Реферат: Учет расчетов с покупателями и заказчиками и управление дебиторской задолжностью

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

В настоящее время большое внимание уделяется расчетам за продукцию, товары и услуги с покупателями и заказчиками. Это обусловлено тем, что постоянно совершающийся кругооборот хозяйственных средств вызывает непрерывное возобновление многообразных расчетов. Одним из наиболее распространенных видов расчетов являются расчеты за товары, сырье, материалы, прочие материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги.

Актуальность темы заключается в том, что в рыночной экономике экономические субъекты (предприятия, организации) в процессе своей финансово-хозяйственной деятельности ежедневно сталкиваются с разными видами расчётов. Также значимость данной темы определена тем, что полнота, своевременность, достоверность отражения расчетов является одним из оценочных показателей, определяющих качество работы предприятия. Факты возникновения обязательств и их погашения представляют собой расчетные отношения.

При этом любая организация может выступать как дебитором, так и кредитором. Грамотное построение и управление процессом учета расчетов имеет большое значение в успешной работе предприятия. Развитие рыночных отношений повышает ответственность и самостоятельность предприятий в выработке и принятии управленческих решений по обеспечении эффективности расчетов с дебиторами. Увеличение или снижение дебиторской задолженности приводят к изменению финансового положения предприятия. На основании этого необходимо проводить мониторинг и анализ состояния расчетов. Для проведения анализа используются данные бухгалтерского учета и отчетности, поэтому немаловажную роль играет правильная организация на предприятии бухгалтерского учета расчетных операций, которая требует своевременного и полного отражения хозяйственных операций по расчетам в первичных документах и учетных регистрах.

Все сказанное выше обусловило выбор темы работы: "Учет расчетов с покупателями и заказчиками и управление дебиторской задолжностью", построенной по материалам ЗАО "Агрофирма Оптина".

Объектом исследования является производственное предприятие ЗАО "Агрофирма Оптина".

Предмет исследования – состояние бухгалтерского учёта расчетов с покупателями и заказчиками, его организация и документальное оформление на данном предприятии

В соответствии с поставленной целью необходимо решать следующие задачи:

- обеспечение постоянного и действенного контроля за состоянием задолженности, своевременным поступлением достоверной и полной информации о состоянии и динамике задолженности, необходимой для принятия управленческих решений;

- соблюдение допустимых размеров дебиторской и кредиторской задолженности и их оптимального соотношения;

- обеспечение своевременного поступления средств по счетам дебиторов, исключающих возможность применения штрафных санкций и нанесения убытков;

- выявление неплатежеспособных и недобросовестных плательщиков;

определение политики предприятия в сфере расчетов, в частности предоставление товарного кредита, скидок и иных льгот потребителям продукции, получения коммерческих кредитов при расчетах с поставщиками.

Методологической и технической основой для написания выпускной квалификационной работы послужили: Федеральный Закон о бухгалтерском учете в РФ; Положение по введению бухгалтерского учета и отчетности в РФ; Постановления Правительства РФ и инструктивные материалы по изучаемым вопросам; учебная литература и труды отечественных и зарубежных ученых.

Источниками конкретной информации для проведения исследования являются годовая бухгалтерская отчетность предприятия за 2003 – 2008 гг.:

форма № 1 "Бухгалтерский баланс";

форма № 2 "Отчет о прибылях и убытках";

данные аналитического и синтетического учета по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками";

счету 51 "Расчетный счет ";

первичные документы.

Цель работы состоит в изучении и систематизации основных методических принципов и организационных основ учета и его усовершенствования в условиях действующего законодательства.

Предметом исследования является методика и организация учета расчетов с покупателями и заказчиками.

Для достижения намеченной цели в работе поставлены и решены следующие задачи:

- документальное оформление, аналитический и синтетический учет расчетов с покупателями и заказчиками;

- технология использования информационных систем в процессе учета расчетов с покупателями и заказчиками.

Дипломная работа состоит из введения, трех глав, девяти разделов, выводов, списка использованных источников и приложения.

Во вступлении обоснована актуальность выбранной темы, определена цель, объекты исследования.

Глава 1 Теоретические и методологические основы учета расчетов с покупателями и заказчиками

1.1 Организация и анализ расчетов с покупателями и заказчиками.

В рыночных условиях особую актуальность приобретают вопросы четкой организации денежных расчетов, поскольку денежная стадия кругооборота капитала играет огромную роль в деятельности экономических субъектов.

Реализация продукции является завершающим этапом хозяйственной деятельности организации. Она необходима для поступления денежных средств в организацию, что позволяет ей выполнять свои обязательства перед государственным бюджетом, банками, рабочими и служащими, поставщиками, возмещать производственные затраты и является важнейшим источником получения прибыли. Невыполнение плана реализации вызывает замедление оборачиваемости оборотных средств, штрафы за невыполнение договорных обязательств перед покупателями, задерживает платежи, ухудшает финансовое положение организации.

В процессе своей деятельности организация образует определённый круг поставщиков, покупателей, заказчиков, которые с этой организацией образуют хозяйственные связи, которые по утверждению Лубяной В. С. [36] – представляют собой необходимое условие деятельности организации, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки, а так же реализации продукции (работ, услуг). Оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которым одна организация выступает поставщиком товарно-материальных ценностей, работ или услуг, а другая их покупателем, потребителем, а значит и плательщиком. В договорах оговариваются: вид поставляемой продукции; коммерческие условия поставки; количественные и стоимостные показатели поставок; сроки отгрузки поставляемой продукции; порядок расчетов (условия платежей) между организацией и покупателями (заказчиками).

По определению Кондракова Н.П., [32] к покупателям и заказчикам относят организации, физические лица, покупающие сырье, сельскохозяйственную продукцию и другие товарно–материальные ценности, а так же потребляющие различные виды услуг (электроэнергии, газа, воды и др.). В связи с этим любая организация может выступать одновременно в роли, как покупателя, так и заказчика. Поэтому для любой организации одним из важнейших моментов в деятельности является момент получения сумм за поставленную ей продукцию и оплату за оказание услуг. В условиях развития рыночных отношений существует риск неоплаты за поставленную продукцию, что приводит к возникновению дебиторской задолженности. Часть этой задолженности в процессе финансово – хозяйственной деятельности неизбежна и должна находиться в рамках допустимых значений. Другая же часть может перейти в разряд сомнительной.

Безруких П. С.[25] справедливо утверждает, что в условиях рыночной экономики для уменьшения риска не оплаты или несвоевременной оплаты счетов поставщик может либо потребовать предварительной оплаты счета, либо произвести расчеты за счет выставленного покупателем аккредитива, либо прибегнуть к вексельной форме расчетов. Предварительная оплата связана с использованием средств покупателя в обороте поставщика до момента перехода товара в собственность плательщика. Аккредитивная форма расчетов также ведет к отвлечению денежных средств покупателя из оборота.

Стражев В. И. [9] рекомендует изучать, какой процент невозврата дебиторской задолженности приходится на одного или нескольких главных должников; будет ли влиять неплатеж одним из главных должников на финансовое положение организации. Целоусова Л.А. [20] предлагает расширить приёмы Стражева В.И. [9] и производить оценку ещё и по срокам образования задолженностей или срокам их возможного погашения. Наиболее распространенная классификация предусматривает следующую группировку текущей задолженности: до 30 дней, от 1-го - до 3-х месяцев, от 3-6 месяцев, от 6-12 месяцев, более 12 месяцев.

Итак, от качества оценки расчётов с покупателями и заказчиками зависит эффективность деятельности организации в целом.

Правильно организованный учёт расчётов позволит решать следующие задачи, стоящие перед организацией:

- обеспечение постоянного и действенного контроля за состоянием задолженности, своевременным поступлением достоверной и полной информации о состоянии и динамике задолженности, необходимой для принятия управленческих решений;

- соблюдение допустимых размеров дебиторской и кредиторской задолженности и их оптимального соотношения;

- обеспечение своевременного поступления средств по счетам дебиторов, исключающих возможность применения штрафных санкций и нанесения убытков;

- выявление неплатежеспособных и недобросовестных плательщиков;

- определение политики организации в сфере расчетов, в частности предоставление товарного кредита, скидок и иных льгот потребителям продукции, получения коммерческих кредитов при расчетах с поставщиками.

Денежные расчеты осуществляются организацией либо наличными деньгами, либо в виде безналичных платежей.

Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. в рамках одного договора, заключенного между ними.

Максимальный размер платежа в 100 000 руб. по одному договору распространяется также на расчеты наличными между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между двумя предпринимателями при условии, что эти расчеты связаны с ведением ими предпринимательской деятельности.

Срок действия договора и периодичность проведения расчетов по нему значения не имеют. Другими словами, если общая стоимость товаров, поставляемых по договору между двумя организациями, составляет 125 000 руб., оплатить наличными всю стоимость данной поставки нельзя (даже с разбивкой этой суммы на несколько платежей в течение нескольких дней). Как минимум 25 000 руб. должны быть перечислены поставщику в безналичном порядке с расчетного счета либо оплачены иным способом (например, векселем) [47]. ?????????????????

Безналичные расчеты осуществляют посредством безналичных перечислений по расчетным, текущим и валютным счетам клиентов в банках, системы корреспондентских счетов между различными банками, клиринговых зачетов взаимных требований через расчетные палаты, а также с помощью векселей и чеков, заменяющих наличные деньги. Безналичные расчеты производятся через банки, иные кредитные организации, в которых открыты соответствующие счета (п.3 ст.861 ГК РФ).

Формы безналичных расчетов определены ст. 862 ГК РФ и Положением ЦБ РФ:

· расчеты платежными поручениями;

· расчеты по инкассо;

· расчеты по аккредитиву;

· расчеты чеками.

Все операции по банковским счетам осуществляются только на основании расчетных документов. Расчетный документ – это оформленное на бумажном носителе или в электронном виде распоряжение:

· плательщика – о списании денежных средств со своего счета и перечислении их на счет получателя;

· получателя – о списании денежных средств со счета плательщика и перечислении на счет, указанный покупателем.

В Положении ЦБ РФ изложены требования к оформлению расчетных

документов на бумажных носителях информации.

Одной из форм безналичных расчетов является платежное поручение. Платежным поручением является распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке [46].????????

Платежные поручения действительны в течение 10 дней, не считая дня выписки. При проведении расчетов платежными поручениями плательщик сдает поручение в трех экземплярах своему банку. Рассмотрим схематично расчеты платежными поручениями на рисунке 1.

Рисунок 1 - Схема расчетов платежными поручениями при предварительной оплате товарно-материальных ценностей.

1 – направление пакета платежных поручений в банк для совершения платежа;

2 – перевод денежных средств покупателя для зачисления на расчетный счет поставщика;

3 – сообщение поставщику о поступлении денежных средств плательщика;

4 – поставка товарно-материальных ценностей после получения платежа.

В соответствии с условиями основного договора платежные поручения могут использоваться для предварительной оплаты товаров, работ, услуг или для осуществления периодических платежей. Платежные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика. При отсутствии или недостаточности денежных средств на счете плательщика платежные поручения оплачиваются по мере поступления средств в очередности, установленной законодательством.

За поставленную продукцию расчеты могут так же вестись с помощью платежных требований.

Платежное требование является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк. Платежное требование бывает двух видов: с акцептом и без акцепта. Срок для акцепта платежных требований определяется сторонами по основному договору (но не менее пяти рабочих дней). При отсутствии в договоре такого срока сроком для акцепта считаются пять рабочих дней.

Плательщик вправе отказаться полностью или частично от акцепта платежного требования по основаниям, предусмотренным в договоре.

Платежное требование содержит все необходимые реквизиты, позволяющие определить, какой товар отгружен, какова его сортность, цена, время отгрузки и т.д. Поставщик не сам направляет эти документы покупателю, а поручает своему банку взыскать платеж. Составленные документы поставщик передает в свой банк с поручением взыскать средства с плательщика. Это поручение и есть инкассо. Банк, принимая документы на инкассо, берет на себя обязательство вовремя пересылать их в банк, обслуживающий покупателя, взыскать с него средства и перечислить на расчетный счет поставщика.

После проверки на инкассо документов, они направляются в банк, обслуживающий покупателя. Банк, обслуживающий покупателя, получив присланные банком поставщика платежные требования, сообщает об этом покупателю, который ознакомившись с документами, дает согласие на платеж или отказывается от акцепта. Акцепт счета – это не только юридический, но и экономический акт, контролирующий выполнение договора поставщиками.

Расчеты платежными требованиями могут применяться, если они предусмотрены в договорах между поставщиками, покупателями и их банками за отгруженные материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги и по другим претензиям, счета по которым не оплачены плательщиками. На рисунке 2 изображена схема расчетов платежными требованиями.

Рисунок 2 - Схема расчетов платежными требованиями при последующей оплате товарно-материальных ценностей.

1 – поставка товарно-материальных ценностей в соответствии с заключенными договорами;

2 – направление пакета платежных требований в банк для совершения платежа;

3 – направление платежных требований в банк покупателя для оплаты;

4 – извещение покупателя о поступлении платежного требования;

5 – отправка покупателю оплаченного платежного требования;

6 – извещение об оплате покупателем счета;

7 – перечисление платежа и извещение об этом поставщика.

Акцепт платежного требования либо отказ от акцепта (полный или частичный) оформляется «заявлением об акцепте, отказе от акцепта».

В платежном требовании на безакцептное списание денежных средств со счетов плательщиков на основании законодательства в поле "Условие оплаты" получатель средств проставляет "без акцепта", а также делает ссылку на закон (с указанием его номера, даты принятия и соответствующей статьи), на основании которого осуществляется взыскание.

Расчеты по инкассо осуществляются также на основании инкассовых поручений.

Инкассовое поручение является расчетным документом, на основании которого производится списание денежных средств со счета плательщика в бесспорном порядке. Инкассовые поручения применяются: если бесспорный порядок взыскания денежных средств установлен соответствующими законами; для взыскания по исполнительным документам; в случаях, предусмотренных сторонами по основному договору.

Инкассовое поручение составляется по установленной Положением ЦБ РФ форме. В поручении должна быть сделана ссылка на соответствующий закон, исполнительный документ или договор. К поручению должен быть приложен подлинник исполнительного документа или его дубликат.

При платежах за товары и оказанные услуги также используется расчетный чек. Он оплачивается за счет депонированных средств, т.е. специально отложенных, на отдельном чековом счете. Чеки могут быть оплачены с расчетного счета чекодателя, но не выше суммы, гарантированной банком (согласованной с чекодателем при выдаче чеков).

Чек - это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Чекодателем является юридическое лицо, имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков. Чекодержатель - юридическое лицо, в пользу которого выдан чек. Плательщик - банк, в котором находятся денежные средства чекодателя.

Чек должен содержать следующие реквизиты:

1) наименование "чек", включенное в текст документа;

2) поручение плательщику выплатить определенную денежную сумму;

3) наименование плательщика и указание счета, с которого должен быть произведен платеж;

4) указание валюты платежа;

5) указание даты и места составления чека;

6) подпись лица, выписавшего чек, - чекодателя.

Отсутствие в документе какого-либо из указанных реквизитов лишает его силы чека.

Чек, не содержащий указание места его составления, рассматривается как подписанный в месте нахождения чекодателя.

Форма чека и порядок его заполнения определяются законом и установленными в соответствии с ним банковскими правилами (ст. 878 ГК РФ).

Для получения чековой книжки организация должна подать заявление в одном или двух экземплярах, если оплата гарантируется банком. Заявление подписывается лицами, имеющими право распоряжаться средствами с расчетного счета. В заявлении указывается номер счета, с которого будут оплачиваться чеки. Бланки чеков являются бланками строгой отчетности и учитываются в банках на забалансовом счете № 006 "Бланки строгой отчетности". Схему расчетов чеками рассмотрим на рисунке 3.

Рисунок 3 - Схема расчетов чеками при оплате товарно-материальных ценностей с предварительным депонированием денежных средств.

1 – направление пакета документов для депонирования денежных средств на счете покупателя-чекодателя;

2 – оплата заказанных товарно-материальных ценностей посредством вручения чека поставщику;

3 – отгрузка заказанных товарно-материальных ценностей;

4 – инкассация чека и зачисление денежных средств на счет поставщика-чекодержателя;

5 – извещение банка покупателя о списании денежных средств с депонентного счета плательщика.

Данная форма расчетов в последние годы все шире используется при одногородних расчетах (особенно для расчетов с транспортными организациями).

Также используется аккредитивная форма расчетов. Аккредитив – это обязательство банка, возникающее по поручению клиента произвести поставщику платеж на основании предоставленных документов, подтверждающих выполнение условий договора. При данной форме расчетов платеж производится не в банке, обслуживающем покупателя, а по месту нахождения поставщика. Для совершения платежа покупатель обращается в банк с заявлением, содержащим просьбу отложить со своего счета денежные средства для платежа. Банк, открывший аккредитив (банк-эмитент), по поручению плательщика-покупателя переводит средства в банк поставщика. Деньги на счет поставщика будут зачислены только при выполнении всех условий, предусмотренных в аккредитиве.

Аккредитив предназначен для расчетов с одним поставщиком, его срок действия определяется в договоре между плательщиком и поставщиком. В договоре об аккредитиве обычно указываются: наименование банков, получатель средств, сумма аккредитива, его вид, сроки действия, способ извещения получателя средств об открытии аккредитива, полный перечень и точная характеристика документов, предоставляемых получателем средств, и др.

