Курсовая работа: Документообіг: сутність та вимоги до організації

МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ І ТУРИЗМУ УКРАЇНИ

ХАРКІВСЬКА ДЕРЖАВНА АКАДЕМІЯ КУЛЬТУРИ

КАФЕДРА КНИГОЗНАВСТВА ТА ФОНДОЗНАВСТВА

Курсова робота

ДОКУМЕНТООБІГ: СУТНІСТЬ ТА ВИМОГИ ДО ОРГАНІЗАЦІЇ

Харків–2009

ЗМІСТ

ВСТУП

Розділ 1 ПРИНЦИПИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ ТА ЙОГО ОСОБЛИВОСТІ

Розділ 2 ОСНОВНІ ЕТАПИ ТА СКЛАДОВІ ДОКУМЕНТООБІГУ

2.1 Документообіг вхідних документів

2.2 Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом

2.3 Інформаційно-довідкова робота

2.4 Документообіг вихідних документів

2.5 Документообіг внутрішніх документів

Розділ 3 ВЗАЄМОДІЯ УЧАСНИКІВ ДОКУМЕНТООБІГУ

ВИСНОВКИ

ДОДАТКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

ВСТУП

Актуальність теми:

Практично будь-яка сфера людського життя пов'язана зі створенням і використанням документів. Документи відіграють виключно важливу роль у сфері соціально-економічного управління, так як прийняття та реалізація значної частини управлінських рішень пов'язана безпосередньо з ними. Документи являють собою специфічний предмет і результат управлінської діяльності.

На межі ХХІ століття значно підвищилася увага до вивчення проблем управління. Зважаючи на те, що найважливішим носієм інформації в системі управління є документ, то найбільша увага концентрується саме на організації документообігу. Використання документів, зокрема електронних, якісно підвищує роботу у найрізноманітніших сферах діяльності. Так важливими для організації будь-якої галузі сферами є інформаційне та документаційне забезпечення управління (ДЗУ). На сьогодні створюються нові можливості для його удосконалення, а також для підвищення ефективності роботи з документами.

Не рідко в багатьох організаціях постають проблеми регулювання діловодства та документообігу, проблеми впровадження та використання сучасних комп'ютерних систем та техніки. Великий вклад у вдосконалення роботи з документами може внести секретар організації, так як значна частина операцій з документами проходить на його робочому місці. Саме секретар може об'єктивно оцінити ефективність прийнятої на підприємстві системи документообігу і внести суттєві зауваження та пропозиції по його удосконаленню або зміні. Адже як свідчать наукові дослідження та багаторічна практика, при правильній організації документообігу проходження документів виконується з мінімальними затратами часу та праці.

Стан розроблення проблеми:

Як вже відмічалось, організація документообігу — важлива складова будь-якої сфери діяльності, насамперед управління. Тому, перш за все, слід навести визначення документообігу.

В ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» зафіксовано, що документообіг — це рух службових документів в установі від дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання.

Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивно впливає на управлінський процес загалом. Так сказано у навчальному посібнику з діловодства М. В. Комової. Також М.В. Комова зазначає, що документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба). [ 13 ]

Розрізняють потоки вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Потік вхідних документів формують документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій і які скеровують керівникам, структурним підрозділам, окремим виконавцям.

Потік вихідних документів становлять документи, створені в установі для скерування адресатам за їх межами.

Потік внутрішніх документів формують документи, які створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі.

М. В. Комова приводить основні параметри потоків документів, такі як: напрям потоку, який визначають пунктами відправлення і призначення; обсяг потоку — визначається кількістю документів, які проходять за одиницю часу; структура потоку — визначається різновидами документів, авторством; та режим потоку, який визначають періодичністю руху. [ 13 ]

К.Г. Мітяєв у своїй роботі «Теория и практика архивного дела» надав своє визначення вхідних та вихідних документів. Так вихідними він називав зовнішні документи, що є відпустками або чернетки надісланих з установи документів, а вхідними — якщо вони адресовані установі й вона фактично їх одержала. [ 18 ]

Г.В. Беспянська у навчальному посібнику «Організація роботи з документами» виділяє інші документопотоки.

Перший поток складають вхідні, вихідні та внутрішні документи. Другий — документи, що підлягають та не підлягають реєстрації. У третій поток входять документи вищих організацій, документи, що спрямовані чи надходять підлеглим організаціям.

