СОДЕРЖАНИЕ
1. Сущность контроля, его содержание, цели и задачи. . . . . . . . . 2-3
2. Ревизия товарно-материальных ценностей.
2.1. Понятие МПЗ и их классификация. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-6
2.2. Поступление материалов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-15
2.3. Хранение материалов на
складе
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15-18
2.4. Инвентаризация материалов.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18-24
2.5. Выбытие товарно-материальных ценностей. . . . . . . . . . . . .24-30
Список литературы. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
1. Сущность контроля, его содержание, цели и задачи.
В условиях рыночной экономики функция контроля становится ведущей в государственном управлении. Получив широкую хозяйственную самостоятельность, решая вопрос об источниках привлечения финансовых ресурсов и распределении получаемого дохода, хозяйствующие субъекты несут ответственность за законность своей деятельности и достоверное отражение своих финансовых результатов в бухгалтерской отчетности.
Государство и его контрольные органы, осуществляя контроль за деятельностью хозяйствующих субъектов, обеспечивают защиту своих граждан от незаконных действий предпринимателей, менеджеров; государство гарантирует сохранность собственности граждан и исполнение обязательств, которые принимают собственники в отношении наемных работников, и хозяйствующие субъекты в отношении государства и друг друга.
Контроль является элементом любой системы управления. Контроль нужен как при структурном, так и при процессном построении системы управления. Потребность в ревизиях более четко выражена в организациях, в которых система управления построена преимущественно структурно. Цель ревизии – проверка обоснованности и целесообразности действий должностных лиц приемами и методами, характерными для ревизии.
Ревизор выявляет ответственность должностного лица. По итогам работы ревизора могут быть собраны материалы для принятия решения о соответствии занимаемой должности, его материальной и уголовной ответственности.
Принято выделять предварительный и последующий контроль. Предварительный контроль осуществляется до принятия управленческого решения. На этапе предварительного контроля проверяется целесообразность и законность предстоящих операций. Например, плановый отдел организации в ходе предварительного контроля проверяет экономическую целесообразность планируемых службами расходов на следующий месяц.
Последующий контроль проводится по завершении реализации управленческого решения, после выполнения задания. Цель последующего контроля – проверить соответствие достигнутых результатов поставленным задачам. Постоянный последующий контроль принято называть оперативным. Кроме постоянного оперативного контроля используются периодические, разовые проверки. Они проводятся за определенный период. Их основная цель – профилактика незаконных и неэффективных действий должностных лиц, выявление отклонений в отлаженной регламентируемой системе последующего оперативного контроля. Последующий оперативный контроль называется ревизией. Ревизия основана на специальных методах и приемах выявления отрицательных и обобщения положительных сторон деятельности организации, изучения, сбора и фиксации хозяйственных нарушений с целью установления эффективности и законности деятельности организации. При ревизии изучают только уже совершенные хозяйственные операции.
Суть ревизии – проверка по документированной учетно-экономической информации ряда вопросов, контролируемых в обязательном порядке руководством, собственниками хозяйствующего субъекта или вышестоящим органом.
К основным задачам ревизии относятся:
- проверка сохранности имущества и эффективности его использования в хозяйственной деятельности организации;
- выявление злоупотреблений, условий их возникновения и разработка мероприятий по предупреждению злоупотреблений;
- проверка исполнительской дисциплины и оценка эффективности деятельности управленческого персонала организации;
- исследование системы внутреннего контроля, выявление ее узких мест и повышение эффективности ее функционирования.
2. Ревизия товарно-материальных ценностей.
2.1. Понятие МПЗ и их классификация.
Учет материально-производственных запасов осуществляется в соответствии с ПБУ 5/01.
В соответствии ПБУ 5/01 к материально-производственным запасам относятся: материалы, готовая продукция, товары.
Согласно ПБУ 5/01 в качестве материально-производственных запасов принимают активы, используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг); используемые для управленческих нужд организации.
К материаламотносятся: сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, строительные и прочие материалы, тара и тарные материалы, запасные части.
Сырьесоставляет вещественную основу вырабатываемой организацией продукции. К сырью, как правило, относятся продукты сельского хозяйства (шерсть, хлопок, зерно и т.д.) или добывающих отраслей промышленности. Сырьем для организаций машиностроения, металлообработки и других является, к примеру, руда, нефть, газ, лес круглый и т.д.
Основными материаламиявляются предметы труда, уже подвергшиеся определенной обработке. Основными материалами считают продукцию обрабатывающих отраслей промышленности (металл, не натуральна кожа). Основные материалы составляют материальную основу изготавливаемой продукции.
Вспомогательные материалысодействуют процессу производства, но не составляют основы изготавливаемой продукции (смазочные материалы, обтирочные). Вспомогательные материалы могут улучшать качество продукции, придавая ей определенные потребительские свойства, входя при этом вещественно в состав продукции. Это могут быть краски, лаки, клей и т.д.
Особой позицией в учете материалов выделяются покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали, играющие в процессе производства ту же роль, что и основные материалы.
Топливоявляется вспомогательным материалом, однако из-за специфики потребления и значения топлива в экономике, в учете материалов оно выделяется отдельной позицией. Его подразделяют на технологическое (для технологических целей), двигательное (горючее) и хозяйственное (на отопление). Его подразделяют на технологическое (в металлургическом производстве), энергетическое (для выработки пара и электроэнергии), двигательное (горючее), хозяйственное (на отопление).
