ВОСТОЧНО – СИБИРСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ

АКАДЕМИЯ КУЛЬТУРЫ и ИСКУССТВ

Менеджмент информационных технологий

Менеджмент и маркетинг информационной деятельности

Стендовый доклад.

Документация кабинета информатики.

Выполнили студенты 2–го курса очного отделения 423-1 группы. Специальность 351400 «Прикладная информатика в социально-культурной сфере». Квалификация «Информатик-технолог»:

Алексеев Сергей Николаевич

Поняев Алексей Борисович

Научный руководитель:

Леонтьева Светлана Леонидовна

Улан-Удэ

2003г.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ.........................................................................................................................

ГЛАВА 1. Разработка базы данных по кабинету информатики

1.1. Создание таблиц............................................................................................

1.2. Создание запросов.........................................................................................

1.3. Создание форм...............................................................................................

1.4. Создание отчетов...........................................................................................

ЗАКЛЮЧЕНИЕ...................................................................................................................

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ВВЕДЕНИЕ

Использование баз данных и информационных систем становиться неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципов построения и эффективно применение соответствующих технологий и программных продуктов: систем управления баз данных, CASE – систем автоматизации проектирования, средств администрирования и защиты баз данных и других.

От правильного выбора инструментальных средств создания информационных систем, определение подходящей модели данных, обоснование рациональной схемы построения баз данных, организация запросов к хранимым данным и ряда других моментов во многом зависит эффективность функционирования разрабатываемых систем. Все это требует осознанного применения теоретических положений и инструментальных средств разработки баз данных и информационных систем.

В данной курсовой работе осуществлена разработка базы данных для кабинета информатики. Целью ее разработки является автоматизация учета хранящейся документации: книг, журналов, компакт – дисков, дипломных и курсовых работ, научных работ преподавателей факультета МИТ.

База данных «Документация кабинета информатики» была создана в Access, который представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется только в составе профессионального пакета Office.

MicrosoftAccess, обладает всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Access – это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям пользователя по управлению данными.

ГЛАВА 1. РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ
ПО КАБИНЕТУ ИНФОРМАТИКИ

1.1. Создание таблиц

СУБД MicrosoftAccessпредоставляет несколько способов создания пустых таблиц, что отображено в диалогом окне «Новая таблица», показано на рис. 1.

Рис. 1. Создание таблиц

На пример, можно создать таблицу с помощью мастера или посредством ввода данных прямо в пустой бланк сетки данных. В последнем случае при сохранении введенных данных каждому столбцу (полю) автоматически назначается соответствующий тип и формат данных. В сетке данные отображаются в виде столбцов и строк, что внешне напоминает вид электронных таблиц. В данной курсовой работе мы, будем создавать таблицы в режиме конструктора, т.к. в этом случае существует больше возможностей для установления необходимых параметров полей.

В режиме конструктора необходимо заполнить столбцы имя поля, тип данных и описание показанное на рис. 2.

Базы данных «документация кабинета информатики» состоит из нескольких основных таблиц:

· Книги;

· Журналы;

· Компакт – диски;

· Формуляр читателя;

Рис. 2. Табл. «Формуляр читателя», представленная в режиме конструктора

В таблице «Книги» содержится информация о книгах числящихся на кафедре МиМИД. Здесь имеются следующие поля: КодКниги (для идентификации книги в базе даных), Читатель (определяет читателя, взявшего книгу), Заголовок (указывается заголовок книги), Автор(ы) (указывает автора или авторов книги), Место издания (где издана книга), Издательство (кем издана данная книга), Год (год издания),Страницы (объем данной книги), Экземпляры (количество экземпляров), На руках (указывает на то, что книга на руках или нет). В таблице 1.1. показаны типы данных и описание полей «Книги».

Таблица 1.1.

Характеристика полей «Книги»

Таблица «Журналы» содержит информацию о журналах. В нее включены семь полей: КодЖурнала (для идентификации журнала в базе данных), Читатель (устанавливает читателя взявшего журнал), Заголовок (указывает заголовок журнала), Номер (определяет номер выпуска), Год (год издания), Количество экземпляров (число данных журналов), На руках (указывает, имеется ли журнал на кафедре). Основные характеристики полей приведены в таблице 1.2.

