Описание пакета прикладных программ Microsoft Office

ПЛАН

Вступление......................................................................................................................................... 3

1. Описание состава пакета Microsoft Office.................................................................................. 4

2. Сравнение различных версий пакета Microsoft Office.............................................................. 6

Заключение....................................................................................................................................... 15

Список использованной литературы............................................................................................. 16

Вступление

Большинство обычных пользователей компьютеров сталкиваются с различными проблемами. Например : вы используете текстовый редактор одной фирмы, программу для работы с электронными таблицами - другой, программу деловой графики - третьей, а производительность вашего электронного помощника в итоге оказывается невысокой. В чем дело? Да просто эти программы не предназначены для совместной работы.

К счастью, решение у этой проблемы есть: пакет Microsoft Office, который содержит большую часть необходимого вам програмного обеспечения.

Элементы интерфейса входящих в него программ оформлены одинаково и “общаются “ они друг с другом на одном и том же языке .

Пакет Office - это нечто большее, чем просто набор программ в одной коробке. Уже его название подсказывает, что он должен содержать мощные прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями.

Но самое привлекательное в пакете Office то, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных.

К тому же в пакете имеется простой в использовании управляющий центр -Диспетчер Microsoft Office, позволяющий запускать отдельные программы и выходить из них, либо получать подробные указания и оперативную помощь простым щелчком кнопки мыши.

1. Описание состава пакета Microsoft Office.

В состав пакета Office входят:

Большие прикладные программы

1. WORD - мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства информационный бюллетень или брошюру .

Это уже общепризнанно - редактор Word фирмы Microsoft является сегодня

самой популярной в мире программой. Word начинен “ быстрыми “ командами

и самыми современными средствами, такими как встроенная программа проверки правописания и словарь синонимов, которые помогают вам грамотно составлять документы, и готовыми шаблонами, позволяющими вам сводить воедино заметки, письма, счета и брошюры без больших усилий.

2. EXCEL - производит с числами то же, что Word с существительными и глаголами. Каждый, кто работает с цифрами, почувствует себя в среде Excel как рыба в воде. Программой Excel можно пользоваться для составления бюджетов и финансовых отчетов, превращения сухих цифр в наглядные диаграммы и графики, проведения анализа типа «А что будет, если ?» практически по любому вопросу, а также для сортировки длиннейших списков в считанные секунды .

С помощью электронных таблиц Excel можно впечатывать числа строку за строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том, что Excel правильно сложит, вычтет, умножит, разделит и вообще обойдется с ними как следует.

3. PowerPoint - позволит профессионально подготовить презентацию, щегольнув броской графикой и эффектно оформленными тезисами . Но что самое замечательное, пользователь сможет превратить документ, подготовленный в редакторе Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши.

4. ACCESS - представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется только в составе профессионального издания пакета Office.

Программы - помощники:

1. Программа Graph, позволяет ввести несколько чисел и быстро превратить их в график.

2. Программа Organization Chart поможет создать штатное расписание фирмы.

3. Программа Equation Editor предназначена для создания математических формул в редакторе Word.

4. Программа WordArt поможет изменить почти до неузнаваемости форму букв или цифр, чтобы использовать их при создании привлекательных логотипов или заголовков.

5. Программа ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в поисках наилучшей иллюстрации для информационного бюллетеня или презентации.

Система оперативной помощи :

1. Пакет Office и его приложения изобилуют полезными подсказками и пошаговыми указаниями того, как выполнять ту или иную операцию.

2. Талантливые Мастера ( Wizards ) проведут шаг за шагом к решению сложных задач.

3. Карточки - шпаргалки (Cue Cards) предложат подробные указания, которые постоянно будут перед глазами во время работы.

4. Функция Просмотр (Preview) и Примеры (Demos) продемонстрируют выполнение сложных задач.

2. Сравнение различных версий пакета Microsoft Office.