Строительные материалыиспользуются непосредственно в процессе строительных и монтажных работ, для изготовления строительных деталей, для возведения и отделки конструкций и частей зданий и сооружений (кирпич, доски, блоки).
Инвентарь и хозяйственные принадлежности представляют собой средства труда, включающиеся в состав средств обороте. К этой группе материалов относятся:
- инструменты и приспособления общего пользования (режущих, слесарно-монтажный инструмент, приборы и приспособления универсального применения при производстве различных видов продукции);
- специальные инструменты и специальные приспособления (инструменты и приспособления целевого назначения, предназначенные для серийного и массового производства определенных изделий или для изготовления индивидуального заказа);
- сменное оборудование (многократно используемые приспособления к основным средствам - изложницы, прокатные валки, челноки и т.п.);
- технологическая тара (контейнеры, поддоны, используемые только внутри организации);
- хозяйственный инвентарь (офисная и иная мебель);
- производственный инвентарь (рабочие столы, верстаки, стеллажи, тумбочки и др.);
- специальные одежда, обувь и постельные принадлежности;
- орудия лова (тралы, неводы, сети, мережи и др.);
- прочие предметы (столовая посуда и принадлежности, спортивный инвентарь и др.).
Тара также учитывается в составе материалов. Тара - вид запасов, предназначенных для упаковки, транспортировки и хранения продукции, товаров и других материальных ценностей. Тара предназначается для упаковки готовой продукции, а также для использования только в процессе производства (в цехах, на участках) - инвентарные контейнеры, поддоны.
Запасные части –
используют для ремонта и замены износившихся деталей в машинах, оборудовании, тракторах, комбайнах, транспортных средствах (моторы, автомобильные шины, включающие подкрылки, камеры, ободные ленты и др.).
2.2. Поступление материалов
.
Производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.
Фактическая себестоимость производственных запасов, приобретенных за плату – это сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).
Фактическими затратами на приобретение производственных запасов могут быть:
- суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);
- суммы, уплачиваемые организациям за информационные консультационные услуги, связанные с приобретением производственных запасов;
- таможенные пошлины;
- невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы производственных запасов;
- вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены производственные запасы;
- затраты по заготовке и доставке производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию, начисленные проценты по кредитам и займам;
- затраты по доведению производственных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях. Данные затраты включают в затраты организации по подработке, сортировке, фасовке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг;
- иные затраты, непосредственно связанные с приобретением производственных запасов.
Не включаются в фактические затраты на приобретение производственных запасов общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением производственных запасов.
В то же время существуют особенности определения стоимости производственных запасов в зависимости от направлений (источников) их поступления (приобретения).
Фактическая себестоимость производственных запасов при их изготовлении силами организации складывается из фактических затрат, связанных с производством данных запасов.
Фактическая себестоимость производственных запасов, внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, определяется, исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Фактическая себестоимость производственных запасов, полученных организацией по договору дарения (безвозмездно), определяется исходя (из их текущей рыночной стоимости на дату оприходования, а производственных запасов, полученных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, - исходя из стоимости имущества, переданного или подлежащего передаче организацией. Стоимость имущества, переданного или подлежащего передаче организацией, устанавливается исходя из цены, по которой в сравнимых о6сгоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичного имущества.
Оценка производственных запасов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка Российской Федерации, действующему на дату принятия к бухгалтерскому учету запасов по договору.
Производственные запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к бухгалтерскому учету на забалансовые счета в оценке, предусмотренной в договоре.
На все материалы, поступающие на склад от поставщиков или из переработки, выписывают приходный ордер (ф. № М-4). Приходный ордер в одном экземпляре на основании сопроводительных документов поставщиков составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад на фактически принятое их количество. Для присвоения номеров приходным ордерам кладовщик ведет книгу регистрации приходных ордеров. Номер и дату приходного ордера, фактическое количество принятых грузов по приходному ордеру кладовщик сообщает товароведу для регистрации в журнале учета поступающих грузов.
Сведения из приходного ордера кладовщик заносит в карточку учета материалов (ф. № М-17). Приходные ордера на оприходованные материальные ценности, как правило, должны составляться в день их поступления.
Если груз доставлен автотранспортом, то приходный ордер выписывается на основании товарно-транспортной накладной, поступившей вместе с грузом.
В бухгалтерском учете организации рассмотренные операции отражаются следующим образом:
Дт 10 Кт 60 –оприходованы материалы, полученные от поставщика;
Дт 10 Кт 60 (76) – показана сумма затрат, связанных с доставкой материалов на основании счетов транспортных предприятий;
Дт 10 Кт 76 – показаны прочие затраты, связанные с приобретением материалов.
Если при приемке материалов на складе выявляется количественное или качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика или отсутствуют сопроводительные документы, то составляется акт о приемке материалов ф. № М-7). Факт составления акта отмечается в товарно-транспортной накладной.
При наличии такого приемного акта приходный ордер не оформляется. Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается членами приемочной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика.
Прибывшие от поставщика материалы, по которым не поступили платежно-расчетные документы (неотфактурованные поставки), принимаются по передаточному акту, составляемому на складе. Оприходование материала производится по учетным ценам, либо по ценам договора или предыдущих поставок.