Таблица 1.2.

Характеристика полей «Журналы»

Следующей таблицей является «Компакт - диски» . В ней представлены следующие поля: КодКД (показывает код диска), Читатель (определяет читателя взявшего компакт - диск), Название диска (наименование диска), Номер (указывает номер для дисков, прилагающихся к журналу), Год (определят год выпуска диска), Количество экземпляров (число компакт – дисков), На руках (показывает, имеется ли диск на кафедре). Основные характеристики полей приведены в таблице 1.3.

Таблица 1.3.

Характеристика полей «Компакт - диски»

В состав таблицы «Формуляр читателя» входят следующие столбцы: Код Читателя (определяет номер читателя), Фамилия, Имя и Отчество (указывают фамилию, имя и отчество читателя, соответственно), №группы (обозначает в какой группе обучается студент), Факультет (указывает название факультета читателя), Национальность (показывает национальность), Пол (идентифицирует пол читателя), Год рождения (дата рождения), Отчислен (показывает по каким причинам читатель выбыл, взял академический отпуск), Кафедра (указывает название кафедры читателя), Соц. положение (определяет социальное положение читателя), Форма образования (указывает форму образования, для студентов), По образованию (показывает какое у читателя образование), Домашний адрес, № телефона и № паспорта (для идентификации адреса, № телефона и № паспорта читателя, соответственно), Год (показывает дату записи в библиотеку кафедры МиМИД). Данная таблица имеет связи с её предками и показаны в Прил. 3.

Характеристики вспомогательных таблиц даны в приложении 4

1 .2. Создание запросов.

В MicrosoftAccess для создания запросов, также как и в других объектах, предоставляет ряд мастеров. Мастера позволяют в диалоге с пользователем построить простые и перекрёстные запросы, запросы на выборку повторяющихся записей или значений полей в таблице или записей без подчинённых. Основным средством разработки запросов, реализующим все возможности диалогового средства QBE, является конструктор.

Наиболее распространённым типом запроса является запрос на выборку. Запрос на выборку отбирает поля из одной или более таблиц по заданным условиям, а затем отображает их в нужном порядке. На основе запроса на выборку создаются запросы других типов.

Так же как и таблицы с помощью конструктора мы создали запросы. В общей сложности было создано восемь запросов:

· «Читатели: преподаватели и сотрудники»;

· «Читатели: студенты»;

· «Журналы на кафедре»;

· «Журналы на руках»;

· «Книги на кафедре»;

· «Книги на руках»;

· «Компакт – диски на кафедре»;

· «Компакт – диски на руках».

Запрос «Читатели: преподаватели и сотрудники» основанна двух таблицах имеющих между собой связь вида 1 : М: «Социальное положение» и «Формуляр читателя». Из таблицы «СП» добавлено поле социальное положение которое имеет условие отбора следующего вида ("Преподаватель" Or "Сотрудник") предназначенное для вывода всех преподавателей и сотрудников академии введенных в базу данных. А так же из таблицы «Формуляр читателя» добавлены следующие поля: ФИО, факультет, национальность, кафедра, пол. «Читатели: студенты» базируется на таблицах имеющих связь вида М : 1: «Формуляр читателя» и «Группы». В поле группы (табл. «Группы») было введено условие отбора ([Введите группу:]), при открытии запроса, необходимо ввести номер группы, например, 423-1.

Из таблицы «Журналы» в конструктор были добавлены поля (Читатель, Заголовок, Номер, Год, Кол-во экземпляров, на руках ), и на основе их были созданы запросы «Журналы на руках» и «Журналы на кафедре». Эти запросы отличаются друг от друга тем, что поле На руках имеет условия отбора, которые позволяют выводить списки журналов находящихся у читателей(«Журналы на руках» ) или на кафедре («Журналы на кафедре» ). На рис. 3 показан запрос «Журналы на кафедре» в режиме конструктора.

