Реферат: Виды технологических систем обработки и хранения документов

Содержание

Введение……………………………………………………………………………3

1. Виды обработки документов………………………………………………….. .5

2. Обработка поступивших и отправляемых документов………………………8

2.1. Учет конфиденциальных документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам……………………………… 11

3. Формирование и хранение конфиденциальных дел…………………………20

3.1. Особенности составления и ведения номенклатуры дел………………….20

Заключение………………………………………………………………………..24

Список использованной литературы…………………………………………….25

Введение

В открытом делопроизводстве документооборот предприятия определяется как движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В соответствии с этим определением движение поступивших документов начинается с момента их получения, однако до регистрации документы проходят стадии предварительного рассмотрения, распределения, определения состава документов, не подлежащих регистрации, доклада документов руководству, передачи части из них в структурные подразделения. В конфиденциальном делопроизводстве предварительное рассмотрение, передача по назначению и другие работы с поступившими документами осуществляются тоже с момента их получения, но до начала движения они должны быть учтены. Следовательно, движение поступивших конфиденциальных документов начинается после того, как они учтены. Изданные на предприятии открытые документы включаются в документооборот с момента их создания. Документ считается созданным только тогда, когда он подписан (утвержден). После подписания производится регистрация и начинается движение документа. Поэтому фактически документ включается в документооборот с момента его регистрации. В конфиденциальном делопроизводстве изданные документы включаются в документооборот тоже с момента их учета. Но учет документов осуществляется не после подписания, а на стадии подготовки их проектов. С момента учета до подписания документы находятся в движении (прием-передача между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства, визирование), то есть они уже включены в Документооборот. Поэтому применительно к конфиденциальным документам неправомерно говорить, что они включаются в документооборот с момента их создания. Движение документов выделенного хранения также начинается после их учета. В приведенном определении открытого документооборота движение документов завершается окончанием исполнения или отправкой.

В конфиденциальном делопроизводстве движение поступивших и изданных документов завершается их отправлением, подшивкой в дело или переводом на учет документов выделенного хранения. Движение документов выделенного хранения заканчивается их отправлением, уничтожением или передачей на архивное хранение. С учетом всего сказанного, можно дать определение конфиденциального документооборота как движение конфиденциальных документов" момента их учета до отправления, подшивки в дело или перевода на учет выделенного хранения поступивших и изданных документов и до отправления, уничтожения или передачи на архивное хранение документов выделенного хранения. Целью и открытого, и конфиденциального документооборота является обеспечение исполнения и использования документов. В процессе движения документов нужно создавать условия для сохранности документов, ибо их утрата исключает возможность исполнения и использования. Вместе с тем важной отличительной чертой и особенностью конфиденциального документооборота является необходимость защиты документов от несанкционированного доступа к ним с целью предотвращения утечки конфиденциальной информации. Поэтому организация конфиденциального документооборота должна строиться на основе следующих принципов: разрешительной системы доступа к конфиденциальным доку-ментам; исключения несанкционированного доступа к конфиденциальным документам; целенаправленного регулирования процессов движения кон-фиденциальных документов; исключения инстанций прохождения конфиденциальных документов и действий с ними, не обусловленных характером и порядком исполнения документов; фиксированной передачи конфиденциальных документов; обеспечения своевременного и качественного исполнения конфиденциальных документов; персональной и обязательной ответственности за выдачу неправомерных разрешений на ознакомление с конфиденциальными документами и на их отправление.

1.Виды обработки документов.

Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документационной информации, её быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленный сроки с наименьшими затратами. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Документооборот можно разделить не следующие этапы:

- экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию

- предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.

- регистрация

- рациональной движение документов внутри организации

- обработка исполненных и отправленных документов.

Обработка корреспонденции, поступающей в организацию должна осуществляться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего отдела и др.). при получении корреспонденции прежде всего должна быть проверена правильность её доставки и целостность упаковки. При необходимости с документами следует приложить перечень выявленных дефектов. Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "лично", документы на машинных носителях, а также адресованные общественным организациям. На всех поступающих документах для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют нумерационные бланки или "шахматки", вычеркивая из них использованные номера Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах. Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождения ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Экспедиционная обработка должна проводится в день поступления документов или в первый рабочий день при поступлении их в нерабочий дни.