Стоимость акцептованных и оплаченных материалов, не поступивших в течение отчетного периода в организацию (материалы в пути), по окончании месяца отражаются по Д-ту сч 10 «Материалы» и К-ту счетов расчетов с поставщиками и подрядчиками (без оприходования ценностей на склад). В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а на поступление ценностей составляется обычная бухгалтерская запись.
Сдача подразделениями из производства на склад материальных ценностей, изготовленных ими или переработанных, должна оформляться путем выписки требования-накладной(ф.№ М-11). При возвращении неиспользованных материалов, а также при сдаче отходов и брака накладные составляет материально ответственное лицо подразделения, сдающего ценности(если неиспользованные материалы были ранее получены не по лимитной карте). Этими же накладными оформляются операции по сдаче подразделениями насклад отходов от ликвидации основных средств, от разборки временных сооружений и т.п.
По требованию-накладной формы М-11 материальные ценности перемещаются с одного склада на другой. Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, второй — принимающему складу для оприходования ценностей. При разборке и демонтаже зданий и сооружений силами подрядчиков для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и пригодных для использования при производстве работ, оформляется акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий к сооружений (
ф.№М-35). Акт составляет в трех экземплярах комиссия, в которую входят представители заказчика и подрядчика, и подписывают представители заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий — у подрядчика. Заказчик первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику.
При получении материальных ценностей на складе поставщика экспедитору выписывается доверенность(ф. №М-2 или №М-2а). Она применяется для оформления права выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.
Доверенностьв одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю. Корешок доверенности хранится в бухгалтерии, в нем делается отметка о выполнении задания.
В случае, когда при приемке груза выявлено несоответствие наименования, массы, количества мест груза данным, указанным в накладной, поврежден или испорчен груз, обнаружен груз без перевозочных документов, а также перевозочные документы без груза, составляется коммерческий акт.
Если недостачи груза оказались в пределах норм естественной убыли, то коммерческий акт не составляется. На основании коммерческого акта делаются соответствующие бухгалтерские записи и составляются претензии к транспортной организации.
В бухгалтерском учете рассмотренные операции отражаются следующим образом:
Дт10, 41 -Кт 60 -оприходованы приобретенные материалы, товар;
Дт94 - Кт 60 -отражены потери товара в пределах сумм, предусмотренных договором;
Дт76 -Кт 60 -предъявлена поставщику претензия на сумму потерь сверх норм, предусмотренных договором;
Дт10, 41 -Кт 94 - уточняется стоимость товаров на сумму потерь в пределах норм, предусмотренных договором (если недостача выявлена при оприходовании материалов, товаров).
Материальные ценности, принятые на ответственное хранение, а также сырье и материалы, принятые в переработку в качестве давальческого сырья, должны храниться и учитываться отдельно от собственных производственных запасов организации. Такие ценности должны быть учтены на забалансовых счетах 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» и 003 «Материалы, принятые в переработку». Сырье и материалы заказчика, принятые в переработку, учитываются на счете 003 по ценам, предусмотренным в договорах. Аналитический учет по счету 003 ведется по заказчикам, видам, сортам сырья и материалов и местам их нахождения. Прием материалов оформляется приходным ордером (ф.№ М-4) с отражением в нем отличительных признаков, означающих, что материалы поступили в организацию на давальческих условиях.
Если в ходе инвентаризации товарно-материальных ценностей выявлены излишки материалов, они приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Результат инвентаризации вносят в сличительные ведомости инвентаризации товарно-материальных ценностей(ф.№ ИНВ-19), которая составляется бухгалтером в двух экземплярах; один хранится в бухгалтерии, другой передается материально ответственному лицу.
Обнаруженные в результате инвентаризации излишки отражаются в бухгалтерском учете организации следующим образом:
Дт10 «Материалы» -Кт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы» -на сумму товарно-материальных ценностей, выявленных при инвентаризации по рыночной стоимости.
Ревизия поступления материалов.
Такая ревизия проводится по нескольким направлениям.
Выборочная документальная проверка отнесения товарно-материальных ценностей (поступивших за последний отчетный год) к материалам.Ревизор выборочным методом проверяет обоснованность отнесения объектов к материалам. В табличной форме представляются результаты проверки, которые позволяют оценить правильность (обоснованность):
- применения критерия для отнесения объектов к материалам;
- установление производственного и непроизводственного характера приобретенных материалов;
- документального оформления учета материалов (наличие документов, подтверждающих право собственности, инвентарных карточек учета материалов, накладных на получение материалов).
Документальная проверка учета поступающих материалов.
При ревизии поступления материалов следует иметь в виду, что первичные документы по поступлении материалов играют важную роль в организации учета материалов, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляется контроль за поступлением товарно-материальных ценностей. Материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших эти материалы за наличный расчет, от списания пришедших в негодность основных средств, из собственного производства.
Ревизор проверяет порядок учета поступающих материалов, в частности, наличие утвержденного плана материального обеспечения, наличие в отделе снабжения ведомостей оперативного учета выполнения договоров поставки или журнала учета поступающих материалов, в которых указываются: регистрационный номер и дата договора; дата записи; наименование поставщика, дата и номер транспортного документа; дата и номер счета; дата приходного ордера или акта о приемке, запроса о розыске груза. Ревизор должен также выявить факты недопоставки и излишней поставки товаров путем сверки фактически поступивших материалов в части ассортимента, количества, цены с данными договоров поставки.
