Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Расчеты с подотчетными лицами имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции, ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные средства. При этом поставщик может не оставить товар у себя на складе. Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и не продажу их третьим лицам. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей, гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы оплачиваются за наличные деньги

Тема расчётов предприятий с подотчетными лицами достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же расходы на ТМЗ, командировочные и представительские расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. На этом объекте учёта замыкается комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском учёте и налогообложении.

Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

Однако опыт проведения аудиторских проверок предприятий показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем учёта, чем описывается в нормативных документах. Отсюда практическая значимость работы – осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта расчетов с подотчетными лицами. Все вышеперечисленное подчеркивает актуальность выбранной темы в условиях современного функционирования для организации.

Цель работы: рассмотреть на примере конкретного предприятия порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с поставленной целью был разработан план работы, отражающий основные задачи, поставленные для реализации данной цели:

- определить сущность и значение расчетов с подотчетными лицами

- рассмотреть основы организации синтетического, аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, а также особенности документооборота;

- сделать выводы по данной теме.

Теоретической и методологической основой послужили законодательные и нормативные документы Президента и Правительства Республики Казахстан, монографические труды отечественных и зарубежных ученых экономистов и финансистов, статистические материалы, материалы периодической печати.

1. Теоретические основы расчетов с подотчетными лицами

1.1 Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин – «под отчет»).

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы).

При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка– это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Представительские расходы – это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ (1).

Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

1.2 Необходимость, назначение и порядок выдачи работникам денег в подотчет

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на расходы по командировкам.

Такие работники называются подотчётными лицами. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выдаваемых работникам предприятий и организаций на выполнение задач операционно-хозяйственного характера и возмещение расходов на служебные командировки.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

­ приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров;

­ оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

­ расходы на командировки по территории Республики Казахстан и за границу;

­ представительские расходы.

Подотчетные суммы авансов выдаются по необходимости в погашении расходов тем сотрудникам, на которых возложена обязанность осуществить расходы из подотчетных сумм, и которых направляют приказом руководителя в командировки.

В расчетах с подотчетными лицами следует придерживаться следующих основных правил:

1. Выдача денег осуществляется на основании распоряжения руководства, по заявлению работника или приказа по предприятию с оформлением расходного кассового ордера.

2. Работники, получившие денежные средства в подотчет, по сложившейся практике, не позднее 3 дней по истечении срока, на который были выданы деньги, должны отчитаться об их использовании и представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением оправдательных документов.

3. Откомандированные работники представляют авансовый отчет об использовании денег по возвращении из командировки.

4. Выдача денег в подотчет производится только при условии отсутствия задолженности у работника по предыдущим полученным суммам. В случае, если работник не отчитался либо не представил оправдательные документы, задолженность удерживается из заработной платы.

5. Сроки выдачи в подотчет денежных средств устанавливаются приказом руководителя предприятия, организации.

Длительное, ничем не обоснованное нахождение денег у подотчетных лиц, может расцениваться как доход.

Предприятие имеет право удержать из суммы оплаты труда работника не возмещенный им своевременно остаток аванса. Распоряжение об удержании подается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса. Пропустив этот срок. администрация теряет право на удержание соответствующих сумм в бесспорном порядке. В этом случае (если работник оспаривает основание или размер удержаний) взыскание сумм производится в судебном порядке.

Если предприятие не имеет возможности вернуть неиспользованные суммы с подотчетных лиц, то данные суммы являются доходом этих лиц и предприятие обязано удержать с них подоходный налог и другие необходимые налоги, которыми облагаются доходы физических лиц.

Проверенный авансовый отчет утверждается главным бухгалтером и руководителем предприятия. Неправильно заполненные авансовые отчеты и приложенные к ним документы возвращаются подотчетным лицам для переоформления. На документах, приложенных к авансовым отчетам, проставляется штамп или надпись от руки «Оплачено» или «Погашено» с указанием даты (года, числа, месяца).

Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в Республике Казахстан, утвержденным в стандартах бухгалтерского учета. Так, например, в этом документе сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.

Необходимость учета расчетов с подотчетными лицами определяется также в Налоговом Кодексе Республики Казахстан. Определение налогооблагаемого дохода юридических лиц исчисляется как разница между совокупным годовым доходом и установленными вычетами. Под вычетами в налоговом законодательстве понимаются расходы, связанные с получением дохода от предпринимательской деятельности. Расходы, признаваемые вычетами, должны подтверждаться документально, в противном случае неподтвержденные документами расходы вычитать из совокупного годового дохода недопустимо. Правилами налогообложения предусмотрен ряд расходов, которые, при отнесении их в состав вычетов, нормируются, т.е. вычитаются не в полном размере, а только в пределах, предусмотренных нормативными актами. Основную часть расходов, которые большинство предприятий должны включать в состав нормируемых вычетов, составляют расходы на командировки, представительские расходы и т.п. Расходы на эти цели могут превышать предельно установленные нормы, однако разница, превышающая этот предел, должна осуществляться за счет чистого дохода, т.е. не включаться в состав вычетов. При этом следует учитывать, что если возмещение расходов работнику, например по командировкам, осуществляется по фактически произведенным затратам, превышающим нормы, то эта разница включается в совокупный годовой доход работника с последующим начислением налогов. В совокупный доход работника включаются только суммы суточных.

