Дипломная работа: Анализ организации делопроизводства в дошкольном учреждении (на примере муниципального дошкольного образовательного учреждения детского сада 19 - центра развития ребенка г. Россоши Россошанского муниципального района Воронежской области)

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

«БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИСТОРИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

Дипломная работа

АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДОШКОЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ (НА ПРИМЕРЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО ДОШКОЛЬНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ДЕТСКОГО САДА 19 – ЦЕНТРА РАЗВИТИЯ РЕБЕНКА Г.РОССОШИ РОССОШАНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ)

студентки дневного отделения 5 курса 070606 группы

Киселевой Ирины Николаевны

Научный руководитель

к.и.н., ст.преподаватель Сергиенко М.А.

Рецензент: к.и.н. Орехова М.С.

БЕЛГОРОД, 2011

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА МУНИЦИПАЛЬНОГО ДОШКОЛЬНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ЦЕНТРА РАЗВИТИЯ РЕБЕНКА – ДЕТСКОГО САДА №19

§ 1. История создания, основные направления и организация деятельности МДОУ №19

§ 2. Организационно-правовой статус МДОУ №19

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МДОУ №19

§ 1. Должностные обязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство

§ 2. Основные управленческие документы МДОУ №19

§ 3. Оперативное и архивное хранение документов

ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МДОУ №19

§ 1. Разработка должностной инструкции делопроизводителя

§ 2. Разработка инструкции по делопроизводству

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования заключается в том, что организация работы с документами – это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в дошкольном образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления. В современном обществе дошкольным образовательным учреждениям требуется системный подход к организации управления, следовательно, возникает необходимость документационного обеспечения управленческой деятельности.

Документационное обеспечение управления в дошкольных образовательных учреждениях требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в дошкольном учреждении – это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Таким образом, качество управления дошкольным образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства.При этом, с ростом дошкольных образовательных учреждений и численности сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. К числу наиболее актуальных проблем можно отнести такие направления, как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, защиту информации, создание электронных архивов и т.д.

Степень изученности проблемы. При написании дипломной работы использовались законодательные и нормативно-методические документы, опубликованные и неопубликованные источники, справочная, исследовательская, научная литература, периодические издания и специальная литература.

Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований по теме нашего исследования. Опубликованные работы представлены в основном учебниками и учебными пособиями и т.д.

Кроме того, при написании дипломной работы были использованы учебные пособия В.И. Андреевой, Т.В. Кузнецовой, JI.A. Дорониной[1] , которые содержат информацию, необходимую для делопроизводителей о правилах составления документов по действующим стандартам. Рассмотрены нор- мативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации. Представлены справочные данные, необходимые для подготовки деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным компьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной работе делопроизводителя.

В учебных пособиях Л.М. Маневцевой, Т.С. Орловой, Е.П. Смирновой[2] представлены примеры заполнения основных документов учреждения: приказов о приеме, переводе, увольнении работников, справок по персоналу, командировочных удостоверений; приведены образцы оформления записей в трудовых книжках и личных делах работников, примерные образцы трудовых договоров по общеотраслевым должностям руководителей, специалистов, служащих и рабочих, а также примеры должностных инструкций работников. Пособие подготовлено с учетом требований ГОСТ Р 6.30—2003 и Правил ведения и хранения трудовых книжек и дает ответы на основные вопросы организации работы с документами по персоналу.

Так же были использованы публикации в периодических изданиях - таких, как журнал «Делопроизводство»[3] , который целесообразно использовать в процессе изучения организации делопроизводства и путей его совершенствования. Тщательно разработанная тематическая группировка библиографических записей делает легко обозримым весь массив статей. При необходимости можно получить исчерпывающую информацию о степени освещенности и разработанности тех или иных тем. Ценно то, что эти сведения весьма полно раскрыты в обзорно-аналитических статьях составителя, вошедших в структуру указателей содержания. Следует отметить публикации в журнале «Секретарское дело»[4] , которые послужили одним из направлений определения актуальности задач для документирования управленческой деятельности учреждения.

В качестве объекта исследования документационное обеспечение деятельности дошкольных образовательных учреждений.

Предметом исследования является документационное обеспечение управления детского сада №19 – Центра развития ребенка г. Россоши Россошанского муниципального района Воронежской области.

Целью данной работы является изучение организации делопроизводства, а также разработка рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения управления детского сада №19 – Центра развития ребенка г. Россоши Россошанского муниципального района Воронежской области с учетом современной ситуации.

Для достижения цели последовательно должны быть решены следующие задачи :

- изучить историю создания, основные направления и организацию деятельности МДОУ №19, а также организационно-правовой статус учреждения;

- рассмотреть организацию делопроизводства в данном учреждении: проанализировать основные управленческие документы, организацию оперативного и архивного хранения документов;

- разработать основные направления совершенствования документационного обеспечения деятельности МДОУ №19.

Источниковая база. К числу нормативных источников, использовавшихся при написании дипломной работы относятся: Гражданский кодекс Российской Федерации[5] , регулирующий общие принципы документационного обеспечения деятельности юридических лиц; Трудовой кодекс Российской Федерации[6] ; Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»[7] , определяющий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»[8] ; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)[9] ; Унифицированная система документации. Требования к оформлению документов[10] .

Методическую базу исследования составили: Государственная система документационного обеспечения управления, которая устанавливает единые требования к документирования и организации работы с документами; Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[11] , а также государственные стандарты на документацию и работу с документами, в том числе ГОСТ Р 51141-98[12] , в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу; ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007[13] . Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Требования, определяющие общие принципы управления документацией в организациях.

Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве дошкольных образовательных учреждений, являются: Закон Российской Федерации «Об образовании», «Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении», Письмо Министерства образования Российской Федерации «О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ»[14] , Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений[15] и др.

При изучении темы исследования изучены следующие локальные документы:

- учредительные документы (Устав МДОУ №19, учредительный договор, должностные инструкции сотрудников и т.д.);

- распорядительные документы МДОУ №19 (приказы по основной деятельности и по личному составу);

- информационно-справочные документы;

- специфическая документация, образующаяся в деятельности дошкольного образовательного учреждения № 19.

При написании дипломной работы были использованы такие методы научного исследования , как интервьюирование, а именно беседа с сотрудником, ответственным за делопроизводство, наблюдение, изучение документов, анализ особенностей обработки документов в сфере деятельности дошкольного образовательного учреждения; изучение нормативно-правовой базы (законов, постановлений, ГОСТов, положений).

Практическая значимость работы состоит в том, что посредством теоретического и практического изучения современных систем организации делопроизводства мы можем дать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности дошкольного образовательного учреждения.

Структура работы . Дипломная работа состоит из введения, трех глав и заключения.

В первой главе дипломной работы дается общая характеристика объекта исследования - МДОУ №19, в частности, рассматриваются история создания, организационно-правовой статус, а также организация деятельности.

Во второй главе дипломной работы проводится анализ документационного обеспечения деятельности МДОУ №19.

В третьей главе разработаны основные направления совершенствования документационного обеспечения управления дошкольным учреждением.

В заключении даны основные выводы и предложения.

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА МУНИЦИПАЛЬНОГО ДОШКОЛЬНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ЦЕНТРА РАЗВИТИЯ РЕБЕНКА – ДЕТСКОГО САДА №19

§ 1. История создания, основные направления и организация деятельности МДОУ №19

Ясли-сад №19 был открыт 1 ноября 1987 года. Изначально учреждение принадлежало тресту «Придонхимстрой». Каждые пять лет в саду проходила аккредитация и аттестация. 1 декабря 1991 года сад был передан в ведомство Гороно. В 1991 году в саду ввелась единица психолога, в 1994 году были открыты две логопедические группы. В 1995 году руководство открыло новый спортивный зал и ввело единицу инструктора по физвоспитанию.

В связи с улучшением условий для пребывания детей и расширением услуг, оказываемых для всестороннего развития ребенка, приказом Отдела образования Воронежской области и заключением расширенной проверки областной комиссии 15 июня 2005 года детский сад был переименован в «Центр развития ребенка».

В настоящее время муниципальное дошкольное образовательное учреждение «Центр развития ребенка - детский сад №19» (далее – МДОУ №19) осуществляет свою образовательную, правовую и хозяйственно-экономическую деятельность в соответствии с действующим законодательством РФ. Учреждение является некоммерческой организацией, следовательно, не ставит извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности[16] .

Целью деятельности данного муниципального образовательного учреждения является всестороннее формирование личности ребенка с учетом особенностей его физического, психического развития, индивидуальных возможностей и способностей, подготовка к обучению в школе, развитие и совершенствование образовательного процесса, осуществление дополнительных мер социальной поддержки воспитанников и работников Учреждения.

Основными задачами МДОУ №19 является:

- охрана жизни и укрепление здоровья детей;

- создание максимальных условий, обеспечивающих интеллектуальное, личностное и физическое развитие детей;

- осуществление необходимой коррекции отклонений в развитии ребенка;

- приобщение детей к общечеловеческим ценностям;

- взаимодействие с семьей для обеспечения полного развития ребенка;

- развитие и совершенствование материально-технической базы.

Предметом деятельности учреждения является:

- воспитание, обучение, присмотр, уход и оздоровление детей в возрасте от одного года до семи лет;

- реализация программ дошкольного образования;

- реализация программ дошкольного образования с приоритетным осуществлением физкультурно-оздоровительного, интеллектуального и художественно-эстетического направлений развития воспитанников;

- реализация программ дошкольного образования с приоритетным осуществлением квалифицированной коррекции отклонений в физическом и психическом развитии воспитанников;

- реализация программ дополнительного образования;

- оказание платных дополнительных образовательных услуг;

- медицинская деятельность для реализации целей и задач учреждения[17] .

МДОУ №19 может реализовывать дополнительные образовательные программы и оказывать дополнительные образовательные услуги, например:

- речевое развитие;

- логика и основы математики;

- развивающие игры;

- литературно-художественное развитие;

- изобразительное искусство;

- танцевально-хореографическая деятельность;

- театрализованная деятельность;

- экологическое развитие;

- патриотическое воспитание (музейная педагогика);

- фольклорный кружок;

- детский дизайн, конструирование и ручной труд;

- психологическая помощь;

- логопедические занятия;

- подготовка к обучению в школе;

- оздоровительные мероприятия: дыхательная гимнастика, ароматерапия и другие виды деятельности, не запрещенные действующим законодательством Российской Федерации.

Содержание образовательного процесса в МДОУ №19 определяется программой дошкольного образования. Учреждение самостоятельно в выборе программы из комплекса вариативных программ, рекомендованных органами управления образованием, внесении изменений в них, а также разработке собственных (авторских) программ в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта.

Воспитание и обучение детей ведется на русском языке.

МДОУ №19 работает по пятидневной рабочей неделе с 12-ти часовым пребыванием детей и с круглогодичным календарным временем посещения.

Занятия с воспитанниками могут быть организованы как в первой, так и во второй половине дня при условии, что нагрузка на ребенка не противоречит допустимым нормам. Режим работы определяется Правилами внутреннего трудового распорядка.

Прием детей осуществляется заведующим по заявлению родителей (законных представителей) на основании путевки, выданной комиссией по комплектованию государственных образовательных учреждений, реализующих общеобразовательные программы дошкольного образования.

Родители (или другие законные представители) обязаны предоставить следующие документы:

- путевку,

- предъявить паспорт одного из родителей (законных представителей),

- копию свидетельства о рождении ребенка,

- медицинскую карту о состоянии здоровья ребенка.

Преимущественное право поступления имеют категории лиц, установленные законом или соответствующим распоряжением Учредителя.

Между МДОУ №19 и родителями (законными представителями) заключается договор(приложение 1), которым регулируются взаимные права, обязанности и ответственность сторон, возникающие в процессе обучения, воспитания, присмотра и ухода.

Группы комплектуются как по одновозрастному, так и по разновозрастному принципу в соответствии с современными психологическими, педагогическими и медицинскими рекомендациями. Количество групп зависит от условий, созданных для осуществления воспитательно-образовательного процесса с учетом санитарных норм, и определяется Учредителем. Наполняемость групп устанавливается в соответствии с Типовым положением о дошкольном образовательном учреждении и соответствующим распоряжением учредителя.

Отчисление детей проводится заведующим в следующих случаях:

- по заявлению родителей (законных представителей);

- по заключению психолого-медико-педагогической комиссии;

- по медицинским показаниям;

- за неоднократные грубые нарушения условий договора между Учреждением и родителями (законными представителями).

Таким образом, муниципальное дошкольное образовательное учреждение «Центр развития ребенка - детский сад №19» (далее – МДОУ №19) осуществляет образовательную, правовую и хозяйственно-экономическую деятельность в соответствии с действующим законодательством. Деятельность данного муниципального образовательного учреждения направлена на всестороннее формирование личности ребенка, подготовку к обучению в школе, развитие и совершенствование образовательного процесса.

§ 2. Организационно-правовой статус МДОУ №19

МДОУ №19 является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный, валютный и другие счета в банковских и иных кредитных учреждениях, имеет в оперативном управлении имущество, находящееся в муниципальной собственности и обособленное имущество на правах собственности, приобретенное за счет внебюджетных средств, круглую печать с изображением государственного герба РФ, штамп, бланки со своим наименованием и другие реквизиты. Оно приобретает права юридического лица в части ведения уставной финансово-хозяйственной деятельности, направленной на обеспечение образовательного процесса, с момента государственной регистрации в установленном законом порядке.

Осуществление образовательной деятельности разрешено с момента выдачи учреждению лицензии на образовательную деятельность, аккредитуется в заявительном порядке на основании заключения по его аттестации. Аттестация учреждения проводится раз в пять лет.