Следующий этап обработки поступивших документов - их предварительное рассмотрение, которое обычно поручается самому опытному сотруднику службы документационное обеспечение управления. При оценке поступившего документа учитывается: важность его содержания; сложность; и новизна поставленных вопросов; авторство; реальная срочность исполнения документа; вид документа; закон, распоряжения, письмо, отчет и т.д.. на стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и типовым сопроводительным письмом направляются по назначению. После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документах вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и их исполнению следует привлечь руководство организации. Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время (при необходимости делают копии). Служба документационного обеспечения должна быть уведомлена: кому документ определен руководством на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции. После введения в информационно-поисковую систему сведений о поступивших документах, т.е. регистрации, документы передаются исполнителям.

При внедрении автоматизированной системы регистрации документов должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

Процесс регистрации - снятия с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения.

Из документа выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения, входящий номер (индекс); дата документа, индекс документа; автор, заголовок; резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполн), номер дела (куда помещен документ после исполнения).

- Формы регистрации могут быть: журнальная, карточная, автоматизированная, электронная.

Передача документов внутри организации между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, и если это не возможно - составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущий информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений не собрания, заседания.

Обработка и отправка документов проводится централизованно или секретарем-референтом или в экспедиции (экспедитором). Получив документ к отправке прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие подписи; наличие даты; заголовок; правильность адресования (адреса), наличие всех страниц в документе. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу.

2. Обработка поступивших и отправляемых документов

В процессе обработки поступивших конфиденциальных доку­ментов решаются следующие задачи защиты информации и ее носи­телей:

- не допустить попадания в данную фирму конфиденциальных документов других фирм и организаций;

- убедиться, что конверты, пакеты с конфиденциальными документами не вскрывались на пути следования от отправителя до адресата;

- предотвратить утрату документов после вскрытия пакета;

- исключить возможность Ознакомления технических работников фирмы с конфиденциальными документами;

- исключить возможность ознакомления любых работников фир­мы с конфиденциальными документами, имеющими пометку «Лич­но»;

- не допустить утерю документов и их частей за счет неполного изъятия их из конвертов;

- убедиться в комплектности документа, наличии всех листов, экземпляров и иных частей, отсутствии факта подмены документа.

Пакеты, конверты, содержащие конфиденциальные документы, поступают из почтового отделения связи (ценные, заказные и про­стые отправления), от курьеров учреждений и фирм, от посетителей. Эти документы могут также приходить по факсимильной связи, эле­ктронной почте, по телеграфной и телетайпной связи.

Трудность выделения конфиденциальных документов из общего потока корреспонденции состоит в том, что на пакетах, конвертах и часто на самих документах не ставится гриф конфиденциальности. Объясняется это не только сугубо индивидуальным подходом к при­своению информации статуса конфиденциальной, но и нежеланием отправителя обращать внимание посторонних лиц на гриф ограни­чения доступа.

Учитывая эту особенность, вскрытие конвертов, предваритель­ное рассмотрение и распределение всей поступающей корреспонден­ции выполняется квалифицированным сотрудником службы конфи­денциальной документации фирмы, хорошо знающим структуру фирмы, функции структурных подразделений и сотрудников, состав конфиденциальной информации. Документы, поступающие по ли­ниям факсимильной связи, также просматриваются этим сотрудни­ком с целью определения возможной их конфиденциальности.

Сотрудник вскрывает все пакеты, конверты, бандероли (кроме имеющих пометку «Лично»), проверяет правильность адресования и комплектность документов. Поступившие документы он делит на две группы: имеющие гриф или какую-либо отметку ограничения досту­па и не имеющие такой отметки.

Документы второй группы сравниваются с перечнем документов фирмы, отнесенных к категории конфиденциальных. Подобный перечень регулярно корректируется в соответствии с изменениями в деятельности фирмы, появлением новых видов работы, составлен­ными прогнозами и планами. При совпадении наименования или темы поступившего документа с одной из позиций перечня на доку­менте ставится гриф ограничения доступа необходимого уровня кон­фиденциальности. Одновременно ставится срок действия грифа и условия его снятия, указанные в перечне.

Если документ поступил с грифом ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в случае, когда данный документ не входит в указанный выше перечень. Гриф может быть изменен толь­ко в сторону повышения уровня конфиденциальности, потому что фирма обязана защищать не только свои секреты, но и секреты всех юридических и физических лиц, установивших контакт с данной фирмой.

