Основные данные о работе

Содержание

Введение. 3

Основная часть. 5

1 Особенности организационных систем управления. 5

1.1 Методология анализа и синтеза организационных систем управления. 5

1.2 Основные черты организационного управления. 11

1.3 Основные требования к организационному управлению.. 14

2 Краткая характеристика исследования системы управления организацией. 21

2.1 Специфика анализа и синтеза организационных систем управления. 21

2.2 Финансовые показатели эффективности управления менеджментом. 24

Заключение. 27

Глоссарий. 29

Список использованных источников. 32

Приложения. 34

Введение

Законы рыночной экономики требуют постоянного контроля за формированием себестоимости создаваемой продукции, работ, услуг для достижения наилучшего результата хозяйственной деятельности предприятия, умения использовать имеющуюся информацию, которая содержится в данных финансового учета для принятия оперативных, тактических, а также стратегических решений для того, чтобы выработать рациональную хозяйственную политику. Управленческие решения предпринимательской деятельности основываются на плановой, нормативной, технологической, учётной и аналитической информации. Контроль и регулирование - основные функции управления - реализуются в сопоставлении плановых данных и сведений оперативного анализа. Оценка результатов управленческих решений и ответственность за их исполнение производятся по данным внутренней отчетности. Планирование и координация будущего развития предприятия базируются на аналитических расчетах, произведенных с помощью специфических приемов.

В настоящее время, когда каждое российское предприятие вынуждено практически в одиночку противостоять отлаженным государственным системам дотаций и поддержки экспорта из стран Европы, Китая, США, в условиях рейдерства и мизерных государственных инвестиций в отечественную экономику, требуется критически проанализировать и переосмыслить существующие методы принятия управленческих решений.

Одна из важнейших проблем в исследовании эффективности деятельности управленца, менеджера, заключается в том, что управленческие процессы и отношения с трудом поддаются количественным измерениям; для людей главное в них - их качество, заложенная в них мера удовлетворения их потребностей, интересов и целей, которые крайне субъективны. В то же время представление о качестве управления имеет большое практическое значение, так как свидетельствует, с одной стороны, о состоянии управления как феномена, а с другой - об отношении к нему людей, об их восприятии и оценке. Тем не менее, формирование информации как характеристики результата управления выступает предпосылкой и основой для последующего сравнительного измерения издержек на управление и результатов управления и получения соответствующих представлений об эффективности действий менеджмента. Комплексная характеристика результатов управления позволяет увидеть его влияние и значение для общества в целом и назвать три уровня критериев социальной эффективности управления. Указанными обстоятельствами определяется актуальность темы настоящей курсовой работы: «Исследование систем управления менеджментом». В рамках данной курсовой работы вопросы эффективности будут рассматриваться применительно к организационным системам управления, т.е. к таким, где в качестве объекта управления рассматривается коллектив людей.

Основная часть

1 Особенности организационных систем управления

1.1 Методология анализа и синтеза организационных систем управления

Если в качестве объекта управления рассматривать коллективы людей, то такая система может считаться организацией. Иначе говоря, любая организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели (или целей). Группа людей представляет собой организацию:

- если состоит, по крайней мере, из двух человек, которые считают себя частью этой группы;

- если имеет одну цель (желаемое конечное состояние или результат), которую принимают как общую все члены группы;

- если состоит из людей, которые сознательно работают вместе, чтобы достичь желаемой для всех цели (или целей).

Организации могут быть различной сложности, которая определяется сложностью поставленных перед организацией целей.

Организационная система управления включает: орган управления (управляющая подсистема), который осуществляет процесс управления организацией, и объект управления (управляемая подсистема), который осуществляет реализацию задач (Приложение 1).

Процесс управления организацией представляет собой одноразовый, многоразовый или непрерывный процесс выработки управляющих действий u(t) и передачи их подчиненным объектам управления для исполнения и достижения цели (целей) управления.

Управляющие действия u(t) представляют собой сигналы, устные или письменные приказы, приказания, распоряжения и др. Процесс управления организациями относится к наиболее сложным формам деятельности человека. Управление организацией как особый вид деятельности превращает неорганизованную группу людей (толпу) в эффективно, целенаправленно и производительно действующую группу.[1]

Сущность управления организацией состоит в разработке постоянного воздействия на управляемую и управляющую подсистемы и обеспечении его реализации для достижения поставленной цели. Организационные системы управления (например, системы управления предприятиями, войсками, отраслями промышленности, государствами) являются наиболее сложными для исследования системами и имеют следующие особенности:

- возможность самостоятельного формирования целей и способность к самоорганизации;

- необходимость учета в процессе управления многочисленных политических, социальных и экономических факторов;

- высокая неопределенность исходных данных, невозможность прогнозирования всех факторов, влияющих на процессы управления, и низкая эффективность применения математических моделей для принятия управленческих решений;

- объективный характер процессов управления и связанные с этим ошибки при формировании целей и расходовании ресурсов на их достижение, поскольку основная роль при принятии решений и организации их выполнения принадлежит человеку;

- большое число и разнообразие связей и отношений между органами управления и отдельными руководителями, отсутствие четких границ между управляемой системой и объектами управления, имеющими сложную иерархическую структуру;

- ориентация на определенные социальные потребности.

