Курсовая работа: Архівні (документальні) фонди

ПЛАН

Вступ

Розділ 1. Бібліотеки та архіви як інформаційний ресурс суспільства.

Розділ 2. Збереження документального фонду в українському та зарубіжному бібліотекознавстві.

2.1 Cучасні проблеми збереження бібліотечних фондів

Розділ 3. Архівні фонди в системі документальної пам’яті України: організація та збереження

Висновки

Список використаної літератури

Додатки

ВСТУП

Інформація суспільства, від якої значною мірою залежить духовне та культурне відродження держави, її соціально-економічний розвиток, потребує створення повноцінної інформаційної бузи, здатної задовольнити потреби суспільства. В наш час відбуваються суттєві зміни у формуванні і збереженні бібліотечних та архівних фондів. Виробляються нові принципи, ґрунтуються на загальнолюдських цінностях, утвердженні гуманізму, демократії, доступності фондів широким верствам населення. Змінюється ставлення до критеріїв якості бібліотечних і архівних фондів.

Актуальність теми. Архівні і бібліотечні фонди, як документальні системи мають багато спільних властивостей, викликаних загальними закономірностями їх формування, розвитку та зберігання. Тому, говорячи про бібліотечні фонди, маємо на увазі і архівні фонди, і навпаки.

Стан культури і перш за все бібліотек, визначає рівень розвитку суспільства. Саме бібліотеки відіграють основну роль у системі документальних комунікацій, виконуючи функції інформаційних, бібліографічних і документальних інститутів.

Недооцінка суспільством ролі бібліотек, відсутність законодавчої бази її розвитку, довголітнє залишкове фінансування заважає використанню їх інтелектуального потенціалу, що має великий негативний вплив на хід відродження нашої держави і виходу її на світовий рівень.

Викликає тривогу масова ліквідація і невиправдана реорганізація низових бібліотек, кардинальні зміни в системі книгопостачання, що ставить під загрозу оновлення фондів, а значить сприяє старінню фондів як у плані відповідності інформації своєму часові. Так і у плані фізичного старіння.

У цьому є ряду стоїть і проблема збереження бібліотечних і архівних фондів. І проблема ця багатопланова. Вона потребує зацікавленого погляду фахівців багатьох галузей.

Якщо у бібліотечних фондах більшу частину матеріалів можна перевести на інші носії, то у архівній справі документ має зберігатися у оригінальному вигляді.

Багато питань складних і важливих виникає у зв’язку з вирішенням питання збереження бібліотечних і архівних фондів. Обов’язковість, терміновість їх вирішення і роблять це питання на протязі вже досить тривалого часу актуальним. Тому і тема даного дослідження є актуальною.

Мета дослідження. Метою даного дослідження є висвітлення питання збереження бібліотечних і архівних фондів, стан збереження їх на даний час, перспективи вирішення даного питання у майбутньому.

Об’єкт дослідження. Об’єктом дослідження у даній роботі є фонди архівів і бібліотек, стан збереження документації в них, проблеми, що потребують негайного вирішення.

Проблематика. Збереження архівних і бібліотечних фондів є проблемою для вирішення якої недостатньо лише письмового розпорядження високого керівного органу.

Для вирішення питання збереження архівних і бібліотечних фондів необхідний також і певний рівень розвитку хімічної, целюлозної промисловості, друкарської справи тощо. І, звичайно виділення певних коштів.

Бібліотечна і архівна справа – види діяльності, які не можна назвати прибутковими. І архіви і бібліотеки – організації бюджетні і повинні чекати, коли їх профінансують.

Впевнено можна сказати, що сьогодні бібліотечні і архівні фонди виживають і зберігаються не за рахунок створених державою комфортних умов існування і утримання фондів, а здебільшого за рахунок ентузіазму бібліотечних і архівних працівників.

Над питанням збереження бібліотечних і архівних фондів працювали науковці, такі як Л.А. Дубровіна, Л.В. Муха, М.С. Слободяник та інші.

Вивчення розвитку та збереження фондів, пов’язані з іменами Д. Багалія, В. Барвінського, В. Маяковського, В. Романовського та інших.

Г. Новікова та І. Скобець опрацювали тему „Кількісна оцінка стану фізичного збереження бібліотечних фондів”, в якій використали метод прикладної статистики. Історик Г.В. Порохнюк працює над вивченням архівних фондів, як складової документного фонду України. Л. Муха аналізує практику архівної та бібліотечної форми зберігання документів в них, зокрема описує походження, історію та реконструкцію бібліотечних книжкових колекцій.

Робота складається зі вступу, 3-х основних розділів, висновків та додатків. В кінці роботи вміщено список використаної літератури.

РОЗДІЛ 1. БІБІЛОТЕКИ ТА АРХІВИ ЯК ІНФОРМАЦІЙНИЙ РЕСУРС СУСПІЛЬСТВА

В останні десятиріччя створилося підґрунтя для нового розуміння бібліотеки і архіву, що за умови переходу до інформаційного суспільства почали розглядатися як суб'єкти інформаційних процесів (інформаційні системи (ІC) й інформаційні ресурси (IP).

Згідно із Законом «Про Національний архівний фонд і архівні установи» (1993), національний архівний фонд визначений як «складова частина інформаційних ресурсів суспільства»; за нормативним термінологічним словником «Архівістика»: архівні інформаційні ресурси – це сукупність «первинних і вторинних документів, що зберігаються і підлягають зберіганню в архівах держави».

Із Закону «Про бібліотеки і бібліотечну справу» (1995): бібліотеки - соціальний інститут, «що забезпечує акумуляцію і загальнодоступність документально-інформаційних ресурсів (книг, документів та інших носіїв інформації)».

IP- це третій найважливіший вид ресурсів сучасного суспільства (як і матеріальний та енергетичний), що реалізує процеси збирання, опрацювання, зберігання, пошуку і використання інформації й представлений масивами документів в 1C: архівах, бібліотеках, службах НТІ, музеях тощо.

