Курсовая работа: Учет расчетов с подотчетными лицами (по материалам ООО "ДетальПлюс")

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра бухгалтерского учета,

анализа и аудита в торговле

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: Учет расчетов с подотчетными лицами (по материалам

ООО “ДетальПлюс”)

ВЫПОЛНИЛ:

студент ФЭУТ, 3 курс,

гр. ДГС-1 ………………

(подпись)

ПРОВЕРИЛ:

научный руководитель,

канд. эк. наук, ……………… ……………… О. В. Долгая

доцент (оценка) (подпись)

МИНСК 2005

СОДЕРЖАНИЕ:

Введение…………………………………………………………………..…………………3

1. Подотчетные средства как объект бухгалтерского учета………………….……5

1.1. Основы регулирования служебных командировок на территории Республики Беларусь и за пределами Республики Беларусь………………………………………...………5

1.2. Порядок возмещения расходов по служебным командировкам……………………………………………………………………………………….……….10

2. Учет расчетов с подотчетными лицами…………………………………..… ….15

2.1. Документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм………………………………………………………………………………………………15

2.1.1. Документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные расходы………………………………..…15

2.1.2. Документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм, выданных на командировочные расходы……………………………………...……….17

2.2. Синтетический и аналитический учет расчетов по подотчетным суммам в национальной и иностранной валютах………………………………………………………...…21

Заключение…………………………………………………………………………….…..24

Список использованных источников…………………………………………………….25

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.
Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за учетом расчетов с работниками предприятия. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Основным нормативным документом, регламентирующим принципы и порядок ведения бухгалтерского учета и отчетности на предприятиях любой формы собственности, является Закон «О бухгалтерском учете и отчетности» . Он определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, устанавливающие требования, предъявляемые к составлению и предоставлению бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь. В соответствии с этим законом законодательство Республики Беларусь о бухгалтерском учете и отчетности должно обеспечивать:

· единообразие ведения учета имущества, обязательств и хозяйственных операций всеми организациями;

· сопоставимость учетной информации различных организаций;

· достоверность учетной информации каждой организации.

Кроме того, руководитель организации обязан организовать бухгалтерский учет и создать необходимые условия для правильного его ведения. Он должен обеспечить неукоснительное выполнение всеми подразделениями и работниками, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера в части соблюдения правил ведения бухгалтерского учета, оформления и представления для учета документов и сведений.

Правильное ведение учетной политики позволит предприятию не допустить негативных моментов и ошибок при ведении своей хозяйственной деятельности. Правильное оформление учета расчетов с подотчетными лицами позволит избежать конфликтные ситуации, которые могут возникнуть между руководителем предприятия и его работниками.

Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место практически на каждом предприятии. В условиях рыночных отношений, налаживания внешнеэкономических связей с поставщиками и партнерами актуальность данного вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования. Именно это обстоятельство и легло в основу выбора данной темы для написания курсовой работы.

Целью работы является рассмотрение порядка учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО “ДетальПлюс”.

В связи с этим перед автором данной работы стоят следующие задачи:

· ознакомиться с теоретическим аспектом по данному вопросу;

· изучить документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм при ведении расчетов с работниками предприятия;

· ознакомиться с нормативной базой, регламентирующей порядок ведения данного вида расчетов;

· на основании документального отражения расчетов с подотчетными лицами (приложенными документами ООО “ДетальПлюс”) проследить взаимосвязь теории с практикой.

ООО “ДетальПлюс” - торговое предприятие частной формы собственности, осуществляющее продажу запчастей оптовым покупателям.

Как и многие другие предприятия, ООО “ДетальПлюс” стремится увеличивать свою прибыль и рентабельность за счет бесперебойной торговли автозапчастями. Это возможно только при наличии устойчивых экономических связей с поставщиками и партнерами, при налаживании новых контактов со своими зарубежными коллегами.