Обозначения:

— появилось в Office XP

— улучшено в Office XP

— возможность добавлена

Office 97	Office 2000	Office XP
Смарт-теги Смарт-теги — это набор кнопок, работающих в различных приложениях, которые появляются, когда в них возникает необходимость (например, при вставке данных или возникновении ошибки в формуле Microsoft Excel), и позволяют выбрать наиболее быстрый способ выполнения задачи.
Области задач С помощью областей задач осуществляется централизованный доступ к средствам выполнения основных операций. Поиск, открытие документов, просмотр буфера обмена, форматирование документов и презентаций, загрузка шаблонов из Веба и многое другое.
Смарт-теги параметров вставки Смарт-теги параметров вставки позволяют изменить форматирование копируемых данных перед их вставкой в новый документ. Можно даже назначать определенные свойства вставляемым данных в зависимости от того, что в них содержится.
Смарт-теги параметров автозамены Смарт-теги параметров автозамены позволяют управлять функциями автозамены в приложениях Office. Можно отменить или отключить автозамену, а также вызвать диалоговое окно «Параметры автозамены» без использования меню «Сервис».
Создание файла (область задач) Теперь можно загрузить новый документ, работая в другом документе, создать документ на основе шаблона, хранящегося в Вебе и посмотреть список недавно использованных шаблонов и документов.
Буфер обмена Office (область задач) В буфере обмена теперь 24 ячейки для хранения информации — это вдвое больше, чем было предусмотрено в пакете Office 2000. Пользуясь эскизами в области задач стало проще находить нужную ячейку.
Office Document Imaging Office Document Imaging позволяет осуществить сканирование документов для последующего просмотра и повторного использования текста в приложениях Office. Возможности поиска текста, имеющиеся в пакете Office, теперь используются для отсканированных документов.
Распознавание речи Повышение производительности труда за счет диктовки текста и подачи голосом команд для изменения форматирования и перехода по меню.
Рукописный ввод Заметки, которые вы делаете на карманном устройстве, могут быть загружены в приложения Office в виде текста. Можно также осуществлять рукописный ввод непосредственно в приложении Microsoft Word (используя, кроме английского языка, японский, китайский и корейский языки) и сохранять работу в виде рукописного документа или печатного текста.
Сжатие рисунков Чтобы сжать изображение, достаточно просто указать, как оно будет использоваться (например, для Веба). С помощью сжатия Office XP уменьшает размер файла без ущерба для качества изображения.
Предисловие к электронным сообщениям Office К сообщениям, отправляемым из приложений Office по электронной почте, добавляется краткое предисловие.
Задание вопросов Справку в Office XP можно получить, введя вопрос в поле, расположенное в меню Office, без загрузки мастера ответов или помощника.
Помощник В Office XP помощник по умолчанию скрыт и появляется только при обращении к справке.			Теперь по умолчанию скрыт.
Усовершенствования справки Window Упрощен доступ к справке и полезным веб-узлам, включая узел технической поддержки и узел Office Update. Каталог «Что нового» позволяет узнать о новых возможностях.