Як 1C архіви та бібліотеки перебирають на себе їхнє визначення як організаційно впорядковані сукупності документів і інформаційних технологій, функція котрих – зберігання, пошук й видавання інформації. В інформатизованому суспільстві інформація як головний ресурс буде абсолютно необхідною в усіх його сферах, архіви та бібліотеки (професійні постачальники інформації) не тільки не втратять своєї цінності, навпаки - їх роль зростатиме. Цій тенденції сприятиме співпраця вказаних об'єктів.

До IP України належать ті з них, які становлять суспільний інтерес і мають міжвідомчий універсальний характер. Це, насамперед, - Національний архівний фонд, Державний бібліотечний фонд, довідково-інформаційні фонди Державної системи науково-технічної інформації. Кожна з названих систем має неоднаковий ступінь завершеності й досконалості, хоча в сукупності це поки ще конгломерат. Щоб перетворити його в систему IP, слід визначити завдання, які потребуватимуть спільних зусиль і сприятимуть розширенню меж внутрішньо системної і міжсистемної взаємодії.

Нині в Україні на кожні 2,5 тис. населення припадає одна стаціонарна публічна бібліотека, а всього налічується 45 тис. бібліотек усіх систем і відомств з 700 млн. книг (за кількістю бібліотек Україна стоїть поряд із високорозвиненими країнами світу: США, Великою Британією, державами Північної Європи). На всіх рівнях системи державного управління функціонує мережа державних архівів (683), котрі налічують 182324 архівних фонди і зберігають 49,1 млн. справ документів на паперовій основі, 0,6 млн. од. зб. науково-технічної документації, 73,6 тис. кінодокументів, 1,1 млн. од. зб. фотодокументів, понад 31 тис. фонодокументів. Законом 1993 р. декларовано створення Національного архівного фонду як єдиної сукупності всіх документів, що зберігаються на території України і мають офіційно визнану наукову й історико-культурну цінність, та закладено міцну правову базу подальшого розвитку галузі.

Соціальна корисність бібліотек та архівів набагато перевищує їхнє соціальне визнання.

Якщо простежити генезу понять «бібліотека» та «архів», то виявлятимуться їх спільні витоки. Можна говорити навіть про їхню злитість, нерозривність на початковому етапі існування, тобто про синкретизм. Відомо, що в Єгипті за часів Давнього царства бібліотеки та. архіви мали навіть одну назву: р rmd ’ t. Єдиною, найвірогіднішою, спонукою до їхньої появи можна вважати виникнення писемності та писемних документів, які потребували збереження для подальшого користування.

Диференціація писемних документів стимулювала функціональне виокремлення кожної галузі з метою обслуговування конкретних суспільних потреб. Виникнення друкарства збільшило масиви книжкової продукції і сприяло створенню спеціальних сховищ для книг (бібліо - книга, тека - сховище). Відтак автономне існування бібліотек і архівів було зумовлене різними видами документів, з котрими вони працювали.

Навіть наприкінці XIX ст. в Європі ще існувала проблема роздільного зберігання архівних та бібліотечних документів, про що свідчать рекомендації в першому підручнику з архівної справи (1898 p., Голландія): «рукописи, які не входять до складу архівного фонду, треба вміщувати до бібліотеки (яка має бути поза архівом); тільки коли в місті немає громадської бібліотеки або деякі з цих рукописів тісно зв'язані з архівними фондами, можна організувати такі бібліотеки при архівосховищах»3. Спільною була і перша створена бібліотекарями міжнародна організація. З неї архівісти виокремились у 1948 р. і заснували Міжнародну раду архівів [12,20].

Бібліотекарі раніш усвідомили автономність, самостійність своєї галузі та професії - архіви ж ще довго знаходилися під орудою істориків, створювали інфраструктуру історичної галузі, обслуговували її. На жаль, і бібліотекарі, й архівісти нині набули про свої витоки й уже не згадують про спільне минуле. Однак проблеми, що сьогодні постали перед ними, спонукають до співпраці.

Постійно схиляє до цього ЮНЕСКО, при якій утворено комітет з координації дій бібліотек, архівів і музеїв. Міжурядова конференція (1974 р., Париж) рекомендувала країнам «розробити інтегровану систему, яка б охоплювала служби бібліотек, документації та архівів», а також створити «відповідні координуючі національні органи з чітко визначеними повноваженнями та обов'язками». За спорідненими програмами пропоновано здійснювати професійну підготовку кадрів для архівів, бібліотек і музеїв (1976).

Засновано ряд міжнародних організацій та спільних програм із проблем забезпечення збереженості документів і доступу до них. Наприклад, у березні 1994 р. почала працювати Європейська комісія із збереження і доступності книг і архівів (ЕСРА). З 1993 діє програма ЮНЕСКО «Пам'ять світу». Особливо необхідна така співпраця в цивілізованих країнах на шляху забезпечення доступу до бібліотечних і архівних документів. У США функціонує інформаційна система, що включає відомості про архівні документи і друковані видання (RLIN). Відомі спроби співпраці в галузі створення архівно-бібліографічної БД в пострадянських країнах.

Перші кроки на цьому шляху вже здійснено в Україні. Виявилися вони нелегкими. З 1990-х років у країні розробляються спільні архівно-бібліотечні проекти створення Державного реєстру архівної та рукописної україніки; теоретичне обґрунтування праці відбито в монографії Г. Боряка «Національна архівна спадщина України та Державний реєстр «Археографічна україніка»: архівні документальні ресурси і науково-інформаційні системи».

В 1996 році, опубліковано проект Національної програми збереження бібліотечних і архівних фондів, підготовлений фахівцями бібліотечної й архівної галузі, ініційований першими. На базі Українського державного НДІ архівної справи та документознавства (УДНДІАСД) (1997) відбулася Всеукраїнська наукова конференція «Архівна та бібліотечна справа в Україні доби визвольних змагань (1917-1921 pp.)», де спільність інтересів «спровокована» подіями 80-літньої давності, коли при Генеральному секретарстві справ освітніх Української Центральної Ради було створено Бібліотечно-архівний відділ.