Кроме того, нужно установить соответствие порядка выдачи, составления и использования доверенностей на получение материальных ценностей требованиям нормативных документов. По данным журнала учета доверенностей на получение ценностей выявляются случаи выдачи доверенностей лицам, не работающим в ревизуемой организации, контролируется порядок оформления доверенностей (заполненных полностью или частично, без образцов подписей лиц, на имя которых они выписаны), правила их выдачи (новая доверенность выписывается одному и тому же лицу после представления отчета об использовании ранее полученной доверенности), определяется, нет ли нарушения инструкции о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей.
При ревизии поступлений материалов на склады организации автотранспортом проводится сверка журнала учета поступающих материалов с данными автотранспортных накладных, приходных ордеров и карточек учета материалов. Журнал учета поступающих материалов должен находиться в отделе снабжения, автотранспортные накладные и приходные ордера -в материальном отделе бухгалтерии, карточки учета материалов у кладовщика. На всех первичных документах проверяются подписи, дата, сумма, цена. Обороты материалов по журналу учета поступающих материалов и первичным документам сверяются с оборотами ведомости № 10 «Учет материалов на складе». Если в организации действует пропускная система, то для сверки могут быть взяты данные пропусков, которые, как правило хранятся в материальном отделе бухгалтерии.
Если материалы вывозятся со склада продавца своим автотранспортом, то ревизор обязан провести дополнительно сверку с корешками доверенностей, выданных работникам организации для получения материальных ценностей на складе продавца, или с журналом регистрации доверенностей.
При наличии актов приемки материалов ф. № М-7 вместо приходных ордеров ревизор проводит их экспертизу. Он проверяет полномочия членов приемочной комиссии, поставивших свои подписи в акте. Для этого изучается приказ по основной деятельности о создании приемочной комиссии, в котором зафиксированы фамилии должности ответственных лиц. Далее проверяется работа юридической службы организации по работе с претензиями поставщику, зафиксированными в акте.
При ревизии поступлений материалов на склады организации от подотчетных лиц проверяется сверка журнала учета поступающих материалов с товарными чеками, приходными ордерами и карточками учета материалов. Товарный чек-документ, подтверждающий факт приобретения и стоимость товара, приобретенного подотчетным лицом за наличный расчет. Товарные чеки прилагаются к авансовому отчету подотчетного лицаи хранятся в материальном отделе бухгалтерии организации.
При ревизии поступления на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от ликвидации основных средств, и пр. проводится сверка данных журнала учета поступающих материалов с данными накладных на внутреннее перемещение и карточек учета материалов. Все подобные поступления на склады оформляются однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписываются подразделением-сдатчиком в двух экземплярах, один является основанием для списания материалов с подразделения-сдатчика, другой направляется на склад и используется в качестве приходного документа.
При обнаружении оформления оприходования на склад материальных ценностей требованием-накладной ф.№ М-11 необходимо изучить причины и определить ответственность должностных лиц, допустивших отпуск со склада излишних материалов, сдаваемых теперь на склад.
Ревизор проверяет полноту оприходования на складах организации товарно-материальных ценностей путем исследования актов, составленных на расхождения в количестве и качестве, выявленные при приемке материалов, поступивших без счета поставщика, карточки учета претензий. Каждый случай недопоставки товаров против количества, указанного в сопроводительных документах исследуется с даты возникновения недостачи до времени ее погашения.
2.3. Хранение материалов на
складе
.
Для хранения материальных ценностей в организациях существует склад. Порядок учета на складах регламентирован Основными положениями по учетуматериалов на предприятиях и стройках, утвержденными письмом Минфина СССР от 30 апреля 1974 г. №103.
В качестве единицы бухгалтерского учета материалов принят номенклатурный номер.
Номенклатурный номер присваивается каждому сорту, виду, размеру материала. Возможно присвоение одного номенклатурного номера однородной группе материалов. Для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется карточка учета материалов ф.№ М-1 7.
Она заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом. Записи в карточке осуществляются на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.
Карточки учета материалов бухгалтерия выдает кладовщику под расписку в регистрационном журнале-реестре. Получив их, кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие место хранения материалов (стеллаж, ящик и т.д.) в соответствии с материальными ярлыками,
прикрепленными к месту хранения. Карточки располагаются в картотеке в порядке возрастания номенклатурных номеров с разделителями по каждому синтетическому счету, субсчету, группе и подгруппе материальных ценностей.
Иногда разные поставщики оформляют документы в разных единицах либо специфика производства требует списания материала в разных единицах, тогда возникает необходимость учета одного материала в нескольких единицах измерения. Для того чтобы не усложнять учет, ведут карточку в одних единицах, составляют таблицу соответствия: при отпуске материалов в штуках единицы количества будут переводиться в единицы массы и отражаться в карточке в килограммах.
В некоторых ситуациях (когда отдельные партии материалов находятся в процессе технической приемки, лабораторного испытания или в случае отказа от акцепта счета) материалы принимаются на временное ответственное хранение. Такие материалы должны быть своевременно записаны заведующим складом в специальную книгу.
Записи в этой книге ведутся с подразделением на «Материалы, ожидающие приемки», «Материалы, находящиеся на временном ответственном хранении», в рамках этих групп -по отдельным партиям материалов. Эти материалы хранятся на складах обособленно и до выяснения результатов приемки не могут расходоваться.