Таким образом, в связи со всем вышеперечисленным, учет расчетов с подотчетными лицами должен обеспечить следующее:

­ своевременное и правильное оформление приказов (распоряжения) о направлении работников в командировку;

­ назначение и фактическое использование авансов;

­ командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания, согласно распоряжению администрации;

­ правильность и своевременность составления и представления авансовых отчетов;

­ правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды;

­ правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;

­ своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;

­ наличие оправдательных документов по всем операциям.

Рассмотрим организацию учета расчетов с подотчетными лицами на материалах исследуемого предприятия ТОО «Казхром». Подотчетные лица – это всегда материально-ответственные лица. В учетной политике ТОО «Казхром» отражен перечень должностей, которые являются материально-ответственными. При принятии на работу на должность, указанную в перечне материально-ответственных лиц, с сотрудником заключается договор о полной материальной ответственности (Приложение 1).

2. Порядок бухгалтерского учета операций с подотчетными лицами

2.1 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на служебные командировки, на хозяйственные нужды и представительские расходы

Командировкой считается поездка работника предприятия в другую местность для выполнения служебных заданий на определенный срок и по распоряжению руководителя этого предприятия. В командировку может быть направлен работник, связанный с предприятием трудовым договором.

Основанием для направления в служебную командировку является приказ, подписанный руководителем ТОО «Казхром». Приказ должен содержать указание на командируемого сотрудника, пункт назначения и наименование учреждения, цели и сроки командировки. Копии приказов по командировкам и обосновывающие документы находятся в отдельной папке.

В приказе возможно прямое указание для бухгалтерии произвести расчет суммы командировочных расходов. Приказ может быть оформлен в таком виде (Приложение 2)

Помимо Закона Республики Казахстан «О труде в Республике Казахстан» для правильного учета подотчетных сумм, выдаваемых на командировочные расходы и другие цели, а также для составления учетной политики по этим вопросам бухгалтерия предприятия ТОО «Казхром» основывается на следующих нормативных документах:

­ Налоговый кодекс РК от 01.01.2007 «О налогах и других обязательных платежах в бюджет»;

­ Закон РК от 28.07.2007 года №234-III«О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»;

­ Постановление правительства РК от 22.09.2000 №1428 «об утверждении правил о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов парламента РК» (ред. от 28.07.2005);

­ Постановление правительства РК от 24.12.2001 №1677, «об утверждении норм представительских расходов и суточных, выплачиваемых за время нахождения в командировке за пределами Республики Казахстан, подлежащих вычету при определении налогооблагаемого дохода» (ред. от 14.03.2005);

­ Правила о служебных командировках в пределах РК работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента РК (далее – Правила о служебных командировках) являются действующим документом, которым руководствуются не только государственные, но и частные компании, т. к. в нем описаны основные принципы оформления и ведения учета.

На основании приказа в бухгалтерии ТОО «Казхром» составляется предварительная калькуляция на командировочные расходы. При составлении калькуляции бухгалтер должен учесть стоимость билетов туда и обратно, стоимость проживания в гостинице во время нахождения в другом городе, размер суточных за весь период командировки.

Согласно ст. 93 Налогового Кодекса Республики Казахстан от 01.01.2007 года, к компенсациям при служебных командировках, подлежащих вычету, относятся:

1. Фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь.

2. Фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь.

3. Суточные, выплачиваемые за время нахождения в командировке, в размере не более трех месячных показателей в сутки в пределах Республики Казахстан.

4. Суточные, выплачиваемые за время нахождения в командировке за пределами РК, в пределах норм, установленных Правительством РК [3].

Деньги на служебные командировки выдаются в пределах сумм, причитающихся командированным лицам, на оплату проезда (туда и обратно), суточных расходов и расходов по найму помещения, рассчитанных согласно сроку командировки.

Размер суточных может устанавливаться руководителем компании в виде соответствующего приказа, но, как правило, их величина соответствует тому размеру, который в соответствии с Налоговым кодексом разрешается относить на вычеты. В 2006 году в соответствии со ст. 93 Налогового кодекса на вычеты можно относить суточные в размере, не превышающем, 3 МРП, т.е. не более 3090 тенге (1030 х 3).

Руководитель и главный бухгалтер ТОО «Казхром» в своих расчетах руководствуются постановлением Правительства РК от 22.09.2000 г. №1428 или обосновать производственной необходимостью превышение норм. Рассчитанная бухгалтером сумма всех предполагаемых расходов по командировке утверждается руководителем.

Утвержденная руководителем ТОО «Казхром» смета подшивается к расходному ордеру, по которому сотруднику, направляющемуся в командировку, выдают рассчитанную сумму командировочных расходов. При этом составляется расходный кассовый ордер (РКО).

На основании приказа командированному работнику перед началом командировки выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем. При этом заполняется вся лицевая сторона командировочного удостоверения, а на оборотной стороне делается отметка о выбытии сотрудника из организации в командировку. Датой выбытия считается дата начала командировки, указанная в приказе, на которую должен быть приобретен билет, по которому сотрудник выезжает в город командировки.

