ФГОУ СПО УРТТ им. А.С. Попова

Выполнил студент

Группы КС-214

Муртазин Михаил

2009

Содержание:

2. Информационные технологии управления………………………………………………………………………………2

2.1 Понятие технологии управления.…………...………………………………………………………………………………2

2.2 Информационная база как основа современной технологии управления…………………………..6

2.3 Формирование и использование информационной базы для принятия решений………………9

2. Информационные технологии управления

То или иное состояние, в которое переходит предприятие при осуществлении своей деятельности на рынке, ставит перед менеджером соответствующие задачи и требует от него принятия адекватных решений. Эти решения могут касаться как изменения целей, стоящих перед организацией, так и способов их достижения. Это вызвано тем, что предприятие подвержено воздействию со стороны окружающей его среды, и вынуждено адаптироваться к ней с помощью обратных связей. Поэтому всякое управленческое решение есть результат отработки менеджером воздействий обратной связи. Принятие решений осуществляется, в основном, уполномоченными на это менеджерами, на основании анализа информации. Поэтому в основе управленческих технологий лежат процессы обработки информации (информационные технологии), и строящиеся на их основе процедуры принятия решений.

2.1 Понятие технологии управления.

Технология ( техно- от греческого искусство, мастерство, умение) - совокупность методов обработки, осуществляемых в процессе производства продукции. Задача технологии как науки - выявление закономерностей с целью определения и использования на практике наиболее эффективных и экономичных производственных процессов [1].

Управление - элемент, функция организованных систем различной природы (биологических, социальных, технических), обеспечивающая сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию их программ и целей [1]. Таким образом, технологию управления можно определить как совокупность методов, реализуемых в процессе функционирования системы, которые обеспечивают сохранение ее структуры и поддерживают режимы ее деятельности.

Управление предприятием предназначено для сохранения его миссии и осуществляется путем противодействия разрушению предприятия в результате его взаимодействия с внешней средой. Рассматривая процесс управления предприятием как технологию, можно представить его совокупностью циклов, выполняемых работниками аппарата управления, на основе разделения труда. В соответствии с элементами управляемого объекта (труд, средства труда, технология производства, предметы труда, экономические связи и отношения) можно определить и содержание процесса управления как:

управление процессом труда (основного и вспомогательного персонала предприятия);

управление движением и запасами предметов труда (материальными потоками - ресурсами);

управление орудиями и средствами труда (зданиями, сооружениями, оборудованием);

управление процессами производства (основного и вспомогательного);

управление экономическими связями и отношениями как выраженной стоимостной формой производственного процесса.

Все элементы объекта управления связаны между собой через труд в рамках определенной кооперации. Поэтому главным в процессе управления является управление системой совместного труда.

Разделение труда - один из главных принципов организации процесса управления. Он основан на функциональном, профессиональном, квалификационном и операционно-технологическом разделении труда. Функциональное разделение труда в процессе управления основано на иерархии функций управления предприятием (исследовательские, проектные, нормативные, плановые, технические, организационные, координационные, обеспечивающие, учетные и сбытовые) и представляет собой сочетание определенных групп, комплексов операций, устойчиво повторяющихся при их выполнении. Профессиональное разделение труда в процессе управления обусловлено усложнением управленческой деятельности и дифференциацией функций управления, что потребовало привлечения в сферу управления различных специалистов. Квалификационное разделение труда в процессе управления предполагает наличие различных по уровню сложности процедур и операций. Это требует использование различных должностных категорий в штате управленческого аппарата. Содержание труда упомянутых категорий работников определяется процессами. Операциями, приемами труда, существующими связями в системе управления, которые возникают при выполнении тех или других функций управления.

Операционно-техническое разделение труда в процессе управления обусловлено его динамикой. Процесс управления в динамике можно представить с помощью элементов, (трудовые движения), операций и процедур. Сочетание элементов процесса составляет его технологию. Понятие "операция" имеет широкий смысл и охватывает всякие целесообразные действия: производственные, коммерческие, технологические, экономические, управленческие и другие. Операцию можно рассматривать как совокупность элементов трудовых процессов, выполняемых работниками управленческого аппарата. Операция является первичным звеном в совместном процессе труда по управлению предприятием и имеет особое значение с точки зрения организации этого процесса. Операции в процессе управления определяют разделение труда между его участниками. Комбинирование операций определяет кооперацию труда.