Унікальні документи, що знаходяться в бібліотеках і архівах, підлягають внесенню разом з іншими пам'ятками історії та культури до єдиного Державного реєстру національного культурного надбання. Принцип загальнодоступності інформації визначає діяльність як бібліотек, так і архівів - обидві галузі стали на шлях впровадження IT та створення єдиної ІПС. Це зумовлює єдність не лише розвитку документних фондів, а й необхідність адаптації термінологічних систем. Нещодавно стала реальною Державна програма збереження бібліотечних і архівних фондів, затверджена Кабінетом Міністрів України.

На сучасному етапі інтеграції знань, зростання суспільних потреб у різноманітній інформації ми усвідомлюємо необхідність співробітництва архівістів та бібліотекарів у створенні кращих умов доступу до своїх документальних скарбів. До цього спонукають і подібні соціальні функції, і спільна мета щодо забезпечення інформацією суспільства та його підструктур, а також окремих громадян. Архіви й бібліотеки - велике і складне співтовариство. Але жодна з цих установ не містить повних зібрань документів ані з окремих напрямів діяльності чи документації, ані з окремих галузей знань. Тому важливо розглядати всі зібрання в цілому, бо в майбутньому суспільство потребуватиме інформації, яка далеко виходить поза межі профілю, виду документів і можливостей архіву чи бібліотеки.

Безперечно, які б інтеграційні процеси не відбувалися, архівна й бібліотечна галузі залишаться самостійними - зі своїми функціями, інфраструктурами, документами та користувачами. Щоб краще розв'язати спільні для галузей проблеми, доцільно об'єднати зусилля в побудові інтегрованих ІПС, збереженні фондів тощо. Приклади вже маємо, а саме: програма створення національної БД архівної і рукописної україніки, розробку якої на початку 1990-х pp. здійснено фахівцями академічних, бібліотечних та архівних установ України; Державну програму збереження бібліотечних і архівних фондів виконано Міністерством культури і мистецтв із Головархівом України (нині Державним комітетом архівів України), національними бібліотеками та УДНДІАСД [2,38].

Бібліотекознавство та архівознавство мають у своїй основі одну інформаційну систему:

· Інформація - Документ - Посередник (архів, бібліотека) – Користувач.

Документ, перш, ніж дійти до користувача, має пройти через певні технологічні процеси та операції й стати доступним для використання. І в архівній, і в бібліотечній справах, як взагалі в усіх видах інформаційної діяльності, відбуваються процеси:

Збирання (кумуляція) документів (Д) - Науково-технічне опрацювання та облік Д - Створення систем пошуку Д - Зберігання Д - Організація користування Д.

Особливості кожної з галузей зумовлюють характер інформації, наданої в документах (в архівах - ретроспективний, у бібліотеках - оперативний), а також характер документів, що її зберігають (в архівах - нетиражовані, не призначені для популяризації та широкого користування ними, а в бібліотеках - опубліковані, тиражовані, призначені для поширення)"]

Спеціальне зберігання документів в архівах, бібліотеках забезпечує їхню збереженість і для наступних поколінь (цією проблемою опікується міжнародне бібліотечне та архівне товариство). Подібність технологій і спільна перспектива уможливлюють застосування однакових підходів при розв'язанні окремих проблем.

Бібліотекознавству та архівознавству належить центральне місце в циклі комунікаційних наук. «Білі плями» в одній галузі можна усунути шляхом редукції (накладання, порівняння). При цьому враховуються особливості технології кожної з галузей.

Можна лише об'єднувати зусилля архівістів й бібліотекарів для розв'язання спільних проблем збереження документів, підготовки кадрів, створення спільних ІПС, а в перспективі - здійснити організацію єдиних систем доступу до інформації, що знаходиться в архівах, бібліотеках, музеях, службах інформації.

Урешті це має привести до створення Національного інформаційного фонду України, що Законом України «Про обов'язковий примірник документів» (1999 р.) визначається як «сукупність інформаційних фондів (інформаційних ресурсів) держачи: архівного, бібліотечного, стандартів, архіву друку, фонду фільмів, патентного та інших фондів”.

Отже, перспективу бібліотечної и архівної галузей можна окреслити як шлях взаємодії та зближення (конвергенції) в рамках системи документних комунікацій, а також інтеграції у питаннях забезпечення збереженості документів, підготовки кадрів і організації доступу до інформації. Об'єднавши зусилля сьогодні, архіви й бібліотеки матимуть дивіденди в майбутньому: піднесення престижу в суспільстві, взаємозбагачення професій, удосконалення методів зберігання й пошуку інформації на основі IT.

РОЗДІЛ 2. ЗБЕРЕЖЕННЯ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ФОНДУ В УКРАЇНСЬКОМУ ТА ЗАРУБІЖНОМУ БІБІЛОТЕКОЗНАВСТВІ

2.1 Сучасні проблеми збереження бібліотечних фондів

бібліотека архів документальний фонд

Исторично склалося так, що бібліотеки у суспільстві е таким соціальним інститутом, який не лише акумулює те, що було створене або надруковане людством, а й відповідає за його збереження.

Питання збереження фондів здавна привертало увагу бібліотекарів. Як свідчить дослідження бібліотекознавців Великобританії, вже на початку століття виникла проблема «крихких» книг, але глобального значення вона набула лише у 80-ті роки, привернувши увагу фахівців. Свідченням цього стало створення в межах ІФЛА секції збереження та консервації, розробка програми «Зберігання та консервація» (РАС), яку було затверджено на Першій міжнародній конференції, присвяченій зберіганню бібліотечних матеріалів (Відень, 1986 p.); проведення міжнародних конференцій за наслідками досліджень: Принципи консервації та реставрації колекцій у бібліотеках (1979 p.); Технічні аспекти консервації (1985 p.); Заходи боротьби з біологічними пошкодженнями, підготовка кадрів по збереженню бібліотечних фондів (1986 р.); Про якість паперу (1987 р.); Про створення глобальної мережі з проблем збереження та консервації (1990 р.) тощо.