Під документопотоком розуміється сукупність документів, які виконують певне цільове призначення в процесі документообігу. [ 8 ]

В.А. Кудряєв у підручнику «Организация работ ы с документами » наводить схожу класифікацію документпотоків. Під документопотоком він розуміє теж саме, що й Г. В. Беспянська. Кудряєв відзначає найважливішу характеристику документообігу — його обсяг. Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, надійшовших до організації та створених нею за визначений період часу, як правило рік. [ 15 ]

Цікаво зауважити, що в навчальному посібнику «Информатика» під редакцією доктора технічних наук професора К.В. Тараканова документальні потоки є невіддільними від інформаційних, так як будь-який документ несе в собі певну інформацію. К. В. Тараканов поділяє документально-інформаційні потоки на прості — симплексні (направлені від одного створювача до одного споживача) та складні — мультиплексні (направлені від декількох створювачів декільком споживачам).

Документально-інформаційні потоки можуть йти з верхніх рівнів ієрархії вниз або підніматися з низьких рівнів вверх. Також, як зазначає К. В. Тараканов, документно-інформаційні потоки можуть функціонувати між елементами одного рівня ієрархії (горизонтальні потоки).

Можна зазначити, що с точки зору інформатики, потік документів — це дещо ширше поняття, ніж документопотік с точки зору документознавства. Але він також поділяється на мікропотоки, які виділяються по видам, типам документів, мовам їх написання і т.ін. [ 23 ]

М.П. Бобильова в роботі « Эффективный документооборот: от традиционного к электронному » не згодна зі стандартним визначенням документообігу. Вона каже, що воно стосується тільки документообігу в рамках однієї організації. А в сучасних умовах при використанні можливостей електронного документообігу, в тому числі між організаціями, межі поняття «документообіг» розширюються. Документообіг включає в себе різноманітні технологічні процеси. Уніфікація процесів роботи з документами пов'язана з оптимізацією документообігу та встановленням типових технологій для окремих категорій документів, в тому числі з використанням автоматизованих систем. [ 9 ]

М.Ю. Рогожин в «Справочнике по делопроизводству» наголошує на тому, що електронні документи приймають участь в документообігу підприємства нарівні з бумажними документами. Функціональне призначення документообігу підприємства, як зауважує Рогожин, полягає у забезпеченні належної ефективності роботи з документами, яка досягається створенням оптимальних умов для переміщення документів найбільш коротким шляхом у відповідності з основними етапами підготовки (виконання). [20]

Н.Н. Анодіна у своїй роботі «Документооборот в организации» вважає, що велика увага повинна приділятися перш за все раціональній організації документообігу, швидкості та чіткості обробки та передачі документів виконавцям. Адже від чіткості та оперативності обробки і руху документів залежить швидкість отримання інформації. [ 1 ]

Начальник відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Державного комітету архівів України Світлана Сельченкова у статті « Документооборот: принципы организации и анализ » порівнює систему документообігу зі свого роду «кровеносною системою» в організмі будь-якого підприємства, завдяки якій функціонує апарат управління. Вона зауважує, що система управління безпосередньо впливає на документообіг, що він вторинний. Але водночас саме документообіг, віддзеркалюючи систему управління, дозволяє її наочно побачити. Світлана Сельченкова наголошує, що головне правило документообігу — документи повинні проходити найкоротшим шляхом, без зворотних переміщень. Отже для всіх документопотоків дуже важливо продумати найбільш доцільну технологію обробки, послідовність виконуємих операцій. [ 21 ]

Г.Г. Асєєв достатньо розробив тему документообігу. Він досліджував в основному тему електронного документообіг, як більш прогресивного в порівнянні з традиційним. Г.Г. Асєєв зосередив свою увагу на автоматизації документообігу та реалізації систем електронного документообігу. У статті «Методологія підходів до автоматизації документообігу: системи» Г.Г. Асєєв трактує термін «документообіг» як відображення функцій «діловодства», досить добре формалізованого в традиційному управлінні в процесі використання його в комп'ютерній індустрії. [3]

У сучасній організації все частіше постає питання про необхідність комплексної автоматизації документообігу. Так сказано у статті Г.Г. Асєєва «Методологія автоматизації діловодства: документи». [2]