Рациональное комбинирование операций обеспечивает сочетание операций во времени и в пространстве. Операцию управления расчленяют на отдельные элементы, выполнение которых необходимо для выполнения всей операции. Научный подход к анализу и проектированию управленческих операций возможен при условии разработки организационной модели, достаточно хорошо отражающей свойства и характеристики объекта и пригодной для изучения ее качественными и количественными методами. Закономерное, последовательное прохождение операции во времени и пространстве в совокупности составляет процесс управления предприятием. Таким образом, управленческий процесс складывается из большего или меньшего числа последовательных или параллельных операций и процедур, составляющих в целом технологию управления.

Чтобы правильно организовать каждый функциональный процесс в системе управления, необходимо:

· определить количество, последовательность и характер операций, составляющих процесс;

· подобрать (разработать) для каждой операции соответствующие способы, приемы (методику),

· технические средства; определить оптимальные условия протекания процесса во времени и среде.

Большое значение имеет анализ, исследование организационных операций, описание их, типизация и стандартизация, а отсюда и проектирование, совмещение однородных операций, перевод их на машинное исполнение в целях снижения трудоемкости процесса управления. Смена операций, их сочетание, взаимосвязь, переход друг в друга определяется процедурами, которые представляют собой совокупность разнообразных управленческих операций, выполняемых по определенной схеме (алгоритму).

Понятие "процедура" отражает порядок подготовки, рассмотрения, обсуждения, выполнения ряда последовательных и параллельных операций в процессе управления, предписание о порядке выполнения какой-либо работы в аппарате управления. Понятие "технология управления" тесно связано с процессом алгоритмизации операций и процедур в рамках тех или иных функций управляющей системы. Алгоритм исследуемого (проектируемого) организационного или информационного процесса представляет собой правила последовательной организации определенных, связанных друг с другом операций, на которые этот процесс может быть разложен и которые должны быть осуществлены для достижения цели, стоящей перед данной управляющей системой. При этом весь процесс как бы разлагается сверху вниз, т.е. от конкретной функции управленческого аппарата к подфункции (части функции), от подфункции к конкретной процедуре и далее к операции. Управленческая процедура представляет собой систему последовательно реализуемых предписаний (правил) о выполнении в определенном порядке организационных, информационных и других операций, приводящих к решению задач, стоящих перед системой управления.

Операции и процедуры различаются по ряду признаков и подразделяются на:

1. По должностным признакам: творческие; логические; технические. Удельный вес творческих операций у руководителей составляет до 60%, у специалистов - 40%, у технических исполнителей - до 20%.

2. По содержанию: информационные; логико-мыслительные; организационные.

3. По степени повторяемости: повторяющиеся; неповторяющиеся.

4. По уровню механовооруженности: ручные; механизированные; автоматизированные; машинно-ручные.

5. По характеру сочетания во времени: последовательные; параллельные; последовательно-параллельные.

Технология процесса управления состоит из четырех основных функций: планирование, учет, анализ и регулирование (см рис. ниже).

Планирование - процесс принятия решения, которое вырабатывается на основе целей, формулируемых вышестоящей организацией, и альтернатив, генерируемых на фазе "Анализ".

Учет - процесс получения объективной информации о складывающейся на объекте ситуации путем сбора фактических значений параметров и их обработки по заданным алгоритмам.

Анализ - процесс генерирования альтернатив на основании складывающейся на объекте ситуации и желаемых значений параметров, задаваемых ЛПР на фазе "Планирование", с одной стороны, и постановка диагноза и выявление причин отклонения движения системы от заданной траектории, с другой стороны.

Регулирование - процесс формирования и контроль исполнения заданий предприятию и его подразделениям для реализации выбранного на фазе "Планирование" решения.

Решение - нахождение связи между существующим и желаемым состоянием.

Качество управления определяется заданным критерием, правилами принятия решения и используемой информацией. Рассматривая пути становления и развития управленческих технологий, следует отметить, что базой управления являются информационные технологии, потому история управления тесно связана с историей становления информационных технологий. Долгое время основными инструментами подготовки информации для принятия решений была память человека, а устройствами ввода/вывода выступали только его язык и слух. Первая и вторая информационные революции наступили после изобретения письменности и книгопечатания. Эти две революции создавали принципиально новые информационные технологии накопления и распространения информации, усиливая память человеку. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации являлась бумага, то такие информационные технологии называют бумажными технологиями.

