ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение высшего
профессионального образования
«АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Факультет политических наук
Кафедра документоведения
Документирование деятельности администрации Родинского района Алтайского края
(курсовая работа)
Выполнила студентка
2 курса,1453 группы
Волкова Е. Н.
_____________
Научный руководитель,
зав. кафедрой
документоведения,
преподаватель
Ивонин А. Р.
_____________
Работа защищена
_________2007 г.
Оценка ________
Барнаул – 2007
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. Нормативная база, регулирующая документационное обеспечение управления (далее ДОУ) администрации Родинского района
1.1 Характеристика законодательной, нормативной и методической базы, обеспечивающей ДОУ администрации Родинского района
ГЛАВА 2. Инструкция по делопроизводству администрации Родинского района Алтайского края как документ, регулирующий вопросы документационного обеспечения деятельности этого органа местного самоуправления
2.1 Краткая характеристика инструкции по делопроизводству Родинского района Алтайского края
2.2 Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции согласно инструкции по делопроизводству администрации Родинского района
2.3 Подготовка, оформление и размножение служебных документов
2.4 Организация контроля и проверки исполнения служебных документов
2.5 Оформление и отправка исходящей корреспонденции
2.6 Работа с обращениями граждан
2.7 Составление номенклатуры дел и формирование дел
2.8 Порядок хранения документов и передачи дел в архив
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ВВЕДЕНИЕ
На сегодняшний день органы местного самоуправления играют очень большую роль в общественной жизни населения. Современное государственное регулирование делопроизводства в органах местного самоуправления имеет множество пробелов в базе законодательства, в разработке методического материала, а также в разработке эффективных локальных нормативных актов. Именно эта область управления требует внимания вышестоящего звена, требует разработок новой, более эффективной законодательной базы. На данном этапе важнейшим в этой области законодательным актом является Федеральный Закон Российской Федерации № 131 от 06.10.2003 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», который в соответствии с Конституцией РФ определяет:
· роль местного самоуправления в осуществлении народовластия;
· правовые, экономические и финансовые основы местного самоуправления;
· государственные гарантии его осуществления.[1]
Основным пробелом в федеральном законодательстве по вопросам делопроизводства в органах местного самоуправления является отсутствие закона о порядке рассмотрения обращений граждан. Вопрос о необходимости такого закона существует уже давно, а в современных условиях, когда работа с обращениями граждан ведется не только традиционным способом, но и с использованием новых информационно-коммуникационных технологий, приобретает особую актуальность.
Анализируя использованную литературу можно сказать, что ряд специалистов в области ДОУ - Ларьков Н. С., Рогожин М. Ю. – освещают вопросы современной регламентации делопроизводства, принципы составления и оформления управленческих документов. Они дают характеристику законодательным актам и нормативно-методическим документам, регламентирующим работу с документами, рассматривают организацию делопроизводственной службы, её структуру, задачи, функции, должностной и численный состав. Авторы выделяют вопросы документирования управленческой деятельности: требования к составлению бланков документов, их оформлению.
В данной курсовой работе вопросы документационного обеспечения управления органов местного самоуправления рассматривается на примере муниципального образования - администрации Родинского района Алтайского края.
Выбор пал на тему документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления не случайно, так как, судя по вышеизложенному материалу, она имеет много нерешённых вопросов. Этим обусловлена её актуальность. Кроме этого данная тема актуальна еще и потому, что возможность исследования документооборота администрации обусловлена жесткой регламентацией её деятельности как по уровням, так и по кругу рассматриваемых вопросов.
Целью данной курсовой работы является рассмотрение процесса документирования деятельности администрации Родинского района Алтайского края. В нашей курсовой работе мы рассмотрим важнейшие законодательные, нормативные и методические документы, действующие как на всех уровнях ДОУ. Также мы рассмотрим требования, предъявляемые к оформлению документов инструкцией по делопроизводству администрации Родинского района, а также правила работы с документами на всех этапах их движения в учреждении и за его пределами.