Для открытия аккредитива плательщик должен предоставить в свой банк (банк-эмитент), заявление на бланке установленной формы, содержащее перечень данных, позволяющих проверить полноту выполнения договора между поставщиком и плательщиком.

Поставщик для получения денег представляет банку документы (реестры счетов и др.), подтверждающие выполнение всех условий аккредитивного заявления. В случаях, когда условиями предусмотрен акцепт, т.е. предварительное согласие уполномоченного покупателя, проверяется наличие акцептной подписи. Не принимаются к оплате реестры счетов без указания номеров транспортных документов, вида транспорта, на котором отправлен груз.

Реестры счетов, подлежащие оплате в банке поставщика, представляются в трех экземплярах, из которых один используется в качестве материального ордера при совершении бухгалтерских проводок. Другой дается поставщику в качестве расписки, а третий с отметкой банка отсылается банку-эмитенту для вручения плательщику. Аккредитив, открытый в банке поставщика, закрывается по истечении срока, о чем уведомляет банк-эмитент. На рисунке 4 изображена схема расчетов аккредитивом.

4

3

2

Рисунок 4 - схема аккредитивной формы расчетов.

1 – аккредитивное заявление;

2 – поручение об открытии аккредитива;

3 - извещение об открытии аккредитива;

4 - отгрузка продукции и отправка соответствующих документов;

5 – предъявление реестра счетов для немедленной оплаты.

К недостаткам аккредитивной формы расчетов следует отнести замораживание средств покупателей на период действия аккредитива до его фактического использования, а также возможность задержки продукции поставщиком до поступления аккредитива. Достоинство такой формы расчетов состоит в том, что отсутствует задержка оплаты продукции и услуг, деньги заранее приготовлены и получатель средств уверен, что сразу, даже в день отгрузки, может получить, полагающиеся ему деньги.

Еще одной формой безналичных расчетов является вексель. Вексель представляет собой письменное долговое обязательство, содержащее определенный набор реквизитов, по которому владелец векселя (векселедержатель) имеет бесспорное право по истечении срока обязательства требовать с должника обозначенной в векселе денежной суммы. Векселя бывают простыми (соло-вексель) и переводными (тратта).

В простом векселе указывают место и дату его составления, сумму долгового обязательства, сроки, место платежа, наименование кредитора, которому должен быть произведен платеж, наименование и подпись заемщика-векселедателя.

Переводной вексель представляет собой письменное распоряжение векселедателя (трассанта) плательщику (трассату) об уплате определенной суммы векселедержателю (ремитенту). Он предназначен для перевода ценностей из распоряжения одного лица в распоряжение другого.

Если плательщик не заплатил вексельную сумму, то ее обязан погасить векселедатель переводного векселя. Существенно ускоряет оборот средств учет (дисконтирование) векселей в банках. В этом случае векселедержатель посредством индоссамента передает банку вексель до наступления срока платежа и получает вексельную сумму за вычетом учетного процента в пользу банка, называемого дисконтом.

Расчеты в порядке плановых платежей производят в тех случаях, когда между покупателем и поставщиком сложились устойчивые хозяйственные и расчетные отношения, а поставки носят регулярный характер.

Покупатель оплачивает поступающую продукцию равными суммами в сроки, которые установлены договором между поставщиком и покупателем, например, один раз в 10 дней. Расчетные документы может выписывать поставщик или покупатель. Контрагенты периодически уточняют состояние расчетов и на основании фактического отпуска товаров производят перерасчет (один раз в 5-10 или 15 дней). Эта форма расчетов позволяет значительно уменьшить объем учетной работы.

Формы безналичных расчетов избираются организациями самостоятельно и предусматриваются в договорах, заключаемых организациями с банками.

1.2. Бухгалтерский учет расчетов с покупателями и заказчиками

Учет расчетов с покупателями и заказчиками за отгруженную продукцию (работы, услуги) отражается на синтетическом счете 62 «Расче­ты с покупателями и заказчиками». Это активно-пассивный счет. На нем в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета отражают как расчеты по полученным авансам от покупателей, так и расчеты с покупателями за отгруженную им и неоплаченную продукцию. Сальдо этого счета показывается развернуто. Сальдо дебетовое означает договорную (отпускную) стоимость сданных заказчику работ, услуг, продукции неоплаченных; сальдо кредитовое – сумму полученных авансов; оборот по дебету – отпускную стоимость сданных работ, услуг, продукции в отчетном месяце и сумму погашенных авансов; оборот по кредиту – суммы, оплаченные покупателями в отчетном месяце в виде авансов и погашенной задолженности. Аналитический учет по счету 62 ведут по каждому предъявленному покупателем или заказчиком счету, а при расчетах в порядке плановых платежей – по каждому покупателю и заказчику в ведомости № 16. Кредитовый оборот по счету 62 заносится в журнал-ордер № 11, а затем в Главную книгу.

К этому счету могут быть открыты следующие субсчета: 62 – 1 "Расчеты по авансам, полученным в рублях"; 62 – 2 "Расчеты с покупателями и заказчиками в рублях"; 62 – 3 "Расчеты по авансам, полученным в валюте"; 62 – 4 "Расчеты с покупателями и заказчиками в валюте "; 62 – 5 "Расчеты по векселям полученным";

На суммы оплаты за отгруженную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги организация предъявляет расчетные документы покупателю или заказчику и производит бухгалтерскую запись:

Дебет счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"

Кредит счета 90 "Продажи".

При погашении покупателями и заказчиками своей задолженности они списывают сумму данной задолженности с кредита счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" в дебет счетов денежных средств:

Дебет счета 50 «Касса», 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета"

Кредит счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" субсчет 1 "Расчеты с покупателями в рублях" (субсчет 3 "Расчеты с покупателями в валюте").

Каждый законченный и оплаченный этап работ представляет собой объем реализованных выполненных работ данного отчетного периода. Стоимость законченных организацией этапов работ, принятых в установленном порядке и оплаченных заказчиком, относится в дебет счета 46 "Выполненные этапы по незавершенным работам" в корреспонденции с кредитом счета 90 "Продажи". По окончании всех этапов работ в целом оплаченная заказчиком стоимость этапов, учтенная на счете 46, списывается в дебет счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками ". Аналитический учет по счету 46 "Выполненные этапы по незавершенным работам" ведется по видам работ.

При этом целесообразно выделить субсчета для учета расчетов по авансам в рублях и в валюте и расчетов с покупателями в рублях и в валюте (иностранными покупателями). Покупатели и заказчики должны погасить задолженность по приобретенным товарно-материальным ценностям в течение срока и на условиях, определенных в договоре купли-продажи или поставки.

При этом они могут погасить ее сразу после отгрузки или через определенное время, получив отсрочку платежа. Кроме того, в настоящее время они могут расплатиться путем встречной поставки товаров или выполнением работ (услуг), переуступив долг другой организации, а также используя иные формы расчетов.

При получении аванса с него начисляют в бюджет налог на добавленную стоимость. При этом оформляются бухгалтерские записи:

Дебет счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" субсчет 1 "Расчеты с покупателями в рублях" (субсчет 3 "Расчеты с покупателями в валюте")

Кредит счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".

После того как произошла отгрузка, в счет оплаты засчитывается сумма полученного аванса:

Дебет счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" субсчет 1 "Расчеты с покупателями в рублях" (субсчет 3 "Расчеты с покупателями в валюте")

Кредит счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" субсчет 2 "Авансы, выданные в рублях" (субсчет 4 "Авансы, выданные в валюте").

При этом восстанавливается сумма НДС, начисленная ранее в бюджет:

Дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам"

Кредит счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" субсчет 1 "Расчеты с покупателями в рублях" (субсчет 3 "Расчеты с покупателями в валюте").

Порядок постановки на учет, оценка, списание дебиторской и кредиторской задолженности, а также возникающие в связи с этим налоговые обязательства регулируется следующими нормативными документами:

1. Конституция РФ.

Согласно статье 34 каждый имеет право на свободное использование своих способностей и имущества для предпринимательской и иной не запрещенной законом экономической деятельности.

2. Гражданский кодекс РФ.

Согласно ГК РФ, обязательства исполняются в соответствии с договором, требованиями закона, иных правовых актов, а при отсутствии таких условий и требований - в соответствии с обычаями делового оборота или иными обычно предъявляемыми требованиями. Согласно статье 317 ГК РФ, денежные обязательства должны быть выражены в рублях. Договором может быть предусмотрено, что денежные обязательства по сделке подлежат оплате в рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте или в условных денежных единицах. При этом дебиторская задолженность всегда оценивается в сумме выручки от реализации продукции. Расчеты с участием граждан, не связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, могут производиться наличными деньгами без ограничения суммы или в безналичном порядке (п. 1 ст. 861 ГК РФ).
Расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Расчеты между этими лицами могут производиться также наличными деньгами, если иное не установлено законом (п. 2 ст. 861 ГК РФ).

3. Налоговый кодекс РФ в части I и II.

В налоговом кодексе сформулированы принципы учета расходов налогоплательщика, применяющего метод начисления на формирование резервов по сомнительным долгам; отражение в учете НДС по выставленным и полученным счетам – фактурам, расходы в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, штрафов, пеней и иных санкций за нарушение договорных или долговых обязательств, а также расходы на возмещение причиненного ущерба.

4. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996г. № 129-ФЗ (в редакции от 27.07.2010г. № 209-ФЗ).

Этот закон определяет особенности организации бухгалтерского учета, основные требования к его ведению и первичным документам, декларирует права и обязанности главного бухгалтера. Устанавливает нормы оценки имущества и обязательств хозяйствующих субъектов, регламентирует состав и содержание бухгалтерской отчетности, а также ответственность за нарушения законодательства о бухгалтерском учете.

5. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, в редакции от 26.03.2007г.), ???????согласно которому:

- расчеты с покупателями и заказчиками отражаются в бухгалтерском учете и отчетности в суммах, признаваемых организацией правильными. Исходя из данной нормы, дебиторская задолженность отражается в учете в оценке, установленной договором, и зависит от количества и цены реализованной продукции с учетом скидок и накидок, предоставляемых по окончании сделки;

- при совершении операций в иностранной валюте дебиторская задолженность отражается в рублях, в сумме, определяемой путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка РФ, действующему на дату предъявления счетов и иных расчетных документов к оплате за отгруженную продукцию либо на дату зачисления денежных средств на валютный счет организации. При этом в соответствующих случаях делаются следующие записи: при отражении в учете дебиторской задолженности придерживаются принципа допущения временной определенности фактов хозяйственной деятельности (принципа начисления) согласно которому все факты хозяйственной деятельности организации отражаются в том отчетном периоде, к которому они относятся, независимо от состояния расчетов по ним, для целей налогообложения.

6. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008 (приказ Минфина России от 06.10.2008г. № 106н).

Настоящее Положение определяет необходимость и основы формирования учетной политики в организациях.

7. Положение по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99 (приказ Минфина от 06.05.1999г. № 32н, в редакции от 27.11.2006г. № 156н).

Устанавливает правила формирования в бухгалтерском учете информации о доходах организации.

8. Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99 (приказ Минфина от 06.05.1999г. № 33н, в редакции от 27.11.2006г. № 156н).

Устанавливает правила формирования в бухгалтерском учете информации о расходах организации.

9. Постановление Правительства РФ от 02.12.2000г. № 914 (в редакции от 26.05.2009г. № 451) "Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость". Согласно Постановлению организация обязана отразить задолженность перед бюджетом по налогу на добавленную стоимость по отгруженной продукции не позднее 5 дней со дня ее отгрузки.

10. Безналичные расчеты регулируются гл. 46 ГК РФ, определившей основные формы безналичных расчетов, а также рядом нормативных актов Банка России. Наиболее известные из них "Положение о безналичных расчетах в Российской Федерации" (утв. ЦБ РФ от 03.10.2002г. № 2-П, в редакции от 22.01.2008г. № 1964-У). Положение регулирует осуществление безналичных расчетов между юридическими лицами в валюте Российской Федерации и на ее территории в формах, предусмотренных законодательством. Определяет форматы, порядок заполнения и оформления используемых расчетных документов, а также устанавливает правила проведения расчетных операций по корреспондентским счетам (субсчетам) кредитных организаций (филиалов), в том числе открытых в Банке России, и счетам межфилиальных расчетов.

11. Положение ЦБ РФ от 01.04.2003г. № 222-П "О порядке осуществления безналичных расчетов физическими лицами в Российской Федерации".

12. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкция по его применению от 31.10.2000г. № 94н.

Определяет порядок учета расчетов с покупателями и заказчиками на счетах бухгалтерского учета.

Общее методологическое руководство учетом обеспечивает Министерство финансов РФ. В его функции входит утверждение планов счетов, типовых форм бухгалтерского учета, инструкций по их применению и порядку составления отчетности. Кроме того, Минфин РФ устанавливает порядок ведения бухгалтерского учета, а также разрабатывает положения (стандарты) по учету и другие нормативные акты и методические указания по вопросам учета. Они обязательны к исполнению всеми организациями на территории РФ.

1.3 Задачи, классификация и методы управления дебиторской задолжностью

Под дебиторской задолженностью понимается задолженность организаций и физических лиц данной организации (например, задолженность покупателей за приобретенный товар или оказанные услуги, задолженность подотчетных лиц за выданные им денежные суммы и пр.). Соответственно, организации и лица, являющиеся должниками данной организации, называются дебиторами.

Таким образом, дебиторская задолженность фактически представляет собой компонент собственных средств организации, а кредиторская задолженность фактически представляет собой компонент заемных средств.

Средства и источники средств организации находятся в постоянном кругообороте – деньги превращаются в сырье и материалы, которые в ходе производственного процесса становятся готовой продукцией, которая реализуется за наличный или безналичный расчет. В ходе этих процессов возникают расчеты с юридическими и физическими лицами, Пенсионным фондом, органами социального и медицинского страхования, бюджетами всех уровней и др. Следовательно, поддержание оптимального объема и структуры текущих активов, источников их покрытия и соотношения между ними – необходимая составляющая обеспечения стабильной и эффективной работы организации. В свою очередь, стабильность и эффективность работы организации во многом зависит от его способности погашать свои текущие и долговременные обязательства, а также вовремя получать причитающиеся ему средства от реализации продукции, услуг и пр., чтобы поддерживать непрерывность воспроизводственного цикла – иными словами, от степени платежеспособности организации.

Задолженность по платежам может существенно деформировать структуру оборотных средств организации. Так, если в составе оборотных активов преобладает дебиторская задолженность, то организация либо должна привлекать банковский кредит по высоким ставкам, либо останавливаться в ожидании уплаты причитающихся ей долгов.

В этой связи анализ дебиторской и кредиторской задолженности является важной частью финансового анализа в организации и позволяет выявлять не только показатели текущей (на данный момент времени) и перспективной платежеспособности организации, но и факторы, влияющие на их динамику, а также оценивать количественные и качественные тенденции изменения финансового состояния организации в будущем.

Согласно Федеральному Закону РФ «О бухгалтерском учете», в число основных задач бухгалтерского учета входит предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Эффективная организация анализа и управление дебиторской задолженностью решает следующие задачи, стоящие перед организацией:

- обеспечение постоянного и действенного контроля за состоянием задолженности, своевременным поступлением достоверной и полной информации о состоянии и динамике задолженности, необходимой для принятия управленческих решений;

- соблюдение допустимых размеров дебиторской и кредиторской задолженности;

- обеспечение своевременного поступления средств по счетам дебиторов, исключающих возможность применения штрафных санкций и нанесения убытков;

- выявление неплатежеспособных и недобросовестных плательщиков;

- определение политики организации в сфере расчетов, в частности предоставление товарного кредита, скидок и иных льгот потребителям продукции;

- точный, полный и своевременный учет движения денежных средств и операций по их движению;

- контроль за соблюдением кассовой и платежно-расчетной дисциплины;

- определение структуры дебиторской задолженности по срокам погашения, по виду задолженности, по степени обоснованности задолженности;

- определение состава и структуры просроченной дебиторской задолженности, ее доли в общем объеме дебиторской и кредиторской задолженности;

- определение причин их возникновения и возможных путей устранения;

- выявление неправильного перечисления или получения авансов и платежей по бестоварным счетам и т.п. операциям;

По данным финансовой отчетности дебиторская задолженность делится на следующие группы:

а) краткосрочная - платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты. Она преобладает в общей сумме задолженности, так как предоставление отсрочки платежа на период свыше года встречается крайне редко;

б) долгосрочная - платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты.

Эта группировка имеет значение для многих финансовых расчетов. В частности, краткосрочная задолженность относится к быстрореализуемым активам и, соответственно, принимается в расчет при определении показателя (коэффициента) срочной или промежуточной ликвидности. Долгосрочная дебиторская задолженность относится к медленно реализуемым активам.

Дебиторская задолженность возникает при осуществлении деятельности любой организации и связана с принятием лицами определенных обязательств. Обязательства могут возникнуть из договора, а также по иным основаниям (п. 2 ст. 307 ГК РФ).??????

К образованию дебиторской задолженности влечет наличие договорных отношений между контрагентами, когда момент перехода права собственности на товары (работы, услуги) и их оплата не совпадают по времени. Рост дебиторской задолженности может привести к финансовому краху хозяйствующего субъекта, поэтому бухгалтерская служба организации должна организовать надлежащий контроль над состоянием дебиторской задолженности, что позволит обеспечить своевременное взыскание средств, составляющих дебиторскую задолженность.

