Реферат: Характеристика и состав организацинно-правовых документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ КАРЕЛИЯ

Государственное бюджетное образовательное учреждение

Начального профессионального образования Республики Карелия

«Технологический лицей»

УТВЕРЖДАЮ

Зам.директора по УПР

_________Н.Н.Кирьянова

«___»__________2011 г.

ПИСЬМЕННАЯ ЭКЗАМЕНАЦИОННАЯ РАБОТА

Характеристика и состав организационно-правовых документов

Выполнила

обучающаяся группы № СР-2

по профессии

«Секретарь-референт»

Рыбина

Кристина Андреевна

Петрозаводск

2011 г.

РЕЦЕНЗИЯ

В данной работе рассмотрены вопросы_________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Актуальность темы обусловлена ______________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Особенностью данной работы является_________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Автор проявил умение________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Оформление работы и ее научно-справочный аппарат___________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

К недостаткам работы следует отнести_________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Степень раскрытия темы_____________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Работа заслуживает оценки___________________________________________________________

Преподаватель ________________ _________________

(Ф.И.О)

Содержание

Введение …………………………………………………………………………………………………4

Глава 1 Организационно-правовые документы при создании организации……………………….5-9

1.1 Устав………………………………………………………………………………………………….5

1.2 Положение об организации…………………………………………………………………………6

1.3 Положение о структурном подразделении………………………………………………………6-7

1.4 Штатное расписание…………………………………………………………………………………7

1.5 Должностная инструкция…………………………………………………………………………….8

Глава 2. Анализ организационно-правовых документов в организации…………………………..8-10

Заключение……………………………………………………………………………………………….11

Список использованной литературы……………………………………………………………………12

Приложения

Введение

В истории делопроизводства России выделяются два периода:

История дореволюционного делопроизводства и делопроизводства в советскую эпоху.

Делопроизводство дореволюционной России включает три этапа развития, каждый из которых получил свое название по центральным органам управления соответствующего периода:

Первый этап – приказное делопроизводство (16 – 17в.);

Второй этап – коллежское делопроизводство (18в.)

Третий этап – министерское делопроизводство (начало 20в.)

Государственное делопроизводство советской эпохи начинается в октябре 1917г. и заканчивается в 1991г.

Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в 10в. в Древнерусском государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты, житийные записи и т.п.)

Слово «дело» как собрание документов употреблялось уже в середине 16в.

Первым к началу 17в. в России сложилось приказное делопроизводство.

Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего в длину десятки и даже сотни метров. Например, Соборное уложение 1649г. было длиной 309 метров. В этот период начали складываться основы бухгалтерской, дипломатической и других систем документации.

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие на коллективных началах отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале19в. в коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось министерское делопроизводство.

Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте для хранения дел создались архивы.

В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного (государственного) управления народным хозяйством.

В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу их информационных элементов.

Была предпринята попытка создания и внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялись разработка и применение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

Глава 1 Организационно-правовые документы при создании организации

1.1 Устав

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.[1]

Устав является основным учредительным документом, определяющим правовой статус организации, необходимым согласно закону для ее государственной регистрации. С момента регистрации организация приобретает права юридического лица, а фирменное наименование ее может быть использовано только данной организацией.

В уставе излагаются правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Устав закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления, контроля, порядок распределения прибыли, условия реорганизации и ликвидации.

Устав разрабатывается и утверждается учредителями (участниками) хозяйственных обществ, производственных кооперативов и других юридических лиц. Если хозяйственное общество создается одним лицом, то это лицо и утверждает устав. Устав производственного кооператива утверждается общим собранием его членов. Устав государственного и муниципального унитарного предприятия утверждается уполномоченным на то государственным органом или органом местного самоуправления. Устав казенного предприятия утверждается Правительством Российской Федерации. В соответствии с уставом организации разрабатывается ее структура, определяется штатная численность. В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав организации, указывается фонд зарплаты.

Образцом устава акционерного общества (открытого, закрытого) может служить Устав, подготовленный на основе действующего российского законодательства с учетом опыта работы акционерных обществ, а именно, Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ.

Устав оформляется на общем бланке организации.

Отметка о регистрации проставляется на титульном листе устава. Она состоит из: наименования органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций; даты регистрации; государственного регистрационного номера; подписи; печати регистрирующего органа.

Гриф утверждения также вноситься на титульный лист и заверяется печатью.

Устав государственной организации утверждается вышестоящим учреждением, а негосударственной – его учредителями, общим собранием акционеров.(см. приложение В).

Структура текста и его содержание определяется разработчиками устава. В число его обязательных разделов включаются:

-Общие положения (определяются цели и задачи организации).

-Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).

-Регламент организации (форма и методы управления, права и обязанности должностных лиц).

-Финансово-материальная база (порядок распоряжения средствами и ценностями).

-Отчетная и ревизионная деятельность.

-Порядок ликвидации организации.

1.2 Положение об организации

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.[2]

На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет средств бюджета. В первую очередь это органы власти и управления. На основании положений действуют также филиалы коммерческих и некоммерческих организаций, их отделения, представительства.