Аналіз публікацій з питань Збереження фонді» наукових бібліотек дозволяє визначити два напрямки у розв'язанні цієї проблеми: соціальний захист бібліотечних документів і технічний аспект. Свідчення того, що збережених бібліотечних фондів надається значно більше уваги за рубежем, ніж у нашій державі, є те, що за останні 5 років майже не друкувалися праці вітчизняних фахівців. Виняток становлять робити співпрацівників Національної бібліотеки ім. І. Вернадського, в яких йдеться про незадовільний стан збереження фондів в Україні, загрозу їх фізичного знищення та пропонуються заходи по їх збереженню.

Привертає увагу досвід зарубіжних країн, де розроблені (США), або розробляються (Франція, Китай, Японія) національні програми по збереженню фондів бібліотек, на виконання цієї справи парламенти виділяють спеціальні кошти. В ряді країн створено програми по збереженню фондів у національних книгосховищах (Бібліотека Конгресу США, Національна парламентська бібліотека Японії) та в окремих великих бібліотеках (бібліотеки університетів, Нью-Йоркська публічна бібліотека та інші). Книгосховища таких бібліотек будуються за спеціальними проектами, де враховано температуру, вологість, водозахист тощо.

У національній Парламентській бібліотеці Японії, щоб запобігти водонадходженням з ґрунту, стіни книгосховища вкриті трьома шарами водонепроникного асфальту і оброблені спеціальним розчином, тобто створено ніби спеціальні контейнери для захисту фонду. Бібліотека має безпечну галогенну установку для гасіння пожеж. Діють горизонтальні та вертикальні телеліфти. Будуються нові бібліотеки в Лондоні, Парижі, де створено системи контролю за навколишнім середовищем. Наявність в США Інституту палітурних робіт, а в Німеччині профспілки реставраторів — це також вірне розуміння важливості цієї проблеми. Слід відзначити інші приклади — це підготовка фахівців для роботи саме по збереженню фондів, розробка планів урятування фондів під час стихійного лиха тощо. Заходи, що вживають держава та суспільство щодо збереження документальних ресурсів і є соціальним аспектом вирішення проблеми [13,23].

Державне ставлення до проблеми збереження бібліотечних , ,ів сприяє розвитку цієї галузі, про що свідчать досягнення, пов'язані з технічним аспектом проблеми: підвищенням якості носіїв інформації. Більшість документів, як відомо, виготовлені з неякісного наперу, нетривких матеріалів, які вміщують компоненти саморозпаду. Недоліки притаманні і новим носіям інформації (мікрофішам, фотонегативам з ацетатної плівки, магнітофонним стрічкам). Навіть комп'ютери, оптичні та відео-диски також мають приховані недоліки, які згодом виявляються. Несприятливі екологічні умови в бібліотеках (вологість, висока температура, яскраве світло та забруднене повітря) також сприяють швидкому зношуванню документів, і якщо ці негативні явища діють тривалий час, то проблема зберігання фондів значно загострюється. Директор Міжнародного центру ІФЛА по збереженню та консервації М. Сміт зазначала з цього приводу: «Ми змагаємось з часом і програємо в цьому змаганні» *. Проте на сьогодні вже існують засоби, які, дозволяють протистояти негативному впливу часу і середовища.

Одним з напрямків збереження документальних ресурсів є створення страхових фондів з врахуванням нових технологій: мікрофільмування, запису на числові та оптичні диски, магнітні носії тощо. Зроблено чимало досліджень та винаходів стосовно нових матеріалів та засобів, але вже сьогодні викликає занепокоєння мікроплівка, поведінка якої через 50—100 років залишається непередбаченою. Добре, що з цих питань вже розпочато дослідницькі роботи, зокрема, Науково-дослідним центром технічної документації Головного архівного управління у Москві.

Великі надії покладають фахівці на використання оптичних дисків. Але запровадження нетрадиційних носіїв інформації не розв'язує" проблеми зберігання оригіналів. З цією метою використовуються нові засоби у консервації, реставрації, палітурних роботах, оправленні.

Викликає зацікавленість доповідь відомого фахівця Ю. П. Нюкшн, викладена на конференції (Тарту, 1990 р.) про такі форми консервації, як масова стабілізація, інкапсулювання, фазовий захист, засновані на використанні ультразвуку, низьких температур, глибокого вакууму, нових полімерів. У Великобританії для збереження особливо цінних документів використовуються безповітряні капсули.

Заслуговує на увагу дослідження БНІІ АН про використання антисептиків (катаміну АБ, нилігину) Ігри дезинфекції документів. Це дозволило об'єднати процеси відмивання, дезинфекції та консервації в єдиний цикл.

За результатами досліджень, проведених в Австрії, Франції, Японії та інших державах розроблено стандарти з консервації документів на паперовій основі. У нас діє державний стандарт 7.50—84 «Хранение документов в фондах библиотек и органов научно-технической информации».

Як свідчить преса, багато уваги надається (зокрема, архівними закладин) пошуку нових методів реставрації. Так, лабораторія мікрофільмування та реставрації документальних матеріалів Центрального державного архіву (Москва) створила експериментальний цех, який спеціалізується на реставрації найцінніших документів за індивідуальною технологією і, перш за все, пергаменту. Розробляється проблемі штучного старіння паперу для реставрації творів писемності та друку. Але головна увага в дослідженнях надається масовій декислотизації фонду. Виявлено 15 її методів, частину з них вже впроваджено. Так, у Бібліотеці. Конгресу (США) розроблено програму декислотизації на п'ять років, починаючи з 1992 р. Заплановано обробити 1 мли. документів, щоб продовжити їх життя на 300—500 років. Запатентовано метод масової декислотизації, заснований на використанні дістилцинку як реагенту, що під вакуумом проникає у згорнену книгу, вступає в реакцію з водою та кислотою. Внаслідок цього осідають солі та окис цинку, що стає перешкодою для виникнення кислоти. Обробка однієї книги продовжується 50 годин. Серійна установка за рік обробляє 1 млн. книжок.