Дебиторская задолженность может быть прекращена исполнением обязательства или продана, а также списана как нереальная к взысканию по истечении срока исковой давности либо вследствие невозможности исполнения обязательства.

Срок исковой давности для списания просроченной дебиторской задолженности установлен Гражданским кодексом и составляет три года (ст. 196 НК РФ). Его начало определено сроком исполнения обязательств, который указывается при заключении договора (п. 2 ст. 200 ГК РФ). Если дата исполнения обязательств в договоре не указана, необходимо исходить из разумного срока, по истечении которого должнику дается семь дней для исполнения предъявленного кредитором требования (ст. 314 ГК РФ).

Для того чтобы решить эти проблемы, организация принимает меры по взысканию дебиторской задолженности. Поставщику направляются претензия, акт сверки расчетов и иные документы. Если после этого должник производит уплату долга полностью или частично, направляет письмо об отсрочке платежа или совершает иные действия, свидетельствующие о признании долга, то срок исковой давности прерывается, а затем начинаться заново (ст. 203 ГК РФ).

Ранжирование задолженности по срокам погашения, согласно заключенным договорам, осуществляется с момента принятия обязательств к бухгалтерскому учету: до 1 года - краткосрочная, более 1 года - долгосрочная дебиторская задолженность.

По общему правилу срок исковой давности начинает отсчитываться с той даты, не позже которой покупатель должен перечислить деньги по договору. Если срок погашения задолженности в договоре не указан, то он определяется в порядке, установленном законодательством (ст. 200 ГК РФ).

Так, по договору купли-продажи покупатель обязан оплатить товар непосредственно до или после того, как получил товар от продавца (ст. 486 ГК РФ). По другим видам договоров (на оказание услуг или выполнение работ), если иное не предусмотрено законодательством, обязательство должно быть исполнено в разумный срок после его возникновения (ст. 314 ГК РФ).

Обязательство, не исполненное в разумный срок, а также обязательство, срок исполнения которого определен моментом востребования, должник должен исполнить в течение семи дней после того, как кредитор потребовал оплату.

Для того чтобы списать дебиторскую задолженность, необходимо в первую очередь провести инвентаризацию. По ее результатам на основании приказа руководителя бухгалтер вправе списать дебиторскую задолженность.

Кроме того, необходимы следующие документы:

- договор с покупателем или иным дебитором;

- накладная на отгрузку товаров, акт приемки-передачи выполненных работ, оказанных услуг;

- а также иные документы, в частности платежные документы на перечисление аванса поставщику, не выполнившему свои обязательства, акт сверки задолженности.

Подтверждающие документы по всем хозяйственным операциям, в том числе и по дебиторской задолженности, организация обязана хранить в течение не менее пяти лет, как того требует п. 1 ст. 17 Закона о бухгалтерском учете. Срок, установленный налоговым законодательством по хранению документов, необходимых для исчисления и уплаты налога, составляет четыре года (п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Отметим, хранение первичных документов является обязанностью, а не правом организации. Поэтому у организации, не сохранившей первичных учетных документов по "дебиторке" с истекшим сроком исковой давности, отсутствуют основания ее списания не только на финансовые результаты деятельности, но и в уменьшение налогооблагаемой прибыли. Большинство бухгалтерских счетов расчетов активно-пассивные, следовательно, они могут иметь как дебетовое, так и кредитовое сальдо, причем по некоторым счетам сальдо могут быть развернутыми, то есть на таких счетах отражаются не только дебиторская, но и кредиторская задолженность. В данном случае нас интересует именно дебетовое сальдо по счетам 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".

Таким образом, отсутствие в договоре условий о сроках оплаты товаров (работ, услуг) означает, что стороны достигли соглашения о том, что эти сроки определяются в порядке, установленном законодательством.

Дебиторскую задолженность принято делить на истребованную и неистребованную. К истребованной относится задолженность, по которой организация-кредитор приняла предусмотренные законодательством меры по ее возврату. К ним могут быть отнесены досудебные меры и предъявление иска в арбитражный суд.

В тех случаях, когда в договоре на поставку товаров (выполнение работ) предусмотрен раздел "Разрешение споров", до передачи дела в арбитражный суд должны быть соблюдены все досудебные условия урегулирования спора. Согласно действующему порядку сначала организация должна направить претензию дебитору. Претензия, как правило, состоит из двух частей. В первой (содержательной) части подробно излагается история возникновения долга и перечисляются первичные документы (акт, накладные и проч.), которые служат основанием и подтверждением факта задолженности. Вторая (претензионная) часть предъявляет конкретные требования к должнику: сроки погашения задолженности, выплаты штрафов, пеней, неустоек в соответствии с договором или на основании Гражданского кодекса РФ. Письмо подписывается руководителем и главным бухгалтером и высылается должнику заказной почтой (с уведомлением о вручении). Организация-дебитор должна дать ответ на это письмо в течение 30 календарных дней. В противном случае арбитражный суд может возложить на должника судебные расходы независимо от результата урегулирования спора (ст. 95 Арбитражного процессуального кодекса РФ).

Если не удается уладить разногласия с помощью претензии, организация-кредитор предъявляет иск в арбитражный суд. Предъявление иска оформляется следующими документами, подтверждающими:

- уплату государственной пошлины;

- направление копий искового заявления вместе с приложенными документами должнику;

- соблюдение досудебного порядка урегулирования спора с ответчиком;

- обстоятельства, на которых основываются исковые требования.

Таким образом, предъявление иска в арбитражный суд связано с обоснованием обязательств по исковому требованию и соблюдением порядка досудебного урегулирования спора с должником. Лишь при соблюдении перечисленных мер дебиторскую задолженность можно считать истребованной.

Проблемы управления дебиторской задолженностью, с которыми сталкиваются организации, достаточно типичны:

- нет достоверной информации о сроках погашения обязательств организациями-дебиторами;

- не регламентирована работа с просроченной дебиторской задолженностью;

- отсутствуют данные о росте затрат, связанных с увеличением размера дебиторской задолженности и времени ее оборачиваемости;

- не проводится оценка кредитоспособности покупателей и эффективности коммерческого кредитования;

- функции сбора денежных средств, анализа дебиторской задолженности и принятия решения о предоставлении кредита распределены между разными подразделениями, при этом не существует регламентов взаимодействия и, как следствие, отсутствуют ответственные за каждый этап.

Для управления дебиторской задолженностью необходима следующая информация:

- данные о выставленных счетах, которые не оплачены на настоящий момент;

- время просрочки платежа по каждому из счетов;

- размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности, оцененной на основании установленных внутрифирменных нормативов;

- кредитная история контрагента (средний период просрочки, средняя сумма кредита).

В большинстве случаев такая информация может быть получена путем доработки настроек системы бухгалтерского учета. Но прежде чем приступать к доработке типовых установок бухгалтерских программ, следует определить принципы контроля сроков исполнения обязательств организациями-дебиторами.

Для того чтобы иметь возможность контролировать критический срок оплаты (дата, не позднее которой должен быть осуществлен платеж по предоставленному коммерческому кредиту), нужно учитывать продолжительность отсрочки платежа, а также дату возникновения дебиторской задолженности. Моментом возникновения дебиторской задолженности считается дата перехода права собственности на продукцию от продавца к покупателю, установленная в договоре. Это может быть дата подписания договора, отгрузки товара со склада продавца, дата поступления продукции к покупателю и т.д.

В большинстве договоров на поставку товаров с рассрочкой платежа критический срок оплаты определяется путем прибавления установленного количества дней к дате возникновения дебиторской задолженности.

Для упрощения расчета критического срока оплаты целесообразно выделить типичные для организации условия предоставления отсрочки платежа, реализовать возможность их учета в системе управления дебиторской задолженностью. При этом следует отметить, что в любой организации могут возникать случаи, когда заключаются договоры, условия оплаты в которых отличаются от типовых. В этом случае очень важно не использовать в учете типовые условия, которые исказят отчетность по погашению дебиторской задолженности, а делить сумму счета, выставленного по этому договору, на такое количество составных сумм, по которому можно для каждой из них однозначно рассчитать критический срок оплаты.

Одним из стандартных условий отгрузки продукции в рассрочку является оплата поставленной продукции в течение установленного в договоре срока - количества дней от даты поступления товара на склад покупателя или от даты отгрузки товара со склада (переход права собственности). На основании отчета, позволяющего учитывать критический срок оплаты по выставленным счетам, сотрудники (менеджеры по продажам), ответственные за поступление дебиторской задолженности, могут контролировать своевременность платежей и при необходимости реагировать на возникновение просроченных обязательств со стороны дебиторов.

Определенные сложности управления дебиторской задолженностью возникают, когда несколько выставленных счетов погашаются одним платежным поручением. В этом случае трудно определить, за что расплатился дебитор и какой из счетов просрочен. Если в назначении платежа дебитором не указано иное, рекомендуется использовать метод ФИФО, т.е. считать, что покупатели сначала погашают наиболее ранний из выставленных и неоплаченных счетов.

Определив критический срок оплаты и принципы соотнесения поступающих платежей и выставленных счетов, несложно понять, какова доля просроченной дебиторской задолженности и на сколько дней она просрочена. На основании этих данных можно оценить рост затрат, связанный с незапланированным отвлечением средств из оборота организации (стоимость привлечения средств), а также обосновать размер пеней, закладываемых в договор.

Осуществлять контроль за поступлением платежей и ведением статистики средней просрочки по каждому дебитору позволяет отчет о списании дебиторской задолженности.

Основным инструментом контроля дебиторской задолженности служит реестр старения дебиторской задолженности, который представляет собой таблицу, содержащую неоплаченные суммы счетов, которые группируются по периодам просрочки платежа. Группировка осуществляется исходя из политики компании в области кредитования контрагентов.

Используя данные о среднем времени просрочки платежа по контрагентам и в целом по организации по уже погашенным счетам, можно значительно повысить точность планирования поступления денежных средств от дебиторов. Это упрощает процедуру построения бюджета движения денежных средств, в части прогнозирования поступлений денежных средств. Для прогнозирования поступления платежей от покупателей рекомендуется использовать коэффициент инкассации дебиторской задолженности, который определяется как процент от общей суммы платежей в определенный интервал времени.

Процесс управления дебиторской задолженностью невозможен без кредитной политики - свода правил, регламентирующих предоставление коммерческого кредита и порядок взыскания дебиторской задолженности. Кредитная политика принимается на год, по истечении которого уточняются цели и задачи, принятые стандарты, подходы и условия. По мере необходимости кредитная политика может пересматриваться раз в квартал или раз в полгода.

Основными целями кредитной политики являются повышение эффективности инвестирования средств в дебиторскую задолженность, увеличение объема продаж, прибыли от продаж и отдачи на вложенные средства.

Покупатели, как правило, имеют различные возможности по объемам закупок, своевременности оплаты и претендуют на различные условия предоставления отсрочки платежа.

Для того чтобы дифференцировать условия коммерческого кредитования, но при этом избежать злоупотреблений со стороны менеджеров отдела продаж, необходимо разработать алгоритм оценки покупателей. Создание алгоритма дифференциации условий предоставления отсрочки платежа предполагает выполнение ряда шагов:

1) отбор показателей, на основании которых будет проводиться оценка кредитоспособности контрагента (своевременность погашения ранее предоставленных отсрочек платежа, прибыльность бизнеса, ликвидность, размер чистых оборотных активов и т.д.);

2) определение принципов присвоения кредитных рейтингов клиентам компании; рейтинг присваивается на определенный период, по истечении которого должен пересматриваться (например, один раз в месяц);

3) разработка кредитных условий для каждого кредитного рейтинга, т.е. определение:

- цены реализации;

- времени отсрочки платежа;

- максимального размера коммерческого кредита;

- системы скидок и штрафов.

Необходимо не только распределить ответственность между подразделениями, но и описать действия всех занятых в управлении дебиторской задолженностью сотрудников.

На основании отчетов по критическому сроку погашения дебиторской задолженности менеджеры коммерческого департамента ежедневно контролируют ситуацию по расчетам. За два дня до наступления критического срока оплаты менеджер напоминает контрагенту об окончании периода отсрочки. При неоплате в срок менеджер выясняет причины нарушения критического срока оплаты, после чего ставит в известность руководителя коммерческого отдела, который дает распоряжение о прекращении отгрузок данному контрагенту.

Финансовая служба направляет предупредительное письмо о начислении штрафа. В случае просрочки платежа более чем на 7 дней финансовая служба начисляет штраф, менеджер коммерческого отдела предпринимает все возможные меры по досудебному урегулированию проблемы, на определенном этапе юридический отдел отправляет официальную претензию заказным письмом. Если период просрочки составил более 60 дней, то организация подает иск в арбитражный суд.

В положении по оплате труда следует обязательно разработать принципы вознаграждения менеджеров коммерческого отдела в части своевременно погашенной дебиторской задолженности и ответственность за нарушение сроков, если они превышены по их вине.

Ключевым моментом в управлении дебиторской задолженностью является определение сроков кредита (предоставляемого покупателям), которые оказывают влияние на объемы продаж и получение денег. Например, предоставление более продолжительных сроков кредита, вероятно, увеличит объем продаж. Сроки кредита имеют прямое отношение к затратам и доходу, связанным с дебиторской задолженностью. Если сроки кредита жесткие, у организации будет меньше инвестированных денежных средств в дебиторскую задолженность и потерь от безнадежных долгов, но это может привести к снижению объемов продаж, уменьшению прибылей и негативной реакции покупателей.

С другой стороны, если сроки кредита неконкретные, организация может добиться увеличения объемов продаж и большего дохода, но и рискует увеличить долю безнадежных долгов и большими затратами, связанными с тем, что малоэффективные покупатели затягивают оплату. Когда продукция является скоропортящейся, надо использовать краткосрочную дебиторскую задолженность и по возможности практиковать оплату при поставке.

При оценке платежеспособности потенциального покупателя следует учитывать честность покупателя, финансовую устойчивость и имущественное обеспечение.

Имеется много способов максимизировать доходность дебиторской задолженности и свести к минимуму возможные потери: составление счетов, перепродажу права на взыскание долгов и оценку финансового положения клиентов.

При циклическом составлении счетов они выставляются покупателям в различные периоды времени. При такой системе покупатели с фамилиями, начинающимися на “А” могут быть первыми, кому выставляются счета в первый день месяца, тем, чьи фамилии начинаются на “Б”, счета будут выставлены во второй день и так далее. Счета покупателям должны быть отправлены в течение двадцати четырех часов со времени их составления.

Для ускорения взимания платежей можно направлять счета- фактуры покупателям, когда их заказ еще обрабатывается на складе. Можно также выставлять счет за услуги с интервалами, если работа выполняется в течение определенного периода.

Когда бизнес развивается пассивно, могут применяться сезонные датирования выставления счетов: предлагается продление срока платежей для стимулирования спроса среди покупателей, неспособных произвести платежи раньше, чем в конце года.

Перед предоставлением кредита необходимо тщательно анализировать финансовые отчеты покупателя.

Необходимо избегать высоко рискованной дебиторской задолженности, такой как в случае с покупателями, работающими в финансово неустойчивой отрасли промышленности или регионе. Также организации необходимо быть осторожным с клиентами, которые работают в бизнесе менее одного года (около 50 процентов коммерческих организаций терпят крах в течение первых двух лет). Как правило, потребительская дебиторская задолженность связана с большим риском неплатежа, чем дебиторская задолженность компаний. Следует модифицировать лимиты кредитования и ускорять востребование платежей на основании изменений финансового положения покупателя. Для этого можно удержать продукцию или приостановить оказание услуг, пока не будут произведены платежи, и потребовать имущественный залог в поддержку сомнительных счетов (стоимость имущественного залога должна равняться или превышать остаток на счете).

Необходимо классифицировать дебиторскую задолженность по срокам оплаты (расположить их по времени, истекшему от даты выставления счета) для выявления покупателей, нарушающих сроки платежа, и облагать процентом просроченные платежи. После того как будут сравнены текущие, классифицированные по срокам дебиторские задолженности с дебиторскими задолженностями прежних лет, промышленными нормативами и показателями конкурентов, можно подготовить отчет об убытках по безнадежным долгам. Отчет показывает накопленные убытки по покупателям, условиям продажи и размерам сумм и систематизированный по данным о подразделении, производственной линии и типе покупателя (например, отрасли промышленности). Потери безнадежного долга обычно выше у малых организаций.

Можно прибегнуть к страхованию кредитов, эта мера против непредвиденных потерь безнадежного долга. При решении, приобретать ли такую защиту, необходимо оценить ожидаемые средние потери безнадежного долга, финансовую способность организации противостоять этим потерям и стоимость страхования.

При предоставлении коммерческого кредита следует оценить конкурентоспособность организации. В период спада кредитную политику следует ослабить, чтобы стимулировать бизнес. Например, организация может не выставлять повторно счет покупателям, которые получают скидку при оплате наличными, даже после того, как срок действия скидки истек. Но можно ужесточить кредитную политику в условиях дефицита товаров, поскольку в такие периоды организация, как продавец, имеет возможность диктовать условия.