МДОУ №19 может с разрешения учредителя открывать свои филиалы и отделения с предоставлением им правомочий юридического лица, в том числе самостоятельного баланса и собственных счетов в банковских и других кредитных учреждениях, а также имеет право создавать и вступать в педагогические, научные и иные общественные объединения, российские и международные; принимать участие в работе конгрессов, конференций, быть участником благотворительных акций за счет собственных средств. При этом, не допускается создание и деятельность организующих структур политических партий, общественно-политических и религиозных движений и организаций, других организационных форм, запрещенных законодательством РФ.

МДОУ №19 подотчетно:

- комитету по управлению и распоряжению муниципальной собственностью администрации г. Воронежа - по вопросам целевого использования и сохранности муниципального имущества;

- отраслевому органу - по вопросам деятельности учреждения;

- иным органам власти по вопросам, относящимся к их компетенции в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации[18] .

Руководитель МДОУ №19 в своей деятельности основывается на федеральных законах, указах, распоряжениях Президента Российской Федерации, решениях Управления образования г. Воронежа и документами в области делопроизводства, гражданского законодательства и законов о труде.

Управление осуществляется на принципах единоначалия и самоуправления. Общее руководство МДОУ №19 осуществляет Совет педагогов, в состав которого входят все педагоги на основании Положения о Совете педагогов (приложение 2).

Совет педагогов как высший орган руководства всем воспитательно-образовательным процессом решает конкретные задачи дошкольного учреждения. Для более эффективной работы существует определенный алгоритм работы Совета педагогов (приложение 3).

Организация деятельности педсовета предполагает активное участие всех членов коллектива в обсуждении вопросов повестки дня. Именно поэтому педсовет является коллективным органом управления.

На заседаниях Совета педагогов обсуждаются вопросы воспитательно-образовательной работы с детьми, использование в ней новых достижений в науке и педагогической практике, анализируются имеющиеся недостатки, принимаются решения для их устранения, идет обмен опытом. Тематика педагогических советов обозначается в годовом плане дошкольного учреждения.

Совет педагогов решает вопросы своей деятельности на заседаниях, которые проводятся не реже одного раза в два месяца.

Совет педагогов в МДОУ №19 имеет следующие функции:

- принимает Устав, изменения и дополнения, вносимые в Устав;

- определяет направление воспитательно-образовательной и оздоровительной деятельности;

- устанавливает виды платных дополнительных образовательных услуг;

- принимает программы воспитания и обучения детей;

- рассматривает и утверждает методические направления работы с детьми в различных группах, а также все другие вопросы содержания, методов и форм воспитательно-образовательного процесса;

- рассматривает вопросы повышения квалификации и переподготовки кадров;

- разрабатывает и утверждает типовой договор с родителями (законными представителями);

- утверждает локальные акты в рамках своей компетенции[19] .

Непосредственное руководство текущей деятельностью осуществляет прошедший аттестацию заведующий, который назначается и освобождается от должности приказом начальника отдела образования г. Россошь.

Заведующий осуществляет руководство в соответствии с действующим законодательством и Уставом и несет всю полноту ответственности за деятельность МДОУ №19[20] .

Заведующий наделен следующими полномочиями:

- действует от имени МДОУ №19 и представляет его в органах государственной власти и управления, предприятиях, учреждениях и организациях всех форм собственности без доверенности;

- выдает доверенности;

- организует финансово-хозяйственную деятельность;

- в соответствии с законодательством Российской Федерации о труде осуществляет прием на работу и расстановку кадров, поощряет работников, налагает взыскания и увольняет с работы.

- издает приказы, распоряжения в рамках своей компетенции;

- решает другие вопросы деятельности, не отнесенные к компетенции органов самоуправления МДОУ №19 и учредителя.

Старший воспитатель назначается из числа лиц со средним специальным или высшим профессиональным образованием, подчиняется заведующему детским садом, приказом заведующего принимается на должность и освобождается от должности приказом заведующего. В своей работе старший воспитатель так же, как и заведующий, руководствуется нормативными документами, должностной инструкцией и Правилами внутреннего трудового распорядка.

Старший воспитатель вместе с заведующим детским садом осуществляется руководство дошкольным учреждением и участвует:

- в подборе кандидатов на должности воспитателей, их помощников, специалистов;

- в создании благоприятного морально-психологического климата в коллективе, системы морального и материального поощрения сотрудников;

- в формулировке социального заказа своему детскому саду, выработке философии, определении целей МДОУ;

- в стратегическом планировании, разработке и внедрении программ развития и плана работы учреждения;

- в создании имиджа МДОУ среди населения;

- в выборе (разработке) образовательных программ для детей;

- в организации воспитательно-образовательный работы с детьми;

- в организации экспериментальной, исследовательской работы в учреждении;

- в развитии, эффектном использовании интеллектуального потенциала МДОУ;

- в развитии сотрудничества с другими МДОУ, школами, детскими центрами, музеями и т.п.

Старший воспитатель также планирует воспитательно-образовательную, методическую работу с учетом профессиональных навыков, опыта воспитателей, предусматривая:

- предложения по плану работы МОУ;

- повышение квалификации воспитателей;

- помощь воспитателям в самообразовании;

- аттестацию воспитателей;

- составление сетки занятий по возрастным группам;

- методическую помощь воспитателям (в первую очередь начинающим) в подготовке и проведении занятий;

- обмен опытом работы среди сотрудников МОУ;

- ознакомление воспитателей с достижениями педагогической теории и практики;

- развитие преемственности МОУ и школы;

- совершенствование работы с родителями;

- комплектование групп учебными пособиями, играми, игрушками;

- постоянный анализ состояния учебно-методической и воспитательной работы и принятие на его основе конкретных мер по повышению эффективности методической работы.

Организует воспитательно-образовательную работу:

- готовит и регулярно проводит заседания педагогического совета;

- проводит для воспитателей открытые занятия, семинары, индивидуальные и групповые консультации, выставки, конкурсы;

- организует работу творческих групп;

- своевременно приобретает оборудование, необходимое для учебно-воспитательной, методической работы;

- ведет картотеку издаваемой учебно-педагогической и методической литературы;

- комплектует и пропагандирует среди воспитателей библиотеку учебно-методической и детской литературы, пособий и т.п.;

- организует работу воспитателей по изготовлению пособий, дидактических материалов;

- проводит совместные мероприятия со школой;

- готовит для родителей стенды, папки-передвижки об опыте семейного воспитания;

- своевременно оформляет педагогическую документацию;

- формирует и обобщает лучший опыт работы педагогов по разным проблемам и направлениям.

Осуществляет контроль за работой воспитателей:

- систематически проверяет планы воспитательно-образовательной работы;

- по графику посещает занятия в группах;

- следит за выполнением годового плана работы, решений, принятых на заседаниях педсоветов;

- организует взаимодействие в работе воспитателей, психолога, музыкального руководителя и других специалистов;

- регулярно проводит диагностику развития детей, их знаний, умений, навыков;

- изучает планы воспитателей по самообразованию.

Старший воспитатель должен знать дошкольную педагогику, психологию, возрастную физиологию, анатомию; методики дошкольного образования; санитарию и гигиену; индивидуальные особенности развития личности детей; правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты; порядок оказания первой медицинской помощи; порядок действий в экстремальной ситуации.

На должность воспитателя принимаются лица со средним специальным или высшим образованием, имеющие медицинское заключение.

Воспитатель подчиняется заведующему детским садом, а работает под руководством старшего воспитателя. Принимается на должность и освобождается от нее приказом заведующего.

В своей работе воспитатель руководствуется нормативными документами, инструкцией по делопроизводству и Правилами внутреннего трудового распорядка, а так же должностной инструкцией (приложение 4).

Воспитатель имеет следующие должностные обязанности:

- осуществляет тщательный присмотр за вверенными ему детьми в строгом соответствии с требованиями инструкции по охране жизни и здоровья детей в помещениях учреждения и на детских прогулочных площадках;

- следит за состоянием и укреплением здоровья каждого ребенка в группе, совместно с медперсоналом регулярно проводит комплексные мероприятия, способствующие укреплению здоровья, психофизическому развитию детей, осуществляет гигиенический уход за детьми раннего возраста. Особое внимание уделяет детям, пришедшим в сад после болезни;

- планирует и осуществляет воспитательно-образовательную работу в соответствии с программой в тесном контакте с другими воспитателями и специалистами учреждения. Тщательно готовится к проведению занятий;

- изучает индивидуальные способности, склонности и интересы детей. Умело использует результаты изучения в своей педагогической деятельности с целью развития каждого ребенка. На основании изучения индивидуальных особенностей детей, рекомендаций психолога проводит коррекционно-развивающую работу со своими воспитанниками;

- обеспечивает строгое выполнение установленного режима дня и сетки занятий;

- осуществляет наблюдение за поведением детей в период адаптации, помогает им. В группах раннего возраста ведет дневник наблюдений;

- регулярно информирует руководителя учреждения и старшую медсестру об изменениях в состоянии здоровья детей. Сообщает старшей медсестре об отсутствующих детях, выясняет причину их отсутствия, ведет табель учета посещаемости;

- ведет работу с родителями по вопросам воспитания детей в семье, привлекает их к активному сотрудничеству с детским садом. Активно работает с родительским комитетом и отдельными родителями, обеспечивая создание необходимых условий в помещениях группы и на участке для успешной реализации воспитательно-образовательной программы;

- с уважением и заботой относится к каждому ребенку в своей группе, проявляет выдержку и педагогический такт в общении с детьми и их родителями;

- совместно с музыкальным руководителем и инструктором по физической культуре готовит праздники, организует досуг детей;

- заменяет заболевшего воспитателя-сменщика в течение болезни;

- проходит медицинский осмотр строго по графику;

- выполняет требования руководителя, старшей медсестры, старшего воспитателя, связанные с педагогической работой и охраной жизни и здоровья детей;

- своевременно и четко ведет документацию воспитателя;

- систематически повышает профессиональную квалификацию и педагогический уровень на курсах, семинарах, открытых просмотрах;

- на участке совместно с детьми ведет работу по благоустройству согласно программе своей возрастной группы;

- участвует в педсоветах учреждений, методических объединениях в районе, округе, организует смотры-конкурсы и выставки детских работ к дням открытых дверей, проводит родительские собрания, участвует в праздниках;

- строго выполняет трудовую дисциплину и правила трудового распорядка.

Рассмотрим должность помощника воспитателя. Помощник воспитателя подчиняется заведующему детским садом и старшему воспитателю, работает под руководством завхоза, принимается на должность и освобождается от работы приказом заведующего детским садом.

Помощник воспитателя имеет следующее должностные обязанности:

- проводит своевременную уборку групповой комнаты, спальни, прихожей и других площадей влажным способом два раза в день;

- согласно графику проветривает помещения, строго контролирует дезинфекционную обработку посуды и соблюдает дезинфекционный режим группы при карантине;

- помогает воспитателю одевать и раздевать детей на прогулку, сон и другие мероприятия;

- совместно с воспитателем проводит работу по воспитанию детей (предъявляя общие требования по указанию воспитателя): привитию культурно-гигиенических навыков во время еды, умывания, одевания и т.д. Учит детей правильно сервировать стол, аккуратно заправлять постель;

- помогает воспитателю в подготовке к занятиям и уборке после них, помогает разводить детей по подгруппам на занятия;

- следит за чистотой детских полотенец и постельного белья, согласно графику меняет белье, своевременно вместе с воспитателем маркирует белье, следит за сохранностью имущества группы;

- в случае неисправности мебели и другого оборудования своевременно делает заявку;

- получает питание с пищеблока строго по графику, надевает спецодежду, пищу в группу приносит в закрытой посуде;

- моет окна два раза в год;

- поддерживает санитарно-гигиенический режим в группе;

- заменяет заболевших воспитателей в случае необходимости;

- выполняет требования руководителя, старшей медсестры, старшего воспитателя;

- при отсутствии рабочего на кухне помогает повару;

- во время производственных мероприятий, проводимых в тихий час с участием воспитателя, находится с детьми;

Качественный состав педагогических кадров МДОУ №19 по состоянию на 1.09.2010 г. можно увидеть на рисунках 1.1, 2.1, 3.1 и 4.1.

Рис. 1.1. Состав педагогических кадров по уровню образования

Рис. 2.1. Состав педагогических кадров по квалификационным категориям

Рис. 3.1. Состав педагогических кадров по стажу работы

Рис. 4.1. Возрастной состав педагогических кадров

На диаграммах мы видим, что большинство педагогов учреждения имеют высшее образование, стаж работы по специальности свыше 15 лет. Что касается возрастного состава, большинство работников уже достигли пенсионного возраста.

Воспитательно-образовательную работу выполняют: воспитатели, музыкальный руководитель, физкультурный руководитель, психолог, логопед и хореограф.

Старшая медсестра имеет в подчинении медсестру бассейна и диетсестру. Завхоз руководит работой помощников воспитателей, рабочих по стирке, сторожей, уборщицы и рабочих по комплексному обслуживанию.

Территория детского сада делится на здание и окружающую территорию. В свою очередь, здание состоит из 11 групп:

- Кабинет заведующей;

- Медицинский кабинет-приемная;

- Изолятор;

- Прививочная;

- Методический кабинет;

- Кабинет психолога;

- Кабинет логопеда;

- Прачечная – приемная грязного белья;

- Чистый цех;

- Пищеблок и пищевая кладовая;

- Бассейн и душевая комната;

- Подвал;

- Хозсарай с подвалом для овощей;

- Кабинет завхоза.

Территория детского сада включает в себя спортивную площадку, клумбы с цветами и прогулочные площадки с беседками.

Подводя итог данной главы, следует отметить, что МДОУ №19 является юридическим лицом и осуществляет свою организационно-правовую деятельность в соответствии с действующим законодательством РФ.

Целью деятельности данного муниципального образовательного учреждения является всестороннее формирование личности ребенка с учетом особенностей его развития, индивидуальных возможностей и способностей, подготовка к обучению в школе, развитие и совершенствование образовательного процесса, осуществление дополнительных мер социальной поддержки воспитанников и работников.

