Реферат: Системы электронного управления документами

Содержание

Введение……………………………………………………………………….…..3

1. Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения…………………………………………………....5

1.1. Рынок электронных систем управления документами: определения и классификация…………………………………………………..……………...5

1.2. Системы делопроизводства, документооборота и корпоративные системы управления документами: определения……………………………...10

1.3. Оценка возврата от инвестиций в технологии электронного управления документами.…………………………...……………………...…...13

2. Характеристика некоторых систем………………….……………………….16

2.1. Сравнительная характеристика систем………..……………………16

2.2. Краткие характеристики основных систем………….………….…..19

2.2.1. Краткие характеристики системы «CompanyMedia»...............19

2.2.2. Краткие характеристики системы «БОСС-Референт»…….…22

2.2.3. Краткие характеристики системы «Optima Workflow»…...…24

2.2.4. Краткие характеристики системы « Documentum»……….....26

2.2.5. Краткие характеристики системы «Landocs»………………...29

2.2.6. Краткие характеристики системы «Дело»…………………...32

2.2.7. Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот»............................................................................................…37

3. Тенденции развития технологий управления документами………………38

3.1. Ситуация на мировом рынке ……………………………………….38

3.2. Российский рынок ………………………………………………..…40

Заключение……………………………………………………………………...43

Литература………………………………………………………………………46

Введение

Рынок систем и программ документооборота становится все более насыщенным. Обилие предложений со стороны поставщиков может поставить в тупик любую организацию - кажется, что любая из систем сможет решить все проблемы. Но не всякая программа документооборота, способна решить специфические задачи организации. Тем более, не всякая система или программа документооборота может похвастаться динамичным развитием и удовлетворением все возрастающих требований потребителей. Именно поэтому важно понимать в каком состоянии сейчас находится рынок систем электронного документооборота и что ждет его в будущем.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

Выбранная нами тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.

Целью данной курсовой работы является характеристика систем электронного документооборота.

Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:

- исследование понятия информационных технологий, видов, специфики и способов их внедрения с целью совершенствования ДОУ;

- рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией;

- классификация, сравнение и характеристика данных продуктов;

Работа состоит из трех глав. В первой главе рассматривается понятие электронных технологий в ДОУ, их структура и характеристики, а также предлагаются расчет эффективности от внедрения документооборота.

Вторая глава посвящена характеристикам наиболее популярных программ.

В третьей главе рассмотрены основные тенденции развития электронного документооборота предприятия, как за рубежом, так и в России.

1. Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения

1.1. Рынок электронных систем управления документами: определения и классификация

Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

Исторически системы управления документами являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. За рубежом приложения вертикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.

В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.

Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

· Масштабируемость, надежность и управляемость для экономичного корпоративного развертывания.

· Автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования.

· Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видео клипов до формализованных документов всех типов.

· Возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через Web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов.

· Открытая, расширяемая архитектура, позволяющая организациям, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес целей, таких, как управление записями и, во-вторых, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как Управление знаниями.

Доступность широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от инвестиций.

Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации, обеспечивая оптимизацию любого количества междисциплинарных процессов, вместо автоматизации отдельных вертикальных. Корпоративное управление документами является существенным шагом на пути к воплощению в жизнь инициатив по управлению корпоративными знаниями.

Выделяют шесть категорий технологий, которые составляют рынок средств электронного управления документами (ЭУД). Следует заметить, что ни одна классификация не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.

Например, Lotus Domino.Doc справедливо отнесен к категории корпоративных систем ЭУД, хотя в нем есть широкие возможности маршрутизации работ (workflow), особенно в сочетании с таким продуктом, как Domino Workflow. Ситуация тем более осложняется тем, что ведущие игроки этого рынка постоянно дополняют функционал своих продуктов.

Перечислим категории технологий ЭУД, дадим определения и отличительные признаки каждой категории из вышеперечисленных технологий.

Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы , как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом и т.д.

Корпоративные системы ЭУД обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако, их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы ЭУД являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

Системы управления информацией , называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Хотя большинство доступных сегодня технологий обеспечивают, в основном, статические публикации, обеспечение большей интерактивности и средств совместной работы – дело ближайшего будущего.

Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.

Европейский рынок электронных систем управления документами в 2008 г. составлял около $4,48млрд. и был распределен по оборотам следующим образом:

· Корпоративные системы ЭУД и системы ориентированные на бизнес-процессы (совместно) – 30%

· Системы управления контентом – 4%

· Системы управления информацией – 4%

· Системы управления образами – 35%

· Системы управления потоками работ – 26%

1.2. Системы делопроизводства, документооборота и корпоративные системы управления документами: определения

Основными известными игроками этого рынка, являются следующие компании с соответствующими продуктами: Lotus (АйТи, Институт Развития Москвы, Интерпроком Лан, ИнтерТраст, КомпьютерЛэнд, КСК), Ланит (LanDocs), Оптима (Optima Workflow), Электронные Офисные Системы (Дело), 1С (1С:Документооборот) и ряд других поставщиков.