В целом управление дебиторской задолженностью включает:

1) анализ дебиторов;

2) анализ реальной стоимости существующей дебиторской задолженности;

3) контроль над соотношением дебиторской и кредиторской задолженностями;

4) разработку политики авансовых расчетов и предоставления коммерческих кредитов;

Анализ дебиторов предполагает, прежде всего анализ их платежеспособности с целью выработки индивидуальных условий представления коммерческих кредитов. Уровень и динамика коэффициентов ликвидности могут привести менеджера к выводу о целесообразности продажи продукции только при предоплате или, наоборот - о возможности снижения процента по коммерческим кредитам и т.п.

Анализ дебиторской задолженности и оценка ее реальной стоимости заключается в анализе задолженности по срокам ее возникновения, в выявлении безнадежной задолженности и формировании на эту сумму резерва но сомнительным долгам.

Определенный интерес представляет анализ динамики дебиторской задолженности по срокам ее возникновения или по периоду оборачиваемости. Подробный анализ позволяет сделать прогноз поступлений средств, выявить дебиторов, в отношении которых необходимы дополнительные усилия по возврату долгов, оценить эффективность управления дебиторской задолженностью.

На уровень дебиторской задолженности влияют следующие основные факторы:

- оценка и классификация покупателей в зависимости от вида продукции, объема закупок, платежеспособности клиентов, истории кредитных отношений и предполагаемых условий оплаты;

- контроль расчетов с дебиторами, оценка реального состояния дебиторской задолженности;

- анализ и планирование денежных потоков с учетом коэффициентов инкассации.

Оценка реального состояния дебиторской задолженности, т. е. оценка вероятности безнадежных долгов - один из важнейших вопросов управления оборотным капиталом. Эта оценка ведется отдельно по группам дебиторской задолженности с различными сроками возникновения.

Глава 2. Анализ расчетов с покупателями и заказчиками и управление дебиторской задолженностью в ЗАО «Агрофирма Оптина»

2.1. Организационно – экономическая характеристика ЗАО «Агрофирма Оптина»

Полное наименование общества: Закрытое акционерное общество «Агрофирма Оптина», сокращенное фирменное наименование: ЗАО «Агрофирма Оптина». Предприятие образовано в 2002 г на базе Козельского молочного завода СОМ.

Юридический адрес общества: 249720 РФ Калужская обл., Козельский р-н, ул. Чкалова, 106.

Дата регистрации общества: 16.12.2002 г. № 1024000670430.

ЗАО «Агрофирма Оптина» является юридическим лицом и имеет обособленное имущество, отраженное на его самостоятельном балансе. Форма собственности – акционерная.

Основной целью деятельности общества является получение прибыли.

Предмет деятельности ЗАО Агрофирма Оптина:

- переработка молока, выработка молочной продукции:

- торгово-закупочная деятельность;

- выработка теплоэнергии и продажа на сторону.

На территории завода располагаются 2 здания. Одно – административное. В другом расположены цеха по переработке молока, выработке молочной продукции.

Продукция предприятия поставляется в г Козельск, г. Калугу и большая часть в г. Москву.

В г. Козельске Агрофирма имеет собственную палатку для розничной торговли молочной продукции населению.

Генеральный директор с момента образования – Котов Сергей Иванович, является главным акционером Агрофирмы Оптина.

Уставный капитал общества 20 010 000 руб. и состоит из 20 010 обыкновенных бездокументарных акций номинальной стоимостью 1000 руб. каждая.

На 1 января 2009 г. численность компании насчитывала 173 человека.

Анализ выпуска продукции ЗАО «Агрофирма Оптина» за 2004-2008 г.г. приведен в таблице 2.1

Таблица 2.1 - Анализ выпуска продукции ЗАО «Агрофирма Оптина» (тн.)

Приведенные данные свидетельствуют не только о большом ассортименте выпускаемой продукции в Агрофирме, но и о положительной динамике всех видов продукции.

Основное удельный вес в структуре всей продукции занимает выпуск молока – 50,9%, 20,0% приходится на выпуск кисло-молочной продукции и 17,2% составляет выпуск кефира.

В целом за анализируемый период абсолютный прирост выпущенной цельномолочной продукции составил 1438,7 тн., что соответствует 35,2%.

Политика руководства ЗАО «Агрофирма Оптина» направлена на постоянное усовершенствование, внедрение инноваций в соответствии с постоянно меняющимися потребностями рынка. Все выпускаемые продукты производства имеют обязательный сертификат качества и комплектуются всеми необходимыми документами.

Важнейшая задача в области трудовых ресурсов заключается в том, чтобы предприятие располагало необходимым количеством персонала соответствующей квалификации.

Проанализируем состав, динамику и структуру трудовых ресурсов ЗАО «Агрофирма Оптина». Для этого составим таблицу 2.2

Таблица 2.2 - Состав и структура трудовых ресурсов ЗАО «Агрофирма Оптина»

Приведенные данные свидетельствуют о снижении среднесписочной численности работников в 2008 г. по сравнению с 2004 г. на 26 чел., что соответствует 13,1%. Снижение численности трудовых ресурсов связано с частичной замены ручного труда современными машинами. Основной удельный вес в структуре всех работников Агрофирмы в 2008 г. занимают инженерно–технические работники и служащие – 31,8%, далее идут прочие рабочие -14,5% и операторы 12,7%. В 2004 г. на эти категории работников приходилось соответственно 32,2; 12,6 и 14,1%%, что позволяет сделать вывод о незначительных изменениях в структуре трудовых ресурсов предприятия.

Рассмотрим показатели, характеризующие финансово-экономическую деятельность ЗАО «Агрофирма Оптина» за период 2004-2008 г.г. Для этого составим таблицу 2.3 на основе данных бухгалтерской отчетности

Таблица 2.3- Основные технико-экономические показатели ЗАО «Агрофирма Оптина»

На основании приведенных основных технико-экономических показателей анализируемого общества можно сделать следующие выводы.

Выручка от продажи товаров увеличилась на 51782 тыс. руб. в 2005 г. по сравнению с 2004 г., что составляет 92,3%, и возросла еще на 25243 тыс. руб. в 2006 г. по сравнению с 2005 г., т.е. на 23,4%. В 2007 г. наблюдается дальнейшее увеличение выручки на 25005 тыс. руб. и еще на 42073 тыс. руб. в 2008 г. Абсолютный прирост выручки составил за отчетный период 144103 тыс. руб., что соответствует 256,9%.

Соответственно полная себестоимость товарной продукции увеличилась на 48046 тыс. руб., потом еще на 1706 тыс. руб., на 21503 тыс. руб. и на 37271 тыс. руб. по годам. Увеличение себестоимости продукции (услуг) в абсолютном выражении за анализируемый период составило 108526 тыс. руб. или 219,5%.

Представим наглядно динамику изменения выручки и себестоимости предприятия за отчетный период (рисунке 5)

Рисунок 5. Динамика изменения выручки и себестоимости ЗАО «Агрофирма Оптина»

Темп роста выручки от реализации (256,9%) в ЗАО «Агрофирма Оптина» превышает темп роста себестоимости продукции за отчетный период (219,5%), что является положительным факторам деятельности общества.

Соответственно затраты на 1 руб. товарной продукции имеют тенденцию к уменьшению с 0,88 руб. в 2004 г. до 0,79 руб. в 2008 г., т.е. на 9 коп., что также является положительной тенденцией.

Безусловно, основным показателем, определяющим успешную работу предприятия, является прибыль.

Рассмотрим динамику показателей прибыли ЗАО «Агрофирма Оптина» за анализируемый период.

Так темп роста значения валовой прибыли составлял соответственно по годам 156,2; 326,6; 110,3 и 112,8 %%. Таким образом, наибольший прирост произошел в 2005 г. Абсолютное увеличение валовой прибыли за отчетный период составило 35577 тыс. руб., что связано с ростом выручки от продаж.

Далее, прибыль до налогообложения (бухгалтерская прибыль) в ЗАО «Агрофирма Оптина» увеличилась за отчетный период со значения 330 тыс. руб. в 2004 г. до 4114 тыс. руб. в 2008 г., т.е. на 3784 тыс. руб. или в 12,5 раза. Рост данного показателя прибыли позволяет сделать вывод о том, что на предприятии ведется продуманная политики снижения текущих периодических расходов (коммерческих и общехозяйственных), а также положительное сальдо прочих доходов и расходов.

Показатель чистой прибыли очень важен для организаций, т.к. он является основным показателем финансовых результатов предприятия, характеризующим экономический эффект.

Данные таблицы 2.3 свидетельствуют о росте значения чистой прибыли ЗАО «Агрофирма Оптина» с 179 тыс. руб. в 2004 г. до 2949 тыс. руб. в 2008 г. Таким образом, увеличение составило 2770 тыс. руб. или в 16,5 раза.

Среднесписочная численность работников ЗАО «Агрофирма Оптина» уменьшилась в 2007 г. по сравнению с 2004 г. на 27 чел. и составила 172 чел., а к концу 2008 г. увеличилась до 173 чел. Абсолютное снижение за отчетный период составило 26 чел.

При этом наблюдается увеличение производительности труда с 281,9 тыс. руб. в 2004 г. до 586,3 тыс. руб. в 2005 г., до 739,6 тыс. руб. в 2006 г., до 919,3 тыс. руб. в 2007 г. и до 1157,2 тыс. руб. в 2008 г., что соответствует росту на 310,5%. Данное обстоятельство является положительным фактором деятельности и указывает на интенсивный путь развития предприятия (автоматизация производства).

Среднегодовая стоимость основных производственных средств в 2008 г. увеличилась на 7528 тыс. руб. по сравнению с 2004 г. или в 3,0 раза.

Рост стоимости основных производственных фондов является положительной тенденцией, а увеличение при этом показателя фондоотдачи на 2,6 руб. за весь отчетный период свидетельствует о быстром освоении вводимых в действие основных средств и их эффективном использовании в ЗАО «Агрофирма Оптина».

За 2004-2008 г.г. у показателей рентабельности активов прослеживается тенденция к увеличению, что является положительным моментом деятельности ЗАО «Агрофирма Оптина». Рентабельность активов в 2004 г. – 1,7 %, в 2008 г. произошло увеличение на 3,5 %, следовательно, эффективность использования всего имущества предприятия в 2004 г. составила 1,7 %, а в 2008 г. 5,2%. Таким образом, рост показателя, отражающий повышение эффективности использования активов свидетельствует об успешном развитии предприятия.

Рентабельность собственного капитала в 2004 г. составляла 6,5%, в 2008 г. она увеличилась на 5,9 %, т.е. до 12,4 процентных пункта, следовательно, эффективность использования собственного капитала возросла за отчетный период на 5,9 % и составила к концу 2008 г. 12,4%, что положительно характеризует эффективность управления собственным капиталом в ЗАО «Агрофирма Оптина».

Показатель рентабельности продаж в 2004 г. составлял 2,5%, в 2008 г. 3,1%, т.е. увеличился за отчетный период на 0,6%. Это значит, что ЗАО «Агрофирма Оптина» к концу отчетного периода получало 3,1 коп. прибыли с каждого рубля реализации.

Таким образом, показатели рентабельности деятельности ЗАО «Агрофирма Оптина» имеют положительную динамику.

Наглядно динамика показателей рентабельности ЗАО «Агрофирма Оптина» изображена на рисунке 6.

Рисунок 6. Динамика показателей рентабельности

Таким образом, приведенные данные свидетельствуют о положительной динамике практически всех основных технико-экономических показателей ЗАО «Агрофирма Оптина» за анализируемый период. В дальнейшем организация будет поддерживать стратегию увеличения прибыли за счет увеличения товарооборота, а также снижения затрат связанных с реализацией продукции.

Данные бухгалтерской отчетности позволяют получить обобщенную оценку финансового состояния организации, анализ которого является важнейшим элементом успешной организации бизнеса и повышения эффективности его функционирования с помощью рациональной финансовой политики.

Внешним проявлением финансовой устойчивости выступает платежеспособность. На практике платежеспособность предприятия выражается через ликвидность его баланса. Проведем анализ ликвидности ЗАО «Агрофирма Оптина» за отчетный период при помощи финансовых коэффициентов (таблица 4).

Из расчетов, представленных в табл. 2.4, следует, что на начало отчетного периода ЗАО «Агрофирма Оптина» за счет имеющихся денежных средств (краткосрочные финансовые вложения отсутствуют) в состоянии было погасить только 1,3% своих краткосрочных обязательств, а на конец 2008 г. — 4,7%. Вместе с тем если организация получит деньги от дебиторов, то на конец отчетного периода она сможет расплатиться уже с 60,6% своих долгов (коэффициент критической ликвидности на конец 2008 г. составил 0,606).

Таблица 2.4 Показатели, характеризующие платежеспособность ЗАО «Агрофирма Оптина»

В нашем случае, для ЗАО «Агрофирма Оптина» уровень коэффициента быстрой ликвидности ниже рекомендованного значения (0,8-1) и указывает на то, что сумма ликвидных активов предприятия не соответствует требованиям текущей платежеспособности.

Коэффициент текущей ликвидности (или коэффициент покрытия) за отчетный период повысился на 0,321, достигнув к концу 2008 г. 1,175. ЗАО «Агрофирма Оптина» полностью покрывает краткосрочные долговые обязательства ликвидными активами. Однако, несмотря на определенный запас оборотных средств, значение коэффициента ниже рекомендуемого уровня (2). В целом текущая платежеспособность ЗАО «Агрофирма Оптина» возросла к концу 2008 г.

Следует отметить, что уровень коэффициентов ликвидности еще не является признаком хорошей или плохой платежеспособности, в связи, с чем анализ целесообразно дополнить расчетом показателей финансовой устойчивости, наиболее полно уровень которой определяет коэффициент автономии.

Полученные результаты позволяют увидеть, положительную динамику всех полученных коэффициентов, что свидетельствует о повышении финансовой устойчивости ЗАО «Агрофирма Оптина».

Коэффициент автономии в 2006 г. составил 0,253, в 2007 г. — 0,392, в 2008 г. – 0,419 т.е. повысился на 0,166. Доля собственных средств в общей сумме всех средств предприятия, авансированных им для осуществления уставной деятельности, не соответствует минимальному пороговому значению коэффициента (0,5), хотя наблюдается тенденция к повышению.

Коэффициент маневренности показывает, какая часть собственных средств предприятия находится в мобильной форме, позволяющей относительно свободно маневрировать этими средствами. Оптимальная величина для данного коэффициента равна 0,5. Коэффициент маневренности для ЗАО «Агрофирма Оптина» составил -0,431 и 0,242 на начало и конец отчетного периода соответственно. Это означает, что на конец отчетного периода 24,2% собственных и приравненных к ним средств направлялось на пополнение оборотных активов организации.

Коэффициент соотношения заемных и собственных средств свидетельствует, что в 2006 г. на каждый рубль собственных средств ЗАО «Агрофирма Оптина», вложенных в активы организации, приходилось почти три рубля заемных средств. Снижение показателя в отчетном периоде до 1,387 характеризует снижение зависимости фирмы от привлеченного капитала, т.е подтверждает рост финансовой устойчивости предприятия.

Таким образом, проведенный анализ экономических показателей за отчетный период позволяет сделать вывод о том, что, итогом финансово-хозяйственной деятельности ЗАО «Агрофирма Оптина» является полученная прибыль, а также о положительной тенденции развития его финансовых показателей.

2.2. Организация бухгалтерского учета расчетов с покупателями и заказчиками

Согласно «Федерального Закона РФ о бухгалтерском учете и отчетности», ответственность за организацию бухгалтерского учета в ЗАО «Агрофирма Оптина» несет руководитель, который обязан создать условия для правильного ведения бухгалтерского учета. Своим распоряжением он назначает главного бухгалтера – лицо, ответственное за бухгалтерский учет. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации. Он несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций Законодательству РФ, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

Бухгалтерский учет в ЗАО «Агрофирме Оптина» ведется в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности РФ и Планом счетов

бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности по его применению.

В штате бухгалтерии 7 человек, гл. бухгалтер – Сорокина Ольга Николаевна.

Рассмотрим схему соподчинения бухгалтерии на рисунке 7

Рисунок 7. Соподчинение в бухгалтерии ЗАО «Агрофирмы Оптина»

Бухгалтерский учет на данном предприятии осуществляется в соответствии с Федеральным законом О бухгалтерском учете от 21 ноября 1996 года № 129 – ФЗ. Общество самостоятельно устанавливает организационную форму бухгалтерской службы. Бухгалтерский учет на данном предприятии осуществляется в соответствии с разработанным планом счетов, утвержденный приказом Минфина России от 31,10,2000 г №94 н . ЗАО «Агрофирма Оптина» использует автоматизированную форму бухгалтерского учета, с применением компьютерной программы «1С: Предприятие»

Бухгалтерия организации обеспечивает обработку документов, рациональное ведение бухгалтерских записей в учетных регистрах и на их основе – составление отчетности. Своевременное получение учетной информации о финансово – хозяйственной деятельности организации позволяет руководителям оперативно воздействовать на ход производства, принимать соответствующие меры для повышения экономических показателей работы организации.