Непосредственное руководство МДОУ №19 осуществляет Совет педагогов, в состав которого входят все педагоги. Текущей деятельностью руководит прошедший аттестацию заведующий.

Ответственность за правильность документирования и оформление соответствующих документов несет заведующий детским садом, который в своей деятельности основывается на федеральных законах, указах, распоряжениях Президента Российской Федерации, решениях органа управления образованием и документами в области делопроизводства, гражданского законодательства и законов о труде.

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ДОШКОЛЬНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ЦЕНТРА РАЗВИТИЯ РЕБЕНКА – ДЕТСКОГО САДА №19

§1. Должностные обязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство

В настоящее время с появлением управленческих технологий многократно возрастает роль должностной инструкции, являющейся документом, регламентирующим производственные полномочия каждой должности и содержащим требования к работнику, занимающему эту должность. Любой организации требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.

Ответственным за ведение делопроизводства в МДОУ №19 является делопроизводитель, который относится к категории вспомогательного персонала, назначается и освобождается от должности и подчиняется заведующему МДОУ.

Делопроизводитель – это служащий, ведущий канцелярские дела, делопроизводство[21] . На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее общее образование и стаж работы в должностях по делопроизводству. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется[22] :

законодательными и нормативно-методическими документами, рассматривающими вопросы делопроизводства и регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними;

- Уставом МДОУ;

- Правилами внутреннего трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями заведующего МДОУ.

Делопроизводитель дошкольного образовательного учреждения должен знать: трудовое законодательство, основные правила постановки документальной части общего делопроизводства; инструкцию по делопроизводству; структуру учреждения; Правила внутреннего трудового распорядка[23] . Продолжительность рабочего времени делопроизводителя составляет 40 часов в неделю. Делопроизводитель работает по графику, составленному заместителем заведующего МДОУ по АХР и утвержденному заведующим. На делопроизводителя возлагаются функции: обеспечение учета, регистрации, контроля исполнения поручений руководства дошкольного учреждения, информационно-справочное обслуживание по документам и их хранение.

Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан: принимать и регистрировать корреспонденцию, передавать руководителю дошкольного учреждения документы; осуществлять документационного обеспечение кадровой деятельности дошкольного учреждения; организовывать подготовку необходимых документов для руководства; отвечать за качество подготовки, правильности составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности дошкольного учреждения; осуществлять контроль исполнения документов, поручений и заданий руководства, систематически докладывать руководителю о состоянии их исполнения; следить за сроками исполнения обращений граждан; вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива, картотеку учета прохождения документов; подготавливать и сдавать в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, и регистрационную картотеку; обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

Делопроизводитель имеет право:

1. Требовать от администрации создания условий для выполнения прямых обязанностей;

2. Запрашивать для руководителя ДОУ от педагогического состава необходимые документы, а также объяснения о причинах задержки выполнения поручений.

3. Привлекать сотрудников к выполнению поручений руководства;

4. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов.

5. Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью дошкольного учреждения;

6. Вносить на рассмотрение руководителя предложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применения компьютерных технологий;

7. На защиту профессиональной чести и достоинства;

8. На социальные гарантии и льготы, установленные законодательством РФ;

9. На ежегодный оплачиваемый отпуск.

Делопроизводитель несет ответственность:

- за совершенные в процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения в пределах, определяемых действующим административным, уголовным и граждански законодательством РФ;

- за причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ;

- за причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством;

- за неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин става и Правил внутреннего трудового распорядка ДОУ, иных локальных нормативных актов, законных распоряжений руководителя ДОУ, должностных обязанностей, установленных настоящей инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством РФ;

- за грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение;

- за нарушение правил пожарной безопасности и охраны труда делопроизводитель привлекается к административной ответственности в порядке и случаях, предусмотренных административным законодательством.

Таким образом, делопроизводитель назначается, освобождается и подчиняется заведующей детского сада, выполняет поручения руководителя и информирует его о возникших трудностях в работе. В процессе своей деятельности делопроизводитель взаимодействует с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов, проверки выполнения поручений, приказов и указаний руководителя дошкольного учреждения. Делопроизводитель работает в режиме нормированного рабочего дня по графику, составленному, исходя из часовой рабочей недели и утвержденному руководителем МДОУ.

§2. Основные управленческие документы в МДОУ №19

Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Законом РФ «Об образовании»[24] получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности.

Принятые руководителем и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется документационным обеспечением управления, а издаваемые документы – управленческой документацией. Управление любым дошкольным образовательным учреждением должно быть документально обеспечено, и от качества документационного обеспечения управления зависит качество управленческой деятельности.

Управление документацией – создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами[25] .

В управленческой деятельности МДОУ №19 можно выделить следующие виды документов:

- организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, проч.);

- распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, проч.);

- информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы, проч.);

- документы по личному составу;

- предложения, заявления, жалобы граждан;

- финансово-бухгалтерские документы;

- технико-технологические документы;

- контрольно-ревизионные документы.

Таким образом, все документы, образующиеся в деятельности дошкольного учреждения, можно разделить на две большие группы: организующие деятельность МДОУ №19 (организационно-правовые документы - договор между МДОУ и учредителем (приложение 5), устав (приложение 6), свидетельство о государственной регистрации, лицензия на право ведения образовательной и медицинской деятельности, свидетельство о государственной аккредитации, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции; документы по личному составу, регламентирующие процессы движения кадров - трудовой договор, трудовая книжка, личная карточка Т-2, Личное дело; процедуру аттестации - заявление, аттестационный лист, экспертное заключение, протоколы заседаний экспертной, аттестационной комиссий; воинский учет - личные карточки Т-2 на военнообязанных и призывников, журналы и учетная документация установленных форм, согласованная с требованиями Горвоенкомата; технико-технологическую документацию - документы, организующие хозяйственную деятельность учреждения; документы, организующие медицинскую деятельность; документы, организующие педагогическую деятельность учреждения) и управляющие данной деятельностью (приказы по основной деятельности (приложение 7, 8), личному составу, распоряжения руководителя; информационно-справочные документы – письма (приложение 9), протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, телефонограммы, документация, содержащая сведения о воспитанниках; документация по работе с гражданами; заявления о зачислении ребенка в учреждение; заявления от бывших работников о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате; жалобы о ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком).

Деятельность любого дошкольного образовательного учреждения, в том числе, и МДОУ №19 по управлению документацией достаточно специфична в связи с отсутствием в его структуре службы документационного обеспечения управления. Процессы работы с документами распределены между заведующим детским садом и старшим воспитателем[26] .

Управление документацией в детском саду включает в себя следующие направления работы:

- организация документооборота;

- контроль исполнения документов;

- составление номенклатуры дел;

- архивное хранение документов[27] .

Организация делопроизводства в МДОУ №19 имеет свою специфику, которая определяется:

- отсутствием службы документационного обеспечения;

- незначительным объемом документооборота;

- слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников;

- отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательном учреждении;

- отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.

Рассмотрим подробнее особенности оформления разных видов документов в МДОУ № 19.

1. Организационно-распорядительная и информационно-справочная документация.

Организационная документация — документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников[28] .

В состав организационных документов МДОУ №19 учреждения входят:

- Устав;

- договор с учредителем;

- должностные инструкции сотрудников;

- структура и штатная численность;

- штатное расписание;

- правила внутреннего трудового распорядка.

Устав является основным организационным документом. Это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности[29] . Устав является организационно-правовым документом, в котором закреплена структура, функции, права и обязанности МДОУ №19, вытекающие из Закона РФ «Об образовании» и Типового положения о дошкольном образовательном учреждении, полномочия, дополнительно переданные учреждению учредителем, а также иные необходимые вопросы, не противоречащие действующему законодательству и необходимые для осуществления деятельности детского сада.

Содержательная часть Устава заключает в себе следующие основные разделы:

- общие положения;

- цели и предмет деятельности;

- организация образовательного процесса;

- участники образовательного процесса;

- управление учреждением;

- финансовая и хозяйственная деятельность;

- регламентация деятельности;

- реорганизация и ликвидация.

Необходимость для образовательного учреждения иметь договор с учредителем определяется пунктом 3 статьи 11 Закона РФ «Об образо-вании», в котором записано: «Отношения между учредителем и образовательным учреждением определяются договором между ними в соответствии с законодательством Российской Федерации»[30] .

Постановлением Правительства Российской Федерации от 12.09.2008 г. № 666 утверждено Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении. В статье 39 данного положения указывается, что взаимоотношения между дошкольным образовательным учреждением и родителями (лицами, их заменяющими) регулируются родительским договором, включающим в себя взаимные права, обязанности и ответственность сторон, возникающие в процессе обучения, воспитания детей, присмотра и ухода за ними[31] .

В соответствии с Уставом учреждения разрабатывается его структура и штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. В этом документе указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается заведующим. Изменения в структуру и численность штата вносятся приказом руководителя учреждения. Нормативы численности работников, занятых в учреждении, разработаны с учетом обеспечения нормальных условий для всестороннего развития и воспитания детей.

Должностной и численный состав учреждения с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит сведения должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заведующим учреждения, согласовывается с главным бухгалтером и ут-верждается руководителем управления образования, при этом в грифе ут-верждения указываются общая штатная численность учреждения и ме-сячный фонд заработной платы.

Правила внутреннего трудового распорядка — нормативный акт, определяющий трудовой распорядок на предприятиях, в учреждениях, организациях. Утверждается трудовым коллективом по представлению администрации и профкома на основе типовых правил[32] .

Это один из важнейших документов, регламентирующих жизнь МДОУ №19, который сочетается с положениями Устава детского сада. Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, внутренний режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка.

Структура этого документа следующая:

- общие положения;

- порядок приема, перевода и увольнения работников;

- основные обязанности работников;

- рабочее время и его использование;

- поощрения за успехи в работе;

- взыскания за нарушения трудовой дисциплины;

- внутриобъектный режим;

- организация работы.

Согласно Уставу дошкольного образовательного учреждения, правила внутреннего трудового распорядка, равно как и изменения к ним, принимаются общим собранием коллектива в начале каждого учебного года и утверждаются заведующим детским садом. При приеме на работу заведующий детским садом обязан ознакомить каждого работника с указанным документом под роспись в приказе о назначении. Храниться этот документ должен в доступном для каждого работника месте.

Инструкция— правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан[33] .

Инструкция - самостоятельный правовой акт, который подписывается или утверждается заведующим детским садом. Утверждение оформляется в форме грифа или путем издания распорядительного документа.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений законодательных и нормативных актов.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Инструкция является документом постоянного длительного действия (до замены ее новой инструкцией)[34] .

Все сотрудники ДОУ должны быть под роспись ознакомлены со своими инструкциями, один экземпляр которых находится в личном деле, другой — у сотрудника. Одной из задач оперативного контроля заведующего над данным процессом является проверка наличия подписи ответственного лица на каждой инструкции. Должностные обязанности администрации должны быть тоже доведены до сведения педагогического коллектива.

Правовое положение педагогического, административного и обслужи-вающего персонала регламентируется должностными инструкциями, устанавливающими задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц[35] .

При приеме работника заведующий знакомит его с должностной инструкцией, отвечает на возникшие вопросы. Каждая инструкция заверена подписью заведующего и подписью сотрудника.

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Должностная инструкция составляется на основе нормативных документов. К ним относятся Закон РФ «Об образовании», Трудовой кодекс РФ, Типовое положение о ДОУ, Тарифно-квалификационные характеристики, Устав ДОУ и другие документы, в которых прописаны обязанности и права работников. Согласно этим документам, инструкция состоит из следующих разделов:

- общие положения;

- функции;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность;

- взаимоотношения, связи по должности.

Инструкция утверждается и вводится в действие приказом заведующего.

2. Распорядительные документы. Распорядительная деятельность детского сада регламентируется, в основном, посредством издания приказов, а также распоряжений заведующего[36] .

Приказ — это нормативный документ, затрагивающий права и интересы работников. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов[37] . Все приказы фиксируются в книге приказов.

При подготовке приказа следует соблюдать следующие принципы:

- достоверность и объективность описываемой ситуации;

- полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;

- краткость и лаконичность;

- соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом ДОУ;

- следование нормам официально-делового стиля речи.

Любой приказ, независимо от его содержания, включает следующие реквизиты:

- наименование данного учреждения (организации, предприятия);

- наименование вида документа (приказ);

- дата издания;

- регистрационный номер;

- место издания;

- заголовок;

- текст;

- подпись;

- визы.

Книга приказов — один из самых важных видов номенклатурной документации. Это практически единственный документ, по которому, в случае необходимости, можно восстановить стаж работы сотрудника[38] .

В МДОУ №19 все приказы фиксируются в книге приказов (отдельной тетради), которая прошнурована, листы пронумерованы и скреплены печатью дошкольного учреждения и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать, имеется запись: «В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 96 (девяносто шесть) страниц» , — которая подписана заведующим ДОУ.

Все приказы о назначении, увольнении и административном взыскании соответствуют статьям и пунктам Трудового Кодекса Российской Федерации. В любом приказе, в котором упоминаются фамилии сотрудников, стоят росписи каждого из них, свидетельствующие об ознакомлении с приказом.

Выделяются приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Каждый из указанных видов приказов заносится в отдельную книгу приказов.

Приказы по основной деятельности регламентируют работу учреждения, правила техники безопасности, создание различного рода комиссий и т. д. Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной[39] .

В констатирующей части указывается причина издания приказа, ссылка на нормативный акт, послуживший основанием для его издания:

- действующее законодательство;

- подзаконные нормативные акты, регулирующие деятельность учреждения образования;

- локальные акты общеобразовательного учреждения (решения педагогического совета, собраний);

- акты проверок.

Распорядительная часть текста приказа, состоящего из нескольких пунктов, нумеруется арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с глагола в неопределенной форме, указывающего конкретное действие исполнителя, или с его фамилии, имени, отчества. Затем излагается содержание поручения[40] .