Целью методологии анализа и синтеза организационной системы управления является создание организационной структуры, осуществляющей процессы управления организацией. Методология системного подхода к конструированию организационных систем управления позволяет во главу угла поставить конкретную цель деятельности и совокупность системных задач. Методология анализа и синтеза включает следующие этапы.

Этап 1. Уяснение задач, поставленных руководителем, и цели функционирования системы.

Этап 2. Определение подсистемы задач, обеспечивающих наиболее успешное достижение цели.

Этап 3. Определение подсистемы мероприятий, обеспечивающих выполнение каждой задачи.

Этап 4. Разработка технологии выполнения мероприятий, обеспечивающих выполнение каждой задачи.

Этап 5. Установление факторов внешней и внутренней сред, влияющих на функционирование системы.

Этап 6. Определение требуемых видов ресурсов.

Этап 7. Определение количества и качества наличных ресурсов.

Этап 8. Установление порядка выполнения мероприятий с учетом технологических и ресурсных ограничений. Для этого разрабатывается и оптимизируется модель достижения цели - если в результате оптимизации Т₀ ≤Т_дир , осуществляется переход к этапу 10, если Т>Т_дир - к этапу 9.

Этап 9. Определение минимального количества ресурсов, необходимых для выполнения работ в срок или изменения режима использования ресурсов.

Этап 10. Доклад руководителю результатов моделирования и утверждение одного из вариантов действий.

Этап 11. Оформление решения (разработка плана) и утверждение его руководителем.

Этап 12. Подготовка исполнителей, получение недостающих средств, реализация решения (плана).

Методология анализа охватывает этапы 1-7, а на этапах 8-10 производится синтез достижения цели и целевых организаций.

Рассмотрим подход к определению методик работы на некоторых из указанных этапов.

Входом этапа 1 являются задачи, поставленные вышестоящим руководством, выходом - определение цели деятельности, а также задачи по подготовке предложений для принятия решения. Методика работы на этом этапе направлена на наиболее точное определение цели деятельности. Цель деятельности может быть выражена количественно или качественно.

Входом этапа 2 является цель, определенная на первом этапе, выходом должна стать система задач, которые необходимо решить для эффективного достижения цели. Сущностью деятельности на этом этапе является расчленение цели на отдельные взаимосвязанные задачи, представляющие собой относительно самостоятельные направления или этапы достижения цели.[2]

Входом этапа 3 является система задач, выработанная на предыдущем этапе, выходом - подсистема мероприятий, обеспечивающих выполнение каждой задачи.

Вход этапа 4 - подсистемы мероприятий, необходимых для выполнения каждой из задач, а выход - технологии выполнения этих мероприятий.

Технология, последовательность мероприятий являются в свою очередь входом этапа 5, выходом которого будет набор факторов внешней и внутренней среды системы деятельности, от которых зависит выполнение каждого мероприятия и всего конструирования процесса и организации, осуществляющей этот процесс.

На этапе 6 в зависимости от характера и технологии работ и факторов внешней и внутренней среды (выходов 3, 4, 5) требуется определить виды и качество нужных ресурсов, включая специалистов, и их производительность. В процесс работы на данном этапе следует включать:

- определение, на основе анализа характера и технологии работ, потребности в специалистах и других видах ресурсов;

- определение желаемой производительности ресурсов с учетом директивных сроков достижения цели.

На этапе 7 определяется наличное количество ресурсов. Содержанием процесса деятельности на этом этапе будет:

- определение общего количества специалистов и других видов ресурсов;

- определение количества ресурсов, используемых для достижения других целей;

- определение сравнительной важности целей, их приоритетности и сроков их достижения;

- определение количества и качества ресурсов, которые могут колебаться на различных этапах достижения цели.

На этапе 7 кончается системный анализ предстоящей деятельности. В результате этого анализа определены:

- цель деятельности;

- задачи деятельности;

- мероприятия, необходимые для выполнения каждой задачи;

- факторы внешней и внутренней среды, влияющие на выполнение мероприятий, решение задач и достижение цели;

- требуемые виды и качество ресурсов.

В результате анализа становится известно, что надо сделать, в какой последовательности, что влияет на успех предстоящей деятельности и какие силы и средства необходимы для этого.

