Санкт-Петербургский Государственный Университет Технологии и Дизайна
Северо-Западный институт печати
Практическая работа №2
по дисциплине
Основы управления качеством в полиграфии
«Разработка стандартов типографии в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001-2008»
Выполнила студентка группы Т-6
Мушкова Ю.А.
Проверил Шиков А. Н.
Санкт-Петербург
2009 год
СТП Н-СМК-003-2009
Утверждаю
Генеральный директор
ООО «Корпорация РАЙЗ»
_____________ Б.Л. Гуревич
« »____________2009г.
СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ
Управление документацией предприятия
Дата введения_______________________
Учтенный экземпляр № ______________
ООО «Корпорация РАЙЗ»
Санкт-Петербург
2009
СТП Н-СМК-003-2009
ПРЕДИСЛОВИЕ
1 Разработан ООО «Корпорация РАЙЗ».
2 Утвержден и введен в действие приказом №___ генерального директора от
« »_________________20 г.
3 Введен впервые.
СТП Н-СМК-003-2009
СОДЕРЖАНИЕ
л
Введение.....................................................................................................................................................4
1 Область применения и сфера действий............................................................................................... 4
2 Нормативные ссылки.............................................................................................................................4
3 Термины и определения.........................................................................................................................4
4 Обозначения и сокращения...................................................................................................................4
5 Общие положения...............................................................................................................................4-5
6 Идентификация записей ……………………………………………………………………………5-7
7 Хранение записей ……………………………………………………………………………………..7
8 Ответственность……………………………………………………………………………………….7
Лист согласования……………………………………………………………………………………….8
Лист ознакомления с СТП Н-СМК-003-2009 (редакция 1) и изменениями к нему……………… 9
Лист регистрации изменений …………………………………………………………………………10
Предприятие
|
Документ |
№ листа |
Всего листов |
Изменения |
ООО «Корпорация РАЙЗ»
|
СТП Н-СМК -003-2009 |
3 |
10 |
№ |
Дата |
Введение
Настоящий стандарт разработан в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001 (п.4.2.4).
1 Область применения и сфера действия
1.1 Стандарт устанавливает требования и порядок управления записями СМК.
1.2 Стандарт распространяется на все подразделения организации.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие документы:
ГОСТ Р ИСО 9000-2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.
ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования.
3 Термины и определения
В настоящем стандарте использованы следующие термины:
Данные
– любые сведения, показатели, полученные в ходе деятельности организации.
Запись
– документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.
Информация –
значимые данные (сведения, показатели,
на основе которых производится оценивание результатов и состояния деятельности, осуществленной в соответствии с требованиями СМК).
Несоответствие
– невыполнение требования.
Корректирующее действие –
действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации (ГОСТ Р ИСО 9000).
Предупреждающее действие
– действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой нежелательной ситуации.
Регистрация данных
–занесение данных в установленную форму с целью их учета и придания официального статуса.
Форма
– документ, используемый для регистрации записей, требуемых СМК .
Примечание: форма становится отчетом после введения данных.
Процедура
– установленный способ осуществления деятельности или процесса.
4 Обозначения и сокращения
В настоящем стандарте использованы следующие обозначения и сокращения:
ГОСТ Р – национальный стандарт;
ИСО – международная организация по стандартизации;
СМК – система менеджмента качества;
СТП – стандарт предприятия;
НД – нормативный документ.
5 Общие положения
5.1 Созданные документы СМК устанавливают порядок выполнения работ, а также полномочия, ответственность и функции персонала и его взаимодействие. При этом важен обмен информацией между сотрудниками и подразделениями, а также документирование выполнения работ.
Управление документацией осуществляется в соответствии с правовыми и нормативными документами.
Официальным языком документов является русский язык.
Предприятие
|
Документ |
№ листа |
Всего листов |
Изменения |
ООО «Корпорация РАЙЗ»
|
СТП Н-СМК -003-2009 |
4 |
10 |
№ |
Дата |
Основное требование к документации - соответствовать Политике, Целям. Планам и проходить постоянную актуализацию, а так же обеспечить сохранность и доступ к данным с целью реализации возможности анализа и статистической обработки для улучшения СМК.
Процессы по управлению документами СМК составляют жизненный цикл документа; разработка, внедрение, актуализация, хранение, изъятие и аннулирование. Документация СМК ООО «Корпорация РАЙЗ» представлена на носителях двух видов: бумажные и электронные
5.2Для получения достоверной информации о состоянии СМК во всех подразделениях должны фиксироваться фактические данные о качестве продукции, проведенной работе и достигнутых результатах деятельности, т.е. вестись записи о качестве.