Все остальные запросы сделаны подобным образом.

Рис. 3. Запрос «Журналы на кафедре»

1 .3. Создание форм

Accessпредоставляет широкие возможности для конструирования форм – графического диалогового интерфейса пользователя

Формы являются основой разработки диалоговых приложений. Через формы можно загружать данные во взаимосвязанные таблицы базы данных с документов – источников, просматривать данные, а также их корректировать. Работая с формой, пользователь может добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. В форме можно контролировать вводимые данные, устанавливать ограничения на доступ к данным, выводить необходимые сообщения.

При работе с формой может выполняться обработка событий , инициируемых пользователем или наступающих в процессе работы с формой. Форма может создаваться для управления приложением пользователя. Типовые процедуры формируются автоматически при создании элементов формы . Такими элементами, например, являются, графические кнопки, с которыми могут связываться события следующих категорий:

· переход по записям, обработка записей (добавление, удаление, печать, восстановление);

· работа с формой (открытие, закрытие, изменение фильтра; обновление данных, печать формы);

· работа с отчетом (печать, просмотр, отправка, вывод в файл), приложением (запуск приложения, выход из приложения, запуск Word, Excel, блокнота);

· запуск запроса, макроса, печать таблицы, набор номера.

Типовой макет формы может быть легко получен с помощью таких мастеров Access, как Мастер форм или Автоформа. Мастер форм может создавать форму для одной таблицы или для нескольких взаимосвязанных таблиц. Мастер позволяет задать пользователю, какие поля включать в форму, а также выбрать стиль ее оформления.

Простейшая форма на основе только одной таблицы может быть создана выбора одного из режимов автоформы (рис. 4). Они отличаются от форм, созданных мастером, тем что включают все поля таблицы и не предоставляют возможности выбора стиля оформления. Эти команды, не вступая в диалог с пользователем и не отображая форму в режиме конструктора выводят ее заполненной значениями из таблицы.

Рис. 4. Создание форм

С помощью мастера форм мы создали три формы: «Книги», «Журналы» и «Компакт - диски».

Кроме мастера форм, существует возможность создания с помощью конструктора . Преимуществом является редактирование формы: ширины формы, изменение стиля, добавление заголовка, примечания и колонтитула, добавление фонового рисунка, добавление и перемещение элементов.

При помощи конструктора на основе таблицы создана форма «Формуляр читателя» (Прил. 1.).

1 . 4 . Создание отчетов

Средства разработки отчетов в Accessпредназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде печатного документа. Эти средства позволяют создавать отчеты сложной формы, обеспечивающие вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку, вычисление итоговых данных.

Отчет может создаваться с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Отчет, созданный мастером можно доработать в режиме конструктора.

При необходимости вывода результатов решения задачи в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных. Конструктор отчетов позволяет легко структурировать и оформить данные, полученные в запросе.

С помощью мастера были созданы все отчёты: «Журналы на руках», «Журналы на кафедре», «Книги на руках», «Книги на кафедре», «Компакт-диски на руках», «Компакт-диски на кафедре», «Читатели кафедры информатики». Но с помощью конструктора в отчёте «Читатели кафедры информатики» была вставлена эмблема факультета МИТ, а также встроена функция показывающая текущую дату.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной курсовой работе разработана база «Документация кабинета информатики», в результате анализа данных приведены необходимые поля базы данных, их структура и тип. Сведение их в определенные объекты и построение связи между объектами базы.

Показаны определенные правила, по которым проектировалась база данных.