Командированный сотрудник должен сделать на второй стороне командировочного удостоверения отметку о прибытии в командируемый город в той организации, в которую он направлен, а также отметку о выбытии из этого города. Именно по отметкам в командировочном удостоверении о дате прибытия в пункт назначения и дате выбытия из пункта назначения определяется фактическое время пребывания в местах командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дате прибытия и дате выбытия делаются в каждом из них, а также отметка о возвращении в свою организацию.

Регистрация работников, выбывших в командировку и прибывших из командировки, ведется в специальном журнале по установленной форме. По возвращении из командировки в организацию в командировочном удостоверении и в графе 7 журнала учета работников, выбывших в командировки, делаются отметки о прибытии сотрудника (Приложение 5).

Для выполнения поручений организации в другом городе сотруднику может потребоваться соответствующая доверенность. Доверенность на выполнение определенных действий может выглядеть следующим образом.

Непосредственный учет самих командировочных расходов начинается после того, как сотрудник возвратится из командировки и представит в бухгалтерию авансовый отчет.

Авансовый отчет – это документ, в котором сотрудник отражает величину всех фактически произведенных расходов за время командировки. Фактические расходы, отражаемые в авансовом отчете, требуют документального подтверждения. Поэтому заполняется авансовый отчет на основании приложенных к нему первичных документов, которыми могут быть:

­ авиабилеты (экономический класс). При этом к авиабилету и авансовому отчету подшивается (прикладывается) распоряжение или приказ руководителя, в котором указывается необходимость использования воздушного транспорта;

­ железнодорожные билеты (не выше тарифа купированного вагона);

­ другие проездные документы; квитанции о бронировании билетов и места в гостинице;

­ квитанции по утвержденной форме о пользовании постельными принадлежностями в поездах при проезде к месту командировки и обратно;

­ квитанция, счет-фактура и другие документы, подтверждающие наем жилого помещения;

­ командировочное удостоверение с отметками о дате прибытия в командируемую организацию и убытия из нее, заверенные подписями должностных лиц и печатями этой иногородней организации, а также с отметками нашей организации о прибытии сотрудника из командировки;

­ документы, подтверждающие прочие понесенные расходы (квитанции о телефонных переговорах, почтовых услугах, приобретенных ценностях и т.д.).

Авансовый отчет составляется работником в течение трех дней с момента возвращения из командировки. На лицевой стороне авансового отчета работник заполняет такие сведения, как:

­ наименование организации;

­ отдел, должность и фамилию, имя, отчество сотрудника, прибывшего из командировки;

­ номер и дату составления авансового отчета;

­ цель полученного аванса – командировочные расходы;

­ величину полученных из кассы денежных средств;

­ сумму фактически произведенных расходов, которая соответствует итогу всех расходов, указанных на оборотной стороне авансового отчета;

­ сумму остатка неизрасходованных денежных средств (превышение полученной из кассы суммы над фактически потраченной суммой) или перерасхода (превышение фактически потраченной суммы над полученной из кассы).

Прежде чем заполнить последние два показателя, подотчетное лицо заполняет оборотную сторону авансового отчета на основании имеющихся документов.

Первыми обычно отражаются проездные билеты. К железнодорожному билету не нужно прикладывать счет-фактуру от железной дороги, чтобы отнести сумму НДС в зачет. При заполнении в авансовом отчете сведений о расходах на проезд и других расходах необходимо выделить отдельными строками сумму расходов без НДС и саму сумму НДС. Это необходимо в силу того, что эти суммы по-разному отражаются на счетах бухгалтерского учета.

Документами, подтверждающими расход на проживание, являются: счет из гостиницы, счет-фактура, квитанция об оплате, фискальный чек. Встречаются случаи, когда командируемый сотрудник останавливается не в гостинице, а арендует квартиру у частных предпринимателей, тогда помимо указанных документов следует приложить и копию свидетельства о регистрации индивидуального предпринимателя.

Если в период нахождения в командировке сотрудник оплачивал какие-либо услуги (связи, почты, консультирование и т.д.), то к авансовому отчету должны быть соответствующие квитанции, акты выполненных работ, счета-фактуры, квитанции к приходным кассовым ордерам, фискальные чеки, оформленные на имя организации. Если производилось приобретение различных товаров, то должны быть накладные и счет-фактура. В авансовых отчетах о командировках всегда отражается расчет суточных, которые отдельными документами не подтверждаются. Расчет производится исходя из фактических дней нахождения в командировке согласно отметкам в командировочном удостоверении. Последнюю графу «Счет» заполняет бухгалтер, проверяющий авансовый отчет и приложенные к нему документы.

В рассматриваемом случае в командировку отправлялся гл. механик ТОО «Казхром» для подписания договоров с поставщиками.

На исследуемом предприятии ТОО «Казхром» выдача под отчет наличных денег на операционные и хозяйственные расходы, в том числе на приобретение ТМЗ производится в пределах двухдневной потребности на срок не более трех дней. Расходовать при этом выданные подотчет можно лишь на те цели, на которые они были выданы.

Суммы на хозяйственные нужды выдаются материально-ответственным лицам по распоряжению руководителя. Выдача оформляется расходным кассовым ордером, где указанную сумму утверждает руководитель и главный бухгалтер. В указанном расходном кассовом ордере указывается назначение (цель использования) выданных денег.

Авансовые отчеты имеют стандартную форму, применимую в любых ситуациях: и при составлении отчета по командировочным расходам, и при хозяйственных расходах.