Все это вызывает необходимость направлять работников в командировки, в том числе и зарубежные, для ведения переговоров, заключения различных соглашений и договоров с поставщиками и партнерами по бизнесу. Этот процесс находит документальное оформление и на ООО “ДетальПлюс”.

Таким образом, методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности с подотчетными лицами предприятия, учебная литература и данные общества с ограниченной ответственностью “ДетальПлюс”.

1. ПОДОТЧЕТНЫЕ СРЕДСТВА КАК ОБЪЕКТ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие хозяйственные расходы по командировкам.[4, с. 284] При отсутствии своей кассы разрешается выдавать кассирам предприятия или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на командировочные, операционные и хозяйственные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченным предприятий, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе и филиалов.[1, с. 536]

Подотчетные суммы на операционные и хозяйственные расходы выдаются в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий по согласованию с учреждениями банка, осуществляющими их кассовое обслуживание. За выданные суммы подотчетное лицо должно отчитаться в течение трех дней по истечении срока.[1, с. 539].

Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.[4, с. 285]

Чаще всего выдаются авансы для служебных командировок. Служебной командировкой (в соответствии с ТКРБ, ст. 91) считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы.

Сумма аванса, выдаваемого под отчет, определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных (в пределах установленных норм), расходов по найму жилого помещения и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы.[4, с. 285]

1.1. Основы регулирования служебных командировок на территории Республики Беларусь и за пределами Республики Беларусь

Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они выдаются, установлены Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь . В соответствии с данным нормативным актом, к кассовым операциям относятся:

· оприходование в кассу наличных денег;

· соблюдение порядка и сроков сдачи наличных денег;

· прием наличных денег в кассу предприятия, предпринимателя, частного нотариуса;

· выдача наличных денег из кассы предприятия, предпринимателя, частного нотариуса и оформление кассовых документов;

· порядок использования выручки;

· порядок и целевое использование наличных денег, полученных из касс банков;

· ведение кассовой книги и хранение наличных денег и других ценностей.

Выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы на цели, установленные законодательством Республики Беларусь, работникам предприятия, предпринимателя, а также самому предпринимателю, использующему наемный труд и ведущему кассовую книгу в соответствии с Правилами, производятся по расходным кассовым ордерам.

Данным нормативным документом также установлено, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим лицам запрещается.

Инструкция о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь устанавливает размеры штрафов в случае несоблюдения Правил ведения кассовых операций. Так за несоблюдение срока возврата неиспользованных сумм, выданных под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы, взыскивается штраф в размере 10% от суммы невозвращенного аванса. За выдачу наличных денежных средств под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы без полного отчета по ранее выданным суммам взыскивается штраф в размере 10% от суммы вновь выданных под отчет наличных денежных средств.

В соответствии с Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14 апреля 2000 г. № 55 « Об утверждении положения о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу» назначения, переводы и перемещения работников, направленных в учреждения Республики Беларусь за границей, оформляются приказами (распоряжениями) государственных органов, направивших их на работу, независимо от наличия приказа по соответствующему учреждению за границей.

Трудовые и связанные с ними отношения лиц, принимаемых на работу в учреждения Республики Беларусь за границей из числа местных граждан, регулируются условиями трудового договора с учетом законодательства страны проживания. За работником сохраняется заработная плата, но не ниже среднего заработка.

Данное постановление также определяет, что при следовании работника из Республики Беларусь на работу за границу день пересечения границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании из-за границы в Республику Беларусь день пересечения границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских рублях. Дата пересечения границы при следовании работника за границу и возвращении в республику определяется по отметке контрольно-пропускных пунктов в заграничном паспорте работника.

Если при направлении на работу день выезда за границу совпадает с днем прибытия к месту назначения за границей или день выезда из-за границы совпадает с днем прибытия к месту назначения в Республике Беларусь, то в этих случаях суточные выплачиваются в размере 50 % от установленной нормы. В этом документе также отражаются условия и порядок оплаты труда, виды удержаний из нее, рабочее время и время отдыха, виды и размеры возмещаемых работнику расходов.