Большинство перечисленных отечественных систем делопроизводства и документооборота предоставляют функции:

· Обработка и хранение документов: регистрация

· Управление потоками работ (передача документов между исполнителями)

· Контроль исполнительской дисциплины

· Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск

· Работа с взаимосвязанными документами

· Регламентация прав доступа

· Списание документов "в дело"

· Интеграция с внешними системами электронной почты

· и ряд других.

Основными пользователями этих систем являются такие структурные подразделения организаций, как управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции и т.д. Безусловно, это важные пользователи, но они составляют 5-10% сотрудников организаций, которые нуждаются в повсеместно доступной общекорпоративной системе электронного управления документами.

Первое замечание, которое необходимо сделать состоит в том, что большинство отечественных систем (и все перечисленные в данном обзоре отечественные системы) относятся к классу систем делопроизводства и документооборота. Ранее мы говорили о технологиях электронного управления документами. Технологии электронного делопроизводства и документооборота являются одними из типов систем электронного управления документами.

Системы делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

Системы документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

Если основным назначением систем делопроизводства является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, "документ принят к исполнению", "документ передан на исполнение конкретному сотруднику", "на документ дан соответствующий ответ" и т.д.) в соответствии с принятыми правилами, то системы документооборота не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами.

Системы делопроизводства можно отнести к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы (часто с элементами управления потоками работ). И этот бизнес-процесс, на который ориентированы эти системы, называется "традиционное отечественное делопроизводство". Это специфические вертикальные решения. В этом их достоинства и недостатки.

Основное достоинство отечественных систем делопроизводства и документооборота состоит в том, что лучшие из этих систем великолепно учитывают отечественную специфику и традиции работы с документами. В них заранее заложена соответствующая бизнес-логика работы.

С точки зрения пользователей систем этих трех типов можно сказать, что пользователями систем делопроизводства являются сотрудники ограниченного числа таких структурных подразделений организации, как управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции. Пользователями систем документооборота являются отдельные сотрудники многих подразделений (вовлеченных в какой-то общий бизнес-процесс). Пользователями корпоративных систем управления документами являются практически все сотрудники из всех подразделений организации.

Таким образом, иерархия понятий и технологий, по мере их расширения от частных к более общим, следующая:

· Системы делопроизводства;

· Системы документооборота;

· Системы управления документами, включая корпоративные системы электронного управления документами.

1.3. Оценка возврата от инвестиций в технологии электронного управления документами

С экономической точки зрения внедрение систем ЭУД может дать два типа возврата от инвестиций:

· Возврат, который непосредственно измеряется в денежном выражении (hard dollar),

· Косвенные преимущества (soft dollars).

Оба типа преимуществ могут быть легко получены за счет установки централизованных систем хранения документов и образов, которые обеспечивают: интуитивно понятный пользовательский интерфейс, универсальный доступ с помощью Web-браузера (без частных, специфических, закрытых клиентов), поддержки ODMA (технология интеграция с офисными приложениями, такими как MS Word), единое хранилище образов, видео-, аудио- информации и всех типов документов, блокировка/разблокировка при взятии/возврате документа, контроль версий, уведомление по электронной почте, многоуровневая система безопасности. За счет внедрения корпоративных систем ЭУД организации уменьшают избыточность в хранении одних и тех же данных, повышение производительности туда, рост в степени удовлетворения заказчиков и удовлетворенности сотрудников в своей работе, серьезные улучшения в качестве работы и уровне коммуникаций (обмена данными).

Организации могут получить два типа преимуществ от внедрения корпоративных систем электронного управления документами: тактические и стратегические.

Тактические преимущества связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов. Итак, к тактическим относятся следующие типы преимуществ:

· Физическое освобождение места

· Уменьшение затрат на копирование

· Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде

· Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование

· Уменьшение затрат на бумагу

Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по другому

В качестве отправных цифр, которые могут быть использованы при расчете соответствующих возвратов, можно воспользоваться данными Siemens Business Services (были опубликованы в журнале iBusiness, N4, 2007):

· 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов

· 6% документов безвозвратно теряются

· Каждый внутренний документ копируется до 20 раз

· На 20-25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота

· Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными

Уровень достигаемых преимуществ:

· Улучшения в доступе к информации

· Улучшения в качестве обслуживания заказчиков, скорости реагирования

· Улучшения в контролируемости процессов

· Улучшения в результатах аудиторских проверок

· Улучшения в процессе гарантийного обслуживания

· Улучшение качества продуктов/услуг

· Увеличение финансовых оборотов

· Более быстрое и качественное принятие решений

· Усиление степени контроля со стороны руководства

· Обеспечение соответствия существующим правилам и законам

· Более быстрый вывод на рынок новых продуктов и услуг

· Улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом

· Более широкий набор предлагаемых продуктов и предоставляемых услуг

Организации, которые были в первых рядах пользователей корпоративных систем электронного управления документами, получили следующие результаты, которые могут быть использованы в качестве ориентира:

· Уменьшение стоимости на инженерную разработку продуктов минимум на 10%

· Уменьшение времени цикла разработки минимум на 20%

· Уменьшение времени, затрачиваемого на реализацию изменений в продукте или услуге минимум на 30%

· Уменьшение самих изменений в продуктах/услугах на 40%

2. Характеристика некоторых систем

2.1. Сравнительная характеристика систем

Далее представлен сравнительный анализ некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны не случайно, а в силу своей ориентированности на российское делопроизводство, апробированности и широким применением в организациях различных типов.