Указания, помещенные в распорядительной части приказа, должны быть контролируемыми, адресными, с указанием конкретных сроков и объемов выполняемой работы.

В последнем пункте приказа руководитель может возложить контроль исполнения приказа на одно из должностных лиц.

Приказы по личному составу регламентируют назначение на долж-ность сотрудников, их перевод на другую должность либо увольнение.

Эти приказы не имеют констатирующей части и глагола «Приказы-ваю», а начинаются сразу с распорядительного действия: «Принять», «Назначить», «Перевести», «Уволить» и т. п. Содержание приказа опреде-ляется спецификой распорядительного действия[41] . Приказы, касающиеся перевода, увольнения, наложения дисциплинар-ных взысканий, должны иметь обязательную ссылку на соответствующую статью Трудового Кодекса РФ.

Приказ может быть подписан руководителем ДОУ или лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего.

За подписью помещается: «С приказом ознакомлен: подпись, Ф.И.О.». Подпись и дата ознакомления ставятся работником собственноручно.

Приказ вводится в действие с даты его подписания, если в тексте приказа не указаны иные сроки[42] .

Издание приказа влечет за собой правовые последствия как для лиц, указанных в нем, так и для подписавшего его руководителя. В случае ущемления интересов работника должностное лицо, подписавшее приказ, обязано, в отдельных ситуациях по решению суда, внести изменения в ранее изданный приказ с целью устранения нарушений действующего законодательства со всеми вытекающими моральными и, возможно, материальными последствиями.

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.)[43] .

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

3. Кадровая документация.

На каждого сотрудника образовательного учреждения ведется личное дело – совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок расположения документов при заведении личного дела следующий:

- внутренняя опись документов дела;

- заявление о приеме на работу;

- выписка из приказа о приеме на работу;

- листок по учету кадров;

- копии документов об образовании;

- выписки из приказов о перемещении, совмещении профессий, о присвоении квалификационной категории, увольнении;

- аттестационный лист (копия)[44] .

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле,содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах их создания, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе, подписывается ее составителем с указанием должности (на данный момент – заведующим детским садом), расшифровки подписи и даты составления описи.

Основу личного дела составляет личный листок по учету кадров, который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с начала трудовой деятель-ности работе, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр. Особое внимание необходимо обращать на некоторые графы личного листка, при заполнении которых часто допускаются ошибки[45] . Так, в графе «Образование» применяются следующие формулировки: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» — в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. В указанную графу вносятся сведения и о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью и др. Кроме того, если работник в одном учреждении в разные периоды занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой из них[46] .

Заведующий, принимая от поступающего личный листок по учету кад-ров, проверяет полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишетавтобиографию — документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения; полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях); с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность; сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии, подпись работника.

Подшитая в личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудника должна быть заверена заведующим.

На личном листке проставляется присвоенный личному делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется вкниге учета личных дел. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и в освободившуюся обложку, под тем же номером, помещается личное дело нового работника.

В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Аттестационный лист (копия)хранится в личном деле педагогических кадров, прошедших аттестацию. После успешного прохождения аттестации заведующий МДОУ №19 издает приказ (не позднее одного месяца после заседания аттестационной комиссии) о присвоении квалификационной категории работнику и сделать соответствующую запись в трудовой книжке. Оплата по новой квалификационной категории производится со дня присвоения категории – даты принятия решения аттестационной комиссией.

Заведующий несет ответственность перед учредителем и финан-совыми органами за правильность документирования аттестации и свое-временное оформление соответствующих документов[47] .

Наряду с личными делами, на всех работников заводятся специальныеличные карточки, которые служат для учета кадров и анализа кадрового состава. Личные карточки имеют типовую форму Т-2, утвержденную органами статистики.

Личная карточка заполняется от руки, все записи формулируются пол-ностью, без сокращений. Основанием для записей являются: паспорт, тру-довая книжка, документы об образовании. Личные карточки хранятся от-дельно от личных дел[48] .

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведется на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается. В работе с тру-довыми книжками заведующий руководствуется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек. В этой же Инструкции предусматривается ведениекниги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки работников при поступлении на ра-боту с записью серии и номера книжек. Форма книги учета движения тру-довых книжек и вкладышей к ним прилагается к Инструкции.

4. Планирование деятельности.

При анализепрограммы развития дошкольного образовательного учреждения обращают внимание на следующие параметры:

1. Визитная карточка МДОУ.

2. Информационная справка.

3. Анализ учебно-воспитательной работы.

4. Концепция и ее основные положения.

5. План действий на три ближайших года.

6. Критерии оценки проделанной работы.

7. Перспективы развития.

8. Структура и содержание программы.

9. Приложения, касающиеся:

- системы лечебно-профилактических мероприятий и физкультурно-оздоровительной работы;

- составления графика заболеваемости детей и приведения показателей состояния здоровья;

- характеристики социума и контингента;

- составления режима дня, если он составляется с учетом специфики работы ДОУ;

- качественного состава педагогического коллектива;

- оценки уровня работы ДОУ по итогам анкетирования родителей и рейтинговой оценки работы учреждения управлением образования;

- оценки личностно-профессиональных качеств педагогов;

- описания форм работы с родителями;

- анализа диагностики готовности детей к обучению в школе, приведения справки на выпускников;

- анализа выполнения программы за предшествующие три года[49] .

Ежегодно в образовательную программу вносятся коррективы в зависимости от выбранных на год задач и произошедших изменений (предметно-развивающая среда, качественный состав воспитанников и преподавателей).

Кроме этого, в МДОУ №19:

- осуществляется перспективное планирование;

- осуществляется оперативное планирование;

- воспитатели имеют тематические планы по обучению и воспитанию детей;

- освобожденные специалисты имеют тематические планы по обучению и воспитанию детей;

- тематические планы воспитателей и освобожденных специалистов скоординированы по содержанию.

Годовой план согласован в управлении образования и утвержден заведующим. В годовом плане обычно отражаются:

- расстановка кадров на учебный год;

- анализ работы коллектива за прошедший учебный год, где дается оценка выполненных задач;

- формы работы по этим задачам;

- методические разработки педагогов по выбранным направлениям;

- анализ повышения квалификации (КПК, семинары, консультации) педагогических работников за прошедший год;

- изменения в предметно-развивающей среде ДОУ;

- участие в окружных и городских мероприятиях;

- качественная оценка выполнения программы по поставленным задачам, как по возрастам, так и по учреждению в целом;

- данные обследования детей на предмет готовности к обучению в школе по линиям развития ребенка;

- запланированные годовые задачи и мероприятия[50] .

В годовом плане работы определяется система проведения педагогических советов, тематика которых должна быть актуальна для ДОУ, отражаются его особенности и приоритетные направления работы. Решения педагогических советов должны иметь сроки и исполнителей, а выполнение решений — контролироваться и доводиться до сведения педагогического коллектива, что может быть представлено в виде справок или выписок из протоколов заседаний. Книга протоколов педагогических советов должна быть оформлена в соответствии с установленными правилами, а материалы проведенных советов полностью сохраняются[51] .

Информационно-справочная документация содержит информацию о фактическом положении дел в учреждениии и служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или лишь принята к сведению[52] .

§ 3. Оперативное и архивное хранение документов

При работе с документами делопроизводитель руководствуется нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают определенные правила подготовки и составления документов, ведение номенклатуры (списка) дел, а также создания архива учреждения для обеспечения сохранности наиболее значимых документов.

В теории и практике делопроизводства различают следующие виды номенклатуры: типовую, примерную и конкретную. Типовая номенклатура – это ведомственный документ, устанавливающий типовой состав дел, единую их индексацию[53] . Примерная номенклатура дел устанавливает состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, носит рекомендательный характер.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке. Состав документов определяется компетенцией и функционированием учреждения, порядком решения вопросов, взаимосвязей с другими организациями. Единство правил документирования управленческих действий регламентируется применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированными системами документации (УСД). Номенклатура дел для дошкольного образовательного учреждения содержит перечень основных, необходимых для организации его деятельности документов. Вместе с тем при определении номенклатуры дел нужно опираться на Приказ Министерства образования Российской Федерации «Об утверждении документов по проведению аттестации и государственной аккредитации дошкольных образовательных учреждений».

Номенклатура дел выполняет целый ряд функций:

1. используется как система классификации при группировке исполненных документов, при этом заголовки дел переносятся на их обложки;

2. определяет сроки хранения документов;

3. используется для построения информационно-поисковой системы;

4. имеет справочное значение при изучении деятельности учреждения.

Каждая организация составляет свою конкретную номенклатуру дел. При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. В дошкольном образовательном учреждении имеется утвержденная руководителем номенклатура дел. Заведующий дошкольным образовательным учреждением вправе вносить дополнения и уточнения в номенклатуру дел учреждения в соответствии со спецификой его деятельности.

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела[54] . Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка. Формирование дела состоит из ряда операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам, расположение документов внутри дел в определенной последовательности, оформление обложек дел.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку[55] .

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения[56] .

При формировании дел следует придерживаться определенных правил:

- в дело подшиваются только исполненные документы;

- каждый документ должен соответствовать требованиям государственных стандартов и нормативных актов (для этого проверяется наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат и др.);

- в дело подшиваются документы в одном экземпляре (оригиналы);

- документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

- как правило, в дело группируются дела одного календарного года, за исключением переходящих документов;

- документы помещаются в дело со всеми приложениями или дополнительными материалами;

- толщина одного дела не должна превышать 30-40 мм (около 250 листов).

Хранение документов в МДОУ №19 на персональном компьютере осуществляют по принципу: один документ – один файл. В каталоге имена файлов не повторяются. Периодически проводится ревизия документов, которая позволяет сортировать документы, избавляться от устаревших и ненужных. Для создания архива используют жесткие и лазерные диски.

Все документы различаются по своей ценности, следовательно, у всех документов должны различаться сроки хранения, причем данное правило распространяется и на хранение электронных документов.

Все дела в МДОУ №19 хранятся в кабинете заведующей и у руководителей структурных подразделений (методическом, медицинском кабинетах, у заместителя по административно-хозяйственной части).

Хранение дел осуществляется по следующим правилам:

- дела хранятся в закрывающихся шкафах и сейфах;

- дела располагаются вертикально, последовательно (в соответствии с номенклатурой);

- для учета документов, определенных категорий дел постоянного временного хранения составлена внутренняя опись;

- внутренняя опись помещается в начале дела и в нее вписаны данные о каждом подшиваемого документе. По окончании формирования дела имеется итоговая запись внутренней описи. При этом указывается количество включенных документов и количество листов самой описи.

При необходимости изъятия документа и дела на его место закладывается лист, на котором указывается, когда, кому на какой срок выдан документ. Дело может быть выдано целиком, в этом случае заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, кому оно выдано, на какой срок, а также ставятся росписи в получении и приеме после возвращения документа.

Срок хранения документов может быть временным (до 10 лет), свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях. Ответственность за хранение документов руководитель МДОУ возлагает на руководителей подразделений (старшего воспитателя, старшую медицинскую сестру, главного бухгалтера).

Завершающий этап работы с документами – обработка их дальнейшего хранения и подготовка документов к сдаче в архив организации, которая включает:

- проведение экспертизы ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел;

- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98.: экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения[57] . На основе экспертизы можно организовать упорядоченное уничтожение документов, потерявших оперативное значение, сроки хранения которых истекли.

Задачи экспертизы:

- отбор на временное хранение документов, имеющих практическое значение;

- отбор документов, имеющих хозяйственное, научное, культурное значение, для передачи их на постоянное хранение в государственные архивы РФ;

- выделение к уничтожению документов, не имеющих научного значения и утративших практическое значение;

- установление или изменение сроков хранения.

Ежегодно проводится отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводится в структурных подразделениях под руководством заведующего, а при необходимости – с участием сотрудников ведомственного архива. Отбор предполагает анализ фактической ценности документов: определяется научная, практическая ценность и соответствующие сроки хранения. По результатам экспертизы ценности в ведомственный архив передаются дела постоянного хранения по личному составу. Их передача осуществляется только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не сдаются в ведомственный архив, а хранятся в ДОУ и по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документов оформляется актами, которые подписывает председатель и члены экспертной комиссии. Утверждает акт руководитель МДОУ.

Таким образом, на основе анализа документационного обеспечения деятельности МДОУ №19, можно сделать следующие выводы:

1. Организация деятельности учреждения предусматривает наличие многих видов документов (в отдельных случаях их разработку), без которых невозможно решать задачи эффективного управления. Залогом успеха заведующего в управленческой деятельности является глубокое знание ведомственных организационных документов, их умелое использование в практической работе, а также систематическое совершенствование личных навыков в подготовке документальных материалов.

2. Заведующий должен обладать необходимой правовой подготовкой, знать и грамотно применять на практике методику подготовки приказов, которая предусматривает обязательную проработку руководителем особенностей конкретной ситуации, требующей издания приказа, проверку наличия необходимых документальных материалов и их соответствия действующему законодательству. Заведующему необходимо скрупулезно контролировать сроки подготовки приказов о периодически проводимых в учреждении мероприятиях: ознакомление сотрудников с действующими ведомственными инструкциями, назначение ответственных за пожарную безопасность в помещениях и т.д.

3. Система делопроизводства в данном муниципальном дошкольном образовательном учреждении, несомненно, требует совершенствования: необходимо разработать должностную инструкцию для делопроизводителя, а также инструкцию по делопроизводству.

ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МДОУ №19

§ 1. Разработка должностной инструкции делопроизводителя

Разработка должностной инструкции делопроизводителя является одним из приоритетных направлений совершенствования документирования управленческой деятельности муниципального дошкольного образовательного учреждения Центра развития ребенка детского сада №19. Этот документ позволит организовать ведение документационного обеспечения управленческой деятельности на уровне современных требований.