При разработки базы данных нами были получены основные навыки работы с Access

Спроектированная база данных «Документация кабинета информатики» и программное обеспечение, обслуживающее базу, дает возможность облегчить работу сотрудникам кафедры МиМИД и применять различные поисковые системы для выбора необходимых сведений о книгах, журналах, компакт-дисках, читателях, курсовых и дипломных работах.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Форма «Формуляр читателя»

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИЛОЖЕНИЕ 3. Схема «Формуляр читателя»

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Группы

Форма обучения

Факультеты

Социальное положение

По образованию

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Артемов Д. В., Погульский Г. В., Альперович М. М. MicrosoftSQLServer 7.0 для профессионалов: установка, управление, эксплуатация, оптимизация. – М.: Издат. отдел «Русская Редакция». – 1999. – 576 с.
2. Бекаревич Ю. Б., Пушкина Н. В. MSAccess 2000 за 30 занятий. – СПб.: БХВ – Петербург, 2001 – 512 с.
3. Гайдамакин Н. А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. Вводный курс: Учебное пособие. – М.: Гелиос АРВ, 2002. – 368 с., ил.
4. Робинсон С. MicrosoftAccess 2000: учебный курс – СПб.: Питер, 2002. – 512 с.: ил.
5. Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. Базы данных: учебник для высших учебных заведений/Под ред. проф. А. Д. Хомоненко. – Изд. 2 – е, доп. и перер.- СПб.: «Корона принт», 2002. – 672 с.
6. Хоннхолли Томас, Каролин Бегг, Анна Страчан Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика, 2 – е изд.: пер. с англ. – М.: Издат. дом «Вильямс», 2001. – 1120 с.
7. MSAccess 2000 шаг за шагом. Издат. «ЭКОМ».: М., 1999. – 352 с.
8. www.citforum.ru

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СУБД

1.1. Функции СУБД

СУБД по природе являются прикладным программным обеспечением т. е. предназначенным для решения конкретных прикладных задач, также СУБД выполняли и системные функции – расширяли возможности файловых систем системного программного обеспечения.

В общем плане можно выделить следующие функции, реализуемые СУБД:

· Организация и поддержание логической структуры данных (схемы баз данных);

· Организация и поддержание физической структуры данных во внешней памяти;

· Организация доступа к данным и их обработка в оперативной и внешней памяти.

Организация и поддержание логической структуры данных (схемы базы данных) обеспечивается средствами модели организации данных. Модель данных определяется способом организации данных, ограничениями целостности и множеством операций, допустимых над объектами организации данных. Соответственно модель данных разделяют на три составляющие – структурную, целостную и манипуляционную.

Известны три основные модели организации данных:

· Иерархическая;

· Сетевая;

· Реляционная.

Модель данных, реализуемая СУБД, является одной из основных компонентов, определяющих функциональные возможности СУБД по отображению в базах данных информационно – логических схем предметных областей АИС.

Организация и поддержание физической структуры данных во внешней памяти. Эта функция включает организацию и поддержание внутренней структуры файлов базы данных, иногда называемой форматом файлов базы данных, а также создание и поддержание специальных структур (индексы, страницы) для эффективного и упорядоченного доступа к данным. В этом плане эта функция тесно связана с третьей функцией СУБД – организацией доступа к данным.

Организация доступа к данным и их обработка в оперативной и внешней памяти осуществляется через реализацию процессов, получивших название транзакций. Транзакцией называют последовательную совокупность операций, имеющую отдельное смысловое значение по отношению к текущему состоянию базы данных. Так, например, транзакция по удалению отдельной записи в базе данных последовательно включает определение страницы файла данных, содержащей указанную запись, считывание и пересылку соответствующей страницы в буфер оперативной памяти, собственно удаление записи в буфере ОЗУ, проверку ограничений целостности по связям и другим параметрам после удаления и, наконец, «выталкивание» и фиксацию в файле базы данных нового состояния соответствующей страницы данных.

1.2. Модели данных

Каждая СУБД поддерживает ту или иную модель данных. Модель данных определяет правила порождения допустимых для данной СУБД видов структур данных, возможные операции над такими структурами этой системы ограничений целостности данных. Как было, выше сказано логическая структура данных поддерживает три модели организации данных.

В большинстве коммерческих СУБД используются ставшие классическими реляционные модели данных и разновидностей графовых моделей данных – сетевая модель данных CODASYLи иерархическая модель данных ивсе они получили название по видам рассматриваемых в них структур данных.