ГЛАВА 1. Нормативная база, регулирующая документационное обеспечение управления администрации Родинского района
1.1
Характеристика законодательных, нормативных и методических документов, устанавливающих порядок ДОУ администрации Родинского района
На современном этапе органы местного самоуправления играют очень большую роль в общественной жизни населения. В условиях непрекращающегося поиска наиболее эффективных форм местного самоуправления, изменения форм и методов управленческой деятельности, роста объемов информации, а также интеграции новых технологий в традиционные делопроизводственные системы повышаются требования к качеству документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления, к его соответствию современным требованиям местного самоуправления в России. Именно для этой цели разрабатываются законодательные, нормативные и нормативно – методические документы общегосударственного действия. Законодательные акты Российской Федерации обладают высшей правовой силой. На их основании создаются нормативные – правовые акты и методические документы органов законодательной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие в свою очередь вопросы ДОУ на муниципальном уровне, то есть в администрации Родинского района Алтайского края. Рассмотрим более подробно основополагающие документы, в соответствии с которыми ведется делопроизводство в администрации Родинского района.
Основными законодательными актами, регулирующими ДОУ на муниципальном уровне, являются следующие федеральные законы:
· ФЗ РФ № 131 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» от 06.10.2003;
· ФЗ РФ № 24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995. Данный закон закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов, урегулировал ряд отношений, возникающих при создании и использовании информационных технологий.
На сегодняшний день действуют и общегосударственные нормативно – методические документы по организации делопроизводства, на основании которых осуществляется ДОУ в администрации. К таким документам относятся:
1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документации и службам документационного обеспечения. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, на предприятиях, в общественных организациях. Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти содержит в себе общий порядок подготовки и оформления документов, а также отдельных видов документов. Типовая инструкция определяет технологию работы с документами, которая включает в себя регистрацию документов, построение поисковых систем для справочной работы, организацию контроля исполнения документов, работу с номенклатурой дел, порядок формирования дел, хранение дел и другие процессы работы с документами. Типовая инструкция в своем составе имеет и формы некоторых видов документов. Таким образом, инструкция отражает практически все вопросы организации делопроизводства и служит основой при разработке инструкций по делопроизводству для организаций, в частности и для администрации Родинского района.
3. ГОСТ Р 6.30 – 2003. УСД. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. По названию документа можно предположить его содержание, то есть ГОСТ Р 6.30 – 2003 содержит требования к оформлению организационно – распорядительной документации (протоколы, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, письма и др.), используемой в деятельности органов местного самоуправления, в нашем случае и в администрации Родинского района.
4. Основные правила работы ведомственных архивов освещают следующие вопросы:
· Требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, заполнения, ведения;
· Порядок формирования дел в делопроизводстве;
· Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
· Подготовка дел к передаче в архив: оформление дел, составление описей, передача в архив;
· Работа с документами в архиве.
5. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Перечень содержит современные типовые документы, образующиеся при документировании общих для всех учреждений, организаций и предприятий функций управления, с указанием сроков хранения документов. Этим перечнем руководствуются при определении сроков хранения и отборе документов на государственное, муниципальное хранение или уничтожение.
Действующие сегодня нормативно – правовые документы и методические разработки регламентируют лишь небольшую часть вопросов документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления. В целом, анализируя эти документы можно сказать, что они предназначены для федеральных органов исполнительной власти, для предприятий и организаций, но никак не для органов местного самоуправления. Для органов местного самоуправления нет специально предназначенного нормативно – методического документа, позволяющего привести правила работы с документами к единообразию. Кроме того, унификация правил ДОУ в муниципальных образованиях необходима для сокращения бюджетных расходов и включения информационных ресурсов органов местного самоуправления в общегосударственное информационное пространство.