1. «CompanyMedia», ИнтерТраст;

2. «Landocs», Ланит;

3. «Optima Workflow», Оптима;

4. «БОСС-Референт», АйТи;

5. «Дело», Электронные Офис­ные Системы;

6. «Documentum», Документум Сервисиз;

7. «Евфрат-Документооборот», Cognitive Technologes.

То, что касается последней системы («Documentum»), то, скорее всего, ее следовало бы сравнивать не с системами документооборота, а с платформами для их построения, например, IBM Content Manager, Lotus Domino.Doc, Oracle Collaborate Suite и так далее.

Наиболее рациональными и не требующими больших затрат на специальное оборудование для установки являются системы: «CompanyMedia», «Евфрат-Документооборот» и «Босс-референт».

С типовыми задачами документооборота наилучшим образом справляются системы «Евфрат-Документооборот», «CompanyMedia», «Дело» и «Босс-референт».

Приобретая систему, следует так же учитывать простоту ее внедрения и промышленной эксплуатации. Например, если приобретаемая система не содержит инструментария необходимого для настройки под потребности организации сотрудниками, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения. Наиболее адаптированные под потребности организации системы доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных являются системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «CompanyMedia». Заказчикам других систем предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение.

Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и так далее), приобретающей систему. По имеющимся оценкам, на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «Дело» и «CompanyMedia». Система «Дело» популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы «ЕВФРАТ-Документооборот» объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений «CompanyMedia» обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.

Предполагая, что внедрение прошло успешно, следует рассмотреть, что ещё существенно для автоматизации электронного документооборота. Помимо необходимого набора возможностей, наличие в системе дополнительного функционала может значительно упростить работу с системой всем сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто необходим (например, WEB-доступ). Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что может привести к необходимости в развитии системы. Наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы «Босс-Референт» и «Optima-Workflow». По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы «Дело», «Оптима» и «ЕВФРАТ-Документооборот».

Безусловно, важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность. Системы «CompanyMedia», «Optima-Workflow» и «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами. Следует отметить, что системы «Босс-Референт» и «CompanyMedia», реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы.

2.2. Краткие характеристики основных систем

2.2.1. Краткие характеристики системы « CompanyMedia »

Система разработана ЗАО Компания «ИнтерТраст». Данная система предназначена для крупных и средних государственных учреждений коммерческих организаций, в том числе со значительной территориальной удаленностью структурных подразделений. Система является оптимальным выбором и для небольших организаций, стремящихся создать для сотрудников всех офисов филиалов единое информационное пространство и при этом снизить затраты на управление.

Программное обеспечение «CompanyMedia» позволяет описать сеть предприятий любой сложности и наладить в ней «сквозное» делопроизводство, при котором система отслеживает движение документа не только в пределах одного предприятия, но и между ними. Это позволяет создавать приказы, распространяющиеся на любую глубину иерархии управления, контролировать их исполнение и поддерживать горизонтальные информационные связи между сотрудниками различных подразделений одного или нескольких предприятий.

Проблемой российских предприятий на данном этапе является несовершенство коммуникаций. Важные звенья системы управления нередко находятся в местах, где качество связи не позволяет создать коммуникационные центры.

В «CompanyMedia» впервые реализованы техно­логические разработки компании «ИнтерТраст», позволяющие гибко отображать логическую структуру управления на реальную коммуникаци­онную инфраструктуру территориально-распределенного предприятия. Более того, система автоматически доставляет информа­цию между любыми двумя предприятиями по кратчайшему маршруту, причем в каждой его точ­ке передачу документов контролируют и передаю­щая и принимающая стороны. Этот механизм го­раздо надежнее электронной почты.

Особенности данной системы, выделяющие ее из числа других разработок:

1) корпоративность - система может использо­ваться как в одной организации, так и в холдинге или группе связанных организаций;

2) полиструктурность - система рассчитана на сложную структуру организации и возможную не­зависимость (с точки зрения штатных расписа­ний) подразделений и филиалов организации;

3) высоконадежный механизм доставки инфор­мации - использованный в системе механизм пе­редачи документов и рассылки позволяет гаран­тировать доставку информации адресату на 99,9%; данный механизм предполагает также ра­боту системы в территориально-распределенном режиме;

4) сложные перекрестные связи документов - система позволяет устанавливать «цепочки» пе­рекрестных ссылок документов друг на друга и реализовывать переход в обе стороны по данным ссылкам;

5) организация так называемого «сквозного документооборо­та» - система позволяет организовывать переда­чу и контроль документов внутри независимых ор­ганизаций холдинга, совмещая его с классичес­ким документооборотом.