В соответствии с этим постановлением, в случае временной нетрудоспособности в период работы за границей работники получают денежную помощь по временной нетрудоспособности в иностранной валюте из расчета установленного оклада и количества дней временной нетрудоспособности, но не более четырех месяцев подряд, а по беременности и родам - за период, предусмотренный законодательством о труде Республики Беларусь, в белорусских рублях на основании листка нетрудоспособности, выданного в порядке, установленном в Республике Беларусь. Данный документ также определяет гарантии и компенсации при служебных командировках за границу.

Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. N 35 «Об утверждении инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь» регламентирует документальное оформление направления работника в командировку, понятие служебной командировки, виды расходов, возмещаемых работнику предприятия, а также порядок и сроки предоставления авансового отчета в бухгалтерию по приезду из командировки.

Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» установлен перечень лиц и нормы оплаты командировочных расходов, представленные в виде таблицы, содержащей наименование страны, вид иностранной валюты, нормы расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточных), а также предельную норму по найму жилого помещения. Например, для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, а также для работников, выполняющих строительно-монтажные работы в Российской Федерации, оплата расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточных) производится в размере не менее 40 процентов от установленных норм. Так, для должностных лиц, включенных в Перечни кадрового реестра Главы государства Республики Беларусь, норма расходов по найму жилого помещения увеличивается на 50 процентов.

Размеры возмещения расходов устанавливаются в соответствии с Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17 октября 2003г. № 143 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» .

Указом Президента Республики Беларусь от 7 августа 2002 г. № 437 «О совершенствовании порядка направления в служебные командировки за границу» регламентируется:

· продолжительность служебной командировки за границу (не должна превышать двух дней без учета времени на проезд к месту командирования и обратно);

· срок предоставления Президенту Республики Беларусь информации о результатах служебной командировки руководителями, должности которых включены в перечень высших государственных должностей Республики Беларусь (в течение десяти дней);

· необходимость обеспечения руководителям государственных органов и других государственных организаций максимальной эффективности служебных командировок за границу и контроля за использованием бюджетных средств на эти цели;

· и некоторые другие вопросы.

В соответствии с Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 27 сентября 2002 г. №1331 «О совершенствовании организации и финансирования служебных командировок за границу» задания на служебные командировки за границу (отчеты о результатах командировок) утверждаются следующими лицами:

· Премьер-министром Республики Беларусь – для заместителей Премьер-министра Республики Беларусь, Руководителя Аппарата Совета Министров Республики Беларусь и его заместителей, должностных лиц, в установленном порядке наделенных полномочиями выступать от имени Совета Министров Республики Беларусь;

· заместителями Премьер-министра Республики Беларусь – для руководителей республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь;

· руководителями республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, - для своих заместителей и работников этих государственных органов и организаций, а также для руководителей организаций, подчиненных данным органам и организациям;

· руководителем Аппарата Совета Министров Республики Беларусь – для работников Аппарата Совета Министров Республики Беларусь.

Данным постановлением установлено также, что контроль за целевым использованием бюджетных средств для командирования за границу осуществляется республиканскими органами государственного управления, для которых данные средства предусмотрены в республиканском бюджете, и Министерством Финансов.

Кроме того, некоторые вопросы, касающиеся служебных командировок, регламентируются и ТКРБ . В частности Трудовой Кодекс Республики Беларусь освещает следующие моменты:

· понятие служебной командировки;

· режим рабочего времени и времени отдыха в служебной командировке;

· направление в служебную командировку и ее оформление;

· срок пребывания в служебной командировке;

· гарантии и компенсации при служебных командировках;

· гарантии для работников, направляемых для повышения квалификации и переподготовки.

Таким образом, выдача наличных денег под отчет работнику предприятия на командировочные и хозяйственные расходы регламентируется достаточно большим количеством нормативно-правовых актов Республики Беларусь, соблюдение которых является обязательным условием при ведении хозяйственной деятельности любого предприятия.