Зростання обсягів інформації, необхідної для прийняття рішень, зазначає Г.Г. Асєєв у статті «Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи», призводить до різкого збільшення кількості документів. При цьому традиційні методи роботи з останніми стають малоефективними. На допомогу приходять системи електронного документообігу (СЕД), що дозволяють створювати й опрацьовувати документи електронними засобами. У рамках СЕД електронні версії документів можуть існувати поряд з паперовими або замість них. [ 4 ]

Начальник комерційного відділу компанії «ІнтерТраст» Ольга Таранченко, досліджуючи тему здебільшого електронного документообігу, у статті « Делопроизводство – автоматизация работы » висловлює думку, що в СЕД велика увага приділяється усім життєвим фазам електронного документа. При цьому акцент робиться на колективній підготовці документа, його узгодженні, веденні версій документа, утвердженні фінальної версії та публікації. [ 24 ]

Ю.В. Химіч у статті « Документооборот в территориально-распределённой компании », виходячи з досвіду, отриманого в процесі впровадження різноманітних СЕД в більше чим десяти крупних компаніях з холдинговою структурою, пропонує свою точку зору на організацію документообігу в територіально-розмежених організаціях. [26]

СЕД є однією з найважливіших складових корпоративної інформаційної системи, — пише Л.Я. Філіпова у статті «Системи управління електронним документообігом: загальні поняття термінології, організація, технології (зарубіжний досвід)». [ 25 ]

Взагалі правила організації документообігу, достатньо прості в виконанні, відіграють дуже важливу роль і, як сказано у статті Т.А. Б и ков ої « Основные правила организации документооборота предприятия », значно впливають на покращення документаційного забезпечення апарата управління в цілому. [ 10 ]

Об'єкт даної курсової роботи — документообіг.

Предмет — виявлення особливостей організації документообігу.

Завдання курсової роботи:

1. Проаналізувати основну літературу з теми курсової роботи

2. Визначити принципи організації документообігу, його особливості

3. Встановити основні складові документообігу:

3.1. Документообіг вхідних документів;

3.2 Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом;

3.3. Інформаційно-довідкова робота;

3.4. Документообіг вихідних документів;

3.5. Документообіг внутрішніх документів

4. Розглянути взаємодію учасників документообігу

5. На оснаві проаналізованого матеріалу зробити висновки

Перспективи розроблення даної теми:

На сьогодні тема організації документообігу є достатньо розробленою, але все одно вона являє собою неабиякий інтерес для науковців. Із впровадженням комп'ютерних технологій та автоматизованих систем документообігу значно підвищилась швидкість обробки документів, а в наслідок і продуктивність роботи організації. Науковці ще проводять дослідження західних систем документообігу та намагаються створити найкращий аналог таких систем, орієнтуючись на традиційне ведення наших документаційних процесів. Робляться спроби впровадження комплексної системи автоматизації всіх діловодних процесів, а також формується законодавча база для повного їх регламентування.

Розділ 1 ПРИНЦИПИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ ТА ЙОГО ОСОБЛИВОСТІ

Порядок руху документів в організаціях не завжди продуманий — багато документів проходять довгий і заплутаний шлях від створення чи отримання до до виконання, ряд операцій з ними дублюється, а деякі з них при більш ретельному аналізі взагалі виявляються непотрібними.

У роботі з документами не повинно бути дублювання, тобто кожна операція з документом має виконуватись тільки один раз, — це одна з найголовніших вимог до організації документообігу. [ 21 ]

Практика діловодства сформувала такі основні принципи раціональної організації документообігу:

1. Рух документів повинен бути прямим, тобто слід обирати маршрути за принципом одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця.

2. Перебування документа в інстанції повинно бути строго зумовлено необхідністю його опрацювання і відповідати організації і технології праці закладу.

3. Різноманітні операції для опрацювання документа слід виконувати паралельно, щоб скоротити час його перебування у сфері діловодства і підвищити оперативність виконання. Наприклад, якщо у виконанні документа повинні брати участь кілька осіб, документ слід копіювати і одночасно передавати копії всім виконавцям.

4. Копії з документа виготовляють після його розгляду керівником і написання резолюції. Кількість копій відповідає кількості виконавців; оригінал передається відповідальному виконавцю, якому у встановлені терміни передаються і виконані копії. [ 13 ]

Найважливішою характеристикою документообігу є його обсяг. Він складається з кількості вхідних, вихідних та внутрішніх документів за визначений період часу, як правило за рік.