Все поступившие конфиденциальные документы подлежат не­медленному учету. Документы, не отнесенные к разряду конфиден­циальных, повторно внимательно просматриваются и передаются сотруднику, занятому обработкой и хранением открытых докумен­тов.

В процессе обработки отправляемых конфиденциальных доку­ментов решаются следующие задачи защиты информации и ее носи­телей:

- исключить возможность тайного вскрытия пакета и несанкцио­нированного ознакомления с документами в процессе их пересылки (передачи) адресату, подмены документов и листов;

- ограничить возможности утери, кражи или подмены пакета с конфиденциальным документом;

- подтвердить факт отправки документа и правильность оформле­ния этого факта в учетных формах;

- исключить ошибочную отправку документа, пакета другому ад­ресату, необоснованную рассылку документов ряду адресатов.

Конвертование и отправка конфиденциальных документов осу­ществляются сотрудником службы конфиденциальной документации фирмы. Отправка документов лично исполнителями не допускается.

Разрешением на отправку исходящего конфиденциального до­кумента является подписанное первым руководителем фирмы сопро­водительное письмо к документу или разрешительная запись, сде­ланная лично руководителем в учетной карточке, если документ от­правляется без сопроводительного письма.

При пересылке конфиденциальных документов почтой или по каналам факсимильной или иной оперативной связи текст докумен­та шифруется.

Конфиденциальные документы упаковываются в два пакета, т. е. производится их двойное пакетирование. На внутреннем пакете указываются: гриф конфиденциальности, фамилия лица, которому документ адресуется, номера вложенных документов, при необходи­мости ставится пометка «Лично». Внутренний пакет опечатывается бумажными наклейками, на которых ставится печать «Для пакетов» или печать службы конфиденциальной документации фирмы. Внеш­ний пакет оформляется в соответствии с Почтовыми правилами, указанные выше сведения на него не выносятся.

Пакеты с конфиденциальными документами пересылаются цен­ными отправлениями; Передача их в почтовое отделение фиксирует­ся в почтовом реестре, копия которого с почтовым штемпелем поме­щается в соответствующее дело.

Чаще всего пакеты с конфиденциальными документами переда­ются адресатам курьерами фирмы. В этом случае двой­ное конвертование, как правило, не применяется. Все необходимые отметки делаются на одном светонепроницаемом пакете, который опечатывается. Передача документов курьером фиксируется в раз­носной книге или реестре, расписке.

2.1. Учет конфиденциальных документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам

Учет конфиденциальных документов предусматривает не только регистрацию факта создания (издания) или получения документа, но и обязательную фиксацию всех перемещений документа по ин­станциям, руководителям и исполнителям в процессе рассмотрения, исполнения и использования документов. Учет этих документов и их хранение всегда централизованы в подразделении конфиденциаль­ной документации фирмы или у референта первого руководителя.

Основной целью учета конфиденциальных документов является обеспечение их физической сохранности. Учет конфиденциальных документов решает следующие задачи:

- фиксирование факта поступления или издания документа;

- фиксирование местонахождения документа;

- обеспечение поиска документов при проверки их наличия или необходимости обращения к документу;

- обеспечение справочно-информационной и контрольной рабо­ты по документам;

- предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черно­виков и редакций, приложений и отдельных листов.

Для решения этих задач целесообразно вести следующие виды учета конфиденциальных документов фирмы:

- учет входящих (поступивших, входных) документов;

- учет подготовленных, изданных исходящих (отправляемых, выходных) и внутренних документов;

- инвентарный (выделенный) учет документов, дел и носителей конфиденциальной информации.

При любом виде учета индексирование конфиденциальных до­кументов базируется на валовой нумерации документов всего потока в течение календарного года. Преимущество валовой нумерации со­стоит в гарантированной сохранности номера, выделенного для дан­ного документа, записи исходных сведений о документе и карточки, заведенной на документ. Ни один номер не может исчезнуть, а кар­точка выпасть из систематизированного по номерам массива.

Серьезным недостатком валовой нумерации документов являет­ся отсутствие ее привязки к месту хранения документа. Однако к валовому номеру документа может добавляться смысловой индекс, обозначающий дело по номенклатуре, в котором будет храниться документ, подразделение-исполнитель и т.п.