Вперше масову декислотизацію здійснили в 1982 році у США, використавши для цього спеціальні камери центру космічних польотів НАСА. Поряд з цим за рубежем ведеться пошук виготовлення безкислотного паперу. У Державній публічній бібліотеці ім. М. Є. Салтикова-Щедріна для дезинфекції документів зроблено дослідну модель ВЧД 13—10 27 з використанням електромагнітних випромінювань. Розробляються і традиційні способи зберігання фонду, зокрема, В. Д. Краснов зареєстрував у 1991 р. авторське свідоцтво № 4491 218/12 на пристрій для усунення пилу [16,42].

В наш час нагальною стала проблема збереження фонду під час стихійного лиха. В бібліотеці Академії наук, яка постраждала від пожежі, сумісно з НДІ шкіряно-взуттєвої промисловості розроблено методику реставрації термоструктивних шкіряних обкладинок.

Дослідження в галузі зберігання фонду, які проводяться в Україні і за кордоном, дають підставу запропонувати деякі першочергові напрямки цієї роботи:

· створити національну програму збереження документальних ресурсів в Україні;

· розробити юридично-правові основи відповідальності установ та приватних осіб за бібліотечні фонди як національне надбання та державне майно;

· ввести в Конституцію України відповідну статтю, а також посилити цей розділ у Законі про бібліотечну справу;

· затвердити державні стандарти та розробити інструкцію по збереженню фондів бібліотек;

· здійснити, перепис бібліотек України і встановити наявність та кількість видань, що зберігаються тривалий час, з'ясувати умови їх зберігання з метою виявлення документів, що потребують першочергових заходів по збереженню;

· з'ясувати умови зберігання фондів у бібліотеках-депозитаріях, вирішити питання про їх кількість і розміщення в Україні;

· необхідно вивчити питання про створення регіональних центрів реставрації і консервації документальних ресурсів на міжвідомчій, можливо на пайовій основі;

· розпочати спеціальну підготовку фахівців-реставраторів документів.

У вирішенні проблем зберігання фондів необхідно поєднати зусилля бібліотек та архівів різного відомчого підпорядкування. Не слід зволікати і чекати поліпшення економічного стану в Україні. Можна запізнитися.

РОЗДІЛ 3. АРХІВНІ ФОНДИ В СИСТЕМІ ДОКУМЕНТАЛЬНОЇ ПАМЯТІ УКРАЇНИ: ОРГАНІЗАЦІЯ ТА ЗБЕРЕЖЕННЯ

Важливою ланкою у системі архівних установ України е центральні державні архіви (ЦДА) — найбагатші сховища різних за видами, характером і змістом документів з історії України XIII—XX ст. До них належать Центральний державний архів вищих органів влади та управління (ЦДАВО) України; центральні державні історичні архіви України в Києві та Львові (ЦДІАК та ІДДІАЛ). Специфічні архівні матеріали — кінофотофонодокументи, науково-технічна документація, особисті фонди видатних діячів культури і мистецтва України — зосереджено у відповідних за профілем архівах: Центральному державному кінофотофоноархівні (ЦДКФФА) України, Центральному державному науково-технічному архіві (ЦДНТА) України, Центральному державному архіві-музеї літератури і мистецтва (ЦДАМЛМ) України.

У державних архівах України зосереджено майже 40 мільйонів справ та 200 тис. одиниць фондів. Все це складає архівний фонд України, тобто ту саму сукупність документів, які мають політичне, економічне, соціальне, культурне, наукове та історичне значення, і є національним надбанням, складовою частиною культурної спадщини нашого народу. До архівного фонду України незалежно від виду, часу та місця створення, способу фіксування, інформації та форм власності належать документи установ, організацій, підприємств, об'єднань, окремих громадян, що проживали та проживають в Україні.

Вже не один рік розглядається питання про правовий статус архівів у нових умовах. Архівісти України разом з науковою громадськістю доклали чимало зусиль щодо створення проекту першого в нашій історії закону в галузі архівної справи, який схвалено урядом для внесення на розгляд Верховної Ради України. Він спрямований на те, щоб дати простір новим економічним і організаційним стосункам в архівній справі, але й забезпечити при цьому надійну схоронність національного архівного фонду, який визнається в проекті «документальною пам'яттю народу України і його національним надбанням, складовою частиною вітчизняної і світової історико-культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства» [11,34].

Закон України про національний архівний фонд і архівні установи сприятиме створенню в Україні єдиної системи, яка охоплюватиме не лише заклади, безпосередньо підпорядковані Головхіву архіву, а й галузеві державні архіви, архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв і бібліотек, архіви підприємств, установ і організацій, незалежно від форми власності, а також приватні архіви громадян. Усі вони мають бути легалізовані (зареєстровані) на рівних засадах, дотримуватися однакових вимог щодо схоронності документів, забезпечувати доступність їх для дослідників тощо. Відомчі перепони «е повинні стояти на заваді загальнонаціональним інтересам.

Центральним органом, який координує діяльність установ державної архівної служби є Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України (Головархів України), що здійснює державний контроль за обліком, схоронністю і поповненням національного архівного фонду, порядком використання архівної інформації, координує наукові дослідження з архівознавства, документознавства й археографії, впроваджує досягнення науки і техніки, поширює передовий досвід в галузі архівної справи.

Завдання, що стоять сьогодні перед працівниками бібліотек, музеїв, архівів, багато в чому схожі і взаємопов'язані. Передусім це забезпечення збереження документів і матеріалів — створення належних умов зберігання документів, пожежна безпека, реставрація документальних джерел, їх облік тощо, а також активне використання. При вирішенні цих та інших питань архівістам часто стає у пригоді науково-практичний журнал «Архіви України», засновником якого є Головархів України. Це видання може бути корисним і працівникам бібліотек. Наступного року поряд з невідомими і маловідомими документами і оглядами архівних джерел журнал публікуватиме серію статей з проблем реставрації документів, консультації стосовно роботи з документами на різних етапах дослідження. Чільне .місце в ньому посядуть матеріали в межах Державної програми «Архівна та рукописна україніка» [14, 13].

