Да .

Аналогично установите Свойство «Блокировка – Да» для всех полей во всех формах для запросов (формы для запросов Вы создали в Задании

Упражнение 10 Система управления базами данных MS Access

Тема : Построение отчетов.

Вы уже научились создавать таблицы, вводить и редактировать в них данные как в самих таблицах, так и при использовании форм. Вы можете также просматривать и анализировать базу, выбирая нужную информацию с помощью запросов. Результаты просмотра и анализа могут быть представлены в виде отчетов.

В этом упражнении Вы научитесь создавать и оформлять отчеты для их последующей распечатки.

Задание 1

1. Создать отчет по результатам сдачи экзаменов , используя таблицу «Экзамен ». Для этого выполните последовательность действий:

- Откройте вкладку «отчеты »

- Нажать кнопку создать , выбрать Мастер отчетов , в качестве источника выбрать таблицу «Экзамен »

- Перенести в «выбранные поля » следующие поля:

¨ Дисциплина

¨ Группа

¨ Студент

¨ Результат контроля

- Нажать далее .

Теперь надо определить, требуется ли сгруппировать данные по какому-либо из полей. Поля , по которым будет осуществляться группировка , помещаются в верхней части правого списка в отдельной рамке и выделяются на экране синим цветом.

- Выбрать группировку по дисциплине , нажать далее

- Задать режим сортировки в возрастающем порядке по полю «Студент », нажать далее .

- Определить вид макета - «Ступенчатый » (или на свое усмотрение , можете поэкспериментировать), нажать далее

- Выбрать стиль на свое усмотрение, нажать далее

- Задать имя отчета «Отчет по экзаменам », нажать кнопку «Готово ».

Отчет готов, можете просмотреть его в режиме «Файл\Предварительный просмотр».

Для того, чтобы привести отчет в требуемый вид, его можно откорректировать в режиме конструктора.

Задание 2

1. Откройте Ваш отчет в режиме конструктора

2. Теперь, пользуясь теми же приемами, что и при форматировании форм (напоминаю - надо выделить изменяемое поле ,щелкнуть правой мышкой и и выбрать пункт «свойства »), измените в отчете в области заголовка и в области данных размер шрифта на 12 , каждое поле (столбец) раскрасьте разным цветом и.т.д.

3. Обычно в заголовке отчет размещают дату печати отчета.

Для размещения даты выполните следующие действия:

- Выберете на панели инструментов кнопку поле аб!

- Установите указатель мыши на место в области верхнего колонтитула, где Вы предполагаете разместить поле даты. В отчете появится связанный обьект, состоящий из поля ввода и надписи к нему.

- Выделите надпись связанного поля и удалите ее, нажав клавишу “delete ”, Вы подобную операцию выполняли, когда работали с флажком .

- Выделите поля ввода, где будет размещаться дата, и откройте для него окно свойств (правой мышкой ).

- Перейдите на вкладку данные и нажмите кнопку построителя ... На экране откроется окно диалога «Построитель выражения ».

- Откройте раздел «Встроенные функции » папки «Функции » и, используя функцию Now из списка функций, задайте выражение Now () , нажав последовательно кнопки вставить , ОК .

- Нажмите кнопку раскрытия списка свойства “Формат ” вкладки “Макет ” и выберете устраивающий Вас формат отображения даты в отчете.

1. Отчет сохраните с именем « Экзамен »

4. Просмотрите отчет

5. Аналогично созданию отчета “Экзамен” создайте отчет “Зачет ”

Упражнение 11 Система управления базами данных MS Access

Тема : Создание кнопок управления.

Кнопки используются в формах для выполнения определенного действия или ряда действий.

Задание 1

1. Создать кнопки выхода из всех форм, которые Вы создали:

- Анкета,

- Преподаватели

- Дисциплины

- Группы

- Экзамен

- Зачет

Начнем с формы «Анкета »

¨ Открыть форму в режиме конструктора

¨ Установите режим использования мастера на панели элементов ( кнопка «Мастера »)

¨ Выберете инструмент Кнопка на панели элементов.