Обычно срок представления отчета по командировке составляет 3 дня с момента возвращения. В ТОО «Казхром» установлены и сроки представления отчетов о расходовании денежных средств на хозяйственные нужды. Эти сроки должны быть предусмотрены в учетной политике и оформлены в виде приказа. Обычно это 5–10 дней, но может быть иболее длительный период, однако он должен быть ограничен одним месяцем. Это связано с тем, что не востребованные более одного месяца суммы признаются доходом данного работника и облагаются подоходным, социальным налогом, производятся социальные отчисления в ГФСС и отчисления в пенсионный фонд.

Все хозяйственные операции по расходованию подотчетных сумм в обязательном порядке подтверждаются соответствующей документацией, выписываемой на юридическое лицо, т.е. на организацию, от лица которой сотрудник производит покупки или оплату счетов.

Эти документы являются первичными учетными документами, которые фиксируют факт совершения операции или события.

При оплате работ, услуг, приобретении товаров у юридических лиц необходимо составить авансовый отчет с приложением следующих первичных документов:

­ счета-фактуры;

­ накладной;

­ товарного чека;

­ квитанции к приходному кассовому ордеру;

­ фискального чека.

Отсутствие или неправильное оформление вышеперечисленных документов даже при подтверждении факта постановки на бухгалтерский учет материальных ценностей приведет к признанию дохода подотчетного лица, который облагается подоходным, социальным налогом и отчислением в пенсионный фонд.

В случае, если вся сумма расходов подтверждена документально, руководитель подписывает проверенный бухгалтером авансовый отчет. Остаток неиспользованных средств вносится сотрудником в кассу, а в случае перерасхода из кассы предприятия подотчетному лицу выдаются излишне потраченные суммы.

Согласно авансовому отчету приобретенные материальные ценности числятся за отчитавшимся лицом. Материально-ответственное лицо должно не только отчитаться об использовании денежных средств на приобретение тех или иных ценностей, но и передать их на склад организации. Передача на склад происходит по внутренней накладной или приходному ордеру, который будет приведен в разделе «Товарно-материальные запасы». После того, как все документы проверены бухгалтером и в авансовых отчетах на оборотной стороне проставлены счета, корреспондирующие со счетом 1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников: расчеты по подотчетным суммам», обобщенные обороты по счетам операции, отраженные в авансовом отчете, подлежат отражению на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Регулярно бухгалтер компании должен производить анализ дебиторской задолженности компании (инвентаризацию счетов) (таблица 1).

Таблица 1 – Типовая таблица для инвентаризации счета 1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников: расчеты по подотчетным суммам» на 1 апреля 2007 г.

Инвентаризация расчетов (подтверждение, сверка задолженности) в обязательном порядке производится к составлению финансовой отчетности. Несвоевременно погашенная задолженность влечет к ухудшению финансового состояния компании.

Согласно п. 2 ст. 93 Налогового кодекса к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика по приему и обслуживанию лиц, производимые в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров для проведения общего собрания акционеров. К представительским расходам относятся расходы по проведению официальных приемов вышеуказанных лиц:

­ транспортное обслуживание;

­ расходы на питание во время переговоров;

­ оплата услуг переводчика [3].

Предельные нормы установлены постановлением Правительства РК от 24.12.2001 г. №1677 «Об утверждении норм представительских расходов и суточных выплачиваемых за время нахождения в командировке за пределами Республики Казахстан, подлежащих вычету при определении налогооблагаемого дохода» (ред. от 14.03.2005)

Нормы представительских расходов, подлежащих вычету при определении налогооблагаемого дохода, представлены в таблице 2.

Таблица 2 – Нормы представительских расходов, подлежащих вычету при определении налогооблагаемого дохода

Во время проведения официального приема лиц количество участников с принимающей стороны не должно превышать количества участников со стороны принимаемой делегации.

При составе делегации свыше пяти человек количество сопровождающих лиц и переводчиков, обслуживающих делегацию, должно определяться из расчета один переводчик или сопровождающий не менее чем на пять членов делегации.

Для подтверждения данных вычетов необходимо иметь следующие документы:

­ приказ о проведении приема;

­ список приглашенных лиц;

­ список лиц принимающей стороны;

­ журнал регистрации гостей;

­ смета расходов на проведение приема;

­ документы об оплате и получении фактических услуг и материалов, относящихся к представительским расходам.

Пунктом 2 ст. 93 Налогового кодекса определено, что не относятся к «…представительским расходам и не подлежат вычету расходы по организации банкетов, досуга, развлечений или отдыха. Эти расходы производятся за счет собственных средств предприятия, оставшихся после налогообложения» [3].

Для подтверждения произведенных расходов на предприятии ТОО «Казхром» издается приказ на проведение приема (Приложение 10).

Деньги на оплату расходов по приему делегаций выдаются в подотчет ответственному лицу. В случае превышения фактически понесенных представительских расходов над утвержденными нормами превышение расходов является косвенным доходом подотчетного лица и должно облагаться подоходным налогом по ставке п. 2 ст. 145 Налогового кодекса, социальным налогом, отчислениями в накопительные пенсионные фонды. Однако в данном случае подотчетное лицо тратит денежные средства не на себя, а на гостей. Поэтому для подтверждения того, что понесенные расходы не являются доходом конкретного подотчетного лица, на предприятии ТОО «Казхром» составляется еще один приказ.