За обсягом документообігу установи поділяються на такі категорії:

1 категорія — установи з обсягом документообороту більше 100000 документів на рік;

2 категорія — від 25000 до 100000 документів на рік;

3 категорія — від 10000 до 25000 документів на рік;

4 категорія — до 10000 документів на рік.

Облік кількості документів має проводитися в комплексі з іншими заходами щодо удосконалення роботи з документами.

Здійснюється як повний, так і вибірковий облік документів організації (за структурними підрозділами чи групами документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян.

Облік кількості документів за певний період часу проводиться на реєстраційно-контрольній картці (РКК) за місцем їх реєстрації. Під час підрахунку кількості документів за одиницю обліку приймається кожен примірник, зокрема розмножений за допомогою друкарських засобів. Кожний документ повинен бути облікованим тільки один раз. При підрахунку документообігу рекомендується окремо обліковувати документи та їх копії.

Вхідні та вихідні документи обліковуються на місці прийому та відправки кореспонденції (експедиція, секретар). Внутрішні документи обліковуються за місцем їх регістрації та підготовки. Розмножені екземпляри підраховуються окремо. Підрахунок документобігу ведеться за регістраційними формами вхідних, вихідних та внутрішніх документів. Для більш точного підрахунку документообігу слід мати на увазі документи, які не підлягають реєстрації, оскільки для їх обробки також витрачається час.

Підсумкові дані підрахунку документообігу наводяться в таблиці, яка має форму довідки про обсяг документообігу. (Додаток 1).

Періодичність підрахунку документообігу визначає служба діловодства. [8; 15; 16; 17; 21]

В залежності від обсягу документообігу організація документообігу поділяється на: централізовану, децентралізовану або змішану.

При централізованій системі організації документообігу всі офіційні документи реєструються в одному підрозділі (як правило в канцелярії).

При децентралізованій системі організації документообігу документи реєструються у підрозділі, який видав документ.

При змішаній — одні види документів реєструються в одному підрозділі (централізовано), а інші — у підрозділах, які їх видали (децентралізовано). [ 26 ]

З метою упорядкування руху документів керівник підприємства видає наказ, яким встановлює графік документообігу. В такому графіку вказують дату створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх на облік, передача в обробку та до архіву.

Графік документообігу організації має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначати мінімальний термін його обробки в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи. (Додаток 2). [27]

Розділ 2 ОСНОВНІ ЕТАПИ ТА СКЛАДОВІ ДОКУМЕНТООБІГУ

Рух документів, тобто проходження і порядок виконання документів, має такі складові:

· Документообіг вхідних документів;

· Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом;

· Інформаційно-довідкова робота;

· Документообіг вихідних документів;

· Документообіг внутрішніх документів.

Розглянемо ці складові більш детально.

2.1 Документообіг вхідних документів

Доставка документів в організації здійснюється засобами поштового та електронного зв'язку. За допомогою поштового зв'язку доставляється письмова кореспонденція у вигляді листів, поштових карток, бандеролів та маленьких пакетів, а також друковані видання.

Каналами електронного зв'язку надходять телеграми, факсограми, телефонограми, повідомлення електронної пошти.

Документи, які надходять в організацію на бумажних носіях, проходять: первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розглянення керівництвом. Після цього вони передаються виконавцям. [1; 8]

Прийняття та первинна обробка документів здійснюється секретарем керівника.

Конверти з документами відкриваються (за виключенням конвертів з позначкою «Особисто»), перевіряється правильність доставки та цілісність упаковки документів.

На отриманному документі проставляється реєстраційний штамп.

Одним з основних принципів роботи зі вхідними документами є їх попередній розгляд з метою раціонального розподілення по групам.

Під час попереднього розгляду виділяють ті документи, що потребують обов'язкового розгляду керівниками або виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначається необхідність реєстрації документів, а також встановлюються терміни виконання документів, які передаються структурним підрозділам або безпосереднім виконавцям. [8; 13; 14; 20]

Слід розглянути практику розподілу вхідних потоків документів в організаціях. Основу складають 100% документів.

Перша група документів, яку виділяє секретар керівника — конверти з позначкою «Особисто». В інструкції з діловодства організації, як правило, відзначено, що особиста кореспонденція не відкривається. Умовно група документів з позначкою «Особисто» складає близько 5% від усього масиву вхідних дкументів.

Друга група — це документи, які секретар не реєструє, а зразу направляє до структурних підрозділів. Секретар складає і підписує примірний перелік документів, що реєструються за місцем їх виконання. Перелік затверджує керівник та періодично в нього можуть вноситись доповнення. Від усього масиву вхідних документів група нереєструємих і відправляємих безпосередньо до структурних підрозділів документів складає 20%.