В ЗАО «Агрофирме Оптина» структура бухгалтерии представлена таким образом:

- расчетные операции ведет бухгалтер, который на основании первичных документов выполняет все расчеты по заработной плате и удержания из нее, осуществляет контроль за использованием фонда оплаты труда, ведет учет расчетов по отчислениям во внебюджетные фонды;

- производственно – калькуляционными операциями занимается бухгалтер, которой ведет учет затрат на все виды производства, калькулирует фактическую себестоимость выпускаемой продукции и составляет отчетность, определяет состав затрат на незавершенное производство;

- бухгалтер, который ведет учет денежных средств и расчетов с дебиторами и кредиторами, юридическими и физическими лицами;

- бухгалтер на материальных ценностях, который ведет учет приобретенных материальных ценностей, расчетов с поставщиками материалов, поступления и расходования материалов в разрезе мест их хранения и использования.

- Гл бухгалтер ведущий Главную книгу и составляющий бухгалтерскую отчетность;

В штате бухгалтерии имеется также кассир.

Аппарат бухгалтерии имеет непосредственное отношение ко всем отделам организации. Он получает от них те или иные данные, необходимые для осуществления учета.

В ЗАО «Агрофирме Оптина»» расчеты с покупателями и заказчиками осуществляет один бухгалтер. В его обязанности входят следующие функции:

1. Контролировать состояние расчетов с покупателями и заказчиками.

2. Отражать и контролировать на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением денежных средств и товарно-транспортных накладных.

3. Подготавливать данные по участку расчетов с покупателями и заказчиками для составления отчетности.

4. Осуществлять прием, контроль и обработку документации по участку расчетов с покупателями и заказчиками.

5. Участвовать в проведении инвентаризации расчетов.

6. Выявлять причину образования дебиторской и кредиторской задолженности и отслеживать своевременность погашения задолженности

Для расчетов с покупателями и заказчиками в плане счетов ЗАО «Агрофирма Оптина» предусмотрен счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". Это активно-пассивный счет. На нем отражают как расчеты по полученным авансам от покупателей, так и расчеты с покупателями за отгруженную им и неоплаченную продукцию. Сальдо этого счета показывается развернуто. Сальдо дебетовое означает договорную (отпускную) стоимость , продукции ; сальдо кредитовое – сумму полученных авансов; оборот по дебету – отпускную стоимость, продукции в отчетном месяце и сумму погашенных авансов; оборот по кредиту – суммы, оплаченные покупателями в отчетном месяце в виде авансов и погашенной задолженности.

К счету 62 открыты следующие субсчета:

1. 62.1 Расчеты с покупателями и заказчиками (в рублях)

2. 62.2 Расчеты по авансам полученным (в рублях)

3. 62.3 Векселя полученные

4. 62.4 Расчеты с покупателями по товарам (работам, услугам)

5. 62.6 Расчеты с покупателями и заказчиками (в условных единицах)

Аналитический учет ведется в оборотно - сальдовой ведомости по всем покупателям и заказчикам и индивидуально по каждому контрагенту – в карточке счета 62.

В оборотной ведомости отражается входящее сальдо, обороты по дебету и кредиту, исходящее сальдо по клиентам за отчетный месяц.

Ведомость дебиторской задолженности содержит перечень клиентов-должников ЗАО «Агрофирма Оптина» , а ведомость кредиторской задолженности – перечень клиентов, которым ЗАО «Агрофирма Оптина» должна.

Аналитический учет по счету 62 ведется по каждому предъяв­ленному покупателям счету, и платежному документу. Покупатели и заказчики должны погасить задолженность по приобретенным товарно-материальным ценностям в течение срока и на условиях, определенных в договоре купли-продажи или поставки.

В конце месяца данные по счету 62 переносятся — в Главную книгу.

Карточка счета 62 содержит данные по конкретному контрагенту, за определенный период, она имеет входящее сальдо , оборот по дебету или кредиту, и конечное сальдо.

В карточке аналитического учета содержится следующая информация: дата, наименование операции, корреспонденция счетов, сумма, сальдо входящее, обороты по дебету и кредиту, сальдо исходящее.

Оборотная ведомость, ведомость дебиторской и кредиторской задолженности, карточка аналитического учета подписываются бухгалтером, ведущим данный участок.

В каждом подразделении осуществляется синтетический и аналитический учет и составляется отчет. В бухгалтерии ЗАО «Агрофирма Оптина»» производится свод отчетов по всему предприятию, составление годового баланса и всех форм отчетности.

Учет ведется на персональных компьютерах по специальной бухгалтерской программе «1С: Предприятие». Автоматизация бухгалтерского учета значительно упростила работу бухгалтеров и позволяет в любое время быстро получить необходимую информацию. Поэтому выбор средств автоматизации осуществляется заинтересованными специалистами – бухгалтером и руководителем предприятия. Для обобщения информации в целом в организации, на АРМБ формируется «Ведомость расчетов по счету 62» По данным этой ведомости бухгалтер определяет состояние расчетов на определенную дату по каждому объекту и в разрезе аналитического учета.

Первичными документами по учету расчетов с дебиторами и кредиторами являются: накладные , счета фактуры, счета, платежные поручения.

Рисунок 8. Особенности документооборота при расчетах с покупателями и заказчиками

Рисунок 9 . Этапы обработки банковской выписки.

Покупатели или сами забирают товар со склада предприятия, или ЗАО «Агрофирма Оптина» доставляет к месту нахождения «Получателя» В первом случае покупатель оформляет доверенность от юридического лица на получение товарно-материальных ценностей, а во втором случае доверенность заменяется накладной. Полученные доверенности прикалываются ко второму экземпляру расходных накладных, остающихся в бухгалтерии, корешок доверенности оформляется и возвращается покупателю.

Проиллюстрируем этапы обработки поступившей банковской выписки на рисунке 9.

Расчеты с покупателями и заказчиками производятся в основном безналичным образом, с использованием платежных поручений. Основанием для оплаты являются счета или договоры поставщика, при этом оплата может производиться как по факту отгрузки (в порядке плановых платежей), так и в виде авансовых платежей, что является одним из условий договора. Расчеты наличными средствами подразумевают поступление средств в кассу предприятия за проданную продукцию. Счета оплачиваются в обычном порядке, а платежные требования предусматривают списание средств со счета предприятия с акцептом.

Дебиторская задолженность отражает состояние расчетов предприятия с покупателями и заказчиками за проданную продукцию, она возникает в результате заключения организацией тех или иных сделок. Сделка, как правило, оформляется договором.

ЗАО «Агрофирма Оптина» реализует готовую продукцию на основании договоров поставки, которые заключаются, как правило, на один год или на один месяц . В договоре указываются: наименование продукции, количество, цена, порядок расчетов, платежные реквизиты поставщика и покупателя, а при необходимости и другие условия.

Отгрузка и отпуск готовой продукции ЗАО «Агрофирма Оптина» осуществляет складом на основании товарно – транспортных накладных и счетов – фактур , которые заносятся в книгу регистрации выданных счетов – фактур, а по мере оплаты данные счет – фактуры переносятся в книгу продаж .

Приемка поставляемой продукции по количеству, состоянию укупорки и внешнему оформлению производится заказчиком на складе предприятия. С этого момента заказчику переходит право собственности на продукцию. Поставляемая продукция ЗАО «Агрофирма Оптина» в соответствии с договором на поставку, отпускается по отпускным ценам, действующим на момент отгрузки.

Договор обязывает одну сторону - кредитора - предоставить определенные виды продукции , а другую сторону - дебитора - оплатить в установленные договором сроки выполненные первой стороной обязательства.

В рассматриваемом предприятии заключено много договоров с покупателями молочной продукции. Основными из них являются: Агрокомплекс, ИП Батищева Ю.В., ГРИНН, ООО Дом молока, ИП Батищев П.В, Сосенский приборостроительный завод, Копейка –Москва, ЧП Мирошина, Хлебокомбинат.

Большая часть молока поставляется в г. Москва, много молока продается за наличный расчет в собственной палатке, находящейся в г. Козельске. Продукция пользуется большим спросом и расходится сразу. В Агрофирме заключено также много мелких договоров. Предприятие работает стабильно, но могло бы работать и лучше. В области не хватает сырья.

Все хозяйственные операции подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета на основании первичных учетных документов. Первичный учетный документ составляется в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания. Следовательно, дебиторская задолженность отражается в учете, как правило, после отгрузки продукции.

В Обществе при формировании учетной политики рассматривался вопрос в выборе метода учета реализации. За момент реализации продукции принят момент ее отгрузки.

Покупатели и заказчики погашают задолженность по приобретенной продукции в течение срока и на условиях, определенных в договоре поставки. При этом они могут погасить ее сразу после отгрузки или через определенное время, получив отсрочку платежа.

Рассмотрим проводки

Д 62 - К 90.1 - отпуск со склада продукции (накладная)

Д90.3 - К 68.2 - начислен НДС

Д90.2 - К 43 - списана фактическая себестоимость

Д 51 - К 62 - поступили деньги на расчетный счет

Д 90.1 -К 99.1 – отражена прибыль

Д99.1 – К 90.3 - отражен убыток

Согласно договору о поставке, покупатель приобретает на складе продукцию, ему выдают накладную главный бухгалтер предприятия-продавца должны поставить свою резолюцию на отгрузку продукции, а также зарегистрировать финансистом в финансово-расчетном отделе. На основании доверенности от покупателя на складе оформляют счет-фактуру и накладную, выписанные в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у продавца и является основанием для аналитического и синтетического учета, а второй экземпляр передается покупателю.

Если условием договора поставки является предварительная оплата, то ЗАО «Агрофирма» выписывает счет, получив который, покупатель переводит платежным поручением на счет поставщика причитающуюся ему сумму. В счетах на оплату указывается наименование и местоположение поставщика и покупателя, номера их счетов в обслуживающих их банках, номер договора поставки, вид отправки, сумма платежа. В сумму платежа входят, кроме стоимости продукции по договорным ценам, стоимость дополнительно оплачиваемой тары, а также транспортные расходы, подлежащие возмещению покупателями. Доставка молока и молочной продукции осуществляется автомобильным транспортом. Поставка продукции осуществляется в течение 5 дней после 100 % предоплаты.

Основная часть выручки от реализации продукции на счета ЗАО «Агрофирма Оптина » поступает от Агрокомплекс, ИП Батищева Ю.В., ГРИНН, ООО Дом молока, ИП Батищев П.В. Сосенский приборостроительный завод, Копейка –Москва, ЧП Мирошина, Хлебокомбинат. Значительная часть денежных средств – это наличные денежные средства, поступающие в кассу предприятия, за счет каждодневной продажи продукции в собственной палатке.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности предприятие проводит инвентаризацию кредиторской и дебиторской задолженности. Для оформления результатов инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками заполняется акт инвентаризации (акт сверки взаиморасчетов)

В сверке взаиморасчетов участвуют две стороны (поставщик и покупатель), следовательно, акт составляется в двух экземплярах. Акт подписывается руководителями и главными бухгалтерами, заверяется печатями обеих сторон.

Если в результате сверки расчетов возникло разногласие между сторонами, то составляется акт разногласия. Заинтересованная сторона для разрешения спора может передать документы в суд. Кроме того, акт могут потребовать налоговые органы при проведении документальных проверок.

2.3. Анализ дебиторской задолженности и ее влияние на финансовое состояние в ЗАО «Агрофирма Оптина»

Целью анализа дебиторской задолженности является определение мероприятий для оптимизации величины дебиторской задолженности и снижения риска неплатежей, которые направлены на улучшение платежеспособности и финансовой устойчивости предприятия.

Анализ дебиторской задолженности целесообразно проводить одновременно с анализом кредиторской задолженности, так как размеры этих двух видов задолженности находятся во взаимной связи.

В качестве источников информации для проведения анализа дебиторской и кредиторской задолженности на уровне предприятия используются данные бухгалтерской отчетности, в том числе: бухгалтерский баланс (форма 1), Приложение к бухгалтерскому балансу (форма 5). Следует отметить, что если ранее (до изменения финансовой отчетности организации в 2003 г.) в форме № 5 «Приложение к бухгалтерскому балансу» отражались показатели кредиторской задолженности организации, по которой истекли предусмотренные в договорах сроки погашения, то в настоящее время такая информация может быть приведена организацией справочно в Пояснительной записке, но обязательной к представлению не является.

Таким образом, из формы № 5 исключена следующая очень важная аналитическая информация:

— сумма образовавшейся и погашенной задолженности, что не позволяет провести анализ ее движения;

— сумма просроченной дебиторской и кредиторской задолженности, что затрудняет оценку ее состояния;

— расшифровка наиболее крупных дебиторов и кредиторов.

Для оценки состава и структуры дебиторской задолженности ЗАО «Агрофирма Оптина» составим аналитическую таблицу 2.5. Отчетные данные представлены по состоянию на конец соответствующего периода.

Таблица 2.5 - Анализ состава и структуры дебиторской задолженности ЗАО «Агрофирма Оптина»

Данные таблицы 2.5 свидетельствуют о том, что на конец отчетного периода произошло увеличение дебиторской задолженности на 317 тыс. руб., что соответствует 1,8%. При этом 2007 г. характеризуется абсолютным увеличением суммы дебиторской задолженности на 9507 тыс. руб. в сравнении с 2006 г., а в 2008 г. произошло снижение данного показателя на 9190 тыс. руб. Рост дебиторской задолженности произошел за счет увеличения расчетов с покупателями и заказчиками – на 4625 тыс. руб. и по статье «авансы выданные» – на 7488 тыс. руб. При этом прочая задолженность сократилась в 10 раз.

Положительным моментом является то, что отвлечение средств из оборота осуществляется на срок менее одного года, так как 100% всей дебиторской задолженности составляют краткосрочные долги.

Следует отметить, что дебиторская задолженность ЗАО «Агрофирма Оптина» за 2006-2007 г.г. представлена в разрезе двух статей: расчеты с покупателями и заказчиками и прочая дебиторская задолженность. При этом структура дебиторской задолженности меняется незначительно: так, если в 2006 г. расчеты с покупателями и заказчиками составляли 27,5%, а 72,5% приходилось на прочую задолженность, то в 2007 г. эти доли соответственно составляли 23,4 и 76,6%%.

К концу 2008 г. в структуре дебиторской задолженности происходят следующие изменения: доля расчетов с покупателями и заказчиками увеличивается до 52,2%, прочая задолженность снижается до 7,1%, а оставшиеся 40,7% приходятся на статью «авансы выданные».

Проведем оценку общего состояния дебиторской задолженности ЗАО «Агрофирма Оптина» с целью выявления удельного веса дебиторской задолженности в составе активов. Для этого составим таблицу 2.6.

Таблица 2.6- Оценка общего состояния дебиторской задолженности ЗАО «Агрофирма Оптина»

Приведенные данные свидетельствуют, что удельный вес среднегодовой величины дебиторской задолженности в составе всех активов предприятия в конце 2006 г. составлял 30,0% и увеличился в абсолютном изменении на 10,6 процентных пункта к концу 2008 г. Удельный вес среднегодовой величины дебиторской задолженности в составе оборотных активов в 1,5 превышает предыдущий показатель: 46,3% в конце 2006 г. 59,5% в конце 2008 г. Полученные данные свидетельствуют о высокой доле дебиторской задолженности в активах предприятия, что может означать наличие проблем, связанных с оплатой продукции и услуг ЗАО «Агрофирма Оптина», а также о преимущественно неденежном характере расчетов.

Наглядно динамика показателей удельного веса дебиторской задолженности в составе активов и оборотных активов ЗАО «Агрофирма Оптина» изображена на рисунке 10.

Рисунок 10. Динамика показателей удельного веса дебиторской задолженности, %

Сравнительный анализ темпов роста дебиторской задолженности и объемов реализации проведем в следующей таблице 2.7.

Таблица 2.7 Анализ темпов роста дебиторской задолженности и объемов реализации в ЗАО «Агрофирма Оптина»

Сравнительный анализ темпов роста дебиторской задолженности с динамикой роста объемов реализации позволяет сделать выводы о том, что в 2007 г. по сравнению с 2006 г. темпы роста объемов реализации (118,8%) в 1,3 раза меньше темпов роста дебиторской задолженности (152,6%), что является отрицательным моментом.

Однако, сравнивая 2008 г. с 2007 г. мы видим, что ситуация изменилась. Если темп роста объемов реализации составил 126,6%, то темп роста дебиторской задолженности составил 66,7%, т.е. ниже практически в 2 раза. Улучшение ситуации свидетельствует о том, что руководство ЗАО «Агрофирма Оптина» решает проблемы, связанные с оплатой реализованной продукции, товаров, работ, услуг и осуществляет контроль за дебиторской задолженностью, что влияет на рост платежеспособности предприятия.

Показателями, определяющими эффективность управления дебиторской задолженностью, являются коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности и период погашения.

Коэффициент оборачиваемости показывает, сколько оборотов совершает дебиторская задолженность.

Проведем анализ оборачиваемости дебиторской задолженности ЗАО «Агрофирма Оптина» за отчетный период (таблица 2.8).

Таблица 2.8 Анализ оборачиваемости дебиторской задолженности ЗАО «Агрофирма Оптина»

Приведенный анализ оборачиваемости дебиторской задолженности отражает следующее: ЗАО «Агрофирма Оптина» в 2006 г. с момента отгрузки готовой продукции (работ, услуг) покупателям до момента получения денежных средств на счета предприятия в банках требовалось 33,2 дня, в 2007 г. – 52,0 дня, в 2008 г. – 41,4 дня, т.е. чем ниже значение этого показателя, тем быстрее зачисляются денежные средства на счета предприятия в банках, тем эффективнее используются, в конечном счете, оборотные средства в целом.