На этапе 8 - самом ответственном - должна быть разработана модель идущего процесса деятельности - это его выход. Входом данного этапа является все то, что определено на предыдущих этапах, т.е. это и цель, и задачи деятельности, и состав, и технологии выполнения мероприятий, и факторы внешней и внутренней среды, и характер их изменения в будущем, и потребные виды ресурсов, и их наличие.

Модель деятельности может быть различной. Ее характер будет зависеть от важности процесса, точности входных данных, времени на ее разработку. Сложность процессов общественной деятельности и невозможность выразить «человеческие» факторы строго математически в большинстве случаев делают модель неоптимизационной (возможна оптимизация лишь отдельных ее блоков, отдельных задач). Содержанием этого этапа будет:

- оперативное описание деятельности;

- выбор критерия;

- выбор способа моделирования.

Далее, если ЭВМ не применяется, осуществляется разработка и оптимизация (улучшение) модели. Если ЭВМ применяется, то разрабатывают алгоритм модели, проводят отладку на ЭВМ для получения оптимального варианта, если модель оптимизационная, или набора вариантов с их количественными оценками, если оптимизация модели невозможна.

На этапе 9 определяется минимальное количество видов ресурсов, необходимых для завершения процесса в срок. Входом является разработанная на предыдущем этапе модель, в результате оптимизации (улучшения) которой не было обеспечено достижение цели деятельности в срок с имеющимися ресурсами. Содержанием этого этапа будет последовательный просмотр результатов моделирования при увеличении ресурсов до получения желаемого результата.

Если на этапе 8 решались задачи оптимизации по времени (по быстродействию) при ограничениях на ресурсы, то на этапе 9 должна рассматриваться задача оптимизации ресурсов при ограничении временем. При этом может быть использована модель, разработанная на этапе 8, или новая.[3]

На этом же этапе осуществляется необходимое изменение режима использования ресурсов для обеспечения достижения цели в срок. Тогда задачи моделирования будут заключаться в определении минимальной продолжительности рабочего дня, при ограничениях времени достижения цели и ресурсов.

Входами этапа 10 являются полученные в результате моделирования:

- оптимальный вариант действий (набор вариантов, действий) в соответствии со сроками достижения цели и намеченными ресурсами;

- оптимальные предложения по изменению состава ресурсов или режима работы в случае, когда наличными ресурсами при нормальном режиме их работы достичь цели с заданной эффективностью в указанные сроки не представляется возможным.

Выход этого этапа - утвержденный руководителем вариант действии по достижению цели.

Содержанием этапа 11 является оформление решения (разработка плана) и утверждение его руководителем.

На этапе 12 на основании плана (вход) должны быть разработаны конкретные программы индивидуальной (коллективной) подготовки исполнителей, осуществлена эта подготовка, получены недостающие ресурсы, и в результате реализован разработанный план.

Рассмотренная методология пригодна как при создании организационных систем управления, так и при корректировке, уточнении структуры уже созданных процессов и целевых организаций. Следует отметить, что выходы каждого этапа, каждого шага на этапах должны быть согласованы друг с другом и, конечно, с целью деятельности. Что значит согласовать выходы? Это значит, прежде всего, согласовать методы работы на этапах и шагах, которые обеспечивают качество выходов и определяют продолжительность работы на этапе (шаге). Эти методы должны быть согласованы по точности, мощности, качеству и т.п.

1.2 Основные черты организационного управления

К основным чертам организационного управления можно отнести:

- неаддитивность отношений;

- неопределенность данных;

- многокритериальность;

- стохастичность;

- порог сложности;

- редкая повторяемость проблемных ситуаций;

- фактор времени.

Рассмотрим сущность каждой из черт организационного управления.

Неаддитивность отношений определяется тем, что свойства организационной системы управления не есть простая сумма свойств входящих в нее элементов (подсистем). Следовательно, применение линейных функций в качестве интегральных показателей оценки действий и решений в организационном управлении не отвечает сущности понятия свойств организационной системы.[4]

Применение "неаддитивных функций" создает большие трудности, усложняя математический аппарат и увеличивая количество исходных данных.

Неопределенность данных - фактор, присущий моменту принятия управленческого решения руководителем (должностным лицом, ставящим под ним свою подпись и с этого момента за него отвечающим) в условиях, когда он не знает точных значений ряда характеристик, важных для решения, и (или) не знает о том, что ряд характеристик, влияющих на последствия реализации решения, не учитывались при подготовке решения, и (или) не знает, к какому из множества событий отнести наблюдаемое явление.

Многокритериальность - это состояние, при котором оценка деятельности организационной системы управления осуществляется по нескольким показателям.

Деятельность организационной системы управления протекает в окружающей среде и потребляет ресурсы, необходимые и другим системам. Естественный дефицит ресурсов порождает противоречие с окружающей средой. Показатели, связанные с окружающей средой, можно условно назвать показателями взаимодействия с окружающей средой.