Все эти приказы необходимы потому, что денежными средствами ТОО «Казхром» распоряжается руководитель.

2.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Краткосрочная дебиторская задолженность работников ТОО «Казхром» может возникать по расчетам с командировочными и прочими подотчетными лицами, по возмещению материального ущерба, по расчетам за товары, проданные в кредит и по предоставленным займам.

Эти расходы не всегда можно оплатить путем безналичных расчетов через учреждения банков, в силу чего для их оплаты и осуществления других аналогичных расходов работникам выдают в подотчет согласно расчету, утвержденному руководителем предприятия, наличные деньги. [20, с. 293]

Предприятия выдают своим работникам в подотчет суммы, которые используются подотчетными лицами для приобретения в магазинах канцелярских товаров, бланков, оплаты почтовых переводов и других расходов, необходимых для хозяйственной деятельности предприятия, а также эти средства используют для оплаты командировочных расходов.

Авансовые отчеты с приложенными к ним документами сдаются бухгалтеру, который проверяет законность и целесообразность произведенных расходов, их соответствие утвержденным нормам, а также правильность оформления счетов и документов.

Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на активном счете 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников». В Типовом плане счетов ТОО «Казхром» к этому счету открыты следующие субсчета:

- 1251 расчеты с подотчетными лицами;

- 1252 по возмещению материального ущерба.

- 1253 с работающими – за товары, проданные в кредит и по предоставленным займам;

Счет 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» используется бухгалтерской службой ТОО «Казхром» в том случае, если подотчетному лицу выданы суммы в подотчет, после чего предоставлен отчет об использовании этих сумм.

В случае, когда подотчетное лицо сначала предоставляет отчет об использовании своих собственных средств и только после этого предприятие ему возмещает произведенные расходы, используется субсчет 3392 «Краткосрочная кредиторская задолженность по служебным командировкам» счета «Прочая краткосрочная кредиторская задолженность».

Выдача денег из кассы в подотчет отражается корреспонденцией: Дебет счета 1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников: задолженность по подотчетным суммам» – Кредит счета 1010 «Денежные средства в кассе».

Любой авансовый отчет раскрывает цели использования денежных средств сотрудником компании. Если при выдаче денег из кассы в подотчет счет 1251 «Задолженность по подотчетным суммам» дебетовался, то при рассмотрении авансового отчета счет 1251 будет кредитоваться, т.е. будет отражено, на какие цели были израсходованы подотчетные суммы. В данном случае необходимо указать на дебет какого счета, корреспондирующего с кредитом счета 1251, будут списываться командировочные и другие расходы.

Здесь необходимо помнить, что величина затрат без НДС на проезд, постель, бронь, проживание и суточные, т.е. непосредственные затраты по командировке, могут относиться на следующие счета:

­ на счет 7210 «Административные расходы», если это командировка сотрудника, входящего в состав административно-управленческого аппарата, в результате которой решаются вопросы, относящиеся ко всей деятельности организации;

­ на счет 7110 «Расходы по реализации продукции и оказанию услуг», если это командировка сотрудника, занимающегося реализацией продукции, товаров или услуг компании, и в ходе командировки решаются вопросы реализации;

­ на счет 8414 «Прочие накладные расходы», если это командировка сотрудников основного производства, которая связана с процессом производства.

В нашем случае в командировку отправлялся гл. механик компании для подписания договоров с поставщиками. Поэтому расходы по командировке следует отнести на счет 7210 (приложение 8).

Затем подсчитывается общая сумма, списываемая на каждый из счетов. По авансовому отчету Суркова В.А. на счет 7210 списываются:

­ стоимость проезда без НДС туда и обратно – 9023 тенге (2654 + 6369);

­ суточные – 61 800 тенге;

Итого на счет 7210 – 70 823 тенге

На счет 1420 будет относиться 1 353 тенге (398 + 955).

Всего на разные счета со счета 1251 списывается 72176 тенге (70823 + 1353).

Эти общие суммы по корреспондирующим счетам отражаются бухгалтером на лицевой стороне авансового отчета в правом верхнем углу, и делается отметка о дате проверки авансового отчета. Затем сумма понесенных расходов утверждается руководителем организации. Общая израсходованная сумма (72176 тенге) сравнивается с величиной ранее полученных денежных средств в подотчет (75000 тенге). В нашем случае сотрудник фактически потратил сумму меньшую, чем было получено, и остаток неиспользованных денег в сумме 2824 тенге внесен в кассу. Сумма 500 тенге, израсходованная Сурковым В.А. за постель, не была подтверждена документами и не была принята бухгалтером.

Если бы имела место обратная ситуация, когда сотрудник фактически потратил сумму большую, чем было получено, в этом случае сумма перерасхода должна быть выдана сотруднику из кассы. В любом случае в авансовом отчете делается соответствующая отметка, подтверждающая завершение всех взаиморасчетов между сотрудником и организацией по данной операции. В том случае, когда материально-ответственное лицо не может отчитаться за полученные из кассы денежные средства (не предоставляет документы о расходовании этих средств), то они должны быть удержаны из его заработной платы. Однако встречаются случаи, когда авансовый отчет не может быть составлен из-за утери подтверждающих документов, хотя определенные расходы сотрудник понес и использовал денежные средства по назначению.