Науково-довідкова бібліотека центральних державних архівів (НДБ ЦДА) України є основним галузевим державним книгосховищем і довідково-інформаційним фондом (ДІФ) з документознавства і архівної справи. Вона виконує також функції Республіканської служби науково-технічної інформації (РСНТІ) в галузі документознавства і архівної справи, проводить науково-дослідну, методичну і науково-інформаційну роботу.

Її створено у 1972 р. на базі бібліотечних фондів Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України і Центрального державного історичного архіву України у Києві. В її сховищам зосереджено понад 300 тис. книг, комплектів журналів, газет, а також цінний фонд листівок і плакатів, починаючи з 1840 року.

Це суспільно-політична, історична, архівознавча, довідкова, а також відомча література міністерств і відомств колишнього Союзу РСР та царської Росії, статистичні видання. Є зібрання законодавчих актів колишнього Союзу РСР та України, починаючи з 1917 року, зібрання законів Російської імперії (XVIII ст. — 1917 p.), закони, ухвалені Українською Центральною Радою та Українською Народною Республікою, унікальні видання видатних діячів та істориків України: В. Винниченка, М. Грушевського, П. Дорошенка, М. Драгоманова, М. Максимовича та інших, є видання, яких не має жодна бібліотека України.

Журнальний фонд (НДБ ЦДА) складається з загальнополітичних, історичних, архівознавчих та наукових видань. Це «Сын Отечества», «Чтения в императорском обществе истории и древностей российских», «Чтение в историческом обществе Нестора-летописца», «Киевская старина», «Украина», «Русская старина», «Каторга и ссылка», «Вестник Европы», «Известия университета св. Владимира», «Записки императорского Харьковского университета», «Записки наукового товариства ім. Шевченка» тощо.

У газетному фонді бібліотеки зосереджено унікальні часописи, починаючи з 1800 року, які висвітлюють історичні події з життя ;• нашої держави: «Вісті Української Центральної Ради», «Вісник Генерального Секретаріату УНР», «Вісник Ради Народних Міністрів УРСР», «Киевлянин», «Киевская газета», «Киевская мысль», «Киевские губернские ведомости» та інші.

Довідкова література представлена енциклопедичними словни-кам-и, Російським біографічним словником, пам'ятними книгами та списками населених місць, губерній, адресними книгами та календарями, довідниками «Вся Россия», «Вся Москва», «Весь Киев», «Вся Украина», «Вся Одесса» тощо.

Цінним джерелом з архівознавства і документознавства є законодавчі матеріали з питань розвитку і будівництва архівної справи в Україні, методична література, розроблена архівними установами України, а також періодичні видання, такі як «Исторический архив», «Вопросы архивоведения», «Архівна справа», «Архівознавчий науково-інформаційний збірник,», «Архіви України», періодичні видання іноземними мовами — «Архейон», «Архивни преглед», «Архивни часопис», «Дер архивар».

Фонд бібліотеки як доповнення до архівних матеріалів є цінною джерельною базою для наукових досліджень в галузі історії України, архівознавства, документознавства та допоміжних історичних дисциплін.

Його розміщено у спеціально обладнаних сховищах, де підтримується необхідний температуровологісний режим. Науково-довідковий апарат складають алфавітний, систематичний каталоги та спеціальні картотеки.

Бібліотека обслуговує Співпрацівників Головархіву України, центральних державних архівів, дослідників інших установ, а також студентів вищих учбових закладів. Запити читачів на літературу, яка відсутня у фондах, задовольняються по міжбібліотечному абонементу. Дослідники користуються літературою бібліотеки в читальних залах відповідних архівів.

Бібліотека здійснює поточну інформацію, бібліотечно-бібліографічне, довідково-інформаційне обслуговування на базі бібліотечних фондів і матеріалів ДІФ РСНТІ, готує бібліографічні покажчики, переліки інформаційних матеріалів, виконує бібліографічні довідки, організує тематичні виставки та виставки літератури до наукових семінарів, конференцій, нарад, ювілейних і знаменних дат, надає інформаційні послуги телебаченню. Приймаються замовлення на виготовлення ксерокопій, фотокопій та мікрофільмів.

Розсекреченість фондів, передача спецфондів на загальне зберігання викликала великий потік дослідників до читальних залів архівів. У зв’язку з цим почалося швидке псування друкованих матеріалів, і бібліотека не встигає їх реставрувати і ремонтувати. Тому на сьогодні однією з актуальних проблем є збереження унікального фонду бібліотеки.

До захисних режимів та систем, які забезпечують збереження пам'яток, належать:

· контрольно-пропускний режим і загальна система охорони фондів від несанкціонованого винесення, викрадання та навмисного пошкодження;

· режим забезпечення збереження даних про фонди шляхом їх обліку;

· режими зберігання документів у процесах їх обробки, пошуку, розшуку у фондосховищі, використання: світловий, термогігрометричний, санітарно-гігієнічний; системи кондиціонування, вентиляції, опалювання, система протипожежної безпеки, система контролю за станом приміщень і своєчасного вживання ремонтних заходів.

До комплексів захисних дій, спрямованих на збереження оригіналу документа, даних про нього, інформації, яку він містить, належать також системи реставрації та консервації фондів та створення страхового фонду. У разі виникнення катастрофічної ситуації набирає чинності евакуаційний режим.

При збереженні документів:

Світловий режим у сховищі підтримується насамперед завдяки вдалому плануванню цього приміщення з вузькими прорізами вікон; завдяки установці стелажів закритими торцями до вікон. Усі світильники повинні бути закриті матовими плафонами. Освітлення вимірюється переносним приладом - люксметром Ю-16. Музейні, експозиційні шафи, стелажі необхідно забезпечити завісами, шторами із світлонепроникного матеріалу.