В иерархической модели объекты – сущности и отношения предметной области представляются наборами данных, которые имеют строго древовидную структуру, т.е. допускаются только структурные связи – отношения. Иерархическая модель данных была исторически первой, на основе которой в конце 60 – 70 – х гг. были разработаны первые профессиональные СУБД.

База данных с иерархической моделью данных состоит из упорядоченного набора экземпляров структур типов «дерево», что показано на рис.1. На этом рисунке информационный объект «1» является предком информационного объекта «2», которой в свою очередь является предком информационного объекта «3». Объект «2» является потомком объекта «1», а объект «3» потомком объекта «2». Экземпляры потомка с общим предком называются близнецами.

Рис. 1. Представление связей в иерархической модели

Сетевая модель данных позволяет отображать разнообразные взаимосвязи элементов данных в виде произвольного графа, обобщая тем самым иерархическую модель данных рис. 2. Сетевая СУБД состоит из одного или нескольких типов записей и набора типов связей между ними. Каждый тип записи представлен в базе данных набором экземпляров записей данного типа. Аналогично каждый тип связи представлен набором экземпляров связей данного типа между конкретными экземплярами типов записей. На рисунке типы записей обозначены цифрами, типы связей буквами.

Рис. 2. Представление связей в сетевой модели

Для данного типа связи А1 между типом записи предка «1» и типом записи потомка «2» выполняются следующие условия:

1. каждый экземпляр типа «1» является предком только в одном экземпляре «2»;

2. каждый экземпляр «2»является потомком не более чем в одном экземпляре «1».

В рамках сетевой модели возможны следующие ситуации:

· тип записи потомка в одном типе связи «А1» может быть типом записи предка в другом типе связи «В»;

· данный тип записи «1» может быть типом записи потомка в любом числе типов связи;

· может существовать любое число типов связей с одним и тем же типом записи предка и одним и тем же типом записи потомка;

· если «А1» и «А2» - два типа связи с одним и тем же типом записи предка «1» и одним и тем же типом записи потомка «2», то правила, по которым образуется родство, в разных связях могут различаться;

· типы записей «4» и «5» могут быть предком и потомком одной связи и потомком и предком другой; предок и потомок могут быть одного типа записей (связь типа «петля»).

Реляционная модель данных – это предметная область, которая представляет собой набор отношений, изменяющихся во времени. При создании информационной системы совокупность отношений позволяет хранить данные об объектах предметной области и моделировать связи между ними. Элементы реляционной модели данных и формы их представления приведены в табл. 1.1.

Таблица 1.1

Элементы реляционной модели

Отношение – это плоская таблица, состоящая из столбцов и строк.

Схема отношений – это список имен атрибутов

Кортеж – это строка отношений.

Сущность – объект любой природы, данные о котором хранятся в базе данных.

Атрибут – это поименованный столбец отношения.

Домен – это набор допустимых значений для одного или нескольких атрибутов.

Первичный ключ – это атрибут отношения, однозначно идентифицирующий каждый из его кортежей.

На рис. 3. приведен пример представления отношения «Формуляр читателя». В общем случае порядок кортежей в отношении не определен. Однако в реляционных СУБД для удобства кортежей все же упорядочивают. Чаще всего для этого выбирают некоторый атрибут, по которому система автоматически сортирует кортежи по возрастанию и убыванию. Если пользователь не назначает атрибута упорядочения, система автоматически присваивает номер к кортежам в порядке их ввода.

Рис. 3. Представление отношения «Формуляр читателя»

Отношение «Формуляр читателя» включает четыре домена. Домен 1 содержит фамилии всех читателей, домен 2 номера всех групп, домен 3 название соц. Положения и домен 4 дату рождения всех читателей. Отношение формуляр читателя содержит три кортежа. Кортеж рассматриваемого отношения состоит из четырех элементов.

Для приведенного примера схема отношения имеет вид «Формуляр читателя» (ФИО, № группы, СП, дата рождения). В отношении «Формуляр читателя» ключевым является атрибут «ФИО».

Существование ключа гарантирует то, что отношение – это множество, которое не содержит одинаковых элементов – кортежей.