ГЛАВА 2. Инструкция по делопроизводству администрации Родинского района Алтайского края как документ, регулирующий вопросы документационного обеспечения деятельности этого органа местного самоуправления
2.1 Краткая характеристика инструкции по делопроизводству Родинского района Алтайского края
Инструкция по делопроизводству администрации Родинского района Алтайского края является основным документом, в соответствии с которым осуществляется документационное обеспечение органов управления в администрации. Данная инструкция разработана на основании:
· Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документации и службам документационного обеспечения;
· Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
· ГОСТа Р 6.30-2003. УСД. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
· ГОСТа Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
· Основных правил работы ведомственных архивов;
· Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Также инструкция по делопроизводству составлена с учетом закона Алтайского края «Об основах местного самоуправления» от 05.12.1995 № 29-ЗС и примерной инструкции по делопроизводству, утвержденной распоряжением администрации края от 06.09.2005 № 640-р.
Инструкция по делопроизводству администрации Родинского района определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке оформлению, размножению (тиражированию), движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в администрации района.[2]
Инструкция содержит не только правила работы с документами, но и приложения, в которых представлены образцы распорядительных документов (распоряжение, решение, постановление), информационных документов (письмо, протокол), журналов регистрации разного вида документов и др.
Независимо от того, по каким вопросам подготавливаются проекты постановлений представительного органа, постановлений или распоряжений администрации, необходимо инструкции по делопроизводству тщательно оформить каждое из них с соблюдением правил, установленных ГОСТ Р 6.30-2003. Они должны быть:
· Экономически необходимыми;
· Целесообразными, обоснованными;
· Деловыми, конкретными, краткими;
· Объемом не более четырех машинописных страниц;
· С указанием способа и срока исполнения.
Недопустимо принятие постановлений или распоряжений, содержащих общие декларативные формулировки, не поддающиеся проверке и контролю исполнения. Постановления, распоряжения, другие служебные документы, принимаемые и издаваемые на основании законов, указов, постановлений, решений и распоряжений органов государственной власти, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его даты, номера и заголовка.
2.2 Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции согласно инструкции по делопроизводству администрации Родинского района
В соответствии с инструкцией по делопроизводству работа с документом начинается с его регистрации. В зависимости от вида документа он регистрируется либо в журнале входящей документации, либо в журнале исходящей документации. Инструкцией предусмотрены также журналы регистрации для отдельных видов документов (журнал регистрации распоряжений, журнал регистрации постановлений). Кроме журналов данные о документе заносятся и в регистрационно-контрольную карту (далее РКК). Причем регистрация проходит в строго определенном порядке. В приложении к инструкции указывается перечень документов, не подлежащих регистрации (Приложение 1).
Документы, поступившие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения. На каждом входящем документе, подлежащем регистрации, на нижнем поле первого листа (справа) проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата его поступления и индекс. Все поступившие документы должны быть рассмотрены в день их поступления руководителем учреждения или его заместителем в соответствии с распределением между ними обязанностей. Результаты рассмотрения каждого полученного документа, указания о его исполнении отражаются в резолюции, которая проставляется в правой верхней части или на любой свободной площади лицевой стороны документа, кроме полей. Резолюция должна содержать указание, кому конкретно поручается исполнение документа, предписываемое действие, способ, порядок и срок его исполнения, личную подпись руководителя и дату её написания. Текст резолюции переносится в журнал регистрации входящей документации, а затем передается исполнителю. Если документ в соответствии с резолюцией руководителя направляется для исполнения нескольким исполнителям, то ответственным за его исполнение является то должностное лицо, к ведению которого относится основной вопрос, или то лицо, которое в резолюции указано первым. Документ передается исполнителям либо поочерёдно, либо одновременно в размноженных копиях.
Документы, по которым поставленные в них вопросы могут быть решены учреждении, не должны пересылаться в подчинённые или другие организации.
При прохождении документа определенного этапа работы в РКК ставится соответствующая отметка или журнале. На исполненном документе исполнитель ставит отметку слева на нижнем поле первой страницы документа «исполнено» и заверяет её своей подписью.
Таким образом входящий документ проходит этап регистрации и рассмотрения.
2.3 Подготовка, оформление и размножение служебных документов
В соответствии с инструкцией по делопроизводству администрации Родинского района при подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, целесообразность и обоснованность, оперативное исполнение и использование. Служебные документы пишутся на бланках учреждения. В случае отсутствия бланков документ оформляется с помощью углового штампа с наименованием организации, который проставляется в левом верхнем углу с указанием даты и номера.
Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения, соответствующий требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и инструкции по делопроизводству администрации Родинского района. Все реквизиты оформляются в соответствии с вышеуказанными документами.
Согласно инструкции по делопроизводству администрации Родинского района согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, поэтому каждый документ должен быть согласован с заинтересованными лицами и организациями. Оформляется согласование либо визированием проекта документа, либо грифом согласования. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку его подписи и дату согласования. При необходимости может быть указана должность визирующего.
Проекты постановлений и распоряжений администрации района согласовываются исполнителями, руководителями заинтересованных отделов, управлений и комитетов, юрисконсультом, заместителями главы администрации, курирующих соответствующие вопросы.
Документы подписываются должностными лицами учреждения в соответствии с распределением обязанностей. Решения представительного органа подписываются его председателем, при его отсутствии – заместителем председателя. Решения о принятии нормативно – правого акта подписываются председателем районного Совета депутатов, а сам нормативно – правовой акт (положения, правила, порядок, решения и др.) подписывает глава района. Постановления, распоряжения администрации района подписываются главой администрации района, при его отсутствии – заместителем главы администрации, назначенным главой района распоряжением.
В отделах, управлениях, комитетах документы подписываются руководителем, а при его отсутствии – заместителем руководителя. Подписанные постановления, распоряжения регистрируются в журнале. Для каждого вида документа ведется отдельный журнал. Порядковый номер при этом устанавливается в пределах календарного года.
Распоряжения администрации издаются по вопросам, требующим оперативного разрешения. В соответствии с номенклатурой дел распоряжения по основной деятельности, по личному составу, командировкам и отпускам формируются в самостоятельные дела.
Некоторые документы приобретают юридическую силу только после утверждения. Они утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.
На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. ГСДОУ рекомендует примерный перечень документов, на которых ставится круглая печать (Приложение 2). Размноженные экземпляры (ксерокопии) постановлений представительного органа и постановлений, распоряжений администрации заверяются специальной печатью «Для распоряжений» либо «Для постановлений». Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала личную подпись должностного лица, подписывающего документ. Ксерокопии документов с черной печатью являются недействительными. Копии документов, используемых в документообороте, заверяются проставлением ниже реквизита «подпись» заверительной подписи «Верно», наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, её расшифровки и даты заверения.
К проекту решения, постановления или распоряжения исполнитель прилагает список лиц и организаций, которым должен быть разослан подписанный документ, а также указать свою фамилию и номер служебного телефона.
Приложение к решению представительного органа или постановлению (распоряжению) администрации должно обязательно иметь следующие элементы: указание вида документа, к которому прилагается приложение, его дату и номер, заголовок, текст, подпись составителя и визы лиц, которые ответственны за достоверность его содержания. Если в приложении есть цифровые показатели, то указывается единица их измерения.
В процессе проведения в коллегиальных органах сессий, собраний, коллегий ход обсуждения вопросов фиксируется в соответствующих протоколах. Протокол оформляется на основании записей хода сессии (заседания, собрания), а также подготовленных материалов: текстов докладов, содокладов, постановлений, записей выступлений депутатов. Текст протокола должен быть точным, отпечатанным на пишущей машинке. При составлении протокола необходимо обеспечивать их юридическую полноценность. Она определяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов, их правильным оформлением и строгой информацией, содержащейся в протоколе. В протокольной записи могут содержаться:
· поручения по доработке проекта решения с указанием ответственных лиц и сроков исполнения, если эти сроки не соответствуют Регламенту представительного органа;
· поручения должностным лицам, не включенным в проект решения.
Все принятые решения, подписанные председателем представительного органа, прилагаются к протоколу. Регистрация решений представительного органа идет последовательно, начиная с первого номера в пределах каждого календарного года. Протокол подписывается председателем представительного органа и секретарем. Подлинные экземпляры протоколов заседаний хранятся в течение установленного срока в архиве администрации, а затем сдаются в муниципальный архив на постоянное хранение.