Третя група — документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам (приблизно 15% від масиву вхідних документів).

Четверта група документів складає близько 60% (100 - 5 - 20 - 15 = 60), які направляються секретарем на розгляд керівництва.

Однак найбільш раціональна система розподілу вхідних потоків документів, коли керівництву організації надходить не 60 – 65% документів, а 10 – 15%.

Щоб це виконати, в організації необхідно застосувати метод делегування повноважень. Це означає, що керівник поручає (делегує свої повноваження) одному з досвідчених робітників реєструвати останні 60 – 65% вхідних документів і розподілити їх наступним чином: 10 – 15% — керівництву організації, 45 – 50% — в структурні підрозділи. З цією метою керівник організації видає наказ (розпорядження), в якому назначає посадову особу, відповідальну за подібний розподіл документів, перелічує групи документів, які підлягають розподіленню цією посадовою особою, доводить до відома керівників структурних підрозділів, що ці докумени повинні виконуватись без резолюції керівника на основі відмітки призначеної ним посадової особи.

Така раціональна система розподілу вхідних документопотоків сприяє більш оперативному виконанню документів та, що найголовніше, звільняє керівництво організації від розгляду непотрібної йому документації. Секретар керівника повинен сприяти використанню такої системи розподілу вхідних потоків документаії. [1 4 ]

Вхідні телеграми приймаються під розписку з проставленням часу та дати прийому, реєструються за тими ж правилами, що й листи, а потім передаються на розгляд керівництва та виконання.

Текст вхідної телефонограми записується (друкується) отримавачем на спеціальному бланці або в журналі і оперативно передається посадовій особі, якій вона адресована. [1 ; 8 ; 13; 14; 1 6 ; 20 ]

Схума проходження вхідних документів подана в додатку 3. [ 7 ]

2.2 Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом

Після попереднього розподілу вхідних потоків документів секретар реєструє необхідні групи документів і відправляє їх на розгляд керівництву та виконання в структурні підрозділи або конкретним посадовим особам.

«Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Mіністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 17 жовтня 1997 р. № 1153 визначає реєстрацію документа, як фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення реєстраційного позначення — реєстраційного індексу та запис у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. [19]

Мета реєстрації — забезпечення обліку документів, контролю за виконанням і оперативного використання наявної в них інформації. Реєстрація надає документам офіційності, юридичної чинності, позначає початок виконання документа в установі.

Основні правила реєстрації документів:

1. Кожен документ реєструється в певній установі лише один раз: вхідні документи — у день їх надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; внутрішні та вихідні документи — у день підписання або затвердження; у разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший його повторно не реєструють.

2. Документи реєструють у межах груп незалежно від назви, автора і змісту.

3. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, обліково-статистичні, планові, звітні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створено для використання в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.

4. Реєстрації підлягають традиційні машинописні (рукописні) документи та документи, створені за допомогою ПК.

5. Під час реєстрації документам надають умовне позначення — реєстраційний індекс. [ 1 3 ]

У ДСТУ 4163-2003 зазначено: «Індекс документа повинен складатися з порядкового номеру в межах реєстраційного масиву документів, що виходячи із завдань пошук, доповнббться індексами за номенклатурою справ, класифікатором кореспондентів, виконавців тощо». [11]

Індекс проставляють у правому нижньому кутку у відповідному штампі, також вказують дату надходження документа.

Наприклад, 135-07-753, де 135 – індекс кореспондента; 07 – індекс структурного підрозділу, в якому зареєстровано документ, 753 – порядковий номер документа за картотекою від початку календарного року.

Для реєстрації документів використовують карткову, журнальну форми, а також електронну версію реєстрації. Журнальну форму реєстрації документів можна використовувати в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік. При картковій формі реєстрації всіх документів застосовують єдину реєстраційно-контрольні картку (РКК), придатну для опрацювання ПК.