Круг решаемых ключевых задач АС «CompanyMedia»:

· подготовка документов по корпоративным и личным шаблонам, согласование и передача документов на регистрацию (в том числе и че­рез «тонкий» клиент Internet Explorer - в соста­ве системы «CompanyMedia-Управление электронными документами»);

· прием, обработку и распределение входящей корреспонденции, подготовку, подписание, регистрацию и отправку исходящих, внутрен­них и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения (в составе системы «CompanyMedia-Делопроизводство»);

· планирование, подготовку и проведения засе­даний, а также контроль за исполнением при­нятых по их итогам решений (в составе систе­мы «CompanyMedia-Заседания»);

· подготовка договоров (в том числе и по шаб­лонам), согласование, визирование, хранение их актуального реестра (в составе системы «CompanyMedia-Договоры»).

Кроме того, все системы «CompanyMedia» представляют:

· разграничение доступа к документам, базиру­ющееся на основе структуры организации;

· механизмы замещения при работе с докумен­тами, а именно, возможность предоставления постоянного или временного доступа к доку­ментам, относящимся к определенным сот­рудникам, для других сотрудников организа­ции («замещающих»);

· возможность самостоятельного и быстрого построения произвольных отчетов по любой информации, содержащейся в базе данных;

· единый поиск (по реквизитам и полнотекстовый) по корпоративному хранилищу документов.

По данным, представленным разработчиками, проектирование продуктов системы «CompanyMedia» выполнено в соответствии с госу­дарственными стандартами в области делопроиз­водства и документационного обеспечения управ­ления. При разработке систем производились кон­сультации со специалистами Всероссийского НИИ Документоведения и Архивного Дела (ВНИИДАД). Система «CompanyMedia» имеет 4 сертификата ка­чества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ (на системы «Делопроизводство», «Управление про­ектами и договорами», «Управление планировани­ем» и «Управление персоналом»). Компания «ИнтерТраст» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001.

2.2.2. Краткие характеристики системы «БОСС-Референт»

Система «БОСС-Референт» разработана компанией «АйТи» на базе продукта Lotus Notes компании IBM, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой об­ласти.

Данная разработка ориентирована на средние коммерческие предприятия.

Система обеспечивает поддержку следующих процессов:

· подготовка и согласование документов;

· подготовка, и исполнение и контроль поручений;

· обработка входящей и исходящей корреспон­денции. Входящие документы подвергаются следующим операциям: экспедиционной об­работке (с возможностью сканирования и по­токового ввода документов, а также автомати­ческого преобразования факсов и e-mail во входящие документы), регистрации, рассмот­рению руководством и выдаче резолюции, оз­накомлению в структурном подразделении или исполнению, контролю за исполнением.

Основные процедуры обработки исходящих документов:

· разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта доку­мента, регистрация документа, экспедицион­ная обработка документа;

· управление прохождением внутренних доку­ментов: распорядительных, организационных и информационно-справочных;

· хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, подде­ржка механизма делегирования полномочий. Хранение и динамическое обновление данных о контрагентах предприятия;

· поддержка технологического документообо­рота по трем направлениям работы: а) веде­ние реестра и обслуживание материальных объектов, б) подготовка договоров и обработ­ка событий по ним, в) взаимоотношения с кли­ентами, поставщиками и партнерами;

· поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между цент­ральным офисом организации и ее подчинен­ными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами.

Каждому пользователю в системе предостав­лен свой Рабочий «Кабинет» - персональный поч­товый ящик, куда приходят все уведомления и размещаются по папкам в зависимости от стату­са. Однако статус исполнения выданных вами приказов - недоступен, потому что механизм поч­товой базы не приспособлен для реализации по­добных функций.

Основное назначение системы "БОСС-Референт" - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность всех сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Система поддерживает российские стандарты делопроизводства, организационное управление, контроль исполнительской дисциплины, отслеживание договоров с внешними организациями, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, предназначенной для работы всех сотрудников организации, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической, в том числе территориально распределенной, структурой в России. Другая отличительная черта системы "БОСС-Референт": в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в "БОСС-Референт" интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

По данным, представленным разработчиками, система имеет сертификат соответствия ГСДОУ. Компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ РИСО9001.

2.2.3. Краткие характеристики системы «Optima Workflow»

Данная система разработана компанией «Оптима» и предназначена для управления процессами создания, обработки, ти­ражирования и хранения документов или иных ин­формационных объектов, а также для автоматиза­ции основных процедур современного делопроиз­водства и организации документооборота. В сос­тав системы «Optima Workflow» входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимос­ти от методов организации процессов документо­оборота и создания рабочих мест пользователей.

По словам разработчиков, внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

· централизованное хранение документов в электронном виде;

· формализацию процедур создания и обработ­ки документов;

· наличие case-подобного графического редак­тора для описания процессов движения доку­ментов и технологических операций на этапе работы с ними;

· единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов. Конт­роль реализован следующим образом: созда­ется специального вида документ - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только оз­накомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и так далее. Все это отражено в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рас­сылается в адрес всех упомянутых в докумен­те контролеров, исполнителями соисполните­лей. Уведомления рассылаются по электрон­ной почте MS Outlook/Exchange.

Система «Optima Workflow» содержит инструмен­ты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обра­ботки, настраиваемые на специфику организа­ции, и не предлагает каких-либо стандартных про­цедур.

Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений.

2.2.4. Краткие характеристики системы « Documentum»

Данная система – это разработка одноименной корпорации «Документум Сервисиз», продукты которой ориентированы на автоматизацию более крупных и сложных систем управления документами.

Следует еще раз обратить внимание на то, что «Documentum» по функционалу и стоимости сравним с базовым программным обеспечением, таким как IBM Content Manager. Обе эти систе­мы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота – разница состоит только в стоимости. Но все же в рамках данной дипломной работы мы попытались обрисовать некоторые возможности и недостатки системы, применительно к системам автоматизации делопроизводства.

Documentum обладает следующими возмож­ностями:

· масштабируемость и работа в территориально-распределенном режиме, есть возмож­ность подключения мобильных пользователей;

· рассылка уведомления и поручения происходит с по­мощью механизма электронной почты;

· поддержка многоязычности через языковые пакеты. Смысл в том, что заказчик устанавли­вает одну версию программного обеспечения, но может применять раз­личные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск в документах на разных языках. Русификация продукта реа­лизована совместно с компанией «ПРОМТ»;

· сервисы генерации аудиторского следа (то есть наблюдения за действиями пользователей);

· управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических ре­дакторов;

· управление мультимедиа-данными - извлече­ние информации из неструктурированных дан­ных, например, текста из изображения;

· печать с поддержкой цифровых водяных зна­ков и временных меток;

· потоковый ввод документов через сканер и распознавание.

По информации, предоставленной разработчиками, в пятой версии осуществлен переход на стан­дарт J2EE, вследствие чего «Documentum» может работать на самых разных серверах: WebLogic, WebSphere, iPlanet и так далее.

Система «Documentum» является системой управления содержанием (ЕСМ), а система документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика.

В продукте предусмотрено все, что нужно крупной организации, - это интегрированная система, позволяющая комплексно решать достаточно широкий спектр задач. Она включает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов: маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление и контроль исполнения. Documentum достаточно масштабируем, вся информация, которая хранится в системе, управляется выделенным серверным компонентом - хранилищем DocBase. Documentum содержит механизмы, позволяющие управлять хранением информации: она поддерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождением информации и дает возможность осуществлять архивацию. Система может эффективно работать в распределенной архитектуре в территориально разобщенных подразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизации информации, а также централизованного администрирования. Documentum поставляется в нескольких "редакциях", ориентированных на различные задачи: создание порталов, управление знаниями, обеспечение соответствия стандартам/управление качеством, организация B2B (business-to-business) взаимодействия. Важной особенностью для многих отраслей является возможность полного документирования всех событий и жесткого отслеживания выполнения определенных процедур.

Documentum является одним из наиболее мощных продуктов, однако позволить себе такую систему могут только организации, которые очень серьезно относятся к задаче автоматизации документооборота и готовы выделить на нее достаточные финансовые и интеллектуальные ресурсы.

2.2.5. Краткие характеристики системы «Landocs»

Система «LanDocs» разработана компанией «Ланит» и предназначена для автома­тизации процессов управления документами, до­кументооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного про­филя и масштаба.

По данным разработчиков, система «LanDocs» реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документо­оборота и делопроизводства.

Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществля­ется модификацией параметров CASE-модели без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (прог­раммное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию ва­риант (базовый набор CASE-моделей, специали­зированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обуче­ние пользователей, разработчиков и специалис­тов группы поддержки).

Основные параметры системы:

1) ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль;

2) настройка на конкретные условия с помощью модификации CASE-модели.

Программный комплекс «LanDocs» позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:

· регистрацию входящих, внутренних и исходя­щих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраня­ет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и так далее;

· рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку с по­мощью механизма электронной почты;

· хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и так далее);

· контроль за прохождением и исполнением до­кументов и поручений. Система «LanDocs» обес­печивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет воз­можность отслеживать движение каждого до­кумента по исполнителям. Контроль версий до­кумента осуществляется с помощью механиз­ма контрольных карточек. Все данные о заре­гистрированных документах и ходе их исполне­ния могут быть отпечатаны в виде отчетов;

· поиск документов с возможностью сохране­ния поисковых запросов, просмотр и редакти­рование документов;

· поддержку нескольких версий одного доку­мента;

· сканирование бумажных документов и рас­познавание текстов (OCR);

· интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати доку­ментов;

· «LanDocs» сохраняет документы, созданные раз­личными приложениями в виде файлов - текс­тов, таблиц, изображений, звука и так далее. При по­пытке пользователя просмотреть содержание документа он обеспечивает интегрированный вызов соответствующего приложения, а при открытии документа на редактирование - бло­кирует документ на основе механизма Check In - Check Out (что существенно ужесточает тре­бования к пропускной способности сети в территориально-распределенной системе);

· при включенной функции безопасности (пос­тавляется отдельно) все действия заверяются с использованием электронной цифровой подписи;

· организацию архивирования документов;

· регламентацию прав доступа пользователей к документам и функциям системы;

· возможность доступа к информации через сеть Internet;

· интеграция с другими приложениями через OLE;

· система работает с РСУБД Oracle и MS SQL. Серверная часть реализована только под Windows nT.