Следует отметить, что с появлением бумаги модернизации подвергались лишь процессы хранения информации, а процессы обработки информации традиционно возлагались на человеческий мозг. Ситуация существенно изменилась с изобретением ЭВМ, (третья информационная революция). Сначала ЭВМ использовалась для проведения отдельных расчетов. Затем - для автоматизации отдельных информационных процессов. К первым примерам таких систем относятся административные системы обработки данных, которые использовались для автоматизации банковских операций, резервирования авиабилетов и т.д. Решающим в таких системах было то, что все они использовали автоматизированные информационные банки. Информация в этих банках постоянно накапливалась и обновлялась в реальном масштабе времени. Таким образом, информационные банки представляют собой динамическую информационную модель, описывающую деятельность конкретного предприятия. Создание и поддержание в актуальном состоянии информационных банков - первый шаг на пути внедрения безбумажных информационных технологий.

Дальнейшее развитие информационных технологий идет по пути объединения ЭВМ в вычислительные сети с целью обмена информацией с удаленными ЭВМ. Необходимость такого пути продиктована бурным развитием научно-технического прогресса, который существенно усложняет процессы управления, как экономикой страны, так и отдельным предприятием и делает невозможным применение традиционных методов управления, основанных, как правило, на бумажной технологии. Это объясняется тем, что производительность человеческого мозга как аппарата переработки информации ограничена. Не решает проблему и группа людей, организованных для решения этих задач управления. Проблема возникает из-за появления узких мест в потоках информации, обусловленных низкой пропускной способностью человеческого мозга. Таким образом, решение этой проблемы требует частичного вывода человека из контура управления и замыкания процессов обработки информации на ЭВМ. В этом и состоит суть безбумажной технологии. Отметим, что внедрение безбумажной технологии выводит человека из контуров процессов рутинной обработки информации, оставляя за ним такие творческие процессы как принятие решений.

2.2 Информационная база как основа современной технологии управления

Развитие современного общества сопровождается огромными темпами увеличения объемов информации, используемой для управления. Так, в настоящее время период удвоения объемов хранимой во всем мире информации составляет три года и описывается экспоненциальным законом. До недавнего времени бумага являлась практически единственным носителем управленческой информации. С точки зрения процессов управления положительной стороной информационных технологий, использующих хранение документов на бумаге, является наглядность, то есть отсутствие между человеком и носителем (бумагой) специальных устройств преобразования информации. К недостаткам следует отнести, во-первых, присутствие постоянного запаздывания готовящейся на бумаге информации и ее отставание по времени от принимаемых решений. Например, на крупных предприятиях, применяющих бумажные информационные технологии, директора при принятии решений используют около 5-7% необходимой для этого информации. Во-вторых, поиск информации, хранимой на бумаге, существенно затруднен. В силу того, что основным устройством поиска является, как правило, человек, который накладывает в силу своих физиологических особенностей существенные ограничения на такие параметры поиска как скорость и объем.

Ситуация существенно меняется если информацию хранить не на бумаге, а в памяти вычислительных машин в электронном виде (магнитные, оптические и магнитооптические диски, магнитные ленты, и др.). Например, современные поисковые системы - browsers, работающие в сетях Internet и Intranet, осуществляют поиск информации с огромной скоростью - миллионы слов в секунду и могут "прочитать" за одну секунду 4 тыс. страниц или 2 тома энциклопедии. Поэтому основу современной технологии управления составляют информационные банки, содержащие

огромную массу всевозможной информации. При этом хранение информации не является самоцелью, а предназначено для обеспечения решения задач управления.