Термогігрометричний режим. Контроль здійснюється за 4томогою психрометрів і термометрів різного типу. За світовими стандартами межі зони безпеки становлять: відносна вологість 45-65% (оптимально - 55/о) у фондосховищах, 55 ± 5% - у читально-експозиційних залах, підсобних фондах; t = 18 ± 1°С.

Санітарно-гігієнічний режим повинен підтримуватися систематичним знепилюванням фондів, іншими регулярними заходами (мікологічний і ентомологічний нагляд за станом документів та приміщень сховища, прибирання приміщень тощо).

3гідно з Національною програмою збереження бібліотечних і архівних фондів на 2000-2005 pp. передбачається створення міжвідомчого Центру мікрографії та консервації документів, але це стане реальністю у разі розв'язання головної, фінансової проблеми. Організацію Центру планується провести із максимальним урахуванням досвіду роботи Центру консервації і реставрації у межах міжнародної програми «Збереження і консервація”.

Страховий фонд створюється з метою виключення з процесу обслуговування користувачів оригіналів документів особливого історико-культурного значення, захисту пам'яток друку і писемності, документів, що користуються підвищеним попитом, а також групи документів, фізичний стан яких є незадовільним. Страховий фонд (СФ) як дублюючий фонд на мікроносіях забезпечує збереження інформації, яку містять названі документи у повному обсязі.

ВИСНОВКИ

Отже, основним напрямком роботи по забезпеченню збереження документів в архівних та бібліотечних фондах є режим зберігання, умови зберігання, охорона фондів, контроль за збереженням фондів. Збереженню фондів також сприяє проведення реставраційних робіт.

Збереження джерел інформації (документів) у загальному контексті обумовлюється змістом інформації, що є у цих джерелах, адже зберігати всі документи в їх первісному вигляді, особливо друковані видання, - неможливо. Перед бібліотечними та архівними, працівниками, котрі безпосередньо відповідають за якісне та довготривале зберігання друкованих та рукописних видань, постають дуже нелегкі проблеми: які документи зберігати у первісному вигляді якнайдовше, а які переводити на інші носії інформації; які документи слід вилучати з фондів через застарівання інформації, що міститься в них, фізичне старіння, відсутність запитів?

Найчастіше у наукових роботах подаються такі визначення видів документів, що підлягають довготривалому збереженню:

· документи, які є пам'ятками друкованого слова і письмової культури людства та мають велику історичну цінність (їх треба зберігати у первісному вигляді якнайдовше);

· документи, що є найбільш цінними в інформаційному відношенні і тому часто використовуються (їх також необхідно зберігати у первісному вигляді, тому що, як показала практика, користувачі віддають перевагу друкованим виданням);

· маловикористовувані документи, інформація в яких вже застаріла, але потрібна для вузького кола спеціалістів (потрібно переносити на мікроносії).

Протиріччя між накопиченням і використанням фондів пояснюється дією закону застарівання інформації, який полягає у постійній тенденції падіння читацького попиту в залежності від того, як давно видано документ.

В залежності від тривалості збереження, актуальності, типів літературу можна згрупувати таким чином:

- наукові праці, монографії, дослідження;

- учбові видання;

- науково-популярна література;

- виробнича і методична література.

Такий розподіл дозволяє зробити висновок, що типологія видань може і повинна служити однією з найважливіших ознак для більш чіткого розмежування у виконанні бібліотекою та архівами такої функції, як збереження фондів.

Під збереженням матеріальної основи документів мається на увазі підтримання їх експлуатаційних властивостей. Тому ' зберігати потрібно лише ті документи, які можна використовувати. Рівень підтримання експлуатаційних властивостей кожного окремого документа залежить від двох передумов: первісних властивостей його матеріальної основи, зокрема схильності до втрати інформації, яка у ньому міститься, і режиму збереження документа та умов його використання.

Якщо режим збереженняЗу~6ібтгіотеці відповідає державному стандарту 7.50-84 "Хранение документов в фондах библиотек и органов научно-технической информации", то процеси старіння документа значно уповільнюються, а пошкодження матеріальної основи виключено повністю. Швидкість старіння документів на різній матеріальній основі неоднакова. Режим збереження, визначений стандартом, не є оптимальним, тому що він передбачає лише умови, придатні для роботи працівників без створення спеціальних захисних систем.

У великих бібліотеках якісне зберігання документи забезпечується завдяки цілому комплексу заходів, що передбачені усіма видами діяльності книгозбірні, а також повинні бути головним напрямом у методичному керівництві бібліотечною системою.

Важливу роль у поліпшенні стану зберігання фондів бібліотек відіграють спеціальні постійно діючі комісії. Основними їх завданнями є контроль і обґрунтована розробка рекомендацій з питань схоронності документів у процесах комплектування, обробки, використання і збереження у книгосховищах. Як показав вже набутий негативний досвід, без таких комісій робота по збереженню фондів у бібліотеках проводиться фрагментарно, непослідовно, окремими кампаніями, її наслідки не контролюються. Діяльність комісії передбачає здійснення контролю за:

· перевірками обліку фондів та веденням облікової документації;

· своєчасним відображенням нових надходжень у каталогах і картотеках;

· регулярністю перевірок наявності документів у структурних підрозділах, що мають свої підсобні фонди;

· оптимальною організацією фондів і додержанням режиму їх збереження;

· регулярністю перевірок фізичного стану документів.