Сырье и материалы учитываются на счете 10 «Материалы». В материальном отделе бухгалтерии ведется ведомость № 10«Ведомость учета материалов на складах».Ведомость № 10 применяется в тех организациях, где количество складов больше пяти. Если складов меньше пяти, то применяется ведомость № 10а.
В этих ведомостях выводят остатки материальных ценностей по местам их нахождения. Одновременно в ведомости показывают фактическую себестоимость поступивших и выбывших материальных ценностей.
Фактическое количество материалов, хранящихся на складе, может уменьшиться в связи с естественной убылью. В соответствии с Законом о бухгалтерском учете естественную убыль можно списывать только по факту недостачи материальных ценностей, выявленному в результате инвентаризации. Поэтому основанием для расчета и списания естественной убыли материальных ценностей являются: инвентаризационные описи; сличительные ведомости; расчеты естественной убыли, оформленные бухгалтерской справкой; распоряжения руководителя организации.
Обосновывая списание естественной убыли при хранении и продаже товаров, нужно помнить, что нормы зависят от климатической зоны, условий хранения и др. Их не применяют к товарам, которые принимают и отпускают без взвешивания, списывают по актам как испорченные, бою, лому, а также к штучным товарам.
Ревизия хранения материалов на складе.
Работы по ревизии на данном направлении зависят от того, какого вида проверка проводится.
Выборочная документальная проверка оформления учета материалов на складе.Ревизор выборочно проверяет порядок оформления учета материалов на складе. Источниками информации являются журнал учета поступающих грузов, специальная книга кладовщика, в которой отражаются материалы, находящиеся на ответственном хранении, карточки складского учета. Приступая к проверке сохранности материалов, ревизор должен оценить порядок ведения журнала учета поступающих грузов. Если ведется специальная книга кладовщика на материалы, находящиеся на временном ответственном хранении, следует изучить порядок работы с этой книгой.
Отдельно анализируется порядок работы с карточкамискладского учета. Необходимо выяснить, имеются ли у кладовщика образцы подписей лиц, которые уполномочены распоряжаться материальными ценностями на складе, выводит ли кладовщик остаток вкарточке после каждой записи о поступлении или расходовании материалов. Ревизор должен установить, есть ли в карточках еженедельные подписи работника материального отдела бухгалтерии о проверке карточки.
Проверка соблюдения порядка и сроков проведения инвентаризаций материалов инвентаризационной комиссией организации.Ревизор определяет наличие (отсутствие) ситуаций, при которых проведение инвентаризаций обязательно. При выявлении таких ситуаций ревизор обязан проверить результаты инвентаризаций по каждому случаю за изучаемый период. При этом ревизор должен обращать внимание на то, проводятся инвентаризации постоянно действующей комиссией или комиссия назначается отдельно на каждый случай. Проверяется правильность организации, проведения инвентаризации, полнота, достоверность и точность данных в описи фактических остатков материалов, правильность указания в описи отличительных признаков материалов, а также правильность оформления результатов инвентаризации, наложенных взысканий и изменений (корректировок), внесенных в учетные формы и регистры.
2.4. Инвентаризация материалов
.
До начала проверки фактического наличия имущества ревизору надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей. Он визирует все приходные и расходные документы, приложенные креестрам , с указанием «до инвентаризации на (дата)»,
что должно служить бухгалтерии организации основанием для определения остатков на складе к началу инвентаризации по учетным данным.
Материально ответственные лица дают расписки том, что кначалу инвентаризации все расходные и приходные документы на имуществосданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Проверенные на складе партии сырья или материалов члены комиссии записывают в той последовательности, в какой идет инвентаризация. Записи делаются в черновиках. Ведутся как минимум два черновика. Один черновик заполняет материально ответственное лицо, другой -кто-нибудь из членов инвентаризационной комиссии. По мере необходимости записи в двух черновиках сверяются. И только по окончании инвентаризации оформляется инвентаризационная опись.
В инвентаризационной описи ценности расположены по наименованиям и артикулам, значащимся в учете, что часто не соответствует порядку их расположения на складе. Достоинство описанного метода ведения записи (сначала в черновиках, потом в инвентаризационных описях) состоит в том, что записи о материальных ценностях вносятся в черновики в такой последовательности, в которой они расположены на складе, и если кто-нибудь из участников инвентаризации не внес в свой экземпляр черновика какую-то партию сырья, то при повторной проверке ее можно быстро обнаружить по месту нахождения. В некоторых случаях запись проверенных в натуре материальных ценностей целесообразно вести трем лицам: материально ответственному лицу, председателю ревизионной комиссии и контролеру-ревизору. Инвентаризационные описи заполняются не менее чем в двух экземплярах четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных измерителях, записанных на данной странице. В описях необходимо указывать полное наименование товаров, тары, их номенклатурные и прейскурантные номера, сорта и другие отличительные признаки, предусмотренные прейскурантами, количество, единицы измерения, массу, цену за единицу и сумму, а также другие необходимые данные. Запрещается записывать в опись массу товаров по трафарету, обозначенному на таре, без ее вскрытия и осмотра содержимого. Исключение допускается в тех случаях, когда распаковка может повлечь за собой снижение качества товара или когда товар хранится в неповрежденной таре поставщика. Однако в обоих случаях необходима выборочная проверка.