Информационный банк является современной формой хранения информации, представленной в электронном виде. Его описание может быть получено с помощью следующих трех соотношений (2.1) - (2.2). Эти соотношения положены в основу приводимой ниже классификации, которая опирается на признак сложности (здесь проводится только по составу), не претендует на полноту и предназначена для краткого, а главное, наглядного изложения знаний этой области. С одной стороны, информация, хранимая в электронном виде, может быть описана как совокупность данных (Д), знаний (З) и программ (П):

И = Д + З + П; (2.1)

Под информацией будем понимать совокупность сведений, воспринимаемых из окружающей среды, выдаваемых в окружающую среду либо хранимых внутри информационной системы. Данные - это информация, представленная в виде, позволяющем автоматизировать ее сбор, хранение и обработку, как человеком, так и другими информационными системами [9].

Знания - это информация, потенциально необходимая обществу или индивидууму. Знания (в узком смысле) - это информация о некоторой предметной области, ситуации, проблеме, правилах ее решения и ограничениях, накладываемых на решение. Знания отличаются от данных тем, что в понятие знаний включаются данные и правила манипулирования ими, а также информация о структуре знаний и о правилах их применения.

Программы - совокупность команд, предназначенных для сбора, хранения, обработки и выдачи информации и реализуемых в компьютере. Различают программы системные и прикладные. Системные программы - это программы, обеспечивающие работу конкретного компьютера. Они включают операционные системы, трансляторы, тесты и т.д. Прикладные программы обеспечивают решение задач в выбранной предметной области.

С другой стороны, взаимодействие человека с информацией, представленной в электронном виде, требует использование соответствующих инструментальных средств, оформленных в виде банка (Бн.), содержащего систему управления (У) и базу (Б) - совокупность правил организации, хранения и представления информации:

Бн. = У + Б; (2.2)

Используя соотношения (2.1) - (2.2), можно произвести классификацию систем и подсистем хранения информации. Разберем некоторые из них, наиболее часто встречающиеся в литературе. Современные информационные банки стремительно развиваются. Их число растет, а их характеристики могут быть описаны следующими цифрами. Объем хранимой информации достигает 1012 символов, что соответствует примерно 1 терабайту, или 500 миллионам страниц, или 250 000 томам энциклопедии. Ежедневное обновление информации происходит в объеме 109 символов, (1 гигабайт, или 500 тысяч страниц, или 250 новых томов). Количество обслуживаемых пользователей лежит в пределах 1 миллиона. Причем увеличение объемов, хранимой в банках информации, увеличивает в развитых странах ежегодно примерно на 25%.

Банк данных - это система специальным образом организованных данных (Баз Данных), программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных" [2]. Банк Знаний "следует рассматривать как совокупность машинных сведений о некоторой предметной области, включающую не только фактические данные об объектах, их свойствах и отношениях, но и более сложные обобщающие концептуальные понятия и зависимости, что позволяет осуществлять относительно более гибкую и глубокую переработку этих данных в процессе решения поставленной проблемы" [4].

Таким образом, предложенная на основе соотношений (2.1) - (2.2) классификация подсистем хранения электронной информации, хотя и является в известной степени условной, описывает основные варианты их построения. Рассмотрим более подробно базы данных, как наиболее часто используемые в управленческих технологиях. База данных - "это объективная форма представления и организации совокупности данных (например, статей, расчетов), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ" [8]. Данные представляют собой запись в определенном коде, удобном для ее дальнейшего преобразования.

База данных является динамической информационной моделью некоторой предметной области объекта. Свойства объекта описываются с помощью переменных величин, которые являются элементарными единицами информации и называются атрибутами - логически неделимыми элементами. Для атрибута определяется множество его значений. Например, атрибут МЕСЯ Ц может иметь двенадцать значений. В Базе Данных атрибуты состоят из атрибутов-признаков и атрибутов-оснований. Атрибуты-признаки (ключи) являются качественной характеристикой объекта. Например, ФАМИЛИЯ, НОМЕР ЗАЧЕТНОЙ КНИЖКИ, КАФЕДРА и т.д. Атрибуты-основания характеризуют количественную сторону объекта и зависят от атрибутов-признаков. Например, ЧИСЛО, ВЕС, ДАТА. Основным же элементом Базы Данных является показатель. Показатель - составная единица информации, включающая один атрибут-основание и несколько присущих ему атрибутов-признаков.