Після попереднього розгляду та реєстрації документи попадають керівникам установи і структурних підрозділів відповідно до затверджених посадових інструкцій та функціональних обов'язків. Керівник повинен розглядати документи в день їх отримання і повертати їх секретареві. В процесі розгляду документа він накладає свою резолюцію. Потім документи передаються на виконання. [1; 8; 1 4 ; 1 6 ; 20 ; 2 2 ]

2.3 Інформаційно-довідкова робота

Для забезпечення ефективного використання інформації при прийманні різного роду рішень, наданні в розпорядження спеціалістів всього масиву інформації з певного питання організація повинна мати раціональну пошукову систему. Сучасна інформаційно-пошукова система (ІПС) повинна містити інформацію про всі документи, які знаходяться в організації. [ 1]

Основа побудови ІПС — реєстрація документів, так як одна з головних цілей реєстрації — створення банку даних про документи, запит до якого дозволяє оперативно дізнатися: у кого, де, на якій стадії розробки знаходиться документ; де, в якій справі знаходиться виконанний документ; в яких документах можна знайти інформацію з конкретного питання.

Система управління базами даних (СУБД) дозволяє отримувати довідки за будь-якою комбінацією даних, занесених до РКК.

Пошук документів можна виконувати по виконаним і невиконаним документам, по всій оперативній базі даних, а також за необхідністю — по архівній базі даних.

Під час видачі інформації про конкретний документ на екран виводиться та при необхідності роздруковується реєстраційна картка. Під час пошуку групи документів результати пошуку виводяться на екран та роздруковуються у табличній формі.

У випадку пошуку невиконаного документа результатом пошуку буде інформація, у якого виконавця документ зараз знаходиться. Якщо документ вже виконаний, то на екран виводиться інформація, в якій справі знаходиться документ. [1; 1 3 ; 1 6 ; 2 2 ]

2.4 Документообіг вихідних документів

Основна робота секретаря з вихідними документами полягає в їх реєстрації, обробці та відправці.

Схема роботи з вихідними документами приведена в додатку 4. [ 7 ]

Вихідні документи передаються поштовим або електронним зв'язком.

Документи для відправки передаються повністю оформленими, зареєстрованими зі вказанням поштової адреси або зі вказівкою на розсилку.

Документи, які підлягають відправці, повинні оброблятися і відправлятися у день їх підписання або не пізніше наступного робочого дня.

За допомогою засобів електронного зв'язку здійснюється передача інформації у вигляді телеграм, факсограм, телефонограм, електронних повідомлень.

Види документів, інформація яких передається каналами електронного зв'язку, а також необхідність і порядок досилання їх бумажного оригінала адресату, визначається інструкцією з діловодства.

Документи, виготовлені на ПК, надсилають із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації.

Телеграми, які створюються в організації приймаються співробітниками служби ДЗУ підписаними, датованими, зареєстрованими, з наявністю візи та відміткою про категорію та вид відправки.

Передача телефонограм здійснюється усно каналами телефонного зв'язку і записується (друкується) отримувачем. [ 1; 8 ; 13; 14; 20 ]

2.5 Документообіг внутрішніх документів

Проходження внутрішніх документів на етапах їх підготовки та оформлення повинно відповідати проходження вихідних документів, а на етапі виконання — проходженню вхідних документів. (Додаток 5). [ 7 ]

Проекти розпорядчих документів після підготовки та погодження із зацікавленими підрозділами та посадовими особами передаються секретарю, який контролює правильність їх оформлення. Оформлені документи передаються на підпис керівництву.

Копії підписаних керівниками розпорядчих документів обов'язково передаються до структурних підрозділів, у веденні яких знаходяться ці питання.

Передача документів між страктурними підрозділами здійснюється секретарями структурних підрозділів або особами, які відповідають за діловодство. [8; 14]

Розділ 3 ВЗАЄМОДІЯ УЧАСНИКІВ ДОКУМЕНТООБІГУ

Шлях руху документів має бути визначений прийнятим управлінським процесом у кожній конкретній організації. Наприклад, якщо керівник вимагає, щоб усі отримувані документи спочатку доводились до його відома, і тільки він визначає виконавця, шлях руху документів буде багатоступеневим зверху вниз. Якщо ж функції чітко розмежені між структурними підрозділами та співробітниками, більша частина документів попадає зразу до виконавців. Так само від прийнятого в організації порядку розмежування обов'язків і делегування повноважень співробітникам апарата залежить рух документів при узгодженні та підписанні.

При проектуванні раціональних документопотоків в установі складають схеми основних груп і видів документів. Це дає змогу встановити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання різних їх категорій і встановити на їх основі оптимальний порядок роботи з документами. [ 13 ]

Як правило, основними учасниками документообігу є: керівник, секретарі, керівники структурних підрозділів, канцелярія та інші підрозділи, відповідальні за реєстрацію та організацію роботи з документами.

