Реферат: Тарифно-квалификационные характеристики и должностные инструкции

Служебная должность - первичный элемент структуры управ­ления, отражающий сложившуюся систему разделения и коопе­рации труда внутри организации. Эффективность труда каждого работника во многом зависит от того, насколько четко определены его должностные обязанности, права, ответственность, служебные взаимоотношения. Все эти сведения отражаются в соответствую­щем документе - должностной инструкции.

Должностные инструкции - необхо­димое и действенное средство управления. Наличие должностных ин­струкций позволяет:

 исключить дублирование при выполнении определенных видов работ;

 обеспечить взаимодействие сотрудников, занимающих разные дол­жности, при решении производст­венных и управленческих задач;

 дать объективную оценку дея­тельности работника;

 обосновать необходимость наложения взысканий при невыполнении или некачественном исполнении работником возложенных на него обя­занностей.

При разработке должностных ин­струкций используются названия долж­ностей, предусмотренные в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94), из­данном Министерством труда России в 1995 г., а также должностные квалифи­кационные характеристики, содержащиеся в сборнике Министерства труда России "Тарифно-квалификаци­онные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих" (1996 г.), разработаном во испол­нение постановления Правительства Российской Федерации от 14 октября 1992 г. №785 "0 дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе Еди­ной тарифной сетки".

Перечень общеотраслевых должностей, на которые разра­ботаны тарифно-квалификационные характеристики, содержит наиболее типичные для бюджетных отраслей должности, та­рификация которых является сквозной в бюджетной сфере. В перечень включены характеристики должностей руководите­лей, характеристики должностей специалистов и характе­ристики должностей технических исполнителей.

По ряду должностей руководителей, предусмотренных в перечне (начальник отдела, главный специалист, руководи­тель учреждения, организации, предприятия), содержание выполняемых работ и требования к знаниям должны быть определены особо для каждой из отраслей бюджетной сферы.

В основу подготовки тарифно-квалификационных харак­теристик положены действующие в настоящее время харак­теристики квалификационного справочника должностей, до­работанные с учетом происходящих изменений в содержа­нии труда и требующейся квалификации работников.

В связи с введением поразрядной системы дифферен­циации оплаты труда осуществлен переход от квалификаци­онной к тарифно-квалификационной характеристике посред­ством включения в ее состав раздела "Требования к квали­фикации по разрядам оплаты труда", исходя из которых должна проводиться тарификация служащих.

Приведенные по общеотраслевым должностям служащих требования к квалификации по разрядам оплаты, установ­ленные в соответствии с принятыми критериями, следует ис­пользовать в качестве аналога при разработке соответствую­щих требований по специфическим отраслевым должностям руководителей, специалистов и других служащих, с тем чтобы соблюсти единые методические подходы, предусмот­ренные ЕТС.

В соответствии с постановлением Минтруда РФ от 20 января 1994 г. № 7 тарифно-квалификационные ха­рактеристики должностей служащих (руководителей, специалистов и технических исполнителей) являются нормативными документами, способствующими обеспе­чению рационального разделения труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, единства в определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований.

Тарифно-квалификационные характеристики служат ос­новой при разработке должностных инструкций для испол­нителей и содержат три раздела.

В разделе "Должностные обязанности" перечислены ос­новные функции, которыми могут быть полностью или час­тично наделены работники, занимающие конкретные долж­ности.

В разделе "Должен знать" содержатся основные требо­вания, предъявляемые к работнику в отношении специаль­ных знаний, а также знаний законодательных актов, по­ложений, инструкций и других руководящих и норматив­ных документов, методов и средств, которые работник дол­жен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

В разделе "Требования к квалификации по разрядам оплаты определены уровень профессиональной подготов­ки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требования к стажу работы, диф­ференцированные по каждому разряду или диапазону раз­рядов.

Дифференциация требований к квалификации по разря­дам оплаты обусловлена различиями в сложности выполняе­мых работ, исходя из уровня ответственности, разнообразия функций и других факторов, определяющих сложность вы­полняемых должностных обязанностей.

В тарифно-квалификационных характеристиках приво­дится перечень основных, наиболее часто встречающихся работ исходя из сложившегося в отраслях экономики разде­ления и кооперации труда. Конкретный перечень должност­ных обязанностей работников устанавливается должностны­ми инструкциями, которые разрабатываются и утверждают­ся в установленном порядке. При необходимости обязаннос­ти, включенные в характеристику по той или иной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями. В процессе совершенствования организации труда, внедрения технических средств, проведения мер по увеличению объема выполняемых работ, сокращению чис­ленности персонала возможно расширение круга обязаннос­тей работников по сравнению с установленными соответст­вующей характеристикой. В этих случаях работнику может быть поручено выполнение обязанностей, предусмотренных характеристиками для других должностей, родственных по содержанию работ, равных по сложности, выполнение кото­рых не требует иной специальности, квалификации, измене­ния должностного наименования.