Организационная система управления создается для выполнения каких-то функций, следовательно, оценка качества выполнения этих функций производится с помощью показателей качества управленческих функций, которые можно условно назвать производственными, или функциональными, показателями.

Проблему создает не число показателей, а так называемая противоречивость показателей. Противоречивые показатели появляются в том случае, когда для достижения целей надо добиваться увеличения одновременно двух противоречивых функций, вследствие чего и возникает противоречивая ситуация: увеличение одной функции сопровождается падением другой и, следовательно, непонятно, что делать, на каком решении остановиться. Выходом из подобной ситуации может быть компромиссное сочетание значений показателей, одновременно приемлемых для лица, принимающего решение.

Стохастичность - результаты реализации управленческих решений являются случайными событиями.

Основные причины стохастического функционирования организационных систем управления:

- отсутствие однозначных аналитических зависимостей между возможными результатами реализации управленческих решений, с одной стороны, и состоянием системы в момент воздействия на нее возмущения в окружающей среде, величины возмущения в окружающей среде, величины возмущения параметров управленческого решения, характеристик целей - с другой. Отсутствие таких зависимостей говорит о том, что организационные системы управления неформализуемы или слабо формализуемы при наличии словесного описания характеристик зависимостей на принятом деловом языке;

- случайный характер "поведения" окружающей среды и, как следствие, случайный характер возмущения (как величины, так и времени появления);

- непреднамеренные и непредсказуемые искажения и запаздывания данных о состоянии оргсистемы управления и окружающей среды из-за сбора и обработки данных людьми, и представление такой информации в верхние инстанции;

- ограниченная управляемость оргсистем: не из всякого состояния и не при всяком возмущающем воздействии можно достичь произвольной цели за конечное время; с другой стороны, попытка достижения желаемых целей из данного состояния системы и возмущающего воздействия окружающей среды может привести к непредвиденным результатам.

Порог сложности состоит в том, что в единицу времени человек и состоянии решить задачу ограниченной сложности и усвоить ограниченный объем информации. У каждого индивидуума имеется свой порог сложности решаемых задач, выше которого за ограниченное время он подняться не может. На практике средний индивидуум в состоянии одновременно обработать 6-8 взаимосвязанных факторов.

Редкая повторяемость проблемных ситуаций ставит под сомнение правомочность применения классической теории вероятностей. Применение субъективных вероятностей, т.е. субъективного представления о достоверности редких событий - одна из задач теории поддержки управленческих решений, которая в настоящее время слабо разработана.

Неантагонистический конфликт имеет место между сотрудниками разного уровня управления, включая и первое лицо, а также между сотрудниками, находящимися на одном уровне управления.[5]

Сталкиваясь с неопределенностью обстановки и осознавая стохастичность процесса функционирования, каждый сотрудник вынужден создавать резерв ресурсов, которыми он может лично распоряжаться или влиять на их использование в интересах своего участка работы, причем объем этого резерва он, как правило, завышает по сравнению со средними потребностями и скрывает от вышестоящего начальника истинные, т.е. минимальные, требуемые объемы. В противном случае вышестоящий начальник превратит их в норматив. Так возникает незримый неантагонистический подчиненный, стремящийся завысить норматив расходования ресурсов, который начальник хочет сократить.

Фактор времени связан с быстрым старением информации. Это выдвигает в ряд наиважнейших требований сокращение процедуры обоснования и принятия управленческих решений. Часто важно принять, может быть, не самое лучшее по другим критериям решение, зато вовремя.

1.3 Основные требования к организационному управлению

Организационными системами управления мы назвали системы, обеспечивающие функционирование коллектива людей для достижения определенных целей.

Таким образом, уже в самом определении организационной системы управления предполагается целенаправленный характер ее функционирования. Цель может быть достигнута только в том случае, если организационные процессы будут: эффективными, т.е. будут обеспечивать наилучшие результаты в расчете на единицу затрат соответствующих ресурсов; надежными, т.е. гарантировано само осуществление процесса как такового; осуществляться без задержек, временных разрывов и не выходить за пределы временных границ, т.е. оперативны; когда организационные системы будут обладать гибкостью, т.е. способностью к оперативным изменениям в ходе своего осуществления; когда организационные процессы характеризуются непрерывностью и ритмичностью, т.е. соответствием между деятельностью па той или иной стадии (этапе, периоде, фазе) и происходящими в ходе ее изменениями. Названные требования могут быть реализованы только в том случае, когда организационная система управления обладает устойчивостью, т.е. свойством системы сохранять некоторое свое качество в процессе управления при наличии возмущений.

Рассмотрим более подробно названные требования применительно к организационному управлению.