2.4 Организация контроля и проверки исполнения служебных документов
Организация контроля и проверки исполнения служебных документов в администрации Родинского района осуществляется согласно инструкции по делопроизводству. Прежде всего, нужно отметить, что ответственность за своевременное исполнение служебных документов возлагается на руководителей органов местного самоуправления. Контроль над соблюдением сроков исполнения документов поручается конкретному лицу, ведущему делопроизводство. Контролю подлежат законы, указы, постановления, распоряжения органов государственной власти, постановления представительных органов, постановления и распоряжения администраций, требующие исполнения, письма депутатов, а также обращения граждан. По указанию руководства на контроль могут быть поставлены и другие документы. На контролируемых документах на левом поле первого листа на уровне заголовка проставляется знак контроля «К» или штамп «Контроль», после чего документ направляется исполнителю. Срок исполнения входящих документов исчисляется с даты их поступления в учреждение, исходящих - со дня отправки, внутренних - с момента подписания (выходные и праздничные дни в срок исполнения не включаются). В случае, когда срок исполнения документов не указан, он должен быть исполнен в срок не более 10 рабочих дней. Если в процессе исполнения документа выяснится невозможность соблюдения указанного срока, он может быть продлен только лицом или учреждением, которое его установило.
Продление срока должно быть оформлено соответствующим письмом, просьбой с указанием причин и сроков, когда будет исполнено, но не позднее, чем за 2-3 дня до истечения срока документа. В противном случае документ считается не исполненным в срок.
Документы, подлежащие контролю, и материалы к ним после исполнения хранятся в специальной контрольной папке. При передаче контрольного документа одним исполнителем другому в журнале делается отметка с указанием даты передачи и фамилии исполнителя, которому передан документ.
Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, исполнитель делает отметку об исполнении на самом документе.
После исполнения документы снимаются с контроля. При этом на документе и карточке делается отметка о снятии с контроля.
2.5 Оформление и отправка исходящей корреспонденции
Переписка администрации Родинского района с другими учреждениями осуществляется посредством переписки, то есть с использованием исходящей корреспонденции. Отправку исходящей корреспонденции ведут лица, назначенные руководителем. Все исходящие документы необходимо регистрировать в журнале исходящей документации. Исходящие телефонограммы регистрируются в общем порядке.
При отправке исходящей корреспонденции ответственный за делопроизводство обязан проверить наличие указанных в письме приложений, правильность указанного адреса, а также заверена ли копия отправляемого документа или приложения. При отправлении документа, подлежащего возврату, в правом верхнем углу первой страницы документа ставится штамп или отметка «Подлежит возврату». Отправляемые одновременно одному адресату документы должны быть вложены в один конверт. Документы местным адресатам раскладываются по папкам или вручаются секретарем приемной лично. Исходящая корреспонденция отправляется по назначению в день её подписания, а телеграммы и срочная корреспонденция – немедленно.
2.6 Работа с обращениями граждан
Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в администрации района ведется отдельно от других видов делопроизводства. Делопроизводство по обращениям граждан возлагается на секретаря приемной администрации. Все без исключения поступающие обращения граждан должны быть приняты, зарегистрированы в РКК и журнале регистрации входящей документации. Конверты обращениям оставляют только в тех случаях, когда по ним нужно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени их отправления или получения, а также в других необходимых случаях.
При личном приёме граждан их письменные и устные обращения также подлежат централизованной регистрации в РКК.
Повторным следует считать те обращения, которые поступают от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени их подачи истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс. В правом верхнем углу повторных обращений и на РКК делается отметка «Повторно» и подбирается вся предшествующая переписка.
РКК находятся в деле и расположены в регистрационном порядке. Контроль над своевременным разрешением письменных и устных обращений граждан в администрации возлагается на заведующего орготделом. В отделах, управлениях и комитетах администрации контроль над своевременным разрешением обращений граждан возлагается на их руководителей, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение писем и исполнение решений, принятых для их разрешения. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по их разрешению. Решение о снятии их с контроля принимают глава района или его заместители, руководители отделов, управлений, комитетов или другие должностные лица, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан.