Каждому пользователю системы «LanDocs» пре­доставляется три почтовых ящика:

1) входящий, в который помещаются все изве­щения и задания, ему адресованные;

2) исходящий, в котором содержится информа­ция об отправленных пользователем извеще­ниях и заданиях;

3) на контроле, в котором содержится информа­ция о заданиях, по которым сотрудник являет­ся контролером.

Таким образом, для работы в системе пользователь дол­жен переключаться между тремя ящиками, что не очень удобно.

2.2.6. Краткие характеристики системы «Дело»

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» была разработана ЗАО «Электронные офисные системы». Данная система предназначена для автоматизации делопроизводственной дея­тельности, основанной на традиционных отечест­венных технологиях и закрепленных соответству­ющими стандартами, и документационного обес­печения управленческой деятельности государ­ственных организаций.

Функциональные возможности:

· отслеживание всех этапов делопроизвод­ственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процес­сам организаций и учреждений;

· единая регистрация всей поступающей кор­респонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о до­кументе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируют­ся как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновремен­но находиться в различных картотеках;

· регистрация проектов (с присвоением регист­рационного номера) как отдельной группы до­кументов, с последующей перерегистрацией, путем создания связанного документа с воз­можностью копирования (переноса) данных;

· ввод текстов резолюций, включая повторные и назначение исполнителей по ним;

· направление резолюций и документов на ра­бочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;

· пересылку отчетов исполнителей по докумен­ту ответственным исполнителям и/или авто­рам резолюций;

· регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри орга­низации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об ис­полнении, согласование (визирование) доку­ментов;

· осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учрежде­ний, организаций, резолюций и указаний руко­водства; проверка правильности и своевре­менности исполнения документов;

· объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизво­дства, по различным признакам;

· выполнение поиска по совокупности реквизи­тов регистрационных карточек, а так же резо­люций, с целью осуществления функций конт­роля исполнения документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;

· ввод сведений об отправке исходящих доку­ментов адресатам с созданием реестров рас­сылки документов;

· получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руковод­ству;

· предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вслед­ствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;

· получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией де­лопроизводства;

· хранение электронных образов документов;

· списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;

· протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационны­ми карточками и резолюциями.

Система функционирует в локальной вычисли­тельной сети и рассчитана на моно структурную организацию.

В качестве средства разработки (базы данных) БД использу­ется РСУБД, что усложняет доработку и адапта­цию системы.

Система обеспечивает поиск документов в ба­зе по сочетанию реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск реализован толь­ко в версии под MS SQL.

2.2.7. Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот»

Данная система была разработана компанией Cognitive Technologies. «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности.

«ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет:

· автоматизировать регистрацию документов и заданий;

· обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

· осуществлять мгновенный поиск информации;

· контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

· проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

· организовать долговременное хранение документов организации;

· обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Основными функциями системы являются:

· регистрация документов в системе (заполнение электронной регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;

· постановка документов на контроль;

· возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;

· возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;

· слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;

· поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;

· разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;

· протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП;

· подготовка и печать журналов и отчетов;

· рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы;

· возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив;

· доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

По данным, предоставленным разработчиками, АС «ЕВФРАТ-Документооборот» содержит следующие функциональные блоки:

· поддержка территориально-распределенной работы: создание единого пространства управления филиальной структурой; сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам;

· интеграция с электронной почтой: регистрация писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»; отправка документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;

· регистрация документов - облегчение труда делопроизводителя: регистрация нового документа на основе существующего; автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации; поддержка потокового сканирования;

· контроль и анализ деятельности организации: расширение списка уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания; автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления; развитие возможностей построения и работы со сложными отчетами;

· возможности администрирования: поддержка работы с иерархическими словарями; организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию; работа «ЕВФРАТ-Документооборот Сервер» как сервиса; экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов; администрирование хранилища форм документов; Генератор отчетов.

Особенностью системы АС «ЕВФРАТ-Документооборот» является ее гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.

3. Тенденции развития технологий управления документами

3.1. Ситуация на мировом рынке

Середина нынешнего десятилетия, с 2003 по 2006 год, стала для рынка средств управления корпоративным содержанием (Enterprise Content Management, ECM) периодом радикальной реструктуризации. Результатом этого процесса (во многом благодаря приобретениям) на смену прежней группе лидеров их числа «чистых» (специализирующихся именно в этом деле) ECM-поставщиков (Documentum, Humminngbird, FileNet, Open Text) пришли глобальные платформенные вендоры (EMC, IBM, Microsoft, Oracle), среди который, правда, сохранила свои позиции Open Text. Финальный аккорд в этой глобальной консолидации прозвучал во второй половине 2006 года в виде сразу трех покупок IBM + FileNet, Open Text + Hummingbird и Oracle + Stellent, после чего ECM-рынок вступил в период эволюционного развития. Как раз отсутствие потрясений позволяет лучше понять логику развития этого важного сегмента ПО, актуальность которого для ИТ-отрасли в целом только лишь увеличивается.