Различаются положения об организациях: типовые, примерные, индивидуальные. Типовые и примерные положения разрабатываются для подведомственных организаций, отделений, филиалов, представительств, занимающих равное положение в иерархии органов управления и выполняющих одинаковую деятельность. Типовые и примерные положения являются основой для разработки индивидуальных положений.

Юридическую силу положение об организации получает после утверждения его вышестоящей организации. Как правило, утверждение положение об организации проводится распорядительным документом (приказом, распоряжением, постановлением) вышестоящего органа управления. Положение об организации может утверждаться непосредственно руководителем вышестоящей организации без издания распорядительного документа.

Положение об организации оформляется на стандартных листах бумаги. Обязательными реквизитами положения об организации являются: гриф утверждения вышестоящего органа, название вида документа, составляющее одно целое с заголовком к тексту. Гриф утверждения заверяется печатью вышестоящей организации.

Не существуют нормативно установленных требований к содержанию положения об организации. Текст положения об организации может включать следующие разделы:

-Общие положения.(Определяются цели)

-Основные задачи.(Формулирует цели деятельности организации или проблемы)

-Функции.(Перечисляются действия или виды работ)

-Права и обязанности.(Перечисления прав и обязанностей)

-Руководство.(Устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель)

-Взаимоотношения.(Устанавливает, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности)

-Контроль, проверка и ревизия деятельности.

-Реорганизация и ликвидация.(Устанавливается в каком порядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация организации)

1.3 Положение о структурном подразделении

Положение о структурном подразделении – правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов учреждения, организации, предприятия.

Различают положения о структурных подразделениях и о коллегиальных и совещательных органах (комиссия, совет, правление, совещание).

Положения разрабатываются как для постоянно действующих коллегиальных и совещательных органах, так и для временно действующих органов.

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения конкретные разрабатываются на его основе.

Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации. Утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения или соответственно руководителем коллегиального или совещательного органа.

Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.

Обязательными реквизитами положения о подразделении являются: наименование организации, гриф утверждения, место издания, наименование вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы.

Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделения, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделения взаимодействуют в работе (см. приложение Г )

Текст положения о подразделении состоит из разделов:

-Общие положения( Наименование, дата, номер и наименование правового акта, кем возглавляется, наличие печати у подразделения)

-Основные задачи.( цели или проблемы)

-Функции.(устанавливаются виды работ)

-Права и обязанности.(Перечисляются действия, которые обязаны осуществлять подразделение в лице его руководителя)

-Ответственность.(устанавливает виды дисциплинарной, административной и при необходимости уголовной ответственности)

-Взаимодействия.(регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им).

1.4 Штатное расписание

Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях – с указанием разряда по Единой тарифной сетке).[3]

Штатное расписание имеет унифицированную форму и оформляется на общем бланке либо на стандартных листах бумаги формата А-4 альбомной ориентации с наименованием вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки по видам и месячный фонд зарплаты. Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров (службе персонала). Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, юридической службой, заместителями руководителя организации.

Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, утверждает руководитель организации с проставлением гербовой печати (или печати организации). Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

1.5 Должностная инструкция

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.[4]

Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Формирование должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в организации, от сложившегося разделения и кооперации труда работников.

Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников, являются нормативной основой для применения к нем мер воздействия.

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.

При разработке должностных инструкций для государственных служащих используются Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись. (см. приложение Д)

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующим данное подразделение. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:

- общие положения(наименование организации, должностное лицо, порядок назначения на должность и освобождение от должности, требования к специальным знаниям и навыкам.)

- должностные обязанности(участок работы, виды работ, выполняемых работником.)

- права(устанавливаются полномочия работника, право принимать решения, право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю, право требовать определенных действий от других работников)

- ответственность (устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника)

- взаимоотношения (указывается от кого , в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов).

Глава 2. Анализ организационно-правовых документов в организации

Заключение

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - организация систем и процессов управления, т.е:

- создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

-регистрация организации; установление ее структуры; определение штатной численности, номенклатура должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и присвоение им разрядов по Единой тарифной сетке (ЕТС);

- регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

- установление режима работы и системы охраны;

- организация труда работников и оценка труда работников;

- реорганизация организации, ликвидация организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и др.

Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителей данной организации или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.

Сточки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых (в соответствии с ГОСТ 6.30-97) реквизитов: название учреждения и подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Список использованной литературы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. (по состоянию на 3 января 2008 г.)

2. Вялова Л.М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах. – М.:МЦФЭР, 2004. – 224 с

3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. С.254.

4. Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. – М.: МЦФЭР, 2003.

5. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. современное делопроизводство 2-е изд. – Спб., 2007. – 158 с.

6. Федеральный закон от 12 января 1996 г. № 7-Ф3 « О некоммерческих организациях» (по состоянию на 23 декабря 2007 г.)

[1] Вялова Л.М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах. – М.:МЦФЭР, 2004. – 224 с

[2] Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. С.254.

[3] Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. – М.: МЦФЭР, 2003.

[4] Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. современное делопроизводство 2-е изд. – Спб., 2007. – 158 с.