Данные таблицы 2.8 показывают, что к концу 2007 г. по сравнению с 2006 г. в ЗАО «Агрофирма Оптина» произошло замедление оборачиваемости с 10,853 пункта до 6,924 пункта, т.е. на 3,929, что в динамике рассматривается как отрицательная тенденция, т. е. свидетельствует об отвлечении оборотных средств предприятия для расчётов с покупателями и заказчиками, а также с другими партнёрами. Однако ускорение оборачиваемости в 2008 г. до 8,706 пункта рассматривается как положительная тенденция.

Коэффициент погашаемости является обратным коэффициенту оборачиваемости, соответственно, снижение данного коэффициента в динамике рассматривается как положительная тенденция. На анализируемом предприятии наблюдается абсолютное увеличение этого показателя на 8,2 дня (с 33,2 дней в конце 2006 г. до 41,4 дней в конце 2008 г.).

Таким образом, коэффициентный анализ характеризует улучшение состояния дебиторской задолжности в ЗАО «Агрофирма Оптина» за период 2007-2008 г.г.

Проведем анализ кредиторской задолженности. Методика анализа кредиторской задолженности аналогична методике анализа дебиторской задолженности. Рассмотрим состав и структуру кредиторской задолженности ЗАО «Агрофирма Оптина». На основе данных раздела 2 формы № 5 составим аналитическую таблицу 2.9. Отчетные данные представлены по состоянию на конец соответствующего периода.

Таблица 2.9- Анализ состава и структуры кредиторской задолженности ЗАО «Агрофирма Оптина»

Из данных таблицы видно, что кредиторская задолженность ЗАО «Агрофирма Оптина» за отчетный период возросла на 1874 тыс. руб. При этом в 2007 г. по сравнению с 2006 г. она увеличилась на 1980 тыс. руб., а к концу 2008 г. уменьшилась на 106 тыс. руб. Увеличение кредиторской задолженности произошло за счет увеличения задолженности перед бюджетом на 1402 тыс. руб., по полученным кредитам – на 1515 тыс. руб., по расчетам с поставщиками и подрядчиками – на 209 тыс. руб. К положительным факторам следует отнести отсутствие задолженности по оплате труда персонала.

Кредиторская задолженность ЗАО «Агрофирма Оптина» представлена краткосрочными обязательствами.

В структуре кредиторской задолженности существенных изменений не произошло. Удельный вес расчетов с поставщиками и подрядчиками не изменился и составляет 10,3%. При этом доля авансов полученных несколько сократилась с 7,6% в 2006 г. до 6,7%к концу 2008 г., доля прочей кредиторской задолженности также сократилась на 3,0%. Расчеты по налогам и сборам в структуре всей кредиторской задолженности ЗАО «Агрофирма Оптина» наоборот, увеличились с 0,4% до 4,7 %.

Наибольший удельный вес в структуре краткосрочных обязательств занимают кредиты и займы – 62,8% в 2006 г. и 62,4% в 2008 г.

Проведем анализ оборачиваемости кредиторской задолженности ЗАО «Агрофирма Оптина» за отчетный период (таблица 2.10).

Таблица 2.10- Анализ оборачиваемости кредиторской задолженности ЗАО «Агрофирма Оптина»

Приведенные расчеты позволяют сделать следующие выводы: оборачиваемость кредиторской задолженности в 2006 г. составляла 5,282 оборота, в 2006 г. 4,941 оборота, т.е. уменьшилась на 0,341 оборота, и к концу 2008 г. составляла 6,077 оборота. Таким образом, общий рост коэффициента оборачиваемости кредиторской задолженности составил 0,795 оборота. Рост оборачиваемости привел к снижению периода погашения кредиторской задолженности - с 68,2 дня в 2006г. до 59,2 дня в 2008 г., т. е. общее снижение периода погашения кредиторской задолженности за весь отчетный период составило 9,0 дня, а сумма средней кредиторской задолженности увеличилась на 7738 тыс. руб.

Подводя итоги проведенному анализу кредиторской задолженности ЗАО «Агрофирма Оптина» можно сделать вывод о том, что если срок погашения товарного кредита сокращается, платежеспособность предприятия будет зависеть от того, каким образом оно строило в текущем периоде взаиморасчеты со своими должниками (дебиторами). Поэтому в процессе анализа необходимо сравнить сумму и оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности.

Для проведения сравнительного анализа дебиторской и кредиторской задолженности ЗАО «Агрофирма Оптина» за отчетный период составим следующую таблицу 2.11.

Как видно из данных таблицы 2.11, сумма кредиторской задолженности ЗАО «Агрофирма Оптина» превысила величину дебиторской задолженности в 2,1 раза (25204 / 12266) — на начало периода и в 1,4 раза (32942 / 22996) — на конец отчетного периода, при этом темп роста дебиторской задолженности (187,5%) выше темпа роста кредиторской задолженности (130,7%) в анализируемом периоде.

Таблица 2.11- Сравнительный анализ дебиторской и кредиторской задолженности ЗАО «Агрофирма Оптина»

Наглядно соотношение дебиторской и кредиторской задолженности (по балансовым остаткам) изображено на рисунке 11.

Рисунок 11. Соотношение дебиторской и кредиторской задолженности в ЗАО «Агрофирма Оптина»

На финансовое состояние организации оказывают влияние как размеры балансовых остатков дебиторской и кредиторской задолженности, так и период оборачиваемости каждой из них.

Данные таблицы 2.11 свидетельствуют о более быстрой оборачиваемости дебиторской задолженности по сравнению с оборачиваемостью кредиторской задолженности: период погашения дебиторской задолженности в 2008 г. на 17,8 дня больше, чем кредиторской задолженности. Сложившаяся ситуация характеризует то, что ЗАО «Агрофирма Оптина» кредитует своих покупателей и других дебиторов в меньшей степени, чем само использует беспроцентные средства кредиторов.

Коэффициент покрытия задолженности за отчетный период изменился со значения 0,49 в 2006 г. до 0,71 в 2007 г. и до 0,69 в 2008 г., т.е. увеличился на 0,2 пункта. В частности, в 2006 г. ЗАО «Агрофирма Оптина» могло за счет поступлений от дебиторов погасить 49,0% обязательств перед кредиторами, а на конец 2008 г. – 69,0%. Рост данного коэффициента свидетельствует либо о недостаточной работе с дебиторами, либо об инвестировании в дебиторскую задолженность с целью привлечения покупателей.

Показатели дебиторской и кредиторской задолженностей при нормальной деятельности организации должны уравновешивать друг друга.

Для улучшения финансового состояния предприятия необходимо следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженностей, контролировать состояние расчетов по просроченным задолженностям.

Используя показатели оборачиваемости, установим длительность операционного и финансового циклов ЗАО «Агрофирма Оптина».

Операционный цикл (ОЦ) характеризует общее время (в днях), в течение которого финансовые ресурсы мобилизованы в запасах и дебиторской задолженности:

ОЦ = Тоб (З) + Тоб (ДЗ), (2.1)

где То6 (З) — период оборота запасов;

Тоб (ДЗ) — период погашения дебиторской задолженности.

Время производственного цикла включает время производственного процесса с момента хранения запасов и поступления их в производство, длительность процесса производства и период хранения готовой продукции на складе.

Длительность финансового цикла характеризует время между сроком платежа по своим обязательствам перед поставщиками и получением денег от покупателей, то есть показывает время, в течение которого денежные средства отвлечены из оборота.

Длительность финансового цикла (ФЦ) (в днях) определяется формулой:

ФЦ = Тоб (З) + Тоб (ДЗ) – Тоб (КЗ), (2.2)

где Тоб (КЗ) — период погашения кредиторской задолженности.

Располагая лишь данными бухгалтерского баланса ЗАО «Агрофирма Оптина», получим результат с определенной долей условности:

ОЦ₂₀₀₈ = 25,0 + 41,4 = 66,4 дня,

ФЦ₂₀₀₈ = 25,0 + 41,4 — 59,2 = 7,2 дня.

Из полученных данных следует, что длительность операционного цикла ЗАО «Агрофирма Оптина» равна 66,4 дня. При этом в течение 59,2 дней производственная деятельность осуществлялась за счет капитала поставщиков (кредиторов), а в течение 7,2 дня — за счет иных источников. Такими источниками, как правило, являются собственные средства предприятия, а также краткосрочные кредиты банков.

Необходимо отметить, что увеличение остатков текущих активов, так же как и ускорение оборачиваемости кредиторской задолженности, сопровождается оттоком денежных средств.

Ускорение оборачиваемости запасов, средств в расчетах и других текущих активов, а также увеличение периода погашения краткосрочных обязательств связаны с притоком денежных средств.

Допустим, в предстоящем периоде срок погашения кредиторской задолженности сократится на 10 дней. Величина остатков кредиторской задолженности составит 27360 тыс. руб. [(59,2 - 10) х 200197/360] вместо 32889 тыс. руб. в отчетном периоде. Сумма 5529 тыс. руб. (32889 - 27360) — это дополнительный отток денежных средств, связанный с сокращением срока кредитования на 10 дней. Таким образом, уменьшение срока кредитования не только увеличивает величину оттока денежных средств, но также характеризует сокращение объема финансирования.

Итак, анализ дебиторской задолженности ЗАО «Агрофирма Оптина» позволяет сделать следующие выводы.

Одной из ключевых задач формирования системы управления расчетами современной организации является контроль за соотношением остатков дебиторской и кредиторской задолженности. Оптимальным соотношением величин кредиторской и дебиторской задолженности организации в рыночной экономике принято считать соотношение «1,5 (2) : 1», т.е. балансовый остаток кредиторской задолженности в 1,5 (2) раза должен превышать остаток задолженности дебиторов организации. Для ЗАО «Агрофирма Оптина» это соотношение на конец соответствующих периодов составляет: 2006 г. – 1,7 (31015 тыс. руб. / 18084 тыс. руб.); 2007 г. – 1,2 (32995 / 27591); 2008 г. – 1,8 (32889 / 18401). Таким образом, к концу 2008 г. в ЗАО «Агрофирма Оптина» сложилось практически оптимальное соотношением остатков дебиторской и кредиторской задолженности, т. е состояние расчетов с дебиторами и кредиторами на предприятии улучшилось.

Анализ данного соотношения в динамике свидетельствует о некоторых изменениях в финансовой стратегии предприятия, одним из направлений реализации которой и является управление движением дебиторской и кредиторской задолженности.

К приемам управления дебиторской задолженностью ЗАО «Агрофирма Оптина» относятся:

- учет заказов, оформление счетов и установление характера дебиторской задолженности;

- анализ задолженности по видам продукции (работ, услуг) для определения невыгодных, с точки зрения инкассации, товаров (работ, услуг);

- контроль за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности организации;

Процесс управления кредиторской задолженностью ЗАО «Агрофирма Оптина» заключается:

- в определении обязательств, которые подлежат исполнению в первоочередном порядке и просрочка которых повышает риск банкротства;

- в выявлении обязательств, исполнение которых возможно пролонгировать либо изменить способ исполнения обязательства.

Проблемы управления дебиторской задолженностью, с которыми сталкивается предприятие, достаточно типичны. Одной из них является то, что функции сбора денежных средств, анализа дебиторской задолженности и принятия решения о предоставлении кредита распределены между разными подразделениями. При этом не существует регламентов взаимодействия и, как следствие, отсутствуют ответственные за каждый этап.

Основными исполнителями аналитической работы в ЗАО «Агрофирма Оптина» является планово-экономический отдел и главный бухгалтер предприятия.

Работа по возврату долгов - это одна из самых неприятных функций, которую необходимо кому-то поручить. Предложения по распределению функций при этом для ЗАО «Агрофирма Оптина» будут рассмотрены в третьей главе представленной работы. Кроме того, в целях совершенствования учета расчетов с покупателями и заказчиками будут даны рекомендации по созданию резерва по сомнительным долгам, что позволит ЗАО «Агрофирма Оптина» оптимизировать свои налоговые обязательства.

Глава 3. Совершенствование учета расчетов с покупателями и заказчиками и управлению дебиторской задолженностью в ЗАО «Агрофирма Оптина»

3.1 Снижение финансового риска за счет резерва по сомнительным долгам

Эффективное управление предприятием невозможно без оперативного контроля дебиторской и кредиторской задолженности. Несвоевременность получения данных по задолженности может привести к тому, что предприятие либо останется без необходимых оборотных средств, либо не сможет правильно запланировать объем денежных средств для предстоящих выплат.

На практике организация не раз сталкивалась с тем, что контрагенты не оплачивали реализованные товары, работы или услуги. Чтобы избежать финансовых потерь, предприятиям, попавшим в подобную ситуацию, целесообразно создавать резервы по сомнительным долгам.

В учетной политике ЗАО «Агрофирма Оптина» в анализируемом периоде не предусмотрено создание резервов сомнительных долгов. Я предлагаю создать резерв.

Создание резерва по сомнительным долгам - право плательщика налога на прибыль (п. 3 ст. 266 НК РФ). Если выбор сделан в пользу резерва, такое решение закрепляется в учетной политике (данное требование содержится в статье 313 НК РФ). Резервирование долгов - способ «сгладить» в течение налогового периода возможные колебания налоговой базы вследствие одновременного возникновения больших сумм безнадежной задолженности в одном отчетном периоде и их отсутствия в другом. Это позволит финансовой отчетности быть более привлекательной в глазах пользователей. Кроме того, при принятии решения о создании резерва можно единовременно уменьшить налогооблагаемую базу на его сумму. Именно поэтому многие организации предпочитают создавать резерв по сомнительным долгам. С помощью резерва можно покрыть только задолженность, имеющую статус безнадежной и подлежащей списанию (п. 4 ст. 266 НК РФ). Если резерва не хватило, то суммы безнадежных долгов в части превышения размера резерва также уменьшают налогооблагаемую прибыль.

В связи с финансовым кризисом и ростом недостатка оборотных средств и кредитных ресурсов для многих предприятий ситуация возникновения задолженностей и неплатежей особенно актуальна.

Исходя из вышесказанного, представляется целесообразным рекомендовать ЗАО «Агрофирма Оптина» принять решение о создании резерва по сомнительным долгам. Сделать это можно только с начала нового налогового периода, то есть с начала календарного года (ст. 313 НК РФ). Ведь, по сути, такое решение означает изменение применяемых организацией методов налогового учета, что обязательно отражается в учетной политике для целей налогообложения прибыли.

Чтобы правильно определить величину резерва, организации надо провести инвентаризацию дебиторской задолженности на последнее число отчетного (налогового) периода. Отчетными периодами по налогу на прибыль являются I квартал, полугодие и 9 месяцев календарного года либо (для налогоплательщиков, исчисляющих ежемесячные авансовые платежи исходя из фактически полученной прибыли) месяц, два месяца, три месяца и так далее до окончания календарного года.

Таким образом, ЗАО «Агрофирма Оптина» должно проводить инвентаризацию дебиторской задолженности ежеквартально.

Инвентаризация сомнительных долгов заключается в проверке и оценке сумм числящихся дебиторских задолженностей, которые соответствуют понятию сомнительного долга. Для этого, в частности, выявляются:

- все покупатели, которые не рассчитались за отгруженные им товары (выполненные работы, оказанные услуги);

- все поставщики, которые не отгрузили продукцию (не выполнили работы, не оказали услуги) в счет полученных ими авансом денежных средств.

Исходя из выявленной суммы задолженности, организация формирует величину резерва по сомнительным долгам. При этом следует руководствоваться положениями пункта 4 статьи 266 НК РФ. Перечислим их:

- по сомнительной задолженности со сроком возникновения свыше 90 календарных дней в резерв включается полная сумма долга;

- по сомнительной задолженности со сроком возникновения от 45 до 90 календарных дней (включительно) для целей создания резерва учитывается только половина суммы долга;

- сомнительная задолженность со сроком возникновения до 45 календарных дней не включается в резерв.

При этом, для формирования резерва по сомнительным долгам сумма задолженности принимается с учетом налога на добавленную стоимость. В статье 266 НК РФ установлена предельная величина создаваемого резерва. Она не может превышать 10% от выручки отчетного (налогового) периода, определяемой в соответствии со статьей 249 Кодекса.

Создание и движение средств резервов сомнительных долгов отражается на счете 63 «Резервы по сомнительным долгам». Аналитический учет на этом счете ведется по каждому сомнительному долгу, в отношении которого создан резерв.

В бухгалтерском учете сумма резерва по сомнительным долгам, отражается следующим образом (таблица 3.1 ).

Таблица 3.1- Бухгалтерский учет образования , использования и списания резервов по сомнительным долгам

Рассмотрим порядок формирования резерва для ЗАО «Агрофирма Оптина».

Таким образом, если ЗАО «Агрофирма Оптина» примет решение о создании резерва по сомнительным долгам, то это необходимо отразить в учетной политике для целей налогообложения на 2009 год. На 31 марта 2009 года при инвентаризации дебиторской задолженности были выявлены суммы сомнительных долгов:

- со сроком возникновения свыше 90 календарных дней - 500 000 руб.;

- со сроком возникновения от 45 до 90 календарных дней - 400 000 руб.;

- со сроком возникновения до 45 календарных дней - 300 000 руб.

Рассчитаем общую сумму сомнительных долгов, которую можно включить в резерв:

500 000 руб. + 400 000 руб. х 50% = 700 000 руб.

Сумма задолженности со сроком возникновения менее 45 календарных дней в формировании резерва не участвует.

