Реферат: Компьютерное делопроизводство

Компьютерное делопроизводство

1. Пояснительная записка

Целью обучения является подготовка учащихся по направлению квалифицированного применения персональных компьютеров по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения, организации, предприятия или их подразделений, адаптации к трудовой деятельности в условиях современного информационного общества.

Программа курса базируется на программе по предмету « Информатика и информационные технологии» - базовый курс и предполагает повышение уровня образования Реализация программы позволяет подготовить квалифицированного пользователя ПК и современной оргтехники и обеспечит социальную защищенность молодежи в современных условиях; заложить базу, благодаря которой в будущем учащиеся смогут самостоятельно осваивать новые сложные программные продукты.

Курс предполагает ознакомление учащихся с возможностями использования ПК и оргтехники для решения практических задач, формирования определенных навыков и умений в работе с наиболее распространенными типами прикладных программных средств делопроизводства. Рассматриваются теоретические аспекты секретарского дела, информационной культуры, общей грамотности.

Программа ориентирована на компьютерные средства делопроизводства: текстовые и графические редакторы, СУБД и электронные таблицы, системы электронного документооборота, электронные блокноты, юридические и трудовые программные консультанты, компьютерные сети.

Учащиеся познакомятся с делопроизводством предприятия, научатся принимать поступающую на имя директора корреспонденцию, осуществлять её систематизацию, следить за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль, организовывать прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, подготавливать и контролировать технически носители информации, записывать считывать информацию, создавать и вести архивы, выполнять деловую переписку с помощью ПК и по электронной почте, работать в текстовых и табличных процессорах, организовывать данные в базы и вести целенаправленный поиск и отбор информации.

Получение учащимися знаний и практических навыков работы в области информационных технологий является составным элементом общей информационной культуры современного молодого специалиста, служит основой для дальнейшего роста профессионального мастерства.

Программа развивает системное мышление учащихся, что крайне необходимо для четкой регламентации их деятельности, как во время обучения, так и в будущем, и главное – они учатся принимать важные управленческие решения в сложных ситуациях.

Занятия, построенные в виде деловых игр, позволяют на практике отработать изученные теоретические основы организации службы секретариата. Учащиеся создают собственные учебные фирмы с четко обоснованным выбором рода деятельности, вида формы собственности, атрибутов фирмы (эмблема, логотип), проектируют нормативно-правовые документы, разрабатывают бланки фирмы, приобретают умения создавать различные виды организационно - распорядительной документации (приказы, акты протоколы и т.д.), отрабатывают циркуляцию документов внутри своей фирмы, а также участвуют в документообороте с другой фирмой; анализируют деятельность фирмы и служб делопроизводства. Затем проекты реализуются с применением оргтехники и компьютеров: подготавливаются документы предприятия в прикладных программах, работая совместно со сканером и другой оргтехникой, ведется работа с Интернет.

Затем учащиеся защищают свои проекты.

Включение в программу лабораторно-практических работ способствует углублению освоения теоретического материала и активизации познавательной деятельности учащихся.

2. Перечень знаний и умений, формируемых у учащихся.

Учащиеся должны знать:

• Положения и инструкции по ведению делопроизводства;
• Руководящий состав учреждения, организации, предприятия, их подразделений;
• Порядок расположения материала при печатании различных документов с использованием типовых форм;
• Технико-эксплутационные характеристики, конструктивные особенности, назначение и правила технической эксплуатации пишущих машинок, ПК, диктофонов, магнитофонов, сканеров, ксероксов;
• Рабочие инструкции и другие руководящие материалы по обработке информации;
• Правила внутреннего трудового распорядка и основы организации труда;
• Рабочие инструкции, руководящие и нормативные документы, касающиеся использования ПК;
• Понятие о текстовой и графической информации;
• Основы работы с текстовым процессором MSWord;
• Основы работы с графическим редактором Paint и деловой графикой MSWord;
• Принципы организации работы в СУБД MS Access;
• Принципы организации работы в электронных таблицах MS Excel;
• Принципы организации работы MS Power Point;
• Принципы организации работы MS Internet Explorer и Outlook Express;
• Общие вопросы информационной культуры;
• Общие вопросы компьютерного дизайна.