¨ Установите указатель мыши на место в форме, в котором Вы предполагаете расположить кнопку для выхода из формы и нажмите кнопку мыши. Запускается мастер создания кнопки конструктора форм

В первом окне диалога расположены два списка: Категории и Действия

¨ Выберете в списке Категории пункт «Работа с формой », а в списке «Действия » пункт «Закрытие формы », далее .

¨ В окне «Создание кнопок » введите текст «Выход », Далее .

¨ Задать имя кнопки «Выход из анкеты », готово

Теперь можно выйти из конструктора и попробовать, как работает кнопка.

Задание 2

Создать кнопки выхода для всех форм ( в том числе и запросов), которые Вы создали:

Задание 3

Создать кнопки выхода для всех отчетов , которые Вы создали:

Оформление кнопок можно изменить в режиме конструктора, используя правую мышку «Цвет текста »

Упражнение 12 Система управления базами данных MS Access

Тема : Создание кнопочных форм

Кнопочная форма есть не что иное, как Меню для работы в базе данных. В меню может быть несколько вложенных подменю. Вы будете создавать меню следующей структуры:

Схема меню

В этом меню 3 уровня

Задание 1

1. Создать меню 1-го уровня:

- Закройте все таблицы, формы, отчеты, запросы

- Выберете пункт меню «Сервис/ Надстройки/ Диспетчер кнопочных форм », в ответ на вопрос

« Создать кнопочную форму?» нажать кнопку Да . Перед Вами окно диспетчера кнопочных форм

- Нажать кнопку «Изменить »

- Ввести название кнопочной формы « Студенты ПФ СКАГС »

- Нажать кнопку Закрыть .

- Нажать кнопку создать

- В окне « Создание » ввести текст «Формы » , ОК .

- Нажать кнопку создать .

- В окне « Создание » ввести текст «Запросы » , ОК .

- Нажать кнопку создать .

- Аналогично создать следующие страницы кнопочной формы :

«Отчеты », «Выход »

2. Создать меню 2-го уровня

Теперь последовательно будем раскрывать каждый пункт меню 1-го уровня (для наглядности можно ориентироваться на схему меню).

¨ Отметить курсором главную кнопочную форму «Студент » и нажать кнопку Изменить

¨ Создать элемент кнопочной формы

¨ Текст «Формы »

¨ Команда «Переход к кнопочной форме »

¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «Формы », ОК .

¨ Создать элемент кнопочной формы

¨ Текст «Запросы »

¨ Команда «Переход к кнопочной форме »

¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «Запросы », ОК .

¨ Создать элемент кнопочной формы

¨ Текст «Отчеты »

¨ Команда «Переход к кнопочной форме »

¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «Отчеты », ОК

¨ Создать элемент кнопочной формы

¨ Текст «Выход »

¨ Команда «Выход из приложения »

¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «Выход », ОК .

Закрыть окно «Изменение страницы кнопочной формы», Вы вернулись в окно «Диспетчер кнопочных форм »

3. Создать меню 3-го уровня:

Установить курсор на страницу «Формы » и нажать кнопку изменить .

Вы находитесь в окне «Изменение страниц кнопочной формы »

¨ Создать элемент кнопочной формы

¨ Текст «Анкета »

¨ Команда «Открытие формы в режиме редактирования »

¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «Анкета », ОК .

¨ Создать элемент кнопочной формы

¨ Текст «Преподаватели »

¨ Команда «Открытие формы в режиме редактирования »

¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «Преподаватели »ОК .

¨ Создать элемент кнопочной формы

¨ Текст «Дисциплины »

¨ Команда «Открытие формы в режиме редактирования »

¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «Дисциплины »ОК .

¨ Создать элемент кнопочной формы

¨ Текст «Группы »

¨ Команда «Открытие формы в режиме редактирования »

¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «Группы »ОК .

Вы создали меню для ввода и корректировки информации в базу данных , теперь создадим меню для вызова запросов

Задание 2

Создать меню 3-го уровня для вызова запросов.