Номер поступившего конфиденциального документа проставля­ется не только во входящем штампе на первом листе документа, но и на первом листе каждого приложения в штампе «К вх. № __» с указанием года регистрации. Во входящем штампе документа допол­нительно проставляется количество листов основного документа и приложений с указанием грифа их конфиденциальности, например:

«Кол-во листов: 1 к + 5 нк». При наличии в поступившем пакете нескольких документов каждый из них учитывается за отдельным номером.

В журналах и карточках учета записываются не только исходные данные о документе, но и сведения о его движении с момента по­ступления или издания до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресату или уничтожения. Каждая запись заверяется росписями сотрудника службы конфиденциальной документации и исполнителя или второго сотрудника этой службы.

При заполнении на конфиденциальный документ одного эк­земпляра учетной карточки возникает необходимость ведения кон­трольного журнала. Журнал предназначен для обеспечения последо­вательности присвоения документам порядковых учетных номеров, контроля за наличием документов и карточек, ускорения поиска документов. Против учетного номера документа в журнале указыва­ется фамилия лица, расписавшегося в карточке за получение доку­мента, т.е. фиксируется местонахождение документа. При заполне­нии на документ двух и более экземпляров карточки функцию контрольного журнала выполняет валовая картотека.

Традиционный учетный и справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам обычно включает в себя:

- справочную картотеку на неисполненные документы, в которой первые экземпляры карточек располагаются по исполнителям;

- валовую картотеку с разделами неисполненных (для вторых эк­земпляров карточек) и исполненных (для первых экземпляров карточек) документов, в которой карточки располагаются в последо­вательности учетных номеров документов;

- контрольную картотеку, в которой дополнительные экземпляры карточек располагаются по срокам исполнения документов;

- справочную картотеку на исполненные документы, в которой освободившиеся (вторые) экземпляры карточек располагаются по корреспондентам.

Если на конфиденциальные документы ведется справочная кар­тотека, аналогичная картотеке на открытые документы, то часть кар­тотеки на неисполненные документы формируется по исполнителям, а в части на исполненные документы карточки располагаются по рубрикам номенклатуры дел (если нумерация документов ведется по каждому делу отдельно) или в валовой последовательности номеров документов. В обоих вариантах экземпляры карточки помещаются одновременно в обе части картотеки.

По окончании рабочего дня второй сотрудник службы конфиденциальной документации проверяет правильность регистрации документов и их наличие.

В учетных формах не разрешается делать какие-либо исправле­ния с помощью корректирующей жидкости или подчистки бритвой. Исправления аккуратно вписываются работником службы конфиден­циальной документации рядом или выше ошибочной записи и заве­ряются его росписью. Ошибочная запись зачеркивается одной чер­той. Учетные формы не должны содержать конфиденциальные све­дения. Вместе с тем журналы и картотеки содержат в совокупности данные ограниченного распространения, в связи с чем, их следует хранить в условиях, исключающих доступ к ним посторонних лиц.

Перемещение конфиденциальных документов между сотрудни­ками службы конфиденциальной документации фиксируется в пере­даточном журнале.

Автоматизированный учет конфиденциальных документов вклю­чает в себя следующие процедуры:

- ввод в систему исходных сведений о документах и формирова­ние машинного (электронного) журнала (картотеки);

- контроль правильности внесенных записей и их соответствия учитываемым документам;

- распечатка на бумажном носителе введенных записей (отдельно по каждому документу или по всем документам за рабочий день) для формирования традиционного журнала (картотеки);

- распечатка при необходимости учетной формы (листа журнала, карточки) выдачи документа.

В электронный журнал конфиденциальные документы вносятся в хронологической последовательности их поступления в службу конфиденциальной документации.

Бумажные распечатки записей исходных сведений о докумен­тах, внесенных в электронный журнал, обеспечивают учетную функ­цию удостоверения факта поступления или издания документа, его местонахождения и места хранения. Распечатки в комплексе форми­руют традиционный учетный журнал (картотеку), в котором записи о документах располагаются в валовом порядке. Журнал является одновременно:

- описью конфиденциальных документов;

- страховым массивом учетных данных о документах на случай порчи или уничтожения электронного журнала.

Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам имеет вспомогательное значение и ведется совместно с банком данных на бумажных носителях. Авто­матизированный банк данных реализует функцию справочного и поискового обслуживания пользователей, контроля исполнения до­кументов и иногда работы персонала с электронными аналогами бумажных документов. Учетная функция сохраняется за традицион­ным банком данных.