Ответы на обращения граждан дают глава района, его заместители, руководители отделов, управлений, комитетов, их заместители. Ответы даются в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в РКК.
Регистрация ответов ведется в журнале исходящей документации. Материалы о письменных или устных обращениях граждан для анализа и обобщения подготавливают должностные лица, ведущие делопроизводство по обращениям граждан, оформляют их виде аналитических справок, которые представляют своим руководителям. Аналитические справки составляются по мере надобности.
РКК после исполнения направляется главе администрации района или его заместителям для снятия с контроля. На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должна быть надпись «В дело» и личная подпись должностного лица, принявшего это решение. Письма граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплексность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается. Сроки хранения документов по обращениям граждан определяются утвержденной номенклатурой дел.
По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению по акту.
2.7 Составление номенклатуры дел и формирование дел
В целях правильной группировки документов, установления единообразия в формировании дел, их учета и сроков хранения составляется и утверждается индивидуальная номенклатура дел. Для этого используются примерные номенклатуры дел и рекомендации по их применению. Индивидуальная номенклатура дел согласовывается с отделом по делам архивов. При составлении номенклатуры дел должно быть учтено, что документы постоянного хранения формируются в дела отдельно от документов временного хранения. В номенклатуре необходимо учитывать все документы, образующиеся в результате деятельности районного Совета депутатов и администрации. Номенклатура дел ежегодно, не позднее 15 декабря, уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января нового года. Формированием документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Контроль над правильным формированием дел в администрации района осуществляет заведующий орготделом.
Формированию подлежат все исполненные служебные документы, списанные «В дело». При этом:
· проверяется правильность отнесения документов в то или иное дело, а также правильность оформления документов: наличие дат, подписей, заверительных надписей на копиях и др.;
· устанавливается последовательность группировки документов внутри дела;
· изымаются лишние дубликаты и черновики документов, а также удаляются скрепки и булавки;
· в дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел. Документы представительного органа, указанные в примерных номенклатурах и рекомендациях по их применению, могут формироваться в дела за период его полномочий. Неисполненные документы подшивать в дела запрещается.
Каждое дело должно содержать не более 100 листов. Если документов больше, то заводится второй том дела, ему присваивается тот же индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.
2.8 Порядок хранения документов и передачи дел в архив
Дела с момента их создания в делопроизводстве и до сдачи в ведомственный архив хранятся в рабочих комнатах или специальных помещениях, обеспечивающих сохранность документов. Дела помещаются вертикально, корешками наружу в запирающихся шкафах канцелярского типа, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
Сотрудники аппарата администрации района хранят у себя только те документы, которые находятся у них на исполнении и которые они ведут в соответствии с номенклатурой дел. При этом запрещается делать на документах лишние надписи, пометки, вносить исправления или изменять их редакцию.
В случае необходимости дела выдаются сотрудникам во временное пользование. Для осуществления контроля ведется тетрадь выдачи дел во временное пользование.
Завершенные дела находятся в делопроизводстве в течение последующего года, после чего дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в ведомственный архив администрации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в ведомственный архив по усмотрению руководства администрации.
Документы, отражающие основную деятельность представительного органа и администрации, отнесены к постоянному сроку хранения, так как являются документальными памятниками истории и культуры народа и частью Архивного фонда Алтайского края. [3]
Администрация обеспечивает полную сохранность документов постоянного срока хранения в ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение. По окончании делопроизводственного года производится отбор документов постоянного срока хранения для подготовки их к описанию и последующей передаче на государственное хранение.
При описании дел на обложке каждого из них указывается полное название представительного органа или администрации, ниже – номер и название структурного подразделения или направление деятельности, индекс дела по номенклатуре, его заголовок, даты начала и окончания дела, количество листов, срок хранения, архивный шифр. На обложках дел постоянного хранения вверху проставляется также название архивного учреждения, в которое будет передано дело на государственное хранение.