Устойчивость - свойство процесса управления сохранять и восстанавливать свое качество в условиях внешних и внутренних возмущений. Применительно к организационным системам управления устойчивость - способность решать все задачи, требуемые обстановкой при целенаправленных внешних воздействиях. Она есть результат технической и функциональной устойчивости.[6]

Техническая устойчивость - способность противостоять воздействиям технического характера с помощью технических средств.

Функциональная устойчивость - способность противостоять воздействиям социально-политического, экономического характера и другим нетехническим воздействиям с помощью средств интеллектуального характера: организации труда, методов создания и введения информации, решения интеллектуальных задач и др.

Таким образо м, при оценке устойчивости необходимо установить показатели свойств процесса управления, значения которых необходимо сохранить и определить степени влияния на эти показатели различных возмущений (воздействий окружающей среды, ошибок управленческого персонала и т.д.).

Устойчивость процесса может быть абсолютной, т.е. оцениваться по всем его свойствам, и относительной, когда оценка производится с помощью некоторого функционала, характеризующего одно из свойств исследуемого процесса. Для оценки устойчивости необходимо указать такие ограничения, налагаемые на возмущения, при которых функционал будет сохранять свое конечное значение в некотором, вообще говоря, вероятностном смысле. Устойчивость организационных систем управления количественно измеряется как вероятность решений в заданные сроки необходимых управленческих задач.

Известно много подходов к оценке устойчивости системы. Наиболее распространенными являются оценки устойчивости по Ляпунову и Лагранжу.

Устойчивость по Ляпунову: управление считается устойчивым, если при любом возмущающем воздействии со стороны окружающей среды система способна за конечное время или в пределе приблизиться как угодно близко к той траектории движения в пространстве состояний, которую она имела до начала возмущения. Оценка устойчивости социально-экономических систем по Ляпунову практически невозможна из-за трудности описания ограничений на возможные возмущения и учета всех возможных возмущений.

Устойчивость по Лагранжу: система, а вместе с ней и управление устойчивы, если при конечных возмущениях в окружающей среде ни один из параметров по модулю не стремится к бесконечности, оставаясь ограниченной величиной. Такое понятие позволяет косвенно оценивать и устойчивость в первоначальной ее формулировке, и качество вырабатываемых решений: если система неустойчива по Лагранжу, значит, какие-то параметры в пределе устремляются к бесконечности, а это противоречит здравому смыслу и неприемлемо, так как говорит о потере управления. Действительно, если, например, число безработных стремится к бесконечности, то, о каком качестве управления можно говорить?

Аналогично будет абсурдным, если в бесконечность (в исследованиях) устремится заработная плата представителей какого-то имущественного слоя. Разумеется, устойчивость по Лагранжу еще не говорит о качестве управления. Подобная категория несколько груба для этого. В настоящее время проблема анализа и синтеза устойчивых процессов управления сложными организационными системами в условиях различных неопределенных внешних и внутренних возмущений не решена.

Оперативность - свойство процесса управления обеспечивать завершение цикла управления в требуемые сроки.

Оперативность процессов обеспечивается:

- ясностью целевых ориентиров и реальностью задач;

- полным и своевременным информированием субъекта управления о состоянии системы, среды и ходе самого процесса;

- достаточной гибкостью процесса, позволяющей своевременно адаптироваться к изменяющейся ситуации;

- регламентированием процесса и, в частности, разработкой процедур, обеспечивающих согласованность между фазами процесса;

- осуществлением параллельного выполнения отдельных частей процесса;

- четким контролем за процессом со стороны субъекта управления;

- наличием ресурсов, достаточных для обеспечения необходимой скорости и соответствующего временного режима реализации процесса.

Устойчивое управление всегда оперативно, по определению. Оперативное управление может быть неустойчивым. Это объясняется возможностью необеспечения нужного качества решений, несвоевременностью доведения решений до исполнителей, искажением информации по вине средств и способов управления, построения и технического оснащения системы управления. Например, при фиксированной суммарной оценке продолжительности сбора данных первичная обработка, пересылка данных, подготовка и принятие решений настолько велики, что исполнители не успевают реализовать их до появления новых возмущений в окружающей среде, требующих принятия новых решений, или время на подготовку и принятие решений настолько мало, что оно не дает возможности принять качественные решения и т.д.[7]

Гибкость - способность изменять формы и методы управления в зависимости от обстановки. Организационный процесс должен обладать гибкостью, т.е. способностью к оперативным изменениям в ходе своего осуществления.

Гибкость процесса обеспечивается:

- повышением уровня управляемости процессом, так как слабая управляемость затрудняет осуществление оперативных и целесообразных изменений;

- гибкостью структуры системы, осуществляющей данный процесс;

- информативностью процесса, обеспечивающей полноту и своевременность поступления информации;

- восприимчивостью процесса к воздействиям со стороны субъекта управления;

- оперативностью процесса, обеспечивающей своевременность изменений;

- формированием многовариантных структур реализации процесса;

- интервальностью значений длительности процесса и его отдельных стадий.