Взаємодія між основними учасниками документообігу здійснюється в процесі передачі документів на підписання, узгодження, ознайомлення, виконання, реєстрацію. [ 26 ]

Традиційно в вітчизняній практиці документи у підрозділи направляються від керівника до керівника, «спускаючись» до конкретних виконавців. Це дозволяє кожному керівнику контролювати діяльність своїх співробітників, однак довгі та часто формальні ланцюжки різко знижують ефективність управління. [6]

Тому під час розроблення схем документообігу доцільно складаюти раціональний маршрут документів для виконання посадовими особами таких процесів:

Керівниками — візування документів; приймання рішення про маршрут просування документів; проведення аналізу зведень; уживання заходів для покращення виконавчої дисципліни.

Канцелярією — приймання документів; реєстрація; розсилання; контроль за модифікацією; одержання інформації про виконавця; видача нагадувань і зведень; зняття документів з контролю.

Виконавцями — отримання документів на виконання; підготовка вихідних документів; підписання у керівництва і передача в канцелярію; одержання розпорядчої інформації; звіт про стан виконання документа.

Схеми документообігу розробляють керівники діловодної служби за участю керівників зацікавлених структурних підрозділів. Затверджує схеми проходження документів керівник діловодної служби або установи.

Зазвичай схеми розробляють для різноманітних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх; наказів з основної діяльності і особового складу, листів, замовлень, рекламацій). Для кожної групи документів створюють окрему схему обігу. [ 13 ]

Схеми документбігудля великих організацій, які мають структурні підрозділи, та маленьких організацій будуть різні. (Додаток 6). [ 21 ]

ВИСНОВКИ

Тема документообігу зацікавила своєю багатогранністю та різнобічністю багатьох науковців. Спираючись на це, підводимо підсумок, що вона достатньо розроблена. В процесі дослідження теми висувалися різні думки та пропозиції авторів щодо вдосконалення системи документообігу загалом та в окремих організаціях. Як наслідок ми маємо велику кількість робіт, які торкаються данної теми, — це і підручники, і навчальні посібники, і рекомендації фахівців, а також числені статті, написані авторами як висновок власного досвіду.

Проаналізувавши літературу, робимо висновок, що документообіг включає три основні групи документопотоків: потік вхідних документів, потік вихідних документів та потік внутрішніх документів. Але кожна з цих груп може містити свої потоки документів (розподілені, наприклад, за видом).

Основна вимога документообігу — це уникнення дублювання.

Найважливішою характеристикою документообігу є його обсяг, який складається з кількості вхідних, вихідних та внутрішніх документів за визначений період часу. В залежності від обсягу організація документообігу поділяється на: централізовану, децентралізовану або змішану. А головне правило документообігу — це оперативність проходження документів найкоротшим та прямим шляхом з найменшими витратами часу.

Основними етапами та складовими документообігу є: документообіг вхідних, вихідних та внутрішніх документів, їх попередній розгляд, реєстрація, розгляд керівництвом та інформаційно-довідкова робота.

Найбільш раціональна система розподілу вхідних потоків документів, коли керівництву організації надходить не 60 – 65% документів, а 10 – 15%. Така система розподілу вхідних документопотоків сприяє більш оперативному виконанню документів та, що найголовніше, звільняє керівництво організації від розгляду непотрібної йому документації.

Забезпечення обліку документів, контролю за виконанням і оперативне використання наявної в них інформації — це мета реєстрації документів. Реєстрація надає документам офіційності, юридичної чинності, позначає початок виконання документа в установі. Виконавців та терміни виконання документа зазначаються в резолюції, яка накладається керівником під час попадання документа на розгляд керівництва.

Організація повинна мати раціональну пошукову систему, щоб забезпечувати ефективне використання інформації при прийманні різного роду рішень, надавати в розпорядження спеціалістів увесь масив інформації з певного питання.

Основна робота з вихідними документами полягає в їх реєстрації, обробці та відправці. Проходження внутрішніх документів на етапах їх підготовки та оформлення повинно відповідати проходження вихідних документів, а на етапі виконання — проходженню вхідних документів.

Встановити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання різних їх категорій і встановити на їх основі оптимальний порядок роботи з документами допомагають схеми документообігу, які різняться для різних видів організацій та документів.