Сведения об изменении местонахождения документа вносятся в электронный журнал, который выполняет в данном случае роль кон­трольного журнала. По окончании исполнения делается новая рас­печатка полных сведений о документе, которая помещается в тради­ционную картотеку вместо находившейся там распечатки исходных сведений о документе.

Выдача документов исполнителям осуществляется по распечат­кам учетного журнала (карточек учета) документов, в которых фик­сируется роспись за получение и возврат документов. Документы (например, инвентарного учета) могут также выдаваться под росписьв распечатке карточки учета выдачи документа. В крупных предпри­нимательских структурах иногда используется метод «электронной подписи» за получение и возврат электронного документа. Однако подобные автоматизированные системы должны основываться на четких принципах и методах разграничения доступа к информации и иметь комплексную защиту от злоумышленника.

Учет изданных конфиденциальных документов дополнительно решает следующие задачи:

- предотвращение утери черновиков и вариантов документа;

- подтверждение факта уничтожения всех черновых материалов, возникших в процессе исполнения документа;

- подтверждение факта передачи документа на отправку или. ис­полнение, передачи его другим сотрудникам службы конфиденци­альной документации.

Для учета изданных конфиденциальных документов исполнитель сдает сотруднику службы конфиденциальной документации:

- все экземпляры подписанного руководителем документа;

- приложения к документу (при наличии);

- черновики основного документа и приложений, редакции и ва­рианты документа, рабочие записи;

- документ, послуживший основанием для составления данного документа.

О сдаче и уничтожении указанных материалов сотрудник служ­бы конфиденциальной документации делает отметку в учетных кар­точках документов и во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя. Отметка в учетной карточке заверяется росписями указанного сотрудника и исполнителя.

Факт уничтожения черновика и других материалов подтвержда­ется также отметкой на копии документа, остающейся в деле службы конфиденциальной документации. Например: «Черновик уничтожен. Дата. Подпись сотрудника службы документации». Черновики и дру­гие материалы уничтожаются в присутствии исполнителя путем со­жжения или измельчения, исключающим возможность восстановле­ния текста. Попытки исполнителей оставить в своем распоряжении какие-либо неучтенные материалы по исполненному конфиденци­альному документу должны рассматриваться руководством фирмы как грубое нарушение трудовой дисциплины.

Приложения к изданным конфиденциальным документам явля­ются самостоятельными документами и имеют свои учетные номера по соответствующим видам учета.

Изданным конфиденциальным распорядительным документам и протоколам присваивается не только общий валовый учетный но­мер, но и порядковый номер в данной группе документов.

На инвентарный (списочный, перечневый) учет берутся следую­щие конфиденциальные документы:

- не подлежащие подшивке в дела, например сброшюрованные документы, документы большого формата, чертежно-графические, научно-технические документы, в том числе являющиеся приложе­ниями к основным документам, фотографии, рисунки;

- изъятые по какой-либо причине из дела и переведенные на вы­деленное хранение (образовавшие самостоятельное дело), напри­мер, особо ценные документы, документы более широкого доступа, чем другие документы дела, и т.п.;

- технические носители информации (чистые или с записанной информацией), например дискеты, видео- и аудиокассеты, кассеты с фотопленкой и т.п.;

- бумажные носители информации особо ценных документов для составления черновиков, оригиналов и подлинников документов, например рабочие тетради, отдельные листы бумаги, тетради с от­рывными листами и т.п.;

- журналы учета документов и учетные картотеки, картотеки уче­та выдачи дел и документов, законченные производством дела.

На инвентарный учет после заполнения справочных карточек могут браться все конфиденциальные документы фирмы, если объем таких документов невелик.

Картотека (журнал) инвентарного учета конфиденциальных до­кументов ведется непрерывно. Номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Инвентарный номер указывается на доку­менте в верхнем левом углу первого листа, например: «Инв. № __ и дата». Одновременно может формироваться электронный справоч­ный массив по документам.

Поставленные на инвентарный учет технические носители ин­формации маркируются. Маркировка предусматривает нанесение на них следующих данных: инвентарного номера, номера или названия структурного подразделения, фамилии исполнителя. Надписи дела­ются красящим веществом, имеющим хорошую механическую стой­кость. Этим же веществом окрашиваются винты или иные детали, скрепляющие корпус кассеты, дискеты или футляра с целью сигна­лизации об их несанкционированном вскрытии.