В описях не допускается оставлять незаполненные строки -они прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
Нельзя записывать в опись остатки материальных ценностей по данным бухгалтерского учета,
а также со слов кладовщика и других лиц. Каждую страницу и опись в целом при условии обязательного подсчета натуральныхединиц подписывают все участники ревизии, в том числе материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что им предъявлены для проверки все ценности, ревизия проведена правильно и претензий к ревизионной комиссии нет.
На основе данных учета и инвентаризационных описей бухгалтерия под наблюдением председателя инвентаризационной комиссии составляет сличительные ведомости. Если материалы учитываются в натуральном и стоимостном выражении, то суммы их излишков и недостач в сличительных ведомостях указываются в соответствии с оценкой в бухгалтерском учете. Если в учете не указана цена, но естьсведения о количестве и общей стоимости материалов ее определяют делением общей стоимости материалов на их количество и сверяются с прейскурантной ценой. Бывают случаи, когда по книжным данным остатки материальных ценностей значатся либо в количественном, либо в денежном выражении или полученная цена не соответствует прейскуранту или цене, указанной в документах поставщика. Эти данные переносят в сличительные ведомости и выводят расхождения: излишки или недостачи. Такое положение часто приводит к сокрытию недостач, растрат и хищений. Для устранения этого недостатка перед составлением сличительной ведомости необходимо проверять, соответствует ли учетная цена материалов их цене по прейскуранту или документам поставщика. Если имеются отклонения, нужно выявить причину и установить соответствие этих цен. Обычно остатки материальных ценностей по книжным данным либо в количественном, либо в денежном выражении получаются в результате неправильной таксировки приходных и расходных документов.
Сличительная ведомость и акт инвентаризации должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии. За книжные остатки по бухгалтерии расписывается бухгалтер.
В результате инвентаризации может быть выявлена пересортица. В этом случае взаимный зачет излишков и недостач от пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, уодного и того же материально ответственного лица и в отношении материальных ценностей одного и того же наименования. Материально ответственные лица по результатам инвентаризации, в том числе по пересортице, дают подробные объяснения.
Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц. На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения относительно причин, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.
По всем другим выявленным расхождениям материально ответственные лица представляют письменные объяснения.Излагаемые в этих объяснениях факты должны быть тщательно проверены; их нужно принимать во внимание при определении окончательных итогов, если эти итоги подтверждаются проверками, либо отклонять. Материальные ценности, переданные для переработки сторонним организациям, инвентаризуют путем взаимной сверки остатков этих материальных ценностей, значащихся в бухгалтерском учете проверяемой организации и организаций-подрядчиков. Для этого ревизор служебной запиской сообщает организации-подрядчику об имеющихся у него показателях с просьбой подтвердить их. Иногда целесообразно затребовать от организации-подрядчика сведения о количестве материалов, находящихся в переработке, для сопоставления с данными учета ревизуемой организации.
Инвентаризационные ведомости составляются отдельно на материалы в пути, материальные ценности, принятые на хранение или в переработку, и на материалы, переданные для переработки сторонним организациям.
Иногда при инвентаризации обнаруживаются материалы, не пригодные к использованию. Они фиксируются в отдельных инвентаризационных описях. Инвентаризационная комиссия устанавливает причины порчи материалов и виновных в этом лиц. Если принято решение списать материалы, их приходуют по цене возможного использования, а разность между учетной стоимостью и стоимостью по цене возможной реализации относят на виновных в порче должностных лиц либо на финансовые результаты. При зачете недостач и излишков в результате пересортицы могут возникнуть суммовые разницы. Недостачи относятся в начет материально ответственным лицам, излишки приходуются с выявлением причин и виновников возникновения. На практике встречаются суммовые разницы, Которые образуются в результате неправильного применения цен по вине бухгалтерии или вследствие округления.
Особенно внимательно следует проверить законность и размер применяемых норм естественной убыли на отдельные материалы, правильность исчисления суммы естественной убыли и ее списания (не списывались ли материалы под видом естественной убыли до установления недостачи данного вида материалов).
Все документы инвентаризации: приказ о проведении инвентаризации, расписки, черновые описи, инвентаризационные описи, письменные объяснения и заявления материально ответственных лиц, а также сличительные ведомости -должны быть скреплены вместе и представлены в инвентаризационную комиссию для рассмотрения и принятия решения по результатам инвентаризации, которые должны быть отражены в бухгалтерском учете того месяца, когда проводилась инвентаризация в срок до 10 дней после окончания инвентаризации.
Офо
р
млен
ие результатов
инвентаризации материалов
.
Инвентаризационная опись (ф.№ ИНВ-3) по завершении инвентаризации должна содержать все необходимые реквизиты, не иметь несанкционированных (не оформленных соответствующим образом) исправлений. Санкционированные исправления вносит инвентаризационная комиссия во все экземпляры описи.
При выявлении ревизором материалов, не поставленных на учет, а также материалов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, в опись должны быть включены правильные сведения и технические показатели по этим материалам.
Работа ревизора оформляется протоколом.
В протоколе отражаются: результаты инвентаризации проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материалов. В протоколе на основании составленных сличительных ведомостей (ф. № ИНВ-18) ревизор дает свои выводы по результатам инвентаризации и предложения по устранению выявленных недостач, списанию недостач в пределах норм естественной убыли, оприходованию излишков и т.д.