1.2. Порядок возмещения расходов по служебным командировкам

В соответствии с законодательной базой Республики Беларусь работнику, направленному в служебную командировку, возмещаются расходы по проезду к месту назначения и обратно, по найму жилого помещения, суточные и иные расходы.

Так, в соответствии с Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь , командированному работнику возмещаются следующие расходы:

· по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов.

Командированному работнику возмещаются также расходы по бронированию билетов. В исключительных случаях, при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района, с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда.

Подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без представления подтверждающих документов.

Расходы по проезду воздушным, водным и железнодорожным транспортом возмещаются по тарифу второго класса. На самолетах этому тарифу соответствует экономический, на судах – туристический класс, на железнодорожном транспорте – купе. В исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя расходы по проезду могут возмещаться по тарифу первого класса (на железнодорожном транспорте – вагоны «СВ», на самолетах – «бизнес-класс») [15];

· по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере подлинных оплаченных счетов или квитанций и других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов (кроме тех случаев, когда командированному работнику предоставляется бесплатное помещение). Возмещение расходов за проживание в номерах "люкс" допускается в исключительных случаях с разрешения нанимателя.

Командированному работнику также по представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице. В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), эти расходы также подлежат возмещению на основании подтверждающих документов.

Без представления подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь.

Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях;

· за проживание вне места постоянного жительства для покрытия дополнительных личных расходов - суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки. Стоимость завтрака, включенного в счет стоимости номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается.

При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено.

В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 %, двухразового - 30 % установленной нормы.

В случае включения в стоимость номера (места) в гостинице, где проживает командированный работник, стоимости завтрака суточные возмещаются командированному работнику в размере 70 % от установленной нормы;

· расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

Для покрытия дополнительных личных расходов во время нахождения в командировке выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке по нормам, устанавливаемым Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в командировке.

Расходы по провозу багажа возмещаются в случае выполнения служебного поручения по его провозу. [15]

При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем (оговаривается в приказе о командировании работника) с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 дней).

В случае стационарного лечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные, расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту работы должны быть удостоверены в установленном порядке.

За время временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки.

В случае использования командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.[2, с. 86]

Несколько отличается порядок возмещения расходов по заграничным командировкам: одни расходы покрываются иностранной валютой, другие – валютой Республики Беларусь.

Оплата расходов по найму жилого помещения в валюте и проезда производится на основании подтверждающих документов. При проезде по территории республики суточные выплачиваются в денежных единицах республики по нормам для оплаты командировок в пределах республики. При проезде и за время пребывания на иностранной территории – в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку. День пересечения границы при выезде из Республики Беларусь включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а день пересечения границы при возвращении в республику – в дни, за которые суточные выплачиваются в денежных единицах республики по нормам, установленным для командировок в пределах республики. В тех случаях, когда работники за границей обеспечиваются питанием и иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, - суточные не выплачиваются. Если командированные обеспечиваются только разовым питанием, то суточные выплачиваются в размере 70, а если двухразовым – 30% от нормы.[1, с. 539]

В соответствии с Постановлением «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» с 1 ноября 2003г. установлены следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках:

· суточные – 6000 рублей за каждый день командировки;

· суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, - 3000 рублей;

· по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов – 1800 рублей.

Данные размеры возмещения расходов для органов государственного управления и организаций, финансируемых из бюджета, вводятся в пределах плановых бюджетных ассигнований, утвержденных на эти цели.

Таким образом, порядок возмещения и размеры расходов по командировкам регламентированы нормативной базой Республики Беларусь и являются обязательными при осуществлении расчетов с подотчетными лицами.

2. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

2.1. Документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм.

Порядок выдачи наличных денег под отчет заключается, прежде всего, в обязательном предварительном обеспечении уполномоченных работников авансом на предстоящие хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

2.1.1. Документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные расходы.