Учет конфиденциальных документов позволяет не только обес­печить сохранность документов и организовать по ним справочно-информационную и контрольную работу, но и проводить периодиче­ские и непериодические проверки наличия документов.

Целью проверки наличия конфиденциальных документов явля­ется установление фактического соответствия имеющихся документов записям в учетных формах, их сохранности, целостности и ком­плектности. Такие проверки побуждают исполнителей к тщательно­му соблюдению правил работы с документами и заботе об их физи­ческой сохранности.

Проверка ведется от учетных данных к документам, экземпля­рам документов и составным частям каждого экземпляра.

Регламентированные, обязательные проверки наличия конфи­денциальных документов проводятся ежеквартально и по окончании календарного года. Нерегламентированные проверки осуществляют­ся при смене руководителей подразделений, увольнении исполните­ля, после завершения экстремальной ситуации, выявлении фактов угрозы информации и в других случаях. Если регламентированные проверки наличия охватывают все конфиденциальные документы фирмы, то при нерегламентированной проверке ограничиваются конкретной частью документации.

Проверки наличия документов проводятся специально назнача­емой комиссией, в которую обычно входят: заместитель руководите­ля фирмы, руководитель службы безопасности и другие лица. По результатам проверки составляется акт.

Ежедневные проверки наличия документов (самопроверки) про­водятся по окончании рабочего дня всеми сотрудниками, работаю­щими с конфиденциальными документами.

3. Формирование и хранение конфиденциальных дел

3.1. Особенности составления и ведения номенклатуры дел

Систематизация конфиденциальных документов в дела и веде­ние дел в целом соответствуют тем требованиям, которые предъ­являются к аналогичной работе с документами открытого доступа.

Вместе с тем задачи, решаемые при выполнении процедур и операций формирования и ведения дел с конфиденциальными до­кументами (конфиденциальных дел), охватывают не только сферу эффективного использования этих документов в управленческой и производственной деятельности фирмы, но и в значительной сте­пени сферу обеспечения сохранности документов, дел, массивов информации и их носителей, а также других конфиденциальных материалов в процессе хранения и использования.

Угроз ценным и конфиденциальным материалам фирмы в пери­од их текущего (оперативного) архивного хранения нисколько не меньше, чем во время рассмотрения, исполнения, обработки и движения. В практической деятельности фирм этот момент часто не учитывается, исполненные конфиденциальные документы вы­падают из-под контроля службы КД, что создает благоприятные возможности для злоумышленника осуществить несанкциониро­ванное ознакомление с этими документами или выполнить с ними иные противоправные действия.

Помимо известных задач, номенклатура конфиденциальных дел предназначена для:

- учета формируемых дел (номенклатурного учета дел) и обес­печения проверки наличия документов и дел;

- закрепления схемы разрешительной системы доступа руко­водителей и сотрудников фирмы к делам;

- учета дел архивного фонда;

- учета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и других конфиденциальных материалов до пе­редачи в ведомственный архив или архив фирмы.

Табличная часть номенклатуры дополнительно имеет следую­щие графы, предназначенные для практической реализации ука­занных выше задач: гриф конфиденциальности дела, фамилии со­трудников, которым предоставлено право пользоваться делом, от­метка о движении дела (архивный номер, номер и дата акта об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводи­тельного письма), отметка о проверке наличия (подписи и дата). Комплексы документов на магнитных носителях (дискетах и др.), а также архивные массивы (подмассивы) электронных докумен­тов, находящихся в компьютере, вносятся в номенклатуру дел на общих основаниях. Закрепление дел за конкретными исполните­лями делает номенклатуру правовой основой для разрешения исполнителям работать с конкретными делами.

В номенклатуру не включаются конфиденциальные дела и до­кументы, которые имеют инвентарную форму учета, например техническая и технологическая документация, печатные издания, аудио- и видеодокументы, особо ценные документы выделенного хранения и т. п.

Перечень заголовков дел оформляется таким образом, чтобы состав, содержание и уровень конфиденциальности документов каждого дела соответствовали функциональным обязанностям тех сотрудников фирмы, которые допущены к делу и будут с ним рабо­тать. Конфиденциальные документы не должны попадать в госу­дарственный архив до истечения срока конфиденциальности их содержания, поэтому при их комплектовании в дела каждое дело должно содержать документы, имеющие приблизительно одина­ковый период конфиденциальности. Под одним заголовком обычно заводится конфиденциальное и неконфиденциальное (открытое) дело или устанавливается предметная связь конфиденциальных и открытых дел. В этом случае конфиденциальные дела включают в себя только те документы, которые в данный момент должны иметь ограничения по доступу к ним персонала. В результате за­щита документов, дел и носителей информации становится более эффективной. Не следует отождествлять два разных понятия — срок хранения дела и период конфиденциальности документов, включаемых в дело, хотя конфиденциальные документы характе­ризуются и тем, и другим понятиями.