Закрыть окно «Изменение страницы кнопочной формы », если Вы в нем находитесь. Вы опять в диспетчере кнопочных форм

Установить курсор на страницу «Запросы » и нажать кнопку изменить . Вы находитесь в окне «Изменение страниц кнопочной формы »

¨ Создать элемент кнопочной формы

¨ Текст «Запрос по двоечникам »

¨ Команда «Открытие формы в режиме редактирования »

¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «Запрос по двоечникам», ОК .

Аналогично создать элементы кнопочной формы для других запросов:

Задание 3

Создать меню 3-го уровня для просмотра отчетов, выполнив действия аналогичные действиям при создании меню для форм и запросов

Задание 4

1. Закройте диспетчер кнопочных форм

Теперь в Вашей Базе на вкладке «Формы » появилась новая форма с именем «Кнопочная форма».

2. Откройте эту форму и проверьте как работает меню

Упражнение 13 Система управления базами данных MS Access

Тема : Использование кнопок управления для перехода из одного уровня Меню в другой.

Задание 1

В Вашем Меню имеется одна кнопка выхода , настроенная на выход из базы данных

Создайте на каждом уровне кнопки управления для возврата на более высокий уровень ( выход в меню « Студенты ПФ СКАГС »).

1. Закройте все таблицы, формы, отчеты, запросы

2. Выберете пункт меню «Сервис/ Надстройки/ Диспетчер кнопочных форм».

3. Отметить страницу «Формы », нажать кнопку изменить

4. Создать новый элемент кнопочной формы с элементами:

¨ Текст - Выход

¨ Команда – Переход к кнопочной форме

¨ Кнопочная форма - «Студент », ОК

5. Закрыть окно «Изменение страницы кнопочной формы »

6. Отметить страницу «Запросы », нажать кнопку изменить

7. Повторить действия пункта 4 . для создания кнопки выхода из пункта меню «Запросы »

8. Аналогичные кнопки создать для пункта меню «Отчеты »

9. Закрыть диспетчер кнопочных форм

Задание 2

Открыть кнопочную форму и проверить как работают кнопки перехода с второго уровня на первый

Упражнение 14 Система управления базами данных MS Access

Тема: Оформление Меню для работы с базой

Меню работы с базой можно внешне изменить , дополнив его рисунками, значками, изменить размер кнопок, изменить шрифт надписей пунктов меню и.т.д. Кроме того создав Меню работы с базой желательно от посторонних глаз скрыть окно базы данных, чтобы пользователь разработанного ВАМИ программного продукта не смог увидеть и изменить таблицы, запросы, макросы.

Задание 1

1. Изменить шрифт надписей пунктов меню:

¨ Открыть кнопочную форму в режиме конструктора

¨ Выделить мышкой то место, где может быть надпись пункта меню «Формы »

¨ Выбрать пункт меню «Вид\свойства », (либо просто щелкнуть правой мышкой )

¨ Откройте вкладку «Макет » и можете на свое усмотрение изменить:

- Размер шрифта

- Цвет текста

- Цвет границы

- Насыщенность

2. Аналогично можно изменить оформление для всех пунктов меню, сделайте это!!

3. Теперь можно выйти из режима конструктора и посмотреть, как выглядит кнопочная форма(Это и есть главное меню для работы с базой данных ).

Задание 2

1. Вставьте рисунок в кнопочную форму на пустое место слева от меню:

- Открыть кнопочную форму в режиме конструктора

- Щелкните правой кнопкой по пустому месту справа от меню

- Выбрать пункт «Свойства »

- Выбрать вкладку «Макет/ Рисунок », нажать кнопку … .

- Выбрать рисунок в папке С:\ Windows

2. Оформление можно продолжать дальше, меняя цветовые гаммы оставшегося места на панели Меню.

Задание 3

1. Скрыть окно базы данных:

- Выбрать пункт меню « Сервис / Параметры запуска »

- Убрать флажок «Окно базы данных »

2. Закрыть базу данных, и открыть ее вновь, перед Вами сразу появится Меню.