Главная тенденция развития ECM-рынка — данная категория средства сейчас рассматривается как часть ИТ-инфраструктуры предприятий, что и предопределило формирования группы лидеров из числа ведущих мировых ИТ-поставщиков. Но такое развитие ситуации создает определенные проблемы для заказчиков, которые заинтересованы в том, что базовые ИТ-платформы обеспечивали бы поддержку различных ECM-приложений, в то время, как вендоры пытаются все больше привязать поставляемы продукты к своему базовому ПО. Критически важным требованием к современным ECM-решениям становятся вопросы интеграции и поддержки федеративной модели для хранилищ контента. В прошлом году ведущие поставщики смогли предложить решение этих проблем, разработав протокол Content Management Interoperability Services (CMIS), на базе технологии Web-сервисов. Его использование позволит создавать приложения, способные работать с любыми CMIS-совместимыми репозиториями.

Поддержка Web-технологий сейчас является одних из ключевых требований со стороны корпоративных заказчиков. Речь идет о таких возможностях, как управление Web-контентом, управления информационными активами, Web-аналитика, работа с электронными формами и составными документами, социальные коммуникации, поддержка мобильных устройств и управление бизнес-процессами (BPM). Тенденцией ECM-рынка является также рост популярности новых моделей реализации реализации прикладных систем, в том числе на базе SaaS и Open Source. Но пока не представляются серьезной конкуренции традиционным решениям. Но уже сегодня многие вендоры стараются обеспечить возможности применения их программных пакетов в режиме SaaS.

Отдельно встает вопрос использованияе гибридных, смешанных архитектур для управления контентом. И здесь решающее значение имеет растущая популярность на рынке, для предприятий всех размеров, во всех регионах мира, Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007). При этом, с одной стороны, организации вынуждены, широкого распространения этого продукта, обеспечивать поддержку в той или иной мере его использования в своих системах. С другой стороны, его возможностей пока не хватает для создания полноценных ECM-систем. В результате заказчики вынуждены сегодня идти совместное применение MOSS и продуктов других поставщиков. В этой ситуации вопросы поддержки федеративного поиска, метаданных и интероперабельности становятся критически важными требования при выборе клиентами тех или иных решений.

3.2. Российский рынок

Анализ ситуации на российском рынке СЭД — одна из «больных» и острых тем в отечественной отрасли систем электронного документооборота.

Спад на российском рынке СЭД в первой половине года составил 15% по сравнению с предыдущим аналогичным периодом. Как и ожидалось, в этот период существенно возросла доля госсектора, причем здесь количество внедрений увеличилось и в абсолютном выражении. Однако, несмотря на наметившееся оживление экономики в целом, падение рынка будет продолжаться, и по итогам второго полугодия снижение может составить 30%. Но уже к концу 2010 года рынок выровняется с докризисными показателями.

По числу новых внедрений с заметным отрывом лидируют системы «ДЕЛО» (компания «Электронные офисных системы», ЭОС) и DIRECTUM (одноименного разработчика) — 35% и 28% соответственно. Причем только эти два решения показали положительную динамику роста. Почти половина новых проектов (46%) пришлась на государственный сектор. При этом аналитики DSS считают, что в ближайшие два года будет увеличиваться востребованность СЭД госорганами, в связи с исполнением нормативных правовых актов, направленных на обеспечение перехода госорганов на электронный документооборот и построение межведомственного взаимодействия. Среди других вертикальных сегментов наиболее заметную долю занимают строительство и недвижимость (8%), банки и финансовые организации (8%), наука и образование (7%). Получается, что кризис сильнее ударил по столице и привел к заметному смещению рынка в сторону регионов: доля Центрального федерального округа за год сократилась с 45 до 29%.

Если посмотреть на итоги первого полугодия в разрезе реализованных лицензий за период, то здесь на первом месте является система «ДЕЛО», за которой следует Livelink ECM — eDOCS (продукт компании Open Text, ранее назывался Hummingbird Enterprise). Решающий вклад в такое лидирующее положение этих системы внесли два масштабных проекта, выполненных на их основе («ДЕЛО» — в Центральном Банке России, LiveLink — в «Мегафоне»). С точки зрения отраслевого деления заказчиков, во многом как раз благодаря этим проектам на первом месте оказались банковский (50%) и телекоммуникационный (29%) сегменты рынка. Государственный сектор занял третье место (10%). Легко заметить, распределение долей рынка существенно отличается от картины с проектами, что, конечно же, объясняется разными масштабами проектов.

Заключение

Роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие информационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. По консервативным оценкам, количество бумажных документов будет увеличиваться на 7% ежегодно, а электронных - на 20%. Эта тенденция обостряет необходимость учета не только бумажных документов, но и электронных, благодаря чему системы автоматизированного документооборота и делопроизводства плавно переориентировались на работу с электронными документами, став системами электронного документооборота и делопроизводства. Действительно, хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации является ведение картотек, то ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (текстом, графическим изображением, аудио- или видеозаписью).

В свою очередь, накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, могут быть переведены в электронные архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снижается риск в вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Но процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно.

Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.