Отнесение к разрядам оплаты руководителей предпри­ятий, учреждений, организаций, структурных подразделе­ний, находящихся на бюджетном финансировании, осущест­вляется на основе группировки по оплате труда руководите­лей исходя из масштаба и сложности руководства.

Группы по оплате труда для руководителей устанавлива­ются в зависимости от технико-экономических показателей, характеризующих их работу, а также от таких факторов, влияющих на труд руководителя, как численность подчи­ненного персонала, техническая вооруженность и др.

Показатели для отнесения учреждений, организаций, предприятий и структурных подразделений, находящихся на бюджетном финансировании, к группам по оплате труда руководителей устанавливаются соответствующими минис­терствами и ведомствами.

Тарифно-квалификационные характеристики распро­страняются на работников учреждений, организаций, пред­приятий независимо от их ведомственной принадлежности. В них представлены наиболее характерные для той или иной должности виды работ. Поэтому при разработке долж­ностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в кон­кретных организационно-технических условиях. Одновре­менно определяются требования к необходимому профилю подготовки работников.

Должностные обязанности, требования к знаниям и ква­лификации специалистов, а также заместителей руководите­лей подразделений определяются на основе соответствую­щих тарифно-квалификационных характеристик.

Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям тарифно-квалифи­кационных характеристик определяется аттестационной комиссией согласно действующему положению о порядке проведения аттестации руководителей, специалистов и дру­гих служащих учреждения, организации, предприятия.

Лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в требованиях к квалификации по разрядам оплаты, но обладающие достаточным практичес­ким опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомен­дации аттестационной комиссии могут быть в порядке ис­ключения назначены на соответствующие должности. Им допустимо устанавливать разряд оплаты в пределах предус­мотренного диапазона разрядов для данной должности на­равне с лицами, имеющими специальную подготовку и стаж работы.

Разрабатывая должностные инст­рукции, важно соблюдать единый под­ход к их построению, формулировке содержания разделов, последова­тельности изложения текста. Инст­рукции должны содержать перечень всех обязанностей и полномочий ра­ботника в кратких и четких фор­мулировках с однозначным толкова­нием, учитывать меняющиеся условия деятельности организации. Как нор­мативный документ должностная ин­струкция определяет организа­ционно-правовое положение работ­ника и его взаимоотношения с другими сотрудниками предприятия. Инструкцию разрабатывает руководитель структурного подразделения, он же и подписывает. При отсутствии структурных подразделений текст ин­струкции составляет специалист, зани­мающий данную должность, соответ­ственно он и подписывает.

Должностные инструкции относят­ся к документам, подлежащим утверждению, и, как правило, утверж­даются руководителем организации или его заместителем, курирующим работу кадровой службы. Во многих организациях принято согласовывать должностные инструкции с юридической службой, что следует признать положительной практикой, позволяю­щей существенно улучшить качество данного документа и привести его в соответствие с действующим законо­дательством о труде. Должностная инструкция доводится до сведения ра­ботника под расписку.

Унифицированная форма должно­стной инструкции содержится в "Сбор­нике плакатов и учебных форм основ­ных организационно-распорядитель­ных документов", являющемся состав­ной частью Государственной системы документационного обеспечения уп­равления (1991г.). Инструкция офор­мляется на общем бланке органи­зации с угловым расположением рек­визитов. К реквизитам бланка долж­ностной инструкции относятся: наиме­нование вышестоящей организации (при наличии у предприятия ведом ственной подчиненности), наименова­ние организации (предприятия), назва­ние вида документа (должностная инструкция), дата регистрации инструкции, регистрационный индекс (номер), место составления документа.

Порядок расположения реквизи­тов организационно-распорядительных документов и правила их офор­мления закреплены ГОСТОМ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Систе­ма организационно-распоря­дительной документации. Тре­бования к оформлению доку­ментов". Согласно ГОСТУ, дата в документах пишется тремя парами арабских цифр (при­мер: 01.10.97), а реквизит "Место составления докумен­та" это название местности, где расположена организация, с учетом административно-территориального деления, например: Москва, г. Рязань, г. Красногорск Московской обл., п. Строитель Мытищинского района Московской обл.