Записи о качестве - особый вид документов, которыми необходимо управлять в соответствии с требованиями, изложенными в настоящем стандарте.
5.3 Руководители процессов при разработке процедур определяют необходимость ведения записей о результатах работы или свидетельствах выполнения работ.
5.4 Управление записями включает следующие виды деятельности:
- идентификация данных;
- обеспечение доступа для использования;
- актуализация данных о качестве;
- восстановление записей;
- сохранение записей;
- изъятие записей из обращения .
5.5 Записи могут осуществляться на бумажном и электронном носителе.
5.6 Записи на бумажных носителях могут вестись от руки чернилами или шариковой ручкой, либо машинным способом и должны быть разборчивы. Записи карандашом не допускаются (исключения составляет только запись об отсутствии изменений во внешней НД). В случае исправления ошибок при осуществлении записей исправление данных должно подтверждаться личной подписью лица, проводившего исправление.
5.7 Для ведения записей разработаны формы документов (бланки, журналы), которые определены в соответствующих документах СМК.
5.8 Записи на электронных носителях должны быть защищены от преднамеренного изменения или уничтожения (резервное копирование, изготовление бумажных копий и т.д.). Способ защиты определяет руководитель подразделения.
6 Идентификация записей
6.1 Идентификация записей с целью обеспечения узнаваемости и прослеживаемости обеспечивается их индивидуальными отличительными признаками: обозначением, наименованием, составом подписей, датами подписания или утверждения.
Примечание - основным отличительным признаком является обозначение и наименование, обеспечивающие отождествление записи с определенным подразделением организации.
6.2 Различают два вида записей:
- типовые (в соответствии с требованиями НД, утвержденные государственными организациями или вышестоящими организациями),
- разработанные и утвержденные сотрудниками организации.
Эта форма документа разрабатывается, пересматривается, отменяется и утверждается руководителем подразделения, непосредственно работающим с документом.
6.3Документу, содержащему записи, присваивается обозначение начальником подразделения совместно с менеджером по качеству.
Обозначение формируется следующим образом:
- первые две буквы - являются индексом подразделения (например, КО – коммерческий отдел);
- затем идет порядковый номер документа в подразделении - до трех знаков, (например, 001, 010, 100);
Предприятие
|
Документ |
№ листа |
Всего листов |
Изменения |
ООО «Корпорация РАЙЗ»
|
СТП Н-СМК -003-2009 |
5 |
10 |
№ |
Дата |
- затем в скобках указывается номер редакции (начиная со второго номера).
Пример обозначения формы документа коммерческого отдела: КО-003(редакция 2).
При присвоении обозначения журналу прибавляется буква Ж к группе букв, обозначающих индекс подразделения ( например, КО-Ж-001).
При присвоении обозначения форме предоставления данных для анализа результативности процесса прибавляются буквы АД к группе букв, обозначающих индекс подразделения (например, КО-АД-001).
При присвоении обозначения реестру документов к группе букв, обозначающих индекс подразделения, прибавляется буква Р (например, КО-Р-001).
6.4 Образцы форм с присвоенными обозначениями хранятся у руководителя подразделения, которое использует заполняемые формы в работе.
Например, образец документа с обозначением КО-001 хранится в коммерческом отделе.
В каждом подразделении ведется реестр форм, используемых в работе, с приложенными к нему образцами форм. Ответственность за формирование реестра и его актуальность несет руководитель подразделения.
На образце формы ставится штамп «Образец», гриф «Утверждаю», подпись руководителя подразделения с расшифровкой подписи, дата утверждения (введения в действие).
При отмене формы на образце ставится штамп «Отмена», подпись руководителя подразделения с расшифровкой, дата отмены.
При пересмотре формы первоначальная редакция формы отменяется, а в обозначении формы, разработанной взамен, изменяется номер редакции.
Учтенные копии форм раздаются заинтересованным должностным лицам руководителем подразделения. Выдача учтенных копий форм фиксируется на оборотной стороне образца формы с указанием номера учтенной копии, даты выдачи, подписи лица, получившего копию, с расшифровкой.
6.5 Идентификационные записи
6.5.1 К таким записям относятся:
-обозначение, присваиваемое заполняемым формам;
-обозначение, присваиваемое внутренним документам СМК;
-штампы и надписи, идентифицирующие статус документа (например, «Контрольный экземпляр);
- сведения о наличии изменений во внешних и внутренних документах СМК;
- этикетки, наносимые на поверенные средства измерений и аттестованное испытательное оборудование, идентифицирующие статус оборудования;
6.5.2 Присвоение обозначений формам записей, разработанным в организации, производится менеджером по качеству в соответствии с требованиями СТП Н-СМК-002-2009.