2.3 Формирование и использование информационной базы для принятия решений

Процесс разработки и принятия управленческого решения является составной частью более общего управленческого процесса, который также как и любой производственный процесс подразделяется на основной, вспомогательный и обслуживающий. Только здесь в качестве предмета труда выступает управленческое решение, информация, нормативно-технический или управленческий документ. Если операция направлена на изменение любого параметра управленческого решения, то этот процесс будет основным. К обслуживающим управленческим процессам относятся процессы по накоплению, контролю и передаче управленческого решения. К вспомогательным - все те, которые создают условия для протекания основных и обслуживающих процессов [11].

Опишем подробнее основной процесс принятия решений. Любая целенаправленная деятельность человека неразрывно связана с процессами планирования. В свою очередь, любой процесс планирования можно представить в виде последовательности процессов принятия решений, причем, каждое решение есть результат определенной плановой задачи, и может быть представлен в виде логической схемы.

Представление планирования как комплекса решаемых задач универсально и характеризуется тем, что, во-первых, не зависит от содержания планируемого объекта; во-вторых, допускает иерархическое представление; в-третьих, решение задачи может быть увязано с любым конечным интервалом времени. Справедливо и обратное утверждение, задачу принятия решения можно трактовать как задачу выбора варианта плана, а процесс принятия решения в целом - как процесс разработки плана. Часто решением называют как акт выбора, так и результат выбора (ответ). Далее мы будем употреблять термин решение для результата выбора, акт выбора будем называть принятием решения, а процедуру выбора - процедурой принятия решения.

Управление представляет собой целенаправленный процесс воздействия на объект, а такое воздействие возможно, если известны правила принятия решения и информация, на основании которой оно принимается. Управление описывается взаимосвязью "цель - решение", которая не является однозначной из-за большого числа путей, ведущих к одной цели. Особенно это справедливо для иерархического представления целей (дерево целей). На самом высоком уровне находятся цели, носящие директивный характер (траекторные цели). Они отражают стратегию управления предприятием. Ниже находятся рабочие цели, которые вырабатываются ЛПР. Рабочие цели подчинены траекторной цели и детализируют ее в зависимости от уровня управления. Кроме траекторных и рабочих целей существуют и ситуационные цели, которые формулируются в зависимости от конкретной ситуации, возникающей на данном уровне управления.

Таким образом, на процесс принятия решения оказывает влияние вся совокупность целей (траекторных, рабочих, ситуационных) и информация в виде альтернатив, поступаемых после анализа ситуации (см. рис. "Технология процесса управления").

Если рассмотреть процесс принятия решения во времени, то можно его описать последовательностью действий, приведенной на рис. ниже "Цикл управления".

Все функции, представленные на этом рис., за исключением функции "формирование цели", можно автоматизировать. Так, наиболее простым вариантом является автоматизация функции учета, который представляет собой формирование с помощью компьютера аналитических показателей по комплексной методике целевого экономического анализа. Эта методика содержит технологическую и информационную части. Технологическая часть описывает способ просмотра, сравнения и оценки выбранных аналитических показателей в соответствии с задаваемой шкалой соотношений. Информационная часть содержит перечень аналитических показателей, способ их расчета и нормативные значения. При разработке этой части объекты анализа предварительно классифицируются по признаку принадлежности к задачам управления. Впоследствии это позволяет выделять стандартные и нестандартные задачи: первые подлежат формализации полностью, вторые - частично.

Остальные функции могут быть автоматизированы с помощью экспертной системы. Схема экспертной системы реализует следующие функции:

· Распознавание сложившейся ситуации, ее анализ, постановка диагноза и формулирование ближайших целей для возвращения на желаемую траекторию развития предприятия;

· Построение путей достижения сформулированных целей с учетом резервов предприятия;

· Пополнение Базы Знаний;

· Обеспечение дружественного интерфейса.

Отличительной особенностью экспертных систем для принятия решений является присутствие дополнительных модулей: модуль проведения расчетов с учетом сложившейся ситуации; База Данных; модуль ввода и корректировки данных. В базе данных находятся плановые, фактические, расчетные отчетные и другие постоянные или оперативные показатели. Если в автоматизированной системе есть блок учета, то надобность в блоке ввода и корректировки данных отпадает. Блок логических выводов и диагноза является главным, так как помогает наметить пути выхода из сложившейся ситуации с помощью фактического анализа показателей. Блок приобретения знаний снимает проблему самообучения системы.

Список использованной литературы:

Трофимов В.В. Книга - Информационные технологии.