В таком случае следует попытаться восстановить утерянные документы, запросив у поставщиков их копии. Если же это невозможно, сотрудник может написать объяснительную записку о причинах утери документов, указать величину произведенных расходов и обратиться к руководству компании с просьбой возместить понесенные расходы.

К отчету по командировке Сурковым В.А. приложена объяснительная записка о том, что в городе Астана он вел с зарубежным партнером междугородные телефонные переговоры на сумму 5100 тенге, которые не подтверждены первичными документами. Бухгалтер в авансовом отчете на сумму таких неподтвержденных расходов в качестве корреспондирующего счета должен указать счет 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда».

Корреспонденция счетов: дебет 3350 – кредит 1251 означает, что задолженность сотрудника перед организацией по подотчетным суммам будет погашена за счет удержания из заработной платы. Если руководитель компании не удовлетворит просьбу сотрудника о возмещении понесенных, но не подтвержденных расходов, то на соответствующую сумму будет уменьшена заработная плата, причитающаяся сотруднику к выплате на руки.

Руководством компании было принято решение о том, чтобы возместить неподтвержденные расходы, и был издан приказ о возмещении расходов.

Возмещаемые сотруднику расходы (при отсутствии документов) считаются дополнительным доходом работника, который будет начислен ему в дополнение к основной заработной плате. При этом будет составлена корреспонденция счетов: Дебет 7210 «Административные расходы» – Кредит 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда». Все полученные работником доходы (заработная плата и возмещаемые расходы) подлежат налогообложению индивидуальным, социальным налогами, социальными отчислениями в ГФСС и отчислениям в накопительный пенсионный фонд.

В этом случае данные расходы относятся на расходы на счет 7210, но не как расходы подотчетных лиц со счета 1251, а как дополнительный доход работника со счета 3350. Превышение командировочных сверх норм в сумме 5 100 тенге вошло в доход Суркова В.А. за февраль 2006 года, включено в расчет по ежемесячному исчислению и удержанию индивидуального подоходного налога и исчислению социального налога, и в расчетную ведомость.

При приобретении каких-либо материальных ценностей их необходимо сначала оприходовать, т.е. показать в учете, что они поступили на склад предприятия, а затем составить акт об их использовании и списать со склада на расходы компании. Поэтому приобретаемые подотчетным лицом канцтовары в случае их сдачи на склад следует отразить на счете 1350 «Прочие запасы». Однако в том случае, когда канцтовары на склад не сдаются, а используются сразу после приобретения, например, в ходе командировки, то их можно списать на расходы на счет 7210.

Все суммы выделенного НДС по полученным от поставщиков счетам-фактурам, билетам, квитанциям отражают на счете 1420 «Налог на добавленную стоимость». Бухгалтер проставляет корреспондирующие счета, проверяя все приложенные первичные документы.

В таблице 3 приведена корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами.

Таблица 3 – Фрагмент журнала хозяйственных операций ТОО «Казхром» – за январь-февраль 2008 года

Таким образом, в данном пункте была рассмотрена корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами в ТОО «Казхром».

2.3 Совершенствование порядка выдачи и учета подотчетных сумм

Практика проверок показывает, что наибольшее количество замечаний среди расчетов с дебиторами и кредиторами вызывают расчеты с подотчетными лицами. В большинстве случаев авансовые отчеты подписываются только бухгалтером, без утверждения руководителем предприятия или организации. При этом суммы по предоставленным авансовым отчетам списываются с подотчетного лица на расходы или иные объекты учета. Повсеместны случаи, когда к авансовым отчетам прилагаются недействительные документы в виде товарных чеков без отметок или штампов, фискальные чеки, не установленного образца, или чеки, не имеющие отношения к операции, отражаемой в авансовом отчете и т.п. В других случаях к авансовым отчетам не прилагаются квитанции приходных кассовых ордеров или чеки при оплате стоимости товарно-материальных запасов подотчетным лицом.

Статьей 92 Налогового кодекса РК предусмотрено отнесение произведенных расходов на вычеты только при условии подтверждения их соответствующими документами [3]. В случае отражения расходов на счетах бухгалтерского учета, не подтвержденных соответствующими документами, искажаются показатели финансовой отчетности.

Известны случаи не только предпринимателям, но и контролирующим органам, когда под видом выдачи денежных средств в подотчет, с целью избежания уплаты подоходного и социального налогов, осуществляется выплата заработной платы [16].

Особое внимание следует обращать на расчеты с подотчетными лицами по денежным средствам, выдаваемым им на приобретение ГСМ, запасных частей, ремонтных материалов, осуществление ремонта. Как правило, эти суммы безо всяких оправдательных документов списываются на расходы предприятия либо расходы, согласно авансовым отчетам, многократно превышают потребность в производстве ремонтов или приобретении запчастей. Иногда к авансовым отчетам прилагаются квитанции, товарные чеки на ремонтные материалы или запчасти, не соответствующие по своему назначению характеру произведенного ремонта.

Допускаются ошибки при поступлении выручки от реализации продукции или товаров через подотчетное лицо. Например, поступление выручки в учете отражается на кредите счетов 3 раздела Типового Плана счетов в корреспонденции со счетом учета денежных средств (1010–1040) и т.п.