При проектировании схемы реляционной базы данных можно выделить следующую последовательность процедур.

1. определение перечня таблиц и их связей;

2. определение перечня полей, типов полей, ключевых полей каждой таблицы (разработка таблиц – отношений), установление связей между таблицами через внешние ключи;

3. определение и установление индексов (индексирования) для полей в таблицах;

4. разработка списков (словарей) для полей с перечислительным характером значений данных;

5. установление ограничений целостности по полям таблиц и связям;

6. нормализация таблиц, доработка перечня таблиц и их связей.

Так же в реляционных СУБД для указания связей таблиц производят операцию их связывания. Между таблицами могут устанавливаться бинарные (между двумя таблицами), тернарные (между тремя таблицами) и в общем случае n-арные связи. Наиболее часто встречаются бинарные связи.

При связывании двух таблиц выделяют основную и дополнительную (подчиненную) таблицы. Логическое связывание таблиц производится с помощью ключа связи .

Ключ связи состоит из одного или нескольких полей, который называется полями связи.

Суть связывания состоит в установлении соответствия полей связи основной и дополнительной таблиц. Поля связи основной таблицы могут быть обычными и ключевыми. В качестве полей связи подчиненной таблицы чаще всего используют ключевые поля.

В зависимости от того, как определены поля связи основной и дополнительной таблиц, могут устанавливаться четыре основные связи (Таблица 1.2.):

· один – один (1:1);

· один – много (1:М);

· много – один (М:1);

· много – много (N:М).

Таблица 1.2.

Характеристика видов связей таблиц

Связь вида один к одному образуется в случае когда все поля связи основной и дополнительной таблиц являются ключевыми. Поскольку значение в ключевых полях обеих таблиц не повторяются, обеспечивается взаимно-однозначно в соответствии записей из этих таблиц. Сами таблицы, по сути, здесь становятся равноправными (Рис. 4.).

Рис. 4. Графическое изображение отношения объектов 1:1

Связь вида один ко многим имеет место в случае, когда одной записи основной таблицы соответствует несколько записей вспомогательной таблицы (Рис. 5.).

Рис. 5. Графическое изображение отношения объектов 1:М

Связь вида многие к одному имеет место в случае, когда одной или нескольким записям основной таблицы ставится в соответствие одна запись дополнительной таблицы.

Связь вида многие ко многим возникает в случаях, когда нескольким записям основной таблицы соответствует несколько записей дополнительной таблицы (Рис. 5.).

Рис. 6. Графическое изображение отношения объектов N:М

На практике в связь обычно вовлекается сразу несколько таблиц. При этом одна из таблиц может иметь различного рода связи с несколькими таблицами. В случаях, когда связанные таблицы, в свою очередь, имеют связи с другими таблицами, образуется иерархия и дерево связей.

1.3. Запросы в реляционной СУБД

Запросы являются более распространенным видом обработки данных при решении пользователями тематических, логических, статистических и технологических информационных задач.

Запрос представляет собой спецификацию на специальном языке для обработки данных. В реляционных СУБД запросы к базе данных выражаются на языке SQL.

Язык SQLотносится к так называемым декларативным (непроцедурным) языкам программирования. В отличие от процедурных языков (С, Паскаль, Кобол, Бейсик) на нем формулируется предложения (инструкции) о том, «что сделать», но не «как сделать, как получить». Машина данных в СУБД исполняет роль интерпретатора и как раз строит машинный код, реализующий способ получения результата, задаваемого SQL– инструкциями .

Язык SQLсостоит из двух частей:

· Языка описания (определения) данных – DDL (DataDefinitionLanguage);

· Языка манипулирования данными – DML (Data Manipulation Language)

Синтаксис SQL– инструкций включает:

· Название инструкций (команду);

· Предложение , определяющее источник, условия операции;

· Предикаты, определяющие способы и режимы отбора записей, задаваемых предложениями;

· Выражения, значения которых задают свойства и параметры выполнение инструкции и предложения.