В графе утверждения дол­жностной инструкции, прос­тавляемой в правом верхнем углу листа документа, указыва­ется должность руководителя, утвердившего документ, и дает­ся расшифровка его личной подписи (два инициала перед фамилией без скобок). Руко­водитель, утверждающий инст­рукцию, должен не только рас­писаться в графе утверждения, но и поставить от руки дату ут­верждения документа.

В левом верхнем углу лис­та документа, под реквизитами бланка, располагается рекви­зит "Заголовок к тексту", ко­торый показывает, на какую долж­ность составлена инструкция, т.е. назы­вает эту должность (категорию служащего).

В унифицированной форме долж­ностной инструкции, согласно ГСДОУ, отражена струк­тура текста этого документа, включаю­щая следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения. Связи по должности.

В ГСДОУ рекомендовано включать в должностную инструкцию раздел «Оценка работы», в котором должны быть перечислены критерии оценки степени выполнения работником своих функций и обязанностей, исполь­зования прав и т.д. Основными критериями при этом являются качество работы и своевременность ее выполнения, а качество работы опре­деляется в первую очередь выполнением обязанностей, возложенных на работника в должностной инструкции.

Раздел «Общие положения» дол­жен содержать: основные сведения о должности; наименование подразделения, в котором работает сот­рудник, занимающий данную долж­ность; его непосредственную подчиненность; порядок приема на работу и порядок увольнения; порядок заме­щения сотрудника при его отсутствии; перечень законодательных, норма­тивных и методических материалов, которыми сотрудник должен руко­водствоваться в своей деятельности; квалификационные требования к претенденту на данную должность, т.е. требования к уровню образования и стажу работы.

В разделе «Функции» опреде­ляются основные направления деятельности работника, тот участок работы, за который он несет ответственность.

В разделе «Должностные обя­занности » перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста, ука­зывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, ут­верждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, кон­тролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.

В разделе «Права» описы­ваются полномочия работника, необходимые для выполнения предписанных ему действий. Здесь указываются такие пра­ва работника, как право при­нятия решений, получения ин­формации, необходимой для работы, право визирования документов и участия в их подго­товке и обсуждении и т.п. Ра­ботник должен быть наделен правом требовать от других сотрудников организации своевременного и качественного исполнения определенных дей­ствий.

Виды и формы ответствен­ности должностного лица за результаты и последствия сво­ей деятельности, а также за не­принятие своевременных мер по определенным вопросам служебной деятельности, если они относятся к кругу его обязанностей, описываются в разделе «Ответственность». Нап­ример, специалист по работе с кадрами несет ответственность за: нарушение действующего законодательства при приеме, переводе и увольнении сотруд­ников; нарушение инструкции по ведению трудовых книжек при их заполнении; несвоевремен­ную выдачу трудовых книжек работникам при увольнении; бестактное, грубое отношение к работникам организации и гражданам, обращающимся в кадровую службу.

Раздел «Взаимоотношения» дол­жен четко показывать служебные вза­имосвязи сотрудников, и прежде всего взаимный обмен документацией меж­ду должностными лицами внутри ор­ганизации, а также между должност­ным лицом и сторонними организаци­ями. Данный раздел лучше пред­ставлять в табличной форме, включа­ющей три графы:

первая графа: круг должностных лиц, структурных подразделений и сторонних организаций, с которыми обменивается документацией сотрудник;

вторая графа: что получает сот­рудник от других должностных лиц, структурных подразделений и сто­ронних организаций;

третья графа: что передает сот­рудник другим должностным лицам, структурным подразделениям и сто­ронним организациям.

При необходимости во второй и третьей графах таблицы могут быть указаны дополнительные характе­ристики процессов обмена инфор­мацией: периодичность представления сведений, объем подготавливаемой документации, вид носителя информации и т.д.

Раздел «Организация работы и критерии оценки деятельности» помимо организационных вопросов (режим или график работы сотрудника, по­рядок контроля за его деятельностью, совмещение разных видов работ и т.п.), должен содержать параметры оценки результатов труда сотрудника для объективной его характеристики как специалиста.

Только качественно составленный перечень критериев оценки деятельно­сти работника может служить основой для решения вопросов профессио­нальной пригодности работника, его соответствия занимаемой должности и служебного роста, а также для применения на практике к некачественно работающему специалисту соответ­ствующих статей КЗоТ РФ для осво­бождения его от занимаемой должно­сти (например, п. 2 ст. 33 КЗоТ РФ обнаружившееся несоответствие ра­ботника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие не­достаточной квалификации).