Учащиеся должны уметь:

• Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения, организации, предприятия и их подразделений;
• Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание;
• Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке для заседания или совещания, их регистрации), вести и оформлять протоколы;
• Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами оргтехники, создавать условия, способствующие его эффективной работе;
• Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам;
• Печатать по указанию руководителя различные материалы с использованием ПК;
• Свободно обращаться с клавиатурой ПК;
• Создавать файлы и папки (каталоги);
• Работать с основными программами – приложениями;
• Создавать, форматировать, редактировать и распечатывать текстовую информацию с помощью текстового процессора MS Word;
• Создавать графическое изображение и писать формулы с использованием с графического редактора Paint и деловой графикой MS Word;
• Интегрировать объекты созданные одной программой в объекты, созданные другой программой;
• Производить вычисления с помощью электронных таблиц MS Excel;
• Организовывать документы с использованием в электронных таблицах MS Excel и СУБД MS Access;

Тематический план

Программа

Введение История развития средств вычислительной техники и делопроизводства.

Современные средства программного обеспечения ПК в задачах делопроизводства.

Информация, способы её представления. Типы компьютеров. Технические данные и возможности компьютеров.

Файловая система компьютера. Работа с файлами и папками. Копирование, перемещение, удаление, отправка на диск и по сети

Машинопись

Клавиатура ПК. Клавиатурные тренажеры. Слепой десятипальцевый метод машинописи. Культура машинописи

Организация работы с документами

Документ. Общие правила оформления документов. Система документации. Бланк и его реквизиты. Порядок движения документов в организации. Организация информационно-поисковых систем и контроля исполнения документов. Систематизация и обеспечение сохранности документной информации. Защита документов от несанкционированного доступа. Архивное хранение документов и дел. Организация секретарской деятельности.

Компьютерные технологии подготовки текстовых документов

Классификация программ подготовки текстов. Этапы подготовки текстовых документов. Набор текста. Редактирования текста. Основные методы форматирования текстовых документов. Стили форматирования и шаблоны документа Внедрение в документ различных объектов: таблиц, формул, графических изображений Печать документа.

Компьютерные технологии подготовки табличных документов

Общая характеристика программных средств подготовки табличных документов Основные требования к оформлению табличных документов. Основные понятия и технологии работы с табличными процессорами. Структура рабочего окна. Ввод и редактирование данных. Форматирование элементов таблицы. Вычисления в таблицах.

Системы управления базами данных

Определение и классификация современных систем управления базами данных. Основные функции систем управления базами данных. Типовая организация современной СУБД.

Средства организационной техники

Назначение и классификация средств организационной техники для современных офисных технологий. Средства составления и изготовления документов. Перевод документов с бумажных носителей в компьютерную форму с помощью систем оптического распознавания. Средства обработки документов. Создание документов на иностранных языках с использованием компьютерных словарей. Программы переводчики. Средства электросвязи. Прочие средства оргтехники. Понятие электронного офиса. Автоматизированное рабочее место секретаря.

Компьютерные презентации

Мультимедиа технологии. Разработка и создание презентации. Рисунки и графические примитивы на слайдах. Выбор дизайна презентации. Редактирование и сортировка слайдов. Использование накопителей на оптических дисках. Интерактивная презентация.

Основы работы в компьютерных сетях

Крупномасштабные и локальные вычислительные сети Работа с электронной почтой. Регистрация почтового ящика, отправка и получение сообщения, использование адресной книги. Почтовая программа Out Look Express . Телеконференции. Поиск информации в Интернет. Информационная культура и информационная безопасность личности. Этические нормы поведения в компьютерных сетях.

Литература

1. Гост 6.30.97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. -М., Издательство стандартов. 1997.

2. А.А. Журин. Windows для школьников и начинающих пользователей. -М.,«Аквариум»,1998.

3. К. Фаненштих, Р.Хаселир. Word 7.0 for Windows. Текстовый процессор.-М. ,«Эком».1998.

4. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. -М.,1990.

5. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М.,ПРИОР,1995

6. Справочник по деловой переписке.-М. Мэрия Москвы, «Межрегионсервис»,1996.

7. В.А. Кудряев. Организация работы с документами. Учебник. М. ИНФРА-М,1998.

8. Харвей Г. Excel 5.0 для «чайников».- Киев, Диалектика,1996.

9. Информатика 10-11класс. Под ре проф. Макаровой Н.В. ПИТЕР,1999.

10. Планируем уроки информатики.-М., Информатика и образование.,1999.

Международный Независимый Эколого-Политологический Университет.