Должностная инструкция — это нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника учреждения[58] . В делопроизводстве учреждения должностные инструкции составляют систему обязательных локальных актов и являются действенным средством управления воспитательно-образовательным процессом, поскольку выполняют организационную, регламентирующую и регулирующую роль.

Должностные инструкции позволяют четко разграничить обязанности и права работников; исключить параллелизм в выполнении их функций; обеспечить взаимосвязь работников, занимающих различные и похожие должности[59] . Кроме того, они помогают объективно оценить деятельность работников, являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия при необходимости.

В инструкции функции детализируются и распределяются между работниками таким образом, чтобы не было дублирования работ, и сохранялась последовательность их выполнения и взаимосвязи по должности. Кроме того, каждый работник дошкольного учреждения наделяется правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей и являющимися детализацией прав, предоставленных органами самоуправления учреждениям в целом.

Должностные инструкции разрабатываются на все включенные в штатное расписание должности и объявляются каждому сотруднику под роспись при заключении трудового договора[60] . Ежегодно должностные инструкции претерпевают изменения и дополнения в соответствии с реализацией Программы развития, Образовательной программы, Годового плана и экспериментальной деятельности учреждения. Изменения и дополнения к должностным инструкциям обсуждаются ежегодно на заседании Совета педагогов в августе, и затем руководителем на начало учебного года издается приказ «О должностных инструкциях». В разработке должностных инструкций принимают участие руководитель учреждения и руководители структурных подразделений (заместитель руководителя, заместитель по АХЧ, руководитель медико-психолого-педагогической службы, руководитель структурного подразделения — пищеблока, главный бухгалтер).

Должностная инструкция заканчивается перечнем основных нормативных документов, которые используются при составлении того или иного раздела инструкции для того, чтобы работник знал, к какому документу можно обратиться в спорных ситуациях[61] . Каждая должностная инструкция согласовывается с председателем Совета учреждения для совместного с администрацией контроля за выполнением должностных обязанностей. Председатель Совета учреждения имеет право внести свои дополнения. После этого каждая должностная инструкция утверждается руководителем учреждения.

Утвержденные инструкции доводятся до сведения каждого работника. Потом с его подписью: «Ознакомлен» и датой в двух экземплярах они отправляются в личное дело и выдаются на руки работнику. Кроме этого, у руководителя имеется отдельная папка с перечнем и полным набором всех должностных инструкций по учреждению. Папка №1 в делопроизводстве дошкольного образовательного учреждения № 19 называется «Должностные инструкции». Каждая инструкция имеет свой порядковый номер, поэтому их перечень выглядит следующим образом: первая цифра — это номер папки, а вторая — номер инструкции в этой папке. Перечень должностных инструкций утверждается внутренним приказом руководителя. Номер этого приказа можно указать и на бланке каждой должностной инструкции, и на бланке перечня инструкций.

Для составления должностной инструкции делопроизводителя были проанализированы все виды работ, выполняемые делопроизводителем, что позволило сформулировать комплекс требований, предъявляемых к данной должности (приложение10). Нормативной основой для разработки, данной должностной инструкции являются:

1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37 (в редакции от 20.06.02.).

2. Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении, утвержденное постановлением Правительства РФ от 12.09.2008 № 666.

3. Тарифно-квалификационные характеристики (требования) по должностям работников учреждений образования, утвержденные приказом Минобразования РФ и Госкомвуза РФ от 31.08.95 № 463/1268.

4. Постановление Минтруда РФ от 17 августа 1995 года №46 «О согласовании разрядов оплаты труда и тарифно-квалификационных характеристик (требований) но должностям работников учреждений образования Российской Федерации (в ред. от 22.11.95).

5. Примерные рекомендации по организации службы охраны труда и образовательных учреждениях системы Минобразования РФ от 27.08.95 № 92.

6. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (руководитель,специалист, младший обслуживающий персонал, технический исполнитель).

Должностная инструкция должна содержать набор обязательных реквизитов: наименование организации, дата и номер документа, заголовок к тексту, место составления или издания документа, текст, визы согласования, гриф утверждения, подпись.

Структура текста должностной инструкции установлена ГСДОУ, в этой связи текст данного документа состоит из следующих разделов:

- общие положения;

- функции;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность;

- взаимоотношения.

Раздел «Общие положения» содержит основные сведения о должности (требования к образованию и квалификации), наименование подразделения, в котором работает сотрудник, нормативные и законодательные документы, которыми он руководствуется в своей деятельности, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности.

В разделе «Функции» указаны основные направления деятельности, например:

- рациональная организация документационного обеспечения;

- информационно - справочное обслуживание документов;

- ведение базы данных по кадрам, воспитанникам;

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- формирование отчетов любых форм.

При составлении раздела «Должностные обязанности» многие формулировки были взяты из квалификационных характеристик по отраслевым должностям. Раздел устанавливает виды работ, выполняемых делопроизводителем, в частности:

- принимает участие в планировании, организации и совершенствовании своей деятельности;

- внедряет современные технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования информационных технологий;

- принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации, совершенствовании автоматизированных информационных систем, применяемых в МДОУ№19;

- осуществляет документационное обеспечение кадровой деятельности дошкольного учреждения;

- решает учетно-аналитические, прогностические и информационные задачи, связанные с деятельностью дошкольного учреждения;

- организовывает подготовку документов для руководителя дошкольного учреждения;

- осуществляет контроль за своевременным исполнением документов, за соблюдением сроков исполнения обращений граждан;

- принимает непосредственное участие в разработке нормативных и методических документов по делопроизводству;

- осуществляет консультативную и методическую помощь работникам структурных подразделений по вопросам работы с документами;

- вносит предложения заведующему дошкольного учреждения по совершенствованию форм и методов работы с документами, по применению средств организационной и компьютерной техники;

- ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, картотеку учета прохождения документов;

- подготавливает для архива документальные материалы, законченные делопроизводством;

- обеспечивает качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности МДОУ.

Раздел «Права» должностной инструкции определяют полномочия делопроизводителя, обеспечивающие выполнение вышеперечисленных должностных обязанностей, в частности:

- право контролировать соблюдения работниками дошкольного учреждения правил работы с документами;

- право запрашивать в подразделениях учреждения необходимую информацию по вопросам, входящим в его компетенцию;

- право требовать от руководителя учреждения создания благоприятных условий труда;

- право вносить на рассмотрение руководителя предложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применения компьютерных технологий;

- право на защиту профессиональной чести и достоинства;

- право на социальные гарантии и льготы, установленные законодательством РФ;

- право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

В разделе «Ответственность» устанавливаются меры персональной ответственности делопроизводителя за:

- совершенные в процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения в пределах, определяемых действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;

- причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ;

- неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка дошкольного учреждения, законных распоряжений руководителя, иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленной инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством РФ;

- несоблюдение трудовой дисциплины.

В разделе «Взаимоотношения» устанавливаются информационные взаимосвязи, указывается с кем, сотрудничает, при выполнении своих должностных обязанностей делопроизводитель:

- с заведующим муниципальным дошкольным образовательным Учреждением - по вопросам, совершенствования делопроизводства учреждения;

- с административным, педагогическим и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и предоставления необходимых документов, проверки выполнения поручений, приказов и указаний руководителя учреждения.

Таким образом, разработанная должностная инструкция делопроизводителя позволит непосредственно воздействовать на деятельность делопроизводителя, направляя его должностные обязанности на совершенствование документирования управленческой деятельности и рационализации порядка работы с документами в соответствии стребованиями современного автоматизированного делопроизводства в муниципальном дошкольном образовательном учреждении Центре развития ребенка детском саду № 19.

§ 2. Разработка инструкции по делопроизводству

Для грамотного документирования информации и эффективной организации работы с документами необходима регламентация технологических процессов обработки документов. Одним из главенствующих нормативным документом в организации делопроизводства в любом образовательном учреждении является Инструкция по документационному обеспечению управления (инструкция по делопроизводству). Данный документ устанавливает правила оформления, составления документов и работы с ними. Поэтому инструкция по делопроизводству должна быть разработана для каждой конкретной организации, в том числе, и для изучаемого дошкольного образовательного учреждения. Инструкция по делопроизводству должна основываться на нормативно-методической базе делопроизводства и отображать специфику работы детского сада.

При разработке инструкции по делопроизводству МДОУ №19 (приложение 11) были изучены основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечены из них полезные сведения, а также проанализирован порядок работы с документами. При создании инструкции по делопроизводству использовались методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утверждённые приказом Росархива от 23.12.2009, а также методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях. Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами на предприятии, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.

19. Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»[80] .

Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом заведующего МДОУ №19.

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству определяется назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки инструкции. В частности, устанавливается, что Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов МДОУ №19, совершенствования и повышения эффективности его деятельности.

В разделе «Основные понятия» обозначены определения основных понятий, используемых в Инструкции по делопроизводству.

Название третьего раздела: «Создание документов». Этот раздел включает в себя три подраздела.

Первый подраздел называется «Бланки документов» в нем рассматривается порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов, виды бланков, требования к изготовлению бланков. Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа[81] . В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков утверждаются приказом заведующего детским садом. Образцы бланков в Инструкции по делопроизводству помещены в качестве приложения.

Второй подраздел третьего раздела «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в МДОУ №19. Оформление документов это – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования[82] . Документы, создаваемые МДОУ, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, использовались Правила оформления реквизитов.

Третий подраздел носит название «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов». Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы, рассчитанные на разовое выполнение[83] .

В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются следующие положения:

- виды приказов, назначение приказов (распоряжений) в управленческой деятельности;

- порядок подготовки приказов (распоряжений) Общества;

- порядок оформления проекта приказа (распоряжения): состав реквизитов приказа (распоряжения), оформление заголовка к тексту приказа (распоряжения), требования к структуре и изложению текста приказа (распоряжения), оформление приложений к проекту приказа (распоряжения) и др.;

- процедура согласования проекта приказа (распоряжения) с указанием обязательных инстанций согласования и установления сроков согласования проекта приказа должностными лицами;

- порядок представления проекта приказа (распоряжения) на подпись, подписание приказа (распоряжения);

- доведение приказа (распоряжения) до исполнителей;

- порядок внесения изменений в ранее изданный приказ (распоряжение).

Инструкция по делопроизводству содержит положения, определяющие:

- назначение правил, положений, инструкций;

- порядок подготовки правил, положений, инструкций и порядок их оформления;

- согласование правил, положений, инструкций с заинтересованными должностными лицами;

- порядок утверждения правил, положений, инструкций (приказом директора общества);

- доведение правил, положений, инструкций до исполнителей;

- внесение изменений в утвержденные правила, положения, инструкции.

Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.

Инструкция по делопроизводству определяет:

- виды протоколов, используемых в деятельности федерального органа исполнительной власти;

- порядок оформления протоколов (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.);

- сроки подготовки протокола;

- порядок подписания протоколов;

- доведение протоколов для исполнителей;

- оформление выписки из протокола и др.

Служебные письма рассматриваются в одноименном разделе Инструкции по делопроизводству, где устанавливается:

- виды записок, создаваемых в Обществе и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;

- порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);

- реквизиты записок различных видов и их оформление;

- структура текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки.

В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются правила составления текстов записок различных видов.

Четвёртый раздел называется «Организация документооборота и исполнения документов», включает в себя девять подразделов.

В числе которых:

- организация документооборота;

- организация доставки документов;

- приём, обработка и распределение поступающих документов;

- организация обработки и передачи отправляемых документов;

- порядок прохождения внутренних документов;

- учёт количества документов;

- регистрация документов;

- организация поисковой системы по документам;

- контроль исполнения документов.

При установлении требований к организации документооборота в Обществе происходит исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью, однократность регистрации документов, устранение необоснованных согласований проектов документов, регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Пятый раздел называется «Документальный фонд МДОУ №19» и включает в себя три подпункта. Первый подпункт «Составление номенклатуры дел».

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда МДОУ №19. Под формулировкой документальный фонд МДОУ №19 понимается совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд составляют документы, созданные им, а также полученные в результате взаимодействия с другими организациями и гражданами.

Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив лежит на заведующем детским садом №19.

Инструкция по делопроизводству определяет порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года.

Инструкция по делопроизводству устанавливает:

- назначение номенклатуры дел в делопроизводстве, выполняемые ею функции;

- форму номенклатуры дел;

- порядок разработки, согласования и утверждения номенклатуры дел;

- порядок ведения номенклатуры дел.

Инструкция по делопроизводству должна предусматривать порядок составления номенклатуры дел, в частности, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, правила индексации дел, правила составления заголовков дел и последовательности их расположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел, порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» и др.), также правила составления итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве МДОУ №19.

Второй подраздел носит название «Формирование и оформление дел».

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются:

- принцип формирования дел;

- место текущего хранения дел;

- принципы систематизации документов и их группировки в дела в зависимости от срока хранения документов: постоянного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет);

- методическая функция архива в вопросах формирования дел;

- срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело должен быть не более 10 дней).

- лица, осуществляющие формирование дел в структурных подразделениях МДОУ №19;

- лица, определяющие место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ (комплект документов);

- условия хранения дел в структурных подразделениях МДОУ №19;

- порядок учета дел;

- порядок выдачи дел во временное пользование;

- порядок изъятия документов из дела;

- подразделение, осуществляющее контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях, проверки наличия и состояния дел.

Третий подраздел называется «Организация оперативного хранения документов». Определен порядок расположения дел в шкафах, а так же порядок выдачи дел различным лицам.

Четвертый подраздел называется «Порядок передачи документов на хранение в архив». В нем перечисляется комплекс работ, выполняемых в учреждении в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

- экспертизу ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

- составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Пятый подраздел называется «Экспертиза ценности документов». В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что:

- для организации и проведения экспертизы ценности документов в МДОУ №19 создается экспертная комиссия (ЭК) действующая на основании Устава МДОУ №19;

- определяется порядок проведения экспертизы ценности документов;

- при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив. Отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;

- отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел МДОУ №19.