Период конфиденциальности может быть длиннее или короче срока хранения дела.

Номенклатура конфиденциальных дел, составляемая как само­стоятельный документ или в виде приложения к общей номенкла­туре дел фирмы, должна иметь гриф ограничения доступа, соот­ветствующий уровню конфиденциальности содержащихся в ней дел и документов. Она учитывается как любой внутренний конфи­денциальный документ по картотеке подготовленных документов.

Любые изменения, дополнения и отметки при выполнении про­цедуры ведения номенклатуры вносятся в нее с разрешения руко­водителя службы КД.

В отличие от номенклатуры дел открытых документов при ра­боте с номенклатурой конфиденциальных дел выделяется в ка­честве самостоятельной процедура закрытия номенклатуры дел, которая включает в себя следующие операции:

- проверка закрытия всех заведенных дел и томов;

- проведение ежегодной проверки наличия дел и документов;

- заполнение итоговой записи о категориях и количестве заве­денных дел;

- проверка полного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии но­менклатуры, заверение всех отметок росписью работника участка службы КД;

- включение бумажного экземпляра номенклатуры в дело но­менклатур;

- переработка электронного экземпляра номенклатуры дел для использования в следующем календарном году;

- распечатка номенклатуры дел следующего года для издания.

После окончания делопроизводственного года и проведения го­довой проверки наличия дел и документов номенклатура закрыва­ется и подшивается в дело, содержащее номенклатуры за про­шлые годы. При этом номенклатура сохраняет учетную функцию архивных дел соответствующего года.

Для удобства проверки сохранности конфиденциальных дел, особенно при значительном количестве дел долговременного пери­ода конфиденциальности, можно ввести инвентарную форму уче­та дел. Каждое законченное и закрытое конфиденциальное дело (том), картотека, журнал вносятся в традиционную и (или) элект­ронную инвентарную учетную опись законченных производством дел, картотек и журналов. Учетные инвентарные номера дел вно­сятся в номенклатуру и указываются на обложках дел.

Заключение

Основной целью учета конфиденциальных доку­ментов является, прежде всего, формирование информационной базы, обеспечивающей постоянное наблюдение за сохранностью каждого документа и своевременное фиксирование его местонахож­дения.

Обработка поступивших и отправляемых конфи­денциальных документов связана с выполнением ряда дополнитель­ных процедур и отличается усложненной технологией, позволяющей решить не только чисто экспедиционные задачи, но и задачи защи­ты информации и носителя от возможного несанкционированного доступа.

Процесс составления, ведения и закрытия но­менклатуры конфиденциальных дел имеет существенные отличия от аналогичного процесса систематизации открытых дел. Эти осо­бенности касаются прежде всего установления ограничений на до­ступ сотрудников к делам и обеспечения проверки наличия дел как в текущем делопроизводстве, так и в архиве фирмы.

Технологическая схема формирования и офор­мления конфиденциальных дел с достаточной степенью гарантии решает задачи обеспечения сохранности как традиционных дел и документов, так и архивных электронных массивов конфиден­циальных документов.

Список использованной литературы

1. Экономическая безопасность предприятия: Защита коммер­ческой тайны. Практическое пособие для руководителей и специа­листов. Под ред. В. М. Чаплыгина. — М.,Аналитик-Пресс, 1991.

2. Крысин А. В. Безопасность предпринимательской деятельно­сти. — М., Финансы и статистика, 1996.

3. Халявин Д. Б., Юрочкин В. И. Основы защиты информации. Учебное пособие. — М., ИПКИР, 1994.

4. Халявин Д. Б., Юрочкин В. И. Основы защиты промышлен­ной и коммерческой информации. Термины и определения. — М., ИПКИР, 1992.

5. Корнеев И.К., СТепанов Е.А. Защита информации в офисе// Корнеев И.К., СТепанов Е.А. - ТК Велби. 2008. - 333 с.: ISBN: 978-5-482-01976-4