6.5.3 Сведения о наличии (внесении) изменений во внешний нормативный документ наносятся вручную шариковой ручкой на титульный лист контрольного экземпляра документа, а также на учтенные экземпляры документов.
Исключение из общего правила составляет только нанесение надписи «б/и» (без изменений), которая наносится карандашом только на контрольный экземпляр внешнего нормативного документа. При вводе в действие изменения к документу, надпись «б/и» стирается, и уже чернилами наносится отметка об изменении, как на контрольный, так и на учтенный экземпляр документа. Проверка экземпляра нормативного документа на наличие изменений и действие производится менеджером по качеству на основании ежегодного указателя стандартов и информационных указателей стандартов, выходящих ежемесячно.
Сведения о наличии изменений во внутренний документ СМК вносятся в соответствии с требованиями СТП Н-СМК-002-2009.
Предприятие
|
Документ |
№ листа |
Всего листов |
Изменения |
ООО «Корпорация РАЙЗ»
|
СТП Н-СМК -003-2009 |
6 |
10 |
№ |
Дата |
6.5.4 Этикетки, идентифицирующие статус оборудования, наносятся на единицу оборудования на бумажном носителе машинным способом, но только в том случае, когда при поверке/аттестации выдается свидетельство или аттестат. Если поверенное средство измерения (или аттестованное измерительное оборудование) подлежит клеймению, то тогда этикетка не наносится. В этикетке отражена следующая информация:
- наименование средства измерения или измерительного оборудования;
- заводской или инвентарный номер;
- основные технические характеристики (при необходимости);
- номер свидетельства о поверке (аттестата);
- дата выдачи и срок действия документа;
- дата следующей поверки/аттестации.
7 Хранение записей
7.1 Хранение записей осуществляется в подразделениях организации в соответствии с выполняемым видом деятельности.
7.2. Срок хранения записей устанавливают разработчики. При отсутствии указанных сроков хранения записи хранятся не менее трех лет.
7.3 Ответственность за сохранность записей несут руководители подразделения- исполнителя.
После окончания срока хранения они изымаются и уничтожаются.
7.4 Контроль за изъятием и уничтожением записей осуществляют руководители подразделений, отвечающие за их ведение.
8 Ответственность
8.1 Координацию и контроль выполнения работ по ведению записей в целом по организации осуществляет менеджер по качеству (контроль – при проведении внутреннего аудита).
8.2 Ответственность за организацию, выполнение работ и осуществлению контроля по управлению записями в подразделениях несут руководители подразделений.
Предприятие
|
Документ |
№ листа |
Всего листов |
Изменения |
ООО «Корпорация РАЙЗ»
|
СТП Н-СМК -003-2009 |
7 |
10 |
№ |
Дата |
Лист согласования
Разработчик:
Менеджер по качеству _______________
Согласовано:
Заместитель генерального директора по НПР _____________
Зам. генерального директора ______________
Главный инженер ______________
Начальник производства _______________
Начальник ОТК _______________
Начальник коммерческого отдела ________________
Предприятие
|
Документ |
№ листа |
Всего листов |
Изменения |
ООО «Корпорация РАЙЗ»
|
СТП Н-СМК -003-2009 |
8 |
10 |
№ |
Дата |
Лист ознакомления с СТП Н-СМК-003-2009 и изменениями к нему
наименование структурного подразделения
ФИО,
должность
|
СТП __________________
|
Изв.об изм. № __
Дата введения
« »_________20 г.
|
Изв.об изм. № __
Дата введения
« »_________20 г.
|
дата |
подпись |
дата |
подпись |
дата |
подпись |
Предприятие
|
Документ |
№ листа |
Всего листов |
Изменения |
ООО «Корпорация РАЙЗ»
|
СТП Н-СМК -003-2009 |
9 |
10 |
№ |
Дата |
Лист регистрации изменений______________________________
обозначение документа СМК
Номер
изм.
и дата
введения
|
Номера листов |
Всего
листов
в
документе
|
Название и номер распорядительного документа |
Подпись лица, разославшего документ |
Дата рассылки документа |
изме-ненных |
замененных |
новых |
анну-лированнных |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
Предприятие
|
Документ |
№ листа |
Всего листов |
Изменения |
ООО «Корпорация РАЙЗ»
|
СТП Н-СМК -003-2009 |
10 |
10 |
№ |
Дата |
|