- оформление дел проводится делопроизводителем при методической помощи и под контролем заведующего детским садом;

- полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению;

полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

В шестом подразделе Инструкции по делопроизводству «Подготовка и передача документов в архив» было отмечено, все имеющиеся документы в делах оформляются и передаются в архив делопроизводителем. Поскольку за ним же закреплено и ведение архива организации, то передача дел на хранение в архив осуществляется без описи дел.

В седьмом подразделе Инструкции по делопроизводству, рассказывается об обязанностях сотрудников при работе с документами и называется «Работа исполнителей с документами».

Шестой раздел называется «Изготовление, учет, использование и хранение бланков документов», состоит из одного подраздела, в котором указывается организация работы по изготовлению и учету бланков документов учреждения.

Таким образом, содержание разработанной инструкции по делопроизводству в МДОУ №19 соответствует действующим нормативным документам и современным методическим рекомендациям.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достоверность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого общества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика постоянно возрастает. Информация — важнейший товар. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов есть документационное обеспечение управления учреждением.

В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата явления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел в учреждении для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения, организация работы с документами влияет на качество работы управления. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними. Документы необходимо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Анализ основных управленческих документов, оперативного и архивного хранения муниципального дошкольного образовательного учреждения Центра развития ребенка детского сада №19 г. Россошь позволил нам определить современные пути эффективной организации документирования управленческой деятельности дошкольного образовательного учреждения.

Организация делопроизводства в МДОУ №19 характеризуется: отсутствием службы документационного обеспечения; незначительным объемом документооборота; слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников; отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательном учреждении; отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада. В связи с этим остро стоит вопрос о необходимости построения эффективной системы информационно-документационного обеспечения управления в МДОУ №19.

Важнейшим направлением совершенствования делопроизводства является разработка инструкции по делопроизводству, которая четко и подробно установит единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в МДОУ №19, а так же должностная инструкция делопроизводителя, устанавливающая сотрудника ответственного за делопроизводство и разграничивающая его права и обязанности. Эти документы помогут решать учетно-аналитические, прогностические и информационные задачи, связанные с деятельностью МДОУ.

На наш взгляд в решении задач необходим глубокое изучение и исследование состава документов, анализ сложившегося порядка документирования в дошкольном учреждении, выработка оптимальных решений. Поэтому для успешной организации документирования управленческой деятельности муниципального дошкольного образовательного учреждения детского сада №19 - Центра развития ребенка г. Россоши Россошанского района Воронежской области важно комплексное решение вопросов документационного обеспечения управления, что позволит повысить качество и эффективность делопроизводства на всех уровнях управления.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

делопроизводство дошкольный учреждение должностная инструкция

I. Источники

Неопубликованные источники

1. Устав Муниципального дошкольного образовательного учреждения Центра развития ребенка – детского сада №19 (утв. учредителем 12.08.2005). – г. Россошь, 2005. – 22 с.

Опубликованные источники

1. Гражданский кодекс Российской Федерации. – М.: Проспект, 2011. – 544 с.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.trkodeks.ru.

3. Федеральный закон от 10 июля 1992 № 3266-1 «Об образовании» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.consultant.ru/popular/edu/43_2.html.

4. Федеральный закон от 22.11.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 04.12.2006 № 202-ФЗ, 01.12.2007 № 318-ФЗ, 13.05.2008 № 68-ФЗ) [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.rg.ru/2004/10/27/arhiv-dok.html.

5. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.rg.ru/2006/07/29/personaljnye-dannye-dok.html.

6. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.rg.ru/2006/07/29/informacia-dok.html.

7. Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.rg.ru/2009/02/13/dostup-dok.html.

8. Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.internet-law.ru/law/inflaw/ukaz-97.htm.

9. Постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://base.garant.ru/188429/.

10. Постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (в ред. Постановления Правительства РФ от 11.12.97 № 1538). [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.libertarium.ru/l_sormlaw_1009 .

11. Постановление Государственного комитета РФ по статистике «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 №1 [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=47274.

12. Постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.rg.ru/2005/01/25/reglament-fedorgany-dok.html.

13. Постановление Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452 «О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.rg.ru/2005/08/05/reglament.html.

14. Постановление Правительства Российской Федерации от 31.03.2009 № 277 «Об утверждении Положения о лицензировании образовательной деятельности». - Доступ из справ. - правовой системы «Консультант Плюс».

15. Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.rg.ru/2009/06/24/deloproizvodstvo-dok.html

16. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.— Введ. 27.02.1998 [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=39999.

17. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.— Введ. 03.03.2003 [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=44595.

18. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=003513.

19. Государственная система документационного обеспечения управления. Основы положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (утв. Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33) [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.kadrovik.ru/docs/pr23.05.88n33.htm .

20. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299) [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.pntd.ru/ok/ok_011-93.php.

21. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.businessuchet.ru/pravo/DocumShow_DocumID_162712.html

22. Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://bestpravo.ru/fed2002/data09/tex26093.htm .

23. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Федеральной архивной службой России 06.11.2000) [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.storehouse.ru/po4.htm .

24. Письмо Министерства образования Российской Федерации от 30.03.1994 № 212/19-12 «О направлении пакета образцов документов, реализующих Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении в РФ» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.businesspravo.ru/Docum/DocumShow_DocumID_46847.html.

II. Литература

25. Андреева, В.И. Делопроизводство. Организация и ведение / В.И. Андреева.– М.: Кнорус, 2010. – 296 с.

26. Анодина, Н.Н. Деловое письмо / Н.Н. Анодина. – М.: Омега-Л, 2008. – 104 с.

27. Анодина, Н.Н. Документооборот в организации / Н.Н. Анодина. – М.: Омега-Л, 2006. – 172 с.

28. Барихин, В.В. Делопроизводство / В.В. Барихин. – М.: Инфа-М, 2006. – 411 с.

29. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция / М.И. Басаков. – Ростов н/Д.: изд-во «Феникс», 2003. – 320 с.

30. Басаков, М.И. Делопроизводство: уч. пособие / М.И. Басаков. – М.: Феникс, 2010. – 376 с. Бардаев, Э.А. Документоведение / Э.А.

31. Бардаев, В.Б. Кравченко. – М.: Издательство «Academia», 2008. – 304 с.

32. Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина. – М.: Питер, 2004. – 256 с.

33. Березина, Н.М. Кадровое делопроизводство / Н.М. Березина, М.М. Бахарева. – СПб.: Питер, 2009. – 224 с.

34. Борискин, В.В. Официальное делопроизводство / В.В. Борискин. – М.: Юристъ, 2006. – 197 с.

35. Быкова, Т.А. Делопроизводство: уч. пособие / Т.А. Быкова. – М.: Приор, 2006. – 560 с.

36. Вершигора, Е.Е. Менеджмент / Е.Е. Вершигора. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 283 с.

37. Вялова, Л.М. Организация движения документов / Л.М. Вялова // Секретарское дело. - 2000. - №2. - С.16-20.

38. Галахов, В.В. Делопроизводство / В.В. Галахов. – М.: Омега-Л, 2009. – 480 с.

39. Галахов, В.В. Делопроизводство: образцы документов. Организация и технология работы / В.В. Галахов. – М.: Проспект, 2004. – 114 с.

40. Данилов, В.Г. Классификация сбоев в системе делопроизводства вуза / В.Г. Данилов, Н.Д. Цкадая, Т.И. Филипсоне // Делопроизводство. – 2010. – №1. – С. 18 – 24.

41. Доронина, Л.А. Основы делопроизводства / Л.А. Доронина. – М.: Дашков и Ко, 2007. – 182 с.

42. Емышева, Е.М. Методика составления номенклатуры дел / Е.М. Емышева // Секретарское дело. - 1996. - №3. - С. 31-34.

43. Есина, Л.В. Языковые нормы делового письма / Л.В. Есина // Секретарское дело. – 2008. – №3. – С. 42 – 55.

44. Жеребенкова, А.В. Делопроизводство в бухгалтерии / А.В. Жеребенкова. – М.: МЦФЭР, 2006. – 208 с.

45. Иритикова, В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций / В.С. Иритикова // Секретарское дело. - 1998. - №3. - С.42-45.

46. Иритикова, B.C. Делопроизводство / В.С. Иритикова // Секретарское дело. - 2007. - № 1. - С. 20-27.

47. Иритикова, В.С. Практика делопроизводства в вопросах и ответах / В.С. Иритикова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2010. – № 4. URL: http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2010/4.

48. Иритикова, В.С. Разрабатываем инструкцию по делопроизводству на основе новых правил делопроизводства и методических рекомендаций / В.С. Иритикова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2010. – № 5. URL: http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2010/5.

49. Иритикова, В.С. Организационные основы процедуры согласования документов / В.С. Иритикова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2010. – № 9.

URL: http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2010/9/13615.

50. Катузо, А.В. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства / А.В. Катузо // Делопроизводство. - 1998. - № 1. - С. 35-39.

51. Козлов, В.П. Документ и проблемы его сохранности / В.П. Козлов // Делопроизводство. – 2010. – №2. – С. 22 – 28.

52. Козлов, В.П. Общая теория документа / В.П. Козлов // Делопроизводство. – 2009. – №3. – С. 3 – 12.

53. Козлов, Н.В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой / Н.В. Козлов. – СПб.: Наука и Техника, 2007. – 304 с.

54. Колесникова, В.Л. Документационное обеспечение управления / В.Л. Колесникова, Л.С. Половнева. – Белгород: Изд-во БелГУ, 2007. – 136 с.

55. Корнеев, И.К. Деловая переписка и образцы документов / И.К. Корнеев, А.В. Пшенко. – М.: Омега-Л, 2007. – 328 с.

56. Кузнецов, С.Л. Применение современных технологий в работе с документами / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. — 1996. — № 3.— С. 23—26.

57. Кузнецов, C.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 1996. - № 4. - С. 24-29.

58. Кузнецов, С.Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводств / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2005. - № 3. - С. 47-52.

59. Кузнецова, Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 1999. - №1. - С. 3-5.

60. Кузнецова, Т.В. Инструкция по делопроизводству: порядок составления / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 1999. - № 2. - С. 3-6.

61. Кузнецова, Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 1999. - № 4. - С. 3-5.

62. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело / Т.В. Кузнецова. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2001 - 324 с.

63. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. - М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел – синтез», 2002 - 384 с.

64. Кузнецова, Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 2002. - № 1. - С. 3-5.

65. Кузнецова, Т.В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. – 2010. – №1. – С. 3 – 6.

66. Кузнецова, Т.В. Изменение в законодательно-правовой и нормативно-методической базе ДОУ: 2009-2010 гг. / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. – 2011. – №1. – С. 3 – 8.

67. Куролес, И.И. Совместные распорядительные документы / И.И. Куролес // Секретарь-референт. – 2011 – №3.

URL: http://www.profiz.ru/sr/3_2011/sovmest_rasporiad_doki.

68. Ларин, М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях / М.В. Ларин // Экономика и жизнь. - 1999. - №4. - С. 56-59.

69. Лозенко, В.К. Время создания документа / В.К. Лозенко // Секретарское дело. – 2008. – №10. – С. 62 – 69.

70. Лопатникова, Е.А. Делопроизводство / Е.А. Лопатникова. – М.: Омега-Л, 2008. – 319 с.

71. Некраха, А.В. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации / А.В. Некраха, Г.А. Шевцова. – М.: Омега-Л, 2007. – 224 с.

72. Непогода, А.В. Делопроизводство организации / А.В. Непогода, П.А. Семченко. – М.: Омега-Л, 2008. – 480 с.

73. Новиков, Е.А. Делопроизводство в службе персонала / Е.А. Новиков. – М.: Омега-Л, 2007. – 352 с.

74. Максимович, Г.Ю. Новые возможности автоматизации делопроизводства / Г.Ю. Максимович // Секретарское дело. - 1999. - № 4. - С. 19-25.

75. Маневцева, Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении / Л.М. Маневцева. - М.: Приор, 2007. – 215 с.

76. Мосягина, О.В. Современные требования к формированию и оформлению дел / О.В. Мосягина, Е.М. Емышева // Секретарское дело. - 1996. - №4. - С. 32-36.

77. Орлова, Т.С. Организация делопроизводства в образовательных учреждениях / Т.С. Орлова. - М.: Бизнес-школа,2006. – 384 с.

78. Санкина, Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению / Л.В. Санкина // Трудовое право. - 2002. - №2. - С. 10-13.

79. Санкина, Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря руководителя / Л.В. Санкина // Секретарское дело. - 1998. - №2. - С. 30-34.

80. Санкина, Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря-референта (рекомендации по составлению) / Л.В. Санкина // Секретарское дело. - 1997. - №4. - С. 19-24.

81. Смирнова, Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации / Е.П. Смирнова. - М.: Омега-Л, 2007. — 312 с.

82. Сокова, А.Н. Электронное делопроизводство / А.Н. Сокова // Делопроизводство. - 2000. - № 1.- С. 32—37.

83. Сотов, П.В. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы / П.В. Сотов, А.Н. Тихомиров. - М.: Проспект, 2000 - 80 с.

84. Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству / М.В. Стенюков.- М.: ПРИОР, 2008. - 176 с.

85. Степанов, Е.А. Контроль исполнения документов и поручений / Е.А. Степанов // Секретарское дело. - 1997. - №2. - С. 15-19.

86. Чуковенков, А.Ю. Инструкция по делопроизводству в организации / А.Ю. Чуковенков // Секретарь-референт. - 2003.- №1 [Электронный ресурс] — Электрон. дан.— URL:http://www.edou.ru/enc/razdel21/?COURSE_ID=4&LESSON_ID=61 (дата обращения: 13.12.2011).

87. Шатина, Н.В. Составление номенклатуры дел / Н.В. Шатина // Секретарское дело. - 2000. - №1. - С. 18-24.