Субъекты хозяйствования, предприниматели с применением наемного труда, в том числе и исследуемое предприятие, выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и иные виды расходов на следующие сроки:

· не более трех рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда;

· не более десяти рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые вне места расположения субъектов хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда;

· до тридцати рабочих дней в сумме, не превышающей размера одной минимальной заработной платы.[2, с. 83]

Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.[4, с. 285]

В соответствии с приказом руководителя ООО “ДетальПлюс” подотчетные лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового ордера (РКО) (см. приложение). В бухгалтерии на выданные по РКО подотчетные суммы составляется запись, отражающая дебиторскую задолженность предприятию, т.е. Д71 К50.

Основными реквизитами расходно-кассового ордера являются:

· наименование организации;

· номер документа и дата его составления;

· сумма, подлежащая выдаче;

· ФИО работника, которому необходимо выдать аванс;

· документ, на основании которого оформляется данный РКО;

· документ, удостоверяющий личность работника;

· сумма прописью и подписи руководителя, главного бухгалтера, подотчетного лица и кассира, выдавшего аванс.

К документам, подтверждающим факт приобретения продукции (товаров, работ, услуг), относятся кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО) с приложением к ним копии товарного чека, квитанция к отрывному талону и другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами.[17, с. 183]

Каждый из этих оправдательных документов должен быть установленной формы с содержанием обязательных реквизитов. Так, например, в кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Приобретенные товарно-материальные ценности подотчетным лицом приходуются по соответствующим первичным документам (накладная, товарная накладная). В бухгалтерии составляется запись Д44,10 К71.

В исключительных случаях допускается использование личных денежных средств физических лиц, состоящих в трудовых отношениях, в интересах субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда на приобретение товарно-материальных ценностей, оказание услуг в пределах норм расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

В этом случае физические лица обязаны не позднее трех рабочих дней со дня приобретения составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах субъекта хозяйствования. В соответствии с данным отчетом, в бухгалтерии на прямую может составляться запись Д44 К50, исключающая записи Д71 К50 (выдан аванс) и Д44 К71 (списана подотчетная сумма по авансовому отчету).

2.1.2. Документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм, выданных на командировочные расходы.

Командировка на ООО “ДетальПлюс” оформляется приказом (распоряжением) (см. приложение) с указанием пункта назначения, наименования предприятия (организации), куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение (см. приложение), подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью. Обязательными реквизитами командировочного удостоверения являются следующие:

· номер командировочного удостоверения;

· штамп объединения, предприятия, учреждения, организации;

· ФИО, должность и место работы командируемого работника;

· пункт назначения;

· срок командировки;

· цель командировки;

· документ, являющийся основанием для выдачи командировочного удостоверения с указанием его номера и даты подписания.

На обратной стороне командировочного удостоверения делаются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы.

Срок командировки работника определяется нанимателем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя не более чем на 10 дней.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.[2, с. 84]

Лица, убывающие в командировки, на предприятии регистрируются в специальных журналах следующей формы.[5]

Журнал учета работников, выбывающих в командировки

из

(наименование объединения, предприятия, учреждения, организации)

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24.00 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0.00 часов и позднее – последующие сутки.[16]

Если место отправления транспортного средства находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда туда. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех предприятий (организаций), в которые они командированы.

Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. В случае, когда по распоряжению нанимателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки по решению нанимателя предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с нанимателем.[2, с. 84]

Направление в командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время (при представлении подтверждения с основного места работы) или в случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбе производится за счет предприятия.

При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок ему сохраняется на том предприятии, которое его командировало. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям (работам), а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими предприятиями по соглашению между ними.[2, с. 85]

Кроме приказа руководителя и командировочного удостоверения при направлении работника в командировку могут также оформляться и другие документы, в частности доверенность и путевой лист на автомобиль. Доверенность оформляется на представление интересов предприятия при подписании документов, заключении договоров в случае, если командируется работник, не имеющий в соответствии с уставом организации на это прав.