После утверждения должностной инструкции она в обязательном по­рядке доводится до сведения работ­ника, занимающего данную должность. Этот факт фиксируется с помощью от­метки "С инструкцией ознакомлен" и подтверждается личной подписью работника с указанием даты ознаком­ления.

Приказ о внесении изменений издается при необходимости перерасп­ределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д.

Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

при изменении наименования организации или структурного подразделения;

при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность (т.е. при увольнении прежнего работника и замене его другим), если инструкция, в виде исключения, была именной и содержала в заголовке к тек­сту фамилию и инициалы бывшего работника.

Распределение должностных обязанностей между руководящими ра­ботниками организации устанавливается распорядительным документом - приказом директора.

Список используемой литературы.

1. Государственная система документационного обеспечения управлением. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

2. В.И.Андреева. «Делопроизводство в кадровой службе».

3. «Книга работника кадровой службы».

Приложение.

Заместителя начальника отдела

эксплуатации информационных технологий

Управления разработки и внедрения информационных технологий

НОВИКОВОЙ НАТАЛИИ АЛЕКСАНДРОВНЫ.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Заместитель начальника отдела эксплуатации информационных технологий (далее по тексту - Отдел) Управления разработки и внедрения информационных технологий (далее - Управление) Комитета труда и занятости Правительства Москвы (далее - Комитет) осуществляет выполнение конкретных задач, определенных начальником Отдела, Положением об Отделе и возложенных на него настоящей должностной инструкцией.

1.2. Заместитель начальника Отдела назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом председателя Комитета по представлению начальника Отдела по согласованию с начальником Управления и заместителем председателя Комитета по подчиненности.

1.3. Заместитель начальника Отдела подчиняется в своей деятельности начальнику Отдела и начальнику Управления.

1.4. Заместитель начальника Отдела руководствуется в своей работе действующим законодательством о труде и занятости Российской Федерации, Положением о Комитете, приказами и распоряжениями Комитета, Положением об Отделе, Положением об Управлении, распоряжениями начальника Отдела, начальника Управления и настоящей инструкцией.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Основной задачей заместителя начальника Отдела является организация своевременного и качественного выполнения, а также непосредственное участие в выполнении работы по закрепленному за ним направлению в соответствии с Положением об Отделе и настоящей инструкцией.

2.2. Самостоятельно и совместно со специалистами других отделов Управления поддерживает работу вычислительной техники, программных средств и сетей.

2.3. Обеспечивает сопровождение, поддержку и обновление стандартных и разработанных специалистами Комитета программных средств.

2.4. Сопровождает сетевые пользовательские программы и организует резервное копирование баз данных пользовательских программ.

2.5. Осуществляет администрирование локальной вычислительной сети.

2.6. Производит резервное копирование основной служебной и пользовательской информации с серверов.

2.7. В отсутствие начальника Отдела выполняет обязанности начальника Отдела.

2.8. Осуществляет консультационно-методическую помощь работникам структурных подразделений Комитета, входящую в компетенцию Отдела.

2.9. Изучает, анализирует и вносит предложения по приобретению новых программно-технических средств.

2.10. Составляет отчеты и справки информационно-аналитического характера по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

2.11. Осуществляет контроль за движением входящих и исходящих документов.

2.12. Выполняет другие поручения начальника Отдела и начальника Управления.

3. ЗАМЕСТИТЕЛЬ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА ДОЛЖЕН ЗНАТЬ И УМЕТЬ ИСПОЛЬЗОВАТЬ

3.1. Положение об Управлении и Положение об Отделе.

3.2. Основы трудового законодательства, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности.

3.3. Технико-эксплуатационные характеристики, конструктивные особенности, назначение и режимы работы вычислительной техники, правила технической эксплуатации.

3.4. Технологию автоматизированной обработки информации, виды технических носителей информации, методы классификации и кодирования.

3.5. Операционную систему DOS, WINDOWS и сетевую операционную систему NOVELL..

3.6. Английский язык со словарем.

4. ПРАВА

Заместитель начальника Отдела имеет право:

4.1. Запрашивать у руководителей структурных подразделений Комитета информацию по профилю своей деятельности.

4.2. Вносить предложения начальнику Отдела о совершенствовании своей работы и работы других сотрудников Отдела.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. Заместитель начальника Отдела несет персональную дисциплинарную и иную предусмотренную действующим законодательством ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение настоящей должностной инструкции.

6. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В

ДОЛЖНОСТНУЮ ИНСТРУКЦИЮ

6.1. Внесение изменений и дополнений в должностную инструкцию осуществляется по представлению начальника Отдела по согласованию с Нормативно-правовым управлением и начальником Управления и утверждается заместителем председателя Комитета по подчиненности.