Выручка ЗАО «Агрофирма Оптина»от реализации товаров за I квартал 2009 года составила 6 000 000 руб. Поэтому предельная величина резерва по сомнительным долгам на I квартал 2009 года не может превышать 600 000 руб. (6 000 000 руб. х 10%).

Таким образом, ЗАО «Агрофирма Оптина»в I квартале 2009 года вправе создать резерв по сомнительным долгам в размере 600 000 руб. Эту сумму предприятие включает в состав внереализационных расходов 31 марта.

Резерв по сомнительным долгам может быть использован только на покрытие убытков от безнадежных долгов. В пункте 2 статьи 266 НК РФ установлено, какие долги признаются безнадежными (нереальными к взысканию). Это долги, которые отвечают одному из следующих критериев:

- по ним истек установленный срок исковой давности;

- согласно гражданскому законодательству обязательство прекращено из-за невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или в результате ликвидации организации.

Рассмотрим порядок использования резерва.

Как уже отмечалось, суммы отчислений в резерв по сомнительным долгам включаются в состав внереализационных расходов на последнее число отчетного (налогового) периода. Об этом говорится в пункте 3 статьи 266 НК РФ.

В текущем отчетном периоде сумма резерва используется на покрытие убытков от безнадежных долгов. Разумеется, сумма резерва в отчетном (налоговом) периоде редко бывает равна сумме безнадежных долгов в том же периоде. Если первая из них оказывается больше, то организация может перенести неиспользованную часть резерва на следующий период. В такой ситуации сумма резерва, который организация вновь создает по результатам инвентаризации, должна быть скорректирована на сумму остатка резерва предыдущего отчетного (налогового) периода. Причем величина вновь создаваемого резерва может быть меньше или больше суммы остатка резерва предыдущего периода. В первом случае разница включается в состав внереализационных доходов организации в текущем отчетном (налоговом) периоде. А во втором - списывается на внереализационные расходы текущего периода.

Воспользуемся условиями примера для ЗАО «Агрофирма Оптина». Предположим, что в I квартале 2009 года одна из организаций-должников предприятия ликвидирована, о чем имеется выписка из ЕГРЮЛ (единый государственный реестр юридических лиц). На этом основании долг в размере 350 000 руб. признан безнадежным. Убытки в сумме 350 000 руб. ЗАО «Агрофирма Оптина» погасило за счет резерва по сомнительным долгам. Таким образом, от указанного резерва, сформированного в I квартале 2009 года, остался неиспользованный остаток в сумме 250 000 руб. (600 000 руб. - 350 000 руб.).

Кроме того, допустим, что в мае 2009 года часть дебиторской задолженности ЗАО «Агрофирма Оптина» погашена контрагентами. В то же время появились новые задолженности. По результатам инвентаризации, проведенной ЗАО «Агрофирма Оптина» 30 июня 2009 года, установлены следующие суммы сомнительных долгов:

- со сроком возникновения свыше 90 календарных дней - 750 000 руб.;

- со сроком возникновения от 45 до 90 календарных дней - 300 000 руб.;

- со сроком возникновения менее 45 календарных дней - 40 000 руб.

Следовательно, по итогам полугодия 2009 года в резерв по сомнительным долгам можно включить сумму 900 000 руб. (750 000 руб. + 300 000 руб. х 50%).

Величина резерва по сомнительным долгам может оказаться меньше суммы безнадежных долгов, подлежащих списанию. Тогда разницу (убыток) организация включает в состав внереализационных расходов текущего отчетного (налогового) периода.

Итак, резерв по сомнительным долгам – самый популярный и полезный в смысле налогового планирования резерв. Он дает предприятиям возможность равномерно сокращать свои налоговые потери, получая, таким образом, страховку от неисполнения покупателями обязательств по оплате товаров (работ, услуг).

Следовательно, рекомендуемое создание резерва по сомнительным долгам позволит ЗАО «Агрофирма Оптина» оптимизировать свои налоговые обязательства, получить максимально возможную прибыль и увеличить рост благосостояния участников (акционеров), т.е. выполнить основную цель деятельности предприятия.

3.2. Организация управления дебиторской задолженностью в условиях финансового кризиса

Анализ и управление дебиторской задолженностью в условиях финансового кризиса имеет особое значение, так как подобная иммобилизация оборотных средств становится особенно невыгодной. Однако в то же время в экономической ситуации сегодняшнего дня при существующем уровне конкуренции очень трудно пробиться к потребителю, не давая ему отсрочку платежа (коммерческий кредит).

Одним из видов ликвидных оборотных активов является дебиторская задолженность, поэтому многие предприятия в первую очередь начали работу по оптимизации управления дебиторской задолженностью.

Сейчас основными проблемами, с которыми сталкиваются предприятия при возникновении дебиторской задолженности, являются:

1) отсутствие достоверной информации о сроках погашения обязательств, в том числе о величине затрат, связанных с изменением размера дебиторской задолженности и времени ее инкассации;

2) отсутствие контроля просроченной и сомнительной задолженности;

3) распределение функций ответственности между разными подразделениями за аккумулирование (сбор) денежных средств, анализ дебиторской задолженности и принятие решения о предоставлении кредита.

Система управления дебиторской задолженностью — это процесс, в который вовлечены разные звенья менеджмента компании. Нередко за продажи и взыскание задолженности отвечают разные подразделения организации, поэтому необходимо четкое распределение ответственности за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами.

Основой формирования системы антикризисного управления дебиторской задолженностью является финансовая информация. Однако отчеты, которые в настоящее время составляются в ЗАО «Агрофирме Оптина», включают в себя информацию лишь о выставленных счетах-фактурах и полученных платежных поручениях, сопоставив которые, можно определить только суммарный остаток дебиторской задолженности покупателя. Совершенствование учета дебиторской задолжности исходит от компетенции главного бухгалтера и программиста, который мог бы соответствующим образом настроить автоматизированную систему бухгалтерского учета. В ЗАО «Агрофирме Оптина» нет четко налаженной системы учета расчетов с покупателями и заказчиками. В системе бухгалтерского учета не накапливается вся необходимая информация о дебиторах. Отчасти это объясняется отсутствием в штате программиста, способного настроить автоматизированную систему бухгалтерского учета в соответствии с потребностями ЗАО «Агрофирма Оптина», однако, для этого можно воспользоваться услугами организации, занимающейся распространением, установкой и настройкой ППП 1С.

Для создания системы управления дебиторской задолженностью в условиях финансового кризиса необходимо в базе данных «1С» в первую очередь дополнить структуру справочника «Договора» полем о предоставлении отсрочки платежа по договору это позволит: определять срок наступления платежа по договору и срок просрочки, выставленные покупателям счета, неоплаченные на текущий момент; периоды просрочки платежа (в днях) по каждому из выставленных счетов; размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности; а также статистику платежной дисциплины каждого покупателя (средний период просрочки, средняя сумма предоставленного кредита).

Для анализа дебиторской задолжности целесообразно эту информацию систематизировать в двух формах: в отчете о списании дебиторской задолженности покупателей и в реестре старения дебиторской задолженности . Для автоматизированного получения этих форм по запросу бухгалтера необходимо в «1С: Бухгалтерия» настроить формирование соответствующих отчетов.

Таблица 3.2- Отчет о списании дебиторской задолженности

Таблица 3.3 Реестр старения дебиторской задолженности

Таблицы 3.2 и 3.3 показывают нам наглядно как можно вести учет дебиторской задолжности. Эти формы позволят отследить бухгалтеру заблаговременно у какого покупателя приближается срок оплаты и предупредить о своевременном погашении платежа.

Отчет о списании дебиторской задолженности ведется по каждому дебитору и имеет цель контроля за поступлением платежей и ведения статистики платежной дисциплины. Так, например, по счету, максимальный срок оплаты по которому наступает 15.02.08, покупатель погашает дебиторскую задолженность четырьмя платежными поручениями. В графе 6 указывается период просрочки по каждому платежному поручению.

Такая форма представления информации позволяет рассчитать величину затрат, вызванных просрочкой платежа по каждому выставленному счету, она будет определяться по формуле:

r х (∑ДЗтд - Тпр), (3.1)

где r - банковская ставка процента (дневная); ДЗ - дебиторская задолженность на текущую дату (графа 5 таблица 3.2); Т - период просроченной дебиторской задолженности.

При средней ставке 15% годовых (0,04% в день), по которой ЗАО «Агрофирма Оптина» привлекает денежные средства, затраты, связанные с просрочкой платежа по счету 1, составят 2 076 руб. (0,04 % (350 тыс. руб. х 3 дн. + 300 тыс. руб. х 5 дн. + 230 тыс. руб. х 8 дн. + 80 тыс. руб. х 10 дн.).

Информация о затратах, связанных с обслуживанием просроченной дебиторской задолженности, может быть использована при определении величины процентов, связанных с просрочкой платежа, включаемых в договор, что будет являться одной из самых действенных мер стимулирования платежа в условиях кризиса.

Обобщающим отчетом, позволяющим аккумулировать информацию для осуществления контроля за дебиторской задолженностью, является реестр старения (инкассации) дебиторской задолженности. Он представляет таблицу, в которой дебиторская задолженность классифицируется на группы в зависимости от сроков возникновения ( см. таблица 3.3). Количество групп определяется политикой организации в области кредитования клиентов.

Реестр старения дебиторской задолженности упрощает также работу бухгалтера при формировании резервов по сомнительным долгам, так как позволяет оперативно контролировать переход просроченной дебиторской задолженности из одной группы в другую.

Согласно нормам Налогового кодекса РФ в резерв включается просроченная задолженность покупателей (заказчиков) и поставщиков (подрядчиков) со сроком возникновения не менее 45 дней, долги в пределах 90 дней учитываются в половинном размере (п. 1 и п. 4 ст. 266 НК РФ), при этом сумма создаваемого резерва не может превышать 10 % выручки за отчетный период (п. 4 ст. 266 НК РФ).

Информация, содержащаяся в реестре старения дебиторской задолженности, периодически подвергается перекрестной сверке с результатами проведенной инвентаризации.

На дату проведения инвентаризации бухгалтерии необходимо составить справку о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности фирмы, которую нужно приложить к «Акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» (ф. ИНВ-17). Она должна содержать подробные сведения о каждом дебиторе, сумме задолженности и причине ее возникновения. Здесь же указываются документы, которые подтверждают задолженность (прежде всего, это платежные и отгрузочные документы). В ф. ИНВ-17 предусмотрены графы для выделения подтвержденного и неподтвержденного дебиторами долга. Помимо этого, в ней отдельно указывают обязательства, срок исковой давности по которым подошел к концу. Однако в акте нет графы для указания сумм задолженности с еще не истекшим сроком давности, но которую, тем не менее, посчитали нереальной для взыскания. Эту графу было бы целесообразно включить в документ, в противном случае сумма безнадежных долгов сольется с «просроченными» обязательствами.

На основании составленного акта руководитель организации издает приказ о списании безнадежной задолженности. Документально обосновать списание должны следующие документы, свидетельствующие о безнадежности долга:

1) документы, подтверждающие выполнение работ, оказание услуг и поставку товаров, по которым так и не поступила оплата (например, накладные, договоры, акты о выполненных работах);

2) свидетельства об оплате аванса поставщику, который не выполнил договорных обязательств (платежное поручение, расходный кассовый ордер и др.);

3) акты сверок задолженности, подписанные сторонами-участниками сделки.

Нереальность взыскания подтверждают следующие документы:

1) выписка из Единого государственного реестра юридических лиц о том, что организация-должник ликвидирована;

2) определение арбитражного суда о завершении конкурсного производства и ликвидации фирмы-дебитора;

3) акт судебного пристава-исполнителя о невозможности взыскания долга с компании-должника.

Подготовка реестра старения дебиторской задолженности помогает менеджеру оперативно отслеживать изменения ее структуры и выявлять причины возникновения безнадежных долгов.

С целью минимизации рисков возникновения сомнительной и безнадежной дебиторской задолженности необходимо предпринять комплекс мер, направленных на принятие решения об условиях предоставления кредита. Одной из таких мер является формирование кредитной политики. В ее основе лежит сравнение потенциальных выгод от увеличения объема продаж за счет реализации в кредит со стоимостью обслуживания этого кредита. В ЗАО «Агрофирме Оптина» отсутствует кредитная политика, я предлагаю ее ввести.

Основными элементами кредитной политики являются: формирование кредитного рейтинга клиентов и выработка условий коммерческого кредитования. Кредитная политика позволит «Агрофирме Оптина» более тщательно изучать клиентов с которыми они заключают договора, предоставляют отсрочку платежа, дают продукцию в кредит. Подобная информация снизила бы риск возникновения дебиторской задолжности.

Формирование кредитного рейтинга клиентов заключается в распределении покупателей по группам риска непогашения дебиторской задолженности. В основу распределения могут быть заложены такие показатели, как общее время работы с данным покупателем, объем продаж, объемы и сроки просроченной задолженности по данному покупателю, показатели оборачиваемости дебиторской задолженности.

Кредитный рейтинг необходимо перевести в числовое значение. С этой целью все упомянутые выше показатели переводятся в 100-балльную шкалу измерения, в которой нулю соответствует — наименее, а ста — наиболее предпочтительное значение. Возможные значения этих показателей приводятся в таблице 3.4. Затем каждому показателю присваивается весовое значение значимости, и тогда кредитный рейтинг конкретного клиента определяется как сумма взвешенных оценок.

Таблица 3.4- Шкала оценки показателей надежности клиента

Веса значимости (графа 6) определяются на основании анализа опыта работы с покупателями за прошлые отчетные периоды. Для этого необходимо оценить влияние каждого показателя на скорость погашения дебиторской задолженности с помощью коэффициентов корреляции.

По этой шкале всех клиентов можно разделить на несколько групп по уровню надежности: 1) группа клиентов повышенного риска, 2) группа клиентов особого внимания, 3) группа надежных клиентов и 4) группа «золотых» клиентов. Подобная классификация позволяет оценить риски и расставить приоритеты при разработке политики кредитования. В зависимости от кредитоспособности покупателя выбираются условия предоставления кредита: длительность отсрочки платежа, размер и условия предоставления скидок; форма штрафных санкций и т. д.

Внутрифирменные стандарты ЗАО «Агрофирма Оптина» предоставления кредита могут базироваться на следующих допущениях:

1) клиент набирает менее 50 баллов по шкале надежности, тогда кредит не предоставляется, расчеты ведутся по предоплате или по факту;

2) клиент набирает от 50 до 70 баллов — ему предоставляется ограниченное кредитование;

3) клиент, набравший более 70 баллов, имеет право на получение кредита на стандартных условиях.

Наиболее объективным способом формирования кредитного рейтинга клиентов является выделение группы VIP-клиентов, обеспечивающих компании наибольший объем продаж. Предоставление клиенту товарного кредита эффективно тогда, когда его доля в товарообороте превышает его долю в совокупной дебиторской задолженности. При решении этих вопросов на помощь приходит ABC-XYZ анализ. Рассмотрим его методику для ЗАО «Агрофирма Оптина».

Имеются данные о товарообороте ЗАО «Агрофирма Оптина» за первое полугодие 2008 г. (таблица 3.5).

Таблица 3.5- Товарооборот ЗАО «Агрофирма Оптина»

Распределение клиентов по группам осуществляется по следующему алгоритму: рассчитывается доля товарооборота по каждому клиенту в общей сумме товарооборота всех покупателей, а затем клиенты распределяются по группам А, В, С в порядке убывания их доли в совокупном товарообороте. В группу А включаются клиенты, приносящие основную часть выручки - 70—80 % от объема продаж; в группу В — клиенты, на которых приходится 10—20 % товарооборота предприятия и закупки которых невелики, но стабильны; в группу С попадают остальные клиенты.

На результаты анализа накладываются данные о соответствующей доле дебиторской задолженности, приходящейся на каждую группу клиентов (таблица 3.6) .

Таблица 3.6 - Результаты ABC-анализа дебиторской задолженности ЗАО «Агрофирма Оптина» за I полугодие 2008 г.

Таким образом, клиенты группы А обеспечивают 73 % общего товарооборота ЗАО «Агрофирма Оптина» и их доля в дебиторской задолженности составляет 56 %. Покупателям этой группы довольно эффективно предоставление товарного кредита, так как их доля в товарообороте превышает долю в совокупной дебиторской задолженности, чего нельзя сказать об оставшихся двух группах.

Подобное разделение клиентов на группы может быть использовано как ориентир для взаиморасчетов с ними, для принятия решений по дифференциации предоставляемых клиентам скидок, по максимальным объемам кредита, проценту необходимой предоплаты и т.д.

Возможно также проведение XYZ-анализа дебиторской задолженности. С помощью этого анализа выявляются тенденции изменения взаимоотношений с отдельными клиентами. Клиенты классифицируются по стабильности осуществляемых ими закупок, т. е. по значению коэффициента вариации выбранного показателя (например, объема реализации).

Определим коэффициент вариации объема реализации по каждому клиенту ЗАО «Агрофирма Оптина» по формуле:

, (3.2)

где vi- - коэффициент вариации для i-го клиента; Вi - товарооборот i-го клиента за соответствующий месяц I полугодия 2008 г.; В - среднее значение товарооборота за период; 6 - расчетный период, в мес. Результаты расчетов представим в таблице 3.7.

Таблица 3.7 Расчет коэффициентов вариации объемов реализации по клиентам ЗАО «Агрофирма Оптина» за I полугодие 2008 г.