Доступ к информации
Office 97	Office 2000	Office XP
Контекстно-чувствительные смарт-теги С помощью смарт-тегов Office XP автоматически распознает данные различного типа, включая имена, даты, адреса, телефоны, географические названия и обозначения акций. Можно создать смарт-теги для распознавания данных любого вида.
Область задач поиска Эта область задач упрощает поиск текста в документе и определение местоположения файлов и папок во время работы над документом. Можно также для ускорения поиска проиндексировать файлы на своем компьютере.
Веб-запросы Доступ к данным реального времени из Веба и их анализ осуществляется методом копирования и вставки веб-страниц в Excel. Смарт-теги автоматически предоставляют возможность создания обновляемых веб-запросов .
Библиотека шаблонов Office Область задач создания документа предоставляет возможность непосредственного доступа к сотням профессионально разработанных шаблонов, находящихся в Интернете в библиотеке шаблонов Office.	Доступ через Интернет.
Потоковая библиотека макетов Microsoft Design Gallery Live Доступ через Интернет к тысячам изображений, звуков и анимаций на веб-узле Office Media Gallery. Выполняя ежемесячное обновление, вы всегда имеете доступ к самым новым ресурсам.
Мои источники данных В этой новой папке, вложенной в папку «Мои документы», отслеживается, к каким данным вы ранее обращались. Благодаря этому обеспечивается быстрое подключение к базам данных и другим источникам информации…
Печать из обозревателя Печать HTML-файлов теперь выполняется непосредственно из тех приложений Office, в которых они были созданы, благодаря чему значительно повышается качество печатных документов.
Возможность задания веб-параметров Новое раскрывающееся меню «Веб-параметры» позволяет с легкостью создавать документы, совместимые с определенными веб-обозревателями .
Диалоговое окно «Добавить гиперссылку» Усовершенствованное диалоговое окно «Добавить гиперссылку» позволяет без труда задать ссылки на файлы при создании и изменении веб-страниц .
Надежность, восстановление данных и безопасность
Office 97	Office 2000	Office XP
Восстановление документов Приложения Microsoft PowerPointR, Word, Excel и Access при возникновении ошибки в программе позволяют сохранить файл, над которым вы в это время работали.
Автосохранение Функция автосохранения, которой теперь можно воспользоваться в приложениях Word, Excel, PowerPoint и Publisher, позволяет выбрать частоту сохранения файлов. Если происходит ошибка, можно восстановленный файл сохранить вместо исходного или отдельно.	Поддерживается только в приложении Word.	Поддерживается только в приложении Word.
Отчеты об ошибках в приложениях Приложения Office XP автоматически передают отчеты об ошибках непосредственно в корпорацию Microsoft или в отдел информационных технологий организации. Эти сведения могут быть использованы для исправления ошибок в программе или выработке соответствующих рекомендаций для пользователей.
Восстановление приложений и документов Средство восстановления приложений и документов обеспечивает безопасное завершение программ, не отвечающих на запросы системы. Оно позволяет начать восстановление документов уже при завершении работы приложения.
Восстановление и извлечение данных Это средство восстановления документов автоматически вызывается в приложениях Word и Excel каждый раз, когда возникает ошибка или происходит сбой при загрузке документа. Оно также может быть вызвано из диалогового окна открытия файла.
Безопасный режим Office XP позволяет сократить простои в работе за счет автоматического выполнения действий по устранению типичных неполадок, встречающихся при загрузке приложений.
Цифровые подписи Позволяет подписать документ Office XP. Благодаря цифровой подписи можно узнать, заслуживает ли доверия источник, из которого поступил документ, и не были ли внесены в этот документ изменения.
Шифрование пароля документа В приложениях Word and Excel усовершенствовано применение пароля за счет использования стандарта CryptoAPI. Впервые применяется шифрование пароля в приложении PowerPoint.	В Office 2000 применяется простая защита, основанная на применении пароля без шифрования
Единая вкладка «Безопасность» В приложении Office XP удобный доступ к средствам защиты осуществляется за счет размещения на одной вкладке настроек параметров безопасности всех приложений.
Обзор средств совместной работы
Office 97	Office 2000				Office XP
Отправка на проверку Новые средства позволяют назначить соответствующие роли всем, кто вовлечен в цикл проверки документа. При этом каждому рецензенту автоматически предоставляются нужные средства. В ходе проверки изменения могут быть без труда внесены в текст исходного документа.
Сравнение и объединение исправлений В пакете Office XP легко объединить примечания и исправления нескольких рецензентов в одной версии документа, принимая или отклоняя предложенные исправления.
Разметка исправлений Исправления в приложениях Word и PowerPoint теперь помечаются на правом поле документа, в них указывается информация об исправлениях и примечания рецензента, не ухудшающие читабельность исходного документа и не влияющие на его форматирование.
Панель «Рецензирование» Новая панель «Рецензирование» обеспечивает возможность просмотра изменений определенного рецензента или всех рецензентов, а также возможность принятия или отклонения изменений по одному или всех сразу.
Совместная работа: интеграция со службами Microsoft Sharepoint Team Services
Office 97	Office 2000				Office XP
Microsoft SharePoint Team Services Удобное средство создания веб-сайта для централизованного места хранения всей информации о проекте, служба Microsoft SharePointT Team Services (в приложении FrontPageR версия 2002) обеспечивает проведение дискуссий, формирование списков контактной информации и отслеживаемых задач, ведение и создание календаря событий и библиотек документов, проведение опросов — все из окна веб-обозревателя .
Библиотеки документов Библиотеки документов упрощают совместную работу, обеспечивая для веб-пользователей централизованное место хранения документов.
Диалоговые окна сохранения и открытия документа Новый HTML-интерфейс позволяет переходить в библиотеку документов непосредственно в диалоговых окнах сохранения и открытия документа.
Списки Структурированные списки просмотра и исправления используются в веб-интерфейсе при построении веб-сайтов Microsoft SharePoint Team. Предусмотрены шаблоны списков для оповещений, контактов группы, событий группы и оповещений. Списки могут изменяться или создаваться заново на основе существующих шаблонов.
События Централизованное место хранения информации о событиях группы, это новое средство позволяет всем членам группы добавлять информацию о событиях, а затем осуществлять ее экспорт непосредственно в календарь Microsoft OutlookR.
Контакты группы Управление контактами, изменение отображаемых колонок и представления информации о контактах, экспорт и импорт этой информации, соответственно, в папку или из папки «Контакты» приложения Outlook.
Обсуждения документов Используя Office XP, можно организовывать обсуждения на базе документа Office или веб-узла .
Средства редактирования в приложении FrontPage Используя FrontPage, можно редактировать веб-сайты Microsoft SharePoint Team. Предусмотрено изменение темы, добавление компонентов FrontPage и вставка статических HTML-элементов .
Подключение и координация совместной работы
Office 97	Office 2000	Office XP
Совместимость форматов файлов Обратная совместимость между Office XP, Office 2000 и Office 97 (за исключением Access 97) обеспечивает пользователям всех версий возможность совместной работы с документами.
Расширяемые смарт-теги Технология смарт-тегов обеспечивает независимым разработчикам удобную платформу для построения бизнес-решений, предназначенных пользователям Office XP. Пример. Когда вы вводите в приложении Excel номер заказа, при помощи смарт-тега с ним связываются заказчик, заказ и цена.
Поддержка XML в приложениях Excel и Access Развитая поддержка технологии XML в пакете Office XP позволяет непосредственно в приложении Excel загружать и сохранять документы в формате XML и анализировать находящиеся в сети данные, запрашивая электронные таблицы в формате XML из Веба. В приложении Access можно импортировать и экспортировать схемы XML, данные и таблицы как применяя настройки, установленные по умолчанию, так и задавая дополнительные параметры, обеспечивающие расширенные возможности управления.
Веб-компоненты Office Веб-компоненты Excel теперь поддерживают файлы, созданные в приложении Excel, и именованные диапазоны, позволяют использовать несколько листов, выравнивание по словам, обеспечивают публикацию в Вебе интерактивных электронных таблиц. Компонент «Сводные таблицы» предоставляют возможность условной фильтрации в диапазоне выражений. Office XP расширяет модель объектов, позволяя разработчикам создавать собственные технические решения для задачи распространения информации средствами веб-обозревателей .