При направлении работника в командировку на служебном или личном транспорте оформляется путевой лист на автомобиль. Заполнение путевого листа производится в соответствии с требованиями Инструкции по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов служебного легкового автомобиля, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.03.2000 г. № 31 и согласованной с Министерством транспорта Республики Беларусь. Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них сведений несет руководитель юридического лица, чьим штампом и печатью они заверены, а также лица, обеспечивающего эксплуатацию служебных легковых автомобилей.[16]

На основании приказа руководителя работнику выдается аванс на командировочные расходы. Сумма аванса включает средства на оплату проезда в обе стороны, суточные и расходы по найму жилья на срок командировки.

Как и при выдаче подотчетной суммы на хозяйственно-операционные расходы, выдача наличных денег на командировку производится на основании РКО (см. приложение), а в бухгалтерии составляется запись Д71 К50.

После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об исполнении денежных средств на предприятии составляется авансовый отчет (см. приложение).

Основными реквизитами авансового отчета являются:

· наименование организации;

· ФИО и должность работника;

· номер и дата составления авансового отчета;

· назначение аванса;

· сумма и дата получения аванса, утвержденная бухгалтером;

· и некоторые другие реквизиты.

На обратной стороне авансового отчета делаются следующие записи:

· дата;

· порядковый номер документа;

· кому, за что и по какому документу уплачено;

· сумма оплаты;

· итоговая сумма израсходованных средств и подпись подотчетного лица.

К авансовому отчету прикладываются все оправдательные документы, к которым относятся следующие:

· командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне выбытия и дне прибытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

· оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и другие расходы;

· проездные билеты, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

· отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя). [16]

Цели служебной командировки могут быть разными: налаживание контактов с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников и др. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов.

Неизрасходованные суммы аванса работник должен возвратить в кассу предприятия, что отражается бухгалтерской записью Д50 К71 и оформлением ПКО.

В случае не предоставления в установленный срок авансовых отчетов или не возврата в кассу предприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе удержать их из заработной платы работника.[17, с. 186]. Данная операция сопровождается записью Д70 К71.

Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета по ранее выданному. Бухгалтер исследуемого предприятия производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных.

После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель предприятия утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.

Таким образом, на данном торговом предприятии учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется посредством первичных документов установленной формы, основными из которых являются расходный и приходный кассовые ордера, командировочное удостоверение, авансовый отчет и некоторые другие.

2.2. Синтетический и аналитический учет расчетов по подотчетным суммам в национальной и иностранной валютах.

Синтетический учет расчетов с работниками предприятия по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.[3, с. 434]

Аналитический учет по счету ведется по каждой авансовой выдаче.

В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.

При применении сокращенной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере № 03.

Учет наличия и движения подотчетных сумм при упрощенной форме обобщается в ведомости № В-5, которая ведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов. [2, с. 87]

На основании журнала-ордера ООО “ДетальПлюс” (выборочных его работников), приложенного к данной курсовой работе, корреспонденцию счетов по учету расчетов с подотчетными лицами можно представить в форме следующей таблицы.

Корреспонденция счетов бухгалтерского учета расчетов по оплате труда

Кроме приведенных в таблице бухгалтерских записей при учете расчетов с подотчетными лицами могут составляться и другие проводки.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм в пределах норм, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов расходов, т.е.

Д10, 20,26 К71.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 в дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль» или в дебет счетов фондов потребления предприятия, т.е.

Д84 К71.

Отнесение на виновных лиц неправильно израсходованных сумм, выданных под отчет, отражается составлением записи Д73.2 К71.

На сумму невозвращенных в срок подотчетных средств составляется запись Д94 К71, после которой эта сумма списывается на виновное подотчетное лицо Д73.2 К94.

При направлении подотчетного лица в заграничную командировку ему выдается аванс в иностранной валюте. При этом в бухгалтерии составляются следующие записи:

· приходование валюты, полученной в банке - Д50.4 К52;

· списание выданной в подотчет валюты – Д71 К50.4;

· после возвращения из командировки подотчетная сумма списывается в счета затрат – Д20,26 К71.