Теперь нужно отсортировать объекты анализа по возрастанию значения коэффициента вариации и определить группы X, Y и Z.

Рекомендуемое распределение:

Группа X — объекты, коэффициент вариации по которым не превышает 10%.

Группа Y — объекты, коэффициент вариации по которым составляет 10-25%.

Группа Z — объекты, коэффициент вариации по которым превышает 25%

Таким образом, результаты XYZ-анализа по клиентам ЗАО «Агрофирма Оптина» будут следующими.

Наиболее стабильную величину закупок демонстрирует клиент № 1, так как только он попал в группу X с минимальным значением коэффициента вариации (5,71%). Группу Y составляют клиенты № 2 и № 6, а самой многочисленной является группа Z, в которую входят остальные 4 клиента изучаемой организации.

Итоговые результаты ABC-XYZ-анализа обобщаются в матрице, по вертикали которой указываются группы А, В, С, по горизонтали - X, Y, Z . (Приложение).

Таким образом, матрица распределяет всех дебиторов на 9 групп, каждой группе соответствует свой уровень надежности, который уменьшается по диагонали матрицы от левого верхнего угла к правому нижнему. Матрица позволяет сделать следующие выводы: для четырех из семи анализируемых клиентов характерна нестабильность закупок, причем у клиента № 2 она совмещается с высокой долей в товарообороте ЗАО «Агрофирма Оптина» — на него нужно обратить особое внимание при заключении дальнейших договоров.

У клиента № 1 самая высокая доля в дебиторской задолженности компании, но она вполне оправданна, поскольку он единственный входит в число стабильных клиентов по уровню закупок и у него высокая доля в общем товарообороте предприятия.

Результаты распределения клиентов по группам риска неплатежеспособности направляются главному бухгалтеру, который в свою очередь использует их при определении сомнительности того или иного долга.

После распределения всех дебиторов по группам с разным уровнем кредитного рейтинга финансовый менеджер работает над определением групповых условий коммерческого кредитования — определяет оптимальные стоимость кредита, срок кредитования и размер предоставляемого кредита.

Ключевым является определение оптимального срока кредитования (периода инкассации) дебиторской задолженности. При этом в условиях кризиса важна не столько сама продолжительность оборота дебиторской задолженности, столько то, чтобы она не оказалась более длительной, чем оборот кредиторской задолженности. В базе данных «1С: Бухгалтерия» накапливается вся необходимая информация, но требуется настроить в системе получение отчетов в соответствии с предложенными формами. Также необходимо дополнить структуру справочника «Контрагенты» полями о кредитном рейтинге клиента и условиях коммерческого кредитования. Эта информация должна впоследствии использоваться при заключении новых договоров с каждым покупателем.

При формировании условий коммерческого кредитования стоит понимать, что даже в условиях финансового кризиса предприятие не должно полностью отказываться от реализации продукции в рассрочку, так как это, скорее всего, вызовет резкое сокращение объемов продаж.

Анализ дебиторской задолжности будет лучше и организованней если на предприятии будет четкое распределение обязанностей.

Распределить обязанности в ЗАО «Агрофирма Оптина» предлагаем следующим образом:

1. Бухгалтер по учету дебиторов и кредиторов ежедневно регистрирует поступающие платежи, сверяется с базой данных на предмет просрочки платежа, начисления штрафов и пеней и формирует «Отчет о списании дебиторской задолженности» и «Реестр старения дебиторской задолженности» и направляет их вместе с «Уведомлением о нарушении срока оплаты и сумме начисляемых пеней» менеджеру по продажам, финансовому менеджеру и главному бухгалтеру по электронной почте.

2. Финансовый менеджер ежемесячно ранжирует клиентов по установленному алгоритму. При изменении статуса клиента (и соответственно условий отгрузки и оплаты) финансовый менеджер направляет менеджеру по продажам «Оповещение об изменении статуса клиента» и при необходимости — «Распоряжение о прекращении отгрузок данному клиенту».

3. Менеджер по продажам уведомляет клиента об изменении условий в рамках договора, напоминает о необходимости оплаты, проводит с ним встречи и переговоры, предлагает схемы погашения долга (график погашения, взаимозачет, оплата векселем). Кроме того, необходимо составить акт сверки (в двух экземплярах).

4. Юридический отдел в случае неудачного завершения переговоров с клиентом на основании заявления менеджера по продажам направляет должнику письмо с просьбой вернуть задолженность (заказное с уведомлением) и претензию.

5. Финансовый директор в случае, если выполнение этих процедур не приводит к погашению долга, принимает решение либо продать дебиторскую задолженность, либо заключить договоры цессии, факторинга, или же обращается в суд.

6. Главный бухгалтер несет ответственность за проведение инвентаризации дебиторской задолженности, формирование резервов по сомнительным долгам и документальное оформление списания безнадежных долгов с баланса организации.

Поскольку нам необходимо приглашать программиста по настройке программы «1С: Бухгалтерия» целесообразно просчитать затраты. Так, затраты по настройке программы «1С: Бухгалтерия» в соответствии с предложениями можно оценить, исходя из оплаты труда привлекаемого специалиста. Предположительно, на настройку одного отчета (с учетом внесения изменений в справочники) потребуется 1 рабочий день. Затраты составят: 800*8=6400 руб.

Реализация предложений по совершенствованию системы учета расчетов с покупателями и заказчиками позволит: обеспечить постоянный контроль за состоянием дебиторской задолжности, своевременное поступление достоверной и полной информации, выявление неплатежеспособных и недобросовестных плательщиков, определение политики предприятия в сфере предоставления кредита.

Выводы и предложения

По итогам проведенного исследования можно сделать следующие выводы.

1.Основной целью деятельности ЗАО «Агрофирма Оптина» является получение прибыли.

В ЗАО «Агрофирма Оптина» выпускается большой ассортимент продукции. Динамика всех видов продукции положительная. Основной удельный вес в структуре всей продукции в 2008 г занимает выпуск молока – 50,9%, 20,0% приходится на выпуск кисло-молочной продукции и 17,2% составляет выпуск кефира. В целом за анализируемый период абсолютный прирост выпущенной цельномолочной продукции составил 1438,7 тн., что соответствует 35,2%.

2. Абсолютный прирост выручки составил за отчетный период 358321 тыс. руб., что соответствует 50,4%.

Динамика прибыли ЗАО «Агрофирма Оптина» за период с 2006 по 2008 гг. также положительная. Так абсолютное увеличение валовой прибыли за отчетный период составило 8304 тыс. руб., что связано с ростом выручки от продаж. Далее, прибыль до налогообложения (бухгалтерская прибыль) увеличилась со значения 1048 тыс. руб. в 2006 г. до 4114 тыс. руб. в 2008 г., т.е. на 3066 тыс. руб. или в 3,9 раза. Значение показателя чистой прибыли ЗАО «Агрофирма Оптина» возросло на 2154тыс. руб. или в 3,7 раза.

3.Финансовое состояние организации имеет положительную динамику

Коэффициент текущей ликвидности (или коэффициент покрытия) за отчетный период повысился на 0,321, достигнув к концу 2008 г. 1,175. ЗАО «Агрофирма Оптина» полностью покрывает краткосрочные долговые обязательства ликвидными активами. Коэффициент автономии в 2006 г. составил 0,253, в 2007 г. — 0,392, в 2008 г. – 0,419 т.е. повысился на 0,166. Коэффициент маневренности для ЗАО «Агрофирма Оптина» составил -0,431 и 0,242 на начало и конец отчетного периода соответственно. Это означает, что на конец отчетного периода 24,2% собственных и приравненных к ним средств направлялось на пополнение оборотных активов организации. Коэффициент соотношения заемных и собственных средств свидетельствует, что в 2006 г. на каждый рубль собственных средств ЗАО «Агрофирма Оптина», вложенных в активы организации, приходилось почти три рубля заемных средств. Снижение показателя в отчетном периоде до 1,387 характеризует снижение зависимости фирмы от привлеченного капитала, т.е подтверждает рост финансовой устойчивости предприятия.

4. Дебиторская задолженность за отчетный период имеет тенденцию к увеличению - на 317 тыс. руб., что соответствует 1,8%. Она носит исключительно краткосрочный характер.

К концу 2008 г. в структуре дебиторской задолжности: доля расчетов с покупателями и заказчиками увеличивается до 52,2%, прочая задолженность снижается до 7,1%, а оставшиеся 40,7% приходятся на статью «авансы выданные».

Удельный вес среднегодовой величины дебиторской задолженности в составе всех активов предприятия в конце 2008 г. составлял 40,6% , а в составе оборотных активов - 59,5% в конце 2008 г. Высокая доля дебиторской задолженности в активах предприятия, означает наличие проблем, связанных с оплатой продукции и услуг ЗАО «Агрофирма Оптина», а также преимущественно неденежный характер расчетов.

5. Оборачиваемость дебиторской задолженности отражает следующее: ЗАО «Агрофирма Оптина» в 2006 г. с момента отгрузки готовой продукции (работ, услуг) покупателям до момента получения денежных средств на счета предприятия в банках требовалось 33,2 дня, в 2007 г. – 52,0 дня, в 2008 г. – 41,4 дня, т.е. чем ниже значение этого показателя, тем быстрее зачисляются денежные средства на счета предприятия в банках, тем эффективнее используются, в конечном счете, оборотные средства в целом.

Кредиторская задолженности ЗАО «Агрофирма Оптина» за отчетный период также возросла на 1874 тыс. руб.

К концу 2008 г в ЗАО «Агрофирма Оптина» сложилось практически оптимальное соотношением остатков дебиторской и кредиторской задолженности 2006 г. – 1,7 (31015 тыс. руб. / 18084 тыс. руб.); 2007 г. – 1,2 (32995 / 27591); 2008 г. – 1,8 (32889 / 18401).

В ЗАО «Агрофира Оптина» используется автоматизированная система бухгалтерского учета «1С: Бухгалтерия»

При отражении расчетов с покупателями и заказчиками и в управлении дебиторской задолжностью выявлены недостатки.

1. не создается резерв по сомнительным долгам,

2. недостаточно информации о списании дебиторской задолжности,

3. отсутствует кредитная политика,

4. нет четкого распределения функции по взысканию дебиторской задолжности.

Для устранения выявленных недостатков предложено:

1.создавать резерв по сомнительным долгам,

2.формировывать отчет о списании дебиторской задолженности покупателей и реестр старения дебиторской задолженности;

3.применять кредитную политику, основными элементами которой являются: формирование кредитного рейтинга клиентов и выработка условий коммерческого кредитования (при помощи ABC-XYZ анализа).

4. настроить программу «1С: Бухгалтерия» на формирование отчетов, необходимых для анализа и управления дебиторской задолжностью, а также для определения кредитного рейтинга покупателей и заказчиков.

5. распределить функции разных подразделений предприятия, отвечающих за продажи и взыскание задолженности.

Список используемой литературы

1. Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. №129 – Ф3.

2. Гражданский кодекс РФ. Часть 1 и 2, - М.: Проспект, 2008 – 480 с.

3. Налоговый Кодекс РФ Часть 1 и 2

4. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению. Утвержден Приказом Минфина СССР от 1 ноября 1991 г. №56, (ред. от 18.09.2006)

5. Федеральный закон от 21.11.1996 3129 –ФЗ (ред. От 03.11.2006), (ред от 27.10.2008).

6. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.1998 №34н (ред. От 26.03.2007)

7. Методические положения по оценке финансового состояния предприятий и установлению неудовлетворительной структуры баланса. Утверждено распоряжением Федерального управления №31-р от 12 августа 2008 г.

8. Абрамова А. С. Ошибки в расчетах с дебиторами и кредиторами // Бухгалтерский учет. № 6 март 2009.- С.9-13.

9. Анализ хозяйственной деятельности в промышленности. Учебник/Под ред. В.И. Стражева – Мн: Высш. Шк, 2008 г. – 398 с.

10. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учета. М.: экспертное бюро, 2007 г. – 351 с.

11. Галлеев М.Ш. Дебиторская и кредиторская задолженность: острые проблемы учета и налогообложения. - М.: ИНФРА-М, 2005. – 138 с.

12. Ивашкевич В. Б., Семенова И. М. Учет и анализ дебиторской и кредиторской задолженности. – М.: Изд-во «Бухгалтерский учет», 2003. – 241 с.

13. Пожидаева Т.А. Анализ финансовой отчетности : учебное пособие / Т.А. Пожидаева. - М.: КНОРУС, 2007. - 320 с.

14. Соколова Н. А. Анализ и управление дебиторской задолженностью в условиях финансового кризиса // Бухгалтерский учет. № 6 март 2009.- С.56-62.

15. Сотникова Л.В. Бухгалтерский и налоговый учет дебиторской и кредиторской задолженности. – М.: «Налоговый вестник», 2005. – 272 с.

16. Тарасова Е.Ю. Дебиторская задолженность: учет анализ, управление. –Владивосток: Изд-во «Дальпресс», 2007. – 112 с.

17. Уткина С.А. Типичные ошибки в бухгалтерском учете и отчетности. - Система ГАРАНТ, 2007. - 145 с.

18. Об улучшении расчетов в хозяйстве и повышении ответственности за их своевременное проведение Указ Президента РФ от 19 октября 2007 г. №1662.

19. О порядке ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах НДС: Постановление Правительства РФ от 29 июля 2007 г. №914.

20. Анализ бухгалтерского баланса предприятия: Методические рекомендации/ Сост. Л.А. Целоусова. – Киров, 2007г. – 32с.

21. Астахов В.П. Бухгалтерский (финансовый) учет: Учебное пособие. Издание 6-е, перераб. и доп. – Москва: ИКЦ "МарТ"; Ростов н/Д: Издательский центр "МарТ", 2005. – 960с.

22. Балабанов И.Т. Основы финансового менеджмента: Учебное пособие – М.: Финансы и статистика, 2006 г. – 480 с.

23. Бухгалтерский учет: Учебник/под ред. П.С. Безруких – 3-е издание, перераб. и доп. – М.: Бухгалтерский учет, 2008 г. – 624 с

24. Богатая И.Н., Хахонова Н.Н. Бухгалтерский учет. Серия "Учебные пособия". – Ростов н/Д: Феникс, 2006. – 608с.

25. Бухгалтерский учет: Учебник/А.С. Бакаев, П.С. Безруких, Н.Д. Врублевский и др.; Под ред. П.С. Безруких. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Бухгалтерский учет, 2006. – 719с

26. Богомолов А.М. Управление дебиторской и кредиторской задолженностью как элемент системы внутреннего контроля в организации // Современный бухучет, N 5, 2006.

27. Вещунова Н.Л., Фомина А.Ф. Бухгалтерский учет на предприятиях различных форм собственности. – СПБ: Издательский торговый дом "Герда", 2007 – 640 с.

28. Войко А.В., Оценка влияния дебиторской задолжности на формирование результатов предприятия , Финансовый менеждмент, 2004 - № 4, г с-37-42

29. Голомазова Л.А. Списание невостребованной дебиторской задолженности. / Бухгалтерский учет, 1998 г. - №6 – 24-26 с.

30. Гусева Т.А. Правовое регулирование безналичных расчетов , банковское право 2004 г № 3. – с 13-16

31. Ефимова О.В. Финансовый анализ 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Изд-во "Бухгалтерский учет, 2006 – 352 с.

32. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2007 – 584 с. ???????????????????

33. Карпова Т.П. Основы управленческого учета : Учебное пособие – М.: ИНФРА-М, 2008 – 392 с.

34. Кричевский Н.А. Как улучшить финансовое состояние предприятия. / Бухгалтерский учет – 2007, №12, 34 с.

35. Ложников И.Н. О порядке отражения в бухгалтерском учете организаций операций с векселями. / Главбух. Практический журнал для бухгалтеров. – 2006 г. - №7, - 4-15 с.

36. Лубяная В.С. Дебиторская и кредиторская задолженность. Бухгалтерский учет. Налоговые аспекты. / Налоговый вестник – 2006, №10 – 99 с.

37. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: 4-е изд. перераб. и доп. – Минск: ООО "Новое здание", 2003 – 688 с.

38. Новоселова Л.А. Денежные расчеты в предпринимательской деятельности. М., 1996.

39. Спиранов И.А. Правовое регулирование операций с банковскими картами. М., 2000.

40. Справочник финансиста предприятия— 4-е издание доп. и переработ— М.: ИНФРА-М, 2002 — 559 с

41. Федеральный закон "О внесении изменений и дополнений в часть II Налогового кодекса РФ и некоторые другие акты законодательства РФ о налогах и сборах, а также о признании утратившими силу отдельных актов (положений актов) законодательства РФ о налогах и сборах" (Федеральный закон от 06.08. 2001 № 110-ФЗ).

42. Положение о безналичных расчетах в РФ (ЦБ РФ от 12.04. 2001 №2-П).

43. Приказ "Об утверждении формы "Расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности организаций" №19н от 10 марта 2007г.

44. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 640с.

45. Николаева Г.А., Блицау Л.П. Бухгалтерский учет в торговле. – М.: "Издательство ПРИОР", 2006. – 352с.

46. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2010. – 656 с. ???????????????????

47. Указание ЦБ РФ от 20.06.2007г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (ред. от 28.04.2008г.). ??????????????????

Приложение

Матрица совмещения ABC и XYZ-анализа дебиторской задолженности