88. Янковая, В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии / В.Ф. Янковая // Делопроизводство. - 2001. - №1. - С. 21-25.

Приложение 1

Должностная инструкция делопроизводителя

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность делопроизводителя муниципального дошкольного образовательного учреждении Центра развития ребенка - детского сада № 19 (далее – МДОУ №19).

1.2. Делопроизводитель относится к категории специалистов, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом заведующего МДОУ №19.

1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно заведующему МДОУ №19.

1.4. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Делопроизводитель отвечает за:

- эффективное исполнение поручаемой ему работы;

- соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины.

- сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну МДОУ №19.

1.6. Делопроизводитель должен знать:

- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в образовательном учреждении;

- основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

- структуру учреждения и его подразделений;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

- основы организации труда;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- основы законодательства о труде;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

1.7. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

- локальными актами и организационно-распорядительными документами МДОУ №19;

- правилами внутреннего трудового распорядка;

- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;

- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;

- настоящей должностной инструкцией.

1.8. В период временного отсутствия делопроизводителя его обязанности возлагаются на заведующего детским садом.

2. Функции

2.1. Делопроизводитель осуществляет следующие трудовые функции:

- организует документационное обеспечение деятельности МДОУ №19;

- занимается информационно - справочным обслуживанием документов;

- ведет базу данных по кадрам, воспитанникам;

- совершенствует формы и методы работы с документами;

- формирует отчеты любых форм.

3. Должностные обязанности:

Делопроизводитель:

3.1. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании своей деятельности.

3.2. Внедряет современные технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования информационных технологий.

3.3. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации, совершенствовании автоматизированных информационных систем, применяемых в МДОУ№19.

3.4. Осуществляет документационное обеспечение кадровой деятельности дошкольного учреждения.

3.5. Решает учетно-аналитические, прогностические и информационные задачи, связанные с деятельностью дошкольного учреждения.

3.6. Организовывает подготовку документов для руководителя дошкольного учреждения.

3.7. Осуществляет контроль за своевременным исполнением документов, за соблюдением сроков исполнения обращений граждан.

3.8. Принимает непосредственное участие в разработке нормативных и методических документов по делопроизводству.

3.9. Осуществляет консультативную и методическую помощь работникам структурных подразделений по вопросам работы с документами;

3.10. Вносит предложения заведующему МДОУ №19 по совершенствованию форм и методов работы с документами, по применению средств организационной и компьютерной техники.

3.11. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, картотеку учета прохождения документов.

3.12. Подготавливает для архива документальные материалы, законченные делопроизводством.

3.13. Обеспечивает качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности МДОУ.

В случае служебной необходимости делопроизводитель может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

4. Права

Делопроизводитель имеет право:

4.1. Контролировать соблюдения работниками дошкольного учреждения правил работы с документами;

4.2. Запрашивать в подразделениях учреждения необходимую информацию по вопросам, входящим в его компетенцию;

4.3. Требовать от руководителя учреждения создания благоприятных условий труда;

4.4. Вносить на рассмотрение руководителя предложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применения компьютерных технологий;

4.5. Право на защиту профессиональной чести и достоинства;

4.6. Право на социальные гарантии и льготы, установленные законодательством РФ;

4.7. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

5. Ответственность

Делопроизводитель несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, - и уголовную) ответственность за:

5.1. Совершенные в процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения в пределах, определяемых действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5.2. Причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5.3. Неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка МДОУ №19, законных распоряжений руководителя, иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленной инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством РФ.

5.4. Несоблюдение трудовой дисциплины.

6. Взаимоотношения

Делопроизводитель осуществляет взаимоотношения:

6.1. С заведующим МДОУ №19 - по вопросам, совершенствования делопроизводства учреждения;

6.2. С административным, педагогическим и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и предоставления необходимых документов, проверки выполнения поручений, приказов и указаний руководителя учреждения;

6.3. С архивными учреждениями – по вопросам экспертизы ценности документов, организации архивного документов, уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Заведующий детским садомЛ.И. Журавлева

С инструкцией ознакомлен И.О. Фамилия

__.___._____

Приложение 2

Инструкция по делопроизводству

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству составлена в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности муниципального дошкольного образовательного учреждения Центра развития ребенка – детского сада №19 (далее – МДОУ №19), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.

1.2. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются на руководителя общеобразовательного учреждения – заведующего МДОУ №19.

1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в МДОУ №19 возлагается на делопроизводителя - сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет прохождения документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

2. Основные понятия

3. Создание документов в МДОУ №19

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы МДОУ №19 должны, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

30 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

3.1.2. В МДОУ №19 применяются следующие бланки:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Состав видов и формы бланков, применяемых в МДОУ №19, утверждаются заведующим МДОУ №19.

3.1.2. Бланки письма не подлежат учету.

3.1.3. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) заведующего МДОУ №19. Соответствующие предложения вносятся делопроизводителем вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.1.4. Бланки письма изготавливаются МДОУ №19 самостоятельно с помощью компьютерной техники. Разработанные бланки (общий бланк организации, угловой бланк письма, продольный бланк письма, продольный бланк письма заведующего МДОУ №19, бланк конкретного вида документа – приказа) находятся в приложении.

3.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в МДОУ №19.

При подготовке организационно-распорядительных документов делопроизводитель МДОУ №19 оформляет реквизиты документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3.2.1. Код организации.

Код МДОУ №19 указывается на бланке письма учреждения. Код МДОУ №19 проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.2.2. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН).

Основной государственный регистрационный номер юридического лица указывают на бланке письма МДОУ №19. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) учреждения проставляют в соответствии с документами, выданными регистрирующим органом.

3.2.3. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) указывается на бланке письма МДОУ №19 в соответствии с документами, выданными регистрирующим органом.

3.2.4. Наименование организации.

Наименование МДОУ №19 должно соответствовать его наименованию, указанному в уставе. Наименование предприятия располагают ниже организационно правовой формы учреждения.

3.2.5. Справочные данные об организации.

Справочные данные о МДОУ №19 включают: почтовый адрес, номер телефона.

3.2.6. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, создаваемого МДОУ №19, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

3.2.7. Код формы документа.

Код формы документа проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.

3.2.8. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатают ограничительные отметки для проставления даты: ___. _____.______

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например:

14.03.2010

3.2.9. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, регистрационный номер приказа дополняется постфиксом, обозначающим разновидность приказа:

- ОД – приказ по основной деятельности;

- ЛС – приказ по личному составу;

- КМ – приказы о направлении работников в командировку.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

3.2.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

3.2.11. Место составления или издания документа.

Место издания документа указывается по форме: г. Россошь.

3.2.12. Адресат.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

В состав реквизита «Адресат» может при необходимости входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в следующей установленной Правилами оказания услуг почтовой связи последовательности: название улицы, номер дома, номер квартиры, название населенного пункта, название района, название области, края, автономного округа (области), республики, почтовый индекс.

3.2.13. Гриф утверждения документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Заведующий МДОУ №19

______________ ___________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

___.____._______

3.2.14. Резолюция.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.2.15. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»), например:

ПРИКАЗ

Об изменении штатного расписания

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

3.2.16. Отметка о контроле.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают штампом «Контроль».

3.2.17. Текст документа.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей, письма – просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации – автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

3.2.18. Отметка о наличии приложений.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо МДОУ №19 от 19.01.2011 № 27

и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу МДОУ №19

от 24.02.2011 № 15

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу МДОУ №19

от 18.12.2010 № 14

3.2.19. Подпись.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются заведующим МДОУ №19.

Документы, направляемые другим организациям, гражданам, подписываются заведующим, старшим воспитателем МДОУ №19.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

3.2.20. Согласование проекта документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам МДОУ №19, должны быть завизированы ими.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника локального акта МДОУ №19. На внутреннем информационно-справочном документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Заведующий МДОУ №19

____________ _________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

___._____.________

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заведующий МДОУ №22

________________ ___________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

___._____.________

Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» в левом нижнем поле документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами МДОУ №19;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

3.2.21. Оттиск печати.

МДОУ №19 имеет печать с указанием организационно правовой формы учреждения и его полного названия. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

3.2.22. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

Верно

Делопроизводитель МДОУ №19 Личная подпись А.Я. Хорошая

10.10.2010

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати МДОУ №19.

3.2.23. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его служебного телефона, например:

А.Я. Хорошая

8(4233) 45-654

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

3.2.24. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.2.25. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в МДОУ №19 содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

3.3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

3.3.1. Приказ, распоряжение

3.3.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы МДОУ №19.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений заведующего МДОУ №19, его заместителя либо в инициативном порядке.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет заведующий МДОУ №19.

3.3.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем отдела кадров и юристом (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые директору на подпись, визируются заместителями директора в соответствии с распределением обязанностей.

3.3.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

3.3.1.4. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют штампом отдела кадров и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в отдел кадров.

3.3.1.5. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Наименование – Муниципальное дошкольное образовательное учреждение Центра развития ребенка – детский сад №19.

Наименование вида документа – приказ.

Дата и номер приказа. Дата оформляется цифровым способом, номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, дополнительно соответствующим постфиксом.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом размером 12 пт через 1 межстрочный интервал.

Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству МДОУ №19.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.

Приказы (распоряжения) подписывает заведующий, а в его отсутствие – лицо, его замещающее.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

3.3.2. Положение, правила, инструкция

3.3.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции федеральных органов исполнительной власти.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

3.3.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

3.3.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке МДОУ №19. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностная инструкция старшего воспитателя).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами.

3.3.3. Протокол

3.3.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания) Совета педагогов, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

3.3.3.2. В МДОУ №19 протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

3.3.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются:

- Председательствующий

- Секретарь

- Присутствовали (подчеркивается) – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), который печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) – в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

3.3.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается от левого края шрифтом размером 14 пт и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

3.3.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы при директоре, протоколы заседаний аттестационной комиссии. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

3.3.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются оттиском печати Общества.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются оттиском печати Общества.

3.3.3.7. Протоколы печатаются на общем бланке МДОУ №19 формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа – слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами, полужирным шрифтом размером № 14 и выравнивается по центру;

Вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещание выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

3.3.4. Служебные письма

3.3.4.1. Служебные письма МДОУ №19 могут использоваться для организации взаимодействия с другими организациями, учреждениями, предприятиями – всех организационно- правовых форм.

3.3.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией директора на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

3.3.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных формата А4 на бланках писем Общества.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

3.3.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

Совет педагогов считает...», «Совет педагогов рассмотрел...».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

3.3.4.5. Дата письма – дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе, в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

4. Организация документооборота и исполнения документов

4.1. Организация документооборота

4.1.1. Движение документов в МДОУ №19 с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот учреждения.

4.2. Организация доставки документов

4.2.1. Доставка документов в МДОУ №19 осуществляется средствами почтовой связи.

С помощью почтовой связи в МДОУ №19 доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

4.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

4.3.1. Документы, поступающие в МДОУ №19 на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются сотрудником ответственным за делопроизводство.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Полученный документ регистрируется в журнале регистрации входящих документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа.

4.3.2. Документы, адресованные руководству МДОУ №19, а также без указания конкретного лица предварительно рассматриваются сотрудником ответственным за делопроизводство, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются сотруднику ответственному за делопроизводство, в журнале регистрации входящих документов вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

4.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов.

Документы, отправляемые МДОУ №19, передаются почтовой и электронной связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется сотрудником ответственным за делопроизводство в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Замена либо досылка разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или заведующего.

4.5. Порядок прохождения внутренних документов

4.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

4.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются заведующему, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

4.5.3. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

4.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через сотрудника ответственного за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в журнале регистрации.

4.6. Учет количества документов

4.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по журналу регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются и представляются руководству.

4.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

4.7. Регистрация документов

4.7.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.7.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.7.3. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, не проставляется.

4.7.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

4.7.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в картотеке, находящейся в кабинете делопроизводителя.

4.7.6. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей МДОУ №19, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

4.7.7. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

- наименование организации (автора или корреспондента);

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер документа;

- дата и индекс поступления;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документа;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

- гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

- внутренняя переадресация документов по исполнителям;

- код по тематическому классификатору;

- ключевые слова;

- количество листов документа;

- наличие приложений;

- должностное лицо, поставившее документ на контроль;

- промежуточные сроки исполнения;

- перенос сроков исполнения;

- срок хранения документа;

- статус документа (проект, версия);

- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

4.8. Организация поисковой системы по документам

4.8.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений МДОУ №19 создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы создаются, как правило, в традиционном виде.

4.8.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

4.8.3. При традиционной карточной составляются следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.

4.9. Контроль исполнения документов

4.9.1. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

4.9.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается заведующим МДОУ №19.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают словом (штампом) «Контроль».

4.9.3. Контроль исполнения обеспечивается сотрудником ответственным за делопроизводство, или лицом назначенным приказом заведующего.

4.9.4. Работники, обеспечивающие контроль исполнения документов, еженедельно представляют заведующему МДОУ №19 и старшему воспитателю информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной заведующим МДОУ №19.

5. Документальный фонд МДОУ №19

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других уполномоченных органов.

5.1. Составление номенклатуры дел

5.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых МДОУ №19, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом МДОУ №19, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности предприятия, их виды, состав и содержание.

5.1.3. В МДОУ №19 составляется единая номенклатура дел.

5.1.4. Номенклатура дел составляется (не позднее 15 ноября текущего года) делопроизводителем, подписывается заведующим МДОУ №19.

5.1.5. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров.

5.1.6. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

5.1.10. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры МДОУ №19.

5.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел МДОУ №19 являются названия структурных подразделений. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой предприятия.