Як висновок, можна відмітити, що правила організації документообігу не дуже складні у виконанні та відіграють дуже важливу роль. Дотримання основних правил документообігу дозволить досягти прямоточності направлення документопотоків, скоротити час на обробку документів. Також все це дозволить забезпечити рівномірне надходження документів та пропорційну зайнятість, як спеціалістів апарата управління, так і служби діловодства. Отже як наслідок визначаємо, що все це впливає на покращення документаційного забезпечення управління вцілому.

Додаток 1

Довідка про обсяг документообігу

За______________200__р.

Додаток 2

ГРАФІК

документообігу на 2004 рік

Склав:

Головний бухгалтер

(підпис) В.В. Петрова

Додаток 3

Схема проходження вхідних документів

Додаток 4

Схема роботи з вихідними документами

Складання проекта вихідного документа

Додаток 5

Схема проходження внутрішніх документів

Додаток 6

Схема документообігу організацій, які мають структурні підрозділи

Схема документообігу невеликих організацій

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Анодина, Н.Н. Документооборот в организации /Н.Н. Анодина. – М.: Омега. – Л, 2006. – 172 с.

2. Асєєв, Г.Г. Методологія автоматизації діловодства: документи // Вісник Книжкової палати. – 2004. – № 11. – С. 23-26

3. Асєєв, Г.Г. Методологія підходів до автоматизації документообігу: системи //Вісник Книжкової палати. – 2004. – № 6. – С. 17-19

4. Асєєв, Г.Г. Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи //Вісник Книжкової палати. – 2004. – № 4. – С. 26-29

5. Асеев, Г. Г. Электронный документооборот /Г.Г. Асеев. Учебник. – К.: Кондор. – 2007. – 500 с.

6. Баласян, В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 4. – С. 14–18

7. Березина, Н.М. Современное делопроизводство /Нора Березина, Елена Воронцова, Лидия Лысенко. – СПб.: Питер, 2004. – 256 с.

8. Беспянська, Г.В. Організація роботи з документами: Навчальний посібник для дистанційного навчання /Г.В. Беспянська; Відкритий міжнародний університет розвитку людини «Україна». – К.: Ун-т «Україна», 2006. – С. 40-59

9. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному /М.П. Бобылева. – М.: МЭИ, 2004. – 172 с.

10. Быкова, Т.А. Основные правила организации документооборота предприятия //Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2003. – № 9. – С. 6–14

11. ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів //Держспоживстандарт України, 2003. – 22 с.

12. ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять. – К: Держспоживстандарт України, 2004. – 35 с.

13. Комова, М.В. Діловодство: Навчальний посібник /М.В. Комова; Національний ун-т «Львівська політехніка». – Львів: Тріада плюс, 2006. – 217 с.

14. Красавин, А.С. Секретарь и документооборот. //Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 4. – С. 8–13

15. Кудряев, В.А. Организация работы с документами: Учебник /В. А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 1998. – 575с.

16. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство //Секретарское дело. – 2003. – № 1.

17. Кузнецова, Т.В. Документооборот и его анализ //Секретарское дело. – 2003. – № 3. – С. 12–15

18. Митяев, К.Г. Теория и практика архивного дела /К. Г. Митяев. – М.: центр топография МВС им. К.Е. Ворошилова, 1946.

19. Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади. Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 //Офіційний вісник України, 1997. – 36 с.

20. Рогожин, М.Ю. Справочник по делопроизводству /М. Рогожин. – СПб.: Питер, 2006. – 192 с.

21. Сельченкова Светлана. Документооборот: принципы организации и анализ //Секретарь-референт. – 2004. – № 11. – С. 23–26

22. Спивак, В.А. Делопроизводство /В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2003. – 208 с.

23. Тараканов, К.В. Информатика. Учебное пособие /К. В. Тараканов. – М.: Книга, 1986. – С. 32

24. Таранченко Ольга. Делопроизводство – автоматизация работы //Секретарское дело. – 2003. – № 4. – С. 27–28

25. Філіпова, Л.Я. Системи управління електронним документообігом: загальні поняття термінології, організація, технології (зарубіжний досвід) // Вісн. Кн. палати. – 2001. – № 4. – С. 15-18

26. Химич, Ю.В. Документооборот в территориально-распределённой компании // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. – № 9. – С. 24–33

27. Шеремета, А. Первинні документи та документообіг на підприємстві //Секретарь-референт. – 2004. – № 10. – С. 20-23