Формирование запросов в СУБД может осуществляться в специальном редакторе или через наглядно – диалоговые средства и пошаговые мастера формирования запросов. Сформированный запрос в виде SQL – инструкции сохраняется в файле базы данных в последствии специальной командной СУБД может запускаться на выполнение. С точки зрения решаемых информационных задач и формы результатов исполнения запросов их можно разделить на три группы:

· Запросы на выборку данных;

· Запросы на изменение данных;

· Управляющие запросы.

1.4 . Формы в реляционной СУБД

Вертикальный способ отображения полей записей в современных СУБД вместе с идеями электронных бланков трансформировался в технику форм. Естественным и интуитивно – понятным способом работы со структурированной информацией для большинства людей являются всевозможные бланки, анкеты, и т.п. «бумажные формы». Формы в СУБД как раз и выполняют функции предоставления пользователям привычного интерфейса при вводе структурированных данных с имитацией «заполнения» бланков, анкет и т.п. Таким образом, форма в СУБД представляет собой специальный экранный объект, включающий поля для ввода данных одной записи базовой таблицы и другую поясняющую информацию.
В Прил. 1. приведен пример формы для ввода, просмотра и изменения данных в таблице «Формуляр читателя».

1.5. Отчеты в реляционной СУБД

Решаю задачу документирования выводимых данных , т.е.представления результатов обработки и накопления данных в форме текстового документа, который можно распечатать или приобщить к другому текстовому документу. Отчеты во многом аналогичны выводным формам и, по сути, представляют печатные формы для результатов накопления и обработки данных (Прил. 2.). Отличительной особенностью отчётов является то, что они строятся по правилам текстовых документов, т.е. отображаемые данные разделяются на страницы и разделы с соответствующими элементами (поля, колонтитулы) и параметрами форматирования (шрифт, отступы, выравнивания).

В отчеты могут помещаться элементы управления, среди которых особое значение имеют вычисляемые поля, т.е. поля, содержимое которых формируется на основе вычисления определенных статистических функций по помещаемым в отчеты данных.

Помимо полей с данными и вычисляемых полей в отчеты могут внедряться различные графические объекты для формирования логотипов и других поясняющих рисунков, а также могут использоваться диаграммы.

1.6. Microsoft Access

Access – представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется только в составе профессионального пакета Office.

MicrosoftAccess, обладает всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Access – это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям пользователя по управлению данными.

MicrosoftAccess имеет множество областей применения: на малом предприятии; в работе по контракту, когда вы разрабатываете прикладные программы по заказу или выступаете в роли консультанта; в больших корпорациях, когда вы выступаете в роли координатора производственных информационных систем и даже в сфере домашнего применения.

1.7. Структура и характеристика СУБД Microsoft Access

MicrosoftAccess предоставляет максимальную свободу в задании типа данных (текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы). Можно задать форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты времени) и предоставления этих данных при выводе на экран или печать. Для уверенности, что в базе данных хранятся только корректные значения, можно задать условия на значения различной степени сложности.

MicrosoftAccess может работать с большим числом самых разнообразных форматов данных, включая файловые структуры других СУБД. Также можно производить импорт и экспорт данных из файлов текстовых редакторов или электронных таблиц. С помощью Accessвозможна - обработка файлов Рагаdох, dВАSEIII, dВАSЕ IV, FохРго и др. Можно также импортировать данные из этих файлов в таблицу Access.

Основные объекты базы данных Access:

Таблица: Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, и записи (строки). В записи собрана вся информация о конкретном предмете. Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, которые имеют уникальное значение для каждой записи) и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.

Запрос: Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать образец или инструкции. Можно создать запросы на выбор, обновление, удаление или на добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют.

Форма: Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Можно использовать формы для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие запустить макрос или процедуру.

Отчёт: Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включён в документ другого приложения. Прежде чем выводить отчёт на принтер, можно просмотреть его на экране.

Макрос: Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определённое событие.

Модуль: Объект, содержащий программы на MicrosoftAccessBasic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить те ошибки, которые нельзя найти с использованием макросов.