Гибкость управления имеет место, если система управления способна менять по обстановке правила (алгоритмы) своих действий. Например, переходить от централизованного к децентрализованному управлению, частично децентрализованному и, наоборот, от децентрализованного к централизованному.

Гибкость управления - одно из необходимых, но не достаточных условий эффективности управления. Система управления может менять и формы, и методы, но не достигать желаемых результатов из-за некачественных (малоудачных) решений, запаздывания решений и т.п. - из-за всего, что не обеспечивает устойчивости управления.

Непрерывность - свойство (способность) процесса управления не допускать перерыва между последовательно выполняемыми этапами (фазами) или другими действиями, приводящими к снижению качества управления.

Непрерывность процесса нарушается, если между двумя последовательно выполняемыми этапами возникает незапланированная пауза, приводящая к снижению качества выполнения следующих этапов (например, из-за потери ценности информации), несвоевременному достижению поставленной цели и срыву всего процесса управления.

Требования к непрерывности могут быть определены с помощью системы неравенств:

Dt_ij < 0, i, j Î IJ,

где Dt_ij - время перерыва между I-м и j-м последовательно выполняемыми этапами управления;

IJ - множество пар индексов соседних последовательно выполняемых этапов., Dt_ij = t_j – t_i , где t_j - момент начала выполнения j - го этапа; t_i - момент окончания выполнения i-го этапа. Отрицательное значение Dt_ij соответствует пересечению этапов во времени.

Естественно, для реальных процессов управления допускаются отдельные незначительные "холостые" перерывы, т.е. возможно, что Dt_ij > 0. Однако предельные максимальные значения этих перерывов необходимо определять с учетом соотношений продолжительности этапов и инерциальности объекта управления.

Величины Dt_ij являются случайными, поэтому, как правило, используются их вероятные характеристики: математическое ожидание перерывов между i-м j-м этапами. М[Dt_ij ], ij Î IJ и вероятность отсутствия перерывов между i-м и j-м этапами, приводящих к нарушению процесса управления, Р (Dt_ij < Dt_доп ), ij Î IJ, где Dt_доп - допустимое время перерыва между i -м и j-м этапами, превышение которого приводит к нарушению процесса управления.

Непрерывность - свойство, не претендующее на оценку качества решений или управления. Однако непрерывность является необходимым условием эффективности управления, в то время как устойчивость - это одно из достаточных условий эффективности.[8]

Требование эффективности организационного управления отвечает на вопрос соответствия реальных (фактических или ожидаемых) результатов процесса управления требуемым или, иными словами, степени достижения цели управления. Только достаточно эффективный процесс управления является целесообразным. Требование эффективности организационных систем управления является необходимым условием эффективности. Вопрос об эффективности - это вопрос о "цене" затрат, которые должны быть осуществлены для получения определенного результата.

2 Краткая характеристика исследования системы управления организацией

2.1 Специфика анализа и синтеза организационных систем управления

В основу структурного анализа и синтеза ОСУ должен быть положен системно-исторический подход. Системно-исторический подход предполагает учет целей и задач, решаемых системой на данном историческом этапе ее развития, причем во времени, собственно ей принадлежащем. С целью обеспечения эффективного управления структура системы должна адаптироваться к изменяющейся обстановке путем периодического решения следующих задач:

- оценки и определения рационального числа уровней управления;

- корректировки состава органов управления, отношений и связей между ними;

- определения предельного числа исполнителей, подчиненных органам управления и отдельным руководителям;

- установления рациональной численности всего управленческого персонала системы при заданном количестве непосредственных исполнителей;

- оценки и определения мест размещения органов управления для обеспечения устойчивости и оперативности управления. Наряду с решением этих задач должны решаться задачи структурного анализа и синтеза технических и эргастических систем управления, которые могут входить отдельными элементами в организационные системы управления[9] .

Функциональный анализ и синтез ОСУ логически связан с перечисленными структурными задачами и включает решение следующих задач:

- определение целей управления и построение дерева целей, соответствующего иерархической структуре системы управления;

- определение перечня и содержания основных задач управления, установление их взаимосвязи по входной и выходной информации;

- анализ и рациональное распределение функций управления между органами и отдельными руководителями;

- анализ и определение обязанностей, прав, ответственности и соподчиненности органов и отдельных должностных лиц при решении задач управления;

- исследование и разработку эффективных методов решения задач управления;

- обобщение и применение принципов управления, разработанных в ходе исторического развития и совершенствования исследуемых систем.