Часто работникам предприятия выдаются денежные средства в подотчет на приобретение проездных билетов, т.е. возмещается стоимость проезда на общественном транспорте. Предприятие вправе компенсировать своим работникам такие расходы, но только за счет чистого дохода с учетом требований налогового законодательства.

Необходимо также обратить внимание на правильность отнесения представительских расходов через подотчетное лицо на себестоимость продукции, работ, услуг. Обоснованность таких расходов должна быть подтверждена оправдательными документами, в том числе приказом о назначении ответственного лица, актом с документами, подтверждающими расходы, с перечнем участников встречи и т.д. В затраты, включаемые в состав вычетов, представительские расходы относятся в пределах официально утвержденных норм [16].

Следует учитывать, что расчеты с подотчетными лицами, связанными с командировками за рубеж, суточные выплачиваются при проезде по территории РК в тенге по нормам, установленным законодательством, а при проезде и за время пребывания в загранкомандировке – по нормам, утвержденным для лиц, выезжающих в командировку за границу. Со дня пересечения границы РК при выезде суточные начисляются в иностранной валюте, а при возвращении, со дня пересечения границы РК, – в тенге. В таких случаях следует учитывать правильность учета расчетов, возмещения расходов по однодневной загранкомандировке и в случаях, когда работник в стране пребывания обеспечивался бесплатным питанием и жильем. Особое внимание следует уделять расчету и учету курсовой разницы на день представления подотчетным лицом авансового отчета.

Необходимо еще раз обратить внимание на внутренний контроль документации, касающейся расходования подотчетных сумм. Для руководителя или собственника предприятия контроль необходим в целях сохранности активов предприятия и обеспечения расходования их по целевому назначению. Система контроля преследует цель не только сохранности имущества собственника, но и обеспечивает нормальную работу всего предприятия и всех работающих на нем.

Рассмотрим, на первый взгляд, незначительные требования по заполнению и утверждению авансовых отчетов. Упоминалось, что нередки случаи, когда авансовые отчеты подписываются только главным бухгалтером или лицом, ответственным за учет расходования подотчетных сумм. Часто встречаются авансовые отчеты, хотя и утвержденные руководителем предприятия, но без указания утверждаемой суммы или утверждаемая сумма обозначена в числовом выражении. Форма авансового отчета составлена таким образом, что, предварительно проверив расчет, бухгалтерия делает в нем отметку о фактически произведенных расходах, затем руководитель в соответствующей графе отчета утверждает сумму, указанную прописью. Случается, это условие не выполняется, и сумма указывается цифрами. Указанное обстоятельство создает условия для злоупотреблений со стороны лиц, причастных к оформлению авансовых отчетов.

Предположим, что в уже утвержденном авансовом отчете утверждаемая сумма указана в размере 2354 тенге, дописав перед обозначенной суммой единицу, получим сумму в 12354 тенге, дописав двойку – 22354 тенге и т.п. Приложив, как это нередко случается, первые попавшиеся чеки, квитанции к авансовому отчету, можно списать суммы, значительно превышающие фактически израсходованные. Поэтому в целях предупреждения таких злоупотреблений предусмотрено указание утверждаемой суммы прописью. Если в предыдущие периоды не удалось избежать указанных в оформлении авансовых отчетов отклонений, то следует их перепроверить. Такие нарушения выявляются относительно легко. В первую очередь следует обращать внимание на приложенные к авансовым отчетам документы, в которых отражены «круглые» суммы или числа с нулями. Допустим, сумма в авансовом отчете 753 тенге, «исправленная» изложенным способом эта сумма может быть увеличена до 1753, 2753 тенге и т.д. Соответственно следует обратить внимание на квитанции, чеки и т.п. на сумму 1000, 2000 тенге и т.д. Возможны и иные способы искажений, которые также выявляются различными способами.

Правомерность и целесообразность расходования подотчетных сумм на операционные и хозяйственные расходы можно проверить сопоставлением сумм авансового отчета по видам расходов (приобретение ТМЗ, оплата услуг, работ) с документами, подтверждающими фактическое поступление ТМЗ на склад или приемку работ, получение услуг. При этом выясняется производственная и хозяйственная необходимость в их приобретении, а также возможность использования повторно оправдательных документов на имеющиеся излишние и неучтенные запасы. Путем сопоставления документов, приложенных к авансовому отчету с данными складского учета, можно установить случаи, скрываемые повторной оплатой ТМЗ безналичным расчетом. В отдельных случаях оправдательные документы на приобретение ТМЗ, выписанные в нескольких экземплярах, прилагаются к различным авансовым отчетам разных подотчетных лиц.

Таким образом, рассмотренные нарушения возможны в основном на предприятиях со значительными оборотами, как денежных средств, так и товарно-материальных запасов. На предприятиях с небольшим оборотом и малым количеством сотрудников такие факты нетипичны, т. к. руководитель, который, как правило, является и собственником предприятия, способен контролировать деятельность предприятия самостоятельно. Крупные предприятия со структурными подразделениями, филиалами имеют обычно в своем составе службы внутреннего аудита или ревизионную комиссию, которые в программу проверки должны включать и вопросы проверки использования и учета подотчетных сумм.