Исследование проблем в области бумажного делопроизводства позволяет выявить наиболее существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:

- неизбежная потеря документов, следовательно и информации;

- попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

- накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;

- большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия;

- избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

- невозможность установления истории работы с документами;

- избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.

Изучение понятия «системы электронного управления документами» помогло разграничить, в зависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач, «системы электронного документирования», «системы электронного документооборота», «корпоративные системы электронного управления документами».

Проведенный в работе анализ автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации.

Вопрос автоматизации документооборота решается для каждой фирмы индивидуально. Существует немало отрицательных моментов, связанных с интеграцией новых технологий, обучением персонала, дооснащением оборудования, мотивацией руководства на использование систем электронного документооборота, что говорит о многосторонней проблеме автоматизации и возможности дальнейших исследований данной тематики.

Литература

1. Баласанян, В.Э.Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления / В.Э. Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». – М.,– 2003. – С.22—25.

2. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Издательство МЭИ, 2004—49 с.

3. Бобылева, М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. – 2003. – №2. – С. 15–17.

4. Витин, Ю.Г. От документооборота классического – к электронному! / Ю.Г. Витин// Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2004. – № 4. – С. 50-55.

5. Гайдукова, Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. – 2006. – №10 – С. 17–22.

6. Гельман-Виноградов, К.Б. Некоторые вопросы научной трактовки понятия «документ» / К.Б. Гельман-Виноградов // XI Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией» – М., – 2005. – С. 84–87 (2005 а).

7. Гельман-Виноградов, К.Б. О сложностях трактовки понятия «документ» и способах их преодоления / К.Б. Гельман-Виноградов // Делопроизводство. – 2005. – № 2. – С. 16–24 (2005 б).

8. Глик, Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота / Д.И. Глик// - Секретарское дело. – 2006. – № 9 – С. 45–75.

9. Кочеткова, П. Система автоматизации делопроизводства «СompanyMedia-Делопроизводство/ П. Кочеткова // Секретарское дело. – 2006. – №8. – С.20.

10. Кузнецов, С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2005. – №10. – С. 32–35.

11. Куциняк, Д.Л. От автоматизированного делопроизводства к электронному документообороту / Д.Л. Куциняк // X Междунар. Научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». – М., – 2003. – С. 18– 23.

12. Ларин, М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению / М.В. Ларин// Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – №12. – С.30–38.

13. Максимович, Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 11(63). – С. 51–56 (2005 а).

14. Максимович, Г.Ю. Современные универсальные информационные технологии – основа совершенствования ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 2(54). – С. 23–27 (2005 б).

15. Максимович, Г.Ю. Современные информационные технологии хранения информации и организация доступа к ней / Г.Ю Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – №1 (53) – С. 34 (2005 в).

16. Московая, П.М. На пути к электронному документообороту / П.М. Московая // Делопроизводство. – 2004. – №2. – С.36-41.

17. Плешкевич, Е.А. Традиционное и нетрадиционно документоведение: о чистоте идей, а может быть, и рядов / Е.А. Плешкевич // – Научные и технические разработки. – 2005. – № 6. – С. 65–70 (2005 а).

18. Плешкевич, Е.А. Новый подход к определению понятия «документ» в книговедческих дисциплинах / Е.А. Плешкевич // НТИ. – Сер. 1. – 2005. – № 3. – С. 4–7 (2005 б).

19. Плешкевич, Е.А. Формирование документной парадигмы / Е.А. Плешкевич // НТИ. – Сер. 1. – 2005. – № 10. – С. 19–22 (2005 в).

20. Сборец, М.В. О внедрении системы электронного документооборота в ОАО АИБ «Академхимбанк» / М.В. Сборец // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2004. – №9. – С. 48–56.

21. Сысоева, Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева// – Секретарское дело. – 2006. – № 7 – С. 30–35.

22. Филенко, Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко// – Делопроизводство. – 2006. – № 3 – С. 64–65.

23. Duranti, L. The impact of digital technology an archival science / L. Duranti – Archival Science. – 2007. – №1. – pp. 39–55.

24. IDC, Europe Document Management market review and Forecast, 2001-2006, (2007, февраль)

25. IDC, Document Management Market Review and Forecast: 2001-2006, (2007, октябрь)

26. IDC, Collaborative ApplicationsMarket Forecast and Analysis, 2000-2004 (2000, June)

27. IDC, IBM Special Software Project Report, 2007

28. GartnrGroup, Keys to a Succesfull IDM Implementation, 2006, August

29. GartnerGroup, Is Repository Commoditization the End of Today's IDM, 2007, January

30. The Radicati Group, Inc., Knowledge Management Market Trends

31. IDC, "1999 Knowledge Management Survey"

32. GartnerGroup, "The impact of Knowledge Management on Enterprise Archtecture"

33. http://www.boss-referent.ru

34. http://www.businessdoc.ru

35. http://www.documentum.ru

36. http://www.docflow.ru

37. http://www.eos.ru

38. http://www.evfrat.ru

39. http://www.idoc.ru

40. http://www.inttrust.ru

41. http://www.landocs.ru

42. http://www.letograf.ru

43. http://www.miidad.ru

44. http://www.optima-worflow.ru