Следует отметить, что в наиболее общей форме функциональный синтез новой системы включает:

- определение всех необходимых функций, которые должны быть выполнены;

- нахождение хотя бы одного, безусловно осуществимого, способа выполнения каждой функции;

- нахождение такой схемы или модели, в рамках которой можно совместно выполнить отдельные функции для достижения общих целей.

Анализ ОСУ сосредоточивает внимание на структуре и показывает, как работают части целого. Синтез акцентирует внимание на функциях и показывает, почему и как действуют части целого.

Информационный анализ и синтез ОСУ направлен на исследование информационных массивов и потоков с учетом всех видов взаимодействия элементов систем: "человек - человек", "человек - машина", "машина - машина". Информационный анализ включает исследование количественных и качественных характеристик информации, используемой в системе управления. Информационный синтез осуществляется с целью определения требуемых качественных и количественных характеристик в проектируемой системе управления.

Информационный анализ и синтез в системе "человек - человек" включает:

- определение перечня и содержания документов, порядок их оформления, учета и доставки;

- методы сбора и обработки неформализованных сообщений;

- организацию информационного взаимодействия должностных лиц и органов управления в процессе принятия решений и их выполнения.

Параметрический анализ и синтез ОСУ. Под показателями эффективности организационных систем управления понимается минимальное по включению множество характеристик системы, позволяющих описать цель и все ее задачи. Каждый показатель эффективности ОСУ отвечает требованиям соответствия, критичности, устойчивости и информативности. Остальные характеристики организационной системы (оргсистемы) - это либо аргументы, либо вспомогательные показатели.[10]

Свойство соответствия у показателя (характеристики) эффективности имеет место, если знак изменения показателя соответствует знаку изменения степени достижения цели системы или качества выполнения одной из функций оргсистемы, другими словами, если данная характеристика, является существенной для описания качества выполнения функций оргсистемы или ее целей (задач).

Критичность имеет место, если существенным изменением аргументов данного показателя соответствует и существенное изменение этого показателя.

Устойчивость показателя имеет место, если малым изменениям его аргументов соответствуют и малые изменения самого показателя.

Информативность считается прямо пропорциональной числу существенных аргументов показателя (хотя этим не исчерпывается).

Существенными считаются аргументы, которые при своем изменении влекут за собой изменение показателя. Первые три требования - необходимые свойства, информативность - желательное свойство.

По видам показатели могут быть:

- количественно измеримыми и качественными категориями (уровень квалификации обслуживающего персонала, морально-этическая ответственность персонала за качество и т.д.);

- абсолютные (определяющие безусловную, взятую вне сравнений с чем-то ценность выделяемых свойств системы) и сравнительные (определяющие ценность по отношению к аналогичным объектам, к эталону, к некоторому периоду и т.п.);

- размерные (имеющие единицу измерения) и безразмерные, они же относительные - те, которые не имеют единиц измерения (например, доля малоимущих в общей численности населения района);

- интегральные (оценивающие общесистемные целостные свойства, качества) и частные (оценивающие свойства подсистем, элементов отдельных сторон системы);

- мажорируемые, которые надо увеличивать для роста степени достижения целей системы или повышения качества выполнения ее функций (например, надежность) и минорируемые, у которых идеальным является наименьшее значение (например, стоимость);

- прямые - показатели, которые предназначены для описания целей системы, и косвенные, которые созданы искусственно, но согласованы с каким-нибудь прямым показателем.

Одним из возможных интегральных абсолютных критериев оценки управленческих решений по социально-экополитическим проблемам может быть уровень жизни населения на территории, подведомственной руководству данной оргсистемы. Уровень жизни можно измерять объемом благ (материальных и духовных) и услуг, которые граждане, проживающие на подведомственной территории, могут получать, вкладывая имеющиеся у них доходы. Перечень таких благ и услуг устанавливается общественным договором.

2.2 Финансовые показатели эффективности управления менеджментом

В качестве показателей эффективности системы управления менеджментом можно использовать следующие:

1. Коэффициент управляемости, характеризующий степень средней загруженности каждого руководителя с учетом нормы управляемости (по количеству подчиненных), рассчитывается по формуле:

Куп = (1),

где

z - число уровней управления;

m – число руководителей данного уровня управления;

Hф и Hн – фактическое и нормативное число работников, приходящееся в среднем на одного руководителя данного уровня управления.

Норматив Куп = 0,5–1.

2. Коэффициент уровня механизации и автоматизации труда работников аппарата управления Км.а., характеризующий степень соответствия фактической стоимости средств механизации и оргтехники Сф нормативным требованиям в среднем на одного работника аппарата управления рассчитывается по формуле:

Км.а. = (2),

где

Сф – фактическая стоимость технических средств в управлении;

Чау – численность аппарата управления.