Очень важно правильное оформление сличительных ведомостей. Такая работа ведется в двух направлениях: выверяются учетные данные и подсчеты, проведенные в инвентаризационных описях. Учетные данные выводятся на день инвентаризации на основе данных на 1-е число месяца и представленных приходно-расходных документов. Учетные данные обязательно подтверждает бухгалтер организации. Данные, отраженные в описи, подтверждают лица, проверявшие фактические данные.
Инвентаризационные описи составляются по подразделениям организации. Отдельно дается таблица соответствия: подразделение, материально ответственное лицо, общая стоимость вверенных материалов, в которой указывается наличие (отсутствие) договора о материальной ответственности.
Выявленные инвентаризацией неучтенные материалы должны быть оценены с учетом рыночных цен. Обнаруженные недостачи материалов подлежат списанию в установленном порядке. Каждый случай списания недостающих материалов ревизор тщательно проверяет. При этом нередко вскрываются нарушения действующего порядка отнесения на виновных лиц стоимости недостающих материалов, порядка погашения этой задолженности и отражения в учете всех операций по списанию.
2.5. Выбытие товарно-материальных ценностей.
При отпуске материальных ценностей в производство и ином их выбытии оценка данных материалов может производиться одним из следующих способов:
- по себестоимости каждой единицы;
- по средней себестоимости;
- по себестоимости первых по времени приобретений запасов(способ ФИФО);
Применение одного из перечисленных способов по конкретному наименованию определяется в учетной политике организации и производится в течение отчетного года.
1. По себестоимости каждой единицы оценивают производственные запасы, используемые организацией в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т. п.), или запасы, которые не могут обычным образом заменять друг друга. Например, на перерабатывающих предприятиях определяют себестоимость каждого вида переработанного скота (крупного рогатого скота, мелкого рогатого скота, свиней).
2. Средняя себестоимостьопределяется по каждому виду (группе) запасов путем деления общей себестоимости вида (группы) запасов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости и количества остатка запасов на начало месяца и поступивших в этом месяце.
Данный способ оценки материальных ресурсов является традиционным для отечественной учетной практики. В течение отчетного месяца материальные ресурсы списывают на производство, как правило, по учетным ценам, а в конце месяца - соответствующую долю отклонений фактической себестоимости материальных ресурсов от стоимости их по учетным ценам.
3. При способе ФИФОприменяют правило: первая партия на приход - первая в расход. Это означает, что, независимо от того, какая партия материалов отпущена в производство, сначала списывают материалы по цене (себестоимости) первой закупленнойпартии, затем по цене второй партии и т. д. в порядке очередности, пока не будет получен общий расход материалов за месяц.
Применение указанных способов оценки производственных запасов ориентирует организации на постановку аналитического учета материалов по отдельным по времени поступлениям (партиям), а не только по видам материалов.
Наряду с определением учетной цены очень важно установить единицу учета материальных ценностей. Такой единицей является каждый вид, сорт, марка, размер материалов, т. е. каждый номенклатурный номер.
Если закуплен излишек материалов, их можно продать другой организации. В этом случае со склада материалыотпускают на сторону, что оформляется накладной на отпуск материалов на сторону(ф. М-15).
Накладную выписывает работник структурного подразделения организации в двух экземплярах на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов и предъявленной получателем доверенности на получение материальных ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают на склад как основание для отпуска материальных ценностей, второй -их получателю. При получении материальных ценностей представитель поставщика расписывается в экземпляре накладной, остающейся у продавца.
При отпуске материалов на сторону отдел сбыта или снабжения организации обеспечивает получателя ценностей пропуском, дающим право на вывоз или вынос материалов с территории организации. Пропуском может служить один из экземпляров накладной. Порядок оформления пропусков, их возврата в бухгалтерию, проверки и контроля в бухгалтерии устанавливается организацией.
При перевозке грузов автотранспортом вместо накладной на отпуск материалов оформляется товарно-транспортная накладная. В бухгалтерском учете операции по продаже и передаче материальных ценностей отражаются проводкой :
Дт91 -Кт 10.
Помимо продажи материалов возможны другие основания выбытия материалов на сторону; к ним можно отнести безвозмездную передачу, внесение в уставный капитал других организаций, мену и предоставление займа.
При заключении договора мены величину платы или кредиторской задолженности за переданные материалы нужно определять в соответствии с п. 6.3 ПБУ 10/99 исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах организация обычно определяет стоимость аналогичных ценностей.
При совершении операций по безвозмездной передаче материальных ценностей необходимо учитывать что согласно п. 4 ст. 575 ГК РФ безвозмездная передача не допускается между коммерческими организациями.
Бухгалтерская запись по отражению данной операции аналогична бухгалтерской записи, касающейся продаж:
Дт91 - Кт 10.
Убыток от безвозмездной передачи не уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организаций.