Развертывание, управление и администрирование
Office 97	Office 2000	Office XP
Автоматизированная установка Усовершенствованная установка упрощает обновление до уровня Office XP, анализируя систему и устанавливая компоненты пакета Office в соответствии с существующей конфигурацией.
Мастер настройки установки Появилась возможность удаления файлов (например, устаревших надстроек) во время установки; можно установить для каждой программы свой уровень безопасности и задать параметры настройки приложения Outlook.
Мастер настройки сопровождения Это новое средство упрощает сопровождение и настройку после установки. Оно применяется для добавления и удаления файлов, программ и компонентов; изменения конфигурации и выполнения многих других административных задач.
Мастер сохранения настройки Упрощается копирование настроек с одного компьютера на другой с помощью сохранения их в файле или передачи через Веб (используя Microsoft Passport для проверки подлинности) с последующим применением на другом компьютере.	Реализуется как веб-загрузка
Поддержка HTTP программой установки Поддержка программой установки протоколов HTTP, HTTPS и FTP означает, что Office XP может быть установлен непосредственно с веб-сервера или общей папки корпоративной сети.
Поддержка политик Office XP обеспечивает дополнительную поддержку политик для большей части новых функций Office XP, позволяя администраторам устанавливать политики, управляющие настройками безопасности и областями задач.
Поддержка национальных стандартов Усовершенствования поддержки национальных стандартов охватывают независимую программу установки для каждого языка, новый мастер установки пакета Multi-Language Pack и автоматическое определение языка операционной системы. Приложение FrontPage, теперь имеющееся на 26 языках (приложение FrontPage 2000 выпускалось на 15 языках), поддерживает наборы знаков для двунаправленных текстов, Юникод, позволяет создавать веб-страницы на любом из установленных языков.
Поддержка сервера терминалов Windows Благодаря обновлению средств взаимодействия между Office и сервером терминалов WindowsR, теперь сервер терминалов Windows может быть установлен вместе с Office XP без применения выборочной установки. Кроме того, при подключении к удаленному компьютеру не применяются сложные средства отображения, благодаря чему повышается скорость работы приложений.

Заключение

Современную жизнь представить без современной техники просто невозможно. Ни одна фирма не обходится без помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций - во всем в этом нам помогает компьютер, и помогает успешно.

Мы вкратце рассмотрели программный пакет Microsoft Office, который состоит из текстового редактора Word, электронной таблицы Excel, программы для создания презентаций PowerPoint и базы данных Access с помощью которого можно достичь всего вышеперечисленного.

Список использованной литературы.

1. Александр Старшинин Microsoft Office одним взглядом., Санкт - Петербург, 2003 г.

2. Эд Ботт Microsoft ХР., БИНОМ, Москва, 2003.