5.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы МДОУ №19.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

5.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Обществе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения, согласно штатному расписанию. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-05, где 02 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название предприятия или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности МДОУ №19 (планы, списки, доклады, информации)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Белгородским государственным университетом по вопросам подготовки кадров

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами районов Белгородской области по вопросам финансирования дошкольных образовательных учреждений

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с Управлением образования администрации (г. Белгород) по вопросам подготовки кадров

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые планы финансовых мероприятий 2009-2010 гг.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2010 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

5.1.14. Если в течение года в МДОУ №19 возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

5.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

5.2. Формирование и оформление дел

5.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

5.2.2. Дела формируются в МДОУ №19, централизованно - делопроизводителем.

5.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем делопроизводителю для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

5.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется делопроизводителем и заведующим МДОУ №19.

5.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

5.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

5.2.7. Дела МДОУ №19 подлежат оформлению по завершении делопроизводственного года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится делопроизводителем.

5.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

5.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование учреждения; наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование учреждения указываются полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения – записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела, – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел МДОУ №19; заголовок дела – переносится из номенклатуры дел предприятия; дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

5.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

5.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

5.3. Организация оперативного хранения документов

5.3.1. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив.

5.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения делопроизводителя. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам МДОУ №19 на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения заведующего МДОУ №19.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения заведующего МДОУ №19 с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

5.4. Порядок передачи документов на хранение в архив.

В архив МДОУ №19 передают дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу. Передачу этих дел производят только по описям дел не позже чем через 3 года после завершения их делопроизводством.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, как правило, не передаются в архив, а хранятся в отделах и по истечении установленных сроков хранения уничтожаются.

Отделы производят передачу дел в архив один раз в год за весь год по графику.

Если отдельные дела необходимы для текущей работы, то инспектор отдела кадров оформляет выдачу этих дел во временное пользование и контролирует их состояние и хранение.

В период подготовки отделом дел к передаче в архив делопроизводителя предварительно проверяет правильность их формирования и оформления, а также соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных согласно номенклатуре дел. Все выявленные при проверке недостатки делопроизводитель обязан устранить.

5.5. Экспертиза ценности документов

5.5.1. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов.

5.5.2. Экспертиза ценности документов в МДОУ №19 на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив учреждения.

5.5.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в МДОУ №19 создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется – ЭК).

5.5.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается заведующим МДОУ №19.

5.5.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в МДОУ №19 непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК.

5.5.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив МДОУ №19; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в отделах; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

5.5.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел МДОУ №19 путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

5.5.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

5.5.9. Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

5.5.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

5.5.11. Описи дел отделов составляются по установленной форме и представляются в архив не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

5.5.12. Описательная статья описи дел отдела имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

5.5.13. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи – валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим отделам со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

5.5.14. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

5.5.15. Опись дел отделов подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником отдела кадров и утверждается руководителем отдела.

5.5.16. Опись дел отделов общества составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в отделе.

5.5.17. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

5.5.18. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Общества. Если в акте указаны дела нескольких отделов, то название каждого отдела указывается перед группой заголовков дел этого отдела.

5.6. Подготовка и передача документов в архив

5.6.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

5.6.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

5.6.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

5.6.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив делопроизводителем предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

5.6.5. Прием каждого дела производится делопроизводителем в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи делопроизводителя и лица, передавшего дела.

5.7. Работа исполнителей с документами

5.7.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) заведующим МДОУ №19, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

5.7.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

6. Изготовление, учет, использование и хранение бланков документов

6.1. Учет бланков документов

Организация работы по изготовлению и учету бланков документов МДОУ №19 возлагается на делопроизводителя, который:

- получает заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

- оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;

- осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу в отдел изготовленных бланков документов.

Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство. В отделах бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.

Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.

Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несет делопроизводитель МДОУ №19.

Испорченные и невостребованные бланки возвращаются делопроизводителю.

[1] Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение. - М., 2010. - 296 с.; Кузнецова Т.В. Делопроизводство - М., 2003. - 360 с.; Доронина JI.A. Основы делопроизводства. - М., 2007. - 182 с.

[2] Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении - М., 2007. - 215 с.; Орлова Т.С. Организация делопроизводства в образовательных учреждениях - М.,2006. - 384 с.; Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации. - М., 2007. - 312 с.

[3] Катузо А.В. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. - 1998. - № 1. - С. 35-39; Кузнецов С.Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводств // Делопроизводство. - 2005. - № 3. - С. 47-52; Сокова А.Н. Электронное делопроизводство // Делопроизводство. - 2000. - № 1.- С. 32—37; Янковская В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство. - 2001. - № 1. - С. 21-25; Кузнецова Т.В. Изменение в законодательно-правовой и нормативно-методической базе ДОУ: 2009-2010 гг. // Делопроизводство. – 2011. – №1. – С. 3 – 8; Ее же. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний // Там же. – 2010. – №1. – С. 3 – 6.

[4] Иритикова B.C. Делопроизводство // Секретарское дело. - 2007. - № 1. - С. 20-27; Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения // Секретарское дело. - 1999. - № 4. - С. 3-5; Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело. - 2002. - № 1. - С. 3-5; Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству: порядок составления // Секретарское дело. - 1999. - № 2. - С. 3-6; Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами // Секретарское дело. - 1996. - № 3. - С. 23-26; Кузнецов C.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело. - 1996. - № 4. - С. 24-29; Максимович Г.Ю. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело. - 1999. - № 4. - С. 19-25.

[5] Гражданский кодекс Российской Федерации. - М., 2011. - 544 с.

[6] Трудовой кодекс Российской Федерации. - URL: http://www.trkodeks.ru/ (дата обращения: 27.03.2011).

[7] Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». - URL: http://www.rg.ru/2004/10/27/arhiv-dok.html (дата обращения: 27.04.2011)

[8] Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». - URL: http://www.rg.ru/2006/07/29/informacia-dok.html (дата обращения: 22.04.2011).

[9] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - URL: http://www.kadrovik.ru/docs/pr23.05.88n33.htm

[10] ГОСТ Р 6.30-2-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - URL: http://zakon.kuban.ru/nd2/2003-3/65st-03.shtml (дата обращения: 27.03.2011).

[11] Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.- URL: http://www.businessuchet.ru/pravo/DocumShow_DocumID_162712.html (дата обращения: 27.03.2011).

[12] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - URL: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=39999 (дата обращения: 27.03.2011).

[13] ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. - URL:http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=003513 (дата обращения: 22.04.2011).

[14] Письмо Министерства образования Российской Федерации от 30.03.1994 № 212/19-12 «О направлении пакета образцов документов, реализующих Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении в РФ». - URL: http://www.businesspravo.ru/Docum/DocumShow_DocumID_46847.html (дата обращения: 23.04.2011).

[15] Постановление Правительства Российской Федерации от 31.03.2009 № 277 «Об утверждении Положения о лицензировании образовательной деятельности». - Доступ из справ. - правовой системы «Консультант Плюс».

[16] Устав Муниципального дошкольного образовательного учреждения Центра развития ребенка – детского сада №19 (утв. учредителем 12.08.2005). – Россошь, 2005. – С. 2.

[17] Устав Муниципального дошкольного образовательного учреждения Центра развития ребенка – детского сада №19 (утв. учредителем 12.08.2005). - Россошь, 2005. - С. 3.

[18] Устав Муниципального дошкольного образовательного учреждения Центра развития ребенка – детского сада №19 (утв. учредителем 12.08.2005). – Россошь, 2005. – С. 5.

[19] Устав Муниципального дошкольного образовательного учреждения Центра развития ребенка – детского сада №19 (утв. учредителем 12.08.2005). – Россошь, 2005. – С. 5.

[20] Там же.

[21] Быкова Т.А Делопроизводство. – М., 2006. – С. 62

[22] Доронина Л.А. Основы делопроизводства. – М., 2007. – С. 82.

[23] Рогожин М.Ю. Делопроизводство. - М., 2006. - С. 132.

[24] Федеральный закон от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании». - URL: http://www.consultant.ru/popular/edu/43_2.html (дата обращения: 23.04.2011).

[25] Березина Н.М. Современное делопроизводство. – М., 2004. – С. 77.

[26] Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении. - М., 2007. – С. 23.

[27] Там же.

[28] Галахов В.В. Делопроизводство: образцы документов. Организация и технология работы. - М., 2004. - С. 7.

[29] Орлова Т.С. Организация делопроизводства в образовательных учреждениях. - М.,2006. – С. 15.

[30] Федеральный закон от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании».- URL: http://www.consultant.ru/popular/edu/43_2.html (дата обращения: 23.04.2011).

[31] Письмо Министерства образования Российской Федерации от 30.03.1994 № 212/19-12 «О направлении пакета образцов документов, реализующих Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении в РФ».- URL: http://www.businesspravo.ru/Docum/DocumShow_DocumID_46847.html (дата обращения: 24.04.2011).

[32] Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М., 2008. - С. 22.

[33] Березина Н.М. Современное делопроизводство. - М., 2004. - С. 64.

[34] Березина Н.М. Современное делопроизводство. - М., 2004. - С. 65.

[35] Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право. - 2002. - №2. - С. 10.

[36] Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении. - М., 2007. - С. 81.

[37] Там же.

[38] Березина Н.М. Современное делопроизводство. - М., 2004. - С. 92.

[39] Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М., 2001. - С. 54.

[40] Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М., 2002. - С. 84.

[41] Галахов В.В. Делопроизводство. - М., 2009. - С. 122.

[42] Там же.

[43] Быкова, Т.А. Делопроизводство: уч. пособие. – М., 2006. – С. 348.

[44] Доронина Л.А. Основы делопроизводства. - М., 2007. - С. 121.

[45] Жеребенкова А.В. Делопроизводство в бухгалтерии. - М., 2006. - С. 20.

[46] Борискин В.В. Официальное делопроизводство. - М., 2006. - С. 63.

[47] Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении. - М., 2007. - С. 45.

[48] Орлова Т.С. Организация делопроизводства в образовательных учреждениях. - М.,2006. - С. 69.

[49] Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении. - М., 2007. – С. 80.

[50] Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении. - М., 2007. – С. 92.

[51] Там же.

[52] Березина Н.М. Современное делопроизводство. – М., 2004. – С. 40.

[53] Рогожин М.Ю. Делопроизводство. - М., 2006. - С. 382.

[54] Мосягина О.В. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело. - 1996. - №4. - С. 32.

[55] ГОСТ Р 51141-98… . - URL: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1658 (дата обращения 22.03.2010).

[56] Мосягина О.В. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело. - 1996. - №4. - С. 33.

[57] ГОСТ Р 51141-98… . - URL: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1658 (дата обращения 22.03.2011).

[58] Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право. - 2002. - №2. - С. 10.

[59] Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело. - 1998. - №3. - С.42.

[60] Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело. - 1999. - №1. - С. 4.

[61] Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря руководителя // Секретарское дело. - 1998. - №2. - С. 32.

[62] Федеральный закон от 14.06.1994 № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания». – URL: http://www.base.spinform.ru/show.fwx?Regnom=1441 (дата обращения 22.03.2010).

[63] Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». – URL: http://rf.boom.ru/rus15.html (дата обращения 22.03.2010).

[64] ФЗ «Об электронной цифровой..». – URL: http://www.rg.ru/oficial/doc/federal_zak/1-fz.shtm (дата обращения 22.03.2010).

[65] Федеральный закон от 22.11.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». – URL: http://www.rg.ru/2004/10/27/arhiv-dok.html (дата обращения 22.03.2010).

[66] Федеральный закон от 2.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». – URL: http://www.rg.ru/2006/05/05/obraschenie-doc-dok.html (дата обращения 22.03.2010).

[67] ФЗ «Об информации… . – URL: http://www.rg.ru/2006/07/29/informacia-dok.html (дата обращения 22.03.2010).

[68] Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». – URL: http://www.rg.ru/2006/07/29/personaljnye-dannye-dok.html (дата обращения 22.03.2010).

[69] Федеральный закон от 9.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления». – URL: http://www.rg.ru/2009/02/13/dostup-dok.html (дата обращения 22.03.2010).

[70] Указ Президента Российской Федерации от 2.05.1996 № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации». – URL: http://lawrussia.ru/texts/legal_185/doc185a947x394.htm (дата обращения 22.03.2010).

[71] Указ Президента Российской Федерацииот 23 .05.1996 № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти». – URL: http://base.garant.ru/10123081/ (дата обращения 22.03.2010).

[72] Указ Президента Российской Федерации от 6.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» . – URL: http://www.internet-law.ru/law/inflaw/ukaz-97.htm (дата обращения 22.03.2010).

[73] Постановление Правительства Российской Федерации от 3.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти». – URL: http://base.garant.ru/188429/ (дата обращения 22.03.2010).

[74] Постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.95 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» . – URL: http://lawrussia.ru/texts/legal_185/doc185a284x935.htm (дата обращения 22.03.2010).

[75] Постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». – URL: http://www.libertarium.ru/l_sormlaw_1009 (дата обращения 22.03.2010).

[76] Постановление Правительства Российской Федерации от 1.06.2004 № 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации». – URL: http://base.garant.ru/187076/ (дата обращения 22.03.2010).

[77] Постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти». – URL: http://www.rg.ru/2005/01/25/reglament-fedorgany-dok.html (дата обращения 22.03.2010).

[78] Постановление Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452 «О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти». – URL: http://www.rg.ru/2005/08/05/reglament.html (дата обращения 22.03.2010).

[79] Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». – URL: http://www.rg.ru/2009/06/24/deloproizvodstvo-dok.html (дата обращения 22.03.2010).

[80] Постановление Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота». – URL: http://www.rg.ru/2009/09/30/elektr-dok.html (дата обращения 22.03.2010).

[81] Организационно-распорядительная документация требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30 – 2003. – М., 2005. – С. 8. (далее: Методические рекомендации по внедрению…).

[82] Методические рекомендации по внедрению…- С. 8.

[83] Методические рекомендации по разработке… .– URL: http://www.businessuchet.ru/pravo/DocumShow_DocumID_162712.html (дата обращения 22.03.2010)