В соответствии с действующим законодательством организация может передать во временное пользование часть имеющихся у нее материалов. Данная операция должна быть оформлена договором товарного кредита. Предметом такого договора могут быть вещи, определенные родовыми признаками. Договор товарного кредита регулируется общими положениями о кредите и по своей природе схож с договором аренды, поскольку организация берет вещи и возвращает вещи, платя проценты за пользование, Особенность заключается в том, что по договору аренды во временное пользование передаются вещи, которые в процессе использования не теряют своих натуральных свойств и могут быть индивидуально определены. Так, в аренду можно передать стол или автомобиль. По договору товарного кредита одна сторона предоставляет другой стороне вещи, определенные только родовыми признаками, возвращая назад равное количество вещей. В качестве примера вещей, характеризующихся родовыми признаками, можно привести зерно определенного сорта, металла установленной марки, нефть известного состава. Таким образом, организация, занимающаяся сборкой автомобилей, не может передать по договору товарного кредита другой организации двигатели, поскольку каждый двигатель имеет свой индивидуальный номер, следовательно индивидуально определен.
Бухгалтерский учет данной операции зависит от того, предусмотрены договором проценты за пользование материальными ценностями или нет.
В любом случае в данной ситуации материалы должны быть списаны с баланса организации, поскольку право собственности на них перейдет к стороне, являющейся контрагентом по договору, поскольку обратно будут возвращены уже другие материалы, определенные теми же родовыми признаками.
Статьей 39 НК РФ установлено, что передача на возмездной основе (в том числе обмен товарами) права собственности на товары одним лицом для другого лица признается реализацией товаров.
Первое условие реализации переход права собственности -выполняется. Вторым условием является возмездность, заключенный договор предусматривает выплату процентов за пользование товарным кредитом, поэтому по нормам ст. 423 ГК РФ он является возмездным. Значит, в целях налогообложения материалы, переданные по договору, являются реализованными.
В бухгалтерском учете Организации при возмездном характере договора делаются следующие записи:
Дт 91-2 -Кт 10 -списаны материалы в реализацию;
Дт 76 -Кт 91-1 -
реализованы материалы;
Дт 91-2 -Кт 68 -начислен I-IДС по материалам;
Дт 91-9 -Кт 99 -получен финансовый результат от реализации;
Дт 58 -Кт 76 -отражена сумма задолженности по материалам в составе финансовых вложений;
Дт 10 -Кт 76 -получены материалы обратно;
Дт 76 -Кт 58 -закрыта задолженность контрагента.
Если договор товарного кредита не предусматривает выплату процентов за пользование товарным кредитом, то онне является возмездным. В этом случае отсутствует одно из условий реализации, и передачу материалов не нужно проводить через счета реализации.
В бухгалтерском учете организации при безвозмездном характере договора делаются следующие записи:
Дт 76 -Кт 10 -переданы материалы;
Дт 58 - Кт 76 - отражена передача материалов в составе финансовых вложений;
Дт 10 -Кт 76 - получены материалы обратно;
Дт 76 -Кт 58 -закрыта задолженность контрагента.
Ревизия выбытия материалов.
При такой ревизии проводится сплошная документальная проверка оформления продажи и дарения материалов.
Сплошная документальная проверка оформления продажи материалов.Поскольку при передаче организацией материалов в собственность другому юридическому или физическому лицу по договору купли-продажи либо в обмен на другой товар по договору мены отпуск оформляется накладной по ф. М-15, ревизор проверяет правильность оформления этих документов (договоров и накладных). Договоры должны соответствовать по форме и содержанию требованиям действующего законодательства.
Особое внимание следует уделять ценам реализации материалов -в организации на них должны быть утверждены отпускные цены. Ревизор изучает эффективность ценовой политики и фактическое соблюдение должностными лицами дисциплины отпускных цен на материалы.
Реализация материалов, закупленных отделом снабжения организации, далеко не всегда экономически целесообразна. Сам факт реализации материалов является следствием либо отсутствия системы планирования и нормирования материальных запасов, либо неправильно организованного производства. Ревизор должен дать экономическую оценку действий должностных лиц организации, по чьей инициативе закупаются лишние материалы, которые впоследствии подлежат продаже. При обнаружении неликвидов на складе организации необходимо ставить вопрос об их скорейшей реализации и постараться определить причины их возникновения.
Ревизор может проверить пропускную систему организации. Для этого положение о пропускной системе сверяется с фактическим рядком пропуска, действующим в организации.
Сплошная документальная проверка оформления дарения материалов. Ревизор обязан определить соответствие акта дарения действующему законодательству (по форме и содержанию): правильно ли оформлен договор дарения (безвозмездной передачи) материалов; оформлены ли накладные на отпуск материалов. Ревизор должен помнить, что дарение между коммерческими организациями не допускается. В обязательном порядке по каждому факту дарения выявляется лицо, подписавшее договор дарения, и правомочность его действий.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Мельник М.В., Пантелеев А.С., Звездин А.Л. Ревизия и контроль: Учебное пособие/Под ред. проф. М.В. Мельник. – М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2003. – 520с.
2. Пизенгольц М.З. Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве. Т. 1. Ч. 1. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2002.
3. Новые правила учета материально-производственных запасов / Ф.Н.Филина. – М.: Гросс Медиа: РОСБУХ, 2007.
4. Бухгалтерский учет в организациях / Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2002.
5. Налоговый кодекс Российской Федерации : ч. 2 – М.: изд. «Омега-Л», 2008.
6. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие -М.: ИНФРА, 1995.
7. М.И.Таран, О.А.Архипова “Бухгалтерский учет материально-производственных запасов” 2005.
8. Ю.А.Бабаев “Бухгалтерский учет ” 2001.
9. Все положения по бухгалтерскому учету. – М.: ООО ИИА «Налог Инфо», ООО «Статус-Кво 97», 2007.
|