Возникающие курсовые разницы на день выдачи аванса и на день предоставления авансового отчета по кредиторской задолженности по счету 71 относятся на себестоимость продукции, а по дебиторской – на финансовые результаты от деятельности предприятия.

Таким образом, все операции по выдаче авансов и расчетов по ним с подотчетными лицами находят подтверждение в журнале-ордере предприятия, содержащем ФИО подотчетного лица, его должность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток на конец периода по 71 счету.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате всего вышеизложенного материала можно сделать следующие основные выводы.

Прежде всего, следует отметить, что расходы на командировки – неотъемлемая часть состава затрат исследуемого предприятия, в связи с чем основными задачами ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на нем должны стать следующие:

· своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

· документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

· контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Только при решении данных задач и правильного документального отражения расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, которые не станут преградой на пути его дальнейшего функционирования.

Знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, сроки командировок, расходы по ним, а также их документальное оформление позволит облегчить и значительно ускорить процесс расчетов с подотчетными лицами на любом предприятии.

Что касается ООО “ДетальПлюс”, то на нем учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов.

Для ускорения всякого рода расчетов, в том числе и с подотчетными лицами, в ООО “ДетальПлюс” используются автоматизированные системы учета, которые позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных и повысить многие экономические показатели работы предприятия.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ:

1. Бухгалтерский учет / А.И. Балдинова, Т.Н. Дементей, Е.И. Завидова и др.; Под общей редакцией И.Е. Тишкова. – 4-е издание, переработанное и дополненное. – Мн.: Выш. школа, 1999. – 746 с.

2. Бухгалтерский учет / Н.И. Ладутько, П.Е. Борисевский, Н.П. Дробышевский, Е.Н. Ладутько; Под общей редакцией Н.И. Ладутько. – 2-е издание,переработанное и дополненное. – Мн.: «ФУАинформ», 2001. – 832 с.

3. Бухгалтерский учет в торговле и общественном питании: Учебно-практическое пособие под редакцией Л.И.Кравченко. – Мн.: «ФУАинформ», 2001 – 648с.

4. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Ю.И. Акулич, И.Н. Бурцева, О.А. Левкович; Под общей редакцией О.А. Левковича. – Мн.: Дикта, 2003. – 368 с.

5. В. Паневчик, Н. Самодеева. Документальное оформление командировок // Кадровик. Управление персоналом, 2004, № 3.

6. Закон «О бухгалтерском учете и отчетности» от 25.06 2001г. №42-3.

7. Инструкция о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь от 27.06.2003 № 125.

8. Постановление Министерства труда Республики Беларусь от 14 апреля 2000 г. № 55 « Об утверждении положения о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу».

9. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. N 35 «Об утверждении инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь».

10. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 17 октября 2003г. № 143 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках».

11. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 31.03.2000 г. № 31 «Об утверждении инструкции по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов служебного легкового автомобиля».

12. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 27 сентября 2002 г. №1331 «О совершенствовании организации и финансирования служебных командировок за границу».

13. Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу».

14. Правила ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь от 26.03.2003 № 57 (с изменениями и дополнениями).

15. П. Колеш. Секретарь и командировки // Секретарское дело, 2003, № 4.

16. С. Большаков. Служебные командировки в пределах Республики Беларусь // Кадровик. Управление персоналом, 2004, № 2.

17. Татур И.К. Бухгалтерский учет. Для неучетных специальностей: Учебное пособие. – Мн.: БГЭУ, 2000. – 255 с.

18. Трудовой кодекс Республики Беларусь: Принят Палатой представителей 8 июня 1999 г. – Мн.: ИПА «Регистр», 1999. – 216с.

19. Указ Президента Республики Беларусь от 7 августа 2002 г. № 437 «О совершенствовании порядка направления в служебные командировки за границу».

20. Материалы ООО “ДетальПлюс”.