В делах постоянного хранения и по личному составу листы должны быть пронумерованы простым карандашом. Номер листа ставится в верхнем правом углу. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. В конце каждого дела постоянного срока хранения вкладывается лист с заверительной надписью.
Описание документов представительного органа и администрации производится ежегодно. Дела, формируемые в течение срока полномочий представительного органа, избирательной комиссии, включаются в опись по году их завершения в делопроизводстве.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной курсовой работе мы рассмотрели вопросы документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления на примере администрации Родинского района Алтайского края. Документационное обеспечение администрации осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, которая в свою очередь разработана на основании законодательных и нормативно-методических актах, которым мы также дали краткую характеристику в данной курсовой работе.
Документационное обеспечение администрации непосредственно зависит от управленческих решений, процесс документирования которых требует:
· информационной поддержки, то есть обеспечением принимаемого решения необходимой информацией (документами),
· согласования с заинтересованными лицами;
· редактирования документа;
· правильного изготовления;
· удостоверения;
· отправки;
· контроля исполнения документа.
Все эти моменты мы подробно рассмотрели и охарактеризовали.
Также в курсовой работе была затронута актуальная на сегодняшний день тема – проблема совершенствования документооборота в органах местного самоуправления.
Органы местного самоуправления с недавних пор не входят в систему государственной власти, поэтому в условиях поиска эффективных форм местного самоуправления, развития правового регулирования, роста объемов информации, развития информационных технологий повышаются требования к качеству документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ИСТОЧНИКИ
1. Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации [Электронный ресурс]: закон Российской Федерации. – М.: Консультант Плюс: Высшая Школа, 2005. – 1 элекрон. опт. диск (CD-ROM).
2. Об информации, информатизации и защите информации [Электронный ресурс]: закон Российской Федерации. – М.: Консультант Плюс: Высшая Школа, 2005. – 1 элекрон. опт. диск (CD-ROM).
3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документации и службам документационного обеспечения. – М.: 2003.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. УСД. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России, 2003.
5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России,1998.
6. Инструкция по делопроизводству администрации Родинского района Алтайского края.
ЛИТЕРАТУРА
1. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технологии работы. Более 120 документов: - 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И. К. Корнеев, Г. Н. Ксандопуло [и др.]. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 456 с.
2. Ларьков, Н. С. Документоведение / Н. С. Ларьков, - М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427, [5] с.
3. Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления / М. Ю. Рогожин, - М.: РДЛ, 2004.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧНЬ
документов, не подлежащих регистрации в журнале входящей корреспонденции администрации
Родинского района Алтайского края
1. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.
2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и конференциях.
3. Сводки и информация, присланные для сведения.
4. рекламные извещения и плакаты.
5. Поздравительные письма и пригласительные билеты.
6. Бухгалтерские документы.
7. Печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени).
8. Месячные, квартальные и полугодовые отчеты и формы статистической отчетности.
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, на которых ставится круглая печать
1. Акты (списания выполненных работ, экспертизы и др.).
2. Архивные справки, архивные копии.
3. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и др.).
4. Договоры (о материальной ответственности, аренде помещений, о производстве работ и др.)
5. Задания (на проектирование объектов, строительство и др.).
6. Заявки (на оборудование, изобретения и др.).
7. Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и др.).
8. Исполнительные листы.
9. Командировочные удостоверения.
10.Образцы оттисков печатей и подписей сотрудников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
11.Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и др.).
12.Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и др.).
13.Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и др.).
14.Протоколы (выдвижения на …).
15.Смета расходов (на содержание аппарата управления, на строительство и др.).
16.Справки (об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начислении причитающейся зарплаты и др.).
17.Титульные списки.
18.Трудовые книжки.
19.Уставы учреждений.
20.Удостоверения.
21.Чековые книжки.
22.Штатные расписания и изменения к ним.
[1]
ФЗ РФ от 06.10.2003. № 131-ФЗ. «Об общих принципах организации …» - Ст. 3822.
[2]
Инструкция по делопроизводству администрации Родинского района Алтайского края.
[3]
Инструкция по делопроизводству администрации Родинского района Алтайского края
|