Заключение

На этапе подготовки к исследованию нами была поставлена цель курсовой работы, которая сводилась к следующему: исследовать все аспекты бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Данная цель была реализована в процессе написания курсовой работы. При этом, ввиду многоаспектности задачи учета, невозможно обхватить весь объем вопросов, относящихся к учету того или иного вида задолженности. Поэтому каждый вопрос мы описали коротко, не вдаваясь в различные особенности и проблемы учета.

В тех случаях, когда оплату отдельных видов расходов невозможно произвести безналичным путем через учреждения банка или наличными из кассы, допускается ее расход через подотчетных лиц.

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выдаваемых работникам предприятий и организаций на выполнение задач операционно-хозяйственного характера и возмещение расходов на служебные командировки.

В результате проведенного исследования в курсовой работе были сделаны следующие выводы:

1. Денежная наличность подотчетным лицам выдается на следующие цели:

­ операционные расходы;

­ административно-хозяйственные расходы;

­ служебные командировки.

­ Выдача наличности в подотчет производится:

­ только тем сотрудникам, список которых утвержден руководителем;

­ после полного расчета сотрудника по ранее полученным подотчетным суммам;

­ не ранее наступления действительной надобности в расходах, размер которой утверждается руководителем.

2. В установленные сроки подотчетные лица должны отчитаться об использовании полученных сумм путем представления авансового отчета. Расходование подотчетных сумм, указанные в авансовом отчете, должны подтверждаться оправдательными документами. Неиспользованный остаток подотчетных сумм возвращается в кассу предприятия или он может быть – удержан из суммы оплаты труда работника, если им своевременно не возмещен остаток аванса, и при этом он не оспаривает основания и размера удержания. Перерасходованные по авансовому отчету суммы выдаются работнику из кассы. Бухгалтерия проверяет авансовые отчеты подотчетных, лиц и приложенные к ним документы. Авансовый отчет утверждается; руководителем ТОО «Казхром».

3. Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на активном счете 1252 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников: задолженность по подотчетным суммам». Аналитический учет по данному счету ведется отдельно по каждому работнику в журнале-ордере №7.

4. В практической работе бухгалтера, возникает ряд вопросов при учете» расчетов с сотрудниками, выезжающими в командировки как по Республике Казахстан, так и другие страны. Все отношения, возникающие между работодателем и работником, направленным в служебную командировку, регулируются нормами трудового законодательства (КЗОТ) и постановлениями Правительства Республики Казахстан.

Список литературы

1. Гражданский Кодекс Республики Казахстан (Общая часть). Комментарий (постатейный). В двух книгах. Книга 2. – 2-е изд., испр. и доп., с использованием судебной практики/ Под ред. М.К. Сулейменова, Ю.Г. Басина. – Алматы: Жеті жарғы, 2003. – 528 с.

2. О бухгалтерском учете и финансовой отчетности. Закон Республики Казахстан от 28 февраля 2007 г., №234–111.

3. О налогах и других обязательных платежах в бюджет. Закон Республики Казахстан (Налоговый кодекс), от 31 декабря 2006 г., №209–11. – БИКО, 2007–362 с.

4. Стандарты бухгалтерского учета Республики Казахстан. Постановление Национальной Комиссии Республики Казахстан по бухгалтерскому учету от 13 ноября 1996 г., №3 с изменениями и дополнениями, внесенными приказом Министра финансов Республики Казахстан за 2002–2003 годы, «Юрист», 2005 г. – 340 с.

5. Типовой план счетов по НСФО: Приказ МФ РК от 23.05.2007 №185

6. Нормы представительских расходов, утвержденные постановлением ПравительстваРК от 24 декабря 2001 №1677:

7. Правила о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, утвержденные постановлением Правительства РК от 22 сентября 2000 года №1428.

8. Постановление Правительства РК от 29.09.98 г. №967 «О нормах возмещения командировочных расходов в иностранной валюте» №94 от 31.10. 2000.

9. Постановление Кабинета Министров РК от 29.10.93 г. №1080 «О мерах по упорядочению расходования валютных средств на заграничные командировки» (с изменениями от 1.09.94 г. №981).

10. Постановление Кабинета Министров РК от 31.05.94 г. №577 «Об утверждении правил об условиях труда работников РК за границей».

11. Приказ Министра финансов РК от 16.11.98 г. №534 «О возмещении командировочных расходов в иностранной валюте».

12. Китебаева А.К. Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения по дисциплине: Принципы учета 1,2, Караганда 2005 г.

13. Мычкина О.В. МСФО: Рекомендации по применению рабочего плана счетов: Практическое пособие – Центральный дом бухгалтера, 2006 – 104 с.

14. Нургалиева Р.Н. Промежуточный финансовый учет. – Караганда, 2003

15. Нурсеитов Э.О. Бухгалтерский учет в организациях / Учебное пособие. 2006. - 472 с.

16. Платова О.В. Международные стандарты финансовой отчетности. Краткий перекрестный конспект-комментарий // Вопросы учета и налогообложения. – 2006, №4. – с. 7–19

17. Попова Л.А. Бухгалтерский учет на предприятии, Учебное пособие – Караганда: «Арко», 2005, 257 с.

18. Радостовец В.К. Финансовый и управленческий учет на предприятии – НАН «Центраудит», 1997 г.