Враховуючи існуючу сьогодні невідповідність потреб і наявних матеріальних ресурсів бібліотек, слід з'ясувати ступінь цінності джерел інформації і згідно з цим визначити першочерговість та режим збереження того чи іншого документа, взявши до уваги такі постійно діючі фактори:

· старі книги виготовлені, в основному, з довговічних матеріалів при нормальному зберіганні майже не псуються;

· книги, видані на папері з деревинної маси (друга половина XIX ст.), не можуть зберігатися довго через підвищення кислотності паперу, від чого з роками він стає більш ламким;

· окремі сучасні засоби та матеріали, що використовуються для розмноження документів (плівкові матеріали або оптичні диски), мають свої специфічні методи та строки зберігання;

· для виготовлення замінників друкованих видань необхідно застосовувати такі матеріали, які могли б використовуватися достатньо довго, забезпечувати незмінність інформації, допускаючи водночас можливість розмноження та простоту використання;

· необхідність забезпечення нейтралізації впливу певних чинників (стан зовнішнього середовища тощо), що призводять до псування документів;

· недодержання норм збереження у книгосховищах, а також знищення документів користувачами при використанні.

Для запобігання фізичному старінню нових надходжень документів потрібно, щоб хоча б обов'язковий примірник друкувався на папері, стійкому до несприятливих умов зовнішнього середовища.

Існують проблеми і у питанні збереження періодичних видань, зокрема газет. Бібліотекознавці одностайно дійшли висновку, що вберігати газети у їх теперішньому видавничому варіанті дуже дорого і складно - з підшивками важко працювати, ! вони займають багато виробничих площ. Крім того, цей вид ви-і дань вміщує, в основному, короткотривалу інформацію з великими повторами. Тому, no-можливості, газети після одержання необхідно переводити на більш довготривалі компактні носії, в тому числі електронні.

Зараз бібліотеки та архіви активно виконують ксерокопіювання актуальних для користувачів документів. Але треба пам'ятати, 1 що від цього матеріальна основа документів значно погіршується. Практика показала, що найбільш актуальні видання необхідно копіювати один раз, а ксерокопії робити вже з копії. Утакому випадку оригінали можуть зберігатися більш тривалий термін.

Але більш за все сьогодні фонди бібліотек потерпають від розкрадання та псування окремими користувачами, тому одним , з найважливіших завдань у забезпеченні регламентованого збереження документів у книгозбірні е жорсткий контроль за їх використанням.

Уразливість документів також різко зростає в процесі їх експонування. Система організації виставок - місце та спосіб розміщення літератури, доступ для ознайомлення - багато в чому впливає на рівень збереження експонованих документів.

Заходи по посиленню контролю за використанням документів не залежать від додаткових матеріальних ресурсів, а лише вимагають від бібліотечних працівників, які обслуговують користувачів, сумлінного ставлення до своєї роботи.

Багато проблем у зберіганні цінних бібліотечних та архівних фондів. Склалася ситуація, при якій на грані саморуйнування опинилась значна частина національної спадщини — рукописні та друковані пам'ятки історії та культури, які внаслідок незадовільних умов зберігання, фізичного старіння паперу потребують заходів по консервації, докис лоти з акції, реставрації тощо. Немає змоги виконувати палітурні роботи, реставрацію та мініатюризацію видань. В США, наприклад, лише па одну реставрацію виділяється щорічно 2 млн. доларів.

Не в повному обсязі вирішено проблему копіювання документів, а це б дозволило вилучати цінні видання з активного використання, зберегти їх від пошкоджень, замінивши копіями.

Повільно просувається робота по створенню страхових фондів, особливо зібрань першої категорії (рукописів, рідкісних книг, академічних видань тощо) шляхом виготовлення мікрофіш і мікрофільмів. Гальмує цю справу відсутність належної техніко-економічної бази, яка б забезпечила дотримання санітарно-технічних норм зберігання документів, побудову спеціальних приміщень, їх оснащення, наявність спеціально підготовлених фахівців.

Доцільно нагадати, що за роки тоталітарного режиму було знищено чимало цінних видань, віддано забуттю сотні імен українських письменників, істориків, філософів, політиків. Під час Великої Вітчизняної війни знищено дві третини фондів бібліотек України.

Питання збереження фондів недостатньо розроблене як у юридичному, так і в інструктивно-нормативнаму аспектах. Діючі інструкції ніколи по враховували пі специфіки великих книгосховищ з розгалуженою структурою фондів, ні умов роботи ЦБС. Настав час переглянути та розробити нові документи.

Отже проблема збереження книжкових та архівних фондів комплексна і багатоаспектна. Вона охоплює майже всі напрями бібліотечної діяльності і вирішувати її треба як найшвидше.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Балоусова Г. Діяльність повернення Україні її рукописно-книжкової спадщини з російських бібліотек // Бібліотечна планета. – 2003. - № 3. – С. 10-12.

2. Бібліотечка і читач на порозі XXIсторіччя. – К., 1998.

3. Воронько К.Л. Бібліотечні фонди. – М., 1990.

4. Грінченко Б., Драгоманов М. Діалоги про українську національну справу. – К., 1994.

5. Колекції пам’яток писання та друку у бібліотечних фондах України: проблеми формування, збереження, розкриття. – Харків, 2003.

6. Короткий термінологічний словник із бібліотекознавства та соціальної інформатики. – К., 1998.

7. Кулешів С.Г. Документальні джерела наукової інформації: поняття, типологія, історія типологічної схеми. – К., 1995.

8. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. – К., 2003.

9. Мацюк О.Я. Історія українського паперу. – К., 1994.

10. Матяш И. 10-летие Союза архивистов Украины // Весник архивиста. – 2000. - №3-4. – С. 271-275.

11. Нариси історії архівної справи в Україні / За ред. І.Б. Матяш. – К., 2002.

12. Наукові праці Національної бібліотеки України ім. В.І. Вернадського. Вип.11. – К., 2003.

13. Обеспечение сохранности фонда УНБ. – М., 1988.

14. Сохань П. Українська археографія та джерелознавство: здобутки, проблеми, перспективи // Пам’ять століть. – 2001. - № 2. – С. 13-14.

15. Україна в міжнародно-правових відносинах. В 2-х кн.. Кн.. 2. – К., 1997.

16. Фонди наукової бібліотеки: стан та перспективи. – Харків, 1993.

Додаток № 1.

Таблиця 1. Подібність галузей архівної та бібліотечної діяльності

Додаток № 2.

Табл иця 2. Відмінності (особливості) галузей