3. Коэффициент экономичности труда работника аппарата управления Кзу рассчитывается по формуле:

Кзу = (3),

где

Зау – общая сумма затрат на управление;

Зпр – общая сумма затрат на производство и реализацию продукции за год.

4. Коэффициент экономической эффективности управленческой деятельности Кэ рассчитывается как отношение прибыли П (дохода) к численности аппарата управления Чау по формуле:

Кэ = (4).

5. Коэффициент результативности управления производством и реализацией продукции Кэу показывает – отношение объема реализации продукции V к численности аппарата управления Чау, определяется по формуле:

Кэу = (5).

6. Экономическая результативность деятельности (рентабельность) показывает коэффициент Кэр, рассчитываемый как отношение прибыли П (дохода) к общей сумме затрат на производство и реализацию продукции за год Зпр по формуле:

Кэр = (6).

7. Производительность труда – степень его эффективности, определяется отношением годового объема реализации продукции V к среднесписочной численности работников Чппр по формуле:

ПТ = (7).

На основе анализа состояния управления на предприятии данная система показателей позволяет определить основные направления совершенствования систем управления. Необходимо отметить, что представленный набор показателей эффективности не является окончательным, и может быть изменен в зависимости от таких особенностей организации, как размер, отраслевая принадлежность и т.п.

Заключение

Системам управления свойствен ряд общих признаков, независимо от их природы и назначения. К таким общим признакам можно отнести:

- наличие обмена информацией между элементами системы. Без обмена информацией такие системы не могут функционировать и сохранять свою целостность;

- открытость систем, т.е. возможность взаимодействия среды и систем. При этом воздействия с обеих сторон могут иметь самую разную природу и последствия;

- наличие цели управления и общего подхода к формированию управляющих воздействий, обеспечивающих наилучшее достижение поставленной цели, в соответствии с заданными или сформированными в процессе управления критериями эффективности;

- наличие некоторого множества допустимых линий поведения системы, из которых выбирается наиболее предпочтительная. Если возможности выбора линий поведения нет, то управление фактически отсутствует;

- наличие характерных определенных структур, отражающих контуры управления;

- наличие иерархической организации, т.е. они устроены иерархическим образом.

Системам с управлением присуща общая схема анализа и синтеза:

- общая схема анализа любой системы управления основана на ее декомпозиции и исследовании свойств и взаимодействий отдельных элементов;

- общая схема синтеза любой системы управления основана на формировании системы с заданными свойствами путем объединения трех составляющих: материальных объектов, информации и энергии.

Специфика анализа и синтеза обусловлена особенностями каждого вида систем управления. Организационные системы управления имеют следующие особенности:

- возможность самостоятельного формирования целей и способность к самоорганизации;

- необходимость учета в процессе управления многочисленных политических, социальных и экономических факторов;

- высокую неопределенность исходных данных, невозможность прогнозирования всех факторов, влияющих на процессы управления, и низкую эффективность применения математических моделей для принятия управленческих решений;

- основную роль человека при принятии решений и организации их выполнения, что определяет субъективный характер процессов управления и связанные с этим ошибки при формировании целей и расходовании ресурсов на их достижение;

- большое число и разнообразие связей и отношений между органами управления и отдельными руководителями, отсутствие четких границ между управляющей системой и объектами управления, имеющими сложную иерархическую структуру.

Существует множество показателей эффективности функционирования организационных систем управления, но в качестве наиболее важных при исследовании системы управления менеджментом можно выделить следующие: Коэффициент управляемости, Коэффициент уровня механизации и автоматизации труда работников аппарата управления, Коэффициент экономичности труда работника аппарата управления, Коэффициент экономической эффективности управленческой деятельности, Коэффициент результативности управления производством и реализацией продукции, Экономическая результативность, Производительность труда.

Глоссарий

Список использованных источников

Приложени я

[1] Бурков В.Н., Ириков В.А. Модели и методы управления организационными системами. М., 2003. – С. 106

[2] Малин А.С., Мухин В.И. Исследование систем управления: Учебник для вузов. М., 2004. – С. 83

[3] Малин А.С., Мухин В.И. Исследование систем управления: Учебник для вузов. М., 2004. – С. 91

[4] Мишин В.М. Исследование систем управления: Учебник для вузов. – М., 2003. – С. 49

[5] Ладанов И.Д. Практический менеджмент. М., 2002. – С. 98

[6] Глухов В.В. Основы менеджмента. СПб., 2004. – С. 116

[7] Валуев С.А., Игнатьева А.В. Организационный менеджмент. М., 2003. – С. 149

[8] Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. М., 2002. – С. 74

[9] Виханский О.С. Стратегическое управление. М., 2004. – С. 203

[10] Дункан У. Основополагающие идеи в менеджменте. М., 2002. – С. 59